20 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 01/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0005 Zwischen Hype und Realität: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement Vivien-Jana Gaida, Mahir Kulalic Für eilige Leser | Künstliche Intelligenz (KI) prägt bereits heute viele Aspekte unseres Alltags und hat einen bedeutenden Einfluss auf verschiedene Branchen. Dieser Artikel wirft einen Blick auf die Bedeutung von KI in einer Projektmanagement- Software. Von der Entwicklung einer klaren Projektstruktur bis zur automatischen Priorisierung von Aufgaben bietet KI vielfältige Unterstützungsmöglichkeiten im PM. Doch nicht selten wird der Begriff ‘KI’ inflationär und willkürlich verwendet. Somit ergeben sich klare Erwartungen an eine KI: Sie soll die Arbeit erleichtern und die Kompetenz von einer Projektleitung verbessern, während diese zielführend KI in Projekten einsetzt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Wunsch für das Jahr 2024 und darüber hinaus ist, dass KI dort, wo sie eingesetzt wird, echte Arbeitserleichterungen bietet, die ihrem Namen gerecht werden. Schlagwörter | KI-Unterstützung, Projektmanagement-Tool, KI-Washing Künstliche Intelligenz zählt zweifellos zu den Schlüsseltechnologien in der digitalen Ära. Die KI lässt kaum einen Bereich unberührt und ist in vielen Branchen ein präsentes Diskussionsthema. Computer sind längst nicht mehr bloße Rechenmaschinen oder Datenverarbeiter, die Befehle ausführen-- sie lernen kontinuierlich dazu, treffen selbstständig Entscheidungen und agieren (fast) wie denkfähige Wesen. Diese Entwicklung polarisiert: Innovationstreiber sehen darin eine große Chance, während Kritiker eine Bedrohung fürchten, weil die Grenzen zwischen Mensch und Maschine zunehmend verschwimmen. Nicht nur in jungen Generationen ist eine Kenntnis von KI-Diensten vorhanden-- so gaben laut Statista sogar 63 Prozent der 43bis 60-Jährigen an, durchaus mit dem Konzept der Künstlichen Intelligenz vertraut zu sein. [1] Hierbei wird allerdings nicht deutlich, was die befragten Personen unter KI eigentlich verstehen. Wie Künstliche Intelligenz unseren Alltag schon heute gestaltet Bereits jetzt ist KI ein permanenter Begleiter in unserem Alltag-- oft unbemerkt und ohne großes Nachdenken. Sie unterstützt bei simplen Aufgaben, gibt Tipps und Empfehlungen und macht unser Leben in vielen Bereichen leichter und komfortabler. Von personalisierten Vorschlägen in Online-Shops bis hin zu autonomen Fahrzeugen. KI hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, leben und interagieren, verändert. Und auch in der Berufswelt hat KI bereits einen bedeutenden Einfluss. In der Medizin nutzen Ärzte KI beispielsweise dazu, um medizinische Befunde auf MRT-Bildern zu analysieren, damit Krankheiten schneller sowie genauer diagnostiziert werden können. Im Bankwesen wird bereits auf KI gesetzt, um betrügerische Aktivitäten zu überwachen oder verdächtige Muster zu erkennen. Die Wissenschaft fasst unter „Künstlicher Intelligenz“ z. B. die automatische Bilderkennung, natürliche Sprachgenerierung oder auch die Prozessoptimierung. [2] Auch im modernen Projektmanagement gewinnt Künstliche Intelligenz zunehmend an Bedeutung- - von automatisierten Analysen komplexer Datenstrukturen bis zur Optimierung von ganzen Arbeitsprozessen. In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, an welchen Stellen es sinnvoll ist, KI speziell im Projektmanagement zukünftig einzusetzen, damit Unternehmen und Teams ihre Ziele schneller und Projekterfolge effizienter erreichen. Smarte Lösung: Anwendungsbereiche von KI im modernen Projektmanagement In vielen Branchen hat Projektmanagement einen hohen Stellenwert und einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg von Organisationen. Die effiziente Planung, Durchführung und Wissen | Zwischen Hype und Realität: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement 21 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 01/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0005 Sichtung von Projekten sind zentrale Bausteine, um strategische Ziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. In diesem Kontext spielt Künstliche Intelligenz eine immer größer werdende Rolle, da sie das Projektmanagement in vielerlei Hinsicht unterstützen kann. Von der ersten Projektstruktur bis hin zur Prio- Vergabe Effektives Projektmanagement ist eine oft sehr anspruchsvolle Herausforderung, die die Planung, Steuerung und das Screening von Ressourcen, Zeit und Budget erfordert, um sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden. Die Projektleitung steht vor der Aufgabe, komplexe Abläufe zu koordinieren, Teammitglieder zu führen und unvorhergesehene Hindernisse zu bewältigen. In diesem Kontext spielt die Verwendung eines Projektmanagement-Tools eine zentrale Rolle. Eine der grundlegenden Aufgaben im Projektmanagement ist die Entwicklung einer klaren Projektstruktur und eines detaillierten Projektplans. Dabei könnte Künstliche Intelligenz zukünftig entscheidend unterstützen. Die Integration von KI in eine Projektmanagement-Software ermöglicht es, Daten aus vergangenen Projekten zu analysieren, Muster und Trends zu erkennen und auf dieser Grundlage Empfehlungen für die optimale Projektstruktur oder den Zeitplan zu geben. Die Unterstützung durch KI erstreckt sich jedoch über die Projektstruktur hinaus. In der Aufgabenverwaltung und Ressourcenzuweisung kann KI die Qualifikationen und Verfügbarkeit von Teammitgliedern analysieren, um Aufgaben effizient zuzuweisen und die individuellen Stärken optimal zu nutzen. Ein weiterer innovativer Aspekt ist die automatische Priorisierung von Aufgaben. Die Einbindung von KI in das Aufgabenmanagement ermöglicht nicht nur mehr Effizienz, sondern stärkt auch die Resilienz von Projektteams gegenüber unvorhergesehenen Ereignissen. In Echtzeit kann die KI auf Veränderungen reagieren, beispielsweise den plötzlichen Ausfall eines Teammitglieds. Sie setzt automatisch Prioritäten neu und verteilt Aufgaben, um sicherzustellen, dass das Projekt trotz unvorhergesehener Hindernisse nahtlos weiterläuft. Diese dynamische Anpassungsfähigkeit schafft eine neue Ebene der Flexibilität. KI als Unterstützung zur Risikoerkennung Ein weiterer potenzieller Bereich, in dem KI zukünftig eine Rolle spielen kann, ist die Risikoerkennung. Die Identifizierung von Risiken ist ein Schlüsselaspekt des Projektmanagements. KI kann dabei Prozesse unterstützen, indem sie Daten erforscht, innovative Lösungen und Ideen vorschlägt, und bei der Risikoanalyse historische Daten sowie externe Faktoren berücksichtigt, um potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren. Der kontinuierliche Überblick über die Entwicklung des Projektfortschritts durch KI gibt automatische Warnungen bei Abweichungen von den geplanten Zielen aus und ermöglicht so eine frühzeitige Intervention. Insgesamt ist die Abgrenzung zwischen Künstlicher Intelligenz und einem einfachen Algorithmus oft schwierig zu ziehen. Dennoch ist klar, dass KI das Projektmanagement nicht nur effizienter, sondern auch flexibler und reaktionsfähiger gestaltet. Von KI-Washing und tatsächlichen Mehrwerten Spätestens seit dem kometenhaften Einschlag von OpenAIs ChatGPT [3] ist das Thema KI im Mainstream angekommen. Ob öffentlich-rechtlicher Rundfunk, Technik-Journalismus oder LinkedIn-Business-Blase: Es lässt sich attestieren, dass das Wort „KI“ inflationär genutzt wird. Der Hype ist nicht nur Teil eines öffentlichen Diskurses- - angefangen beim EU-Parlament (Stichwort: „AI Act“) [4] bis hin zur Universität (Stichwort: „Hausarbeiten“) [5]. Vielmehr ist er, vereinfacht gesagt, Teil des technischen Fortschritts, wie das Rad, Mobilfunk oder Computer allgemein. Diesem Fortschritt will sich praktisch niemand entziehen. Ganz im Gegenteil: Jetzt auch irgendetwas mit KI zu machen, stärke das eigene Image als Innovationstreiber. Das erinnert in seinen Zügen an das sogenannte „Greenwashing“. Mit Blick auf Künstliche Intelligenz könnte man also von KI-Washing sprechen. Unzählige Unternehmen münzen bestehende Funktionen, Formeln oder Logiken auf das Wort „KI“ um. Selbst, wenn am Ende kaum etwas davon im Thema steckt. Jenes „KI-Washing“ reicht von Objekterkennung für Smartphone-Kameras, über Smart-Home-Automation bis in das Feld der professionellen Software-- etwa für Projektmanagement. Als Anbieter eines Projektmanagement-Tools ist das Thema KI qua Produktpolitik ein „heißes Eisen“. Der schmale Grat für viele der 650 weiteren Anbieter [6] liegt darin, mit einem KIgebrandeten Funktionsumfang echte Mehrwerte zu generieren und eben kein KI-Washing zu betreiben. Wie Software-Unternehmen das Thema KI managen sollten Aus dieser Herausforderung und auch aus der Innensicht eines Software-Unternehmens wird schnell klar: Der Anspruch lautet, keine falschen Versprechungen zu geben. Gleichzeitig sollen die KI-Boni beim Datenschutz möglichst sicher sein. Grundsätzlich sollte die Bezeichnung „KI“ also nur dann fallen, wenn auch echte KI-Technologien, wie beispielsweise Large Language Models (LLM), dahinterstehen. Es ist eindeutig, dass viele Funktionalitäten, die heute mit dem Wort „KI“ beworben werden, noch in den Kinderschuhen stecken. Das gilt unabhängig von der Bewertung ihrer Praxistauglichkeit. Eine generative KI, die zum Beispiel Beschreibungen in einem Ticket oder einer Aufgabe tippt, ist als Gedankenstütze schon mal hilfreicher, als sich alleine den Kopf zu zerbrechen. Im schlimmsten Fall fehlen die Aufgabenbeschreibung oder ein aussagekräftiger Titel- - „Besprechung“ kann schließlich alles oder nichts bedeuten. Insgesamt bie- Abbildung 1: KI erkennt Zusammenhänge und unterstützt bei innovativen Prozessen. pixabay / Alexas_Fotos Wissen | Zwischen Hype und Realität: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement 22 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 01/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0005 ten aber erst noch umfangreichere Einsatzszenarien einen Ausblick darauf, wie das Thema „KI im Projektmanagement“ einen echten, vielzitierten Mehrwert schafft. Im Austausch mit Projektleitern, Nutzern von PM-Software und auch ganzen Teams kristallisiert sich dabei eine Herausforderung schnell heraus: Der Start mit einem- - sprichwörtlichen-- weißen Blatt Papier. Fragen im Sinne von „ Wie fange ich an? “ sind gerade bei der initialen Planung für viele Projektleiter eine Hürde. An diesem Punkt kann eine KI bestens ansetzen, um direkt im Tool Ideen zu liefern oder Fragen zur Projektstruktur zu beantworten. Eine Internetrecherche zeigt: Das Wissen über konkrete Projekte, z. B. für Bau [7], Eventmanagement [8] oder Qualitätsmanagement [9] findet sich vielerorts in hoher Qualität. In Summe liegt es aber einem einzelnen Projektmitarbeiter nicht vor. KI zur Inspiration und als Wissensdatenbank Eine KI könnte dieses Wissen passgenau für die jeweilige Anfrage nutzen und Vorschläge für die Projektplanung kreieren. Fragen könnten auch auf verschiedenen Ebenen beantwortet werden, ausgehend von der Komplexität und dem Hintergrund. Stellt ein Software-Entwickler eine technische Frage, kann die Antwort ebenso zielgruppengerecht sein wie bei einem Projektplaner mit einem anderen Blickwinkel. Mit der Erfahrung aus der Projekt- und Managementberatung sollte immer ein wichtiges Bestreben darin liegen, die ersten Schritte im Projekt zu vereinfachen: Visuell, prozessual, aber auch durch inhaltliche Vorschläge. Daher steht eine solche Ambition groß auf der Agenda. Ergänzend kann eine KI wichtige Hinweise bei der Projektplanung und -steuerung geben. Ist der Fortschritt in Gefahr, die Mitarbeiterauslastung zu hoch oder die Datenqualität nicht ausreichend für eine Bewertung, gibt es einen Hinweis. Frühwarnsysteme gibt es bereits, bspw. bei anstehenden oder gerissenen Deadlines oder widersprüchlicher Terminplanung bei voneinander abhängigen Themen. In Zukunft kann das noch flexibler, präziser und projektübergreifender erfolgen. Solche KI-Bausteine lassen sich in jeder Projektphase identifizieren. Bei der Planung, der Ausarbeitung (wie z. B. den o. g. Aufgabenbeschreibungen), der Begleitung des Projektes (durch o. g. Empfehlungen) oder zum Abschluss mit einem automatisierten Bericht (inklusive individueller Optimierungsvorschläge für das nächste Projekt, die auf Knopfdruck als Lessons Learned umgesetzt werden können). KI für und nicht anstelle von Menschen Doch trotz dieser in Zukunft denkbaren Vorteile, sollten die Erwartungen klar sein: Eine KI soll und wird den Menschen im Projekt nicht ersetzen, sondern soll ihn unterstützen. Projekte sind durch Menschen erfolgreich und sollten von ihnen geleitet werden, weil sie die Lebensrealität kennen: Die Zusammenarbeit mit Kollegen, Dienstleistern und Partnern und das Feingefühl für Prioritäten oder Investitionen. Hinzu kommen Emotionen, Empathie, Fingerspitzengefühl in der Zwischenmenschlichkeit sowie moralische Werte, Weltbilder und soziale Rahmen, die alle Einfluss auf Entscheidungen und Zusammenarbeit im Projekt haben. Am Ende soll die KI kompetenten Projektmanagern und Beteiligten dabei helfen, ihren Job noch besser und schneller zu erledigen. Diese wiederum sollten sich auf eine Zukunft mit KI-Unterstützung vorbereiten, damit sie-- über kurz oder lang-- in puncto Effizienz nicht ins Hintertreffen geraten. In diesem Sinne ist der Wunsch für KI im Projektmanagement für das Jahr 2024 und darüber hinaus: Da, wo KI dransteht, sollen Nutzer eine wirkliche Arbeitserleichterung erhalten, die dem Namen auch gerecht wird. Abbildung 2: Eine solche Projektstruktur könnte zukünftig von einer KI ganz automatisch erstellt werden 23 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 35. Jahrgang · 01/ 2024 DOI 10.24053/ PM-2024-0005 Literatur [1] https: / / de.statista.com/ statistik/ daten/ studie/ 1373261/ umfrage/ umfrage-zur-kenntnis-von-ki-diensten-indeutschland/ #: ~: text=Tats%C3%A4chlich%20zeigt%20 sich%2C%20dass%20in,KI%2DSysteme%20vertraut%20 zu%20sein.(Stand: 21. 12. 2023) [2] https: / / wirtschaftslexikon.gabler.de/ definition/ kuenstliche-intelligenz-ki-40 285/ version-263 673 (Stand: 21. 12. 2023) [3] https: / / assets.kpmg.com/ content/ dam/ kpmg/ xx/ pdf/ 2023/ 03/ the-potential-impact-of-chatgpt-and-thenew-ai-on-business.pdf (Stand: 20. 12. 2023) [4] https: / / ec.europa.eu/ commission/ presscorner/ detail/ en/ ip_23_6473 (Stand: 20. 12. 2023) [5] https: / / www.rz.uni-wuerzburg.de/ fileadmin/ 42 010 000/ 2023/ ChatGPT_und_Pruefungsrecht.pdf (Stand: 20. 12. 2023) [6] https: / / www.capterra.com.de/ directory/ 30 002/ projectmanagement/ software (Stand: 20. 12. 2023) [7] https: / / www.letsbuild.com/ de/ blog/ bauprojekt management-eine-checkliste-der-grundlagen (Stand: 20. 12. 2023) [8] https: / / tim-brettschneider.com/ 5-einfache-methodenum-agiles-projektmanagement-im-online-marketing-zunutzen/ (Stand: 20. 12. 2023) [9] https: / / www.stmwi.bayern.de/ fileadmin/ user_upload/ stmwi/ publikationen/ pdf/ 2021-02-24_Qualitaets management_BF_2021-02.pdf (Stand: 20. 12. 2023) Vivien-Jana Gaida Vivien-Jana Gaida recherchiert und schreibt für den factro Blog (www. factro.de). Nach ersten Erfahrungen beim Handelsblatt und der Wirtschaftswoche, ist sie nun Teil des Marketing-Teams bei factro. In Artikeln teilt sie ihr Fachwissen über die moderne Arbeitswelt, Digitalisierung, Projektmanagement- und Collaboration-Software. Mahir Kulalic Mahir Kulalic verantwortet bei factro (www.factro.de) die Themen Website und Analytics. Dabei befasst er sich mit aktuellen Trends, Technologien und Tools. Dank seinen vorherigen Erfahrungen, u. a. als IT-Redakteur bei ComputerBase und Experte für Suchmaschinenoptimierung bei ALDI Nord, kennt er sowohl den Markt als auch die Einführung neuer Tools in Unternehmen. © iStock/ Mirel Kipioro … mehr als Technik Smart. Effizient. KI-basiert: PROJEKTE AUF DEM NÄCHSTEN LEVEL. Du fragst dich wie? Software und IT-Skill up für Projekmanager*innen findest du unter: www.vdi-wissensforum.de/ ITpm Anzeige Eingangsabbildung: © KI ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Alltags. pixabay/ geralt