Schreiben im Beruf Einfache und anspruchsvolle Texte Christoph Zahrnt Schreiben im Beruf Christoph Zahrnt Schreiben im Beruf Einfache und anspruchsvolle Texte UVK Verlag · München Umschlagmotiv: © iStockphoto JacobchukOlena Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http: / / dnb.dnb.de> abrufbar. 1. Auflage 2021 © UVK Verlag 2021 - ein Unternehmen der Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG Dischingerweg 5 · D-72070 Tübingen Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Internet: www.narr.de eMail: info@narr.de Druck und Bindung: CPI books GmbH, Leck ISBN 978-3-7398-3177-0 (Print) ISBN 978-3-7398-8177-5 (ePDF) ISBN 978-3-7398-0569-5 (ePub) Vorwort Sie schreiben in Ihrem Berufsleben auch Sachtexte, darunter auch anspruchsvolle. Sie wollen Ihre Fähigkeiten zur schriftlichen Kommunikation verbessern. Dieses Buch vermittelt Ihnen, welche Fähigkeiten 1 Sie dafür brauchen und wie Sie sich diese aneignen können:  Wie Sie möglichst eindeutig und situationsgerecht verständlich schreiben, dabei weniger inhaltliche und sprachliche Fehler machen und damit insgesamt Missverständnisse verringern.  Wie Sie darüber hinaus leicht verständlich oder sogar ansprechend schreiben, damit die Empfänger die Informationen wie von Ihnen angestrebt zur Kenntnis nehmen können und auch wollen.  Wie Sie die Risiken vermeiden, die sich auf der personalen Ebene ergeben können, und Sie damit insgesamt wertschätzend kommunizieren, wie es heute heißt.  Wie Sie sich dank eines strukturierten Prozesses mit dem Schreiben leichter tun und effizienter schreiben. Auch dann kommt es noch auf Ihre Bereitschaft an, sich anzustrengen. 2 Doch Sie werden eher dazu bereits sein. Das Gehirn strengt sich nicht gerne an und weicht der Mühe aus, wenn es das kann. Macht ihm etwas Freude, arbeitet es gern. Doch dieser Antrieb liegt beim Schreiben eher fern. Das Buch behandelt nicht nur das Ausformulieren von Texten, sondern den gesamten Schreibprozess: vom Erstellen eines Konzepts über das Ausformulieren bis zu dessen Überarbeiten. Es tut das eingebettet in den gesamten Kommunikationsprozess, also vom Gehirn des Schreibers bis zum Gehirn des Empfängers. Das Buch ist kompakt und systematisch abgefasst, also nicht so locker 1 ICB4 sieht die Stufen „Wissen, Fertigkeit und Fähigkeit“ vor. Üben macht den Meister! 2 Die innere Motivation (die intrinsische) ist beim Schreiben von Texten deutlich geringer als bei einer Rede. Bei dieser geht es dem Sender auch darum, sich auf der Bühne erfolgreich zu präsentieren, und er hat auch Möglichkeiten dafür. Bei einem geschriebenen Text ist die Möglichkeit viel geringer, die Aufmerksamkeit auf sich zu lenken (wenn man nicht gerade Einzelkämpfer ist). 6 Vorwort wie Schreibratgeber. Es erzählt nicht Geschichtchen, beispielsweise wie schwer sich Luther mit dem einzelnen Wort getan hat oder Goethe mit der Kürze eines Briefes. Dafür können Sie, wenn Sie Empfehlungen suchen, diese auch finden, und zwar abgerundet und vernetzt dargestellt. Ihre Schreibvorhaben werden von den Rahmenbedingungen beeinflusst, in denen Sie arbeiten: von Ihrem Arbeitsplatz, Ihrer Organisation, Ihrem Berufsfeld, schließlich auch von Ihrem Kulturkreis. Diese Rahmenbedingungen können sich auf die Empfehlungen in diesem Buch auswirken: einige relativieren, einige modifizieren. Ich beschreibe mein früheres Verhalten im Imperfekt, weil ich nicht mehr als Rechtsanwalt tätig bin. Ich arbeite weiterhin als Schreibcoach. Neckargemünd, September 2021 Christoph Zahrnt Inhaltsverzeichnis Vorwort ........................................................................................................... 5 Nutzerhinweise ............................................................................................ 11 1. Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess .............15 1.1 Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses.................. 15 (a) Die Sachebene ............................................................................. 16 (b) Die personale Ebene .................................................................. 21 (c) Die Rhetorik ................................................................................ 26 1.2 Die Phasen des Schreibens von Texten ......................................... 26 1.3 Die Organisation von Schreibvorhaben ........................................ 28 1.4 Schreibblockaden................................................................................ 30 2. Ein Konzept erstellen.............................................................33 2.1 Das Konzept für Ihr Schreibvorhaben ........................................... 33 2.2 Das Konzept für den Text................................................................. 36 (a) Erst konzipieren, dann ausformulieren ................................. 36 (b) Der Prozess des Konzipierens.................................................. 38 (c) Ihr Vorgehen beim Konzipieren ............................................. 41 (d) Hilfen für das Aufbereiten von Inhalten............................... 48 (e) Überlegungen zur Gestaltung von Texten............................ 51 (f) Überprüfen des Konzepts für den Text ................................. 52 2.3 Empfehlungen zu Textsorten........................................................... 53 3 Texte ausformulieren ............................................................57 3.1 Einleitung ............................................................................................. 57 (a) Was sollten Sie für die Zielerreichung berücksichtigen.... 57 (b) Ihr Vorgehen ............................................................................... 63 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit.................................................................................. 65 (a) Stellen Sie sich auf Ihren Empfänger/ Ihre Empfänger ein 66 (b) Vermeiden Sie sprachliche Unklarheiten.............................. 69 (c) Formulieren Sie den einzelnen Gedanken vollständig aus 69 8 Inhaltsverzeichnis (d) Formulieren Sie konkret ........................................................... 70 (e) Formulieren Sie eher nicht kurz ((Umstellungen)).............. 72 3.3 Empfehlungen zum gesamten Dokument ..................................... 74 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit............................. 75 (a) Konstruieren Sie Sätze übersichtlich..................................... 77 (b) Verwenden Sie Wörter sorgfältig .......................................... 86 (c) Ersetzen Sie Vollverben nicht durch Substantive / Adjektive ..................................................................................... 93 (d) Machen Sie Rückbezüge deutlich oder gar nicht................ 96 (e) Verwenden Sie Verben bevorzugt im Aktiv ........................ 99 (f) Lassen Sie Relativsätze Relativsätze bleiben ..................... 101 (g) Packen Sie Wichtiges nicht in Adjektive ........................... 101 (h) Beziehen Sie Sätze aufeinander, auch Satzteile ................ 102 3.5 Schwierige Wörter und Formulierungen..................................... 104 3.6 Schreiben: Briefe und E-Mails ........................................................ 107 3.7 (Kurz-)Protokolle .............................................................................. 110 4. Texte überarbeiten ............................................................... 115 (a) Sie werden herausgefordert ................................................... 115 (b) Ihr Vorgehen.............................................................................. 117 5. Sachtexte richtig gut schreiben.......................................... 125 5.1 Zu Kapitel 1.1 Die Kommunikation zwischen Schreiber und Empfänger .................................................................................. 126 5.2 Zu Kapitel 2 Ein Konzept erstellen ............................................... 126 5.3 Zu Kapitel 3 Texte ausformulieren ............................................... 127 5.4 Zu Kapitel 4 Texte überarbeiten .................................................... 129 6. Aufgaben zum Üben............................................................. 135 7. 7 Vorschläge zur Bearbeitung der Aufgaben ................... 141 Anhang A Methoden zur Konzepterstellung.......................... 151 A.1 Mindmapping..................................................................................... 151 A.2 Tabellen zu voneinander abhängigen Größen ........................... 153 A.3 Entscheidungstabellen ..................................................................... 154 Inhaltsverzeichnis 9 A.4 Wirkungsdiagramme ....................................................................... 156 A.5 Programmablaufpläne ..................................................................... 157 Anhang B Texte zu Grundlagen................................................159 B.1 Wissenschaftliches zum Schreiben von Texten ......................... 159 B.1.1 Linguistische Begriffe................................................................... 159 B.1.2 Ansätze zur Verständlichkeit...................................................... 161 B.2 Die Transaktionsanalyse................................................................. 163 Anhang C Gendern .....................................................................167 Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis ...................175 Nutzerhinweise Sie können mit dem Lesen anfangen, wo Sie wollen. Allerdings sollten Sie erst einmal das Konzept des Buchs kennenlernen. Lesen Sie den folgenden Abschnitt „Wesentliche Begriffe“ sowie Kapitel 1 bis vor 1.1 (a) zu den Erfolgsfaktoren und Kapitel 1.2 zu den Phasen des Schreibprozesses. Wesentliche Begriffe Das „Was“ und das „Wie“: Das „Was“ bezieht sich auf den Inhalt und damit auf die Sache. Je nachdem, ob der Inhalt oder die Sache im Vordergrund steht, verwende ich die eine oder die andere Bezeichnung. Das „Wie“ bezieht sich auf die Darstellung des Inhalts. Sie wollen den Inhalt gut darstellen = Ihren Text gut schreiben. [→ Siehe auch Kap. 1 am Anfang, S. 15] „Inhaltlich/ sachlich“ und „sprachlich“: Diese Adjektive entsprechen dem „Was“ bzw. dem „Wie“. - Menschen haben allerdings nicht inhaltliche und auch nicht sachliche Fähigkeiten, sondern „fachliche“. [→ Kap. 1.1 unter „Richtigkeit“, S. 16] „Einfache Texte“ bis „anspruchsvolle Texte“: Das Buch enthält Empfehlungen für Texte, die von einer einfachen Terminvereinbarung bis zu einem anspruchsvollen Fachbuch reichen. Das Buch geht aus Gründen des Aufbaus davon aus, dass mit der Schwierigkeit und mit dem Umfang des Inhalts die Anforderungen an die Darstellung steigen. Damit werden manche Empfehlungen wichtiger, manche kommen hinzu. Eine Angabe zum Anforderungsniveau zeigt, ob eine Empfehlung für dieses meist gilt. Ein kurzer Text kann allerdings sehr anspruchsvoll sein. Ein langer kann einfach zu formulieren sein; in diesem Fall werden Sie von den Empfehlungen für anspruchsvolle Texte eher nur die zum Konzipieren nutzen. Der Empfänger: Das kann die von Ihnen im Text genannte Person, ein Kreis von Personen oder die Öffentlichkeit sein. Danach richtet sich Ihr Schreibstil. 12 Nutzerhinweise Für Ihren Erfolg: Lesen, üben und anwenden Lesen: Machen Sie beim Lesen kleine Pausen (nach etwa 15 Minuten) und große (nach etwa einer Stunde) - das empfiehlt die Lernpsychologie. Kapitel 3.4 enthält Empfehlungen zum Ausformulieren mit vielen Details. Was jeweils von wesentlicher Bedeutung ist, ist am Seitenrand gekennzeichnet. - Lesen Sie erst einmal nur so viele Details, bis Sie ein Bild von der jeweiligen Empfehlung gewonnen haben. Lesen Sie später mehr, wenn Sie sich mit einer Empfehlung intensiv befassen wollen. Üben beim Durcharbeiten: Das Buch enthält viele erläuternde Beispiele, Übungsbeispiele und Aufgaben zum Üben. Die meisten Übungsbeispiele und Aufgaben habe ich aus der Praxis übernommen. Das erklärt, dass einige von diesen krumm formuliert sind. Auf diese Weise möchte ich Sie mit dem Alltag konfrontieren. Zu den Übungsbeispielen: Damit Ihre Augen den jeweiligen Verbesserungsvorschlag nicht gleich lesen, werden Sie erst einmal vorgewarnt durch die Bezeichnung „Übungsbeispiel“ und ein einleitendes „Nicht: “. So können Sie den Verbesserungsvorschlag erst einmal abdecken. Um Ihnen das zu erleichtern, steht vor diesem jeweils eine Zeile mit „Besser/ Sondern“. Anwenden: Machen Sie darüber hinaus ganz lange Pausen, damit Sie das bisher Gelesene anwenden können. Sie aktivieren damit Ihr Gedächtnis und festigen dadurch die Speicherung der Empfehlungen in Ihrem Gehirn. Wenden Sie einzelne Empfehlungen bewusst in anstehenden Schreibvorhaben an, beispielsweise: „Jetzt erstelle ich ein schriftliches Konzept für einen Text, auch wenn dieser nur etwa zwei Seiten lang werden wird.“ Oder: „Jetzt bemühe ich mich, die Sätze in dem Text kurz zu halten.“ Wenn Sie einige Empfehlungen verinnerlicht haben, sollten Sie einige Ihrer Texte aus Ihrer bisherigen Lernphase noch einmal durchgehen: Welche Empfehlungen, die Sie jetzt für wichtig halten, haben Sie noch nicht ausreichend angewendet? Fällt Ihnen etwas auf, was Sie künftig besser machen wollen? - Hoffentlich können Sie sich dabei motivieren, dass Sie schon einiges besser als früher gemacht haben. Üben danach : Setzen Sie Ihr Üben fort, indem Sie sich immer wieder einmal einen Ihrer Texte vornehmen und noch einmal überarbeiten. Tun Sie das wie in Kapitel 4 empfohlen. [→ Kap. 4 (a) „Sie werden herausgefordert“, S. 115] ! Nutzerhinweise 13 Wenn Sie in diesen Texten etwas nicht eindeutig oder nicht leicht verständlich finden, sollten Sie das übungshalber verbessern. Sie können aus Ihren Verbesserungen ableiten, welche Empfehlungen Sie künftig stärker beachten wollen. Lesen Sie zu diesen jeweils noch einmal den diesbezüglichen Abschnitt des Buchs. Nützlich ist es, fremde Texte zu überarbeiten: Man ist bei fremden nicht voreingestellt, und man muss sich nicht selbst kritisieren. [→ Kap. 4 (a) unter „Sie selbst werden gefordert“, S. 106] Damit Sie konzentriert üben können, enthalten Kapitel 6 Aufgaben und Kapitel 7 Verbesserungsvorschläge. Die Aufgaben beziehen sich schwerpunktmäßig auf eine der Empfehlungen in diesem Buch, können aber auch weiteren Verbesserungsbedarf enthalten. Gender-Hinweis Ich bitte die Leserinnen um Verständnis, dass ich in diesem Sachtext Wörter im generischen Maskulinum nicht gendergemäß ersetze, wenn ich diese im funktionalen Zusammenhang verwende. Diese beziehen sich oft auf Organisationen, die mitgemeint werden. Weiterhin muss ich viele Begriffe im genderabweisenden Singular verwenden. Würde ich diese im Plural verwenden, würde ich die spezifische Situation zwischen zwei Kommunizierenden nicht leicht verständlich formulieren können. [ → Anhang C, S. 147] Da ich in diesem Buch alle, die es lesen, durchgängig direkt anspreche, sind Frauen bestimmt gleichrangig gemeint. 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess Sie wollen mit Ihrem Sachtext Erfolg haben. Darüber entscheidet in erster Linie das „Was“, also der Inhalt. Es kommt für den Erfolg auch auf das „Wie“ an, wie Sie Ihren Inhalt darstellen, also ob Sie den Text auch gut schreiben/ abfassen. In diesem Buch geht es im Wesentlichen um das „Wie“. Es enthält auch Empfehlungen zum Vorgehen, wie Sie das „Was“ erarbeiten können. Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses Der Schreiber muss beachten, dass der Kommunikationsprozess von Gehirn zu Gehirn reicht. Er muss davon ausgehen, dass der Empfänger die Informationen in dessen Sichtweise wahrnimmt, sozusagen durch dessen innere Brille - so wie ihm selbst droht, dass er die Informationen durch seine innere Brille sieht. Negativfaktoren Der Schreiber lässt Informationen weg, insbesondere weil er sein Wissen für allgemeingültig oder für den oder die Empfänger bekannt hält. Er generalisiert seine Informationen und lässt damit Ausnahmen oder Sonderfälle weg. Er verzerrt oder verfälscht (unbewusst) seine Informationen. Die innere Landkarte steht dafür, dass jeder Mensch seine Sicht auf Fakten, seine Einstellungen und seine Vorannahmen hat, beispielsweise wie Ursache-Wirkung-Prozesse typischerweise ablaufen. Entsprechend droht, dass der jeweilige Empfänger aus seiner Sicht unvollständige Informationen auf der Grundlage seiner Kenntnisse über den Schreiber und über die behandelte Situation sowie gemäß der eigenen inneren Landkarte interpretiert und ergänzt. Der Schreiber muss also die Negativfaktoren auf seiner Seite so gut wie möglich vermeiden und denen auf der Empfängerseite möglichst entgegenwirken. Das bedeutet insbesondere, dass er sachbezogen 16 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess ausführlich schreiben soll. Das fördert die Eindeutigkeit und tendenziell die Verständlichkeit. - Wenn ihm das nicht gelingt, zeigt er - unwillentlich - seine persönliche Sicht auf, sodass der Empfänger gewarnt und damit aufgefordert wird nachzufragen. Möglicherweise sind dem Schreiber die Sprache und das Wissen des im Text genannten Empfängers bis hin zu relevanten Teilen von dessen innerer Landkarte bekannt. Der Schreiber sollte sich trotz dieser Kenntnisse kaum davon abhalten lassen, möglichst eindeutig und situationsgerecht verständlich zu schreiben. Denn er kann sich über den Empfänger irren. Auch kommt in Betracht, dass sich dieser aus seinem Interesse heraus auf das übliche Verständnis beruft. Ein Dritter wird den Text plausiblerweise anders verstehen, nämlich auf der Basis des - für ihn wohl eigenartigen - Wortlauts durch seine Brille interpretiert und ergänzt. Sie können auf konkrete - vorausgegangene - Äußerungen des Empfängers ausdrücklich Bezug nehmen. Beispiel dafür, auf die Ausdrucksweise des einen Empfängers einzugehen „Sie beziehen sich auf xxx. Ich verstehe darunter, dass …“ Texte können an mehrere Empfänger gerichtet sein, die den Text lesen (oder zumindest über den Text informiert werden). Der Schreiber kann sich nicht auf unterschiedliche Empfänger einstellen. Es bleibt ihm nur die - positive - Alternative, sich auf eine neutrale Menge an Empfängern einzustellen. Weil diese Vorgehensweise so positiv ist, sollte der Schreiber diese selbst dann anwenden, wenn er den Text nur an den im Text genannten Empfänger selbst richtet. Er mag seine Kenntnisse über diesen ergänzend einfließen lassen. (a) Die Sachebene Im Folgenden geht es um die Erfolgsfaktoren für das „Wie“ auf der Sachebene und um die dazugehörenden Risikofaktoren. Richtigkeit (einschließlich Vollständigkeit) : Es ist Ihre Aufgabe, Ihren Text inhaltlich und sprachlich richtig (einschließlich vollständig) abzufassen. Das Buch gibt Empfehlungen dazu, wie Sie die Richtigkeit in sprachlicher Hinsicht fördern können. Hinsichtlich der sachlichen Richtigkeit kann und soll es Ihnen Anregungen geben. Weiterhin kann es 1.1 Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses 17 den Schreibprozess erleichtern, sodass Sie sich intensiver mit dem Inhalt beschäftigen können. „Einschließlich Vollständigkeit“: Es geht darum, dass Sie die Vollständigkeit immer mitbedenken sollten. Mit der Vollständigkeit erhöhen Sie den Grad an Eindeutigkeit. Rückfragen sind praktisch nicht möglich, der Text soll also fraglos verständlich sein. Möglichst eindeutig schreiben: Die Empfänger sollen an Ihrem Text nichts mehr berechtigterweise herum deuteln können. Klarheit/ Deutlichkeit mag für einfache Texte ausreichen. Bei anspruchsvollen Texten dürfte ein höherer Grad erforderlich sein. „Möglichst eindeutig“ formuliere ich in Kontrast zu „situationsgerecht verständlich“. Auch bei der Eindeutigkeit kann es auf die Situation ankommen. Allerdings sollten Sie die Eindeutigkeit nicht so relativierbar behandeln wie die Verständlichkeit. Die Formulierung drückt einen Imperativ aus: „Strengen Sie sich an, um Missverständnissen oder Uminterpretationen entgegenzuwirken! “ - Es gibt Situationen, in denen man allerdings lieber nicht eindeutig schreiben möchte. Risikofaktor Sprache: Die Sprache ist ein mäßiges Transportmittel für Informationen, insbesondere für schriftliche. Viele Wörter sind mehrdeutig. 3 Ihre Bedeutung ergibt sich erst aus dem Zusammenhang im Satz oder sogar erst in einem größeren Abschnitt. Das in der Kommunikationssituation Gemeinte kann trotzdem auf der Hand liegen, also schnell und eindeutig ermittelt werden. Möglicherweise muss es durch Interpretation ermittelt werden. Diese kann Zeit beanspruchen. Das Ergebnis kann - unabhängig vom Zeitbedarf - unklar bleiben, gegebenenfalls also zweifelhaft oder sogar strittig. Stufen der Mehrdeutigkeit von Wörtern und von Sätzen Das Wort hat verschiedene Bedeutungen, die jeweilige Bedeutung ist trotzdem zweifelsfrei: „Bei der Fußballweltmeisterschaft ist die deutsche Mannschaft in die Geschichte eingegangen. Bei der Fußballweltmeisterschaft 2018 ist die deutsche Mannschaft eingegangen.“ Der syntaktische Zusammenhang (Satzbau) kann Mehrdeutigkeit verursachen. Das Gemeinte kann auf der Hand liegen: „Solche Konzepte suchen die Kunden.“ Denn Konzepte können nicht suchen. 3 Eine ausführliche Darstellung enthält Wikipedia unter „Mehrdeutigkeit“. 18 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess Die Interpretation kann schwieriger werden. Das Gemeinte kann sich mit hoher Wahrscheinlichkeit aus dem Zusammenhang ergeben: „Das habe ich umsonst gemacht.“ Es kann aber auch unklar bleiben, gegebenenfalls also strittig. Das Wort „austauschen“ hat je nach Zusammenhang verschiedene Bedeutungen: Man kann Telefonnummern austauschen. Man kann Glühbirnen austauschen. Meist dürfte damit gemeint sein, dass die bisher eingesetzte Glühbirne kaputt ist und ersetzt werden soll. Es kann auch darum gehen, dass eine heile durch eine stärkere oder schwächere oder durch eine mit höherer Energieeffizienz ersetzt werden soll. Man kann auch Meinungen austauschen. Doch was ist mit dem Satz gemeint: „Er ist zum Chef gegangen, und sie haben ihre Meinungen ausgetauscht.“ Möglicherweise ist damit ironisch gemeint: Er ist mit seiner Meinung zum Chef gegangen und ist mit dessen Meinung (als Weisung/ Vorgabe) zurückgekommen. Schließlich kann sich das Gemeinte erst aus solchen Umständen ergeben, die außerhalb der Kommunikationssituation liegen. Das kann schon beim Austausch der Glühbirnen der Fall sein. Wörter enthalten auch Begleitvorstellungen/ Konnotationen. Diese können assoziativer, emotionaler oder wertender Art sein. 4 Es kommt also darauf an, welche Wörter man verwendet. Beispiele (1) „Nicht freundlich“ klingt neutral. „Unfreundlich“ klingt negativ. „Es ist vernünftig, das zu tun.“ Das ist ein schwacher Appell. „Es ist unvernünftig, das nicht zu tun.“ Das ist ein starker Appell. „Es gibt keine Vorgaben.“ Oder: „Vorgaben fehlen.“ Die erste Formulierung stellt nur fest, die zweite bewertet auch den Zustand. (2) „Die Meinung von Herrn X“ oder „die Meinung des Herrn X“. (3) „Kostenkalkulation“ klingt wesentlich solider als „Kostenschätzung“. 4 Auch als „Nebenbedeutung“ bezeichnet. In der Rhetorik spielen Konnotationen eine Rolle: Viele Wörter können nach dem Schema eingeordnet werden: gut - böse, stark - schwach, aktiv - passiv. 1.1 Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses 19 Ironie bedeutet, dass man das Gegenteil von dem sagt, was man meint. Schon mündlich geäußerte Ironie kann zu Missverständnissen führen. Schriftlich geäußerte Ironie wird noch weniger durchschaut. 5 - In der Politik funktioniert sie bekanntlich nie. Beispiel Ein Kunde erwartete eine Entschädigung dafür, dass der Auftragnehmer die Leistung verspätet erbracht hatte. Auf dessen schriftliches Angebot hin antwortete er: „Wir danken Ihnen für Ihr großzügiges Angebot! “ Der folgenden Text zeigte dann seine Verärgerung. Humorvolle Formulierungen führen weniger als Ironie zu Missverständnissen. Trotzdem ist auch hier Vorsicht angeraten. Denn Humor kann Lächeln, kann aber auch Belächeln hervorrufen. Begriffe einheitlich verwenden: Das ist die wohl wichtigste Maßnahme für die Eindeutigkeit und fördert auch die leichte Verständlichkeit. Negativbeispiel Es ging einem Autor um die Entwicklung der Produktivität. Er verwendete in diesem Zusammenhang folgende Begriffe: „Produktivitätszunahme, Produktivitätszuwachs, Produktivitätswachstum, Wachstum der Produktivität, Produktivitätssteigerung, Produktivitätsgewinn, Produktivitätsfortschritt“. Der Leser musste überlegen, ob die Begriffe immer dasselbe meinten oder ob einzelne Begriffe einen eigenständigen Inhalt hatten. Bringen Sie Begriffe, die zueinander in Bezug stehen, in eine Struktur, beispielsweise in eine hierarchische oder in eine zeitliche. Beispiel Ein Anbieter von Standardsoftware verwendet die folgenden Begriffe ür die Bezeichnung von Programmständen und ür den Übergang von einem Programmstand auf den nächsten, beispielsweise „Programmstand X.Y.Z“. Dabei steht X ür „Version“, Y ür „Release“ und Z ür „Built“. Weiterhin: Ein „Update“ ührt zu einem neuen Release, ein „Upgrade“ zu einer neuen Version. 5 Mündliche Ironie wird durch Mimik, Gestik und Betonung verdeutlicht. Entsprechend erkennt der Empfänger sie weitgehend durch seinen Blickkontakt. 20 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess Die einheitliche Verwendung von Begriffen nutzt in beiden Richtungen: Es vermeidet, dass man für einen Inhalt/ Sachverhalt verschiedene Begriffe verwendet (wie das vorstehende Beispiel zeigt), und andersherum, dass man einen Begriff für verschiedene Inhalte/ Sachverhalte verwendet. Negativbeispiele Verschiedene Begriffe ür einen Inhalt: Für die Erstellung einer „Spezifikation“, wie es einleitend hieß, wurden danach „Pflichtenheft“, „Feinkonzept“ und „Sollkonzept “ verwendet. Ein Begriff ür verschiedene Inhalte: Ein Schreiber verwendete in seinem Text das Wort „Logik“ ür Konzept, Grundannahme und Schlussfolgerung. Diese Empfehlung gilt auch für Wörter unterhalb des Ranges von Begriffen, die für den Text wichtig/ sinntragend sind (insbesondere Verben! ). Mit deren einheitlicher Verwendung erleichtern Sie den Empfängern, sich zu orientieren [→ Zum Vorgehen siehe Kap. 1.3 unter „Festlegen von Begriffen allgemein“, S. 18, sowie Kap. 2.2 (b) unter „Spezifische Begriffe intern festlegen“, S. 40, und unter „Begriffe auch gegenüber dem Empfänger(-kreis) festlegen“, S. 41] Situationsgerecht verständlich schreiben: Das fördert, dass die Empfänger Ihren Text richtig verstehen können und sich auch darum bemühen. Richten Sie sich daran aus, auf welchem sachlichen und sprachlichen Niveau die Empfänger den Text erfassen und verarbeiten können. Sie müssen bei Ihrem Text ansetzen; denn Sie können deren erforderliches Verständnisniveau nur wenig beeinflussen [→ Kap. 3.2 (a), S. 66] . Sogar leicht verständlich Schreiben hat Vorteile: Sie ersparen den Empfängern Denkarbeit: Diese können den Text nicht nur leichter verstehen, sondern auch in einem höheren Umfang richtig. Sie können auch nicht so viel heruminterpretieren. Sie werden den Text eher bereitwillig lesen. Es ist schwierig, anspruchsvolle Texte leicht verständlich zu schreiben. Also drängt es sich umso mehr auf, sich um leichte Verständlichkeit zu bemühen, um diese einigermaßen zu erreichen [ → Vgl. Kap. 5 am Anfang, S. 126] . 1.1 Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses 21 Verständlichkeit beim Lesen hat zwei Komponenten. 6 Zuerst geht es darum, dass der Leser das Satzgefüge erfassen kann, und zwar möglichst leicht. Muss er etwa einen Satz zweimal lesen? Sodann geht es um die inhaltliche und sprachliche Verständlichkeit: Der Leser soll in der Lage sein, den Satz (wie auch größere Einheiten des Textes) richtig zu verarbeiten, ggf. zu interpretieren. Welches Verständlichkeitsniveau müssen Sie erreichen, damit der Leser dazu in der Lage sein wird? Darüber hinaus sollten Sie sich fragen, ob die Empfänger sich auch darum bemühen werden. Diese könnten sich überfordert oder vom Text nicht angesprochen fühlen und sich dementsprechend auch nicht darum bemühen. Das Streben nach Eindeutigkeit verlängert den Text. Allerdings müssen Sie dieses begrenzen. Sonst wäre der Text nur noch schwer zu erfassen und würde schlecht verständlich werden. Sie müssen also abwägen, was Sie an allgemeinem und speziellem Wissen bei Ihren Empfängern erwarten dürfen. Im Zweifelsfall sollten Sie der Eindeutigkeit Vorrang geben. Die wesentlichen Faktoren im Spannungsverhältnis Formulierung Inhalt möglichst situationsgerecht eindeutig verständlich richtig vollständig Spannungsverhältnis fördert Abb.: Die wesentlichen Faktoren im Spannungsverhältnis (b) Die personale Ebene „Wertschätzend kommunizieren“ lautet heute die Devise. Das ist besonders wichtig, wenn der Schreiber die Empfänger zu mehr veranlassen will, als nur den Text zu lesen. Sie erreichen schon dadurch viel, dass Sie möglichst eindeutig und situationsgerecht verständlich formulieren. Berücksichtigen Sie auch noch die personale Ebene. Kommunikation von Gehirn zu Gehirn beinhaltet automatisch auch, dass der Schreiber über die primär relevante Sachinformation hinaus 6 Siehe auch Kap. 3.1 (a) unter „Die Aufnahmefähigkeit des Lesers“ [→ S. 47] und Anhang B.1.1 unter „Verständlichkeit“ [→ S. 133] . 22 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess immer drei weitere Informationen übermittelt (auch „Botschaften“ genannt):  Seine Beziehung zum Empfänger(-kreis): Was hält er von diesem und wie stehen die beiden aus seiner Sicht zueinander?  Appell: Wozu will er den Empfänger(-kreis) veranlassen?  Selbstauskunft: Was gibt er von sich kund? 7 Schulz von Thun hat dazu das Kommunikationsquadrat entwickelt: Abb.: Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun Die drei personalen Informationen können ausdrücklich formuliert sein, aus den Formulierungen ableitbar sein oder sich aus den Umständen ergeben. Der Interpretationsspielraum wird von Schritt zu Schritt größer. [→ Siehe auch hier unter „Sie geben auch paraverbale und nonverbale Informationen“, S. 25] Beispiele für personale Botschaften Wenn Sie Ihre Texte wie empfohlen erstellen, geben Sie bereits personale Informationen/ Botschaften: • „Ich habe mich für Sie angestrengt.“ • „Sie sind das wert.“ • „Lesen Sie den Umfang, den ich Ihnen vorschlage.“ oder • „Sie müssen den Text sowieso lesen.“ 7 Schulz von Thun, Miteinander reden: 1 Störungen und Klärungen: Allgemeine Psychologie der Kommunikation [→ Anhang D unter „Bücher zur Kommunikation“, S. 177] Die Transaktionsanalyse erläutert, welchen Einfluss die Persönlichkeitsstruktur der Beteiligten auf deren kommunikatives Verhalten hat [→ Anhang B.2, S. 165] . 1.1 Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses 23 • „Trotzdem strenge ich mich für Sie an.“ • „Sie verdienen dieser Hilfe.“ In diesem Buch will ich die Botschaften geben: • „Ich bin erkennbar kompetent.“ • „Seien Sie klug und befolgen Sie meine Empfehlungen.“ Die personalen Informationen können unterschiedlich stark oder schwach sein. Sie sind bei schriftlicher Kommunikation tendenziell schwächer als bei mündlicher, besonders bei solchen Texten, die auf mehrere Empfänger ausgerichtet sind. Eine personale Information kann der Sachinformation oder einer anderen personalen Information widersprechen. Denken Sie an diesen Risikobereich. Der Schreiber sollte beim Ausformulieren beachten, welche personalen Informationen er gibt und wie der Empfänger(-kreis) diese vermutlich aufnehmen wird. Dabei sollte der Schreiber berücksichtigen, auf wen der Empfänger(-kreis) die Informationen beziehen wird: auf ihn persönlich (so bei einer E-Mail: „Wann können wir die Besprechung durchführen? “) oder auf die Organisation/ Instanz, für die er schreibt. Die folgenden Beispiele sollen Sie sensibilisieren.  Seine Beziehung zum Empfänger: Was hält er von diesem und wie stehen die beiden aus seiner Sicht zueinander? Beispiele (1) Der Schreiber kann seine Haltung gegenüber dem einen Empfänger darin ausdrücken, wie er diesen anspricht: „Hallo, Herr/ Frau ...“ oder „Guten Tag, Herr/ Frau ...“ oder „Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau ...“, manchmal sogar „Lieber Herr / Liebe Frau ...“ (2) „Ich erlaube mir, Sie darauf hinzuweisen, dass ...“ Die Formulierung kann höflich gemeint sein. Sie kann aber auch ausdrücken, dass der Schreiber den Empfänger für geistig minderbemittelt hält, weil er meint, diesem sogar eine Selbstverständlichkeit verdeutlichen zu müssen. Wenn der Schreiber bereits in Kontakt mit dem einen Empfänger steht, kann er seine Sympathie zeigen, indem er dessen Kommunikationsweise übernimmt, beispielsweise die Art der Anrede und der Grußformel. Hier stellt sich erst einmal das Thema Gendern: Es droht, dass Empfängerinnen sich verletzt fühlen, weil der Schreiber aus deren Sicht nicht ausreichend geschlechtsneutral geschrieben habe? Für dieses 24 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess Buch steht im Vordergrund, wie sich das Gendern auf den Text auswirkt [→ Anhang C, S. 167] . Beim Thema „Duzen oder Siezen“ geht es im Wesentlichen nur um den Aspekt der personalen Botschaften. Damit kommt es im Wesentlichen darauf an, wie üblich das Duzen zwischen den an der Kommunikation Beteiligten ist. Bedenken Sie allerdings, dass die Beteiligten für ihre Organisationen stehen und deswegen das Siezen schriftlich angebracht sein kann, auch wenn sich die Beteiligten mündlich duzen.  Appell: Wozu will der Schreiber den Empfänger(-kreis) veranlassen? Er soll diesen aktivieren, indem er diesen direkt anspricht. Beispiel Sie haben jemanden um Informationen gebeten. Er hat diese unvollständig geliefert. Sie können schreiben: „Diese Information fehlt.“ Das klingt als Appell unfreundlich. Also schreiben Sie zielgerechter: „Ich brauche noch …“ / „Bitte schicken Sie mir noch …“  Selbstauskunft: Was gibt der Schreiber von sich kund? Beispiele für Selbstauskunft (1) „Ich bitte Sie, …“ drückt normale Höflichkeit aus. „Ich fordere Sie auf, …“ drückt die Entschlossenheit aus, sich in dieser Sache vom Empfänger(-kreis) nichts (mehr) gefallen zu lassen. (2) Ein männlicher Schreiber gendert seinen Text - nicht: „Ich halte nichts vom Gendern.“ - etwas: „Ich bin höflich.“ - viel: „Ich bin ein moderner Typ.“ [→ Anhang C, S. 167] Jeder Empfänger, der den Text liest, tut das entsprechend mit vier Sensoren und nimmt neben der Sachinformation auch die personalen Informationen mit dem eigenen Gehirn auf: 8 Fehlinterpretationen liegen dementsprechend nahe. Also ist angesichts der Empfindlichkeit von Menschen Vorsicht an- 8 Schulz von Thun spricht von „Ohren“. Etwas in den falschen Hals bekommen. 1.1 Schreiben innerhalb des Kommunikationsprozesses 25 gesagt. Das gilt insbesondere, wenn mehrere Personen aus dem Empfängerkreis den Text mit jeweils ihren Sensoren lesen.  Was hält der Schreiber anscheinend von mir und wie stehen wir beide aus dessen Sicht anscheinend zueinander? Negativbeispiele (1) Der Schreiber hat formuliert: „Ich sehe überhaupt keinen Anlass für Ihr Verhalten.“ / „Ich sehe keinerlei Anlass für Ihr Verhalten.“ Der Empfänger: Wer bin ich, dass der mich so von oben herab behandelt? (2) Der Schreiber hat formuliert: „Nach Durchsicht Ihres Schreibens muss ich leider feststellen, dass der Sachverhalt falsch dargestellt ist.“ Der Empfänger: Ist der allwissend? Bin ich doof? Der Schreiber hätte besser formuliert: „Nach meiner Erinnerung haben Sie den Sachverhalt teilweise falsch dargestellt.“ Oder freundlicher: „Ich habe den Sachverhalt anders in Erinnerung, nämlich wie folgt: …“ Hier besteht das Risiko, dass der Empfänger(-kreis) Kritik an sich überinterpretiert. - Sollte der eine Empfänger den Inhalt des Textes anderen mitteilen, könnte er den Inhalt negativ darstellen.  Wozu will der Schreiber mich/ uns anscheinend veranlassen? Siehe dazu vorstehend „Beispiele für personale Botschaften“: Der Schreiber will mir wirklich helfen [→ S. 22] .  Selbstauskunft: Was gibt der Schreiber anscheinend von sich kund? Sie geben auch paraverbale und nonverbale Informationen: Diese werden paraverbal (= über die Stimme) oder nonverbal ausgedrückt (= über die sonstige Körpersprache wie Gestik, Mimik, Berührungen oder Blicke, auch über Umstände außerhalb der Person). Solche Informationen vermitteln Sie auch bei schriftlichen Aussagen, wenn auch in geringerem Umfang. [→ Zu solchen Informationen bei Ironie siehe (a) unter „Ironie“, S. 19] Beispiele (1) Sie können Ihre Haltung gegenüber dem der Empfänger(-kreis) darin ausdrücken, dass Sie Kritik per E-Mail oder aber per Brief senden. 26 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess (2) Schreibfehler signalisieren, dass der Schreiber sich für diesen Empfänger(-kreis) keine Mühe gegeben hat. Verständlichkeit signalisiert das Gegenteil. (c) Die Rhetorik Die Rhetorik reicht vom Vermeiden von Lampenfieber über das funktional sachgerechte Darstellen der Informationen bis zum Überzeugen der Empfänger. Der Redner soll das auch durch sein Auftreten fördern. Für schriftliche Texte bedeutet das: durch die Darstellung des Textes. Die Grundzüge des funktional sachgerechten Darstellens und des Überzeugens sind Allgemeingut und werden auch in diesem Buch genutzt. Beispielsweise ist es gemäß dem Konzept der drei Phasen für das Erstellen von Texten aufgebaut. Das Buch stellt rhetorische Stilmittel insoweit dar, wie diese der Eindeutigkeit und der Verständlichkeit dienen. Sie werden einige weitere rhetorische Mittel nutzen, zum Beispiel bildhafte Formulierungen, in der Rhetorik „Metaphern“ genannt: „Die Umsätze sind eingebrochen.“ Oder: „Er ist mit seinem Vorschlag gegen die Wand gefahren.“ Wer mit Hilfe weiterer Mittel überzeugen will, möge sich mit der einschlägigen Literatur beschäftigen. Im Internet finden sich mehr als 200.000 Treffer zur Kombination von „Rhetorik und Tricks“. - Diese Aussage enthält die personalen Botschaften von mir: „Ich halte in Sachtexten nichts davon, den Empfänger manipulieren zu wollen. Lassen Sie das Manipulieren! “ 1.2 Die Phasen des Schreibens von Texten Die einzelnen Phasen : Primär werden Sie an das Ausformulieren denken. Insgesamt entstehen Texte in den Phasen Erarbeiten eines Konzepts, Ausformulieren des Textes und dessen Überarbeiten. Dieses Buch deckt alle Phasen ab. Die Phasen können sich bei anspruchsvollen Texten überlappen, insbesondere bei umfangreichen. Bei Bedarf geht eine Vorbereitungsphase voraus, in der man Material sammelt. Erarbeiten eines Konzepts: Tun Sie das für das Schreibvorhaben sowie für den Inhalt des Textes: Legen Sie fest, wie Sie vorgehen wollen 1.2 Die Phasen des Schreibens von Texten 27 [Kapitel 2.1]. Entwerfen Sie dann, was Sie schreiben wollen [Kapitel 2.2]. Das gilt erst einmal für das gesamte Schreibvorhaben, bei umfangreichen Konzepten sodann für dessen Teile bis hin zu den einzelnen Gedankengängen. Ausformulieren des Textes: Erstellen Sie einen Text, in dem Sie Ihr Konzept in Richtung auf einen möglichst eindeutigen und situationsgerecht verständlichen Text umsetzen [Kapitel 3]. Überarbeiten des Textes: Überarbeiten Sie den Text, um das von Ihnen angestrebte Qualitätsniveau zu erreichen. Der Überarbeitungsbedarf und der Überarbeitungsgewinn werden oft unterschätzt. Widmen Sie dieser Phase angemessene Aufmerksamkeit und damit angemessen viel Zeit [Kapitel 4]. Wahrscheinlich heißt das: mehr Zeit als bisher. Die Schreibstrategie Die Gliederung zeigt, dass ich in Projekten eine planende Schreibstrategie für sachgerecht halte, nicht eine entdeckende mit Vorschlägen wie “Nutzen Sie das Drauflosschreiben gezielt, um Ideen zu finden und Ihr Thema weiterzudenken.“ 9 Einen Text richtig gut schreiben: Manchmal soll ein Text richtig gut zu lesen sein, also entsprechend gut geschrieben sein. Sie brauchen zusätzliche Empfehlungen ür alle drei Phasen [Kapitel 5]. Das Ergebnis verursacht in allen drei Phasen mehr Aufwand. Phasen und Durchgänge: Phasen können mehrere Durchgänge haben. Das hängt auch von Ihren Entscheidungen zur Qualität ab. Phasen und Durchgänge Erstellen des Konzepts • für das Schreibvorhaben • für den Inhalt: Durchgänge zur Detaillierung entsprechend dem Umfang des Themas Ausformulieren • Erstellen einer ersten Fassung • Durcharbeiten zu einem überarbeitungsreifen Text (und Rechtschreibkontrolle) 9 Buoyardene/ Nauck, S.30 [→ Anhang D, S. 178] 28 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess Überarbeiten • Gründlich durcharbeiten (Schwerpunkt: Inhalt), wahrscheinlich am Bildschirm (und Rechtschreibkontrolle) • Ergänzend ausdrucken, im Ausdruck überarbeiten und die Verbesserungen in das Textdokument übernehmen (und Rechtschreibkontrolle) • Ein Sprachprogramm vorlesen lassen und den Text verbessern (und Rechtschreibkontrolle) Zusätzlich, wenn der Text richtig gut geschrieben sein soll: • Noch einmal ausdrucken, daran feilen und die Verbesserungen in das Textdokument übernehmen (und Rechtschreibkontrolle) oder am Bildschirm bearbeiten Rechtschreibkontrolle Ein Rechtschreibprogramm kann wesentlich mehr, als nur die Rechtschreibung zu kontrollieren; es wird aber immer noch so genannt. 1.3 Die Organisation von Schreibvorhaben Allgemeine Vorbereitung: Klären Sie, welche Vorgaben es für Ihr Vorgehen zum Erstellen von Texten gibt  überhaupt in Ihrer Organisation,  in Ihrem Aufgabenbereich,  in Ihrer konkreten Aufgabe zum  Benennen und Gliedern von Dokumenten,  Verwenden von Begriffen,  Abfassen von bestimmten Dokumenten („Textsorten“) wie von Berichten oder Protokollen,  Versenden von Dokumenten,  Speichern/ Archivieren. Soweit es solche Vorgaben nicht gibt, sollten Sie sich solche im Lauf der Zeit selbst anlegen. Wenn Sie merken, dass Sie einen Punkt unterschiedlich abhandeln, wählen Sie die wahrscheinlich passendste 1.3 Die Organisation von Schreibvorhaben 29 Vorgehensweise aus und halten diese in einem Dokument innerhalb eines Ordners „Vorgaben für Texte“ fest. Festlegen von Begriffen allgemein: Die einheitliche Verwendung von Begriffen ist wichtig. Legen Sie für ein Gebiet, in dem Sie öfters arbeiten, die spezifischen Begriffe und auch wichtige Wörter fest, die Sie verwenden wollen (wobei Ihre Organisation häufig genutzte Begriffe festgelegt haben sollte). 10 Das erleichtert Ihnen, diese beim Ausformulieren einheitlich zu verwenden. Dazu gehört auch die Bezeichnung von Akteuren. [→ Kap. 1.1 (a) unter „Begriffe einheitlich verwenden“, S. 19] Zeitplan für Schreibvorhaben: Erstellen Sie diesen bei anspruchsvollen Schreibvorhaben schon in der Vorbereitungsphase. Welche Zeiten sehen Sie für die drei Phasen vor, und wann muss der Text fertig sein? Welche Risiken können Ihren Zeitplan gefährden? Müssen Sie beispielsweise Kollegen einschalten? Seien Sie realistisch beim Zeitbedarf. Gut geschriebene Texte brauchen ihre Zeit, richtig gut geschriebene noch mehr. Bei umfangreichen Schreibvorhaben sollten Sie sich Zeitblöcke reservieren, während derer Sie sich auf diese Aufgabe konzentrieren können. Planen Sie vorsichtshalber Puffer ein. Oft sparen Sie bei umfangreichen Schreibvorhaben Zeit, indem Sie die eingeplante Zeit aufteilen. In den Zeiten dazwischen können Sie Ihre Gedanken strukturieren und überdenken. Vor allem sollten Sie am Ende des Ausformulierens eine Pause einplanen, so dass Sie den Text mit einem gewissen Abstand distanzierter überarbeiten können. Das mag wegen des Stresses, unter dem Sie oft stehen, besonders schwierig sein. Deswegen sollten Sie Ihre umfangreichen Schreibvorhaben besonders umsichtig planen. Mit welchem Hilfsmittel schreiben: Sie werden viel Text diktieren oder über einen Bildschirm eingeben. Je mehr Sie nachdenken müssen, desto eher sollten Sie allerdings mit der Hand schreiben. Neurophysiologen und Linguisten haben festgestellt, dass Menschen am besten denken, wenn sie mit der Hand schreiben. Das hilft beson- 10 Ich verwende das Wort „Begriff“ nicht im philosophischen Sinne, sondern umgangssprachlich für Wörter mit einiger Bedeutung. „Wörter“ sind eher nur für Dokumente im jeweiligen Tätigkeitsbereich wichtig. 30 1 Der Rahmen, insb. der Kommunikationsprozess ders beim Erarbeiten von Konzepten. Deswegen gehe ich in dem betreffenden Kapitel vorrangig von Papier und Bleistift aus. [→ Kap. 2.2 (c) unter „Einfluss auf das Denken“, S. 42] Unterstützung durch fremde Textvorlagen: Warum Texte selbst erstellen, wenn doch so viele Vorlagen angeboten werden? Suchen Sie einmal im Internet. Am meisten Hilfen finden Sie für Weihnachtsgrüße. Das Literaturverzeichnis führt einige Bücher mit Textvorlagen auf. [→ Anhang D unter „Bücher mit Textvorlagen“, S. 181] Nachbereitung: Prüfen Sie vor der bzw. nach der Weiterleitung eines Textes, ob Sie die Richtlinien für Dokumente befolgt haben:  Habe Sie das Dokument richtig benannt?  Haben Sie das Dokument richtig abgelegt?  Haben Sie alle Zwischenstände und sonstigen Arbeitsdateien, die Sie nicht mehr benötigen, archiviert oder gelöscht? Prüfen Sie, ob Ihr Text Bausteine enthält, die Sie später erneut nutzen können. Legen Sie sich dafür ein Verzeichnis auf Ihrem Laptop und/ oder in einem Ordner „Vorgaben für Texte“ an. [→ Siehe weitergehend Kap. 2.2 (d) unter „Konzeptvorlagen erarbeiten“, S. 50] 1.4 Schreibblockaden Es gibt Menschen, die eine Schreibblockade bekommen, wenn sie vor einem leeren Blatt sitzen und zu schreiben anfangen wollen. Dazu kann dieses Buch nicht sagen. Allerdings sollte es ein solches Blatt gar nicht geben. Sie sollten bereits ein Blatt oder mehrere mit dem Konzept erstellt haben. Sie brauchen beim Ausformulieren nicht mit der Einleitung des künftigen Textes anzufangen. Die ist sowieso schwierig auszuformulieren. Bei anspruchsvollen Texten sollte man das auch gar nicht erst versuchen. Man weiß, was in der Einleitung stehen wird. Wie man das am besten ausdrückt, weiß man sowieso erst richtig, wenn der Text weitestgehend geschrieben ist. Und was ist mit dem „ersten Satz“, auf den alles ankommen würde: der Küchenzuruf. Eine Masche von Journalisten! Besser: Herold und König! Es soll schon etwas mehr als nur ein „erster Satz“ am Anfang stehen, um das Interesse des Empfängers zu wecken. [→ Kap. 2.2 (b) unter „Vorrangig strukturieren …“, S. 38] 1.4 Schreibblockaden 31 Sie können eine momentane Schreibblockade haben: Sie kommen nicht weiter. Dann gehen Sie eine Runde. Reden Sie mit jemandem über Ihr Schreibvorhaben oder zur Not mit sich selbst. - Machen Sie sich dabei Notizen. Beispiel Ich hatte meinen Besprechungsraum so eingerichtet, dass ich um den Tisch „herumtigern“ konnte. Wenn mir dann etwas Nützliches einfiel, rief ich das meiner Sekretärin zu, die das dann notierte. Wenn Sie sich wieder ans Schreiben machen: Seien Sie nicht enttäuscht, wenn Ihre Gedanken nicht so gut strukturiert und Ihre Formulierungen nicht so verständlich sind, wie Sie das erwartet haben. 2 Ein Konzept erstellen Sie benötigen zwei Teile:  einen Teil für Ihr Schreibvorhaben, der sich auf den Prozess insgesamt bezieht [Kapitel 2.1], und  einen Teil für den Text [Kapitel 2.2]. Das Konzept für Ihr Schreibvorhaben Legen Sie Leitlinien und einzelne Entscheidungen als Vorgaben für das Konzipieren und für das anschließende Ausformulieren fest. Diese Vorgaben gehören also nicht zum Inhalt des Textes, können aber in diesem aufscheinen. Sie können dafür Fragen 11 stellen, diese beantworten und aus den Antworten die Vorgaben ableiten, beispielsweise welche Empfehlungen Sie wie befolgen wollen. Als Fragen kommen im Wesentlichen in Betracht:  An was für einen Empfänger schreiben Sie? • Welches sprachliche Niveau und welches fachliche sind angemessen? • Ist der Empfänger mit der Angelegenheit vertraut? Welches Vorwissen hat er dazu? • Bei mehreren Empfängern: Sind diese gleichartig oder nicht? [→ Kap. 3.2 (a), S. 66]  Wozu schreiben Sie? • Was wollen Sie erreichen? • Welche Informationsinteressen und welche Erwartungen hat der Empfänger? • Werden Sie diese erfüllen oder - bewusst - nicht erfüllen?  Wie sollten Sie den Empfänger ansprechen? Welchen persönlichen Kontakt haben Sie mit ihm? [→ Zur personalen Ebene siehe Kap. 1.1 (b), S. 21] 11 Zu den 7 W-Fragen als Methode zum Sammeln siehe Kap. 2.2 (d) [→ S. 39] . 34 2 Ein Konzept erstellen  Wenn es schon Kommunikation in dieser Sache gibt: Wie knüpfen Sie an diese an? Diese Fragen sollten Sie sich beim Überprüfen des Konzepts noch einmal stellen. [→ Kap. 2.2 (f) „Überprüfen des Konzepts für den Text“, S. 52]  Wird es ein einfacher oder ein anspruchsvoller Text? Welche Qualität wollen Sie erreichen (und den damit verbundenen Aufwand erbringen)? Dementsprechend können sich unterschiedliche und zusätzliche Empfehlungen anbieten.  Bei einem Schreiben: Fassen Sie das besser als eine E-Mail oder als einen Brief ab? [→ Kap. 3.6 unter „Ein Brief oder eine E-Mail“, S. 135]  Wie viele Dokumente schreiben Sie: eines oder zwei oder sogar mehrere? Teile von dem, was Sie schreiben wollen, können zu unterschiedlichen Reaktionen auf der Empfängerseite und damit zu unterschiedlichen Folgen führen. Manchmal soll auch einigen Personen auf der Empfängerseite gar nicht alles mitgeteilt werden. Je weniger die einzelnen Punkte/ Themen, auf die Sie eingehen, zusammenhängen, desto näher liegt es, getrennte Dokumente zu erstellen. Beispiel Ich hatte mit einer Mandantin vier Themen besprochen, die ein Kunde ihr aufgegeben hatte. Ich habe dann vier Texte diktiert und ihr empfohlen, diese als vier E-Mails an ihren Kunden zu schicken. Gerade bei E-Mails kann die Aufteilung nützlich sein im Hinblick darauf, wie der Empfänger diese bearbeiten und gegebenenfalls weiterleiten wird.  Ist Ihnen eine maximale Länge des Textes vorgegeben? Wenn ja, dann nehmen Sie die Warnung ernst: Einen Text stark zu kürzen, führt zu (fast) demselben Aufwand wie den Text neu zu erstellen. Notieren Sie die Vorgaben in einem eigenen Dokument „Konzept zum Schreibvorhaben“. So fordern Sie sich auf, diese im Laufe der weiteren Arbeit zu befolgen oder aber bewusst zu ändern und zu ergänzen. Konzept zum Schreibvorhaben XXX o An was für einen Empfänger schreibe ich? Antwort: Folgerung: - Welches sprachliche / fachliche Niveau ist angemessen? 2.1 Das Konzept für Ihr Schreibvorhaben 35 Antwort: Folgerung: - Ist der Empfänger mit der Angelegenheit vertraut? - Welches Vorwissen hat er dazu? Antwort: Folgerung: - Bei mehreren Empfängern: Sind diese gleichartig oder nicht? Antwort: Folgerung: o Wozu schreiben Sie? o Was wollen Sie erreichen? Antwort: Folgerung: o Was sind die Erfolgsfaktoren für den Schreibprozess und was die Risikofaktoren? Antwort: Folgerung: o Wie sollten Sie den Empfänger ansprechen? Antwort: Folgerung: o Wenn es schon Kommunikation in dieser Sache gibt: Wie knüpfen Sie an diese an? Antwort: Folgerung: o Wird es ein einfacher oder ein anspruchsvoller Text? Welche Qualität wollen Sie erreichen? Antwort: Folgerung: o Wie viele Dokumente schreiben Sie? Antwort: Folgerung: o Welche Aufteilung, wenn mehrere Dokumente: Antwort: Folgerung: Abb.: Vorlage für das Konzept zum Schreibvorhaben 36 2 Ein Konzept erstellen Das Schreibvorhaben besprechen und das Konzept für den Text vorbesprechen : Es kann nützlich sein, dass Sie Ihr schriftliches Konzept zum Schreibvorhaben mit jemandem besprechen, insbesondere bei anspruchsvollen Schreibvorhaben. Es kann auch nützlich sein, schon mit jemanden über Ihr geplantes Konzept zum Inhalt zu sprechen. Dieses existiert allerdings bisher nur vage in Ihrem Kopf. Sie können also nur eine Vorbesprechung durchführen. Sie sollten diese gut vorbereiten, am besten schriftlich, damit Sie Ihren Gesprächspartner nicht überfordern und dieser sich nicht durch ein aus dessen Sicht oberflächliches Gespräch ausgenutzt fühlt:  Thema und Überblick über den Inhalt. Das entspricht einer Vorstufe zum Konzept für den Text.  Punkte, die Sie besprechen wollen. Oder nicht besprechen wollen: Ihr Gesprächspartner sollte wissen, auf welche Punkte er sich nicht vorzubereiten braucht. [→ Siehe Kap. 2.2 (f) zum späteren Besprechen des Konzepts, S. 60] 2.2 Das Konzept für den Text Überblick (a) Erst konzipieren, dann ausformulieren (b) Der Prozess des Konzipierens (c) Ihr Vorgehen beim Konzipieren (d) Hilfen für die inhaltliche Arbeit (e) Überlegungen zur Gestaltung von Texten (f) Überprüfen des Konzepts für den Text Die folgenden Empfehlungen sollen Ihnen helfen, ein Konzept für den Text zu erarbeiten und dabei die Grundlagen dafür zu legen, wie Sie beim Ausformulieren den Inhalt gut darstellen können. (a) Erst konzipieren, dann ausformulieren Die zentrale, dringende Empfehlung zum Konzipieren lautet: Fangen Sie mit dem Ausformulieren erst an, nachdem Sie ein Konzept erstellt haben, in dem Sie den Inhalt und die Struktur des geplanten Textes erarbeitet haben. - Auch E-Mails erfordern ein Konzept! 2.2 Das Konzept für den Text 37 Dadurch, dass Sie das Konzipieren vom Ausformulieren trennen, erleichtern Sie sich den Einstieg. Dank der Konzentration auf das Konzipieren zwingen Sie sich zum Nachdenken und schaffen somit die Grundlage für einen gut geschriebenen Text. Außerdem machen Sie wahrscheinlich weniger inhaltliche Fehler. Sie sollten den Inhalt bis hin zu Gedankengängen konzipieren. - Das Konzipieren setzt sich während des Ausformulierens letztlich bis hin zu den einzelnen Sätzen fort. Denken Sie an die Formulierung „einen Satz konstruieren“. Bei kurzen Texten kann ein Durchgang ausreichen. Bei anspruchsvollen Texten werden Sie mehrere Durchgänge benötigen. Wenn Sie die Struktur auf der obersten Ebene für einigermaßen stabil halten, können Sie das Konzipieren von einzelnen großen Abschnitten auf der nächsten Ebene fortsetzen. Das muss nicht der erste Abschnitt sein. Es kann auch ein schwieriger weiter hinten sein, beispielsweise einer, aus dessen Inhalt sich ergibt, was Sie vorher als Input schaffen müssen. [→ Siehe auch im Folgenden (c) unter „Konzipieren und Ausformulieren überlappen“, S. 46] Überprüfen Sie nach jedem großen Abschnitt, ob Sie mögliche Auswirkungen auf andere große Abschnitte abgearbeitet haben. - Entsprechendes gilt für das weitere Konzipieren dieser Abschnitte auf der nächsten Ebene. Darüber hinaus kommt in Betracht, dass Sie schon mit dem Ausformulieren von solchen Abschnitten anfangen, für die Sie ein einigermaßen stabiles Konzept haben. [→ Siehe (c) unter „Konzipieren und Ausformulieren überlappen“, S. 46] … nachdem Sie ein schriftliches Konzept erstellt haben: Es kann ausnahmsweise ausreichen, dass Sie das Konzept nur im Kopf bilden. Sobald Ihr Text vermutlich länger als eine Seite werden wird, sollte Ihre Grundeinstellung sein, ein schriftliches Konzept zu erstellen. Legen Sie zu Beginn Ihrer Arbeit ein Blatt Papier vor sich hin und entscheiden dann, ob Sie wirklich auf ein schriftliches Konzept verzichten können. Brauchen Sie nicht wenigstens eine schriftliche Gliederung Ihrer Gedanken? [→ Siehe hier (c) unter „Kurze Konzepte“, S. 44] Diese Empfehlung gilt auch dann, wenn Sie schon jetzt am Bildschirm oder auf einem Touchscreen-Tablet arbeiten und den Text später am Bildschirm ausformulieren werden. 38 2 Ein Konzept erstellen (b) Der Prozess des Konzipierens Das Konzipieren ist ein komplexer Prozess aus Aufbereiten von Inhalten, Skizzieren und Strukturieren. Hilfen für das Aufbereiten von Inhalten: Was wollen Sie an Informationen vermitteln? Wie hängen diese zusammen? Das Aufbereiten kann schon mit dem Sammeln von Material beginnen. Wegen des Umfangs der Hilfen ist diesem Aspekt ein eigener Abschnitt gewidmet [→ siehe (d), S. 48] . Hilfen für das Strukturieren (der Darstellung): Für den Aufbau und auch die Verständlichkeit Ihres Textes bietet sich oft folgender allgemeiner Vorschlag zum Strukturieren von Gedankengängen an: Einleitung: Worum geht es? Hauptsache: Kernaussage Weiteres: Einzelheiten zum Thema Abschluss: Zusammenfassung/ Ausblick auf den nächsten Gedankengang Man kann das in einem Bild beschreiben: Der Herold kommt und kündigt das Thema an. Der König kommt und verkündet die Kernaussage. Das Gefolge kommt - nach seinem Rang - und erläutert die Einzelheiten. Manchmal läuft noch der Hofnarr hinterher und sagt etwas Kluges dazu. Damit erfüllen Sie die Empfehlung, das Wichtigste an den Anfang zu setzen. Bei den Einzelheiten können Sie sortieren: Zuerst diejenigen, die der Empfänger wissen sollte, dann die übrigen. Sie können diesen Vorschlag auch auf eine größere Einheit als auf einen Gedankengang anwenden. Dann kündigt der Herold die Kernaussage für diesen Abschnitt an, der König verkündet diese. Bei umfangreichen Texten kommt in Betracht, dass der König am Anfang die Kernaussage zum gesamten Text und dann die Kernaussagen auf der nächsten Ebene verkündet. - Was Sie bei einer Präsentation tun, können Sie auch hier tun, nämlich die Kernaussagen in einer Grafik darstellen. Dieser Abschnitt ist gemäß diesem allgemeinen Vorschlag strukturiert: Der Herold verkündet das Thema „Allgemeiner Vorschlag zum Strukturieren“. Sodann stellt der König diesen Aufbau dar. Dieser 2.2 Das Konzept für den Text 39 wird vom Gefolge detailliert: Zuerst kommt ein Bild, dann folgen zwei Absätze mit Einzelheiten, schließlich dieser Absatz als Anmerkung des Hofnarren. Vorschlag zum Strukturieren von Handlungsproblemen • Ausgangssituation allgemein und konkret • Problem • Ziel • Handlungsmöglichkeit(en) • deren Bewertung • Entscheidungsvorschlag • weiteres Vorgehen Hilfen für das Skizzieren: Sie brauchen für das Skizzieren eine Menge an Ausdrucksmöglichkeiten. Sie können diese Menge eine Skizziersprache nennen. Üblich ist die allgemeinere Bezeichnung „Konzeptsprache“. Sie können ür die Konzeptsprache alle Mittel verwenden, die Sie ür nützlich halten, um Ihre Gedanken auszudrücken. Sie können Stichwörter aufschreiben oder Wörter aneinanderreihen, ohne dabei die Grammatik zu beachten. Sie können einzelne Sätze mehr oder weniger ausformulieren. Sie können Stichwörter mit einem Merker versehen, der deren Funktion charakterisiert. Merker Aufzählung 1. - 2. - 3.; außerdem Reihenfolge zunächst - danach - schließlich Gegensatz in Aufzählung aber; andersherum zum einen … zum anderen; entweder - oder Einschränkung allerdings Ausnahme jedoch; außer Besonderheit Beachte (wenn einschränkend: allerdings) Begründung weil; deswegen Ziel damit Zusammenfassung zusammengefasst/ zus. 40 2 Ein Konzept erstellen „(? )“ bedeutet: „fraglich/ ist zu hinterfragen“. „(! )“bedeutet: „ist zu betonen“. Ein senkrechter Pfeil ↓ kann „entfällt/ erledigt sich“ bedeuten. Steht der Pfeil senkrecht zwischen zwei untereinander geschriebenen Wörtern, heißt das, dass das obere Wort das untere Wort überlagert/ beeinflusst. Ein Pfeil → bedeutet „führt zu“, ein Pfeil ↔ bedeutet „Widerspruch/ Spannungsverhältnis“. „X = f (Y)“ steht für „X hängt ab von Y“. steht für „überschneidet sich“ (mehr oder weniger). Sie können Grafiken entwerfen. Spezifische Begriffe intern festlegen: In Kapitel 1.3 ging es darum, allgemein Begriffe und Begriffsstrukturen für Ihr Arbeitsgebiet festzulegen. [→ Siehe vorstehend unter „Festlegen von Begriffen allgemein“, S. 29] Legen Sie jetzt für den anstehenden Text bei Bedarf zusätzlich spezifische Begriffe und relevante Wörter fest, die Sie verwenden wollen. Beispiel Für dieses Buch habe ich mir unter anderem notiert: „Empfehlung“ (nicht: „Regel“, solange nicht auch alle Einschränkungen ausdrücklich formuliert sind) „Empfänger“ oder aber „Leser“, nämlich wenn es um den Leseprozess geht, „Adressat“, wenn es um die personalen Informationen geht. Sie können eine solche Liste im Laufe des Schreibvorhabens ändern/ ergänzen. Beispiel Nach einiger Zeit kam bei meiner Liste beispielsweise hinzu: „Den Text erfassen“ und nicht mehr auch „auffassen/ aufnehmen“ Nach mehrfachen Änderungen lauten die Qualitätsgrade für das „Wie geschrieben“ jetzt: „einigermaßen ordentlich, ordentlich, gut, richtig gut“. Je später Sie das tun, desto mehr wird es um das Vereinheitlichen gehen, desto mehr Aufwand werden Sie erbringen müssen. [→ Siehe zum Aufwand auch Kap. 5.4 unter „Überarbeiten im Hinblick auf das Konzept für den Inhalt“, S. 130] Also lohnt es sich, Begriffe möglichst früh festzulegen. Es kostet nur wenig Aufwand, Begriffe später zu ersetzen. 2.2 Das Konzept für den Text 41 Begriffe auch gegenüber dem Empfänger(-kreis) festlegen : Ausgangspunkt ist, dass Sie viele spezifische Begriffe im Text erläutern werden. Wenn Sie bei umfangreichen Texten ein (detailliertes) Stichwortverzeichnis/ Sachregister erstellen wollen, können Sie darin ein Begriffsverzeichnis abbilden: Heben Sie die Begriffe hervor und zeigen damit an, wo diese definiert oder zentral abgehandelt werden. - Wenn Sie allein ein Begriffsverzeichnis schaffen wollen, können Sie das Stichwortverzeichnis auf die Begriffe begrenzen. Alternativ können Sie diese Begriffe von vornherein in einem Glossar definieren und bei deren Verwendung im Text kennzeichnen, dass diese dort zu finden sind. Ein Glossar stört weniger als verstreute Definitionen, erlaubt umfangreichere Definitionen und erleichtert es dem Leser, Definitionen zu finden. In einem Glossar können Sie auch Begriffe aufnehmen, die in der Praxis möglicherweise unterschiedlich verstanden werden, auch Begriffe, die einen Teil der Leser möglicherweise überfordern. [→ Siehe auch Kap. 3.2 (a) unter „Nicht gleichartige Empfänger“, S. 67] Mit Verweisen arbeiten: Diese ermöglichen, das Verhältnis einer Stelle des Textes zu einer anderen Stelle zu verdeutlichen, an der das Thema auch angesprochen wird. Verweise können auch dem Leser helfen, über einen plausiblen Einstiegsbegriff das gesuchte Thema zu finden. (c) Ihr Vorgehen beim Konzipieren Sie können Ihr Konzeptdokument auf Papier, auf einem Touchscreen- Tablet oder an einem Bildschirm erarbeiten. Das inhaltliche Vorgehen ist bei den drei Medien im Wesentlichen gleich. Es stellen sich damit die zwei miteinander verknüpften Fragen, welche Effizienz und welche Effektivität diese Medien haben:  auf die Verkörperung des Konzepts und dann auf die des Textdokuments  auf Ihr Denken Einfluss auf die Verkörperung des Konzepts und dann auf die des Textdokuments: Die Unterschiede spielen nur eine beschränkte Rolle, das gilt selbst bei umfangreichen Texten. Schließlich sind Sie die meiste Zeit nicht dabei, sich mit dem Medium zu beschäftigen, sondern dabei nachzudenken. Die Vorteile und Schwächen gleichen sich einigermaßen aus. 42 2 Ein Konzept erstellen Wenn Sie gründlich überlegen, müssen Sie sich Notizen machen können in einem zweiten Medium, das Ihnen erlaubt, eben einmal etwas schnell zu skizzieren, zu strukturieren und wieder zu ändern. Mit Papier ist das einfacher als mit den anderen Medien. Allerdings können sie Papier als ein solches Neben-Medium auch neben einem Bildschirm oder einem Touchscreen-Tablet einsetzen. Sie werden das Textdokument später am Bildschirm entwickeln. Die Effizienz richtet sich also auch danach, wie das Medium das Konzipieren auch den Übergang zum Bildschirm unterstützt: Wenn Sie das Konzeptdokument auf Papier erstellt haben, können Sie nichts automatisiert übernehmen. Einfluss auf das Denken: Bei diesem Medium sind die Effizienz und die Effektivität am höchsten. Es unterstützt das Denken am besten. beispielsweise können Sie mehrere Seiten Papier ausbreiten und von einer Stelle zu einer anderen springen, dann Stellen vergleichen und Notizen machen. Vor allem denken Sie besser nach. Es ist auch psychisch leichter, sich dazu anzuhalten, beim Denken zu bleiben und damit eher alle wesentlichen Gesichtspunkte durchzugehen. Denn Papier hält einen wegen des erforderlichen Medienwechsels besser davon ab, vorzeitig mit dem Ausformulieren zu beginnen, etwa auf eine anscheinend gute Idee hin. [→ Kap. 1.3 unter „Mit welchem Hilfsmittel schreiben“, S. 29] Beispiel für den Einsatz von Papier Mir hatte es als einem systematisch denkenden Menschen am Anfang gut gefallen, die Phase „Ausformulieren“ streng von der Phase „Überarbeiten“ abzugrenzen. So fing ich mit dem Ausformulieren an. Später merkte ich, dass sich die Phasen durchaus überlappen können und unter Umständen sogar sollen. Also musste ich die Abgrenzung neu konzipieren, nämlich flexibel. [→ Jetzt hier (a), S. 36, und parallel in Kap. 3.1 (b) unter „Eher erst ausformulieren, dann erst überarbeiten“, S. 63] Papier und Bleistift halfen mir, wie der Scan zeigt. Ich nahm testweise kein Blatt im üblichen Format DIN A4, sondern eines etwa in der Größe eines Touchscreen-Tablets. Das war etwas zu klein, wie das Bild zeigt. Vorgehen am Beispiel Papier: Das Vorgehen hängt vom zu erwartenden Umfang des Konzepts ab. 2.2 Das Konzept für den Text 43 Konzepte in mittlerer Länge (= mit vermutlich zwei Gliederungsebenen): Sie können ein Blatt Papier im Querformat nehmen, bei Bedarf auch ein weiteres. Teilen Sie das Blatt in drei Spalten auf, die linke ganz schmal und die mittlere schmal. Schreiben Sie in der mittleren Spalte Ihre Punkte auf, die den roten Faden bilden sollen. Sie können die linke Spalte später für die Nummerierung nutzen. Sie können in dieser erst einmal auch etwas zu Ihrem Vorgehen einsetzen und das vor der Nummerierung wieder entfernen. Anregung Machen Sie sich eine Vorlage, in der Sie einen Rahmen mit Linien einfügen. Unterteilen Sie Ihre Punkte bei Bedarf in Unterpunkte, tun Sie das gleich oder erst später, wenn Sie die Hauptpunkte festgelegt haben. In der rechten Spalte notieren Sie Ihre wichtigen Überlegungen in Ihrer Konzeptsprache. Lassen Sie von vornherein Abstand zwischen den Zeilen, damit Sie in der rechten Spalte Platz für Ergänzungen haben. 44 2 Ein Konzept erstellen Konzept für „Roter-Faden- Punkte“ Stichpunkte / Notizen Nummer (am Ende einfügen) (~ mögliche Gliederungspunkte) Abb.: Vorlage für das Erstellen von Konzepten in mittlerem Umfang Alternativ können Sie Karteikarten nehmen. Diese können leichter umsortiert werden. Bis zu etwa 8 Stück können diese übersichtlich auf einem Schreibtisch ausgelegt werden. Kurze Konzepte: Es kann ausreichen, dass Sie ein Blatt Papier nehmen und Ihre Stichpunkte aufschreiben, um diese zu gliedern und um nichts zu vergessen. Sie können zusätzlich Notizen machen. Umfangreiche Konzepte: Sie können einige Blatt Papier in einen Ordner heften (also senkrecht). Schreiben Sie auf jede Vorderseite oben einen der Punkte, die den roten Faden auf der obersten Ebene bilden sollen. Sie können sodann Unterpunkte auf dieser Seite oder auf zusätzlichen Seiten eintragen. Lassen Sie vor jedem Punkt bzw. Unterpunkt links etwas Platz für die spätere Nummerierung. Heben Sie diese Eintragungen deutlich heraus. Sie haben viel Platz, Ihre Überlegungen zu notieren. Bei Bedarf können Sie auf den Rückseiten Einzelheiten und Ergänzungen notieren. Sie können zwischendurch etwas auf einem gesonderten Blatt Papier skizzieren und/ oder strukturieren und dann das Ergebnis in das Konzeptdokument übernehmen. Konzept für … [Thema oder - später - Gliederungspunkt] Nummer (am Ende einfügen) Roter-Faden-Punkt …… …… Stichpunkte/ Notizen (Rückseite für weitere) …… Roter-Faden-Punkt …… Abb.: Vorlage für das Erstellen von umfangreichen Konzepten 2.2 Das Konzept für den Text 45 Sie können der Einfachheit halber auf Material auch nur verweisen. Sie können die Blätter umsortieren und/ oder weitere einfügen. Wenn ein Gedanke nicht so recht in die Gliederung passt, Sie diesen aber abhandeln wollen, dann kennzeichnen Sie diesen erst einmal als „Exkurs“. - Sie können den Exkurs an den Anfang bzw. das Ende desjenigen Gliederungspunkts setzen, bei dem Sie sich später auf den Gedanken aufmerksam machen wollen. Es bietet sich kaum an, Sätze bereits auf Papier auszuformulieren, geschweige denn einzelne Gedankengänge. Sie können allerdings ein Neben-Textdokument am Bildschirm eröffnen und in diesem Mosaiksteine an Text ausformulieren (auch Grafiken, wenn diese dafür schon reif sind). Das Neben-Dokument Sie können die Mosaiksteine mit einer aussagekräftigen Bezeichnung versehen, gegebenenfalls auch mit einer Nummer, die Sie im Konzeptdokument vermerken, sodass Sie die Mosaiksteine später bei der Arbeit am Textdokument leicht finden und in dieses übernehmen können. Wenn Sie viele Mosaiksteine erwarten, können Sie, sobald Sie eine grobe Gliederung haben, diese in das Neben-Dokument einfügen und die Mosaiksteine dann gemäß dieser einordnen. Von da an müssen Sie die Gliederung parallel im Konzeptdokument und im Neben-Dokument fortschreiben. Sie können später das Neben-Dokument selbst oder eine Kopie davon als Textdokument nutzen. Falls die Menge der Mosaiksteine stärker als erwartet anwächst, können Sie das auch noch später tun. Nummerieren: Legen Sie am Ende eines Durchgangs fest, in welcher Reihenfolge die Punkte bzw. Unterpunkte den roten Faden bilden sollen. Dementsprechend können Sie diese nummerieren. - Nummerieren Sie auch dann, wenn im künftigen Text Aufzählungszeichen ausreichen werden, damit Sie die richtige Reihenfolge festlegen (das entfällt, wenn diese bereits dem roten Faden entspricht). Überschriften: Formulieren Sie die Punkte bzw. Unterpunkte in Überschriften um. Tun Sie das gleich oder dann, wenn Sie diese in das elektronische Textdokument übernehmen. 46 2 Ein Konzept erstellen Drücken Sie deutlich aus, worum es in dem jeweiligen Gliederungspunkt geht, am besten schon dann, wenn Sie die Punkte im Konzeptdokument aufnehmen. Das verdeutlicht die Strukturierung. So können Sie gegebenenfalls im Laufe der weiteren Arbeit am Konzept und auf jeden Fall beim Ausformulieren kontrollieren, ob Ihr roter Faden deutlich wird und ob Sie die einzelnen Gedanken richtig eingeordnet haben. [→ Zum Ausformulieren von Überschriften siehe auch Kap. 3.4 unter „Machen Sie aussagekräftige Überschriften“, S. 76] Vorgehen am Bildschirm oder auf einem Touchscreen-Tablet: Sie können entsprechende Tabellen anlegen und mit Farben arbeiten. Sie können Stichpunkte zu Text (als Mosaiksteine) ausformulieren und wieder ausblenden. Sie können die Punkte und Unterpunkte leicht verschieben und so die Übersichtlichkeit verbessern und den roten Faden von oben nach unten abbilden. Bei einem Touchscreen-Tablet haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, das, was Sie geschrieben haben, in Text umzuwandeln. Die Frage ist, inwieweit Sie diese Möglichkeit auch nutzen wollen. Ich kann mir schlecht vorstellen, mit einem umfangreichen Konzeptdokument auf einem Touchscreen-Tablet zu arbeiten und dann auf diesem auch noch zusätzliche Skizzen als Hilfe für das Nachdenken zu machen. Sie können diese Hilfs-Skizzen allerdings auch auf Papier machen. [→ Siehe auch (c) unter „Einfluss auf das Denken“, S. 42] Bei umfangreichen Texten kann sich empfehlen, erst einmal mit Papier samt Bleistift ein ganz grobes Konzept zu entwickeln, insbesondere wenn es noch um die Suche nach den Inhalten geht. [→ (d) unter „Inhalte beschaffen/ sammeln“, S. 48] Entscheidend für den Einsatz der beiden Medien ist, wie gut Sie sich auf das Nachdenken konzentrieren und Skizzen als Hilfen beim Erarbeiten des Konzepts erstellen können. Konzipieren und Ausformulieren überlappen : Je mehr Sie bereits konzipiert haben, desto mehr wird es Sie drängen, mit dem Ausformulieren zu beginnen. Das tut es besonders, wenn Sie bei einem Abschnitt des Konzepts schon die Ebene von Gedankengängen erreicht haben. Der Übergang geht in Ordnung, wenn Sie erst einmal nur das ausformulieren, woür Sie bereits ein aus Ihrer Sicht schon einigermaßen stabiles Konzept erstellt haben. So vermeiden Sie, dass Sie später aufgrund der weiteren Arbeiten an anderen Teilen des Konzepts viel be- 2.2 Das Konzept für den Text 47 reits ausformulierten Text umarbeiten müssen. Sie würden beim Umarbeiten dennoch nicht die Qualität eines Textes erreichen, die Sie auf der Basis eines sauberen Konzepts erreicht hätten, und Sie würden mehr Aufwand haben. „Einigermaßen stabil“ bezieht sich nicht nur auf den Teil des Konzepts, den Sie ausformulieren wollen, sondern auch auf die Schnittstellen zu den anderen Teilen des Konzepts, die noch im Entstehen sind. Sobald Sie Ihr Konzept für einigermaßen stabil halten, können Sie die Nummerierung im Konzeptdokument − zumindest im stabilen Teil − einfügen und mit dem Ausformulieren beginnen. Konzeptdokument und Textdokument: Am Anfang dieses Abschnitts (c) ist dargestellt, wie sich das Medium auf den Übergang zum Textdokument auswirkt [→ S. 41] . Beim Einstieg in das Ausformulieren sollten Sie berücksichtigen, dass Sie am Konzeptdokument weiterarbeiten müssen, bis Sie dieses vollständig erstellt haben. Es geht also entweder darum, wie Sie mit den beiden Dokumenten parallel arbeiten können, oder wie Sie das vermeiden können. Konzeptdokument auf Papier erstellt: Sie haben nichts, was Sie digital übernehmen könnten. Es liegt nahe, die Gliederung für die stabilen Teile in das Textdokument aufzunehmen und den Text für diese stückweise auszuformulieren und sodann am Konzeptdokument weiterzuarbeiten. Dabei wird es wieder stabile Teile geben, die Sie dann wieder ausformulieren können. Sie können für den Teil, den Sie gerade ausformulieren, auf Ihr Konzeptdokument übergehen, um diesen Teil dort weiterzuentwickeln oder um Auswirkungen auf andere Teile in dieses einzuarbeiten. Grafiken sollten Sie erst dann ausarbeiten und in das Textdokument übernehmen, wenn diese einigermaßen stabil sind. Bis dahin können Sie für diese Platzhalter einfügen. Konzeptdokument am Bildschirm erstellt: Sie können eine Kopie des Konzeptdokuments zum Textdokument machen und in dieser alles löschen, was nicht schon Gliederung oder Text für das Textdokument ist. Es kann wie bei Papier nützlich sein, das Konzeptdokument auch für die Teile, die Sie bereits ausformuliert haben, eine Zeit lang weiterzuführen. Konzeptdokument handschriftlich auf dem Touchscreen-Tablet erstellt: Wenn Sie nur noch mit dem Textdokument arbeiten wollen, haben 48 2 Ein Konzept erstellen Sie die Möglichkeit, Teile des handschriftlichen Konzeptdokuments in der Kopie für das Textdokument zu belassen. Konzepte reifen: Sie werden sowieso ständig daran denken, dass die Weiterentwicklung des Konzepts an einer Stelle Anpassungsbedarf an einer anderen Stelle verursachen kann. [→ Vgl. Kap. 4 (b) unter „Änderungen verursachen Anpassungsbedarf“, S. 121] Wenn Sie das Konzeptdokument weiterentwickelt haben, also viele Änderungen vorgenommen haben, dann halten Sie inne und gehen noch einmal den gesamten Stand des Konzepts durch. Sie werden Harmonisierungsbedarf entdecken. Überprüfen Sie, ob Restrukturierungsbedarf im Großen besteht. Wenn Sie solchen Bedarf erst bei der Überprüfung am Ende der Konzeptphase feststellen, haben Sie viel mehr Aufwand mit der dann erforderlichen Restrukturierung. [→ Siehe (f) „Überprüfen des Konzepts für den Text“, S. 52] Beispiel Das Kapitel 2.2 enthielt ursprünglich das operative Vorgehen mit der Einleitung „Erst konzipieren, dann ausformulieren“. Dann kam dieses und jenes hinzu, besonders die Überlappung von Konzipieren und Ausformulieren. [→ Siehe „Beispiel für den Einsatz von Papier“ hier in (c), S. 42] Das brachte mich dazu, den Komplex in die Abschnitte (a) bis (d) aufzuteilen. (d) Hilfen für das Aufbereiten von Inhalten Primär dienen diese Methoden ür das Konzipieren, bauen also darauf auf, dass die Inhalte vorliegen. Doch können Sie die Methoden auch daür einsetzen, Inhalte zu erarbeiten. Inhalte beschaffen/ sammeln: Manchmal müssen Sie sich den Inhalt erst mehr oder weniger erarbeiten oder bei umfangreichen Themen zumindest zusammentragen und ordnen. Je nach Schreibvorhaben kann das mehr oder weniger umfangreich sein. Sie können das Sammeln schon in der Vorbereitungsphase begonnen haben. Wenn Sie sich schon vor dem Beginn des Schreibprozesses Notizen machen, dann fassen Sie diese so ausführlich ab, dass Sie diese später nachvollziehen können, wenn die augenblickliche Situation nicht mehr bestehen wird. Wenn Sie Material sammeln, auch eigene Gedanken, stellt sich die Aufgabe, dieses zu sortieren. Zu dieser Zeit ist es wahrscheinlich 2.2 Das Konzept für den Text 49 noch zu früh, ein ganz grobes Konzept zu erarbeiten, um gemäß diesem sortieren zu können. Nehmen Sie in diesem Fall die einzelnen Themen in eine Auflistung auf, beispielsweise in einer Mindmap, und legen entsprechende Deckblätter/ Trennblätter für das Material an. Bei Bedarf können Sie die Auflistung um eine weitere Stufe ergänzen und das Material feiner sortieren. Sie können die Auflistung dafür nutzen, ein ganz grobes Konzept zu erarbeiten. Für umfangreiche Dokumente können Sie in Ihrer Materialsammlung Platzhalter mit deren Titel und deren Fundstelle einfügen. Methoden zum Erarbeiten von Inhalten: Diese sind eng mit dem Strukturieren verbunden. 7W-Fragen: Diese helfen Ihnen beim Suchen von Informationen und sodann beim Strukturieren. „Wer, wie, wo“ usw. ist der Ansatzpunkt für eine Vielzahl von Fragen. Es kommt nicht wirklich darauf an, dass es 7 Fragen sind. Die Zahl stellt einen Appell an Sie dar, sich um Vollständigkeit zu bemühen. Der einleitende Vorschlag in Kap. 2.1 enthält solche W-Fragen [→ S. 33] . Sie finden im Internet Vorschläge zu solchen Fragelisten unter „7W-Fragen“ plus einem fachlichen Stichwort. 7W-Fragen für eine Aktennotiz zu einer Besprechung Worum ging es? Um was genau? Wer war beteiligt? Wann? Was war der Auslöser? Wozu? Was war das Ergebnis? Mindmapping: Dieses bietet sich sowohl für das Suchen als auch für das Strukturieren auf einer frühen Stufe an [→ Anhang A.1, S. 151] . Tabellen empfehlen sich, wenn Sie den Zusammenhang zwischen zwei Faktoren mit deren jeweiligen Ausprägungen ermitteln wollen [→ Anhang A.2, S. 153]. Entscheidungstabellen: Diese helfen, komplexe Regeln auszuformulieren [→ Anhang A.3, S. 154]. 50 2 Ein Konzept erstellen Wirkungsdiagramme: Wenn Sie die möglichen Ursachen für ein Ergebnis / eine Wirkung ermitteln wollen, können Sie mit einem einfachen Wirkungsdiagramm arbeiten [Wikipedia unter „Ursache-Wirkung- Diagramm“] . Wenn Sie darüber hinaus komplexe Zusammenhänge ermitteln wollen, bieten sich Wirkungsdiagramme auf der Basis der Systemdynamik an (System Dynamics) [→ Anhang A.4, S. 156]. Programmablaufpläne: Diese bieten sich an, wenn Sie Regeln mit Verzweigungen und Rückkoppelungen ermitteln und später ausformulieren wollen [→ Anhang A.5, S. 157]. Abläufe beschreiben: Sie können zeitliche Zusammenhänge mit der Hilfe eines Zeitstrahls strukturieren. Denken Sie im Detail nicht nur daran, wie etwas abläuft oder ablaufen wird oder soll, sondern versetzen Sie sich wirklich in den Ablauf hinein. Damit erhöhen Sie die inhaltliche Richtigkeit, die Eindeutigkeit und die Verständlichkeit. Konzeptvorlagen erarbeiten: Wenn Sie in Zukunft einen Text zu einem Thema wahrscheinlich öfters schreiben werden, bietet es sich an, dafür eine Konzeptvorlage zu erarbeiten. Eine frühe Stufe dazu finden Sie im folgenden Vorschlag. [→ Siehe auch vorstehend das Beispiel „7W-Fragen für eine Aktennotiz …“, S. 49] Mein Erarbeiten von Konzeptvorlagen Wenn ich damit gerechnet habe, einen Text zu einem Thema in Zukunft mehrfach zu schreiben, habe ich mich erst einmal an einen anderen Schreibtisch gesetzt, habe über die allgemeine Struktur des Themas nachgedacht und dann eine etwas allgemeinere Struktur formuliert, als ich sie im konkreten Fall benötigt habe. Das heißt, dass ich diese um Gesichtspunkte, die im Einzelfall eine Rolle spielen können, und um innere Abhängigkeiten erweitert habe. Das war die erste Fassung einer Konzeptvorlage. Dann habe ich mich wieder an meinen normalen Schreibtisch gesetzt, die Konzeptvorlage auf den konkreten Sachverhalt ausgerichtet und den Text ausformuliert. Erste Erweiterung: Eine Textvorlage erstellen Wenn künftige Texte vermutlich ziemlich ähnlich werden würden, habe ich eine Konzeptvorlage in eine Textvorlage umgesetzt. Diese enthielt dann nicht nur Felder für das Einfügen von Variablen, sondern auch alternative Formulierungen. 2.2 Das Konzept für den Text 51 Zweite Erweiterung: Konzeptvorlage und Textvorlagen differenzieren Ich habe, ausgerichtet auf die Konzeptvorlage, Texte mit den am häufigsten zu erwartenden Alternativen zu den einzelnen Punkten formuliert. Weniger wichtige Alternativen und Ergänzungen habe ich in zusätzlichen Dokumenten (also in Sammlungen von Textbausteinen zu einzelnen Punkten) aufgenommen und die Konzeptvorlage entsprechend fortgeschrieben. (e) Überlegungen zur Gestaltung von Texten Je anspruchsvoller ein Text ist, desto wichtiger ist dessen Gestaltung. Sehen Sie vor, die Struktur auch optisch zu verdeutlichen: Ansatzweise ist das für Überschriften und Zwischenüberschriften schon in (b) empfohlen worden [→ S. 41] . Sie können diese im Text hervorheben, sei es durch Fettdruck, Unterstreichungen oder Einrückungen. [→ Siehe auch Kap. 3.3 am Anfang, S. 74, und Kap. 3.6 „Briefe …“, S. 107] Die Struktur leitet Sie dann beim Ausformulieren: Sie stößt Sie immer wieder an zu überprüfen, ob das, was Sie unter einem Gliederungspunkt untergebracht haben oder unterbringen wollen, wirklich dahin gehört. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie im Textdokument zu viele Zwischenüberschriften haben werden, können Sie diese dort optisch herabstufen oder weglassen. Sie sollten diese aber im Konzept vorsehen, um sich stärker an die Frage zu erinnern, ob Ihre Ausführungen wirklich hierhergehören. Legen Sie Formatierungen fest: Das beginnt mit den Stufen für die Überschriften und deren typografischer Gestaltung. Möglicherweise wollen Sie Formatierungen später ändern. Dann empfiehlt es sich von vornherein, Formatierungen auf der Grundlage von Formatvorlagen vorzunehmen. Planen Sie, Inhalte zu visualisieren: Visualisierungen haben tendenziell den Vorteil, dass die Empfänger die Informationen leichter verstehen und auch eher behalten. Dank Software können Sie einfache Visualisierungen immer leichter erstellen. Wenn Sie Visualisierungen jetzt skizzieren (oder sogar entwerfen), helfen diese Ihnen, Ihre Gedanken vollständig zu entwickeln und zu ordnen. Sie können die Aufgabe haben, komplizierte oder sogar komplexe Inhalte darzustellen. Das können Sie in Worten nur linear tun, also Ab- 52 2 Ein Konzept erstellen satz für Absatz. In diesem Fall sind Visualisierungen nahezu unverzichtbar: für Sie, um Ihr Konzept abzubilden, und für den Leser, um die Zusammenhänge zu überblicken. Beispiele (1) Komplizierter Inhalt: Anbieter von Serviceleistungen bilden gerne Pakete, die unterschiedliche Leistungen beinhalten und diese teilweise in unterschiedlichen Ausprägungen, zum Beispiel hinsichtlich der Servicezeiten. Die Anbieter nennen das gerne “Silber“, “Gold“ und “Platin“. Alles ist in einer Tabelle übersichtlich dargestellt. Einige Anbieter versuchten, das „vertragsgerecht“ in Fließtext auszudrücken. Das blieb schwer verständlich. (2) Komplexer Inhalt: Das komplexe Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun kann dank der Grafik leicht verstanden werden; deswegen dürfen die Erläuterungen dazu etwas länger als erforderlich sein und also viele Beispiele enthalten [→Kap. 1.1 (b) am Anfang, S. 18]. Planen Sie Beispiele ein: Diese machen Ihre Aussagen anschaulich und damit besser verständlich. Das können - wie in diesem Buch - hervorgehobene Beispiele sein (weil es sich um einen Lerntext handelt) oder kleine Beispiele im laufenden Text, wie sie mit „beispielsweise“ oder „Ich denke an den Fall, dass …“ eingeleitet werden. Notieren Sie sich Beispiele, die Ihnen beim Erarbeiten des Konzepts einfallen. Machen Sie es sich beim Ausformulieren zu einer Regel, sich immer wieder zu fragen, ob Sie Beispiele einfügen können. (f) Überprüfen des Konzepts für den Text Planen Sie für das Überprüfen Ihres Konzepts einen eigenen Schritt ein und vor diesem zumindest eine kurze Pause. Diese Distanz soll Sie anstoßen, die Überprüfung gewichtig zu nehmen. Überprüfen Sie insbesondere die Einleitung. Diese könnte nicht mehr passen, weil Sie Ihre Argumentation geändert haben. Es ist schwierig, andere Personen an der Überprüfung zu beteiligen. Deswegen bietet sich an, frühzeitig mit jemandem über Ihr Schreibvorhaben zu sprechen. [→ Siehe Kap. 2.1 unter „Das Schreibvorhaben besprechen …“, S. 36] Einen Fließtext können Sie einer anderen Person in die Hand drücken, mit einem Konzept in einer Konzeptsprache kann eine andere Person normalerweise nicht viel anfangen. 2.3 Empfehlungen zu Textsorten 53 Sie können Ihr Konzept einer anderen Person mündlich darlegen und mit ihr besprechen. Sie müssen Ihre Darlegung zumindest mündlich vorbereiten. Sie sollten das auch schriftlich tun:  Gliederung des Konzepts  Thema und Überblick über den Inhalt  Erste Fassung eines Vorworts und/ oder einer Einleitung  Punkte, die Sie besprechen wollen. Oder nicht besprechen wollen. Ihr Gesprächspartner sollte wissen, auf welche Punkte er sich nicht vorzubereiten braucht. Dieser Zeitpunkt hat den Vorteil, dass über das Konzept gesprochen wird. Bei einer späteren Diskussion (über die erste Fassung) wird das Konzept nicht so schnell sichtbar. [→ Siehe zur ersten Fassung Kap. 3.1 (b) unter „Einen Begutachter einschalten“, S. 64] Geben Sie der anderen Person erst einmal Zeit, sich in Ihr Konzept einzudenken. 2.3 Empfehlungen zu Textsorten Man kann Textsorten nach beliebigen Kriterien sortieren, um ihre Gemeinsamkeiten und sodann Empfehlungen zu ihrer sachgerechten Gestaltung zu ermitteln. Im Folgenden werden einige Empfehlungen zu Sachtexten gegeben. Die Einleitung zu umfangreichen Sachtexten: Das Konzept für Ihr Schreibvorhaben in Kap. 2.1 ist mehr für kurze Texte an einen Adressaten(-kreis) ausgerichtet [→ S. 33] . Umfangreiche Sachtexte sind eher an unbekannte Personen gerichtet. Dann sollten Sie weniger an den oder die (relativ konkreten) Empfänger denken, sondern mehr an eine Leserschaft. Konzipieren Sie einen umfangreicheren Herold als üblich [→ siehe im Folgenden „Lerntexte“] :  Gehen Sie von dem erwarteten Wissensstand der potenziellen Leser aus, stellen Sie Ihnen das Thema dar und ordnen es in diesen Wissensstand ein. Zeigen Sie den roten Faden deutlich auf.  Beschreiben Sie, was die Ziele des Lesens sind. Zeigen Sie an, was der Leser mit dem Inhalt anfangen kann. Lerntexte: Für diese ist der Advance Organizer entwickelt worden, die vorangestellte Ordnung des (Lern-)Stoffes, den der Text enthält. Das entspricht einem Herold, dessen Umfang und Inhalt an den des Textes angepasst ist: [→ Siehe zu Lerntexten „Interaktionaler Ansatz von Groeben“, Anhang B.1.2, S. 162] 54 2 Ein Konzept erstellen Die folgenden Empfehlungen zielen darauf ab, den Wissenserwerb/ das Behalten des Lernstoffs zu fördern; sie dienen weitgehend auch der Motivation, die wiederum das Behalten des Lernstoffs fördert:  Gehen Sie von dem erwarteten Wissensstand des Lesers aus, stellen diesen kurz da und ordnen den Lernstoff darin ein / verknüpfen Sie den neuen Stoff mit dem bisherigen erwarteten Wissensstand (sog. „Vorstrukturieren“).  Beschreiben Sie, was die Ziele des Lernens/ Wissenserwerbs sind. Deuten Sie an, was der Leser mit diesem Wissen anfangen könnte.  Zeigen Sie den roten Faden deutlich auf, weisen Sie immer wieder darauf hin, wo sich der Leser innerhalb des Textes und damit innerhalb des gesamten Lernstoffes befindet. Verknüpfen Sie den folgenden Lernabschnitt mit dem Wissensstand dank des bisherigen Lernstoffs.  Erstellen Sie eine (grobe) Inhaltsübersicht und ein (sehr detailliertes) Inhaltsverzeichnis, um dem Leser beim Suchen zu helfen.  Machen Sie Verweise, damit der Leser, der etwas sucht, das über den Gesamtzusammenhang findet und nicht nur über ein Stichwortverzeichnis.  Bilden Sie Leseabschnitte und Lernabschnitte. Richten Sie der Länge an der Aufnahmefähigkeit der Leser aus.  Fassen Sie den Lernstoff am Ende eines Lernabschnitts zusammen; leiten Sie auf den nächsten Lernabschnitt über. [→ Kap 2.2 (b) unter „Vorrangig strukturieren“, S. 38]  Fügen Sie Aufgaben und Übungen zum Verständnis und zur Wiederholung ein. Hinweis zu wissenschaftlichen Texten: Das Thema ist von vielen Autoren gründlich bearbeitet worden. Die Schwerpunkte liegen im Arbeitsprozess und in den Formaten für Textsorten für Studierende. Esselborn-Krumbiegel, Helga Richtig wissenschaftlich schreiben 6. Auflage 2021 (ISBN 978-3-825255350), 168 Seiten Franck, Norbert Handbuch Wissenschaftliches Schreiben: Eine Anleitung von A bis Z Paderborn, 2019 (ISBN 978-3-25251086), 248 Seiten. Kühtz, Stefan Wissenschaftlich formulieren: Tipps und Textbausteine für Studium und Schule Paderborn, 4. Aufl. 2016 (978-3-8385-4666-7], 112 Seiten 2.3 Empfehlungen zu Textsorten 55 Mehrere Universitäten haben für ihre Studierenden kurze Lerntexte im Internet veröffentlicht. Beispielsweise hat die Universität Düsseldorf zusammen mit anderen Organisationen einen „Schreibtrainer: wissenschaftliches und berufliches Schreiben“ erarbeitet (www.uni-due.de). Mit „beruflich“ dürfte „im Hochschulbereich tätig“ gemeint sein. Es geht um ein fein gegliedertes Regelwerk, fast ohne Beispiele und ohne Übungen. 3 Texte ausformulieren In Kapitel 2 ging es darum, den Inhalt zu konzipieren. Jetzt ist es Ihre nächste Aufgabe, den Inhalt auszuformulieren. Das ist der wesentliche Schritt dafür, die Erfolgsfaktoren, die Sie für den Kommunikationsprozess festgelegt haben, zu erfüllen. Es folgt aber noch das Überarbeiten, um die Erfolgsfaktoren vollständig zu erfüllen [→ Kap. 1.2, S. 26]. Einleitung In dieser Einleitung geht es um zwei Themen: (a) Was sollten Sie für die Zielerreichung berücksichtigen (b) Wie sollten Sie vorgehen (a) Was sollten Sie für die Zielerreichung berücksichtigen Erst einmal geht es um die gute Lesbarkeit. Diese ist Voraussetzung für die leichte Verständlichkeit. Die Lesbarkeit wird je nach dem Aufgabengebiet des Definierenden unterschiedlich definiert. Das reicht von der typografischen Gestaltung bis hin zur Textverständlichkeit und bei den Linguisten bis hin zur Attraktivität des Textes. 12 Für Empfehlungen zum Ausformulieren ist es hilfreich, von aufeinander aufbauenden Stufen auszugehen:  Leserlichkeit  Lesbarkeit  Leichte Verständlichkeit Die Aufnahmefähigkeit des Lesers: Da Sie mit Ihrem Text das Gehirn des Lesers belasten, müssen Sie in Rechnung stellen, wie viel dessen Gehirn zu leisten vermag, d.h. wie viel Information dieses im Leseprozess erfassen und verarbeiten kann. 13 12 Beispielsweise definiert die DIN-Norm 1450 die Lesbarkeit unter dem Gesichtspunkt der „Leserlichkeit von Schriften“. 13 Was die Verarbeitungsweise des Gehirns anbelangt: Es analysiert zuerst die Grammatik eines Satzes, zeitlich versetzt die Semantik und bringt dann die Grammatik und die Semantik in Einklang und damit zu einem Ergebnis. 58 3 Texte ausformulieren Das Auge läuft voraus. Das Gehirn speichert den Informationsstrom in Abschnitten von etwa 3 Sekunden in einem speziellen Teil des Kurzzeitgedächtnisses; solche Abschnitte beinhalten Pakete von etwa 6 bis 7 Wörter. Das Gehirn beginnt sofort mit der Verarbeitung. Es verarbeitet wenige dieser Pakete in einem Zusammenhang, insgesamt maximal etwa 15 bis 17 Wörter. 14 Deswegen sollten Sie Sätze in Abschnitten von etwa 6 bis 7 Wörtern und insgesamt im Umfang von höchstens 15 bis 17 Wörtern bilden. Formulieren Sie Ihre Texte also so, dass der Leser diese flüssig lesen und verstehen kann. - Ein Leser kann seine erworbene Lesegeschwindigkeit kurzfristig kaum an die jeweilige Lesbarkeit eines Textes anpassen. Versuchen Sie einmal, einen Text etwas langsamer oder schneller als gewöhnlich zu lesen. Sie werden merken, dass die Aufnahmefähigkeit in beiden Fällen darunter leidet. Leserlichkeit - die formale Seite des Textes: Das Gehirn kann seine volle Leistung nur erbringen, wenn es das Textbild leicht erfassen kann. Basis ist ein gutes Schriftbild hinsichtlich Schriftart und -größe. 15 Hervorhebungen, Einschübe durch Zeichen usw. können den Inhalt verdeutlichen, machen das Schriftbild aber unruhig. Ihr Text soll für den Leser möglichst gewohnt erscheinen. Dazu dient optisch, dass Sie die üblichen Schreib- und Gestaltungsregeln für Texte einhalten. Dafür können Sie sich bei Briefen und E-Mails an der DIN-Norm 5008: 2020 ausrichten. 16 Es hilft auch eine deutliche Gliederung, die Sie grafisch hervorheben. [→ Siehe auch Kap. 3.3 am Anfang, S. 74] Lesbarkeit: Es geht darum, wie leicht das Gehirn den Text erfassen kann. Das bestimmen im Wesentlichen formale Aspekte des Textes. [→ Siehe Anhang B.1.1 unter „Lesbarkeit“, S. 159] Die leichte Lesbarkeit ist für den Lesefluss positiv. Sie sollte aber nicht überschätzt werden. Sie erspart dem Leser pro Satz maximal eine Sekunde. Wenn der Leser allerdings erst einmal nachdenken 14 Die Speicherung erfolgt nicht wie im Langzeitgedächtnis. In letzterem wird die Information anders abgespeichert: in aller Regel verdichtet und hochvernetzt auf das bisherige Wissen ausgerichtet. Die neuronalen Zusammenhänge sind noch unklar. 15 Dazu gibt es die DIN-Norm 1450 zur Leserlichkeit von Schriften 16 „ Schreib- und Gestaltungsregeln in Text- und Informationsverarbeitung“ 3.1 Einleitung 59 muss, was der Schreiber mit dem Satz gemeint haben dürfte, geht es schon um mehrere Sekunden. Und noch schlimmer: Der Leser missversteht den Inhalt des Satzes, und es entstehen Reibungen. Die können Stunden kosten. Die leichte Verständlichkeit ist also wesentlich wichtiger. Folgen Sie dem üblichen Satzbau, den Ihre Leser erwarten. Dieser lässt Ihnen Spielräume für Umstellungen, insbesondere dafür, bestimmte Satzglieder zu betonen. Reihen Sie die Satzglieder so, wie sich der Satz am leichtesten lesen lässt. Zur leichten Lesbarkeit gehört auch, dass Sie die Rechtschreibung und Grammatik korrekt anwenden und damit Ihre Empfänger nicht irritieren und nicht vom Lesen ablenken. Beispiele für störende Grammatikfehler (1) Falsch gesetztes Komma: Ein Hauptsatz enthält zwei Teile mit je einem Verb, die mit „und/ oder“ miteinander verbunden sind. Dem ersten Teil folgt ein Nebensatz. Dieser muss mit zwei Kommas abgegrenzt werden. Häufig fehlt das zweite Komma. Also liest der Leser den zweiten Teil des Hauptsatzes erst einmal als Fortsetzung des Nebensatzes und ist irritiert. (2) Imperfekt ist falsch, Perfekt ist richtig: Wenn eine Handlung, die in der Vergangenheit stattgefunden hat, in die Gegenwart hineinwirkt, soll das Verb im Perfekt stehen. Der DUDEN erläutert Ihnen das „amtliche Regelwerk der deutschen Rechtschreibung“. Für sehr viele Alltagsfragen finden Sie gut verständliche Erläuterungen in www.wortwuchs.net. Für die Prüfung von Rechtschreibung und Grammatik finden Sie im Internet Programme, die über die Leistung von WORD etwas hinausgehen. Schalten Sie Funktionen wie „Vokabular und Lesbarkeit“ oder ähnliche Funktionen aus. Sonst werden Sie mit kontraproduktiven Hinweisen zu Ihren Fachbegriffen und zu Ihrer stur einheitlichen Begriffsverwendung überschüttet. Zu den Kommas erlaubt § 73 des amtlichen Regelwerks, in bestimmten Fällen doch eines zu setzen, „um die Gliederung … deutlich zu machen.“ Ich empfehle, diese Regel etwas zu verallgemeinern: Sie dürfen im Interesse der Deutlichkeit auch einmal auf ein Komma verzichten. Beispiele für den Verzicht auf ein Komma Vor eine Konjunktion soll ein Komma gesetzt werden. Manchmal folgt nach dem Komma und der Konjunktion allerdings ein Wort, 60 3 Texte ausformulieren das die Art des Nebensatzes in Ergänzung zur Konjunktion charakterisiert. Beispielsweise mag das „wenn“ eine bestimmte Konstellation betonen. Dann schreibe ich nicht „Das gilt, wenn insbesondere …“, sondern „Das gilt, insbesondere wenn …“ (also ohne Komma vor dem „wenn“). 17 „So ist es, es sei denn dass eine Ausnahme vorliegt.“ Ich behandele „es sei denn dass“ als eine Konjunktion. Die Grammatik kann die Verständlichkeit so erschweren, dass ein leichter Regelverstoß vertretbar sein kann, vorausgesetzt dass der Regelverstoß Ihnen bewusst ist. (Da „fehlt“ nach „vorausgesetzt“ schon wieder ein amtlich vorgesehenes Komma! ) [→ Siehe Kap. 3.4 (a) unter „Vermeiden Sie, dass das Verb erst am Ende des Satzes steht“, S. 84] Beispiel für einen nicht störenden Grammatikfehler „Je akuter und schneller eine Krisensituation sich entwickelt, desto stringenter muss die Führungsorganisation sein und desto effizienter die Informationsflüsse und desto kürzer die Entscheidungswege.“ Statt „muss“ müsste es „müssen“ heißen (drei Subjekte, und darüber hinaus zwei im Plural). Aber so wie formuliert liest der Satz sich flüssig. Leichte Verständlichkeit: Über den Erfolgsfaktor „leichte Lesbarkeit“ hinaus kommt es darauf an, Texte so abzufassen, dass der Leser diese gleich beim Lesen nicht nur erfassen, sondern hochwahrscheinlich auch leicht und damit richtig verarbeiten kann. Beispiele für Maßnahmen für leichte Verständlichkeit Ein Satz soll nicht mehr als einen Gedanken enthalten; der Satzaufbau soll schnell erkannt werden können. Subjekt und Prädikat sollen deswegen als Anknüpfungspunkt für das Verstehen eher am Satzanfang stehen. Das Gebot der sachlichen Richtigkeit (einschließlich Vollständigkeit) führt oft dazu, dass man noch etwas in einen Satz hineinpackt. Man sollte dafür eher einen weiteren Satz bilden! 17 Das „wenn“ am Anfang würde hingegen eine Bedingung für die Aussage im Hauptsatz enthalten, die dann durch das „insbesondere“ relativiert werden würde. 3.1 Einleitung 61 Lesen am Bildschirm unterstützen: Wenn in Betracht kommt oder sogar zu erwarten ist, dass der Empfänger Ihren Text am Bildschirm lesen wird, sollten Sie Ihren Text noch leichter handhabbar und lesbarer machen. Am Bildschirm liest es sich schlechter. Verweise und Fußnoten können ein Problem darstellen. [→ Kap. 4 (b) unter „Ausdrucken und Überarbeiten“, S. 122] Schreiben nicht schlechter als Reden: Beim Schreiben entwickelt man Eigenheiten, die die Eindeutigkeit und die Verständlichkeit beeinträchtigen. Einige sind darauf zurückzuführen, dass man Informationen in wenigen Wörtern ausdrücken will, einige sind einem in der akademischen Ausbildung antrainiert worden. Wenn Sie ein bisschen mehr so schreiben, wie Sie ordentlich reden, erhöhen Sie die Verständlichkeit Ihres Textes. Sie machen diesen zwar physisch länger, kürzen aber die Zeit ab, die der Empfänger für das Verstehen des Textes benötigt (und erhöhen den Grad an Eindeutigkeit). Einige Vorteile bei Schreiben wie ordentlich Reden Für mich liegt der größte Vorteil darin, dass ich stärker an den Empfänger denke: Ich frage mich mehr, ob der Empfänger kapieren kann, was ich da schreibe. Ich führe ihn stärker durch das Thema, insbesondere kündige ich den nächsten Gedankengang besser an (Herold). [→ Siehe auch Kap. 3.2 (a) unter „Beispiel dazu: mein Vorgehen“, S. 66, und Kap. 4 (a) unter „Sie selbst werden gefordert“ zum Überprüfen des Textes aus der Sicht des Empfängers, S. 106] In den folgenden Beispielen geben die Klammern an, welche Empfehlungen in Kapitel 3.4 sich mit diesen Vorteilen befassen. Allgemein erleichtern Sie sich die Arbeit, Sätze zu formulieren. [a] Sie bilden kaum Bandwurmsätze und kaum Ketten von Substantiven. [a] und [b] Sie verwenden mehr Wörter aus Ihrem aktiven Wortschatz und damit weniger schwer zu verstehende Wörter. [b] Sie ersetzen Verben weniger durch Substantive. [c] Sie verwenden wenige adverbiale Bestimmungen und bilden stattdessen Nebensätze, die dasselbe einfacher ausdrücken. Sie betonen wichtige Adjektive stärker, weil Sie für diese Nebensätze bilden. [c] und [g] 62 3 Texte ausformulieren Sie machen weniger unklare Rückbezüge, weil Sie ein Substantiv wiederholen, statt es nur in Bezug zu nehmen. [d] Sie verwenden mehr das Aktiv und weniger das Passiv. [e] Sie fördern diese Formulierungsweise, wenn Sie wie vorgeschlagen Sätze erst einmal im Kopf formulieren. [→ Siehe Kap. 3.4 (a) „Konstruieren Sie Sätze übersichtlich“, S. 77] Verdeutlichen Sie, auf welcher Ebene Sie argumentieren: In Betracht kommen insbesondere die folgenden Ebenen:  informativ/ realitätsbezogen (Kriterium: Ist das wahr? Ist das wahrscheinlich wahr? Ist das Ihre Sicht auf Tatsachen? )  funktional/ technisch (Kriterium: Ist das geeignet? Ist das wahrscheinlich geeignet? Ist das nach Ihrer Auffassung geeignet? )  normativ (Kriterium: Ist das erwünscht/ gesollt bzw. unerwünscht/ abzulehnen: von Ihnen oder von einer größeren Gruppe bis schließlich gemäß der herrschenden Moral? )  Betrachtungsebene/ Metaebene: Sie können etwas auf einer höheren Ebene anmerken. Negativbeispiele (1) „Eine Zustimmung kann es nicht geben.“ Als Tatsachenbehauptung wäre das: „Eine Zustimmung ist aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen.“ Wenn es um die Zustimmung des Schreibers geht und er diese nicht geben will, sollte er es auf der normativen Ebene klar ausdrücken: „Ich will nicht zustimmen.“ / „Ich stimme nicht zu.“ Aber man versteckt seine Ablehnung gerne. Wenn es um die negative Bewertung eines Vorschlags geht, klarer: „Eine Zustimmung darf es nicht geben. Denn ...“ (2) „Richtig! “ wird verwendet, um Tatsachen zu bestätigen, aber manchmal fälschlich auch, um Werturteilen zuzustimmen. Verdeutlichen Sie die jeweilige Ebene im Interesse einer erfolgreichen Kommunikation:  Informativ: Sie können Tatsachen mitteilen und/ oder analysieren. Sie können ergänzen, mit welcher Wahrscheinlichkeit Ihre Aussage wahr ist bzw. worauf Sie Ihre Aussage stützen.  Funktional: Sie können ein Konzept bilden/ Vorschläge machen, diese auch bereits auf deren Realisierbarkeit hin bewerten. 3.1 Einleitung 63  Normativ: Sie können das Konzept auch von der Wünschbarkeit her bewerten, auch bereits aus Ihrer Sicht über diese entscheiden. (b) Ihr Vorgehen Eher erst ausformulieren, dann erst überarbeiten: So wie bisher die Empfehlung galt „erst konzipieren, dann ausformulieren“, heißt die Richtschnur jetzt: „Eher erst ausformulieren, dann erst überarbeiten“. Hier grenzen sich die Phasen inhaltlich nicht so streng voneinander ab. Denn man verbessert den Text auch schon innerhalb dieser Phase, besonders wenn man die erste Fassung von anspruchsvollen Texten in einem zweiten Durchgang durcharbeitet. Die Empfehlung will zu Ihrem Vorgehen sagen: „Versuchen Sie nicht, durch Verbesserungen während des Ausformulierens die Phase des Überarbeitens zu erübrigen. Sie würden sich übernehmen und das verbleibende Verbesserungsbedürfnis und Verbesserungspotenzial unterschätzen“ [→ Kap. 4 (a), S. 115]. Konzentrieren Sie sich jetzt beim Ausformulieren mehr auf den Inhalt und später in der Phase des Überarbeitens mehr auf den/ die Empfänger. Beispiel Ob ich „Empfänger“ oder „Leser“ verwende, ordne ich dem Ausformulieren zu. Ob ich statt dieser Begriffe „man“ verwende oder aber Sie direkt anspreche, gehört für mich zur personalen Ebene und ist besser beim Überarbeiten untergebracht. So haben „Sie“ nie schlechte Gewohnheiten, sondern hat das immer nur „man“. Es kommt auch beim Ausformulieren besonders auf den Umfang und die Schwierigkeit des Themas an. Einfache Texte können Sie von vornherein so schreiben, dass diese überarbeitungsreif sind. Zwei Durchgänge für anspruchsvolle Texte: Nachdenken und gut Ausformulieren zugleich überfordert auf Dauer das Gehirn. Es drängt sich auf, dass Sie zwei Durchgänge machen:  Den ersten für eine erste Fassung,  den zweiten für das Durcharbeiten, um einen überarbeitungsreifen Text zu schaffen. Sie können sich bei der ersten Fassung besser auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren. 64 3 Texte ausformulieren Erste Fassung: Bringen Sie Ihre Gedanken in einen einigermaßen richtigen (einschließlich vollständigen) und einigermaßen ordentlich geschriebenen Text. Formulieren Sie diesen so weit aus, dass Sie beim zweiten Durchgang genau wissen, worum es Ihnen geht. Komplizierte Sätze oder Gedankengänge können Sie erst einmal so stehen lassen, auch wenn Sie diese für verbesserungsbedürftig halten. Das gilt auch für Formulierungen, die Ihren Gedanken noch nicht so ganz treffen. Sie sollten diese Sätze markieren. Bei langen Texten kann es Abschnitte geben, in denen es im Wesentlichen nur auf das Detail ankommt. Um den Faden nicht zu verlieren, können Sie sich im ersten Durchgang darauf beschränken, solche Abschnitte nur grob oder nur teilweise zu formulieren. Warnung Wenn Sie während des Ausformulierens anfangen, den schon geschriebenen Text zu überarbeiten, haben Sie wahrscheinlich ein Problem. Wahrscheinlich kommen Sie mit dem Ausformulieren nicht recht weiter, und das wahrscheinlich deswegen, weil Sie Ihr Konzept nicht ausreichend ausgearbeitet haben. Also sollten Sie erst einmal zur Phase Konzipieren zurückgehen! Sie können parallel zur Arbeit an einer Stelle auch an einer anderen Stelle Stichworte oder Überlegungen notieren und markieren. Markieren Arbeiten Sie mit je einer Markierung für den Inhalt und für die Sprache: Farblich unterlegt: Der Text muss noch sprachlich verbessert werden. Andere Schriftfarbe: Der Gedanke muss noch durchdacht werden. Das kann auch ein Hinweis zu einem Gedanken an einer anderen Stelle sein. Sie brauchen dort nur den Hinweis einzufügen. Der Text soll so verständlich sein, dass Sie diesen jemanden geben können, der bereit ist, den Inhalt mit Ihnen zu besprechen. Einen Begutachter einschalten: Jetzt ist der Zeitpunkt dafür besser als beim Überarbeiten. Sie können den Gutachter besser davon abhalten, sich mit den sprachlichen Schwächen zu befassen. 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 65 Führen Sie die Rechtschreibkontrolle durch. Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner mit, welche Punkte Sie besprechen wollen und in welchem Zustand sich der Text noch befindet. [→ Siehe auch für das Einschalten von Dritten zum ausformulierten Text Kap. 4 (a) unter „Begutachter einschalten“, S. 117] Durcharbeiten: Das bedeutet laut DUDEN „in allen Einzelheiten gestalten, vollständig, gründlich ausarbeiten.“ Machen Sie aus einem einigermaßen ordentlich geschriebenen Text einen ordentlich geschriebenen Text. Beseitigen Sie die Schwächen, die eine erste Fassung wie dargestellt durchaus haben darf. Prüfen Sie, ob Änderungen sich an anderen Stellen Ihres Textes auswirken. [→ Vgl. Kap. 4 (b) unter „Änderungen verursachen Anpassungsbedarf“, S. 121] Bei der inhaltlichen Richtigkeit (einschließlich Vollständigkeit) kommt beispielsweise in Betracht, Randbedingungen für Ihre Argumentation zu ergänzen. Denken Sie auch daran, dass Sie überzeugend argumentieren. Ihr Start beim Ausformulieren : Stellen Sie sich auf die Situation ein. Neutralisieren Sie Ihre Stimmung, die Sie aus Ihrer letzten Tätigkeit mitgebracht haben. Denken Sie noch einmal an das Kommunikationsquadrat. Wenn Sie ein stabiles Konzept haben, sind Sie einigermaßen frei, bei welchem Punkt Sie mit dem Ausformulieren anfangen. [→ Siehe Kap. 2.2 (a) unter „Erst konzipieren, dann ausformulieren“, S. 36] Das Ende des Ausformulierens : Führen Sie die Rechtschreibkontrolle durch. 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit Überblick (a) Stellen Sie sich auf Ihren Empfänger/ Ihre Empfänger ein (b) Vermeiden Sie sprachliche Unklarheiten (c) Formulieren Sie den einzelnen Gedanken vollständig aus (d) Formulieren Sie konkret (e) Formulieren Sie eher nicht kurz 66 3 Texte ausformulieren Im Interesse des Erfolgs sollten Sie möglichst eindeutig und situationsgerecht verständlich formulieren. Dieser Abschnitt enthält dazu allgemeine Empfehlungen. (a) Stellen Sie sich auf Ihren Empfänger/ Ihre Empfänger ein Stellen Sie sich auf dessen/ deren sachliche und sprachliche Verstehensfähigkeit einschließlich dessen/ deren Sicht auf die Wirklichkeit. [→ Siehe auch Kap. 1.1 (a) „Die Sachebene“, S. 16, und Kap. 2.1 „Konzept für Ihr Schreibvorhaben“, S. 33] Beispiel für unterschiedliche Empfänger Sie schreiben an jemanden innerhalb oder außerhalb von Ihrer Organisation. Sie erhöhen die Verständlichkeit und sprechen den Empfänger stärker an, indem Sie beim Schreiben an den einen Empfänger bzw. an eine typische Person eines Empfängerkreises denken. Stellen Sie sich vor, der eine Empfänger oder eine typische Person des Empfängerkreises würde Ihnen gegenübersitzen (stellen Sie anfangs einen Stuhl vor sich! ). Diese Anordnung hat einen weiteren Vorteil: Sie stellen sich mehr darauf ein, so zu schreiben, wie Sie mit jemandem ordentlich reden, und fragen sich häufiger, ob der Empfänger das auch verstehen wird. Damit erhöhen Sie die Verständlichkeit Ihres Textes. [→ Siehe Kap. 3.1 (a) unter „Schreiben nicht schlechter als Reden“, S. 40] Beispiel dazu: mein Vorgehen Der Kunde des von mir vertretenen Auftragnehmers war wegen Lieferverzugs vom Vertrag zurückgetreten, ohne dass er vorher die normalerweise erforderliche Nachfrist gesetzt hätte (das ist ziemlich riskant). Ich sollte dazu intern Stellung nehmen. Bei allen potenziellen Empfängern konnte ich von einem guten Denkniveau ausgehen, bei einem Juristen auch von einem guten fachlichen Niveau. Wenn ich an einen Juristen schrieb, also zwischen Fachleuten, nannte ich den einschlägigen Paragrafen für die Fristsetzung, verwendete rechtliche Begriffe und hielt mich kurz. Wenn ich an einen Nicht-Juristen schrieb, nannte ich keine Paragrafen und verwendete möglichst wenige rechtliche Begriffe. Ich erläuterte, dass der Kunde eine Frist hätte setzen müssen, das aber in diesem Fall erfreulicherweise nicht getan habe. 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 67 Wenn möglich habe ich mich zusätzlich auf die Rolle des jeweiligen nicht-juristischen Empfängers eingestellt: Bei einem Manager beschränkte ich mich auf die Aussage, dass der Kunde keine Frist gesetzt habe und damit einen formalen Fehler gemacht habe; ein Rechtsstreit würde wahrscheinlich gewonnen werden. Bei einem Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes ging ich davon aus, dass dieser stärker an der Rechtslage interessiert war. Deswegen stellte ich ihm den rechtlichen Zusammenhang dar, nämlich dass eine Fristsetzung normalerweise nötig, in Ausnahmefällen aber nicht nötig sei, und hier kein Anzeichen für einen Ausnahmefall vorliegen würde. Gleichartige Empfänger : Bei mehreren solchen Empfängern können Sie sich auf ein einheitliches Niveau einstellen. Eine Anforderungsspezifikation beispielsweise braucht für deren Empfänger nur klar formuliert zu sein, um für diese bereits verständlich zu sein. Bei Texten mit sachlichen Informationen für Nicht-Fachleute müssen Sie sich auf deren niedrigeres Verständlichkeitsniveau einstellen. Auch innerhalb gleichartiger Empfänger müssen Sie mit unterschiedlichen Niveaus rechnen. Formulieren Sie auf einem aus Ihrer Sicht mäßigen Niveau. Sie werden wahrscheinlich auf einem mittleren Niveau landen. Dann erreichen Sie bei den Empfängern den höchstmöglichen Grad an Zufriedenheit. Solche mit einem hohen Niveau werden sich über die leichte Verständlichkeit eher freuen als sich über Ihren Stil mokieren. Informationstexte an Nicht-Fachleute: Bei solchen Texten sollten Sie nicht erwarten, dass sich die Leser bemühen, sich in Ihren Text einzudenken. Wahrscheinlich wollen viele Leser nur erfahren, was sie tun (oder unterlassen) sollen. Man kann das die Stufe „Bedienungsanweisungen“ oder „Kochrezepte“ nennen. Bei solchen Texten sollten Sie wirklich auf einem mäßigen Niveau bleiben. Gehen Sie davon aus, dass Leser mit einer hohen Verstehensfähigkeit diese abschalten. Vermeiden Sie Überlegungen wie „Vergleichen Sie das mit dem Punkt …“ Bringen Sie noch mehr Beispiele, möglichst sogar stets, nachdem Sie einen abstrakten Satz geschrieben haben. Erklären Sie alles, was nicht unmittelbar einleuchtet. Nicht gleichartige Empfänger : Sie müssen den Text auf die verschiedenen Empfänger hin differenzieren. Primär geht es um das Sachwissen und damit um dessen Begriffe, also 68 3 Texte ausformulieren weniger um die Fähigkeit zum Denken. Sie können nicht - wie bei gleichartigen Empfängern - ein knapp mittleres Niveau für alle Empfänger wählen. Es wird kaum um Texte an sehr unterschiedliche Empfänger gehen. Wählen Sie ein für die Mehrheit der Empfänger knapp mittleres Niveau. Alternativ kann sich aufdrängen, Teile des Textes auf die verschiedenen Empfänger hin auszurichten. Sie können das innerhalb eines Dokuments tun oder den Text auf zwei Dokumente aufteilen. Beispiele (1) Ein Arztbrief ist an einen anderen Arzt gerichtet und enthält am Ende einen kurzen Bericht an den Patienten. (2) Eine Management Summary gegenüber dem ausführlichen Text. Bedenken Sie, welche personalen Botschaften Ihre Empfänger aus diesen Maßnahmen herauslesen. Texte mehrheitlich an Empfänger mit überdurchschnittlichem Sachwissen: Es kann ausreichen, Erläuterungen für Nicht-Fachleute in den laufenden Text einzufügen:  Kurze Erläuterungen entweder in Klammern oder in einem Satz nach Ihrer Aussage. [→ Siehe auch Kap. 3.4 (a) unter „Einschübe“, S. 81]  Andere Erläuterungen in Fußnoten. Dann sollten Sie am Anfang Ihres Textes darauf hinweisen, dass die Fußnoten Erläuterungen und also nicht weitergehende Überlegungen enthalten. Texte an Empfänger mit unterdurchschnittlichem Sachwissen: Es dürften spezifische Gründe dafür vorliegen, dass auch Empfänger mit überdurchschnittlichem oder sogar hohem Sachwissen diese Texte zur Kenntnis nehmen sollen. Teilen Sie diesen ggf. direkt oder indirekt mit, warum Sie den Text an Empfänger mit unterdurchschnittlichem oder sogar niedrigem Sachwissen ausgerichtet haben. Der unbekannte einzige Empfänger : Es kann auch diesen geben. Sie können sich ihn als Person eines unbekannten Empfängerkreises vorstellen. Allerdings würden Sie an einen Empfängerkreis ziemlich unpersönlich schreiben. Also sollten Sie Ihren Text darauf abstellen, dass Sie an eine einzige Person schreiben. 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 69 (b) Vermeiden Sie sprachliche Unklarheiten Das fördert die Eindeutigkeit und die leichte Verständlichkeit. Mehrdeutigkeit von Wörtern vermeiden: Wörter können verschiedene Bedeutung haben, möglicherweise sogar gegensätzliche. [→ Siehe Kap. 1.1 (a) unter „Risikofaktor Sprache“, S. 17, und Kap. 3.4 unter „Weitere schwierige Wörter“, S. 130] Beispiele (1) „Sonst habe ich nichts zu sagen.“ (= ansonsten, weiterhin). „Sonst geht der Auftrag verloren.“ (= anderenfalls) „Das habe ich umsonst gemacht.“: Unentgeltlich oder vergeblich? (2) Am Montag: „Wir treffen uns am nächsten Freitag! “ An dem in dieser Woche oder an dem in der nächsten Woche? Zahlen: Bleiben Sie bei diesen bis auf die letzte Stelle genau, insbesondere bei Geldbeträgen. Runden Sie also nicht die Zahlen, die Sie eingeführt haben, Es mag zwar komisch wirken, wenn eine Position von „823,26 Euro“ neben einer von „ca. 10.000 Euro“ erscheint. Wenn der Empfänger in der Lage sein soll, mehrere Positionen nachzuverfolgen, erleichtert es ihm, wenn Zahlen bis auf die Ebene von Cents unverändert bleiben. Mehrdeutige Formulierungen vermeiden: Der Empfänger kann auf semantischer Ebene meist herausfinden, was der Schreiber gemeint hat. Allerdings kostet das unnötig Zeit. Und manchmal bleibt das Ergebnis unklar. Beispiele für Mehrdeutigkeit (1) „Solche Konzepte suchen die Kunden.“ Wer sucht? Die semantische Ebene gibt eine eindeutige Antwort. (2) „Das Gerät wurde von XYZ ausgeliehen.“ Wer hat ausgeliehen? Das ergibt sich erst aus dem Zusammenhang heraus, in dem der Satz steht. (c) Formulieren Sie den einzelnen Gedanken vollständig aus Was und wie viel Sie schreiben wollen/ sollen, wissen Sie selbst am besten. Es geht darum, dass Sie Ihre Gedanken/ Punkte im Interesse der Eindeutigkeit vollständig ausformulieren. 70 3 Texte ausformulieren Beispiel für Unvollständigkeit im Kleinen „In der Spitzenzeit muss das System das und das schaffen.“ Wie lange dauert die Spitzenzeit? Es kann auch darauf ankommen, zu welchen Zeiten diese liegt. Es gibt fast immer (mindestens) zwei Alternativen im Leben. Man formuliert allerdings oft nur die Alternative: „So soll es ablaufen.“ und nicht auch die Alternative: „So soll vorgegangen werden, wenn es nicht wie vorgesehen abläuft.“ Regeln Sie auch Plan B, wenn eine Abweichung von Plan A kritisch ist. Beispiel „Wir installieren das IT-System bis zum 01.04. Sie überprüfen bis zum 15.04., ob Sie die Daten in der vorgesehenen Weise von Ihren Vorsystemen übernehmen können. Ist das der Fall, installieren wir die weiteren IT-Systeme bis zum 25.04.“ Wie soll vorgegangen werden, wenn der Partner die Daten nicht bis zum 15.04 überprüft hat? Wahrscheinlich wird der Terminplan verschoben. Das dürfte unkritisch und damit nicht regelungsbedürftig sein. Wie aber soll vorgegangen werden, wenn die Daten in der vorgesehenen Weise nicht übernommen werden können? Das dürfte kritisch sein und sollte dementsprechend geregelt werden. Oft reicht es aus, an die Alternative zu denken und infolgedessen den vorgesehenen Ablauf so zu formulieren, dass aus der Formulierung darauf geschlossen werden kann, was anderenfalls gelten soll. Außerdem kann die Frage nach der anderen Alternative helfen, unsaubere Formulierungen in der geregelten Alternative aufzudecken. (d) Formulieren Sie konkret Sie erreichen einen desto höheren Grad an Eindeutigkeit und an Verständlichkeit, je konkreter Sie schreiben. Dazu helfen besonders aussagekräftige Verben und Substantive. Bei der Konkretheit kommt auch ein weitergehendes Ziel ins Spiel, nämlich anschaulich/ bildhaft/ plastisch zu formulieren, um die Lesebereitschaft der Empfänger zu fördern. Diese können sich dann besser vorstellen, was der Text ausdrücken soll. [→ Kap. 1.1 (a) unter „Situationsgerecht verständlich schreiben“, S. 20] 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 71 Beispiele (1) Nicht: den Text „zur Verfügung stellen“, sondern: den Text „anzeigen“ oder „drucken“ oder „senden“. (2) Nicht: Die Problematik hat sich „verändert“, sondern: Die Problematik hat sich „verschärft“ oder „entschärft“. Nicht: „Ich habe mich geirrt“, sondern je nach der Situation, beispielsweise: „Ich habe mich verschätzt.“ Das stimmt den Leser schon auf den folgenden Text ein. (3) Die Überschrift zu Kapitel 2.2 (e) lautete ursprünglich: „Überlegungen zum Ausformulieren“ und lautet jetzt konkreter: „Überlegungen zum Gestalten von Texten“ Ähnlich: „Halten Sie Sätze schlank.“ Konkreter: „Halten Sie sich mit Nebensätzen zurück." Ich reagiere gereizt, wenn ich das Wort „betrachten“ lese: Fehler/ Anforderungen werden betrachtet. Weil es so modern klingt oder bequem ist, wird heute vieles „fokussiert“ oder „identifiziert“. Ähnlich beliebt ist es, alles Mögliche zu „adressieren“ oder zu „bewerten“: Personen, Konzepte usw. Negativbeispiel „Das Risikomanagement ermöglicht, bedrohliche Ereignisse frühzeitig zu identifizieren.“ Gemeint sein dürfte: „zu erkennen“ oder aber „zu ermitteln“. Um etwas konkret zu formulieren, brauchen Sie sich nur zu fragen, ob Sie das genauer ausdrücken können. Es geht nicht um Ihre Fähigkeit, sondern entscheidend um Ihre Bereitschaft, etwas nicht nur richtig zu schreiben. Bezeichnen Sie Begriffe eine Stufe genauer, als es dem üblichen Sprachgebrauch entspricht. Beispiele Nicht: „die Schnittstelle“, sondern: „die Schnittstellendefinition“ oder „das Schnittstellenprogramm“. Nicht: „die Dokumentation“, sondern: „die Benutzerdokumentation“ oder „die systemtechnische Dokumentation“. Futur: Man schreibt etwas, was in der Zukunft stattfinden wird/ soll. Das kann sich beispielsweise aus der Fortsetzung der Gegenwart er- 72 3 Texte ausformulieren geben: „Derzeit beträgt der Anteil x Prozent. Er verringert sich dann auf y Prozent.“ Das Gehirn erkennt das allerdings schneller und der Leser versteht das damit leichter, wenn der Schreiber im Futur schreibt und damit ausdrücklich auf die Zukunft Bezug nimmt: „Er wird sich dann auf y Prozent verringern.“ 18 Beispiele (1) Ein Satz aus dem Text zum Übergang vom Konzipieren zum Ausformulieren lautete ursprünglich (abgekürzt): „Wenn Sie zu früh mit dem Ausformulieren starten, haben Sie zusätzlichen Aufwand beim Überarbeiten.“ Plastischer: „Wenn Sie mit dem Ausformulieren zu früh starten, werden Sie beim Überarbeiten zusätzlichen Aufwand haben.“ (2) „Entscheiden Sie danach, wie der Empfänger das Dokument bearbeiten und gegebenenfalls weiterleiten wird.“ (e) Formulieren Sie eher nicht kurz „In der Kürze liegt die Würze.“ Der Satz geht auf Shakespeare zurück (Hamlet) 19 . Er wendet sich ausdrücklich gegen die „Langweiligkeit“. Selbstverständlich sollen Texte nicht weitschweifig sein. Eine wörtliche Wiederholung dürfte beim Empfänger nur leichtes Kopfschütteln hervorrufen. Wenn die Wiederholung unterschiedlich formuliert ist, wird der Empfänger irritiert sein. Unterschiedliche Formulierungen können zu Widersprüchen führen. Orientieren Sie sich am Gesetz des abnehmenden Grenznutzens. Typischerweise nimmt der Nutzen mit jeder weiteren Information zu demselben Thema ab. Er bleibt einige Zeit positiv, bis er schließlich wegen Langatmigkeit negativ wird. [→ Kap. 5 am Anfang, S. 125] Detailliert zu informieren kann zu Ihrem Konzept gehören. Entscheiden Sie also danach, ob sich der Grenznutzen eines weiteren Satzes noch für den Empfänger lohnt. Man kann manches weglassen, weil es bekannt ist; diese Einordnung kann allerdings risikobehaftet sein [→ Kap. 1.1, S. 16] . Manches, was in einem isolierten Satz an Information erforderlich ist, kann entfallen, weil es aus dem Zusammenhang heraus klar ist. 18 Wenn man etwas zu verschiedenen Zeitpunkten in der Vergangenheit schreibt, verwendet man automatisch unterschiedliche Zeitformen. 19 „Weil Kürze denn des Witzes Seele ist, Weitschweifigkeit der Leib und äußre Zierat: Fass ich mich kurz.“ 3.2 Allgemeine Empfehlungen zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 73 Beispiel „Beim Test der Softwarekomponenten …“ Wenn es in diesem Text um die Erstellung von Software gilt, reicht “beim Test der Komponenten“ aus, möglicherweise sogar die Formulierung „beim Testen“. Schreiben Sie lieber etwas ausführlicher, um Vollständigkeit und damit Eindeutigkeit zu fördern. Der Abschnitt „Schreiben nicht schlechter als Reden“ enthält nahezu ein Plädoyer für nützliche Länge [→ Kap. 3.1, S. 96]. Diese Empfehlung gilt besonders, wenn Sie etwas schreiben, was für den Empfänger unerwartet oder neuartig ist, was gegen seine bisherigen Vorstellungen gehen könnte oder was schwer verständlich ist. Diese Empfehlung ist noch dringender, wenn Sie in einem Text, etwa einem Schreiben, eine schon früher erteilte Information ändern. Weisen Sie ganz deutlich darauf hin. Beispiel Der Koordinator einer Arbeitsgruppe hatte eine Sitzung in einer E- Mail mit den Anlagen, die besprochen werden sollten, wie folgt vorbereitet: “… In den Anlagen zwei Themenlisten. Die erste beinhaltet alle zu besprechenden Punkte und markiert diejenigen, die Priorität haben. Die zweite Liste beinhaltet einen Vorschlag von Herrn XX [dem stellvertretenden Projektleiter] für den Fall, dass die Zeit nicht für alle Punkte ausreicht. Anhang: Terminplan“ Zwei Stunden später schrieb sein Vorgesetzter eine E-Mail von einer Dienstreise: „Aus diesem Paradies (Bilder und Stories für unsere Webseite machen) schöne Grüße und den Hinweis, dass wir in zwei Wochen NACH DER LISTE von Herrn XX diskutieren werden. Bitte entsprechend sortieren. Anhang: Terminplan“ Das war immerhin der Ansatz eines Warnhinweises. Diese Einschränkung wurde von vielen Teilnehmern übersehen. - Der Vorgesetzte hatte auch den Terminplan geändert. Das wurde von noch mehr Teilnehmern übersehen. Kürze kann nachteilig sein, nämlich die Verständlichkeit und die Eindeutigkeit herabsetzen. Das wird in Kapitel 3.4 mehrfach gezeigt. 74 3 Texte ausformulieren Beispiel Sie sollten Bezugnahmen auf vorhergehenden Text deutlich formulieren, etwa „sein Interesse“ durch „das Interesse des Lesers“ ersetzen. [→ Siehe Kap. 3.4 (d) „Machen Sie Rückbezüge deutlich oder gar nicht“, S. 74] Die Kürze eines Textes als Information bemisst sich nicht nach der Zahl der Wörter, sondern nach der Zahl der Sekunden, die der Leser benötigt, um ihn zu verstehen. Wenn Sie eine kurze Darstellung im Interesse des leichten Lesens für wichtig halten und Zeit für dahingehende Verbesserungen haben, können Sie diese beim normalen Überarbeiten vornehmen. Sie erhöhen damit die leichte Lesbarkeit. Beachten Sie aber: Wenn Sie einen richtig guten Text schreiben wollen, nämlich einen, der angenehm zu lesen ist, sollten Sie wieder einige Wörter einfügen. [→ Kap. 5.4 unter „Weiterer Durchgang Feilen am Text“, S. 132] Konstruktionen mit „um zu“: Diese sind kurz, können allerdings missverständlich sein: Das Subjekt des Hauptsatzes gibt an, wer in dem „um zu“-Nebensatz handelt. Wenn in diesem ein Anderer gemeint ist, sollten Sie auf eine „damit“-Konstruktion ausweichen, sodass es zwei Subjekte gibt. Beispiel „Wir tun alles für Sie, um reich und glücklich zu werden.“ Sprachlich heißt das, dass wir selbst dadurch reich und glücklich werden wollen. Gemeint ist: „Wir tun alles für Sie, damit Sie reich und glücklich werden.“ Sie können auf eine „damit“-Konstruktion auch dann ausweichen, wenn Sie im Hauptsatz keinen Akteur angeben wollen. 3.3 Empfehlungen zum gesamten Dokument Für das gesamte Dokument gilt:  Gliedern Sie Dokumente übersichtlich und detailliert. Heben Sie die Struktur optisch hervor. Sie können die Detaillierungstiefe später immer noch verringern: 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 75 [→ Siehe Kap. 2.2 (e) unter „Sehen Sie vor, die Struktur auch optisch zu verdeutlichen“, S. 51] DIN 1421 enthält Vorgaben dazu. Diese werden in DIN 5008 gekürzt dargestellt. Schritt für Schritt wird die Zahlenreihe der Baumstruktur länger und damit weniger übersichtlich. Deswegen folge ich dem Prinzip nicht, wie Sie dem Buch entnehmen können.  Erstellen Sie bei umfangreichen Dokumenten ein Inhaltsverzeichnis.  Erstellen Sie ein Abkürzungsverzeichnis, wenn Sie mit vielen Abkürzungen arbeiten. [→ Zur Verwendung und Gestaltung von Abkürzungen siehe Kap. 3.4 (b) unter „Verwenden Sie nur Ihrem Empfänger(-kreis) gut bekannte Abkürzungen“, S. 88] Wenn Sie nur wenige Abkürzungen verwenden und mit einem Glossar arbeiten, können Sie diese in ein solches „Verzeichnis der Abkürzungen und Begriffe“ aufnehmen. [→ Siehe Kap. 2.2 (b) unter „Begriffe auch gegenüber dem Empfänger(-kreis) festlegen“, S. 41]  Bezeichnen Sie Dokumente eindeutig, und das durchgängig, sodass diese später zweifelsfrei identifiziert werden können. Dazu gehört erst einmal, dass jedes Dokument eine (zitierbare) Bezeichnung und ein Datum erhält. Nehmen Sie später entsprechend Bezug.  Definieren Sie Begriffe im Dokument, also auch ausdrücklich gegenüber dem Empfänger(-kreis). [→ Siehe Kap. 2.2 (b) unter „Begriffe auch gegenüber dem Empfänger(-kreis) festlegen“, S. 41]  Fragen Sie bei Verhandlungen oder Besprechungen gegebenenfalls nach, was Ihr Gesprächspartner mit diesem Begriff oder jener Abkürzung meine, und stellen Sie die Begriffsverwendung dann schriftlich klar, möglichst in einem Dokument, dem der Gesprächspartner zustimmt. 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit Überblick (a) Konstruieren Sie Sätze übersichtlich (b) Verwenden Sie Wörter sorgfältig (c) Ersetzen Sie Vollverben nicht durch Substantive / Adjektive (d) Machen Sie Rückbezüge deutlich oder gar nicht 76 3 Texte ausformulieren (e) Verwenden Sie Verben bevorzugt im Aktiv (f) Lassen Sie Relativsätze Relativsätze bleiben (g) Verstecken Sie Wichtiges nicht in Adjektiven (h) Beziehen Sie Sätze aufeinander, auch Satzteile Die folgenden Empfehlungen sollen Ihnen das Ausformulieren und Ihrem Empfänger(-kreis) das Lesen und Verstehen leichter machen. Ich habe diese ansatzweise nach deren Wichtigkeit geordnet: Eindeutigkeit und Verstehen gleich beim Lesen. Ich möchte zum folgenden Text an die Ausrufezeichen am Seitenrand erinnern: Kapitel 3.4 enthält Empfehlungen mit vielen Details. Was jeweils von wesentlicher Bedeutung ist, ist durch ein Ausrufezeichen gekennzeichnet. [→ Siehe Nutzerhinweise unter „Lesen“, S. 12] Denken Sie an das Bild „Herold, König, Gefolge“ : Wenn Sie einen Gedankengang ausformulieren wollen, überlegen Sie, worauf es ankommt. Formulieren Sie die Hauptaussage erst einmal im Kopf (die Formulierung muss nicht wortwörtlich zur Hauptaussage im laufenden Text werden). Dann können Sie alles schriftlich abfassen: die Einleitung, die in die Hauptaussage einführt, die Hauptaussage selbst und dann die Einzelheiten. Am Ende können Sie noch eine Zusammenfassung oder eine Überleitung zum nächsten Gedankengang ein- ügen. [→ Siehe Kap. 2.2 (b) unter „Vorrangig strukturieren …“, S. 45] Achten Sie immer wieder darauf, dass Sie Ihre Absätze und innerhalb eines Absatzes die Sätze folgerichtig reihen. Sie können die Abfolge auf der Ebene von Sätzen als Hilfe für den Leser darstellen, indem Sie Sätze mit Hilfe von Konjunktionaladverbien ausdrücklich auf den vorangegangenen beziehen. [→ Kap. 3.4 (h) Beziehen Sie Sätze aufeinander, auch Satzteile, S. 102] Sie können die Konjunktionaladverbien auch intern nutzen, um die folgerichtige Reihenfolge der Absätze bzw. Sätze zu kontrollieren: Wenn nicht sowieso schon eines dasteht, dann setzen Sie gedanklich vor jeden Absatz bzw. vor jeden Satz das passende Konjunktionaladverb. Wenn Sie keines finden, sollten Sie den Aufbau überarbeiten. Machen Sie aussagekräftige Überschriften: Diese sollen sachbezogen und nicht eintönig sein. [→ Siehe schon Kap. 2.2 (c) unter „Überschriften“, S. 45] ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 77 Aus ästhetischen Gründen wird empfohlen, Überschriften einheitlich entweder auf Verben oder auf Substantive auszurichten. Also entweder „Halten Sie Sätze kurz“ oder „Kurze Sätze“. Halten Sie Absätze kurz: Das erleichtert das Lesen. Richten Sie sich an der Empfehlung aus, dass jeder Absatz nur einen Gedanken abhandeln soll. Stellen Sie Inhalte visuell dar und fügen Sie Beispiele ein : Denken Sie daran, dass Visualisierungen und Beispiele nützlich sind, sogar geboten sein können. [→Siehe Kap. 2.2 (e) unter „Planen Sie, Inhalte zu visualisieren“, S. 51, bzw. unter „Planen Sie Beispiele ein“, S. 51] Realisieren Sie diejenigen Visualisierungen und Beispiele, die Sie in Ihr Konzept aufgenommen haben, und sehen Sie, ob Sie nicht noch weitere einfügen können. (a) Konstruieren Sie Sätze übersichtlich Formulieren Sie einen Satz im Kopf, bevor Sie diesen niederschreiben (oder diktieren). Sätze sind dann meist einfacher zu lesen. Der Hauptsatz : Der Leser erwartet, dass die Hauptaussage im Hauptsatz steht. Der Hauptsatz mit der Hauptaussage gehört meist an den Anfang des Satzes. [→ Zu Nebensätzen am Anfang siehe hier (a) unter „Halten Sie sich mit Nebensätzen zurück“, S. 82] Lassen Sie einleitende Mini-Hauptsätze weg, denn diese schieben die Hauptaussage in einen Nebensatz. Negativbeispiel Nicht: „Die Regel besagt, dass …“ Sondern: „Nach der Regel …“ oder: „Es gibt die Regel: …“ Übungsbeispiel Nicht: „Das Problem ist, dass man manchmal unnötig kompliziert schreibt und damit den Empfänger verwirrt, ohne dass das nötig wäre.“ Sondern den Satz aufteilen: „Das Problem ist folgendes: Man schreibt manchmal unnötig kompliziert und verwirrt damit den Empfänger, ohne dass das nötig wäre.“ ! ! ! ! 78 3 Texte ausformulieren Da jeder Satz nur eine Hauptaussage enthalten soll, sollten zwei Hauptsätze in einem Satz nur dann gebildet und mit „und“ oder „oder“ verbunden werden, wenn sie einen parallelen Inhalt haben. Beispiel „Der Auftraggeber forderte und der Auftragnehmer stimmte am Ende zu, dass die Funktion doch realisiert werden solle.“ Das Subjekt soll früh erscheinen (das spart Gehirnzeit). Übungsbeispiel Nicht: „Angesichts der Forderungen, die der Kunde an den Einsatz unserer Software in seinen weiteren Betriebsstätten stellt, ist eine gedeihliche Geschäftsverbindung unwahrscheinlich.“ Besser: „Eine gedeihliche Geschäftsverbindung ist unwahrscheinlich angesichts der Forderungen des Kunden, die dieser an den Einsatz unserer Software in seinen weiteren Betriebsstätten stellt.“ Es kann sich allerdings anbieten, etwas Wichtiges an den Anfang zu stellen, beispielsweise:  ein Akkusativobjekt [→ siehe den nächsten Punkt]  ein Konjunktionaladverb [→ siehe vor (a) unter „Denken Sie an das Bild „Herold, König, Gefolge“, S. 76]  einen einleitenden Nebensatz, der kurz ist [→ siehe (a) unter „Fügen Sie Nebensätze eher nicht innerhalb des Hauptsatzes ein“, S. 82] Ein Akkusativobjekt am Satzanfang kann als Anknüpfung elegant sein und kann Gehirnzeit sparen. Wenn es grammatisch mit dem Subjekt übereinstimmt, kann es allerdings mit diesem verwechselt werden. Dann verzögert dieser Satzaufbau das Verständnis. Vermeiden Sie diesen Satzaufbau, wenn dieses Risiko droht. 20 Beispiel „Solche Konzepte suchen die Anwender.“ Nach etwas Überlegen weiß der Leser, wer hier sucht. Die Verwechslung droht kaum und das Akkusativobjekt am Anfang ist also erlaubt, wenn es im Singular steht, das Verb und das Subjekt hingegen im Plural (oder umgekehrt). 20 Das Gehirn erwartet, dass das Subjekt am Satzanfang steht. ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 79 Beispiel „Dieses Suchen können Sie dem Leser ersparen.“ Das Prädikat soll im Interesse eines durchsichtigen Satzbaus ebenfalls möglichst früh erscheinen. Das kann aus grammatischen Gründen Schwierigkeiten machen. [→ Siehe „Vermeiden Sie, dass das Verb erst am Ende des Satzes steht“, S. 84] Machen Sie die Struktur von Aufzählungen / Reihungen deutlich : Die Struktur einer Aufzählung mag in der Sache klar sein, aber sprachlich nicht deutlich ausgedrückt. [→ Zu in der Sache undeutlichen Aufzählungen von Satzteilen siehe Kap. 3.4 (h) unter „Beziehen Sie Satzteile aufeinander“, S. 103] In kurzen Aufzählungen können Sie das Verhältnis der Glieder verdeutlichen, indem Sie vor jedem weiteren Glied den Artikel wiederholen, ggf. auch die Präposition. Beispiele (1) „Es geht um das Planen von Maßnahmen und Controlling der Wirksamkeit der Maßnahmen ...“ In dem Satz ist unklar, ob nur die Maßnahmen oder auch das Controlling geplant werden sollen: Entweder „… das Planen von Maßnahmen und das Controlling“: Dann steht das Controlling neben dem Planen und soll also nicht geplant werden (braucht nicht). Oder „… das Planen von Maßnahmen und von Controlling …“: Dann bezieht sich das Planen auch auf das Controlling. (2) Laut Herrn Huntington hätten die USA in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts kaum Anstrengungen unternommen, „das Gleichgewicht zwischen europäischen und asiatischen Ländern zu fördern.“ Das hätte zu Weltkriegen in Europa und im fernen Osten geführt. Wortwörtlich ist der Text bestimmt falsch formuliert. Gemeint ist, das „Gleichgewicht zwischen den europäischen Ländern bzw. zwischen den asiatischen Ländern zu fördern. “ Bei „nicht“ oder bei „kein/ e“ sollten Sie entweder wiederholen, dass das auch für das zweite Glied und ggf. auch für weitere gilt, oder klarstellen, dass das nicht der Fall ist („allerdings“ oder „aber dafür“). [→ Zu Aufzählungen mit „oder“ siehe Kap. 3.5 unter „oder“, S. 106] ! ! 80 3 Texte ausformulieren Beispiel für eine unklare Aufzählung Das Gehirn interpretiert Aufzählungen je nach dem der Wörter, die verwendet werden. Dazu ein Satz mit dem Wort „Eingriffe“: „Die neue Wissenschaftsministerin muss den Hochschulen harte Strukturreformen abringen, für die es jedoch im Erfolgsfall keine Stellenkürzungen und Eingriffe bis ins Jahr 2025 geben soll.“ Die Interpretation ergibt wegen der inhaltlichen Parallelität von Negativem, dass es auch „keine Eingriffe“ geben soll. - Das Wort „keine“ sollte ergänzt werden. Dieser Satz statt mit dem Wort „Eingriffe“ mit dem Wort „Planungssicherheit“ formuliert: „…abringen, für die es jedoch im Erfolgsfall keine Stellenkürzungen und Planungssicherheit bis ins Jahr 2025 geben soll.“ Die Interpretation ergibt hier das Gegenteil, nämlich dass es Planungssicherheit geben wird, weil die Planungssicherheit im Gegensatz zu „Stellenkürzungen“ positiv ist. - Das „und“ sollte durch „dafür aber“ ersetzt werden. Bei nicht eindeutigen Aufzählungen können Sie statt des Worts „und“ das Wort „sowie“ verwenden, manchmal auch „bzw.“ („A und B mit C bzw. mit D“) oder „einerseits … andererseits“. Aufzählungen mit mehreren Gliedern können Sie durch Gedankenstriche optisch verdeutlichen. Beispiel Gedankenstriche I „Unterschiede bei der Mitwirkung des Anwenders können sich aus den drei Schritten • Suche nach dem Mangel, ((eigene Formatierung)) • Reparatur/ Erarbeiten einer Korrekturmaßnahme und • Einfügen in das gestörte System ergeben.“ Sie können dabei das Vollverb nach vorne nehmen [→ „Beispiel Gedankenstriche II“, S. 85]. Aufzählungen in der Form von Nebensätzen: Sie können auch diese durch Gedankenstriche optisch gliedern. - Wenn Sie nur zwei Elemente haben, kann es sich anbieten, das zweite Element in einen weiteren Satz zu bringen, den Sie mit einem kurzen Hauptsatz einleiten, beispielsweise: „Das gilt auch, …“ ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 81 Aufzählungen können den Inhalt von „Regel - Ausnahmen/ Besonderheiten“ haben. In diesem Fall sollten Sie den Text auch so strukturieren, also den Regelfall an den Anfang setzen. - Es kann sich anbieten, statt der Aufzählung in einem Satz mehrere Sätze zu bilden. Zu allen Aufzählungen: Die Elemente können in einer Rangfolge/ Reihenfolge stehen. Formulieren Sie gegebenenfalls „in der folgenden Rangfolge/ Reihenfolge“. Zwei Bedingungen formulieren : Sie wollen in einem Satz zwei Bedingungen abhandeln. Im ersten „Wenn“-Nebensatz wollen Sie die Voraussetzungen beschreiben, auf denen die Aussage im Hauptsatz aufbaut. Der zweite „Wenn“-Nebensatz soll auf eine weitere Voraussetzung oder Fallgestaltung eingehen. Ein solcher Satz dürfte schwer zu verstehen sein. Ersetzen Sie das zweite „wenn“ entweder durch „in dem Falle, dass“ oder durch „vorausgesetzt, dass“, oder aber bilden Sie einen neuen Satz „Das gilt nur, wenn“. Übungsbeispiel Nicht: „Wenn wir an einem Sonntag fahren wollen, müssen wir unseren Plan ändern, wenn der Zug an diesem Tag ausfällt.“ Besser: „Wenn wir an einem Sonntag fahren wollen, müssen wir unseren Plan in dem Fall ändern, dass der Zug an diesem Tag ausfällt.“ Wenn der zweite „Wenn“-Nebensatz eine Ausnahme beinhaltet, die mit „nicht“ gebildet wird, dürfte der Satz noch schwerer zu verstehen sein. Ersetzen Sie „wenn nicht“ zumindest durch „außer wenn“, besser durch „außer in dem Fall, dass“ oder „es sei denn, dass“. Oft ist ein neuer Satz mit „Das gilt nicht, wenn“ noch leichter verständlich. Einschübe: Der Schreiber packt zusätzliche Informationen nicht in einen Nebensatz oder in einen weiteren Hauptsatz, sondern in den Satz selbst, sei es in Klammern oder in Gedankenstrichen (d.h. in einer Parenthese). Mehr an Information hält er für diese(n) Empfänger nicht für erforderlich. Er kann in dem Einschub etwas klarstellen oder Begriffe erläutern, die dem Empfänger nicht oder wahrscheinlich nicht bekannt sind. Einschübe können den Lesefluss beeinträchtigen, auch das Schriftbild stören. Für wichtige Informationen fügen Sie besser einen weiteren Nebensatz oder sogar einen Hauptsatz ein. Setzen Sie eingeklammerte Einschübe, die sich nicht unmittelbar auf ein Wort beziehen, möglichst ans Ende des Satzes. 82 3 Texte ausformulieren [→ Zu Fußnoten als Erläuterungen siehe Kap. 3.2 (a) unter „Nicht gleichartige Empfänger“, S. 67] Halten Sie sich mit Nebensätzen zurück Bilden Sie höchstens zwei Nebensätze, um den Kern Ihres Gedankens zu ergänzen. Teilen Sie Ihren Gedanken lieber auf mehrere Sätze auf. Wichtige Aussagen gehören kaum in einen Nebensatz. Bilden Sie eher einen eigenen Hauptsatz. Das kann zugleich den Vorteil haben, dass das Verb im zusätzlichen Hauptsatz nach vorne rutscht. Übungsbeispiel „Einen Satz aufteilen“ Nicht: „Das Problem ist, dass man manchmal unnötig kompliziert schreibt und damit den Empfänger verwirrt, ohne dass das nötig wäre.“ Sondern den Satz aufteilen: „Das Problem ist folgendes: Manchmal schreibt man unnötig kompliziert und verwirrt damit den Empfänger, ohne dass das nötig wäre.“ Fügen Sie Nebensätze eher nicht innerhalb des Hauptsatzes ein , sondern eher am Ende (das geht bei Relativsätzen nur beschränkt) oder sachgerechter Weise am Anfang. [→ Vgl. (a) unter „Akkusativobjekte am Anfang“, S. 78] Nebensätze passen manchmal an den Anfang, insbesondere wenn deren Inhalt die Funktion des Herolds hat oder zeitlich dem Inhalt des Hauptsatzes vorausgeht. Solche Nebensätze sollen dann allerdings kurz sein, damit die zentrale Aussage im Hauptsatz bald mitgeteilt wird. Beispiel Siehe im Folgenden unter „Erste Störung“ den ersten Satz [→ S. 84] . Mit Konjunktionaladverbien neue Hauptsätze bilden: Sie können einige Konjunktionen gegen Konjunktionaladverbien austauschen und dadurch einen Nebensatz zu einem neuen Hauptsatz machen. So können Sie den bisherigen Satz kürzen und dem zu einem Hauptsatz aufgewerteten Teil mehr Gewicht geben. [→ Kap. 3.4 (h) Beziehen Sie Sätze aufeinander, auch Satzteile, S. 102] Sie können beispielsweise umformulieren: „…, obwohl …“ in „.. . Trotzdem …“ ! ! ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 83 „…, weil …“ in „.. . Denn …“ „…, damit …“ in „.. . Damit …“ Sie können die Aufteilung auch mit „außerdem“ oder „auch“ erreichen. Übungsbeispiel Nicht: „Dadurch, dass Sie das Konzipieren vom Ausformulieren trennen, erleichtern Sie sich den Einstieg, erhöhen die Verständlichkeit des späteren Textes und machen dank der Konzentration auf den Inhalt wahrscheinlich weniger inhaltliche Fehler.“ Besser, weil es erst um das Vorgehen und dann um den Inhalt geht: „Dadurch, dass Sie das Konzipieren vom Ausformulieren trennen, erleichtern Sie sich den Einstieg und erhöhen die Verständlichkeit des späteren Textes.“ Und weiter entweder: „Außerdem machen Sie dank der Konzentration auf den Inhalt wahrscheinlich weniger inhaltliche Fehler.“ Oder: „Sie machen auch dank der Konzentration auf den Inhalt wahrscheinlich weniger inhaltliche Fehler.“ Hängen Sie nicht einen Nebensatz an, um noch etwas im Satz unterzubringen: Sogar wichtige Informationen und Schlussfolgerungen werden oft noch in einen Satz eingefügt. Das verringert deren Wichtigkeit. Solche Nebensätze beginnen beispielsweise mit „was“/ „wobei“. Selbst wenn Sie nur einen kleinen weiteren Gedanken mitteilen wollen, sollten Sie für diesen lieber einen eigenen Satz bilden. Sie können diesen mit „Das“/ „Dabei“/ „Letzteres“ einleiten. Übungsbeispiel Nicht: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm an der Sitzung teil, um das Image seiner Firma zu verbessern, was angesichts der anstehenden zusätzlichen Beauftragung dringend geboten erschien.“ Sondern: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm an der Sitzung teil, um das Image seiner Firma zu verbessern. Das erschien angesichts der anstehenden zusätzlichen Beauftragung dringend geboten.“ Ein neuer Satz liegt besonders nahe, wenn das „was“/ „wobei“ einen Einwand oder eine Einschränkung des vorhergehenden Satzes beinhaltet. 84 3 Texte ausformulieren Vermeiden Sie, dass das Verb erst am Ende des Satzes steht Die deutsche Sprache hat einige Regeln, die das Vollverb an das Satzende stellen. Das führt zu einem Abstand zwischen dem Subjekt und dem Vollverb; damit weiß der Leser erst einmal nicht, um welche Handlung es geht. Bemühen Sie sich, den Abstand zwischen dem Subjekt und dem Vollverb kurz zu halten. Erste Störung : Wird das Vollverb als Prädikat durch ein Hilfsverb ergänzt, wandert das Vollverb an das Satzende. Das geschieht beispielsweise im Perfekt und stets im Passiv. Dieser Abstand entsteht auch bei der Kombination von einem Vollverb und einem Modalverb wie „können, sollen, wollen, müssen, mögen, dürfen“. Den Abstand im Passiv können Sie verhindern, indem Sie dieses vermeiden. Das empfiehlt sich meist ohnehin. [→ Siehe (e) Verwenden Sie Verben bevorzugt im Aktiv, S. 76] Sie können manche Aufzählungen durch einen Doppelpunkt absetzen und dadurch das Vollverb nach vorne bekommen. Beispiel „Sie können das tun: in der gewünschten Weise, zum gewünschten Zeitpunkt und an dem gewünschten Ort.“ Oder Sie können einen Teil des Satzes ausgliedern und an das Vollverb mit den Worten „und zwar“ oder „nämlich“ anschließen. Möglicherweise können Sie Alternativen unter Verwendung von „…, sei es … oder …“ ausgliedern. Übungsbeispiel zum Ausgliedern Nicht: „Wenn das Pflichtenheft geändert/ ergänzt werden soll, müssen die Beteiligten entscheiden, wie genau und ob das im Pflichtenheft selbst oder in einem Protokoll erfolgen soll.“ Besser: „Wenn das Pflichtenheft geändert/ ergänzt werden soll, müssen die Beteiligten entscheiden, wie genau und wo das erfolgen soll, nämlich ob im Pflichtenheft selbst oder in einem Protokoll.“ Bei Aufzählungen können Sie die Grammatikregel ein bisschen ignorieren, indem Sie das Vollverb nach vorne holen, sei es bei einer kurzen Aufzählung ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 85 Übungsbeispiel Nicht: „Das Verhalten des Mitarbeiters könnte eine Abmahnung oder, wenn das erneut vorgekommen ist, die Androhung einer Kündigung erlauben.“ Sondern: „Das Verhalten des Mitarbeiters könnte eine Abmahnung erlauben oder, wenn das erneut vorgekommen ist, die Androhung einer Kündigung.“ oder sei es im Rahmen einer Gliederung mit Gedankenstrichen. Letzteres empfiehlt sich besonders bei Alternativen mit vielen Wörtern. Beispiel Gedankenstriche II So wird die Formulierung im Beispiel Gedankenstriche I leichter verständlich [→ S. 80] : „Unterschiede bei der Mitwirkung des Anwenders können sich ergeben in den drei Schritten • Suche nach dem Mangel, wenn diese nur beim Anwender erfolgen kann, • Reparatur/ Erarbeiten einer Korrekturmaßnahme und • Einfügen in das gestörte System, wenn der Anwender das nicht selbst tun kann.“ Zweite Störung: Zusammengesetzte Verben werden grammatisch korrekt so aufgeteilt, dass ein Teil vorne und ein Teil am Ende steht. In Einzelfällen können Sie die Aufspaltung umgehen, indem Sie ein solches Verb durch ein nicht zusammengesetztes ersetzen. Schreibratgeber bringen dazu Auflistungen mit Synonymen. [→ Siehe zu Bedenken gegenüber Synonymen hier (b) unter „Synonyme“, S. 89] Negativbeispiel „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm … nach langem Zögern an der Sitzung des Lenkungsausschusses zu dem Thema Zusatzauftrag teil.“ „nahm ... an …teil“ könnte durch „beteiligte sich an …“ ersetzt werden. Aber so ganz passt die Ersetzung nicht. Denn „beteiligen“ ist etwas mehr als „teilnehmen“. Ich würde lieber bei „teilnehmen“ bleiben. Nutzen Sie bei langen Sätzen die Möglichkeit, den zweiten Teil eines aufzuspaltenden Verbs gleich hinter den ersten zu setzen. Das ist bisher zwar ungewöhnlich, erhöht aber die Verständlichkeit. ! 86 3 Texte ausformulieren Beispiele für die Verringerung des Abstands (1) Noch einmal das vorstehende Negativbeispiel: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm nach langem Zögern an der Sitzung des Lenkungsausschusses zu dem Thema Zusatzauftrag teil.“ Günstiger: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm nach langem Zögern teil an der Sitzung des Lenkungsausschusses zu dem Thema Zusatzauftrag.“ (2) Bei einer Aufzählung kommt in Betracht, den zweiten Teil des Verbs nach dem ersten Glied der Aufzählung einzufügen: „Das hängt sowohl vom Medium ab als auch von dem Bildschirm und der Aufmachung der Texte auf diesem. Bei eingeschobenen Relativsätzen kommt in Betracht, im Hauptsatz den zweiten Teil des Verbs vor den Relativsatz zu setzen. Beispiel „Jeder Vertragspartner strebt Bedingungen an, die für ihn günstig sind.“ Dritte Störung : In einem Nebensatz wird das Verb ans Ende gestellt. Dagegen lässt sich kaum etwas Anderes machen, als den Nebensatz kurz zu halten oder den Nebensatz in einen weiteren Hauptsatz umzuformen. [→ Siehe (a) unter „Halten Sie sich mit Nebensätzen zurück“, S. 81] Halten Sie den Abstand zwischen Verb und Prädikatsnomen kurz. Bei Sätzen, die eine Eigenschaft des Subjekts durch ein Adjektiv beschreiben, steht das Adjektiv am Ende. Vermeiden Sie, dass zwischen dem Verb und dem Adjektiv viel Text steht, indem Sie das Adjektiv gleich oder bald hinter das Verb setzen. Das Adjektiv wird als Prädikatsnomen nicht flektiert, beispielsweise: „Der Punkt ist … wichtig.“ Meist wird das Verb „sein“ verwendet; in Betracht kommen auch „werden / bleiben / heißen / gelten als / sich erweisen als“. (b) Verwenden Sie Wörter sorgfältig Schreibratgeber enthalten meist umfangreiche Empfehlungen zu „treffenden/ anregenden“ Wörtern. Bei Sachtexten kommt es mehr auf Konkretheit an. ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 87 Richten Sie Ihren Wortschatz auf Ihre(n) Empfänger aus Ihre Wortwahl soll zum Verständnisniveau Ihres Empfängers oder Empfängerkreises passen, damit Ihr Text überhaupt verstanden werden kann. [→ Kap. 1.1, S. 15, und Kap. 3.2 (a), S. 66] Dieses Buch setzt ein hohes Verständnisniveau voraus. Dieses Buch ist in einer Bildungssprache abgefasst. Viele Wörter sind aus dem Lateinischen abgeleitet: konzipieren, strukturieren, detaillieren, konkretisieren, spezifizieren, visualisieren usw. Verwenden Sie Fachausdrücke eher nur gegenüber Fachleuten: Fachausdrücke sind gegenüber Fachleuten positiv, weil sie Eindeutigkeit fördern. Das kann sich mit der Aufforderung stoßen, allgemeinverständlich zu schreiben. Also: Verwenden Sie Fachausdrücke eher nur in den Teilen eines Textes, die für Fachleute bestimmt sind. Wenn Sie gegenüber Nicht-Fachleuten Fachausdrücke verwenden, dann erläutern Sie ihnen diese. [→ Siehe Kap. 3.2 (a) zur Situation „Nicht gleichartige Empfänger“, S. 67] Verwenden Sie Fremdwörter nur wenig Verwenden Sie nur solche Fremdwörter, die sich in Ihrem Empfänger(-kreis) durchgesetzt haben. Nur solche können die Eindeutigkeit und Verständlichkeit Ihres Textes erhöhen. Beispiele (1) „per se“ ist ausgesprochen präzise, sollte aber trotzdem ersetzt werden, weil es wenig bekannt ist: „automatisch“ oder „in jedem Fall“. (2) „Evaluation“ bedeutet in Fachkreisen eine „sach- und fachgerechte Bewertung“ (DUDEN). In anderen Bereichen sollte man schlichter „Beurteilung/ Bewertung/ Wertung“ (DUDEN) verwenden. Englische Wörter werden als vermeintliche Fachausdrücke verwendet, oft in eingedeutschter Form, sei es aus Mode oder aus Bequemlichkeit. ! ! ! 88 3 Texte ausformulieren Verwenden Sie englische Wörter nur, wenn es sich um eindeutige Begriffe handelt. Sprechen Sie nicht und schreiben Sie schon gar nicht „denglisch.“ Negativbeispiele (1) „Der Öffentliche Nahverkehr differenziert seine Angebotspolitik zwischen den hochleistungsfähigen Hauptachsen und einer mehr mit Midi- und Minifahrzeugen verkehrenden, flexiblen Flächenbedienung in den Quartieren. Carsharing und Ridesharing sowie Bykesharing wird in die Angebotspalette des öffentlichen Verkehrs integriert.“ (2) „Der Roll out der Software beinhaltet keine Schulung der User. Der Anwender stellt die Test Cases.“ Englische Wörter sollten erst recht nicht verwendet werden, um zu beeindrucken. [→ Siehe im Folgenden unter „Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise“, S. 91] Verwenden Sie nur Ihrem Empfänger(-kreis) gut bekannte Abkürzungen . Anderenfalls können Abkürzungen für den Empfänger(-kreis) unverständlich und unsympathisch sein. [→ Siehe auch Kap. 3.3 unter „Erstellen Sie ein Abkürzungsverzeichnis“, S. 75] Sie können für ein langes Wort, das Sie wiederholt verwenden, eine Abkürzung einführen, ebenso für eine Wortkette. Fügen Sie beim ersten Mal hinter dem Wort / der Wortkette Ihre Abkürzung in Klammern ein. Beispiel „Der Auftragnehmer erklärt die Bereitstellung zur Abnahme (im Folgenden ‚BzA’ genannt) spätestens am ______.“ Achten Sie bei eigenen Abkürzungen darauf, dass diese aussagekräftig sind und sich voneinander deutlich unterscheiden. Verwenden Sie die einzelnen Wörter sorgfältig Verwenden Sie Begriffe und wichtige Wörter einheitlich: Das ist die wichtigste Maßnahme im Interesse von Eindeutigkeit und Verständlichkeit. [→ Siehe grundlegend Kap. 1.1 (a) unter „Begriffe einheitlich verwenden“, S. 19. Siehe auch Kap. 1.3 unter „Festlegen von Begriffen allgemein“, S. 29, und Kap. 2.2 (b) unter „Spezifische Begriffe intern festlegen“, S. 40.] ! ! ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 89 Negativbeispiele, um die Wichtigkeit der Empfehlung zu betonen (1) Der Schreiber verwendet bestimmte Wörter im Text, aber andere in den Abbildungen zum Text. (2) Im Text geht es um „Handlungsfelder“. Zwei Absätze später heißt es: “Die oben genannten Faktoren …“ Scheuen Sie sich nicht, Wörter wiederholt zu verwenden: Das fördert die Eindeutigkeit und die leichte Verständlichkeit. Beispiel für eine nützliche wiederholte Verwendung „Durch die Wiederholung kann der Schreiber das, was er verdeutlichen will, am besten verdeutlichen.“ Synonyme: Sie haben von Ihren Deutschlehrer(inne)n eingetrichtert bekommen, dass Sie Wörter nicht gleich wiederholen, sondern Synonyme verwenden sollen. Das mag für Besinnungsaufsätze gegolten haben, bei denen Sie einen „guten Stil“ üben sollten. Das macht aber für Sachtexte kaum Sinn. Das meiste, was einem als Synonym vorgeschlagen wird, ist sowieso kein echtes Synonym (= deckt sich nicht zu annähernd 100 Prozent) und sollte schon deswegen nicht in Sachtexten verwendet werden. Beispiel für „Synonyme“ Woxikon.de bringt 735 „Synonyme“ für „verständlich“. Der DU- DEN bringt fast 50 und erklärt dazu, dass auch Wörter mit nur einer „ähnlichen“ Bedeutung Synonyme seien. Verwenden Sie bei substantivierten Verben die korrekte Endsilbe: Die Endsilbe „-en“ drückt das Handeln aus, also die Tätigkeit, die Endsilbe „-ung“ drückt die Handlung aus, also den gesamten Vorgang oder das Ergebnis. Setzen Sie Substantive nicht zusammen. Sagen Sie einmal das Wort „Bandwurmwörter“ laut. So schlimm, wie sich das anhört, so liest es sich auch. Die deutsche Sprache mag solche Zusammensetzungen erlauben. Schreibratgeber verwenden dafür verschiedene negative Bezeichnungen wie „Silbenschleppzug“ oder „Blähwörter“, um Schreiber davon abzuhalten, solche Wortungetüme zu bilden. ! ! 90 3 Texte ausformulieren Übrigens: E-Dur ist die „Tonikagegenparallel-Variante“ von C-Dur. Vermeiden Sie Ketten von Substantiven: Bilden Sie Nebensätze mit Verben. Mündlich würde man kaum solche Ketten bilden. Dann sollte man es auch nicht schriftlich tun. [→ Siehe auch hier zu einer Ursache für solche Ketten unter (c) am Anfang, S. 93] Verzichten Sie auf überflüssige Wörter: Auch das ist erst einmal mehr ein Thema zum guten Stil als zu einem für Sachtexte passenden Stil. Überflüssige Wörter verlängern den Text und sollten eher vermieden werden. Das gilt besonders für Adjektive. Was Clemenceau und Mark Twain Negatives über diese gesagt haben, können Sie im Internet nachlesen. - Eine Faustregel hilft Ihnen zu entscheiden, ob ein Adjektiv angebracht sein kann oder nicht: Ergänzen Sie es vorne um „un-“ oder um „nicht“ oder ersetzen Sie es durch sein Gegenteil. Wenn es dann keinen Sinn macht, ist das Adjektiv wahrscheinlich überflüssig. [→ Siehe auch Kap. 3.2 (e) zu überflüssigen Wiederholungen, S. 72] Negativbeispiele „Geführte“ Gespräche; „überflüssige“ Wiederholungen. Es kann auch um einfachere Formulierungen gehen: Statt „die von Ihnen geleistete Arbeit“ einfacher „Ihre Arbeit“. Überflüssige Wörter können auch irritieren: Der Leser vermutet, dass diese etwas ausdrücken sollen, vielleicht einen Unterschied oder eine Einschränkung. Negativbeispiel „Gleiche Begriffe werden inhaltlich unterschiedlich interpretiert.“ Inhaltlich? Gibt es auch eine andere Interpretation von Begriffen als eine inhaltliche? Weiterhin: Was sind „gleiche Begriffe“? Oder ist “Gleiche“ überflüssig? Im Übrigen: Werden verschiedene Begriffe etwa nach unterschiedlichen Methoden interpretiert? ! ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 91 Schreiben Sie nicht manieriert. Verzichten Sie auf starke Wörter: Das gilt besonders, wenn diese überflüssig sind. Unsere Gesellschaft verwendet so viele hoch gegriffene Wörter, dass diese kaum noch als solche wahrgenommen werden. Dann sind sie oft unerheblich und damit überflüssig. Was tun? Was tut eine Journalistin, wenn ihr ein starkes überflüssiges Wort nicht mehr ausreicht? Sie nimmt zwei: Herr XX „hat natürlich vollkommen recht.“ [DIE ZEIT vom 29.10.2020, S. 1] Die Öffentliche Hand konnte auch in dieser Weise formulieren: Sie sah in einer Corona-Rechtsverordnung mehrfach Ausnahmen vor, wenn diese „zwingend notwendig“ waren, beispielsweise „zum Zweck [der] Berufsausübung“. Da ging es nicht einmal um objektive Notwendigkeit im Verhältnis zur Corona-Pandemie, sondern um eine Zweck-Mittel-Relation. [B-W, Verordnung … zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende …“ vom 06.11.2020] Werden starke Wörter häufig verwendet, verringert das die Möglichkeit, etwas differenziert auszudrücken. Negativbeispiele (1) Man „reflektiert sein Handeln“ nicht nur, man „reflektiert sein Handeln kritisch“. Man „unterstützt“ etwas nicht nur, sondern man „unterstützt etwas aktiv“. Wer seine Unterstützung betonen will, dem reicht „aktiv“ nicht aus, der schreibt „proaktiv“. (2) Etwas ist „völlig/ ganz/ vollkommen falsch“ oder „selbstverständlich richtig.“ Wir sind davon „zutiefst überzeugt.“ Auch harmlose Wörter wie „schlicht“ oder „einfach“ können im Zusammenhang stören: „Das ist schlicht falsch.“ (3) „Genau“ oder sogar „ganz genau“ kann sachgerecht sein. Oft ist es allerdings nur affektiert. ! 92 3 Texte ausformulieren Peinlich ist die Erklärung, dass man „nicht ganz genau weiß, wer der Urheber ist“, wenn man vorher geschrieben hat, dass „es noch keine Informationen dazu geben würde.“ Möglicherweise will der Schreiber mit einem starken Wort nicht manieriert schreiben, sondern will etwas zu Belastbarkeit seiner Aussage ausdrücken. Dazu mehr in der folgenden Empfehlung. Wenn es Ihnen um die Belastbarkeit Ihrer Aussage geht, verwenden Sie dafür nicht ein starkes Wort, sondern drücken Sie die Belastbarkeit konkret aus. Beispiele (1) „Meines Wissens ist das richtig.“ Oder: „Das ist vermutlich richtig.“ „Nach unseren Erfahrungen hat sich diese Methode bewährt.“ Oder: „Diese Aussage ist wissenschaftlich bewiesen.“ (2) Denken Sie an Wettervorhersagen: „Mit X Prozent Wahrscheinlichkeit wird es regnen.“ Und zusätzlich: „Die Treffsicherheit der Prognose ist hoch/ mittel/ niedrig .“ Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise: Bei Empfängern mit einem hohen Stilgefühl können Sie damit den Eindruck eines Gecken erwecken. Negativbeispiele (1) „Funktionalitäten“ statt einfach „Funktionen“. Es gibt nur eine Funktionalität. Wikipedia: „Die Funktionalität … ist die Menge der in einem Produkt vorhandenen Funktionen ...“ (2) „…ist ein Must-have“ oder „ist ein No Go” oder „ist out of scope“. (3) Englische Wörter mit lateinischen Wurzeln machen sich derzeit besonders gut: Dass „Gewinne generiert“ werden, hat sich noch nicht einmal voll durchgesetzt, da wird die Formulierung schon gesteigert: Jetzt werden Gewinne „kreiert“. Wobei das dubios klingt. ( 4) Der Schreiber hat die neuesten Begriffe, die neuesten Hypes schon drauf. Da muss etwas nicht nur ein Risiko sein, sondern gleich „VUCA“ oder ein „schwarzer Schwan“. 21 21 VUCA = volatility, uncertainty, complexity und ambiguity. Das drückt einen ganz kritischen Risikobereich aus. ! ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 93 Geschraubte Formulierungen können sich eher harmlos schon aus der Substantivierung von Verben ergeben. [→ Kap. 3.4 (c) mit weiteren Beispielen, S. 93] Vermeiden Sie besonders ganze Sätze aus geschraubten Formulierungen. Die lesen sich schrecklich und sind wahrscheinlich auch ungenau. Übungsbeispiel In DIN 5008 werden Schreib- und Gestaltungsregeln formuliert. In 18.2 bis 18.7 werden Darstellungsformen festgelegt. In 18.1 heißt es einleitend: Schlecht formuliert: „Bei der Anwendung von 18.2 bis 18.7 sollte die konsequente Anwendung einer einmal gewählten Darstellungsform beachtet werden.“ Besser: „Die in 18.2 bis 18.7 gewählten Darstellungsformen sollten konsequent eingehalten werden.“ (c) Ersetzen Sie Vollverben nicht durch Substantive / Adjektive Ersetzen Sie Vollverben nicht durch Substantive. Diese Empfehlung wendet sich gegen die schlechte Praxis, lebendige Verben durch hölzerne Substantive zu ersetzen und damit die Eindeutigkeit und die Verständlichkeit herabzusetzen. Übungsbeispiel Nicht: „Für die Erarbeitung und Formulierung der endgültigen Konkretisierung der Aufgabenstellung wird der Auftragnehmer …“ Sondern zumindest: „Um die endgültige Konkretisierung der Aufgabenstellung zu erarbeiten und zu formulieren, wird der Auftragnehmer …“ Oder besser: „Um die Aufgabenstellung endgültig zu konkretisieren und zu formulieren, wird der Auftragnehmer …“ Schwarzer Schwan = ein Ereignis, das höchst unwahrscheinlich ist, aber wenn es auftritt, häufig zu extremen Konsequenzen führt. ! ! 94 3 Texte ausformulieren Wenn Sie weniger mit adverbialen Bestimmungen und mehr mit Nebensätzen arbeiten, verwenden Sie automatisch mehr Verben. Sie können beispielsweise ersetzen: „wegen ...“ durch „…, weil ...“ „nach …“ durch „…, nachdem …“ „für …“ durch „…, um zu …“ Rein affektierte Substantivierungen sind ein Kennzeichen der Bildungssprache; sie klingen etwas geschraubt, stören aber erst in der Masse. [→ Vgl. (b) unter „Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise“, S. 92] Negativbeispiele Man „prüft etwas“ nicht, sondern „unterzieht etwas einer Prüfung“. Man „fordert nicht, dass …“, sondern man „stellt die Forderung, dass …“. Man „dankt“ nicht, sondern man „spricht seinen Dank aus.“ Wenn man ein Verb zu einem Substantiv macht, benötigt man wiederum ein Verb, um einen vollständigen Satz zu schaffen. Damit entsteht eine Klasse von „inhaltsschwachen“ Verben, z.B. „erfolgen“, „geben“ oder „stattfinden“, oder von Ausdrücken wie „ist möglich/ notwendig“. Das erschwert das Verstehen. Übungsbeispiele (1) Nicht: „Es gibt die Befürchtung von Seiten des Beraters dahingehend.“ Besser: „Der Berater befürchtet das.“ (2) Nicht: „Dann kann Lernen aus Fehlern/ Fehleinschätzungen stattfinden.“ Besser: „Dann kann aus Fehlern/ Fehleinschätzungen gelernt werden.“ Hier darf auch einmal im Passiv formuliert werden. Wer ist der Akteur: Das Substantivieren kann dazu führen, dass nicht klar wird, wer gehandelt hat oder handeln soll. Dann muss der Akteur ergänzt werden. Das klingt unschön. 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 95 Übungsbeispiel Nicht: „Die Installation der Anlage hat seitens des Auftragnehmers stattgefunden.“ Besser (und das im Aktiv): „Der Auftragnehmer hat die Anlage installiert.“ Möglicherweise kommt das Verb nach dessen Entsubstantivierung an das Satzende, so dass die Verständlichkeit leidet. Als substantiviertes Verb, ergänzt um ein inhaltsschwaches Verb am Satzende, steht es hingegen als Subjekt am Satzanfang. Nutzen Sie dennoch Verben zumindest dann, wenn es auf den Akteur ankommt, und bilden Sie den Satz sodann möglichst so, dass das Verb früh erscheint. [→ Siehe (a) unter „Vermeiden Sie, dass das Verb erst am Ende des Satzes steht“, S. 84] Ketten von Substantiven können durch Substantivierungen entstehen. Sie sind dann erst recht schlecht zu verstehen und sollten erst recht vermieden werden. [→ Siehe (b) unter „„Vermeiden Sie Ketten von Substantiven“, S. 90] Ersetzen Sie Vollverben nicht durch Adjektive/ Partizipien plus Hilfsverb . Sie würden die Aussagekraft abschwächen. Die im Partizip ausgedrückte Handlung würde an das Satzende wandern. Das würde bei langen Sätzen stören. Übungsbeispiele (1) Nicht: „Das ist heute noch zutreffend.“ Besser: „Das trifft heute noch zu.“ (2) Nicht: „Das dürfte kritisch und dementsprechend regelungsbedürftig sein.“ Das klingt nur nach einer Feststellung, nicht auch nach einem Appell. Besser: „Das dürfte kritisch sein und sollte dementsprechend geregelt werden.“ Sie können die Variante mit einem Vollverb fast schneller formulieren als die mit dessen Partizip. Es geht also um eine Frage der Gewohnheit. ! 96 3 Texte ausformulieren (d) Machen Sie Rückbezüge deutlich oder gar nicht Rückbezüge auf ein Wort: Man möchte ein Wort nicht gleich wiederholen und macht deswegen einen Rückbezug. Dafür verwendet man als Beziehungswörter:  Pronomen wie „er/ sie/ es“ bzw. „sein/ ihr“,  Pronominaladverbien: Kombinationen aus einer Präposition und einem Adverb wie „da“, „hier“, „wo“, beispielsweise „dafür, hiermit, worin“ oder  Relativadverbien: Kombinationen aus einer Präposition und einem Relativpronomen, beispielsweise „weswegen“, „worüber“. Bei Rückbezügen kann unklar sein, auf welches vorherstehende Wort ein Beziehungswort gerichtet ist. Wenn Sie das nicht verdeutlichen können, dann wiederholen Sie besser das Wort. Rückbezüge können sich auf das Subjekt des vorhergehenden Hauptsatzes beziehen oder aber auf ein weniger weit zurückreichendes Wort, das grammatisch passt. 22 Das kann das Subjekt eines Nebensatzes oder ein Objekt des Hauptsatzes oder eines Nebensatzes sein. Vom Sinn her kann der Leser meist ermitteln, was gewollt ist. Aber das Ermitteln kann Mühe machen und dementsprechend Gehirnzeit verbrauchen, und das Ergebnis ist manchmal zweifelhaft. 23 Beispiel zu einem unklaren Relativpronomen „Herr XX gilt als besserer Redner als Herr YY, der durch sein rhetorisches Talent die Zuhörer begeistern kann.“ Das Relativpronomen bezieht sich deutlich auf Herrn YY. Die Wörter „besserer, der begeistern kann“ weisen aber darauf hin, dass Herr XX gemeint ist, da dieser begeistern kann. Stellen Sie sich vor, der Satz wäre weitergegangen mit „… YY, der die Zuhörer langweilt.“ Kleine Verbesserungen können schon nützen: Verwenden Sie statt eines Pronominaladverbs besser eine Kombination aus Präposition und 22 Rückbezüge durch Pronomina auf ein Genitivattribut werden nur schwer erkannt, auch wenn das Pronomen vom Geschlecht und dem Numerus her eindeutig ist. 23 Pronomen haben zwar den Vorteil, dass sie etwas weniger Gehirnzeit verbrauchen; das Ermitteln des in Bezug genommenen Worts kann aber ein Vielfaches von der eingesparten Zeit erfordern. Im Zweifel also lieber ein ausdrücklicher Rückbezug. ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 97 Demonstrativpronomen, beispielsweise statt „dazu“ besser „zu diesem/ dieser/ diesen“. Denn Demonstrativpronomen schränken dank ihrer Flexion mögliche Rückbezüge ein. Beispiel Ursprünglicher Text: „Deswegen müssen Sie mehr Aufwand betreiben, um dem Ermüden entgegenzuwirken. Darauf wirkt sich wiederum das Gesetz des abnehmenden Grenzertrags aus.“ „Darauf“ kann sich auf den Aufwand, das Ermüden oder auf das Entgegenzuwirken (= den Halbsatz) beziehen. Gemeint ist der Aufwand. Das ist das einzige Wort im Maskulinum. Also schafft ein Demonstrativpronomen bereits Klarheit. „Deswegen müssen Sie mehr Aufwand betreiben, um dem Ermüden entgegenzuwirken. Auf diesen wirkt sich wiederum das Gesetz des abnehmenden Grenzertrags aus.“ Ich habe allerdings des leichten Lesens wegen auf den Rückbezug verzichtet [→ Kap. 5, S. 126] : „Auf diesen weiteren Aufwand wirkt sich wiederum das Gesetz des abnehmenden Grenzertrags aus.“ Manchmal helfen Wörter wie „selbst“ oder „eigene“. Oder ersetzen Sie „er“ oder „sein“ usw. durch deutlichere Wörter wie „dieser“ oder „dessen“, auch wenn diese vielleicht nicht so gut klingen. Wenn Sie bei Relativsätzen auf ein etwas weiter zurückliegendes Substantiv Bezug nehmen wollen, können Sie Eindeutigkeit herstellen, indem Sie bereits vor diesem Substantiv „der-/ diejenige“ oder „solche“ einfügen. Negativbeispiel „Der Anwender gibt die Ersatzteile für die Geräte zurück, die er nicht mehr benötigt.“ Gemeint sein kann, dass er „diejenigen Ersatzteile zurückgeben soll, die er nicht mehr benötigt.“ Gemeint sein kann ebenso, dass er „die Ersatzteile für diejenigen Geräte, die er nicht mehr benötigt, zurückgeben soll“, also alle Ersatzteile für diejenigen Geräte. Manchmal formuliert der Schreiber einen Satz mit zwei Subjekten bzw. zwei Objekten und will im nächsten Satz nur auf eines von den beiden eingehen. Das kann er dadurch verdeutlichen, dass er die Formulierung „… erstere“ bzw. „Ersteres“ oder aber „… letztere bzw. „Letzteres“ verwendet, auch wenn eine solche Formulierung vielleicht nicht gut klingen mag. 98 3 Texte ausformulieren Beispiele (1) „Der Auftragnehmer soll möglichst die Aufgaben beschreiben, die die zu liefernde Anlage unterstützen soll, und nicht die Ziele, die der Kunde erreichen will. Denn zu Letzteren muss der Kunde meist Wesentliches beitragen.“ (2) Siehe in Kap. 4 (b) unter „Verhältnis der Durchgänge“ den Absatz „Wenn Sie den Durchgang …“ [→ S. 123] . Im Zweifelsfall sollten Sie auf den Rückbezug mittels Pronomen verzichten und das in Bezug genommenen Wort wiederholen bzw. „sein/ ihr“ durch ein Genitivattribut ersetzen. Die Grenze liegt dort, wo Ihnen die Wiederholung von Substantiven penetrant vorkommt. Rückbezüge auf ein Stück des vorausgegangenen Textes: Man möchte sich die Bezugnahme einfach machen und diese durch ein Beziehungswort ausdrücken. Auch hier kann unklar sein, worauf sich das Beziehungswort richtet. Nehmen Sie auf ein vorangegangenes Stück Text weniger durch Wörter wie „dies/ das“, „dadurch“ oder „damit“ Bezug, sondern knüpfen Sie lieber so an, dass Sie die vorhergehende Aussage in einigen Worten zusammenfassen. Negativbeispiel In einem Protokoll wurde formuliert: „Der Kunde verlangt, dass der Auftragnehmer die folgende Anforderung realisiert. Das bedeutet, ...“ Was bedeutet das: Dass der Kunde etwas fordert und also über Termine und zusätzliche Vergütung verhandelt werden muss, oder dass ein Lösungsansatz erarbeitet werden muss? Das dürfte im folgenden Text klarwerden; es sollte aber schon durch die Formulierung klar sein. Also: „Dieses Verlangen bedeutet …“ oder aber „Diese Realisierung bedeutet …“ Rückbezug am Anfang eines neuen Absatzes : Ein Rückbezug auf ein Wort im vorangegangenen Absatz mag grammatisch und vom Sinn her sogar eindeutig sein. Wiederholen Sie dennoch lieber das Substantiv. Denn ein neuer Absatz enthält einen neuen Gedanken. Stellen Sie den Leser darauf ein. ! ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 99 Weiterhin droht, dass der Leser später einmal bei diesem Absatz zu lesen anfängt und den Bezug nicht gleich erkennt oder dass Sie den vorstehenden Absatz ändern und der Bezug dann nicht mehr passt. Ein sprachlicher Rückbezug auf ein Stück Text im vorangegangenen Absatz ist mindestens ebenso vorsichtig zu behandeln wie einer innerhalb eines Absatzes. (e) Verwenden Sie Verben bevorzugt im Aktiv Verwenden Sie Verben bevorzugt im Aktiv. Denn der Leser versteht Sätze mit Verben im Aktiv leichter als solche mit Verben im Passiv. Das Aktiv ist natürlicher, vereinfacht die Konstruktion und lässt das Verb oft früher erscheinen. Beim Passiv bleibt zudem offen, welche Person handeln soll oder gehandelt hat. Das kann der Leser nicht immer aus dem Zusammenhang heraus eindeutig klären. Negativbeispiele für Doppeldeutigkeit (1) „Von den Verbänden wurde und wird diese Selbstverpflichtung verlangt.“ Wer verlangt? Das ist doppeldeutig: Verlangen die Verbände das oder wird das von ihnen verlangt? (2) „Der Server wurde von XYZ ausgeliehen.“ Wer hat ausgeliehen? Wenn man angeben will, wer gehandelt hat, muss man „seitens des [Akteur]“ oder „durch den [Akteur]“ ergänzen. Man sollte diese Hässlichkeit vermeiden und also im Aktiv schreiben. − „Von“ reicht nicht, weil es doppeldeutig ist, wie die vorstehenden Negativbeispiele für Doppeldeutigkeit zeigen. Noch schwieriger wird es für den Leser, wenn zwei Verben nacheinander im Passiv stehen und es um unterschiedliche Akteure gehen kann. Negativbeispiel „Die Software wird installiert und getestet.“ Gemeint war, dass der Auftragnehmer die Software installieren und der Anwender sie testen sollte. Manchmal beschreibt jemand eine Handlung seiner Seite, an der ein Anderer mitwirken soll. Wenn er im Aktiv schreibt, denkt er eher daran, die erforderliche Mitwirkung des Anderen aufzuführen. ! 100 3 Texte ausformulieren Anmerkung im Hinblick auf (d) Machen Sie Rückbezüge deutlich Im vorstehenden Absatz bezieht sich das Wort „er“ im zweiten Satz formal auf den Anderen. Das Verb “schreibt“ verdeutlicht aber ausreichend, dass der „Jemand“ das tut. Deswegen kann es bei einem Rückbezug auf den Schreiber bleiben. Sie können das Passiv (oder das „man“) verwenden, wenn es egal ist, wer gehandelt hat oder handeln soll. Manchmal ist das Passiv sogar nützlich, um die Aussage auf das Wesentliche zu beschränken oder um das Thema „Akteur“ zu umgehen. Ein Relativpronomen am Anfang des Relativsatzes kann doppeldeutig sein: Ist es ein Akkusativobjekt oder ein Subjekt? Durch das Passiv können Sie Klarheit schaffen. [→ Vgl. (a) unter „Akkusativobjekte am Satzanfang“, S. 93] Beispiel „Das Problem, das das Auseinandergehen verursacht, ist folgendes: ...“ Wenn nicht das Problem, sondern das Auseinandergehen ursächlich und damit der Akteur ist: „Das Problem, das durch das Auseinandergehen verursacht wird, ist folgendes: …“ Aktionen, die das Passiv aus Prinzip vermeiden sollen, bringen eher nichts. Zu diesen gehören Konstruktionen wie „… ist zu (machen)“ oder „...bar“. Negativbeispiele „Die Daten sind zu pflegen.“ Im Passiv: „Die Daten müssen gepflegt werden.“ „Die Daten sind dann pflegbar.“ Im Passiv: „Die Daten können dann gepflegt werden.“ Es bringt auch wenig, das Verb ins Aktiv zu setzen und um das Wort „sich“ zu ergänzen, und es klingt manchmal schräg: Das Objekt wird zum Subjekt und damit zum angeblichen Akteur. ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 101 Negativbeispiele „Die Daten ändern sich nur selten.“ „Feste Organisationsstrukturen bauen sich immer mehr ab.“ (f) Lassen Sie Relativsätze Relativsätze bleiben Packen Sie eine wichtige Information nicht in einen Relativsatz. Ein Relativsatz soll die Sache beschreiben, auf die sich dieser bezieht. Wenn der Schreiber etwas Weitergehendes, beispielsweise eine Konsequenz, in einem Relativsatz ausdrückt, nimmt der Empfänger das weniger deutlich wahr. Drückt der Schreiber eine Handlung aus, verringert er deren Wichtigkeit. [→ Vgl. Kap. 3.4 (a) unter „Hängen Sie nicht einen Nebensatz an, um noch etwas im Satz unterzubringen, S. 83] (g) Packen Sie Wichtiges nicht in Adjektive Es geht in erster Linie um Adjektive, in zweiter auch um Partizipien in der Form von Attributen. Ähnlich wie bei Relativsätzen droht, dass etwas viel aussagen soll, das aber nicht kann, hier ein Adjektiv vor einem Substantiv. Adjektive haben die Funktion, Substantive zu beschreiben, kaum aber, etwas Wichtiges zu einer Handlung auszudrücken. Diese missliche Konstellation ergibt sich häufig dadurch, dass ein Verb substantiviert worden ist. Verwenden Sie ein Adjektiv vor einem Substantiv eher nur, wenn das Adjektiv das Substantiv beschreiben soll. Bilden Sie andernfalls zwei Hauptsätze oder einen Hauptsatz mit einem Nebensatz, am einfachsten mit einem Relativsatz. Beispiel „Verwenden Sie nur für Ihrem/ Ihren Empfänger gut bekannte Abkürzungen.“ umgewandelt in: „Verwenden Sie nur solche Abkürzungen, die Ihrem/ Ihren Empfänger gut bekannt sind.“ ! ! 102 3 Texte ausformulieren (h) Beziehen Sie Sätze aufeinander, auch Satzteile Sie haben sich mit den Konjunktionaladverbien (= den satzbezogenen Hinweiswörtern) schon in der speziellen Situation beschäftigt, einen langen Satz aufzuteilen und dabei das inhaltliche Verhältnis der nunmehr zwei Sätze zu verdeutlichen. [→ Siehe Kap. 3.4 (a) unter „Mit Konjunktionaladverbien neue Hauptsätze bilden“, S. 82] Sie können diese Wörter allgemein einsetzen, um das inhaltliche Verhältnis von Sätzen oder Satzteilen zu verdeutlichen. Beziehen Sie zwei Sätze aufeinander: Im Vordergrund steht, das Verhältnis von zwei vollständigen Sätzen zu betonen. Verdeutlichen Sie durch ein Konjunktionaladverb, wie ein folgender Satz an einen vorangegangenen Satz anknüpft. Der Leser versteht Ihren Gedankengang dann leichter und eher richtig. Konjunktionaladverbien (satzbezogene Hinweiswörter) kopulativ außerdem, darüber hinaus, auch, dazu, zusätzlich, ebenfalls kausal daher, nämlich, deswegen, deshalb konzessiv immerhin, dennoch, trotzdem konsekutiv also, demzufolge, folglich, somit, damit, dann adversativ aber, jedoch, doch, dagegen, stattdessen, hingegen disjunktiv andernfalls, sonst, einerseits andererseits temporal danach, davor, anschließend, währenddessen restriktiv allerdings, insofern, nur, freilich, indessen temporal dann Sie können solche Wörter auch vorsorglich als Hinweiswort einfügen. Eigentlich reicht es, wenn Sie schreiben: „Wenn A gegeben ist, folgt X. Wenn A nicht gegeben ist, folgt Y.“ Sie können sich allerdings nicht sicher sein, dass Ihr Text so genau gelesen werden wird. Also kann sich empfehlen, dass Sie ein Hinweiswort im zweiten Satz einfügen, um dessen Verhältnis zum ersten Satz zu verdeutlichen. In diesem Beispiel geht es um einen Unterschied oder sogar um einen Gegensatz zwischen den Aussagen; Sie können also nach „folgt“ z.B. „andersherum“ oder „hingegen“ einfügen. ! 3.4 Details zu Eindeutigkeit und Verständlichkeit 103 Beispiele (1) Das Wort „auch“ am Anfang des letzten Absatzes zeigt, dass dieser Absatz den diesem vorhergehenden Absatz ergänzt. ‒ Das Wort „allerdings“ etwas weiter im letzten Absatz enthält die Begründung für eine solche Vorsichtsmaßnahme, bezogen auf die vorhergehenden Sätze des Absatzes. (2) Begründungssätze brauchen nicht mit „Denn“ eingeleitet zu werden. Ihr Charakter soll sich aus dem Inhalt des Satzes selbst ergeben. Trotzdem leite ich Begründungssätze manchmal vorsichtshalber mit „Denn“ ein. Sie können Ihren Gedankengang darüber hinaus mit auffälligen Anknüpfungswörtern akzentuieren, beispielsweise mit „nichtsdestoweniger, erst gar nicht, gerade deshalb, vielmehr“. Beziehen Sie Satzteile aufeinander: Satzteile gleicher Art können gereiht werden, also parallel stehen, seien es Objekte, adverbiale Bestimmungen oder Halbsätze. Sie können vom Inhalt her eine reine Aufzählung beinhalten. Der zweite Teil kann sich vom Gedankengang her aber auch als Folge aus dem ersten ergeben (das gilt auch für weitere Teile). Verdeutlichen Sie bei einer Aufzählung von Satzteilen mit Hilfe eines Konjunktionaladverbs als Hinweiswort, dass ein weiterer Teil vom vorhergehenden Teil abhängt. Übungsbeispiele für abhängige Aufzählungen von Satzteilen (1) Nicht: „Sie sparen Ihrem Empfänger im Kleinen etwas Gehirnzeit und im Großen Grübeln und viel Gehirnzeit.“ Besser: „Sie sparen Ihrem Empfänger im Kleinen etwas Gehirnzeit, im Großen Grübeln und damit viel Gehirnzeit.“ Statt des Kommas könnten Sie auch das Wort „sowie“ einfügen. (2) „Viele Verhandlungen enden kompetitiv und mit suboptimalen Ergebnissen.“ Besser, wenn es sich um eine abhängige Aufzählung handelt: „Viele Verhandlungen enden kompetitiv und deshalb mit suboptimalen Ergebnissen.“ ! 104 3 Texte ausformulieren (3) Manche Nachrichten zur Ausgangssperre wegen Corona zählen abhängige Satzteile sogar verkehrt herum auf. Eine Nachricht sei zitiert: Nicht: „Diese sei eine Verletzung des Grundgesetzes und ein schwerer Eingriff in die Bewegungsfreiheit.“ Sondern: „Diese sei ein schwerer Eingriff in die Bewegungsfreiheit und damit eine Verletzung des Grundgesetzes.“ 3.5 Schwierige Wörter und Formulierungen Einige Wörter und Formulierungen können in der Praxis Schwierigkeiten machen. Wer sind „wir“ in Schreiben: Der Schreiber kann damit sich selbst oder seine Seite meinen. Er kann allerdings auch den Empfänger in das „Wir“ einbeziehen. Negativbeispiel „Wir wünschen, dass wir einen neuen Termin vereinbaren.“ Das kann man nur gemeinsam erreichen. Also ist gemeint: „Wir [= unsere Seite] wünschen, dass wir [= beide Seiten] einen neuen Termin vereinbaren.“ Machen Sie deutlich, wen Sie mit „wir“ meinen. „Wir“ oder „Ich“ in Briefen: Traditionell bezeichnet der Schreiber die eigene Seite in Briefen mit „wir“. Das tut er auch dann, wenn er nur sich selbst meint. Klarer ist es, in solchen Fällen das „ich“ zu verwenden: „Ich habe das verstanden. Wir werden das tun.“ Verneinungen durch „nicht“: Bringen Sie das „nicht“ nicht erst am Ende. Denn es besteht die Gefahr, dass der Leser das Wort übersieht/ überliest. Außerdem beginnt das Gehirn von Anfang an, den Satz zu analysieren, und kommt dann mit dem es überraschenden „nicht“ nur mühsam zurecht. Übungsbeispiel Nicht: „Der Trainer beschönigte den demütigenden Fußballabend für die Katalanen, die erstmals acht Tore in einem Europacupspiel kassierten, nicht.“ ! 3.5 Schwierige Wörter und Formulierungen 105 Sondern: „Der Trainer beschönigte nicht den demütigenden Fußballabend für die Katalanen, die erstmals acht Tore in einem Europacupspiel kassierten.“ Im Deutschunterricht haben Sie gehört, dass Sie doppelte Verneinungen vermeiden sollen. Das ist plausibel, wenn es nur zwei Alternativen gibt: Schwarz Weiß Das stimmt aber nicht, wenn es drei oder noch mehr Alternativen gibt. Weniger oder mehr von etwas Weniger … als: Ich stoße laufend auf Sätze wie auf den Satz: „Ein afrikanischer Bauer verdient fünfmal weniger als ein deutscher.“ Wenn er auch nur einmal weniger verdient, hat er kein Einkommen mehr. Dass dieser Fehler so wenig auffällt, muss am menschlichen Gehirn liegen: Die Aussage ist so unsinnig, dass unser Gehirn diese automatisch korrigiert. Anmerkung Allerdings schaffte mein Gehirn die automatische Korrektur nicht mehr, als es in der ZEIT vom 4. März 2021 hieß: „Tesla: Ist das Unternehmen maßlos überbewertet? … Das ist … 40-mal weniger als Toyota und Volkswagen … auf die Straße brachten.“ Also bitte einfacher ausgedrückt: „Das ist 2,5 % von dem, was Toyota und Volkswagen … auf die Straße brachten.“ Weniger von etwas Positivem: Das Ergebnis ist fast immer noch positiv. In der Praxis kommt es häufig vor, dass der Schreiber das nicht als weniger von etwas Positivem, sondern als mehr von etwas Negativem und damit falsch formuliert. - Entsprechend ist etwas weniger von etwas Negativem fast immer noch negativ. Beispiele (1) „Zusätzliche Kontrollvorgänge machen die Arbeit unproduktiver.“ Fast immer falsch: Sie machen die Arbeit nur weniger produktiv. 106 3 Texte ausformulieren „Additive machen die Qualität schlechter.“ Fast immer falsch: Sie machen diese nur weniger gut. Man kann in beiden Fällen das Verb „verringern“ nehmen. (2) Den Vogel schoss die FAZ online am 8.12.2018 mit der Überschrift ab: „TUI Airways schont Klima am meisten“. Seit wann schonen Fluggesellschaften die Umwelt? Der erste Satz klärt auf: „Zwei deutsche Fluglinien gehören laut einer Studie zu den zehn am wenigsten klimaschädlichen Airlines der Welt.“ [Hervorhebung vom Autor] Zu viel von etwas: Das „zu“ beinhaltet sprachlich eine negative Bewertung. Das kann gewollt sein wie bei „Zu viel Salz in der Suppe.“ - Meist ist allerdings „sehr“ gemeint. Zählen Sie die nächsten fünf „zu“ vor Adjektiven oder Adverbien, die Sie lesen. Sie werden wahrscheinlich zu dem Ergebnis kommen, dass der Schreiber mindestens viermal „sehr“ gemeint hat. Weitere schwierige Wörter „Aber“: „Aber ja, dieses Wort ist verwirrend! “ Denn als Partikel wie im vorstehenden Satz verstärkt es eine Aussage, als Konjunktion drückt es hingegen einen Gegensatz aus: „Das wird behauptet, das ist aber falsch! “ Verwenden Sie das Wort nicht als Partikel! In der Praxis wird „aber“ häufig dafür eingesetzt, eine Einschränkung auszudrücken, aber nicht einen Gegensatz. Verwenden Sie für Einschränkungen zur Unterscheidung das Wort „allerdings“. „Oder“: Das Wort hat zwei sich widersprechende Bedeutungen: Formulieren Sie zur Vermeidung von Zweifeln entweder inklusiv „und/ oder“ bzw. „oder auch“, oder aber exklusiv „oder aber“. Das exklusive „Oder“ klingt nach gegensätzlichen Alternativen. Es gibt auch parallele Alternativen, in denen je nach Situation die eine oder die andere Alternative zutrifft oder beide zu demselben Ergebnis führen. Dann erhöht „bzw.“ die Verständlichkeit, beispielsweise wie im vorhergehenden Absatz. „Können“: „Man kann das machen.“ Das Wort und damit der Satz können verschiedene Bedeutungen haben. Zur Eindeutigkeit und Erleichterung des Verständnisses kann sich empfehlen, das Wort zu umschreiben:  Es besteht die Möglichkeit, das zu machen.  Man ist in der Lage, das zu machen (~ vermag).  Man ist berechtigt, das zu machen (~ darf). 3.6 Schreiben: Briefe und E-Mails 107  Es ist möglich, dass etwas geschieht (~ vielleicht/ denkbar).  Es mag sein (es ist möglich mit der Konnotation, dass das in Ordnung geht). Das Wort „können“ sollte nicht manieriert verwendet werden: Man sollte nicht „wie festgestellt werden konnte“ formulieren, wenn es nur darum geht, dass etwas festgestellt worden ist. „Nach“/ „Gemäß“: „Nach dieser Vereinbarung“ kann zeitlich gemeint sein, Es kann aber auch „gemäß dieser Vereinbarung“ gemeint sein. „Gemäß“ klingt zwar altmodisch, vermittelt dem Leser allerdings schneller, was gemeint ist. „Schritte“: Die gehen geradeaus, sind also gleichrangig und sind damit etwas Anderes als „Stufen". Die kennzeichnen eine Rangfolge. Achtung: Stufen gehen aufwärts oder abwärts. 3.6 Schreiben: Briefe und E-Mails Ich verwende das Wort „Schreiben“, wenn der Text im Vordergrund steht [~ Schriftstück], und „Brief“ bzw. „E-Mail", wenn Sie eher an das Format Briefbogen oder aber E-Mail denken sollten. Schreiben sollen aus sich heraus verständlich sein. Sie sollen einen klaren Betreff und einen klaren Bezug haben. Es drängt sich auf, den Text durch eine Nummerierung zu gliedern, beispielsweise durch „(1), (2)“ usw., diese mit oder ohne Überschriften. Bullets können ausreichen. Eine Nummerierung erleichtert dem Empfänger, in einer Antwort auf Ihren Text Bezug zu nehmen. Denken Sie an den Fall, dass Sie dem Empfänger mehrere, möglicherweise kurze Punkte mitteilen wollen. Viele Schreiben braucht zwar nur der im Text genannte Empfänger zu verstehen, und das auch nur in dem Augenblick, in dem er diese erhält. Es kommen aber auch andere Leser in Betracht, sei es von vornherein oder sei es später, beispielsweise wenn Reibungen entstehen. Also stellen Sie bei Bezugnahmen auf Personen oder Ereignisse den Zusammenhang ausdrücklich dar und bezeichnen Sie diese so, dass ein Dritter diese einordnen kann. [→ Siehe auch Kap. 3.2 (a) „Stellen Sie sich auf Ihren Empfänger/ Ihre Empfänger ein“, S. 66] 108 3 Texte ausformulieren Manchmal nimmt der Schreiber auf eine Formulierung außerhalb seines Textes Bezug, beispielsweise auf eine Formulierung in einem Schreiben des jetzigen Empfängers. Möglicherweise erkennt ein anderer Leser später nicht, dass es sich um eine solche Bezugnahme handelt. Für ihn mag die Formulierung deswegen komisch oder sogar irgendwie verquer klingen. Also: Wenn in Betracht kommt, dass ein Dritter Ihren Text lesen wird, sollten Sie deutlich ausdrücken, dass Sie auf etwas Bezug nehmen, beispielsweise auf eine frühere Formulierung des jetzigen Empfängers. In diesem Fall können Sie darauf hinweisen („..., wie Sie es formuliert haben, ...“) oder die zitierte Formulierung in Anführungszeichen setzen. Negativbeispiel Ein Mitarbeiter des Auftragnehmers hat in einem Antwortschreiben an einen Kunden von einer „Bringschuld“ geschrieben: „Wir erstellen diese Änderung ausdrücklich nicht in Anerkennung einer Bringschuld.“ Der Projektleiter, der das Antwortschreiben freigeben sollte, konnte mit dieser Formulierung nichts anfangen. Dessen Rückfrage bei dem Schreiber ergab, dass der Kunde vorher von einer „Bringschuld“ geschrieben hatte. Damit hatte der Kunde gemeint, dass der Auftragnehmer gemäß Vertrag verpflichtet sei, die vom Kunden genannte Anforderung zu erfüllen, weil sie für diesen wichtig war. Meine Formulierungen „Sehr geehrte Frau …, … Mit freundlichen Grüßen“ werden von Schreibratgebern nur belächelt. Zumindest solle man „Freundliche Grüße aus dem sommerlichen München“ senden. Im ersten Moment finde ich es als Leser ganz nett zu erfahren, wie das Wetter anderswo in Deutschland ist. Auf Dauer werden die Wetter-Mitteilungen aber auch zu einer Floskel. Sie werden sogar etwas schräg, wenn das Schreiben im Winter noch einmal gelesen wird, und das auch noch von einem anderen als dem im Text genannten Empfänger. Deswegen verwende ich solche Floskeln nur in E-Mails und nur dann, wenn ich ziemlich sicher bin, dass nur der Empfänger diese lesen wird. Wenn Sie einen Text in der Form eines Schreibens als Anhang zu einer E-Mail versenden, ist es freundlich, wenn Sie die E-Mail nicht nur als „Briefumschlag“ verwenden, sondern diese mit einer Anrede versehen und den Gegenstand des Schreibens mit einem Satz oder mit zweien skizzieren. 3.6 Schreiben: Briefe und E-Mails 109 Insbesondere E-Mails: Sie sind im geschäftlichen Bereich nur eine andere Form von Schreiben und sollten ebenso sorgfältig wie Briefe erstellt werden. Von dem vielen, was im Internet über Schreiben von E-Mails publiziert wird, bezieht sich ein Großteil auf den privaten Bereich und ist für unser Thema nicht relevant. Von dem übrigen Teil bezieht sich das meiste auf Schreiben allgemein und nur weniges spezifisch auf E- Mails. E-Mails sollen wie Briefe einen aussagekräftigen Betreff haben, oft auch noch einen Bezug. Das erleichtert es später dem Schreiber bzw. dem Empfänger, diese E-Mail in einer Reihe von E-Mails zu finden. Der Text sollte sodann - wie bei einem Brief - auf den Zusammenhang eingehen, in dem er geschrieben wird. Im Berufsleben werden E-Mails oft weniger förmlich oder sogar salopp abgefasst, oft auch emotionaler. Achten Sie umso mehr auf Respekt/ Freundlichkeit. Ein gewisser zeitlicher Abstand zwischen dem Formulieren und dem Überarbeiten ist also noch wichtiger. - Bei kurzlebigen E-Mails mögen Sie über das sommerliche Wetter in München berichten. Bei längeren E-Mails erleichtern Sie sich die Arbeit, wenn Sie den Text mit einem Textprogramm erfassen, so dass Sie diesen leicht grafisch gestalten/ strukturieren können. Den fertigen Text kopieren Sie in die E-Mail. Wenn in Betracht kommt, dass der Empfänger den Text bearbeiten wird, können Sie diesen als Anhang beifügen. Allerdings sollten Sie sich überlegen, ob Sie einen längeren Text überhaupt als eine E-Mail abfassen und nicht als Anhang zu einer E-Mail. Diesen Anhang können Sie formal als einen Brief gestalten oder als einen Anhang, nämlich als einen etwas „abgespeckten“ Brief: „Anhang zur E-Mail vom DATUM“, Überschrift, Verfasser. Es ist beliebt, immer wieder die Funktion „Antwort“ zu nutzen. Das bläht das Dokument auf und erschwert es, den gewünschten Happen eines E-Mail-Salats zu finden. - Erst recht sollte man nicht eine beliebige E-Mail erneut verwenden, die mit dem momentanen Informationsprozess nichts zu tun hat. Ich verwende die Antwortfunktion fast nur, wenn die eingegangene E-Mail bisher nur an mich gesendet worden ist und meine Antwort kurz wird. Es ist ebenso beliebt und ebenso eine Unsitte, möglichst viele Personen in CC zu setzen (und nicht als Empfänger zu behandeln). Wenn 110 3 Texte ausformulieren eine dieser Personen auf der eigenen Seite Verantwortung übernehmen soll, soll man diese in einer eigenen E-Mail über diese E-Mail informieren. Andere Personen auf der eigenen Seite sollte man nur dann in CC oder BCC setzen, wenn man davon auszugehen hat, dass diese informiert werden wollen oder von deren Funktion her informiert werden sollen. Wenn der Schreiber Fragen an den Empfänger hat, bietet es sich an, dass jener die Antwortfunktion nutzt, um seine Antworten einzufügen. Der Schreiber kann das vorbereiten, indem er seinen Text nach Frage und Antwort strukturiert. Er kann dabei das Einfügen von Antworten vorbereiten, indem er bereits Absätze mit „Antwort: “ einfügt, und das in einer anderen grafischen Darstellung. - Weitere Schritte dieser Art sollte man aber nicht vornehmen, weil das Dokument sonst unübersichtlich werden würde. Ich musste einmal einem Richter eine vierstufige E-Mail erläutern. Es half nur, bei den einzelnen Absätzen den jeweiligen Schreiber samt Datum handschriftlich und in Farbe zu ergänzen. Ein Brief oder eine E-Mail: Die Wahl kann eine nichtsprachliche Information beinhalten. [→ Siehe Kap. 1.1 (b) unter „Sie geben auch paraverbale und nonverbale Informationen“, S. 25] Briefe sind gewichtiger durch ihre Form und dadurch, dass sie (bei juristischen Personen meist) zwei Unterschriften enthalten. Das gibt dem Schreiben einen offiziellen Charakter. - Sie können einen Mittelweg gehen, nämlich den Brief als Anhang zu einer E-Mail versenden. Damit können Sie die Transportzeit abkürzen und später den Zugang des Schreibens beweisen. Ein Einschreiben macht allerdings wahrscheinlich mehr Eindruck. 3.7 (Kurz-)Protokolle Regeln für die Protokollschreibung sollten ausdrücklich vereinbart werden. Dazu gehört auch der Punkt, wie schnell der andere Partner zum Protokoll / zu dessen Entwurf Stellung nehmen soll (die Beteiligten brauchen bald eine verbindliche Arbeitsgrundlage! ). Wenn mehrere Personen an einer Sitzung teilnehmen, sollte der Sitzungsleiter sich nicht damit belasten, das Protokoll zu führen. 3.7 (Kurz-)Protokolle 111 Bereiten Sie als Protokollführer das Protokoll vor der Sitzung vor: Tagesordnung, Teilnehmer, bereitgestellte Unterlagen zur Sache. Normalerweise geht es um ein Kurzprotokoll, also weder um ein (ausführliches) Verlaufsprotokoll noch um ein (reines) Ergebnisprotokoll/ Beschlussprotokoll. Das Kurzprotokoll soll die Themen abhandeln mit den Kernaussagen sowie den getroffenen Absprachen zur Sache und zum weiteren Vorgehen. Dementsprechend können Sie die einzelnen Beiträge zu einem Punkt der Tagesordnung zusammenfassen. Sie sind also kaum an den Ablauf der Diskussion zu den einzelnen Punkten gebunden. Ein Protokoll hat mehrere Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:  Es hält Absprachen (zum weiteren Vorgehen) fest.  Das wiederum erleichtert die Kontrolle, ob die Absprachen umgesetzt worden sind.  Als schriftliche Dokumentation schafft es Klarheit. Für Protokolle gilt besonders, dass diese auch für andere als für die Teilnehmer verständlich sein sollen. Gehen Sie also auf den Zusammenhang ein. Formulieren Sie den Ablauf in einer einheitlichen Zeitform. Das kann das Präsens sein (Sie führen das Protokoll während der Besprechung) oder das Imperfekt. 24 Wenn Sie das Imperfekt verwenden, kann später schwer sein zu unterscheiden,  ob eine im Protokoll aufgeführte Handlung während der Besprechung oder schon vorher stattgefunden hat,  ob ein Problem besprochen worden ist oder ob über ein schon bestehendes Problem berichtet worden ist. Andersherum ermöglicht das Imperfekt Ihnen besser, Feststellungen und Festlegungen hervorzuheben, indem Sie diese im Präsens formulieren. Wenn Sie wiedergeben wollen - auch zusammengefasst -, was jemand gesagt hat, müssen Sie das in indirekter Rede und damit im Konjunktiv tun. Dessen Verwendung besagt, dass Sie die Aussage nur sinngemäß zusammenfassen, also nicht wörtlich wiedergeben. Also brauchen Sie sich kaum auf Geplänkel über den exakten Wortlaut einzulassen. 24 DIN 5008 sieht in 24.3 das Präsens vor. 112 3 Texte ausformulieren Genieren Sie sich nicht, den Konjunktiv mit „würde“ zu verwenden. Dieser ist zwar sprachlich oft nicht so schön wie der echte Konjunktiv, aber leichter zu schreiben und zu verstehen; allerdings rutscht das Verb ans Ende. Beispiel Stilistisch anspruchsvoll: „Frau XX behauptete, dass das gut klänge und bereits Anklang fände.“ Ausreichend: „Frau XX behauptete, dass das gut klingen und bereits Anklang finden würde.“ Es ist besonders wichtig, den Akteur zu nennen, also Sätze möglichst im Aktiv zu formulieren. Wenn Sie im Protokoll Hinweise darauf aufnehmen wollen, was nach der Besprechung geschehen ist, sollten Sie diese vom übrigen Text deutlich abheben. Beispiel „Nachrichtlich: Frau XX hat diesen Punkt am _____ erledigt.“ „Wer schreibt, der bleibt.“ Wer das Protokoll führt, hat einen Vorteil: Beim Ausarbeiten des Protokolls kann er die Interessen seiner Seite durch geschickte Formulierungen fördern. Deswegen kann sich empfehlen, dass der Protokollführer das Protokoll während der Sitzung stichpunktartig führt und am Ende eines Besprechungspunktes oder der Sitzung verliest, so dass die Beteiligten den Text abstimmen können, zumindest die Entscheidungen/ Vereinbarungen. Das hat auch den Vorteil, dass die Besprechungsergebnisse schnell offiziell gemacht werden können. Jeder Empfänger sollte den Entwurf des Protokolls sorgfältig kontrollieren und vorsichtshalber darum bitten, das abzuändern, was er für falsch oder missverständlich protokolliert hält. Beispiel für die Führung von Protokollen Pos. Sachverhalt Typ Wer Wie bis wann 3.7 (Kurz-)Protokolle 113 Typ: B = Beschluss (Vereinbarung) F = Feststellung (einer Tatsache) H = Handlung erforderlich T = Der Text eines Dokuments wird entsprechend fortgeschrieben. Wie (Art der Beteiligung): Z = ist zuständig für das Durchführen W = wirkt mit M = hat Recht zur Mitsprache I = ist zu informieren / hat Anspruch auf Information G = genehmigt / gibt frei 4 Texte überarbeiten Ziel des Überarbeitens ist es, die Erfolgsfaktoren, die Sie für Ihren Text festgelegt haben, vollständig zu erfüllen. Die Unlust, nach dem Ausformulieren den Text auch noch zu überarbeiten, um dieses Niveau zu erreichen, ist oft groß. Dementsprechend wird das Überarbeiten - wie wissenschaftlich ermittelt - oft vernachlässigt. (a) Sie werden herausgefordert Der Schwerpunkt wird jetzt vom „Was“ auf das „Wie“ verlagert. Sie lesen aber stets den ganzen Text und beschäftigten sich dadurch automatisch auch ständig mit dem „Was“. Typischerweise überarbeiten Sie Ihre Texte bereits etwas während des Ausformulierens. Das erfolgt besonders bei anspruchsvollen Texten im zweiten Durchgang. [→ Siehe Kap. 3.1 (b) unter „Zwei Durchgänge für anspruchsvolle Texte“, S. 63] Sie konnten allerdings, während Sie beim Ausformulieren noch über den Inhalt nachdachten, kaum alle Wort- und Grammatikfehler beseitigt und alle Sätze in der richtigen Reihenfolge möglichst eindeutig und situationsgerecht verständlich ausformuliert haben. Sie sollten das - zumindest bei anspruchsvollen Texten - ja auch nicht versucht haben. [→ Siehe Kap. 3.1 (b) unter „Zwei Durchgänge für anspruchsvolle Texte“, S. 63] Dementsprechend bleibt ein erhebliches Verbesserungspotenzial. Sehen Sie eine eigene Phase dafür vor, dieses Potenzial - entsprechend der Wichtigkeit Ihres Textes - auszuschöpfen. Bei anspruchsvollen Texten brauchen Sie wahrscheinlich zwei oder sogar drei Durchgänge. Wie viel Zeit für das Überarbeiten vorsehen Sie können das Erstellen von Texten mit dem Erstellen von Software vergleichen: Fachlich und technisch Konzipieren, Programmieren und Testen. Für das Testen soll von vornherein ein erheblicher Zeitbedarf einkalkuliert werden, nämlich etwa 30 % des gesamten Aufwands. 116 4 Texte überarbeiten Planen Sie - zumindest für den ersten Durchgang - möglichst einen so langen Zeitraum ein, dass Sie den gesamten Text in einem Zug überarbeiten können, bei umfangreichen Texten zumindest jeweils einen großen, relativ selbstständigen Abschnitt. Denn Sie brauchen einen Überblick, um den Text auf Konsistenz, Wiederholungen usw. zu überprüfen. Sie selbst werden gefordert: Nur Sie können überprüfen, ob Sie das, was Sie dachten und ausdrücken wollten, auch ausgedrückt haben. Manche Doppeldeutigkeiten können am ehesten Sie entdecken. (Der Satz ist sprachlich doppeldeutig! ) Beispiele „Der Server wurde von XYZ ausgeliehen.“ [→ Siehe Kap. 3.4 (e) unter „Negativbeispiele für Doppeldeutigkeit“, S. 99] Die Struktur einer Aufzählung kann unklar sein: „A und B oder C“. [→ Siehe die Negativbeispiele in Kap. 3.4 (a) unter „Aufzählungen klar formulieren“, S. 79] Sie sind zumindest dann zum Überprüfen in der Lage, wenn Sie dieses etwas geübt haben. Legen Sie möglichst eine Pause ein, bevor Sie sich ans Überarbeiten machen, damit Sie einen gewissen Abstand zu Ihrem Text gewinnen. Wenn Emotionen im Spiel sind - eher bei kurzen Texten -, sollten Sie den Rat befolgen, dass man etwas überschlafen soll, bevor man reagiert. [→ Siehe Kap. 1.3 unter „Zeitplan für Schreibvorhaben“, S. 29] Beispiel Manchmal habe ich Antwortschreiben an einen gegnerischen Rechtsanwalt erst einmal so diktiert, dass ich meinen Ärger und meinen Spott über ihn nicht zurückhielt. Am nächsten Tag milderte ich den Ton ab (soweit meine Sekretärin das nicht sowieso schon beim Schreiben getan hatte). Ignorieren Sie, dass der Text von Ihnen stammt. Überprüfen Sie Ihren Text aus der Sichtweise Ihres Empfängers: Kann er die Information sachlich und sprachlich verstehen? Wie wird er sie verstehen? [→ Kap. 1.1 (a) „Die Sachebene“, S. 15, und Kap. 3.2 (a) am Anfang zu dieser Sichtweise beim Ausformulieren, S. 66] Sie prüfen dabei Ihren Text automatisch auch aus der Sicht eines Lektors. 4 Texte überarbeiten 117 Sie sind auch in psychischer Hinsicht gefordert: Sie haben sich angestrengt und sollen jetzt Ihre eigene Arbeit kritisieren. Beispielsweise drängt sich Ihnen auf, etwas als überflüssig zu streichen, was Sie mit Mühe ausformuliert haben, etwa ein Beispiel, das leider nicht passt. Es hilft nichts. Sie sollten das streichen. - Manchmal wissen Sie nicht so recht, wo etwas hingehört. Dann gehört es wohl in den Papierkorb. Sie können sich ein bisschen damit beruhigen, dass Sie beim Ausformulieren ja noch nicht Ihr Zielniveau erreichen wollten und auch nicht sollten. Einen Begutachter einschalten: Ihre Kollegen können gut überprüfen, ob Ihr Text sachlich richtig und sogar interessant ist. Zu diesem Zeitpunkt dürften Sie davon ziemlich überzeugt und damit ziemlich betriebsblind sein. [→ Siehe auch Kap. 3.1 (b) unter „Einen Begutachter einschalten“ für die erste Fassung, S. 64] Ihre Kollegen sind teilweise auch besser als Sie in der Lage, Ihren Text hinsichtlich dessen sprachlicher Richtigkeit zu überprüfen. Denn Sie haben ein bestimmtes Vorverständnis von Ihren Formulierungen, das Ihre Kontrollfähigkeit beeinträchtigt. Das entbindet Sie aber nicht davon, Ihre Möglichkeiten auszuschöpfen. [→ Kap. 1.1 (a) „Die Sachebene“, S. 16] Wenn Sie einen Kollegen oder eine Kollegin einschalten, haben Sie ein anderes psychisches Problem: Er/ sie wird Hemmungen haben, Ihren Text zu kritisieren. Sie müssen ihm/ ihr vermitteln, dass es um Verbesserung geht und dass Sie für Verbesserungsvorschläge offen und sogar dankbar sind. Er/ sie möge auf Schwächen hinweisen. Falls er/ sie Fehler finden würde, seien Sie besonders dankbar. Er/ sie kann dann fast alles unter „Schwächen“ und „Verbesserungen“ abhandeln. (b) Ihr Vorgehen In Betracht kommen drei Durchgänge - und ein vierter, wenn der Text richtig gut geschrieben sein soll [→ Kapitel 5.4 „Feilen am Text“, S. 132] :  Am Anfang auf jeden Fall der Durchgang „Gründliches Durcharbeiten“. Der Schwerpunkt liegt auf dem Inhalt. Wahrscheinlich am Bildschirm. 25  Ergänzender Durchgang „Ausdrucken und Durcharbeiten“: Ausdrucken, im Ausdruck überarbeiten und die Verbesserungen in das Textdokument übernehmen 25 Bei dieser einfachen Vorgehensweise ist es kaum effizient, den Text erst auszudrucken, weil dann die Änderungen noch in das Textdokument eingearbeitet werden müssen. 118 4 Texte überarbeiten  Durchgang „Vorlesen lassen“: Ein Sprachprogramm vorlesen lassen und den Text verbessern Ihre Auswahl richtet sich nach der Art des Textes und nach dem angestrebten Qualitätsniveau:  allein der Durchgang „Gründliches Durcharbeiten“, vorrangig am Bildschirm. Sie werden kaum an einem Ausdruck arbeiten, weil Sie dann die Änderungen in den Text übertragen müssten.  zwei Durchgänge: „Gründliches Durcharbeiten“ und • „ergänzend Ausdrucken und Überarbeiten“, wenn Sie besonders die Qualität hinsichtlich des Inhalts erhöhen wollen, 26 • „Vorlesen lassen“, wenn Sie besonders die Verständlichkeit und leichte Lesbarkeit fördern wollen.  Alle drei Durchgänge für noch höhere Qualität. Dabei ist es im Normalfall effizienter, erst den ergänzenden Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“ durchzuführen. Bei dieser Überarbeitung werden Sie einige Schwächen und Fehler machen. Der anschließende Durchgang „Vorlesen lassen“ ermöglicht Ihnen, auch Ihre Überarbeitung zu kontrollieren. Wenn Sie erst den Durchgang „Vorlesen lassen“ durchführen, dann sollten Sie im ergänzenden Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“ als routinemäßigen Arbeitsschritt nach jeder Übernahme einer Änderung in das Textdokument überprüfen, ob diese richtig ist. Durchgang „Gründliches Durcharbeiten: In der Sache ist dieser unabhängig vom Medium. Weil Sie wahrscheinlich am Bildschirm arbeiten, ist die folgende Darstellung auf den Bildschirm ausgerichtet . Überprüfen Sie zuerst den Aufbau insgesamt, unterstützt durch Ihre Gliederung, ggf. verkörpert in einem Inhaltsverzeichnis: Haben Sie Ihr - fortgeschriebenes - Konzept umgesetzt? Lesen Sie sodann die Auflistung Ihrer Begriffe durch, um sich diese zu vergegenwärtigen, sodass Sie im Folgenden besser überprüfen können, ob Sie diese einheitlich verwendet haben. 26 Denken Sie dann kompensatorisch besonders an die Verständlichkeit und überprüfen Sie als einen routinemäßigen Arbeitsschritt nach jeder Übernahme einer Änderung in das Textdokument, ob diese richtig ist. 4 Texte überarbeiten 119 Konzentrieren Sie sich beim Lesen auf den jeweiligen Gedankengang: Kann der Empfänger diesen Schritt für Schritt nachvollziehen? Führen Sie ihn sachgerecht? Lücken in Ihrer Argumentation können insbesondere dadurch entstehen, dass Sie Ihrem Empfänger(-kreis) zu viel Vorwissen unterstellen. [→ Kap. 1.1 (a) „Die Sachebene“, S. 16] Seien Sie vorsichtig, wenn Sie meinen, einen Fehler gefunden zu haben. Das kann offensichtlich der Fall sein, etwa bei Fehlern in Formulierungen. Sonst gilt: Sie haben beim Konzipieren und Ausformulieren wahrscheinlich gründlicher nachgedacht, als Sie das jetzt tun. Halten Sie also inne und überlegen, ob es sich wirklich um einen Fehler handelt. Überprüfen Sie am Ende eines Gedankengangs sowie eines größeren Abschnitts, ob Sie den gesamten Inhalt, den Sie haben schreiben wollen, auch geschrieben haben. Bleiben Sie im Gedankengang: Legen Sie einen Zettel neben sich auf den Schreibtisch, um sich Notizen zu machen, wenn Ihnen etwas einfällt, was Sie alsbald, aber nicht sofort abarbeiten sollten. Sie sollten nicht etwas an eine andere Stelle Ihres Textes oder sogar an mehreren überarbeiten, was sich nicht auf den aktuellen Gedankengang auswirken würde. Beispiel für einen nicht sachgerechten Sprung Sie ändern eine Überschrift, auf die von anderen Stellen aus verwiesen wird. Sie sollten jetzt erst einmal die Auswirkungen innerhalb des aktuellen Gedankengangs abarbeiten, beispielsweise prüfen, ob Sie wegen dieser Änderung den einleitenden Text nach der neuen Überschrift ändern sollten. Die Verweise von anderen Stellen aus können Sie beim Abarbeiten Ihrer Notizen anpassen. Wenn Sie etwas außerhalb des aktuellen Gedankengangs überarbeiten wollen, sollten Sie das eher nur stichpunktartig notieren (auf dem Notizzettel oder - bei Arbeit am Bildschirm - im Textdokument) und dann mit der Arbeit bis zum Ende des Gedankengangs oder des Abschnitts fortfahren. [→ Zum Abarbeiten von Auswirkungen siehe hier (b) unter „Änderungen verursachen Anpassungsbedarf“, S. 121] Wenn Sie trotzdem etwas an einer anderen Stelle überarbeiten wollen, dann überlegen Sie, ob Sie gerade in einer schwierigen Situation sind und mit dem Sprung dieser ausweichen wollen. 120 4 Texte überarbeiten Wenn eine größere Verbesserung ansteht, dann schalten Sie in den Modus „Konzipieren“ (im Kleinen) und dann in den Modus „Ausformulieren“. Wenn Sie diese Verbesserung erledigt haben, schalten Sie wieder in den Modus „Überarbeiten“. Setzen Sie an einer Stelle auf, die etwas vor der verbesserten steht. Rechtschreibkontrolle: Sie sollten diesen Prüflauf bereits am Ende des Ausformulierens gemacht haben. [→ Kap. 3.1 (b) unter „Das Ende des Ausformulierens“, S. 65] Anderenfalls sollten Sie diesen erst einmal zu Beginn des gründlichen Überarbeitens nachholen, um sich während des Durcharbeitens nicht mit Kleinkram beschäftigen zu müssen. - Am Ende des gründlichen Durcharbeitens am Bildschirm sollten Sie den Prüflauf erneut durchführen, um sich später nicht wiederum erst einmal mit Kleinkram beschäftigen zu müssen. Wenn Sie den Durchgang an einem Ausdruck durchgeführt haben, stellt sich das Thema „Übernahme der Änderungen in das Textdokument“ wie bei dem ergänzenden Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“ [→ siehe hier, S. 122] . Erhöhen Sie die Verständlichkeit : Denken Sie bei diesem Durchgang mehr an die inhaltliche Verständlichkeit als an die leichte Lesbarkeit. Verlängern Sie Ihren Text (auch um dessen Eindeutigkeit zu erhöhen):  Fügen Sie Wörter ein. Beispiel für das Einfügen von Wörtern Zu dem Zeitpunkt, der für ein Gespräch über das Konzept passt, habe ich in einer früheren Fassung geschrieben [→ Kap. 2.2 (f), S. 52] : „Dieser Zeitpunkt hat den Vorteil, dass über das Konzept gesprochen wird. Bei einer Diskussion über die erste Fassung wird das Konzept nicht so schnell sichtbar …“ Ein Gespräch über die erste Fassung kann erst stattfinden, nachdem diese erstellt worden ist. Es ist also überflüssig, auf diese zeitliche Reihenfolge hinzuweisen. Es erleichtert allerdings das Verständnis, das zu tun und dafür das Wort „späteren“ einzufügen (oder sogar „erst späteren“): „Bei einer späteren Diskussion über die erste Fassung wird das Konzept nicht so schnell sichtbar.“ 3.7 Texte überarbeiten 121  Teilen Sie Sätze auf.  Ergänzen Sie Beschreibungen, fügen Sie Beispiele ein.  Vereinfachen Sie Ihren Text. Selbstverständlich ist es positiv, sprachlich Überflüssiges zu streichen. Im Vordergrund Ihres Denkens sollte aber nicht das Kürzen, sondern das Vereinfachen stehen. • Sie können Wörter vereinfachen. • Sie können Sätze vereinfachen. Übungsbeispiel Nicht: „Anschließend erfolgt eine detaillierte Schätzung des Aufwandes für die einzelnen Arbeitspakete. Liegen Projekte mit einem sehr hohen Innovationsgrad oder sehr hohen Unsicherheiten vor, können möglicherweise keine genauen Aufwandschätzungen vorgenommen werden.“ Sondern: „Anschließend wird der Aufwand für die einzelnen Arbeitspakete detailliert geschätzt. Bei Projekten mit einem sehr hohen Innovationsgrad oder mit sehr hohen Unsicherheiten kann der Aufwand möglicherweise nicht genau geschätzt werden.“ • Sie können mehrere Sätze zusammenfassen. Beispiel „Ich hatte das meiner Mandantin zu berichten. Ich tat das, ohne zu gendern.“ Zusammengefasst: „Ich berichtete das meiner Mandantin, ohne zu gendern.“ Seien Sie offen, Sätze oder sogar ganze Absätze umzuformulieren statt an deren Wortlaut herumzumodeln. Änderungen verursachen Anpassungsbedarf: Jeder Satz ist Teil eines Gewebes. Mit jeder Änderung beim Überarbeiten greifen Sie in dieses Gewebe ein. Das kann sich in dessen unmittelbarer Nähe auswirken. Wenn Sie beispielsweise einen Satz ändern oder streichen oder einen weiteren einfügen, kann das den Übergang zum nächsten Satz stören. Das entdecken Sie alsbald. Fernwirkungen zu finden kann schwieriger sein. Formale können naheliegen, beispielsweise dass Verweise nicht mehr stimmen. Überprüfen Sie also jede Änderung daraufhin, ob diese anderswo eine Diskre- 122 4 Texte überarbeiten panz verursacht haben könnte. Diese könnte formal sein, könnte sich aber auch auf die inhaltliche Konsistenz Ihres Textes beziehen. Zum geeigneten Zeitpunkt für Änderungen siehe vorstehend unter „Bleiben Sie im Gedankengang“ [→ S. 119] . Zu Rechtschreib- und Wortfehlern: Nehmen Sie den folgenden Erfahrungssatz ernst: Je geübter ein Schreiber im Lesen ist, desto häufiger übersieht er Rechtschreib- und Grammatikfehler. Sein Gehirn ist darauf ausgerichtet, diese Fehler automatisch zu korrigieren. Wenn Sie Ihren Text über ein Sprachprogramm erfasst haben, ist die sorgfältige Kontrolle noch wichtiger. Denn dieses hat beim Umsetzen der Sprache in Text hochwahrscheinlich Fehler produziert. Das kann am Sprachprogramm liegen, beispielsweise dass es ein Wort nicht kennt. Dann setzt es nur einen Teil von diesem um oder wählt das phonemisch (~ phonetisch) nächst ähnliche Wort aus. Meist dürfte es daran liegen, dass Sie das Wort nicht deutlich genug diktiert haben. Beispiel aus der Entstehungszeit des Buchs Statt „kein“ erschien „ein“. Beim Durchgang „Ein Sprachprogramm vorlesen lassen“ haben Sie die besten Chancen, solche Fehler zu finden. Briefe und E-Mails : Alle Schreiben sollen wie andere Texte überarbeitet, also zumindest einmal kontrolliert werden. Die Kontrolle von E-Mails ist besonders wichtig. Denn tendenziell werden diese weniger verständlich und weniger vorsichtig abgefasst, enthalten mehr sachliche Fehler und mehr Emotionen. Dafür ist ein gewisser zeitlicher Abstand förderlich („Überschlafen“). [→ Kap. 3.6 unter „Insbesondere E-Mails“, S. 109] Ergänzender Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“ : Wenn Sie den Text, den Sie am Bildschirm schon gründlich durchgearbeitet haben, ausdrucken und sich noch einmal ans Verbessern machen, werden Sie vermutlich erstaunt sein, wie viele inhaltliche und sprachliche Schwächen und Fehler Sie finden werden. Auch Fehler, die daraus entstanden sind, dass Sie Änderungen vorgenommen, diese aber nicht vollständig durchgezogen haben. - Sie werden auch manches, was schon ordentlich ist, weiterhin verbessern wollen. Dass dieses Vorgehen so nützlich ist, hat viel mit den Umständen zu tun. Sie können den ausgedruckten Text besser lesen: Der Kontrast ist besser, Sie blicken nicht geradeaus, sondern leicht nach unten (wäre Ihr Blick zu sehr nach unten gerichtet, könnten Sie das ausglei- 4 Texte überarbeiten 123 chen, indem Sie die ausgedruckten Seiten leicht anheben). [→ Siehe Kap. 3.1 (a) unter „Leserlichkeit …“, S. 58] Diese Empfehlung gilt selbst dann, wenn der Ausdruck dasselbe Schriftbild wie das auf dem Bildschirm hat. Denn das Lesen am Bildschirm ist für das Auge anstrengend, dadurch werden Schwächen und Fehler leicht übersehen. ‒ Sie können auf ausgedruckten Seiten den Aufbau Ihres Textes besser kontrollieren. Sie können blättern und Textteile über die Seiten hinweg vergleichen. Sie gehen dann auch sachgerechter vor: Sie ziehen sich eher für diese Aufgabe zurück, sehen für sie eher Zeit vor und konzentrieren sich stärke auf sie. Drucken Sie den Text weniger breit als im Textdokument aus, damit Sie mehr Platz für Überarbeitungen haben. Sie können zusätzlich Platz schaffen, indem Sie den linken Rand schmaler machen. Wenn das Format - und damit die Schrift - kleiner als das Papier für den Ausdruck ist, sollten Sie das Format nicht vergrößern oder höchstens so sehr, dass Sie den Text ordentlich lesen können. Eine größere Schrift erschwert das Lesen [→ vgl. Kap. 3.1 (a) unter „Leserlichkeit - die formale Seite des Textes“, S. 58] . Testen Sie das einmal am Bildschirm! - Außerdem würden Sie Platz für das Überarbeiten wegnehmen. Wann sollten Sie die Verbesserungen ausformulieren? Der Zeitbedarf könnte eine Rolle spielen, tut das aber bei dem im Folgenden vorgeschlagenen Vorgehen kaum. Formulieren Sie jetzt alles übernahmereif aus. Jetzt sind Sie im gedanklichen Zusammenhang. Würden Sie sich nur Notizen machen, müssten Sie sich später erneut eindenken. Sie würden noch weniger Lust dazu haben. Sie würden manchmal nicht mehr nachvollziehen können, was Sie in einer Notiz haben ausdrücken wollen. Wenn Sie jetzt die Verbesserungen sauber (handschriftlich) formulieren, ist der zusätzliche Zeitaufwand im Verhältnis dazu, jetzt nur Notizen zu machen und diese später (am Bildschirm) auszuformulieren, eher gering. Sie können die Verbesserungen später in einem Routinevorgang in das Textdokument übernehmen, teilweise per Spracheingabeprogramm. Sie können sich jetzt auch erst einmal Notizen machen und diese abarbeiten, sobald Sie einen Einschnitt im Text haben. Dann können Sie sich noch daran erinnern, was Ihre Notizen bedeuten. [→ Vgl. vorstehend unter „Durchgang ‚Ein Sprachprogramm vorlesen lassen‘“, S. 124] 124 1 Texte überarbeiten Allerdings: Schon beim Erstellen des Konzepts sollten Sie es sich eher ersparen, ganze Sätze händisch aufzuschreiben. [→ Kap. 2.2 (c) unter „Vorgehen am Beispiel Papier“, S. 33] Das gilt erst recht jetzt, wenn Sie mehrere Zeilen Text erheblich ändern wollen. Denn der Text würde unübersichtlich werden, und dessen Übernahme in das Textdokument würde aufwendig werden. Skizzieren Sie sich solche Änderungen und formulieren Sie diese dann gleich im Textdokument aus. - Kopieren Sie den bisherigen Text erst einmal, um auf diesen zurückgreifen zu können, sei es zur Sicherheit oder zum Erleichtern des Umformulierens (in einem neuen Fenster oder unterhalb des Textes, den Sie jetzt ändern wollen). Durchgang „Ein Sprachprogramm vorlesen lassen und den Text verbessern“: Man übersieht beim Lesen manches, man überhört beim Hören manches. Aber es ist relativ unwahrscheinlich, dass man etwas zugleich überliest und überhört. Also machen Sie einen kombinierten Durchgang aus Hören und Lesen: Hören Sie sich den Text an und lesen ihn zugleich mit. Lassen Sie sich jeweils einen Abschnitt von etwa eineinhalb bis zwei Seiten vorlesen, ohne das Vorlesen zu unterbrechen. Markieren Sie dabei die Stellen, mit denen Sie sich anschließend noch einmal befassen wollen. Sie haben dann noch im Kopf, was Sie zum Zeitpunkt des Markierens gestört hatte. Das Hören und Mitlesen macht Sie auf sprachliche Schwächen und Fehler aller Art aufmerksam. Sie werden aber auch aufmerken, wenn anscheinend etwas Inhaltliches nicht stimmt. Nach jedem Abschnitt können Sie Ihre Markierungen abarbeiten. Die Vorleseweise ist monoton und (bei WORD) etwas verlangsamt. Das mag anfangs etwas Unwillen hervorrufen. Aus funktionaler Sicht ist das allerdings positiv: Beim Vorlesen ohne Sprechmelodie hören Sie genauer zu, und Sie haben bei dieser Geschwindigkeit noch etwas Zeit, sich in die Formulierungen einzufühlen. Noch wichtiger ist die kontinuierliche Geschwindigkeit: Sie müssen den Text in dieser Geschwindigkeit verstehen. Sie haben keine Zeit nachzudenken, was Sie als Schreiber haben ausdrücken wollen. Sie haben gerade einmal Zeit genug, um zu markieren, was Sie nicht auf Anhieb verstanden haben. Auch die Psychologie spielt eine Rolle: Sie nehmen den Text nicht so sehr als von Ihnen stammend wahr und merken Unklarheiten und andere Schwächen eher. [→ Vgl. hier (a) unter „Sie selbst werden gefordert“, S. 106] 5 Sachtexte richtig gut schreiben Sie wollen mit dem Inhalt Ihres Textes besonders erfolgreich sein. Deswegen wollen Sie ihn auch richtig gut schreiben: Ihre Adressaten sollen den möglichst eindeutig formulierten Text leicht erfassen und verarbeiten können. Ihr Text soll für sie angenehm zu lesen sein (ähnlich: ansprechend / interessant / lebendig / soll Lesevergnügen schaffen). Das Hamburger Verständlichkeitsmodell Diese Qualität lasse sich erreichen durch Kürze, Prägnanz und anregende Zusätze. Das geht in Ordnung, solange die Bedingungen „möglichst hohe Eindeutigkeit“ und „Richtigkeit“ eingehalten werden. [→ Anhang B.1.2, S. 51] Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie die für die relevanten Erfolgsfaktoren einschlägigen Empfehlungen in allen drei Phasen auf besonders hohem Niveau befolgen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf dem Überarbeiten. Sie können bestimmten Erfolgsfaktoren ein besonders hohes Gewicht geben und zu einem besonders hohen Grad erfüllen wollen. Beispiele Populäre Sachbücher sollen besonders leicht zu lesen sein. Wissenschaftliche Texte sollen einen hohen Grad an Eindeutigkeit haben. Der Aufwand nimmt zu. Schon bei einfachen Texten müssen Sie mehr Zeit als üblich aufwenden. Dabei wird der Ertrag (das Quantum an Verbesserungen) je Zeiteinheit gemäß dem Gesetz des abnehmenden Grenzertrags immer geringer. Ertrag Aufwand Abb.: Gesetz vom abnehmenden Grenzertrag (in normaler Ausprägung) 126 5 Sachtexte richtig gut schreiben Erfahrungsgemäß führt zusätzlicher Aufwand zwar zu zusätzlichem Ertrag; dieser Zuwachs nimmt aber ständig ab und wird von irgendeinem Punkt an sogar negativ. Das kann beispielsweise durch die Fülle von Details verursacht werden. Anspruchsvolle Texte verlangen darüber hinaus von vornherein noch mehr Aufwand (die Ertragskurve liegt niedriger). Denn erst einmal ermüdet der Leser beim Lesen von solchen Texten zunehmend. Also müssen Sie mehr Aufwand betreiben, um dem Ermüden entgegenzuwirken. Auf diesen weiteren Aufwand wirkt sich wiederum das Gesetz des abnehmenden Grenzertrags aus: Der Ertrag an Verbesserung je Zeiteinheit wird immer geringer. Stöhnen Sie nicht: Es ist Ihre Entscheidung, einen Text richtig gut schreiben zu wollen. Sie entscheiden über den Qualitätsgrad und damit über den Umfang des zusätzlichen Aufwands. Zu Kapitel 1.1 Die Kommunikation zwischen Schreiber und Empfänger Die Leserorientierung ist besonders wichtig. Es droht, dass der Schreiber gerade diese vernachlässigt, weil der Umfang und/ oder die Schwierigkeit des Textes ihn so sehr in Anspruch nehmen. Sie sollten sich besonders bemühen, den Mangel an nonverbalen Informationen so gut es geht auszugleichen [→ Kap. 1.1, S. 15]. Beispiel zur Appellfunktion Konstruktionen mit „…, um zu“ drücken einen schwachen Appell aus, beispielsweise „Also geht es darum, von vornherein Puffer einzuplanen.“ Konstruktionen mit „…, damit …“ haben eine stärkere Wirkung: „Also geht es darum, dass Sie von vornherein Puffer einplanen.“ Ihre Botschaften auf der personalen Ebene sollen zielgerecht sein:  deutlich genug  gegen negativ ausgerichtete Interpretation gefeit. 5.2 Zu Kapitel 2 Ein Konzept erstellen Zu Kapitel 2.1 Das Konzept für Ihr Schreibvorhaben Ein Text reift mit der Zeit, die Sie für ihn aufwenden. Also sollten Sie für anspruchsvolle Texte von vornherein zusätzliche Bearbeitungs- 5.3 Sachtexte richtig gut schreiben 127 vorgänge einplanen [→ Kap. 2.1, S. 23.]. Das gilt besonders für das Überarbeiten. Sie sollten für diese Phase mindestens alle drei in Kapitel 4 vorgeschlagenen Durchgänge einplanen. Ein solches Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie sich beim Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“ mehr auf den Inhalt konzentrieren können und beim Durchgang „Ein Sprachprogramm vorlesen lassen und den Text verbessern“ mehr auf die Verständlichkeit. 27 Sie können noch einen vierten Durchgang „Feilen am Text“ einplanen. [→ Siehe Kap. 5.4 unter „Weiterer Durchgang ‚Feilen am Text‘“, S. 132] Selbst bei kurzen Texten sollten Sie zwischen den Durchgängen eine Pause machen. Bei anspruchsvollen Texten sollten die Pausen zwischen den Durchgängen für das Überarbeiten möglichst lang sein. Zum einen gewinnen Sie auf Grund der zeitlichen Distanz Abstand zu Ihrem Text, lesen ihn neutraler und finden mehr Verbesserungswürdiges. Zum anderen kommen Sie sich nicht so komisch vor, Ihren Text mehrmals hintereinander durchzuarbeiten. Zu Kapitel 2.2 Das Konzept für den Inhalt des Textes Kontrollieren Sie beim Überprüfen des Konzepts, ob Sie die großen Abschnitte, wenn sachgerecht, gemäß dem Konzept „Herold, König, …“ aufgebaut haben [→ Kap. 2.2 (f), S. 52]. 5.3 Zu Kapitel 3 Texte ausformulieren Bemühen Sie sich im zweiten Durchgang des Ausformulierens um Eindeutigkeit und Verständlichkeit mehr als normalerweise: Befolgen Sie möglichst viele Empfehlungen gründlich, also mehr als diejenigen, die in Kapitel 3.4 als wichtig markiert sind. Sätze sollen bereits dank ihrer Formulierung möglichst eindeutig und situationsgerecht verständlich sein und nicht erst dank deren Analyse. Das gilt allgemein, weil auch die Analyse oft noch nicht ausreichend Eindeutigkeit schafft. [→ Siehe Kap. 1.1 (a) unter „Risikofaktor Sprache“, S. 14] 27 In Kapitel 4 ist schon angelegt, dass Sie einen solchen Text mindestens zweimal überarbeiten sollten [→ Kap. 4 (b) unter „Verhältnis der Durchgänge“, S. 102]. Zur Übersicht über alle Durchgänge in den drei Phasen siehe Kap. 1.2 [→ S. 21]. 128 5 Sachtexte richtig gut schreiben Bei schwierigen Texten kommt in Betracht, die zusätzliche Arbeit im zweiten Durchgang in die Phase des Überarbeitens zu verschieben, sodass Sie sich in diesem Durchgang mehr auf die sachliche Seite des Textes konzentrieren können. Sie müssen dann in der Phase des Überarbeitens zumindest alle drei Durchgänge durchführen, die in Kapitel 4 dargestellt werden. [→ Kap. 4 (b) S. 117] Zu Kapitel 3.1: Zur Grammatik gehört - noch - der Irrealis der Gegenwart und der der Vergangenheit, auch wenn beide zunehmend ignoriert werden. Negativbeispiel „Wenn ich das schaffen würde, bin ich glücklich.“ „Wenn ich das schaffe, wäre ich glücklich“ Sätze, die korrekt im Irrealis geschrieben sind, haben einen höheren Grad an Eindeutigkeit und sind angenehmer zu lesen. Zu Kapitel 3.2: Ein Satz kann bereits konkret sein. Sie können diesen noch plastischer machen. Beispiele (1) Ursprünglich: „Weniger wichtige Alternativen und Ergänzungen habe ich in eigene Dokumente aufgenommen.“ Jetzt: „Weniger wichtige Alternativen und Ergänzungen habe ich in zusätzliche Dokumente aufgenommen.“ (2) Ursprünglich: „Das dürfte im folgenden Text klarwerden; es sollte aber von vornherein klar sein.“ Jetzt: „Das dürfte im folgenden Text klarwerden; es sollte aber schon durch die Formulierung klar sein.“ Es kann sich auch anbieten, „treffende“ Wörter zu verwenden. Beispiel In Kapitel 1.1 (c) lasse ich mich skeptisch über die Rhetorik aus, soweit ich deren allgemeine Vorschläge nicht als positiv dargestellt habe. Ich hatte im Internet für die Kombination „Rhetorik - Tricks“ über 200.000 Ergebnisse gefunden [→ S. 26]. Wie das darstellen? „Ergebnisse“ klingt nüchtern. Also besser das ambivalente Wort „Treffer“. 5.4 Zu Kapitel 4 Texte überarbeiten 129 Sodann zum passenden Verb: „Das Internet enthält mehr als 200.000 Treffer …“. Das klingt mir zu sachlich. „Sie finden im Internet mehr als 200.000 Treffer…“. Das klingt nach einer nützlichen Ankündigung. „Im Internet finden sich mehr als 200.000 Treffer…“. Das klingt passend, nämlich etwas abwertend. „Finden sich“ gefällt mir zwar normalerweise nicht, weil diese Konstruktion ein unschöner Ersatz für das Passiv ist. Hier ist eine unschöne Formulierung aber akzeptabel [→ Kap. 3.4 (e), S. 99]. Zu Kapitel 3.4: Bei Texten, die richtig gut geschrieben sein sollen, ist es nahezu vorgegeben, dass man beim Ausarbeiten seiner Gedanken zu wortreich schreibt und etwas mehrfach formuliert. Kontrollieren Sie das besonders. Wer etwas Wichtiges schreibt, gerät in Gefahr, auch gewichtig zu formulieren. Das wirkt sich besonders darin aus, dass man starke Wörter verwendet. [→ Kap. 3.4.(b) unter „Verzichten Sie auf starke Wörter“, S. 91] Lesen ermüdet. Formulieren Sie Ihre Sätze bei langen Texten noch einfacher. Nutzen Sie noch mehr Wörter, die den Leser auf etwas hinweisen sollen. [→ Kap. 3.4 (h) „Beziehen Sie Sätze aufeinander, auch Satzteile“, S. 66] 5.4 Zu Kapitel 4 Texte überarbeiten Sie haben Ihren Text mit dem Ziel erarbeitet, dass er am Ende richtig gut geschrieben sein soll. Sie sind schon weit gekommen. Sie müssen den Text jetzt noch auf einem besonders hohen Niveau überarbeiten. Kapitel 5.1 bis 5.3 diente Ihnen dazu, Ihre Technik des Erarbeitens von Texten [Kapitel 1-3] zu verbessern. In Kapitel 5.4 geht es darum, dass Sie Ihre Technik verbessern, das zu überarbeiten, was Sie gemäß den Empfehlungen zu den Kapiteln 1-3 erarbeitet haben. Kapitel 5.4 muss also noch einmal auf die Kapitel 1-3 eingehen. Überarbeiten im Hinblick auf den Kommunikationsprozess [Kapitel 1]: Überprüfen Sie, ob Ihre Botschaften auf der personalen Ebene tatsächlich zielgerecht sind. Überlegen Sie sich erst einmal für den gesamten Text, ob Sie sich an zweifelhaft formulierte Botschaften erinnern können, möglicherweise an kritische Tendenzen in Gedankengängen. Sie können solche 130 5 Sachtexte richtig gut schreiben Stellen jetzt erst einmal markieren oder notieren und beim Durchgehen des Textes überarbeiten. Überarbeiten im Hinblick auf das Konzept für den Inhalt [Kapitel 2]: Prüfen Sie über Ihren Text hinweg, ob Sie die großen Abschnitte tatsächlich gemäß dem Vorschlag „Herold, König …“ aufgebaut haben. [→ Kap. 2.2 (b) unter „Vorrangig strukturieren“, S. 38] Prüfen Sie über Ihren Text hinweg, ob Sie die Begriffe und die wichtigen Wörter, auf die Sie sich festgelegt haben, auch durchgängig verwendet haben. Das ist schwierig, weil Sie erst einmal finden müssen, welche Unwörter sich eingeschlichen haben. Sie können erst einmal Vermutungen anstellen. [→ Siehe auch Kap. 2.2 (b) unter „Spezifische Begriffe intern festlegen“, S. 40] Beispiel In der Formulierungsphase für das Buch hatte ich neben „den Text erfassen“ auch andere Wörter, beispielsweise „aufnehmen“ verwendet. Ich wollte die Formulierung vereinheitlichen. Es ging dabei häufig um den Zusammenhang mit „leicht“. Mit diesem Suchwort konnte ich „auffassen“ finden. Bei „leicht“ fiel mir ein, dass ich auch das Wort „schnell“ verwendet hatte. Dieses Wort half, weitere Wörter in Konkurrenz zu „erfassen“ zu suchen und noch eines zu ersetzen. (Außerdem wies das mich darauf hin, die Konkurrenten von „leicht“ zu ersetzen.) Sie können auch während der weiteren Arbeit auf ein Wort stoßen, das Sie irritiert, weil Sie ein anderes gewöhnt sind. Überarbeiten im Hinblick auf das Ausformulieren [Kapitel 3]: Die Durchgänge sind in Kap. 4 (b) dargestellt [→ S. 117] . Jetzt kommt der Durchgang „Feilen am Text“ noch hinzu [→ S. 132] . Und dann sind Sie noch nicht am Ende. Wenn es für Ihre Zielsetzung etwas bringt und Ihr Zeitplan es erlaubt, sollten Sie sich nach einiger Zeit ein Stück Ihres Textes noch einmal lesen, möglichst nach mindestens ein oder zwei Wochen. Das wird Sie vermutlich dazu bringen, Ihren Text noch einmal zu überarbeiten. - Sie werden dann erkennen, dass das mehr ist als nur das Verschieben des Durchgangs „Feilen“. Wenn Sie sich bereits jetzt für einen solchen späteren Durchgang ent- 5.4 Zu Kapitel 4 Texte überarbeiten 131 scheiden, können Sie jetzt auf den Durchgang „Feilen am Text“ verzichten. Sie sollten dann aber bei dem Durchgang „Vorlesen lassen und den Text verbessern“ oder bei dem Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“ noch mehr Wert auf die leichte Verständlichkeit legen. Zum Durchgang „Gründliches Durcharbeiten“: Kapitel 4 beschreibt die Empfehlungen zum Überarbeiten. Dazu ist zu ergänzen: Sie können Sätze straffen. Übungsbeispiel Nicht: „Projekte werden meist mit der Absicht gestartet, Geld zu verdienen oder die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass Kosten eingespart oder Erträge für ein Unternehmen generiert werden können.“ Sondern: „Projekte werden meist mit der Absicht gestartet, Erträge zu ermöglichen oder Kosten zu senken.“ Sie können Gedankengänge straffen: Sie haben zu einem Thema etwas an verschiedenen Stellen geschrieben. Eigentlich gehören die Textstellen mehr oder weniger zusammen, müssen aber auch im jeweiligen Zusammenhang angesprochen werden. Versuchen Sie, einen Schwerpunkt zu finden und dann bei den anderen Gedankengängen jeweils auf diesen zu verweisen. Zum Durchgang „Ausdrucken und Überarbeiten“: Die Empfehlung in Kapitel 4 (b) lautet für normale Verbesserungen, dass Sie diese im ausgedruckten Text ausformulieren und dann in das elektronische Dokument übernehmen sollten [→ S. 122]. Sie können noch mehr tun: Bevor Sie eine Änderung in das elektronische Dokument übernehmen, können Sie diese mit der bisherigen Formulierung im elektronischen Dokument vergleichen: Ist die vorgesehene Verbesserung wirklich besser? Sollten Sie diese noch etwas überarbeiten oder sogar verwerfen? Oder die bisherige Formulierung etwas anders verbessern? Größere Verbesserungen sollten Sie laut Empfehlung in Kapitel 4 besser gleich im elektronischen Dokument ausformulieren. Damit entfällt die vorstehend beschriebene Kontrolle durch einen Textvergleich. Sie können diese Kontrolle allerdings abgeschwächt auf andere Weise durchführen: Markieren Sie die größeren Verbesserungen bei deren Erarbeitung im elektronischen Dokument und kontrollieren diese im Zusammenhang mit der Übernahme der normalen Verbes- 132 5 Sachtexte richtig gut schreiben serungen (sei es alle hintereinander weg oder jeder einzelnen im Lauf der Übernahme der normalen Verbesserungen). Weiterer Durchgang „Feilen am Text“: Das beinhaltet, die Qualität überall ein bisschen zu erhöhen. Am Bildschirm oder an einem Ausdruck arbeiten: Ich habe mir diese Frage erst bei der Fahnenkorrektur (Ausdruck) gestellt. Ist die Frage nicht wichtig oder die Antwort eindeutig? Die Arbeit ist am Bildschirm effizienter und im Ausdruck effektiver. Wenn Sie schon die Mühe auf sich nehmen, einen richtig gut geschriebenen Text zu schaffen, dann sollten Sie auch die geringere Effizienz hinnehmen. Inhaltlich nicht erforderliche Wörter einfügen: Das ist für Schreibratgeber ein grober Regelverstoß, wo diese doch sogar Kataloge aufführen, wie Sie eine Silbe oder sogar zwei einsparen können. Es kann jetzt sogar nützlich sein, hier und dort ein ganzes Wort einzufügen oder auch zwei, um die Eindeutigkeit, die Verständlichkeit und besonders das angenehme Lesen zu erhöhen. Testen Sie das einmal! [→ Siehe schon Kap. 4 (b) unter „Erhöhen Sie die Verständlichkeit“ am Anfang, S. 120] Beispiel Beim Thema Gendern geht es unter anderem um die Wörter im generischen Maskulinum. In diesem Zusammenhang kann man den folgenden Satz kurz fassen: „Denkt man bei der Verwendung eines solchen Wortes an Menschen konkret oder funktional? “ So schnell, wie man den Satz liest, kann man ihn kaum nachvollziehen. Deswegen ziehe ich eine etwas längere Fassung vor: „Denkt man bei der Verwendung eines solchen Wortes an Menschen konkret oder denkt man an sie funktional? Und lieber noch etwas länger: „Denkt man bei der Verwendung eines solchen Wortes an Menschen konkret oder denkt man an sie in ihrem funktionalen Zusammenhang? “ Adjektive betonen: Es ist Ihnen empfohlen worden, wichtige Adjektive, die vor einem Substantiv stehen, in einen Nebensatz zu überführen. [→ Kap. 3.4 (g) „Packen Sie Wichtiges nicht in Adjektive“, S. 101] Oft lohnt es sich, auch nicht so wichtige Adjektive in Relativsätze zu überführen, weil sich ein solches Satzgefüge leichter liest. 5.4 Zu Kapitel 4 Texte überarbeiten 133 Übungsbeispiel Statt „Zum passenden Zeitpunkt für ein Gespräch über das Konzept habe ich in einer früheren Fassung geschrieben: …“ Besser: „Zu dem Zeitpunkt, der für ein Gespräch über das Konzept passt, habe ich in einer früheren Fassung geschrieben: …“ Eine Textmelodie schaffen: Grundlage ist die Empfehlung, in einem Satz die Satzglieder in eine solche Reihenfolge zu bringen, dass der Leser diesen in gewohnter Weise und damit leicht lesen kann. Kontrollieren Sie Ihre Sätze darauf hin [→ Kap. 3.1 (a), S. 58] . Das Wort „Melodie“ mag etwas hoch gegriffen sein. In erster Linie geht es um den Rhythmus. Das Erleben des Textes kann für den Leser über das Erleben des Rhythmus hinaus gehen. Der Text enthält Stimmlichkeit: Das Gehirn setzt die Schriftzeichen in Klänge um. Beim stillen Lesen hört der Leser das Geschriebene innerlich und artikuliert es innerlich mit. Das nimmt mit der steigenden Schwierigkeit des Textes zu. „Je mehr man sich um das Textverständnis bemüht, desto ausgeprägter wird die Artikulationstätigkeit beim Lesen: Das Lesen wird zum hörenden Sprechen.“ 28 Dem Leser bringen Sätze mit einer Sprachmelodie mehr Spaß. Lesen Sie sich Ihren Text selbst leise vor und verbessern Sie diesen nach Ihrem Eindruck. Sie haben bereits eine Reihe von Empfehlungen kennengelernt, die den Rhythmus und damit das leichte und interessante Lesen unterstützen. Hier geht es darum, diese beim erneuten Durchlesen zu beachten. Beispiele (1) Abwechselnd kurze und lange Sätze Herold, König, Gefolge in einem Absatz (2) Weitere Anregungen: ein Bruch im Rhythmus erregt Aufmerksamkeit. Sie können etwas entweder mit Hilfe von Gedankenstrichen als Parenthese oder in Klammern einfügen. Wortwahl: Sie können bei langen Texten die leichte Verständlichkeit durch Ihre Wortwahl unterstützen. 28 Hans Lösener in www.loesener.de, MATERIALIEN FÜR DAS HÖRENDE LESEN, 2 Ein Modell des hörenden Lesens, dort unter „Hören heißt Artikulieren“. 134 1 Sachtexte richtig gut schreiben Sie können die Bedeutung von Wörtern im Satzbau verdeutlichen. Beispiele (1) Sie können bei der Bezugnahme auf Personen möglichst die Personalpronomen (er, sie) verwenden und bei der Bezugnahme auf Objekte möglichst die Demonstrativpronomen (sei es die schwachen „der/ die/ das“ oder die starken „diese/ r/ s). (2) Ich spreche Sie direkt an. Dabei nutze ich das Personalpronomen „Sie“ großgeschrieben als Ansprache-Sie. Ich komme nicht umhin, dieses Personalpronomen am Satzanfang auch für andere Personen oder für Gegenstände einzusetzen; denn ich sehe mich aus ästhetischen Gründen gehalten, nicht immer „die/ diese“ als Demonstrativpronomen zu verwenden. In beiden Fällen wird das „Sie“ am Satzanfang großgeschrieben. Deswegen verwende ich das Ansprache-Sie möglichst nicht am Satzanfang, sondern formuliere Sätze mit dem Ansprache-Sie möglichst so, dass dieses nicht am Satzanfang steht und Sie also dank der Großschreibung sofort erkennen, dass Sie mit dem „Sie“ gemeint sind. Verwenden Sie Wörter nicht penetrant häufig. Negativbeispiele Gemäß dem Aufbau „Herold, König …“ soll im ersten Satz stehen, worum es geht. In diesem Buch „geht“ es penetrant häufig um etwas, und das trotz des Feilens immer noch mehr als 70-mal. Das Wort „machen“ kommt noch häufiger vor, und das trotz der Gegenmaßnahmen wie „Legen Sie eine Pause ein.“ statt „Machen Sie eine Pause.“ Wann ist Ihr Text so gut geschrieben, wie Sie es vermögen? Wenn Sie beim Durchlesen nach einigen Wochen meinen, etwas verbessern zu sollen, und sich daran erinnern, dass die jetzt ins Auge gefasste Formulierung in einer vorhergehenden Fassung des Textes schon einmal stand. 6 Aufgaben zum Üben Die Aufgaben beziehen sich schwerpunktmäßig auf eine der Empfehlungen; sie können auch weiteren Verbesserungsbedarf enthalten. Die Verbesserungsvorschläge in Kapitel 7 sind wirklich nur Vorschläge. Sie können Verbesserungen auch anders formulieren oder für nicht erforderlich halten. Zu Kap. 3.4 (a) 1. Keine Hauptaussage in einem Nebensatz [→ Vorschlag dazu S. 141] Aus einem Schreiben an einen Kunden: „Da Ihre Seite das Feinkonzept noch nicht freigegeben hat, hat unser Projektleiter das Projekt gestoppt.“ 2. Sätze entschachteln oder aufteilen [→ Vorschlag dazu S. 141] Ich fand meinen folgenden Satz perfekt kurz, aber undurchsichtig: „Ebenso soll der Schreiber sich fragen, auf welchem fachlichen und sprachlichen Niveau der Adressat den Text überhaupt verstehen kann und ob dieser sich dennoch nicht darum bemühen wird, weil dieser sich überfordert oder vom Text nicht angesprochen fühlt.“ 3. Kurze Reihungen können schwer verständlich sein [→ Vorschlag dazu S. 141] (1) Der folgenden Satz ist richtig, aber schwer verständlich. Verdeutlichen Sie den Inhalt. „Das Fachkonzept beschreibt die Vorgehensweise bei der Dateneinrichtung und Modellierung der Prozesse in den Projektphasen und technische Anforderungen.“ (2) Unglücklich formuliert: “Informationsasymmetrie zwischen Architekten sowie Ingenieuren und Verbrauchern“. Das klingt nach „Architekten gegenüber Ingenieuren und Verbrauchern“. Gemeint sein dürfte hingegen: „Architekten und Ingenieuren gegenüber Verbrauchern“ Formulieren Sie den Satz entsprechend um. 4. Die Stellung von Prädikatsnomen [→ Vorschlag dazu S. 141] (1) „Der Punkt ist im Hinblick darauf, dass es um sensible personenbezogene Daten geht, die die betroffenen Personen nicht freiwillig mitgeteilt haben, sehr wichtig.“ 136 6 Aufgaben zum Üben (2) „Insgesamt ist mir unklar, ob eine gedeihliche Geschäftsverbindung angesichts der Forderungen, die der Kunde an den Einsatz der Software in seinen weiteren Betriebsstätten stellt, wahrscheinlich ist.“ 5. Konstruieren Sie Sätze übersichtlich [→ Vorschlag dazu S. 141] (1) „Sie können die Rechnung mit Ihrer Bankkarte oder, wenn der Betrag 200 € übersteigt, mit einer Kreditkarte bezahlen.“ (2) „Es geht um Vertrauen: Da in multikulturellen Projekten Konflikte zum Alltag gehören, kommt auch dem ‚Verzeihen von Fehlern‘, das heißt der Ermöglichung der Gesichtswahrung der Gegenseite in Konfliktsituationen, bei der Stärkung des interpersonalen Vertrauens eine hohe Bedeutung zu." Zu Kap. 3.4 (b) 1. Vermeiden Sie Ketten von Substantiven [→ Vorschlag dazu S. 142] (1) „Als Nutzen der Orientierung an Reifegradmodellen für eine Organisation werden neben anderen die Verbesserungen genannt: …“ (2) „2015 ist von der Staatengemeinschaft zur Konkretisierung des Ziels der nachhaltigen Entwicklung ein umfangreicher Zielkatalog verabschiedet worden.“ (Formulieren Sie besser im Aktiv.) (3) „Die Möglichkeiten der Nutzung des öffentlichen Raumes durch die Bewohner werden verbessert.“ (Formulieren Sie besser im Aktiv.) 2. Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise [→ Vorschlag dazu S. 142] (1) „Wir haben den Anwender in die Beratungen integriert, weil sich bei der Installation technologische Schwierigkeiten ergeben haben.“ (2) „A ist damit im Grundgedanken mit B identisch.“ (3) „Beiden Standards gemeinsam ist, dass sie die Notwendigkeit zur Weiterentwicklung betonen.“ (4) „Relevante Erfahrungen werden in einen organisationalen Verbesserungsprozess eingespielt.“ (5) „Die Begriffe Motivation und Motivierung werden fälschlicherweise häufig synonym benutzt. Doch es gibt gravierende Unterschiede. Motivation sind die Beweggründe, die eine Person von innen heraus antreiben, …“ Zu Kapitel 3.4 (c) Bleiben Sie bei Verben [→ Vorschlag dazu S. 143] 6 Aufgaben zum Üben 137 (1) „Dafür ist die Zusammenarbeit zwischen A und B notwendig.“ (2) „Die Integration der Vision in laufende Stadtentwicklungsaktivitäten ist erfolgt." (3) „Das Finden von Problemlösungen wird durch gemischt zusammengesetzte Gruppen oft besonders gut vollbracht.“ (4) „Vielmehr ergibt sich durch die gebündelte Finanzierung ein Risikodiversifikationseffekt.“ (5) „Um eine Ressourcenplanung vornehmen zu können, ist die Bearbeitung anderer Aufgaben vorab notwendig: …“ Zu Kapitel 3.4 (d) 1. Klären Sie die Rückbezüge [→ Vorschlag dazu S. 144] „Spätestens in der Kick-off-Phase soll der Auftragnehmer mit dem Kunden den Umfang von seiner Mitwirkung klären. Dabei soll er ihm verdeutlichen, dass er den Einsatz seiner Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einplant.“ (1) Ersetzten Sie übungshalber erst einmal alle drei Personalpronomen durch das jeweilige Wort, auf das diese Bezug nehmen. Überprüfen Sie dann, ob das Possessivpronomen „seiner“ eindeutig verwendet wird. (2) Formulieren Sie den Satz so, dass Sie diesen für möglichst eindeutig halten. Sie sind frei, inwieweit Sie Substantive, Personalpronomen oder Possessivpronomen verwenden. 2. Auf was geht dieser Rückbezug? [→ Vorschlag dazu S. 144] „Vor dem Kennenlernen der Empfehlungen sollen Sie einige Ihrer Texte überarbeiten. Stört Sie etwas daran? “ Der Rückbezug ist unklar: An was könnten Sie sich stören? Zu Kapitel 3.4 (f) 1. Keine wichtige Handlung/ Aussage in Relativsätzen [Vorschlag dazu S. 145] (1) „Der Beratungsaufwand ist abhängig von der erforderlichen Funktionalität, die in der entsprechenden Projektarbeit noch detailliert werden muss.“ (2) „Existiert eine Produktbeschreibung, ist sie der Maßstab für die geschuldete Leistung. Für die Benutzerdokumentation, die diese Informationsfunktion nicht hat, gilt das nicht.“ 2. Lassen Sie Relativsätze Relativsätze bleiben [→ Vorschlag dazu S. 145] 138 6 Aufgaben zum Üben DIE WELT vom 5.2.2020 Seite 2 im Rückblick auf das Jahr 1956: „Großbritannien und Frankreich landeten Fallschirmjäger und inszenierten einen Flottenaufmarsch vor der ägyptischen Küste, um den Suez-Kanal, Schlagader des Welthandels und strategische Verbindung zwischen Europa und Asien, die Ägyptens Diktator Nasser handstreichartig in Besitz genommen hatte, wieder unter Kontrolle zu bringen.“ Zu Kapitel 3.4 (g) [→ Vorschlag dazu S. 145] Verstecken Sie Wichtiges nicht in Adjektiven (1) „Dagegen dürfte häufig die schlechte Vorhersehbarkeit des wahrscheinlichen Aufwands sprechen.“ (2) „Es findet eine zunehmende Missachtung dieses Grundsatzes statt.“ Zu Kapitel 3.4 (h) [→ Vorschlag dazu S. 145] Beziehen Sie Wörter aufeinander Journalisten haben oft wenig Zeit zum Nachdenken: „Laut Staatsanwalt sei die Organisation von Navalny gesetzwidrig und extremistisch.“ Zu Kapitel 3.6 Schreiben Sie Briefe nachvollziehbar [→ Vorschlag dazu S. 146] Stellen Sie sich für den folgenden Satz die Situation vor, dass der Schreiber auf eine Besprechung Bezug nimmt, bei der nicht alle Punkte erledigt worden sind: „Die restlichen offenen Punkte wurden mit Herrn XXX abgestimmt, sodass diese geklärt sind.“ Das stellt nicht klar, welche Punkte bisher offengeblieben sind und in welchem Dokument das Abstimmungsergebnis niedergelegt worden ist. Nützlich ist auch, das Datum des Abstimmungsgesprächs und die Gesprächspartner anzugeben. Zu Kapitel 4 1. Überarbeiten Sie, was ausformuliert worden ist [→ Vorschlag dazu S. 146] (1) „Es kann dazu kommen, dass die Argumentation des Vertrauensnehmers aus Sicht des Gebers nicht nachvollzogen werden kann, so dass dieser letztlich die subjektiv wahrgenommene Vertrauenswürdigkeit des Handlungspartners nach unten korrigiert.“ 6 Aufgaben zum Üben 139 (2) DIN 5008 10.3 Multiplikationszeichen lautet: „Für das Multiplikationszeichen darf der Kleinbuchstabe x, das Malkreuz × oder der Halbhochpunkt (Mittelpunkt) • verwendet werden, vorausgesetzt die Rechnung beinhaltet lediglich Zahlen.“ Auf welche Alternative oder Alternativen bezieht sich die Voraussetzung? Wie kann Klarheit geschaffen werden? 2. Überarbeiten Sie die Struktur eines Satzes [→ Vorschlag dazu S. 147] In Kapitel 3.4 (a) steht unter „Zweite Störung“ (nämlich dass das Vollverb erst am Ende steht) das Negativbeispiel mit einem Auslassungszeichen [→ S. 85] : „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm …“ Der ganze Satz lautete: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm, keinesfalls freiwillig, sondern um das Image seiner Firma zu verbessern, was angesichts der anstehenden zusätzlichen Beauftragung dringend geboten erschien, nach langem Zögern an der Sitzung des Lenkungsausschusses zu dem Thema Zusatzauftrag teil.“ Da gibt es noch mehr zu überarbeiten, als nur den zweiten Teil des Vollverbs nach vorne zu ziehen. Es bietet sich an, den Satz aufzuteilen, insbesondere den Was-Nebensatz auszugliedern. Der bezieht sich auf einen Teil des Satzes („keinesfalls …), der nicht zu dessen Kern gehört. [→ Siehe Kap. 3.4 (a) unter „Hängen Sie nicht einen Nebensatz an, …“, S. 83] Also verschieben Sie diesen Teil erst einmal nach hinten! Sie können dann den Absatz noch optimieren, nämlich das zusammenbringen, was inhaltlich zusammengehört. Zu Kapitel 5 1. Verdeutlichen Sie die Sätze [→ Vorschlag dazu S. 147] (1) „Es gibt ein zunehmendes Unbehagen an der gegenwärtigen Dominanz von Konkurrenz, Beschleunigung und Orientierung am Materiellen.“ „Dominanz“ könnte übergeordnet zu allen folgenden Aufzählungspunkten gemeint sein, also zu dreien. Gemeint ist aber, dass „Dominanz“ der erste Aufzählungspunkt ist, sich nur auf „Konkurrenz“ bezieht und damit parallel zu dann noch zwei weiteren Aufzählungspunkten steht. Verdeutlichen Sie erst einmal das! Sodann: Wenn das Unbehagen zunimmt, sollten Sie das betonen (durch ein aussagekräftiges Verb). 140 6 Aufgaben zum Üben Wenn das Unbehagen auf der Leserseite noch nicht bekannt oder noch nicht akzeptiert ist und zunimmt, dann sollten Sie auch dessen Existenz betonen. (2) „Es stellt sich die Frage, warum trotz aller wissenschaftlichen und öffentlichen Kritik am Kurs des Wirtschaftswachstums und trotz der politischen Verpflichtung auf eine nachhaltige Entwicklung keine Abkehr vom prioritären Ziel des Wirtschaftswachstums stattfindet.“ Wenn man das im Aktiv formuliert: Wer hält an was fest? (3) Das Harvard-Konzept im Projektmanagement „Dieses kann bei umfangreichen Verhandlungen helfen, ist aber ebenso nützlich für die kleine alltägliche Verhandlung nebenbei, also auch hilfreich für Gespräche, die das ‚tägliche Brot‘ für jeden Projektbeteiligten sind, sowie für die typischen ‚Machtspiele‘, die sich z.B. zwischen Projekt und Linie ereignen.“ Machen Sie daraus einen nach Ihrem Empfinden richtig gut formulierten Text. Erstens ist der Satz zu lang. Zweitens gibt es eine gewisse Spannung zwischen umfangreich und klein, aber kein Gegensatz. Sie haben zwei Möglichkeiten, das letztere auszudrücken: Machen Sie eine Aufzählung oder zwei Sätze. 2. Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise [→ Vorschlag dazu S. 148] „Dem Denkansatz, dass Ansprüche an das Qualitätsmanagement den Zeitbedarf und die Kosten in der Organisation nach oben treiben und zudem die Produktivität senken, kann dahingehend widersprochen werden, dass mittels integraler Planung von Ergebnissen die Kosten und die Zeit mit den angemessenen Werkzeugen eine maximierte, den Kapazitäten entsprechende, effektive und effiziente Produktivität erreichen.“ 7 Vorschläge zur Bearbeitung der Aufben Zu Kap. 3.4 (a) 1. Keine Hauptaussage in einem Nebensatz Die Ursache für den Stopp eines Projekts ist zu wichtig, als dass diese in einem Nebensatz abgehandelt werden sollte. Deswegen: „Ihre Seite hat das Feinkonzept noch nicht freigegeben. Deswegen hat unser Projektleiter die Arbeit am Projekt gestoppt.“ 2. Sätze entschachteln oder aufteilen „Ebenso soll der Schreiber sich fragen, auf welchem fachlichen und sprachlichen Niveau der Adressat den Text überhaupt verstehen kann. Darüber hinaus sollte er sich fragen, ob der Empfänger sich auch darum bemühen wird: Dieser könnte sich überfordert oder vom Text nicht angesprochen fühlen.“ 3. Kurze Reihungen können schwer verständlich sein. (1) „Das Fachkonzept beschreibt die Vorgehensweise bei der Dateneinrichtung und bei der Modellierung der Prozesse in den Projektphasen sowie die technischen Anforderungen.“ Statt „sowie“ können Sie auch „,weiterhin“ schreiben. (2) Auf der Basis von Architekten und Ingenieuren gegenüber Verbrauchern formuliert: “Informationsasymmetrie zwischen einerseits Architekten und Ingenieuren und andererseits Verbrauchern“ Eventuell: “Informationsasymmetrie zwischen Fachleuten und Verbrauchern“ 4. Die Stellung von Prädikatsnomen (1) „Der Punkt ist sehr wichtig im Hinblick darauf, dass es um sensible personenbezogene Daten geht, die die betroffenen Personen nicht freiwillig mitgeteilt haben.“ (2) „Insgesamt ist mir unklar, ob eine gedeihliche Geschäftsverbindung angesichts der Forderungen wahrscheinlich ist, die der Kunde an den Einsatz der Software in seinen weiteren Betriebsstätten stellt.“ 5. Konstruieren Sie Sätze übersichtlich. (1) „Sie können die Rechnung mit Ihrer Bankkarte bezahlen oder, wenn der Betrag 200 € übersteigt, mit einer Kreditkarte.“ 142 Aufgaben zum Üben (2) Erst einmal setzen Sie die Erläuterung, wie Verzeihen funktioniert, ans Ende, um den Satz übersichtlicher zu machen: „Es geht um Vertrauen. Da in multikulturellen Projekten Konflikte zum Alltag gehören, kommt für die Stärkung des interpersonalen Vertrauens auch dem ‚Verzeihen von Fehlern‘ eine hohe Bedeutung zu, also in Konfliktsituationen der Gegenseite die Gesichtswahrung zu ermöglichen.“ Weil der Satz so lang ist, sollten Sie diesen aufteilen: „Es geht um Vertrauen. In multikulturellen Projekten gehören Konflikte zum Alltag. Deswegen kommt für die Stärkung des gegenseitigen Vertrauens auch dem ‚Verzeihen von Fehlern‘ eine hohe Bedeutung zu, d.h. der Gegenseite zu ermöglichen, in Konfliktsituationen ihr Gesicht zu wahren.“ Man kann auch beim „also“ bleiben, statt es durch „d.h.“ zu ersetzen. Sie können „das heißt“ auch ausschreiben. Zu Kap. 3.4 (b) 1. Vermeiden Sie Ketten von Substantiven. (1) Erst einmal die Substantivierung aufheben: „Als Nutzen dafür, dass sich Organisationen an Reifegradmodellen orientieren, werden insbesondere die folgenden Verbesserungen genannt: …“ „… werden genannt“ ist entweder eine Floskel und somit überflüssig: „Organisationen, die sich an Reifegradmodellen orientieren, erzielen insbesondere die folgenden Verbesserungen: …“ Oder der Autor ist von den Verbesserungen nicht überzeugt und möchte nur zitieren: „Organisationen, die sich an Reifegradmodellen orientieren, würden insbesondere die folgenden Verbesserungen erzielen: …“ [→ Kapitel 3.1 (a) unter “Verdeutlichen Sie, auf welcher Ebene Sie argumentieren“, S. 62] (2) „2015 hat die Staatengemeinschaft einen umfangreichen Zielkatalog verabschiedet, um die Ziele der nachhaltigen Entwicklung zu konkretisieren.“ (3) „Die Bewohner können den öffentlichen Raum besser nutzen.“ 2. Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise (1) „Wir haben den Anwender in die Beratungen einbezogen, weil sich bei der Installation technische Schwierigkeiten ergeben haben.“ Vorschläge zur Bearbeitung der Aufgaben 143 Anwender können bei technologischen Schwierigkeiten kaum Rat geben. (2) „Im Grundgedanken entspricht A damit B.“ / „Damit stimmen A und B im Grundgedanken überein.“ (3) „Beide Standards betonen die Notwendigkeit zur Weiterentwicklung.“ (4) „Relevante Erfahrungen werden in einen organisationalen Verbesserungsprozess eingebracht.“ (5) „Die Begriffe Motivation und Motivierung beziehen sich auf Unterschiedliches. Motivation sind die Beweggründe, die eine Person von innen heraus antreiben, …“ Zu Kap. 3.4 (c) Bleiben Sie bei Verben. (1) „Dafür müssen A und B zusammenarbeiten.“ (2) „Die Vision ist in die laufenden Stadtentwicklungsaktivitäten integriert.“ (3) „Gemischt zusammengesetzte Gruppen lösen Probleme oft besonders gut.“ (4) „Vielmehr bewirkt die gebündelte Finanzierung eine Diversifikation des Risikos.“ oder besser: „Die gebündelte Finanzierung diversifiziert vielmehr das Risiko.“ Hier darf auch einmal im Passiv formuliert werden: „Vielmehr wird das Risiko durch die gebündelte Finanzierung diversifiziert.“ (5) „anderer“ (Aufgaben) irritiert. Denn die Aufgaben werden aufgezählt. „Voraussetzung für die Ressourcenplanung ist die Bearbeitung der folgenden Aufgaben: …“ Vereinfachen Sie den Satz: „Folgende Aufgaben müssen vor der Ressourcenplanung abgearbeitet werden: …“ Wenn man die Voraussetzung betonen will: „Folgende Aufgaben müssen abgearbeitet werden, bevor mit der Ressourcenplanung begonnen werden kann: …“ 144 Aufgaben zum Üben Zu Kapitel 3.4 (d) 1. Klären Sie die Rückbezüge. Nur der Kunde wirkt mit. „Seiner“ bezieht sich also auf den Kunden Im zweiten Satz geht es mit „seiner“ hingegen um die Mitarbeiter des Auftragnehmers. (1) Ersetzen von allen drei Personalpronomen durch die Bezugswörter: „Spätestens in der Kick-off-Phase soll der Auftragnehmer mit dem Kunden den Umfang von seiner Mitwirkung klären. Dabei soll der Auftragnehmer dem Kunden verdeutlichen, dass der Auftragnehmer den Einsatz seiner Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einplant.“ „Seiner“ ist im ersten Satz syntaktisch (= vom Satzbau her) nicht eindeutig, wohl aber semantisch. Im zweiten Satz ist „seiner“ syntaktisch eindeutig, aber wegen seiner Verwendung im ersten Satz (semantischer Bezug auf den Auftragnehmer) semantisch unklar. (2) Es bieten sich verschiedene Varianten an: „Spätestens in der Kick-off-Phase soll der Auftragnehmer mit dem Kunden den Umfang von dessen Mitwirkung klären. Dabei soll er diesem verdeutlichen, dass er den Einsatz der eigenen Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einplant.“ oder: „… dass er den Einsatz seiner eigenen Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einplant.“ oder: „… dass er selbst den Einsatz seiner Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einplant.“ 2. Auf was geht dieser Rückbezug? Es sind zwei Richtungen möglich: Auf Ihre Texte oder aber auf den Vorschlag, dass Sie einige Ihrer Texte schon vor dem Lesen der Empfehlungen überarbeiten sollten. Auf die zweite Alternative muss der Leser erst einmal kommen. Denn das vorangegangene Stück Text beinhaltet einen Vorschlag; enthält aber nicht das Wort „Vorschlag“. Der Rückbezug kann also auf ein Wort oder aber ein Stück Text gerichtet sein. Entweder bezieht sich „daran“ auf die Texte: „Vor dem Kennenlernen der Empfehlungen sollen Sie einige Ihrer Texte überarbeiten: Stört Sie etwas an diesen? “ Vorschläge zur Bearbeitung der Aufgaben 145 Oder „daran“ bezieht sich auf den Vorschlag: „Vor dem Kennenlernen der Empfehlungen sollen Sie einige Ihrer Texte überarbeiten. Stört Sie etwas an diesem Vorschlag? “ Zu Kap. 3.4 (f) 1. Keine wichtige Handlung / Aussage in Relativsätzen (1) „Der Beratungsaufwand hängt von der erforderlichen Funktionalität ab. Diese muss in der Projektarbeit noch detailliert werden.“ (2) „Existiert eine Produktbeschreibung, ist sie der Maßstab für die geschuldete Leistung. Für die Benutzerdokumentation gilt das nicht, weil sie diese Informationsfunktion nicht hat.“ 2. Lassen Sie Relativsätze Relativsätze bleiben. Da war dem Journalisten noch der Ausgangspunkt dafür eingefallen, warum Großbritannien und Frankreich aktiv geworden waren. Er packte den Ausgangspunkt noch schnell in einen Relativsatz. Den sollten Sie beseitigen. „Ägyptens Diktator Nasser hatte den Suez-Kanal handstreichartig in Besitz genommen und damit die Schlagader des Welthandels und strategische Verbindung zwischen Europa und Asien. Großbritannien und Frankreich landeten deswegen Fallschirmjäger und inszenierten einen Flottenaufmarsch vor der ägyptischen Küste, um den Suez-Kanal wieder unter Kontrolle zu bringen.“ Oder: „Ägyptens Diktator Nasser hatte den Suez-Kanal handstreichartig in Besitz genommen. Dieser war die Schlagader …“ Zu Kap. 3.4 (g) Verstecken Sie Wichtiges nicht in Adjektiven (1) „Dagegen dürfte sprechen, dass der wahrscheinliche Aufwand häufig schlecht vorhersehbar ist.“ Man kann verschiedener Auffassung darüber sein, ob das Wort „wahrscheinlich“ überflüssig ist. Nach dem Inhalt des Satzes ist es überflüssig; mit dem Wort ist der Satz leichter verständlich. [→ Siehe Kap. 4 (b) unter „Erhöhen Sie die Verständlichkeit“ am Anfang, S. 120] (2) „Dieser Grundsatz wird zunehmend missachtet.“ Zu Kapitel 3.4 (h) Beziehen Sie Wörter aufeinander Der Schreiber hat nicht nur nicht die Konsequenz ausgedrückt, sondern sogar die sachliche Reihenfolge übersehen. 146 Aufgaben zum Üben „Laut Staatsanwalt sei die Organisation von Navalny extremistisch und deswegen gesetzwidrig.“ Zu Kapitel 3.6 Schreiben Sie nachvollziehbar „Die restlichen offenen Punkte aus der Aufgabenliste (Stand ____) wurden mit Herrn XX abgestimmt (siehe Aufgabenliste mit neuem Stand ____).“ Und besser im Aktiv und damit mit beiden Beteiligten: „Frau YY hat die restlichen offenen Punkte aus der Aufgabenliste (Stand ____) am _____ mit Herrn XX abgestimmt (siehe Aufgabenliste mit neuem Stand ____).“ Zu Kap. 4 1. Überarbeiten Sie, was ausformuliert worden ist. (1) Formulieren Sie im Aktiv, verwenden Sie Begriffe einheitlich Statt „Geber“ deutlicher “Vertrauensgeber“, auch wenn das Wort länger ist. Statt „Handlungspartner“ erneut das bisher verwendete Wort „Vertrauensnehmer“. „Es kann dazu kommen, dass der Vertrauensgeber die Argumentation des Vertrauensnehmers nicht nachvollziehen kann und deswegen letztlich die von ihm wahrgenommene Vertrauenswürdigkeit des Vertrauensnehmers nach unten korrigiert.“ Da das Nachvollziehen immer subjektiv ist, können die Wörter „subjektiv wahrgenommene“ gestrichen werden. Nach der Streichung kann „des Vertrauensnehmers“ durch ein Possessivpronomen ersetzt werden. - Ob das Wort „letztlich“ etwas bringt, sei dahingestellt. „Es kann dazu kommen, dass der Vertrauensgeber die Argumentation des Vertrauensnehmers nicht nachvollziehen kann und deswegen <letztlich> dessen Vertrauenswürdigkeit nach unten korrigiert.“ (2) Auf der Ebene der Grammatik gibt es keinen Hinweis dazu, auf welche Alternative(n) sich die Voraussetzung bezieht. Auf der Ebene der Semantik ist es zwingend, dass die Voraussetzung zumindest für eine Alternative nicht gilt. Das dürfte der Kleinbuchstabe x sein, weil er ein einfaches verbreitetes Zeichen darstellt und in der Praxis sehr häufig verwendet wird. Die folgenden Beispiele im Text der DIN-Norm zeigen, dass die Voraussetzung auch nicht für das Malkreuz gelten soll. Es hätte beispielsweise formuliert werden können: Vorschläge zur Bearbeitung der Aufgaben 147 „Für das Multiplikationszeichen dürfen stets der Kleinbuchstabe x und das Malkreuz × verwendet werden. Der Halbhochpunkt (Mittelpunkt) • darf verwendet werden, wenn die Rechnung lediglich Zahlen beinhaltet.“ 2. Überarbeiten Sie die Struktur eines Satzes ] Erst einmal den Satz aufteilen: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm nach langem Zögern an der Sitzung des Lenkungsausschusses zum Thema Zusatzauftrag teil. Er tat das keinesfalls freiwillig, sondern um das Image seiner Firma zu verbessern. Das erschien angesichts der anstehenden zusätzlichen Beauftragung dringend geboten.“ Eine weitere Umstellung bietet sich an, weil Zögern und Freiwilligkeit etwas miteinander zu tun haben und deswegen nahe beieinanderstehen sollten; außerdem verringert die Umstellung den Abstand zwischen den beiden Teilen des Verbs im ersten Satz: „Ein Vertreter des Unterauftragnehmers nahm an der Sitzung des Lenkungsausschusses zu dem Thema Zusatzauftrag teil. Er tat das nach langem Zögern und keinesfalls freiwillig, sondern um das Image seiner Firma zu verbessern. Das erschien angesichts der anstehenden zusätzlichen Beauftragung dringend geboten.“ Zu Kapitel 5 1. Verdeutlichen Sie die Sätze (1) Erst einmal verdeutlichen, dass es drei Aufzählungspunkte sind, die parallel stehen: „Es gibt ein zunehmendes Unbehagen an der gegenwärtigen Dominanz von Konkurrenz, an der Beschleunigung und an der Orientierung am Materiellen.“ Betonen, dass das (bekannte) Unbehagen zunimmt: „Das Unbehagen an der gegenwärtigen Dominanz von Konkurrenz, an der Beschleunigung und an der Orientierung am Materiellen nimmt zu.“ Auch die Existenz des Unbehagens betonen. Das in einem weiteren Halbsatz akzentuieren: „Es gibt ein Unbehagen an der gegenwärtigen Dominanz von Konkurrenz, an der Beschleunigung und an der Orientierung am Materiellen, und das nimmt zu.“ (2) Man kann nur vermuten, wer der Akteur ist. Möglicherweise die Politik. Der Schreiber will anscheinend nicht konkret werden. 148 Aufgaben zum Üben „Es fragt sich, warum die Politik am Kurs des Wirtschaftswachstums als prioritärem Ziel festhält, und das trotz aller wissenschaftlichen und öffentlichen Kritik und trotz der politischen Verpflichtung auf eine nachhaltige Entwicklung.“ (3) Formulieren Sie eine Aufzählung oder zwei Sätze. (3.1) Sie können eine Aufzählung formulieren. Das zweite Aufzählungsglied bildet zwar mit „aber“ anscheinend einen Gegensatz. Der besteht aber nicht in der Sache, sondern entspringt der manierierten Verwendung des Wortes. Streichen Sie „aber“. Denken Sie an eine Gliederung mit Absätzen? Mir passt sie nicht so recht. Ein Beispiel sollte gestrichen werden, weil die Aufzählung so ausführlich ist: Das dritte Aufzählungsglied („also auch hilfreich …“) ist ein Streich-Kandidat, weil es ein Beispiel für das zweite ist, also sozusagen ein Unter-Beispiel. Es ist allerdings für den Zusammenhang „Projektmanagement“ sehr plastisch. Deswegen würde ich eher das zweite, sozusagen das Ober-Beispiel, streichen. „Dieses kann in verschiedenen Situationen helfen: bei umfangreichen Verhandlungen, bei alltäglichen Gesprächen, die das ‚tägliche Brot‘ für jeden Projektbeteiligten sind, oder bei den typischen ‚Machtspielen‘, die sich z.B. zwischen Projekt und Linie ereignen.“ Man kann allerdings das dritte Beispiel als manieriert ansehen und deswegen das dritte streichen. „Dieses kann in verschiedenen Situationen helfen: bei umfangreichen Verhandlungen, bei den kleinen alltäglichen Verhandlungen nebenbei oder bei den typischen ‚Machtspielen‘, die sich z.B. zwischen Projekt und Linie ereignen.“ (3.2) Zwei Sätze bilden: „Dieses kann bei umfangreichen Verhandlungen helfen. Es ist ebenso/ auch nützlich …“ Für das Kürzen gilt dasselbe wie bei (3.1); es ist aber nicht so wichtig. 2. Verzichten Sie auf eine geschraubte Ausdrucksweise „Maximierte, …, effektive und effiziente“: Etwas viele hochtrabende Aussagen; die sind manieriert statt präzis: Die Kosten würden eine „maximierte Produktivität“ erreichen. Das ist unmöglich. „Kann … widersprochen werden“ ist hier nicht dahingehend zu verstehen, dass Widerspruch möglich ist, sondern dahingehend, dass dieser berechtigt ist. Also verringert das „kann“ die Deutlichkeit. Weiterhin: Es „kann“ nicht nur, dem Sinne nach „soll“ widersprochen werden. Vorschläge zur Bearbeitung der Aufgaben 149 Pronominaladverbien sind oft nützlich, um den Gedankengang zu verdeutlichen. Hier ist allerdings klar, dass der Widerspruch sich auf den vorhergehenden Satz bezieht. Also bedarf es nicht des Pronominaladverbs „dahingehend“. Es schadet aber auch nicht. „Dem Denkansatz, dass Ansprüche an das Qualitätsmanagement den Zeitbedarf und die Kosten in der Organisation nach oben treiben und zudem die Produktivität senken, ist zu widersprechen: Mittels integraler Planung von Ergebnissen mit den angemessenen Werkzeugen wird die Produktivität maximiert und werden Kosten und Zeit minimiert.“ Anhang A Methoden zur Konzepterstellung A.1 Mindmapping Baumstrukturen sind vor allem in der Form von Gliederungen bekannt, seien diese senkrecht oder waagerecht in der Schreibrichtung abgefasst. Dabei wird die nächste Ebene von Knoten (Inhalten) jeweils dadurch gebildet, dass der bisherige Knoten (Inhalt) nach einem sachlichen Gesichtspunkt aufgeteilt wird, insbesondere durch einen solchen, der zur Bildung von gegensätzlichen Paaren führt. Beispiel Jemand soll über Konflikte schreiben. Er sucht erst einmal nach den wesentlichen Inhalten und einer Strukturierung dafür. Bedeutung/ Auswirkung: u.U. nützlich, Fehlerkultur Konflikte Arten: Ursachen Eisbergmodell Vorgehen vorbeugend: Risikomanagement Konfliktmanagement: Eskalation, Moderation Auswachsen zu Krisen Mindmapping ist eine sehr freie Baumstruktur: Die Äste können in jeder Richtung gebildet werden. Die neuen Inhalte brauchen zueinander nicht in einem sachlichen Verhältnis stehen; sie müssen nur vom Thema her unter den übergeordneten Knoten (Inhalt) fallen. - Die Inhalte werden händisch nicht in die Knoten geschrieben, sondern entlang der Kanten (Linien), oder sie werden wie eine Linie gebildet. Man schreibt das Thema / das zentrale Schlüsselwort in die Mitte eines großen Blatts Papier (oder eines kleinen Touchscreen-Tablets) und fügt dann rundherum einen Ast je Schlüsselwort an (man kann auch mit entsprechender Software am Bildschirm arbeiten). Jeder Hauptast kann Seitenäste mit Unter-Schlüsselwörtern erhalten, diese wiederum Unteräste usw., bis kein Platz mehr vorhanden ist. Um neuen Platz zu schaffen, kann man jedes Schlüsselwort wieder in die Mitte eines Blatts schreiben und daraus eine weitere Mindmap machen. Man kann grafische Elemente wie unterschiedliche Farben einsetzen, auch in gewissem Umfang Beziehungen durch Symbole oder Linien 152 Anhang A Methoden zur Konzepterstellung herstellen. Wer mit einem Radiergummi arbeitet, kann eine Mindmap etwas umsortieren. Wie Sie das Instrument handhaben können, können Sie im Internet nachlesen, beispielsweise im Beitrag von Wikipedia (Mindmap) oder unter „Organisationshandbuch“ des BMI Kapitel 6.4.3 „Mind Mapping“. Bei den Abbildungen werden Sie sehen, dass diese entweder betont kreativ händisch abgefasst sind oder aber mit Software am Bildschirm schematisch erstellt sind. Mindmapping fördert den Such- und Systematisierungsprozess, insbesondere wenn mehrere Personen daran teilnehmen. Es erlaubt Zusammenarbeit. Mindmaps sind gut zu gebrauchen, weil jedes Schlüsselwort weiter aufgegliedert werden kann. Man kann das Ergebnis von vielen Brainstorming-Prozessen gut in eine Mindmap überführen. Beispiel Ein Zwischenstand bei der Erarbeitung des Konzepts zu diesem Buch Anhang A Methoden zur Konzepterstellung 153 A.2 Tabellen zu voneinander abhängigen Größen Wenn Sie bei einem Gedankengang klären wollen, wie Gesichtspunkte / Einflussfaktoren miteinander verknüpft sind, können Sie das mit Hilfe einer Tabelle tun. Ermitteln Sie die wichtigsten zwei Einflussfaktoren 29 sowie deren relevante Ausprägungen. Tragen Sie die Ausprägungen in der ersten Spalte bzw. in der ersten Zeile ein (Vorspalte bzw. Kopfzeile). Üblicherweise fällt es einem leichter, sein Konzept nach den Spalten abzuarbeiten. Nehmen Sie dementsprechend den wichtigeren Einflussfaktor in die Kopfzeile und bestimmen damit die Spalten. Sie können dann die Zusammenhänge ermitteln und in den Feldern beschreiben. Sie können eine solche Tabelle formlos skizzieren, um sich einen Überblick über die Einflussfaktoren zu verschaffen. Sie benötigen in der Tabelle zu jedem Einflussfaktor jeweils so viele Zeilen bzw. Spalten, wie dieser Ausprägungen hat, sowie eine Zeile bzw. Spalte für die Angabe der Ausprägungen selbst. Jetzt geht es noch um die Angabe des Gedankengangs und der beiden Einflussfaktoren. Diese können Sie sich im Entwurf irgendwo hinschreiben, beispielsweise die Bezeichnung des Gedankengangs in das Kopffeld (= das Feld, in dem sich die Vorspalte und die Kopfzeile schneiden). Wenn Sie die Tabelle in den Text übernehmen wollen, bietet es sich an, die Bezeichnung des Gedankengangs in eine Überschrift oder in eine Unterschrift („Abbildung …“) aufzunehmen und im Kopffeld die Einflussfaktoren anzugeben: rechts oben den für die Spalten, links unten den für die Zeilen. Damit gehört das Kopffeld zu den Einflussfaktor für die Spalten zur Spalte und für den Einflussfaktor für die Zeilen zur Zeile. Beispiel Ich wollte einen Text zum Thema Erstellung von Anwendungssoftware im Auftrag schreiben und dabei abhandeln, welche der beiden Vertragspartner für die Konkretisierung der Anforderungen des Kunden zuständig ist. Das unterscheidet sich vor und nach Vertragsabschluss, hängt also davon ab, wann der Vertrag abgeschlossen wird. Der Zeitpunkt schien mir der wichtigere Einflussfaktor 29 Bei drei Einflussfaktoren wird es grafisch bereits sehr schwierig. 154 Anhang A Methoden zur Konzepterstellung zu sein, und ich nahm diesen also in die Spalten. Das Ergebnis war die folgende Tabelle: AG = Auftraggeber AN = Auftragnehmer Konkretisierung der Anforderungen vor Vertragsabschluss nach Vertragsabschluss AG ist zuständig muss gemäß Anleitung durch AN diesen informieren AN Beratungspflicht möglich ist zuständig; muss den AG anleiten, wie der ihn informieren soll Differenzierte Situationen können Erweiterungen erfordern. Dafür können Sie weitere Spalten / Zeilen einfügen oder ein Tabellenfeld - eingerückt - in eine Mini-Tabelle aufteilen. Sie können ein Tabellenfeld auch in der Weise verfeinern, dass Sie es als eine eigene Unter-Tabelle ausgliedern. Fügen Sie die Bezeichnung der Unter-Tabelle im Feld der übergeordneten Tabelle ein (diese Bezeichnung kann in der Unter-Tabelle in deren Kopffeld oder deren Überschriftzeile stehen). A.3 Entscheidungstabellen Entscheidungstabellen ermöglichen, ein Gerüst aus Voraussetzungen/ Bedingungen und möglichen Aktionen/ Regeln zu ermitteln und dann festzulegen, welche Aktion bei welcher Konstellation von Voraussetzungen erfolgen soll bzw. welche Regel bei welcher Konstellation von Bedingungen gelten soll. 30 Allgemein wird von „Bedingungen“ und „Aktionen“ gesprochen. NAME DER TABELLE mit den Hauptfeldern Beschreibung der möglichen Bedingungen Gerüst, welche Kombinationen von Bedingungen ür Aktionen möglich sind Beschreibung der möglichen Aktionen Zuordnung der Aktionen zu Kombinationen von Bedingungen 30 Man kann eine Entscheidungstabelle auch andersherum dafür nutzen, bekannte Regeln / Aktionen zu erfassen, um eine Übersicht zu erhalten. Diese kann beispielsweise für die Erstellung von Software genutzt werden. In YouTube gibt es ein Video <Entscheidungstabelle „Mahnwesen“> für diese Anwendungsweise. Anhang A Methoden zur Konzepterstellung 155 Das Hauptfeld rechts oben dient dazu, mögliche Konstellationen aus Bedingungen und Aktionen anzugeben. Im Ansatz arbeitet man mit einer Matrix aus allen Ja/ Nein-Feldern für die Bedingungen. In den Feldern im Hauptfeld rechts unten gibt man mit einem Symbol an (z.B. „X“), für welche Kombinationen von denkbaren Bedingungen welche Aktionen tatsächlich erfolgen sollen . Bedingung 1 Ja Ja Nein Nein Bedingung 2 Ja Nein Ja Nein Aktion 1 Aktion 2 Aktion 3 Am Anfang muss man die beiden linken Hauptfelder detaillieren. Man kann vorsichtshalber erst einmal viele Ausprägungen von Bedingungen ür die vorgesehenen Aktionen aufnehmen, um dann leichter überlegen zu können, welche relevant sind. Es kann sich herausstellen, dass eine Bedingung irrelevant ist: überhaupt oder weil eine andere Bedingung nicht erfüllt ist. Bedingung 1 Ja Ja Nein Nein Bedingung 2 Ja Nein Ja Nein Aktion 1 x Aktion 2 x Aktion 3 x x Die vorstehende Tabelle zeigt, dass die Bedingung 2 irrelevant ist, wenn die Bedingung 1 nicht erfüllt ist. Die Tabelle kann also vereinfacht werden. Die Irrelevanz kann mit „-“ ausgedrückt werden. Bedingung 1 Ja Ja Nein Bedingung 2 Ja Nein - Aktion 1 x Aktion 2 x Aktion 3 x Wenn man bei den einzelnen Bedingungen in den Unterzeilen des Hauptfelds rechts oben schematisch nur Ja/ Nein einfügt, nimmt der 156 Anhang A Methoden zur Konzepterstellung Umfang der Tabelle schnell zu (2 hoch Zahl der Bedingungen). Man kann dem entgegenwirken, indem man mit Ausprägungen von Bedingungen statt mit „Ja/ Nein“ arbeitet. Beispiel Preisberechnung für eine Fahrkarte bezogen auf die vier Arten von Zügen (= vier Bedingungen): ICE IC Nah (= Nahverkehrszug außer S-Bahn) S (= S-Bahn) Man braucht in den Bedingungen nur eine Unterzeile „Zugart“ aufzunehmen und schreibt in die vier Unter-Spalten jeweils eine Zugart. Dann braucht man in den Bedingungen nicht vier Unterzeilen und also nur vier Unter-Spalten und nicht 16 (= 2 4 ). Möglicherweise sind einzelne Ausprägungen irrelevant (wie vorstehend abgehandelt) oder führen zu derselben Aktion und können also zusammengefasst werden. Fortsetzung des Beispiels „Nahverkehrszug außer S-Bahn“ und „S-Bahn“ könnten zu derselben Aktion führen. Sie können im Internet nachlesen, wie Sie das Instrument handhaben können, beispielsweise im Beitrag von Wikipedia (mit einem ausführlichen Beispiel) oder unter „Organisationshandbuch - Entscheidungstabellen“ des BMI, Kapitel 6.2.3. Skizze einer Entscheidungstabelle als Formulierungshilfe: Wie einleitend angesprochen können Sie die Situation haben, dass Sie sich nur eine Formulierungshilfe schaffen wollen. Dann brauchen Sie nur einen solchen Ausschnitt einer Entscheidungstabelle zu skizzieren, der von vornherein nur die wahrscheinlich relevanten Kombinationen enthält. A.4 Wirkungsdiagramme In der deutschen Sprache haben sich noch keine Begriffe durchgesetzt. Oberbegriff ist „System Dynamics“ (Systemdynamik). Es geht darum, komplexe Zusammenhänge und deren Verhalten zu beschreiben. Dazu werden geschlossene Wirkungsketten ermittelt und abgebildet. Anhang A Methoden zur Konzepterstellung 157 Wirkungsketten können dem Schreiber helfen, Probleme und Strukturen zu erklären oder neue Einsichten zu gewinnen. Auf höherer Stufe können die Wirkungsketten quantifiziert werden. Die Zusammenhänge werden im Wirkungsdiagramm (Causal Loop Diagram, CLD) durch Pfeile dargestellt, positive Wirkungen durch ein Plus-Zeichen, negative durch ein Minus-Zeichen. Verzögerungen in der Wirkung werden durch einen senkrechten Strich durch den Pfeil (oder durch zwei) gekennzeichnet. Ketten von Einflussfaktoren können auf den Ausgangsfaktor zurückwirken, sei es positiv (reinforcing loops) oder negativ (balancing loops). A.5 Programmablaufpläne Programmablaufpläne taugen dazu, komplizierte Abläufe zu ermitteln und darzustellen, beispielsweise um Regeln oder Abläufe zu formulieren. Hauptsächlich werden die folgenden Elemente verwendet: Pfeil, Linie: Verbindung zum nächstfolgenden Element Beispiel Elementare Einflussfaktoren für die Entwicklung der Bevölkerung sind deren Größe, die Zahl der Geburten und die der Sterbefälle. R = Reinforcing Feedback Loop B = Balancing Feedback Loops Die Einflussfaktoren können erweitert werden, beispielsweise um die Ernährungslage oder die gewünschte Zahl an Kindern. 158 Anhang A Methoden zur Konzepterstellung Rechteck: Operation (Tätigkeit) Raute: Verzweigung/ Entscheidungen: Sie bildet die Logik ab, beispielsweise: Liegt ein Mangel vor? Ist der Mangel beseitigt? Sie finden zahlreiche Erläuterungen in Wikipedia unter „Programmablaufplan erstellen“. Diese reichen, damit Sie lernen, sich auf einem Blatt Papier Skizzen zu machen. Anhang B Texte zu Grundlagen 159 Anhang B Texte zu Grundlagen B.1 Wissenschaftliches zum Schreiben von Texten B.1.1 Linguistische Begriffe Es geht um die sich überschneidenden Bereiche Sprachpsychologie (mit Methoden der Sprachwissenschaft) und Psycholinguistik (mit Methoden der Psychologie bis hin zur Neurolinguistik). Zur Psycholinguistik gehört auch die Sprachprozessforschung: Wie können sprachliche Äußerungen produziert und wie verstanden werden? Zu unserem Thema werden die folgenden Stufen unterschieden: Leserlichkeit: Wie schnell kann das Auge das Textbild wahrnehmen? [→ Kap. 3.1 (a) unter „Leserlichkeit - die formale Seite des Textes“ S. 58] Lesbarkeit: Wie schnell kann der Text gelesen werden? Das hängt vom Leser ab, insbesondere von seinem fachlichen und sprachlichen Niveau, also von seiner Verstehensfähigkeit [→ Kap. 3.1 (a) unter „Lesbarkeit“ S. 58]. 31 Die Forschung zur Lesbarkeit hat zahlreiche Lesbarkeitsindizes entwickelt. Diese abstrahieren von dem fachlichen Niveau des Lesers und blendet die Semantik weitgehend aus. Sie bewerten die Lesbarkeit im Wesentlichen nach der Zeit, die ein typischer Leser braucht, um den Text aufzunehmen. Sie beschränkt sich also weitgehend auf die Gestaltung des Textes, seine Oberflächenstruktur, und damit auf den Gehirnprozess des Lesers, der den Text erfasst. Dementsprechend sind die Vorschläge der Forschung auf den Text bezogen: mittlere Satzlänge, mittlere Wortlänge nach Buchstaben oder Silben, Anteil bekannter Wörter, in gewöhnlicher Bedeutung verwendeter Wörter usw. Das ermöglicht, eine Messgröße für die Lesbarkeit zu definieren. Damit kann angegeben werden, welches sprachliche Niveau der Leser haben muss, damit er den Text leicht verstehen kann. 32 31 Ausgangspunkt für die Forschung sind Texte für den Schulunterricht: Welche Texte sind für welchen Jahrgänge geeignet? Damit ist die sprachliche Verstehensfähigkeit weitgehend mit der Denkfähigkeit korreliert und braucht die Denkfähigkeit kaum als weiterer Faktor berücksichtigt zu werden. 32 Martin Schrittenloher, Wissenschaft Lesen: Textverständnis und Lesbarkeit berichtet von 31 Formen von Lesbarkeitstest im Jahr 1963 (www.medien.ifi.lmu.de-/ fileadmin/ mimuc/ mmi_ws0304/ .../ Martin_Schrittenloher. html). Zusammengestellt hat sie ein Herr G. S. Klare. 160 Anhang B Texte zu Grundlagen Sachtexte schneiden da von vornherein schlecht ab. Denn darin werden Fachbegriffe mit relativ vielen Silben verwendet, beispielsweise “Lesbarkeitsindex“. Manchmal werden Sätze der Verständlichkeit wegen etwas länger als rein sprachlich erforderlich formuliert, damit sie leicht erfasst werden können. Lesbarkeitsindizes geben also für Sachtexte kaum etwas her. [→ Kap. 4 (b) unter „Erhöhen Sie die Verständlichkeit“ am Anfang, S. 99] Verständlichkeit: Wer die Lesbarkeit weit definiert, setzt Lesbarkeit und Verstehen gleich. Wer die Lesbarkeit eng definiert, hat Raum für die Verständlichkeit, nämlich für die leichte Verständlichkeit. Darüber hinaus geht es dann im Wesentlichen nur noch um die sachliche Richtigkeit. Hilfreich für die Analyse ist der Ansatz von Groeben, zwischen der Verständlichkeit des Textes und dem Verstehen des Lesers zu unterscheiden. Damit werden das Gehirn des Lesers und spiegelbildlich das des Schreibers einbezogen. In der Praxis hängen Verständlichkeit und Verstehen zusammen. [→ Anhang B.1.2, S. 162] Semantik: Diese beschäftigt sich mit der Bedeutung von Wörtern, traditionell nur mit der von einzelnen Wörtern, heute auch mit der von Wörtern im Zusammenhang von Sätzen und damit auch von Texten. Dafür werden mit Hilfe der Textverarbeitung Sammlungen zu Wörtern zusammengestellt, wie diese in der Praxis verwendet werden (Korpuslinguistik). Das jetzige weite Verständnis erlaubt, in diesem Buch den Begriff Semantik allgemein zu verwenden, wenn ein Wort in der jeweiligen kommunikativen Situation interpretiert werden soll. Es geht um wenig bis viel, wie die Situation in die Interpretation hineinspielt. Pragmatik: Die traditionelle Semantik untersuchte die Bedeutung von Wörtern unabhängig von der konkreten Situation, in der diese verwendet werden. Die traditionelle Pragmatik untersucht - wie auch die heutige Semantik - den Inhalt der Äußerung in deren konkreter Situation von Sender und Empfänger. Dementsprechend verstehen manche Linguisten unter Pragmatik nur noch die Appellfunktion innerhalb des Kommunikationsquadrats von Schulz von Thun, fassen also alles andere unter die Semantik. Anhang B Texte zu Grundlagen 161 B.1.2 Ansätze zur Verständlichkeit Das Hamburger Verständlichkeitsmodell Langer, Inghard; Schulz von Thun, Friedemann; Tausch, Reinhard Sich verständlich ausdrücken, S. 160 ff [→ Anhang D unter „Bücher zum Schreiben im Beruf“, S. 176] Die Autoren 33 sehen als Merkmale der Verständlichkeit: 1. Einfachheit (syntaktisch-semantisch) 2. Gliederung/ Ordnung (innere Folgerichtigkeit und äußere Übersichtlichkeit) 3. Kürze/ Prägnanz (Beschränkung auf das Wesentliche) 4. anregende Zusätze (Auslösung persönlicher Anteilnahme und Anregung) Das Modell bezieht sich im Wesentlichen auf anspruchsvolle Texte für Adressatenkreise oder für das Publikum. Die Autoren unterscheiden zwischen „verständlich für die Allgemeinheit“ und „verständlich für besondere Gruppen“. Das Modell behandelt also nicht Texte für einzelne Empfänger / kleine Gruppen. Ein optimal verständlicher Text habe die folgenden Ausprägungen der Merkmale (0 = unerheblich): Einfachheit ++ Gliederung - Ordnung ++ Kürze - Prägnanz 0 oder + anregende Zusätze 0 oder + Im beruflichen Bereich geht es mehr um Eindeutigkeit, zumindest um Klarheit. Selbst das Wort „Klarheit“ verwenden die Autoren nicht (nur einmal als „Klarheit“ für den Schreiber selbst). „Einfachheit“ hat mit Klarheit zu tun. Allerdings sind Kürze und Prägnanz bei Texten im beruflichen Bereich nicht so wichtig, möglicherweise sogar nachteilig. [→ Siehe insb. Kap. 3.2 (e), S. 72] Das „Trainingsprogramm“ lautet [Vorwort]:  „Beschreibungen, worauf es bei der verständlichen Textgestaltung ankommt. 33 Die Autoren hatten ihren Schwerpunkt in der Schulpsychologie. 162 Anhang B Texte zu Grundlagen  Beispiele ansehen, sowohl misslungene als auch gelungene.  Beurteilung von Beispieltexten: Was konkret ist an ihnen gelungen bzw. misslungen?  Gelungene Texte (als Vorbilder) studieren und sich ihre Gestaltungsart einprägen.  Weniger gelungene Textpassagen umschreiben und verständlicher gestalten.“ Schulz von Thun schreibt dazu: „Mit solchem Training wird ein komplexes, ganzheitliches Lernen angestrebt: Damit ist gemeint: Der Lernvorgang wird nicht in kleinste Detailschritte zerlegt (z.B. substantivische Wendungen in Verb-Formen umwandeln = ein Einzelaspekt von Einfachheit), sondern besteht im Wesentlichen in der Nachahmung von Vorbildern.“ 34 Konkrete Empfehlungen wären solche „kleinsten Detailschritte“. Deswegen gibt es diese fast nicht. Empfehlungen für das Erstellen von Konzepten sind kaum vorgesehen, solche für das Überarbeiten gar nicht. Interaktionaler Ansatz von Groeben Norbert Groeben kritisiert in seinem Buch „Leserpsychologie: Textverständnis - Textverständlichkeit“ 35 , S. 189 ff, das Hamburger Verständlichkeitsmodell insbesondere vom Behaltenserfolg her (Unterricht). Er bezieht sich auf wissenschaftliche Informationstexte; er leitet seine Dimensionen aus sprachpsychologischen, lerntheoretischen und motivationspsychologischen Theorien zur Textrezeption ab (= In-sich- Aufnehmen des Textes). Er kommt zu ziemlich denselben Ergebnissen und Vorschlägen wie das Hamburger Verständlichkeitsmodell. Er geht stärker ausdrücklich auf das Kognitionssystem (Verständnissystem) des/ der Adressaten ein: 36  Sprachliche Einfachheit  Semantische Redundanz: Zwar keine wörtlichen Wiederholungen, nützlich sind aber sinngemäße Wiederholungen wichtiger Informationen, allerdings nicht weitschweifig . 34 Miteinander reden, Band 1 Teil B II. 2.5, S. 179 [→ Anhang D unter „Bücher zur Kommunikation“, S. 146] 35 Münster 1982 (ISBN 3-402-04298-3), siehe im Internet Wikipedia unter „Textverständlichkeit“ sowie „Verständlichkeitsdimensionen (Groeben) - teachSam“, Lernen im Unterricht www.teachsam.de/ psy/ psy_kom/ psy_ thun/ psy_kom_thun_6_3_2.htm. 36 Die Punkte entsprechen im Wesentlichen der Gliederung von Kapitel 4 „Techniken der Textoptimierung“ (S. 218 ff). Anhang B Texte zu Grundlagen 163 Strukturierung des Textinhalts, und zwar in Interaktion mit dem Kognitionssystem (Verständnissystem) des Lesers. Dem dienen:  Vorstrukturierungen: kurze Einführungen in den Text  Strukturierung (Abfolge) des Textes: Komplexe Inhalte linear darstellen  Zusammenfassungen, um dem Vergessen entgegenzuwirken  Hervorhebungen/ Unterstreichungen  Überschriften  Konzeptueller/ kognitiver Konflikt: Das Interesse des Lesers am Insich-Aufnehmen des Textes durch das Steigern von Erregung und Neugier fördern (Fragen; Informationen, die im Widerspruch zum Wissen und zur Überzeugung des Lesers stehen; gegensätzliche Positionen im Text; Neuigkeiten und Überraschungen) Teilfähigkeiten für das Verstehen sind (S. 21 ):  „Verstehen des offen zutage liegenden Textsinns, den ein Autor äußert  Verstehen des impliziten Textsinns, den ein Autor äußert  Feststellen des Ziels, des Realitätsbezugs, der Vorannahmen und Verallgemeinerungen eines Autors  Bewertung der Ideen des Autors durch den Leser  Verbindung der Information und der Ideen des Autors mit dem Wissen und entsprechenden Erfahrungen des Lesers“ B.2 Die Transaktionsanalyse Dieser Anhang ergänzt Kap. 1.1 (b) zur personalen Ebene [→ S. 21]. Er erläutert den Einfluss, den die jeweilige Persönlichkeitsstruktur der Beteiligten hat: erst den Einfluss auf den Sender, welche personalen Informationen dieser gibt, sodann den auf den Empfänger, wie der diese interpretiert. Die Rollen wechseln im Ablauf des Kommunikationsprozesses. Die Transaktionsanalyse (TA) analysiert diese Beeinflussung, indem sie die Persönlichkeitsstruktur in drei Ich-Anteile aufteilt: 37  Das Eltern-Ich in uns ist kritisch-verurteilend-moralisierend oder aber fürsorglich. 37 Die TA reicht weit in die Psychotherapie hinein. Eine Zusammenfassung für die Kommunikation findet sich bei Schulz von Thun, S. 195 ff, als „Transaktionale Analyse“, weiterhin bei Frank, So gelingt Kommunikation, S. 165 ff [→ Anhang D unter „Bücher zur Kommunikation“, S. 146] . 164 Anhang B Texte zu Grundlagen  Das Kindheits-Ich oder Kind-Ich in uns ist natürlich (ausgelassen, verspielt, spontan), angepasst (brav, unterwürfig) oder aber rebellisch (trotzig, patzig, wehleidig).  Das Erwachsenen-Ich in uns ist rational und enthält auch solche Anteile aus dem Eltern-Ich und dem Kind-Ich, die für einen Erwachsenen adäquat / situationsangemessen sind. Der Sender kann sich von einem beliebigen Ich-Anteil aus an einen beliebigen Ich-Anteil des Empängers wenden (der Sender kann bei beiden Ich-Anteilen kurzfristig wechseln). Der Empänger kann die Information von einem beliebigen Ich-Anteil aus aufnehmen und interpretieren. Dann kann er von einem beliebigen Ich-Anteil aus antworten, dabei kann er sich an einen beliebigen Ich-Anteil des nunmehrigen Empängers wenden. Das Hin und Her kann also parallel, kann aber auch unterschiedlich laufen. Für unser Thema ist entscheidend, dass die verschiedenen Kombinationen die Kommunikation fördern oder behindern können. Beispiele (1) Parallel: Der Chef kanzelt den Mitarbeiter ab: Eltern-Ich an Kind-Ich. Der Mitarbeiter antwortet verängstigt: Kind-Ich an Eltern-Ich. (2) Unterschiedlich: Der Chef kanzelt den Mitarbeiter ab: Eltern- Ich an Kind-Ich. Der Mitarbeiter antwortet ausschließlich zur Sache: Erwachsenen- Ich an Erwachsenen-Ich. Dann ist offen, mit welchem Ich-Anteil der Chef die Antwort aufnimmt und mit welchem eigenen Ich-Anteil er sodann seine Antwort an welchen Ich-Anteil des Mitarbeiters richtet. Die TA hilft dem Sender, seine personalen Informationen von vornherein situationsgerecht auszurichten. Die TA hilft dem Empfänger, personale Informationen des Senders zu analysieren. Darüber hinaus gibt sie dem Empfänger Anhaltspunkte dafür, wie der Sender sich wohl künftig aufgrund seiner aufscheinenden Persönlichkeitsstruktur verhalten wird. Diese Analyse wird im Folgenden für einige der Beispiele in Kapitel 1.2 (b) dargestellt [S. 21] . Der Sender  Beziehung des Senders zum Empfänger: Was hält er von diesem und wie stehen die beiden aus seiner Sicht zueinander? Anhang B Texte zu Grundlagen 165 Beispiele (1) … (2) „Ich erlaube mir, Sie darauf hinzuweisen, dass ...“ Die Formulierung kann höflich gemeint sein. Sie kann aber auch ausdrücken, dass der Sender den Empfänger für geistig derart minderbemittelt hält, dass er diesem sogar eine Selbstverständlichkeit verdeutlichen muss. TA: Erwachsenen-Ich an Erwachsenen-Ich oder aber Eltern-Ich an Kind-Ich  Appell: Wozu will der Sender den Empfänger veranlassen? Zusätzliches Beispiel „Wir bieten Ihnen die für Ihr Unternehmen optimale Lösung an.“ / „Ich bin davon überzeugt, dass wir mit der angebotenen Gesamtlösung Ihre Arbeitsabläufe und die Bedürfnisse Ihres Betriebs vollständig abbilden können.“ TA: Kind-Ich an Kind-Ich  Selbstauskunft: Was gibt der Sender von sich kund? Beispiel (1) „Ich bitte Sie, …“ drückt normale Höflichkeit aus. „Ich fordere Sie auf, …“ drückt die Entschlossenheit aus, sich in dieser Sache vom Empfänger nichts (mehr) gefallen zu lassen. TA: beide Male Erwachsenen-Ich an Erwachsenen-Ich (2) Ein männlicher Schreiber gendert seinen Text - nicht: „Ich halte nichts vom Gendern.“ Eltern-Ich an unspezifisch - etwas: „Ich bin höflich.“ TA: Erwachsenen-Ich an unspezifisch - viel: „Ich bin ein moderner Typ.“ TA: Für die Einordnung bedarf es weiterer Informationen. Der Empfänger liest ebenso mit seinen vier Ohren und nimmt neben der Sachinformation auch die personalen Informationen mit seiner Brille auf:  Was hält der Sender anscheinend von mir, und wie stehen wir beide aus dessen Sicht anscheinend zueinander? Negativbeispiele (1) Der Sender hat geschrieben: „Ich sehe überhaupt keinen Anlass für Ihr Verhalten.“ / „Ich sehe keinerlei Anlass für Ihr Verhalten.“ TA: Eltern-Ich an Kind-Ich 166 Anhang B Texte zu Grundlagen Empfänger: Wer bin ich, dass der mich so von oben herab behandelt? TA: aufgenommen von Eltern-Ich Oder: Was ist denn in den gefahren? TA: aufgenommen von Erwachsenen-Ich (2) Der Sender hat geschrieben: „Nach Durchsicht Ihres Schreibens muss ich leider feststellen, dass der Sachverhalt falsch dargestellt ist.“ TA: Eltern-Ich an Kind-Ich Empfänger: Ist der allwissend? Und bin ich doof? TA: aufgenommen vom Kind-Ich Oder: Was bildet der sich ein! TA: aufgenommen von Eltern-Ich Der Sender hätte besser geschrieben: „Nach meiner Erinnerung haben Sie den Sachverhalt teilweise falsch dargestellt.“ Oder freundlicher: „Ich habe den Sachverhalt anders in Erinnerung, nämlich wie folgt: …“ TA also: Erwachsenen-Ich an Erwachsenen-Ich Beide sollten also im Berufsleben von Erwachsenen-Ich zu Erwachsenen-Ich kommunizieren. Das ist gar nicht so einfach! Anhang C Gendern Ziel des Genderns ist es, Frauen in Texten so sichtbar wie Männer zu machen und somit die gesellschaftliche Gleichstellung der Frauen zu fördern. Deswegen sollen Männer und Frauen gleichermaßen angesprochen werden. Also: „Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter! “ Diese Gleichstellung betrifft primär Wörter zu Bezeichnung von Personen. Das Problem ist, dass viele Wörter, die Männer und Frauen bezeichnen, im männlichen Geschlecht stehen. Man spricht dann vom „generischen Maskulinum“ (Genus = grammatisches Geschlecht). Solche Wörter können sich auch auf Organisationen beziehen. Der „Arbeitgeber“ ist sogar wahrscheinlich eine Organisation. Diese Wörter haben also oft einen funktionalen Charakter, der von Männern unabhängig ist. Gender-Anhänger sehen Frauen bei diesen Wörtern niemals als gleichgestellt: Schreiber und Leser würden sich immer nur Männer vorstellen und Frauen nur formal mitmeinen. Sie würden Frauen nicht mitdenken. Deswegen sollen diese Wörter im Interesse einer „geschlechtergerechten Sprache“ vermieden werden. 38 In diesem Buch geht es darum, was daraus für die schriftliche Kommunikation folgt. Dazu gehört auch, welche personalen Informationen der Sender oder die Senderin gibt. [→ Vgl. Kap. 1.1 (b) unter „Beispiele für Selbstauskunft“, S. 24] Um die Auswirkungen auf (schriftliche) Texte zu veranschaulichen, werde ich diesen Anhang gendern. Und wie behandelt man die „Diversen“? Das ist keine biologische, sondern eine gesellschaftliche Frage: Wie wollen diese Menschen angesprochen werden? Die meisten 38 Der DUDEN geht in seiner 28. Auflage von 2020 (S. 112) von einer Pflicht zum Gendern aus: Das Gleichbehandlungsgebot in Art. 3 Grundgesetz würde das Gendern verlangen. Art. 3 gibt das im Verhältnis zwischen privaten Personen nicht her, auch nicht Art. 2 über das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Das Bundesverfassungsgericht hat nur vom Staat verlangt, dass er die ganz grundlegende Eintragung im Personenstandsregister geschlechtergerecht vornimmt. Die DUDEN-Redaktion hat ihre Behauptung in einer Korrespondenz mit mir nicht aufrechtgehalten. - Im Arbeitsrecht gilt allerdings das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) mit einem solchen Gebot für den Arbeitgeber. 168 Anhang C Gendern von ihnen wollen als „Frau“ oder als „Mann“ bezeichnet werden. Und ein Teil von den anderen will nicht hervorgehoben werden. Wie viele von den übrigen beachtet werden wollen, ist statistisch nicht erfasst. Ein Hinweis gibt die Zahl derer, die ihr Geschlecht bei den Standesämtern haben umschreiben lassen: In den letzten zwei Jahren 0,00043 % der volljährigen Bevölkerung. 39 Personenbezeichnungen im generischen Maskulinum: Diese Wörter müssen also ersetzt werden. Die Beidnennung / Paarform wie „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ steht dafür fast immer zur Verfügung. Man und frau können zu fast jedem männlichen Wort ein weibliches Gegenstück bilden. Die Beidnennung ändert den Charakter dieser Wörter. Diese sind dann ganz gewöhnliche Wörter im Maskulinum und beziehen sich immer nur auf Männer. Frauen sind also nicht mehr mitgemeint. Sie werden bei konsequenter Beidnennung immer ausdrücklich genannt, wenn es auch um sie gehen kann. Um Missverständnisse zu vermeiden, müssen die Schreibenden dann durchgängig gendern. Alle Lesenden müssen den Text gendergerecht aufnehmen. Sie dürfen also bei Personenbezeichnungen im generischen Maskulinum Frauen nicht mitdenken. Genderschwierige Wörter Es gibt Wörter, die einen auf einen Mann weisenden Bestandteil haben. Deren Ersetzung beeinträchtigt die Lesbarkeit stark. „Freundlich“: Früher endeten Schreiben einer Aktiengesellschaft „mit freundlichen Grüßen“. Das wird beim Gendern ersetzt durch „mit herzlichen Grüßen“. Eine Aktiengesellschaft hat kein Herz, und wenn man es ihr zuspricht, dann ist das aus Stein. „Spielervertreter“ (aus zwei männlichen Wörtern zusammengesetzt) würde gegendert lauten: „Vertreter oder Vertreterin der Spieler oder Spielerinnen“ bzw. in einer Gender-Sparschreibung: „Vertreter/ in der Spieler/ innen“. 39 Die ZEIT vom 15. April 2021, S. 29, Auf der Suche nach dem dritten Geschlecht Anhang C Gendern 169 Wie wirkt sich das Gendern auf Texte aus: Häufige Beidnennungen können den Lesefluss stören. Deswegen schlagen Gender-Anhänger/ innen vor, Beidnennungen abzukürzen und dabei zu neutralisieren („Gender-Sparschreibung “) . 40 Solche Wörter kann man nur noch gekünstelt aussprechen. Gender-Anhänger/ innen schlagen geschlechtsneutrale Wortformen, Umschreibungen oder Ersatzwörter vor. Damit erscheinen Männer sprachlich gesehen nicht und können also Frauen nicht mehr benachteiligt sein. 41 Beispiele Aus „Student/ innen“ wird „Studierende“. Es wird ignoriert, dass die deutsche Sprache zwei Ausdrucksformen vorsieht (parallel zu beispielsweise „die Formulierung“ und „das Formulieren“). [→ Kap. 3.4 (b) unter „Verwenden Sie bei substantivierten Verben die korrekte Endsilbe“, S. 89] Aus „Leiter“ wird „Leitung“, aus „Beratung des Betriebsarztes“ wird „betriebsärztliche Beratung“. Gendern.de bringt mehr als 4400 Vorschläge. Beispielsweise: „Abfahrtsweltmeister/ in“ wird zu „Person mit Weltmeistertitel im Skisport“. Der „Augenarzt“ wird zum „Augenärztlichen Fachpersonal“ und wird damit nicht mehr von seinen Fach-Angestellt/ inn/ en unterschieden. Oder es soll auf das Passiv ausgewichen werden. Das führt dazu, dass der Akteur unbekannt bleibt. [→ Kap. 3.4 (e), S.99] 40 Korrekt erfolgt das nach dem amtlichen Regelwerk nur mit einem Schrägstrich, andere Formen wie beispielsweise der Genderstern mögen beliebt sein. DIN 5008 geht nur mittelbar auf das Gendern ein, bringt in 20.9.4 zur Anrede ein Beispiel zur abgekürzten Beidnennung mit einem Schrägstrich und einem Hinweis, dass zum Gendern spezielle Zeichen „zunehmend gängig“ seien. 41 Die Bücher im Dudenverlag von Diewald, Gabriele / Steinhauer, Anja [→ Anhang D unter „Bücher zum Schreiben im Beruf“, S. 147] sind nützlich, verharmlosen aber die negativen Auswirkungen auf die sprachliche Qualität der Texte und auf die Grammatik. Ersatzformen zu finden verursacht oft Aufwand. Siehe Diewald, S. 49, 53, 97. Die Sicht der Sprachwissenschaft ist in Wikipedia unter dem Stichwort „Gendering“ zusammengefasst. 170 Anhang C Gendern Ein Problem, das bei Sachtexten groß sein kann, ist der Singular. Umgehungsmaßnahmen stören wesentlich mehr, wenn in einem Text der Singular verwendet wird. Gender-Anhänger/ innen empfehlen allgemein, in den Plural auszuweichen. [→ Siehe im Folgenden unter „Gendern in Sachtexten“, S. 171] Landeshauptstadt Hannover: „Die Verwendung des Plurals ist eine weitere Möglichkeit, alle Geschlechter einzubeziehen.“ „Jeder, jede“ soll durch „alle“ ersetzt werden. Beispiel Nehmen Sie dieses Buch zur Kommunikation zwischen einem Schreiber und einem Empfänger oder aber mehreren Empfängern. Ein einfacher Satz müsste lauten: „Der Schreiber soll seine Auffassung zu seiner Situation dem Empfänger oder den Empfängern mitteilen.“ In Beidnennung und in einer für Hörer verständlichen Sprache formuliert: „Der Schreiber bzw. die Schreiberin soll seine bzw. ihre Auffassung zu seiner bzw. ihrer Situation dem Empfänger bzw. der Empfängerin oder den Empfangenden mitteilen.“ Geschlechtsneutrale Wortformen sind zum Hören unzumutbar und helfen bei schriftlichen Texten nur wenig: „Der/ die Schreibende soll seine/ ihre Auffassung zu seiner/ ihrer Situation dem/ der Empfangenden oder den Empfangenden mitteilen.“ Gender-Anhänger/ innen schlagen vor, auf eine „Person“ abzustellen. Das geht teilweise, ist allerdings gewöhnungsbedürftig. Fortsetzung des Beispiels „Die schreibende Person soll ihre Auffassung zu ihrer Situation der empfangenden Person oder den empfangenden Personen mitteilen.“ Was aber, wenn es um einen/ eine Mitarbeiter/ in geht, die als schreibende Person die Auffassung von ihrem Meister mitteilen will: „Der/ die mitarbeitende Person soll die Auffassung ihres Meisters / ihrer Meisterin dem/ der empfangenden Person mitteilen.“ Anhang C Gendern 171 Nebenbei: Das Wort „die Person“ ist ein generisches Femininum, diskriminiert also die Männer. „Nein“, sagen Gender-Anhänger/ innen: Das Wort sei neutral. - Das solle auch für das Wort „man“ gelten. Was gilt für das generische Femininum „Fachkraft“ und dessen Varianten? Unter einer „Führungskraft“ stellen man und frau sich eher einen Mann vor, unter „Schreibkraft“ hochwahrscheinlich eine Frau. Das Spektrum des Mitdenkens reicht also von „eher Mann“ bis „hochwahrscheinlich Frau“. Das Mitdenken wird stärker durch die soziale Situation als durch das grammatische Geschlecht bestimmt. Gendern in Sachtexten: Ihnen stellt sich die Frage, welchen Grad an leichter Lesbarkeit und an Verständlichkeit Sie für Ihre Sachtexte anstreben und wie sehr Sie bereit sind, diese durch Gendermaßnahmen zu beeinträchtigen. Die Position der Gender-Anhänger/ innen ist für Sachtexte nicht nur überzogen, wie der vorhergehende Text über Wörter im generischen Femininum zeigt. Sondern sie erfüllt auch kaum die Anforderungen, die Sachtexte stellen. Bei diesen muss es möglich sein, generische Wörter auch funktional oder nur funktional einzusetzen. Denken Sie an Organisationen! Dann braucht man auch Oberbegriffe, um alle Varianten einzubeziehen (damit können auch Diverse einbezogen werden). Als Indiz für eine funktionale Verwendung kann genommen werden, ob in diesem Zusammenhang auch Organisationen gemeint sind. Dann wird das Wort funktional verwendet. Man und frau brauchen dann nicht zu gendern. Beispiele für die Art der Verwendung Der „Empfänger“ kann ein Mensch sein, aber auch eine Organisation, beispielsweise eine Firma (weibliches Geschlecht). „Der Partner“ in einem Projekt / der „Projektpartner“ ist sogar hochwahrscheinlich eine Organisation und nicht ein Mensch. Mit „Anwender“ ist eher eine Organisation gemeint. Mit „Benutzer“ dürfte eher ein Mensch gemeint sein, dieser allerdings von seiner Funktion her. Gender-Anhänger/ innen dürfen diese Wörter für den funktionalen Gebrauch allerdings gar nicht verwenden. Denn die Beidnennung bezieht sich gemäß deren Konzept über das Gendern ausdrücklich auf männliche bzw. weibliche Menschen (oder auf diverse). Organisationen können bei der Beidnennung also gar nicht gemeint sein. 172 Anhang C Gendern Gendern im Duden Lexikon Mieter = „männliche Person, die etwas gemietet hat“ Mieterin = „weibliche Person, die etwas gemietet hat“ Wie bezeichnet man oder frau einen Verein/ eine Firma/ ein Institut, der/ die/ das etwas mietet? Geschlechtsneutrale Wortformen ermöglichen, Organisationen einzubeziehen. Beispiel „Der/ die Kaufende muss s eine/ ihre Anforderungen dem/ der Verkaufenden verdeutlichen.“ Allerdings klingt es komisch, einen Verein/ eine Firma/ ein Institut als „Person“ zu bezeichnen. - Das gilt nur eingeschränkt für einen Juristen/ eine Juristin: Der/ die kennt für manche Konstellationen die „juristische Person“ als Unterfall der „Person“, aber nicht für alle. Wenn Sie bei der Verwendung eines Wortes im generischen Maskulinum allerdings konkret auf Menschen eingehen, sollten Sie beide Geschlechter nennen, um das zu betonen. Beispiel Bei der Empfehlung an Sie in Kap.4 (a), jemanden zu bitten, Ihren Text zu überprüfen, denken ich erst einmal funktional an die „Kollegen“. Wenn es dann konkret zu der psychischen Situation für den Schreiber kommt, jemanden anzusprechen, geht es um eine spezifische Person. Deswegen gendere ich die Empfehlung (zugegeben: Ich halte es für nützlicher, in einer solchen Situation an eine Frau zu denken). [→ Siehe Kap. 4 (a) unter „Einen Begutachter einschalten“, S. 117] Es kann erforderlich bleiben, den Singular zu verwenden. Das zeigt sich beispielhaft in Kapitel 1, wo es um das Verhältnis von einem Schreiber entweder zu einem Empfänger oder zu einem im Text genannten Empfänger eines Empfängerkreises (= dem Adressaten) oder um einen Empfängerkreis oder um mehrere Empfänger geht. Er/ Sie kommt um die Beidnennung nicht herum, und die kann häufig erforderlich sein. Pflicht zum Gendern: Es kommen verschiedene Stufen in Betracht:  eine allgemeine Pflicht Anhang C Gendern 173 Beispiele Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) enthält im Arbeitsrecht u.a. Vorgaben für den Arbeitgeber zu Stellenangeboten. Im universitären Bereich gibt es viele Leitfäden zum Gendern. Die Grundordnung der Universität Leipzig ist sogar rein weiblich gegendert. Es wird erwartet, dass alle Menschen im universitären Bereich das Gendern beherrschen.  eine spezifische Pflicht auf Grund der Kommunikationsbeziehung  nur als von dem/ der Empfangenden oder deren Kreis der Empfangenden erwartet Auch solche Vorgaben beschränken sich darauf, dass Personenbezeichnungen im generischen Maskulinum vermieden werden sollen und lassen also einen großen Spielraum für das Ausgestalten des Genderns. Beispiele (1) Es darf nicht „Manntage“ heißen, sondern nur „Mitarbeitertage“ oder „Personentage“. (2) Wie handhabt man/ frau eine Ansprache im Singular bei Massenschreiben: „Sie als Empfängerin/ Empfänger dieses Schreibens …“ „Sie als Empfänger*in dieses Schreibens …“ „Sie als Empfangende/ r dieses Schreibens …“ Gender-Hinweis: Weil das Gendern die Verständlichkeit beeinträchtigt, ist es bei Sachtexten plausibel, an deren Anfang einen Absatz zum Thema Gendern einzufügen, beispielsweise: „Wir bitten um Verständnis, dass wir der leichteren Lesbarkeit wegen in unseren Sachtexten Wörter im generischen Maskulinum nicht gendergemäß ersetzen.“ Wenn möglich sollten Sie begründen, warum Sie nicht oder nur wenig gendern. Allerdings wird auch das bald zur Floskel werden: „Wir unterlassen das, weil wir diese Wörter im funktionalen Zusammenhang verwenden. Diese beziehen sich oft auf Organisationen, die mitgemeint werden. Weiter müssen wir viele Begriffe im Singular verwenden. Gendern würde die Verständlichkeit des Textes stark beeinträchtigen.“ 174 Anhang C Gendern Für dieses Buch habe ich noch eine weitere Begründung: „Da ich in diesem Buch alle, die es lesen, meist direkt anspreche, sind Frauen bestimmt gleichrangig gemeint.“ Ich hätte sogar noch einen Extrapunkt: Ich habe einen durchgehend gegenderte Variante einer früheren Fassung dieses Buchs erstellt. Ich habe dort jedes Kapitel unterschiedlich gegendert: gemäßigt, abschnittsweise und betont. - Diese Variante können Sie als PDF im Internet bei mir anfordern. 7 Anhang D Kommentiertes Literaturzeichnis Überblick Bücher zur Kommunikation Bücher für Schreiben im Beruf Typische Schreibratgeber Bücher mit Textvorlagen Bücher zur Kommunikation Franck, Norbert So gelingt Kommunikation: eine praktische Anleitung von A bis Z Weinheim 2017 (ISBN 978-3-407-36625-2), 413 Seiten Von A bis Z heißt nicht alles umfassend, sondern heißt 42 Beiträge zu Themen von A bis Z, zwischen vier und mehr als 20 Seiten lang. Das Buch ist nicht nur praktisch abgefasst, sondern behandelt auch Themen aus der Praxis, beispielsweise die Metakommunikation über misslungene Auseinandersetzungen. Franck betont im Vorwort, dass er nicht wie andere Autoren „auf die Pauke hauen“, d.h. siegreiche Kommunikation in Aussicht stellen würde. Dieser Ansatz macht das Buch so sympathisch. Franck, Norbert Praxishandbuch Kommunikative Kompetenz: Die Schlüsselqualifikation für Studium und Beruf Weinheim 2019 (ISBN 978-3-7799-3941-2), 228 Seiten Das Buch enthält nach einem einleitenden Beitrag, wie Kommunikation erfolgreich sein kann, 23 Beiträge zu speziellen Themen von A bis Z, von Argumentieren bis zu Zuhören. Es verdient wirklich die Bezeichnung “Praxishandbuch“. Laut dem Titel soll das Buch „für Studium und Beruf“ dienen. Es ist eine Bearbeitung des Buchs des Autors “So gelingt Kommunikation“ (siehe oben). Der Autor hat es für übliche Situationen in Studium und Beruf bearbeitet, insbesondere gekürzt. Das ältere Buch geht zusätz- 176 Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis lich auf besondere Situationen im (späteren) Berufsleben ein, insbesondere auf Reden (60 Seiten). Wer solche Situationen - noch - nicht hat, ist mit dem neuen Buch gut und preiswert bedient. Schulz von Thun, Friedemann Miteinander reden: 1 Störungen und Klärungen Hamburg, 50. Aufl. 2013 (ISBN 978-3-499-17489-6), 316 Seiten Jetzt auch als E-Book. Das Kommunikationsquadrat des Autors ist von elementarer Bedeutung. Das zeigt schon die Zahl der Auflagen. Es gilt nicht nur für das Reden, sondern auch für das Schreiben. Bücher zum Schreiben im Beruf Brenner, Gerd und andere Texte überarbeiten: Von der Rechtschreibung zum sicheren Ausdruck Berlin (ISBN 978-3-464-60008-5), 120 Seiten Es handelt sich um ein Heft der Reihe „Texte, Themen und Strukturen“. Es enthält zur Hälfte eine Minimalgrammatik, fast zur anderen Hälfte Empfehlungen zum Ausformulieren. Die Empfehlungen zu Stil und Ausdruck sind auch in meinem Buch enthalten. Das Buch geht ansatzweise auch auf die Phasen der Erstellung eines Konzepts und des Überarbeitens des Textes ein. Das Buch empfiehlt sich für den, der seine Grammatikkenntnisse auffrischen will, auch wenn es auf Texte für die schulische Oberstufe ausgerichtet ist. Buoyardene, Nadja / Nauck, Franziska Verständlich schreiben: Business-Texte strukturiert und leserorientiert formulieren Freiburg 2020 (978-648-13658-4), Oktav 127 Seiten Das Buch befasst sich mit dem gesamten Schreibprozess einschließlich der Planung der Zeit und der Schreibbedingungen. Es geht um eher umfangreiche Texte (ein Drittel der Arbeitszeit diene für das Beschaffen von Material). Die Autorinnen gehen umfangreich auf das „entdeckende Schreiben“ ein, sogar auf Freewriting [→ Siehe das Zitat unter „Die Schreibstrategie“, S. 27]. Diewald, Gabriele / Steinhauer, Anja Richtig gendern: wie Sie angemessen und verständlich schreiben Berlin 2017, Dudenverlag (ISBN 978-3-411-74357-5), 128 Seiten Das Buch stellt laut Vorwort „den ersten umfassenden Ratgeber zum Thema geschlechtergerechter Sprachgebrauch vor… Als praktische Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis 177 Hilfestellung für Menschen …, die gendergerechte Texte verfassen und sich ein Bild über die Möglichkeiten verschaffen möchten … zeigen wir im Hauptteil, welche vielfältigen Möglichkeiten die Sprache und andere Zeichensysteme bereitstellen, aber auch welche Grenzen es gibt.“ Der Optimismus im Titel wird schon im Vorwort relativiert: „Wie bleibt mein Text trotz Genderns lesbar? “ Wichtige Erschwernisse werden heruntergespielt oder ignoriert. Eine etwas überarbeitete und gekürzte Fassung findet sich im Buch: Diewald, Gabriele / Steinhauer, Anja Gendern - ganz einfach! Berlin 2017, Dudenverlag (ISBN 978-3-411-743335-3), 94 Seiten Franck, Norbert Schreiben wie ein Profi: E-Mails und Briefe, Protokolle, Artikel, Pressemitteilungen Frankfurt am Main, 5. Aufl. 2011 (ISBN 978-3-7663-6077-9), 156 Seiten Franck behandelt umgangssprachliche Texte bis hin zu anspruchsvollen Texten. Die erste Hälfte seines Buches eignet sich für Schreiber, die sich intensiver mit dem Formulieren von Sätzen und Absätzen befassen wollen. Langer, Nicole Protokolle erstellen: Gezielt mitschreiben und ausformulieren München, Compact Verlag (ISBN 978-3-8174-7814-9), 192 Seiten (DIN A6) Die Autorin handelt alle Arten von Protokollen unter allen Aspekten ausführlich ab, bis hin zur Rechtschreibung. Sie bringt auch Übungen und Aufgaben. Das Buch wendet sich an Personen, die häufig Protokolle schreiben und nur diese Aufgabe innerhalb von Besprechungen haben. Die Autorin fordert sogar auf, in gehobenem Stil zu schreiben. - Den Abschnitt 8 „Rechtliche Aspekte“ sollten Sie lieber nicht lesen. Langer, Inghard / Schulz von Thun, Friedemann / Tausch, Reinhard Sich verständlich ausdrücken München, 9. Aufl. 2011 (ISBN 978-3-497-2205-2), 224 Seiten Das Buch stellt das Hamburger Verständlichkeitsmodell vor. Dieses ist im Wesentlichen auf gehobene Texte für Adressatenkreise oder für das Publikum ausgerichtet. Die Autoren unterscheiden zwischen „verständlich für die Allgemeinheit“ und „verständlich für besondere 178 Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis Gruppen“. Das Modell behandelt also nicht Texte für ein-zelne Empfänger/ Kleingruppen. Es wird als ein Standard viel zitiert [→ Anhang B.1.2, S. 51] . Rößler, Anette Texte schreiben In: b-wise GmbH, Management-Handbuch, Arbeitstechniken 108, 46 Seiten www.businesswissen.de Der Beitrag behandelt typische Texte im Geschäftsleben wie Memos und Berichte. Dabei geht er auch auf die Konzeptphase ein. Er will das Niveau eines Management-Handbuchs halten und tut es auch. Salchert, Monika Selbstlernheft zum Thema „Verständliches Schreiben - Mehr Erfolg durch gute Texte“ www.bakoev.bund.de (im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat), Mai 2019, PDF 59 Seiten Das Heft enthält viele Empfehlungen, einerseits kurzgefasst und nur mit wenigen Beispielen, andererseits mit vielen Übungen. Das Heft geht vom Hamburger Verständlichkeitsmodell [→ Anhang B.1.2, S. 161] aus - deswegen enthält es beispielsweise zwei Seiten mit Vorschlägen, Wörter zu kürzen. Das Heft ist auf einfache Texte ausgerichtet. Es ist locker geschrieben. Vaduhn, Sigrid Einfach besser schreiben im Beruf: Überzeugende E-Mails, Angebote, Konzepte & Co. 2016 (ISBN 978-3-8490- 2032-3), 134 Seiten Es geht der Autorin weniger um das Schreiben als um das schriftliche Kommunizieren insgesamt. Nur acht Seiten sind der Schreibtechnik gewidmet, wie sie in diesem Buch im Vordergrund steht. Wie man redet, das soll man als Ausgangspunkt für das Schreiben nehmen. Man erzähle sich den Text, schreibe ihn nieder und verbessere ihn dann. Man solle eine „Schreibstimme“ entwickeln. Weitergehend: Man soll die Möglichkeiten, die man zur Kommunikation in Gesprächen hat, ansatzweise in das Schreiben übernehmen, bzw. Defizite, die sich beim Schreiben hinsichtlich der Qualität der Kommunikation ergeben, auszugleichen versuchen. Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis 179 Diesen Ansatz zu durchdenken ist sowohl für den nützlich, der in den Schreibprozess einsteigen will, als auch für den Routinier, der sich einmal besinnen will. Typische Schreibratgeber Viele Schreibratgeber sind eher feuilletonistisch abgefasst. Oft stehen viele Seiten nicht für viele Ratschläge, sondern für die Freude der Autoren am Fabulieren. Beispielsweise wenden Reiter/ Sommer mehr als 700 Wörter für den Vorschlag auf, Überflüssiges zu streichen, etwa überflüssige Vorsilben, fordern dann aber auf, es menscheln zu lassen, d.h. ausführlich zu schreiben. Viele Autoren kommen aus der Journalistik und haben vor allem im Auge, dass der Schreiber möglichst viele Leser erreichen will. Deren Texte sind in erster Linie an die Öffentlichkeit gerichtet: von den Lesern von Zeitungen bis zu Lesern von Blogs. Dementsprechend wird am häufigsten Wolf Schneider als der Papst der Journalistensprache zitiert oder imitiert. So müsse der erste Satz den Leser „ködern“, und die Sprache müsse „Kraft“ haben (Wolf Schneider). Verständlichkeit wird weniger betont, Eindeutigkeit noch weniger. Viele Schreibratgeber sind kaum auf Schreiben in Wirtschaft und Verwaltung ausgerichtet, auch wenn diese in manchen Beispielen auf Situationen im Beruf abstellen. Der Autor kann aber auch alle möglichen Texte im Blick haben und beliebig Empfehlungen für diese oder jene Textsorte geben. Man kann sich auch fragen, ob die Empfehlungen ernst gemeint sind. So schlagen Reiter/ Sommer vor, komplexe Sachverhalte einfach und lebendig zu formulieren, indem man entweder an ein Kind oder an die Großmutter als Adressaten denkt. Baumert, Andreas Professionell texten: Grundlagen, Tipps und Techniken 3. Aufl. München 2011 (ISBN 978-3-423-50868-1), 245 Seiten (Eher für Schreib-Profis: Wie akquiriere ich? Welches Honorar kann ich verlangen? ) Dornheim, Ania / Krippl, Sabine: 35 Schreibtipps für den beruflichen Alltag, www.textwende.de (Wohl eine Seminarunterlage, diese im Stil: „Mit der Tür ins Haus fallen / Übertreiben Sie! / Liedtexte als Einstieg“) Englert, Sylvia 180 Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis So lektorieren Sie Ihre Texte. Verbessern durch Überarbeiten: Schritt für Schritt von der Erstfassung zum fertigen Manuskript Autorenhaus Verlag Berlin 2013 (ISBN 978-3-86671-105-1), 163 Seiten (auch als E-Book) (Umfassend, weitgehend für unterhaltende Texte) Forst, Bettina Besser schreiben im Beruf HERDT-Verlag für Bildungsmedien, Bodenheim 2011, 90 Seiten ohne (ISBN) Glomp, Ingrid Der Schreibcoach: besser texten, schneller verstanden werden München 2011 (ISB 978-3-406-62585-5), 128 Seiten Külz, Hannes Einfach schreiben im Beruf: Wie Sie sich und Ihrem Leser eine Freude machen Freiburg 2017 (ISBN 978-3-648-09473-0), 196 Seiten Norden, Richard Produktiver Schreiben - 30 Tipps, um Ihre Produktivität beim Schreiben zu verdoppeln 2014 Kindle, 67 Seiten (geschätzt) Reiter, Markus Klardeutsch - Neuro-Rhetorik nicht nur für Manager 2. Aufl. München 2010 (ISBN 978-3-446-42179-0), 246 Seiten (Schwerpunkt ist die Rede.) Reiter, Markus / Sommer, Steffen Perfekt schreiben München 2013 (ISBN 978-3-446-43459-2), 128 Seiten (Oktav) Rillox, Ann-Kathrin (Pseudonym, wohl Abschreiberin) Schneller besser schreiben, egal was: Methodenlehre für Autoren 2014 Kindle, 2165 Positionen Scheuermann, Ulrike Wer reden kann, macht Eindruck wer schreiben kann, macht Karriere: Das Schreibfitnessprogramm für mehr Erfolg im Job Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis 181 2. Aufl. Wien 2013, ISBN 978-3-709305041), 264 Seiten, auch bei Kindle Schlote, Axel Treffsicher texten: Briefe, Reden und andere Texte lebendig und stilvoll formulieren 2. Aufl. Hamburg 2012 (ISBN 978-3-86820-158-1), 159 Seiten Schneider, Wolf Deutsch für junge Profis: Wie man gut und lebendig schreibt 4. Aufl. 2013, Reinbek bei Hamburg (ISBN 978 3 499 62629 6), 191 Seiten (Journalistische Texte) Zoll, Jörg Achim Schreiben - Impulse für treffende Texte ISBN 978-3-86270-088-2 (auch als E-Book) Zoll, Jörg Achim Erfolgreich schreiben: Bücher, Blogs & Artikel veröffentlichen ISBN 978-3-86270-098-1 (auch als E-Book) Bücher mit Textvorlagen Brill, Lilli Marlen Briefe, E-Mails & Co.: Beispiele und Übungen Ismaning 2009 (ISBN 978-3-19-307493-5), 164 Seiten Erschienen in der Reihe „deutsch üben - Taschentrainer“ Briefe im Berufs- und Privatleben. Der Ansatz: „Ein Geschäftsbrief umfasst in der Regel nicht mehr als eine Seite.“ Bei den Beispielen zur Geschäftskorrespondenz geht es stark auf rechtliche Texte ein. Davor ist zu warnen. Bünting, Karl-Dieter / Pospiech, Ulrike Ratgeber Briefe, E-Mails, SMS Königswinter, ohne Erscheinungsjahr ohne ISBN, 320 Seiten Eine kurze Einführung zum Schreiben von Texten entsprechend diesem Buch und zum Gestalten von Briefen, viele Muster für private und für offizielle Briefe und einiges darum herum wie beispielsweise eine kleine Kulturgeschichte der Post. 182 Anhang D Kommentiertes Literaturverzeichnis DUDEN-Ratgeber Siehe Stephan, Ingrid Siekmeier, Susanne Professionelle Korrespondenz: Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung (praxiskompakt) Göttingen 2012 (ISBN 9783-86980-199-5), 190 Seiten Das Buch geht auf die Leserorientierung und das Formulieren ein (40 Seiten), ausführlich auf die formale Gestaltung von Briefen gemäß DIN 5008, im Übrigen auf spezifische Situationen wie Beschwerden, Glückwünschen und usw. Auch E-Book 2015 (ISBN 9783-86980-200-8) Stephan, Ingrid Duden-Ratgeber Briefe, E-Mails und Kurznachrichten gut und richtig schreiben Berlin, 4. Auflage 2020 (ISBN 978-3-411-74304-9), 736 Seiten Das Buch enthält eine kurze Einführung in „Verständlich formulieren“ auf der Basis Hamburger Verständlichkeitsmodells, legt also Wert auf „Prägnant schreiben“ und „Stilmittel einsetzen“. Das Buch behandelt dann Texte im geschäftlichen Bereich (Formen von Briefen und E-Mails sowie DIN-Normen sowie für verschiedene Sachbereich), Texte im unternehmensinternen Bereich (von internen Mitteilungen bis zur Öffentlichkeitsarbeit), Texte im privaten Bereich und schließlich Sprachtipps. Sturtz, Peter Perfekte Geschäftsbriefe und E-Mails Freiburg, 5. Auflage 2011 (ISBN 978-3-648-01770-8), 242 Seiten Das Buch beschreibt im ersten Teil ganz viele Stichworte, insbesondere zu DIN 5008. Im zweiten Teil enthält es „Praxisbeispiele zu den wichtigsten Themen der modernen Geschäftskorrespondenz“ mit Hinweisen zu dem jeweiligen Thema. Wergen, Josef / Wörner, Anette PONS Bürokommunikation DEUTSCH: Musterbriefe, Textbausteine und Übungen für jeden geschäftlichen Anlass Stuttgart 2013 (ISBN 978-3-12-561867-1), 208 Seiten Das Buch befasst es sich mit 27 „Themen“ wie „Termine bestätigen“ und „Dankschreiben“, aber auch mit vielen rechtlichen wie „Verträge aufsetzen: Vertragsbedingungen; Verträge bestätigen und unterzeichnen“. Da bin ich skeptisch. BUCHTIPP Christoph Zahrnt Schreiben in Projekten Von der Leistungsbeschreibung bis zum Abschlussbericht 1. Auflage 2021, 227 Seiten €[D] 24,99 ISBN 978-3-7398-3111-4 eISBN 978-3-7398-8111-9 Schreiben will gelernt sein! Das Erstellen von Texten gehört zu den Tätigkeiten eines jeden Projektmitarbeitenden. Da schreiben im beruflichen Kontext jedoch Tücken mit sich bringen kann, ist eine verständliche, eindeutige und respektvolle Sprache gefragt. Der Autor dieses Buches vermittelt die entsprechenden Kompetenzen zur schriftlichen Kommunikation in Projekten, speziell für Leistungsbeschreibungen. Dabei zeigt er auf, wie Sie situationsgerecht und inhaltlich eindeutig schreiben, wie Sie Schreibprozesse strukturieren und wie Sie Risiken auf personaler Ebene vermeiden. Das Buch dient somit als Ratgeber für Projektleitende und Projektmitarbeitende in internen und externen Projekten sowie Projekten innerhalb einer Unternehmensgruppe. UVK Verlag. Ein Unternehmen der Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG Dischingerweg 5 \ 72070 Tübingen \ Germany Tel. +49 (0)7071 97 97 0 \ Fax +49 (0)7071 97 97 11 \ info@narr.de \ www.narr.de Bezahlmethode: Per Rechnung Per Kreditkarte: Mastercard Visa Kartennr.: gültig bis: Steffen-Peter Ballstaedt Sprachliche Kommunikation: Verstehen und Verständlichkeit €[D] 24,99 ISBN 978-3-8252-5115-4 Name: Adresse: E-Mail: Datum, Unterschrift: Exemplare des Buches: Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG Dischingerweg 5 \ 72070 Tübingen \ Tel. +49 (07071) 97 97-0 \ Fax +49 (07071) 97 97-11 \ info@francke.de \ www.francke.de Stand: Juli 2019 · Änderungen und Irrtümer vorbehalten! BESTELLSCHEIN \ NEUERSCHEINUNG AUGUST 2019 NEUERSCHEINUNG \ AUGUST 2019 Steffen-Peter Ballstaedt Sprachliche Kommunikation: Verstehen und Verständlichkeit utb M 2019, 393 Seiten €[D] 24,99 ISBN 978-3-8252-5115-4 eISBN 978-3-8385-5115-9 Verständlich Schreiben ist eine komplexe und anspruchsvolle kommunikative Aufgabe. Für viele Berufsfelder etwa in Verwaltung und Justiz, Politik und Wirtschaft, Medizin, Wissenschaft etc. stellt es eine Schlüsselqualifikation dar. Der Band bietet dazu kommunikationstheoretisch fundierte praktische Anregungen. Er behandelt Verständlichkeit als kooperative Aufgabe von Textproduzenten und -rezipienten, wobei allerdings die Schreibenden in Vorleistung gehen. Auf der Grundlage einer Theorie des Verstehens wird aufgezeigt, welche grammatischen (Wörter, Sätze, Texte) und pragmatischen (Sprechakte) Formulierungen das Verstehen erleichtern oder erschweren. Praktische Hilfsmittel vom Fragebogen bis zum Computertool erleichtern es, die Verständlichkeit von Texten zu evaluieren und zu optimieren. Prof. Steffen-Peter Ballstaedt war bis 2012 Professor für angewandte Kommunikationswissenschaft an der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen. Seither lehrt er an zahlreichen Hochschulen und leitet Workshops für Firmen und Bildungsinstitutionen. N E U www.uvk.de ISBN 978-3-7398-317 7-0 In Ihrem Berufsleben stehen Sie manchmal vor einer Herausforderung: Sie wollen anspruchsvolle Inhalte in möglichst eindeutigen und leicht verständlichen Texten vermitteln. Die sollen sogar leicht zu lesen sein. Um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern, benötigen Sie mehr als die üblichen Regeln des guten Formulierens. Dieser Ratgeber vermittelt Ihnen die Kompetenzen für eine erfolgreiche schriftliche Kommunikation im Berufsleben. Er zeigt auf, wie Sie situationsgerecht ein Konzept für Ihren Text erstellen, den Schreibprozess strukturieren und schließlich Ihren Text überarbeiten können. So erzielen Sie mit reduziertem Zeitaufwand eine verlässliche hohe Qualität. Dr. Christoph Zahrnt ist examinierter Jurist und Diplom-Volkswirt. Als Sachbuchautor und als Organisationsberater von Softwareanbietern hat er sich intensiv mit den Methoden für das Erstellen von Texten beschäftigt und hat Mitarbeitende im Erstellen von Texten trainiert. Jetzt arbeitet er noch als Trainer, Coach und Lektor im Bereich Schreiben.