60 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0072 Projektmanagement meistern, um Wissen erfolgreich zu teilen Das Projektmanagement hinter unserem PM-Podcast Saskia Weiß Für eilige Leser | Der Podcast „Snacksize Projektmanagement“ zeigt, wie strukturiertes Projektmanagement eine effiziente Umsetzung ermöglicht. Klare Rollenverteilung, definierte Prozessabläufe und der Einsatz von Tools wie Clickup sicherten den Workflow-- von der Themenfindung bis zur Veröffentlichung. Während WIC die Konzeption, Skripterstellung und Inhalte verantwortete, wurden Videoschnitt, Grafikerstellung sowie Veröffentlichung von Blog- und Newsletter-Beiträgen extern übernommen. Regelmäßige Redaktionsplan-Meetings und Lessons Learned trugen zur stetigen Optimierung bei. Herausforderungen wie Equipmentwahl und Zeitmanagement wurden durch externe Schulungen und Pufferzeiten gemeistert. Der strukturierte Ansatz schuf die Basis für einen qualitativ hochwertigen Podcast, der sowohl Fachleute als auch Interessierte begeistert. Schlagwörter | Podcast, Projektmanagement, Wissensvermittlung, Medienprojekte, Ressourcenmanagement Einleitung: Hintergrund und Projektidee Der Podcast „Snacksize Projektmanagement“, der im November 2023 gestartet ist, verfolgt das Ziel, im Rahmen von kurzen und prägnanten Folgen Projektmanagement-Konzepte zugänglicher zu machen und die Hörer zu inspirieren, neues PM-Wissen in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Die Idee entstand aus dem Wunsch heraus, Fachwissen auf eine unterhaltsame und gleichzeitig praxisnahe Weise zu vermitteln. Projektinitiierung, Definition und Planung Nach ersten Brainstorming-Sitzungen entwickelte das Team ein Konzept, das den Fokus auf eine flexible Mischung aus Monologen, Interviews und Diskussionsrunden legte. Diese Herangehensweise sollte sowohl Experten als auch Einsteigern spannende und relevante Inhalte bieten. Der Weg von der Idee zur ersten Folge war geprägt von intensiver Planung, der Definition von Verantwortlichkeiten und der Etablierung effizienter Abläufe, um die regelmäßige Veröffentlichung hochwertiger Episoden sicherzustellen. Von Beginn an lag der Fokus auf einer klaren Rollenverteilung und definierten Prozessabläufen. Das Team von WIC übernahm die Themenfindung, Folgenkonzeption, Skripterstellung und Produktion, während der Videoschnitt und die Erstellung von Grafiken für Social-Media-Beiträge extern beauftragt wurden. Auch die Programmierung und Veröffentlichung von begleitenden Blog- und Newsletter-Beiträgen erfolgte durch Freelancer, wobei Inhalte und Freigabe bei WIC lagen. Zur Organisation nutzte das Team das Tool Click-up, in dem ein Workflow für jede Folge hinterlegt wurde. Dort wurden Statusupdates gepflegt, Dateiablageorte definiert, Aufgaben mit Deadlines und Prioritäten zugewiesen sowie Feedback und Freigaben koordiniert. Regelmäßige Redaktionsplan-Meetings bei WIC sorgten dafür, dass Themen für ein halbes Jahr im Voraus definiert und Deadlines festgelegt wurden. Durchführung und Steuerung Das Projektmanagement setzte auf klassische Methoden, um die Arbeit effizient zu steuern. Disziplin im Zeitmanagement war entscheidend, um Konsistenz und hohe Standards bei der Produktion sicherzustellen. Ein zentraler Faktor war die Wissen | Das Projektmanagement hinter unserem PM-Podcast 61 PROJEKTMANAGEMENT AKTUELL · 36. Jahrgang · 04/ 2025 DOI 10.24053/ PM-2025-0072 frühzeitige Abstimmung mit den Freelancern, da deren Verfügbarkeit oft eingeschränkt war. Um den monatlichen Veröffentlichungsrhythmus einzuhalten, wurde immer mindestens 1,5 Monate vor dem geplanten Launch einer Folge produziert, um Pufferzeiten zu schaffen. Regelmäßige Meetings und Feedback-Schleifen sorgten für eine kontinuierliche Qualitätssteigerung. Während der Produktion wurden Lessons Learned dokumentiert, wodurch beispielsweise eine Videodreh-Checkliste entstand, die den Ablauf weiter optimierte. Zudem reagierte das Team auf Feedback der Zielgruppe: Monologe wurden als ermüdend empfunden, daher setzt der Podcast inzwischen verstärkt auf Interviews mit wechselnden Gesprächspartnern. Ergebnisse und Erfolgsfaktoren Der strukturierte Ansatz führte zu einem qualitativ hochwertigen Podcast, der sowohl Fachleute als auch interessierte Laien anspricht. Erfolgsfaktoren waren die klaren Zieldefinitionen, die Nutzung eines flexiblen Tools wie Click-up und die konsequente Einbindung von Feedback aus Lessons Learned und der Zielgruppe. Der Podcast „Snacksize Projektmanagement“ ist auf Plattformen wie Spotify, Apple Podcast, Amazon Music, Google Podcasts und YouTube verfügbar. Interessierte können sich dort selbst ein Bild von den Ergebnissen machen und in die verschiedenen Folgen eintauchen, um die Kombination aus Wissensvermittlung und unterhaltsamen Formaten zu erleben. Übertragbarkeit und Lessons Learned Das Projektmanagement des Podcasts zeigt, wie wichtig klare Strukturen und ein durchdachter Workflow für Medienprojekte sind. Insbesondere die effiziente Nutzung von Tools und die Bedeutung regelmäßiger Abstimmungen sind zentrale Erkenntnisse. Die Zusammenarbeit mit Freelancern erforderte besondere Aufmerksamkeit in der Terminplanung. Außerdem lehrte das Projekt, dass der Erfolg stark von der frühzeitigen Produktion und der konsequenten Umsetzung eines Plans abhängt. Eingangsabbildung: Cover Snacksize Projektmanagement; Grafik: WIC Abbildung: Podcastproduktion; Foto: WIC Saskia Weiß Saskia Weiß studierte Medienwirtschaft und Journalismus (B. A.) sowie Management digitaler Medien (M. A.). Nach Tätigkeiten bei Arvato und Von Mende Marketing arbeitet Sie als Projektmanagerin bei Wisst International Consulting. Sie ist zertifizierte Projektmanagerin (IPMA Level C). Wisst International Consulting GmbH Englerstraße 4 77 652 Offenburg Internet: www.wisst-international.com E-Mail: saskia.weiss@wisst-international.com