Die Abschlussarbeit im Unternehmen schreiben
0814
2013
978-3-8385-3903-4
978-3-8252-3903-9
UTB
Olaf Schmidt
Als Praktikanten sammeln Studierende bereits während des Studiums Erfahrungen in Unternehmen. Dabei knüpfen sie wertvolle Kontakte, die beim Berufseinstieg helfen. Viele entscheiden sich zudem dafür, ihre Abschlussarbeit im Unternehmen zu schreiben. Alles was dabei zu beachten ist, stellt dieser Ratgeber vor. Das Spektrum reicht von der richtigen Themenfindung über zu schließende Verträge bis hin zur Erstellung und der Präsentation sowie dem einzuholenden Feedback.
<?page no="1"?> Eine Arbeitsgemeinschaft der Verlage Böhlau Verlag · Wien · Köln · Weimar Verlag Barbara Budrich · Opladen · Toronto facultas.wuv · Wien Wilhelm Fink · München A. Francke Verlag · Tübingen und Basel Haupt Verlag · Bern Verlag Julius Klinkhardt · Bad Heilbrunn Mohr Siebeck · Tübingen Nomos Verlagsgesellschaft · Baden-Baden Ernst Reinhardt Verlag · München · Basel Ferdinand Schöningh · Paderborn · München · Wien · Zürich Eugen Ulmer Verlag · Stuttgart UVK Verlagsgesellschaft · Konstanz, mit UVK / Lucius · München Vandenhoeck & Ruprecht · Göttingen · Bristol vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich <?page no="2"?> Olaf Schmidt Die Abschlussarbeit im Unternehmen schreiben UVK Verlagsgesellschaft mbH · Konstanz mit UVK/ Lucius · München <?page no="3"?> Diplom-Informatiker Olaf Schmidt arbeitet in der Industrie und betreut regelmäßig Bachelor-, Master- und Diplomarbeiten. Online-Angebote oder elektronische Ausgaben sind erhältlich unter www.utb-shop.de. Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http: / / dnb.ddb.de> abrufbar. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. © UVK Verlagsgesellschaft mbH, Konstanz und München 2013 Lektorat: Rainer Berger Einbandgestaltung: Atelier Reichert, Stuttgart Einbandmotiv/ Illustration: iStockphoto.com, © Петр Степанов; fotolia.com © Palsur Druck und Bindung: fgb freiburger graphische betriebe, Freiburg UVK Verlagsgesellschaft mbH Schützenstr. 24 · 78462 Konstanz Tel. 07531-9053-0 · Fax 07531-9053-98 www.uvk.de UTB-Nr. 3903 ISBN 978-3-8252-3903-9 <?page no="4"?> Vorwort Dieser Ratgeber ist die Essenz aus zahlreichen Gesprächen mit Interviewpartnern und aus meiner langjährigen Erfahrung als Betreuer von Abschlussarbeiten in einem Software-Unternehmen. Sie finden in diesem Buch viele Einsichten, Tipps und Anregungen für alle Beteiligte an einer Abschlussarbeit im Unternehmen: Student, Betreuer und Hochschule. Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! Aber wer genau tut eigentlich was bei einer Abschlussarbeit im Unternehmen? Das Buch beschreibt alle Schritte und Zuständigkeiten chronologisch - wir fangen also schon Monate vor dem ersten Arbeitstag an! Die Piktogramme zu Beginn jedes Kapitels zeigen auf einen Blick, wer gerade gefordert ist. Eine Abschlussarbeit im Unternehmen zu schreiben und zu betreuen, erfordert ein großes Maß an Teamfähigkeit. Was halten Sie davon, dieses Buch als Basis für das gemeinsame Arbeiten von Betreuer im Unternehmen und Student festzulegen, um Missverständnisse von Anfang an aus dem Weg zu räumen? Nehmen Sie gemeinsam individuelle Änderungen für eine maßgeschneiderte Version (Tailoring) vor und halten Sie diese schriftlich fest. Sehen Sie! Bereits jetzt ist es sinnvoll, strukturiert und für alle Seiten nachvollziehbar vorzugehen. Um was geht es am Ende? Bestanden oder nicht? Gut, mittel oder schlecht? Perfekter Start ins Berufsleben oder einfach nur irgendwo unterkommen? Das liegt jetzt in Ihrer Hand! Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und kann mir einen sportlichen Rat nicht verkneifen: Go for it! Es lohnt sich. Berlin im Juli 2013 Olaf Schmidt <?page no="5"?> 6 Vorwort P.S.: In diesem Buch wird der Einfachheit halber immer die männliche Form wie z.B. Student, Betreuer und Professor verwendet. Ausdrücklich spreche ich selbstverständlich gleichwertig Studentinnen, Betreuerinnen und Professorinnen an. <?page no="6"?> Inhalt Vorwort........................................................................................ 5 Was Sie vorher wissen sollten ............................................13 Zueinander finden ...............................................................19 1 - Zielkonflikt...................................................................... 21 - 2 - Ausschreibung einer Abschlussarbeit durch ein Unternehmen .............................................. 22 - 2.1 - Ziele definieren................................................................. 22 - 2.2 - Themen finden ................................................................. 25 - 2.3 - Zusammenarbeit mit der Hochschule etablieren......... 27 - 2.4 - Prozess und Stakeholder ................................................. 28 - 2.5 - Kosten planen................................................................... 30 - 2.6 - Zeit planen ........................................................................ 32 - 2.7 - Die Ausschreibung entwerfen ........................................ 34 - 2.8 - Die Ausschreibung platzieren ........................................ 36 - 2.9 - Aktiv Studenten suchen .................................................. 37 - 2.10 - Den Überblick behalten .................................................. 38 - 3 - Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten .................................................... 40 - 3.1 - Motivation wecken........................................................... 41 - 3.2 - Abschlussarbeit an der Hochschule .............................. 42 - 3.3 - Abschlussarbeit in einem Unternehmen....................... 44 - 3.4 - Abstimmung mit der Hochschule.................................. 46 - 3.5 - Rechtzeitig bewerben....................................................... 48 - 3.6 - Bewerbungsunterlagen zusammenstellen ..................... 49 - 3.7 - Den Überblick behalten .................................................. 52 - <?page no="7"?> 8 Inhalt 4 - Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Hochschule und Industrie ....................... 54 - 5 - Auswahlprozess ............................................................. 55 - 5.1 - Stellensuche des Studenten ............................................. 56 - 5.2 - Die Bewerbung des Studenten ....................................... 58 - 5.3 - Bewerberauswahl.............................................................. 60 - 5.4 - Telefonisches Vorgespräch............................................. 61 - 5.5 - Student: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch....................................................... 64 - 5.6 - Betreuer: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch....................................................... 67 - 5.7 - Das Vorstellungsgespräch............................................... 68 - 5.8 - Nachbereitung durch den Betreuer und Entscheidung ............................................................ 72 - 5.9 - Nachbereitung durch den Studenten und Entscheidung ............................................................ 73 - 5.10 - Groben Zeitplan entwickeln........................................... 73 - 5.11 - Den Kontakt zur Hochschule aufbauen....................... 74 - Die Vorbereitungsphase ......................................................77 6 - Vorbereitung durch den Betreuer............................. 79 - 6.1 - Arbeitsplatz ....................................................................... 79 - 6.2 - Kollegen ............................................................................ 80 - 6.3 - Vertrag ............................................................................... 81 - 6.4 - Zeit einplanen ................................................................... 82 - 6.5 - Leitlinien für Studenten erstellen ................................... 82 - 6.6 - Ablage ................................................................................ 83 - 7 - Vorbereitung durch den Studenten.......................... 84 - 7.1 - Andere Aktivitäten erledigen .......................................... 85 - <?page no="8"?> Inhalt 9 7.2 - Helfer im Hintergrund aktivieren .................................. 85 - 7.3 - Organisation...................................................................... 86 - 7.4 - Formale Dinge regeln ...................................................... 87 - 7.5 - Planen ................................................................................ 88 - 7.6 - Einarbeiten........................................................................ 91 - 7.7 - Fähigkeiten ausbauen....................................................... 91 - 8 - Vorgespräch Student/ Betreuer ................................. 95 - Zusammenarbeit etablieren................................................97 9 - Gemeinsames Verständnis klären ............................ 99 - 9.1 - Integration......................................................................... 99 - 9.2 - Ziele und Erwartungen ................................................. 100 - 10 - Netzwerk aufbauen..................................................... 103 - 11 - Probleme rechtzeitig angehen................................. 104 - 12 - Die Abstimmung zwischen Student, Betreuer und Professor ............................. 105 - Schritt für Schritt vorgehen .............................................. 107 13 - Startphase ...................................................................... 109 - 13.1 - Der erste Tag .................................................................. 109 - 13.2 - Kick-off Meeting ............................................................ 110 - 13.3 - Vorstellungsrunde .......................................................... 112 - 13.4 - Ablage .............................................................................. 112 - 14 - Zeitplanung................................................................... 113 - 14.1 - Groben Rahmen planen................................................ 114 - 14.2 - Im Raster von Wochen planen .................................... 115 - 14.3 - Es geht los! (Startphase) ................................................ 117 - 14.4 - Regelmäßige Aktivitäten und Termine........................ 118 - <?page no="9"?> 10 Inhalt 14.5 - Meilensteine der Abschlussarbeit................................. 121 - 15 - Tools ............................................................................... 124 - 16 - Regelmeeting................................................................ 125 - 17 - Review ............................................................................ 127 - 17.1 - Review auf Papier........................................................... 128 - 17.2 - Reviews elektronisch ..................................................... 129 - Die wissenschaftliche Arbeit verfassen........................... 131 18 - Den Rahmen sicherstellen........................................ 133 - 18.1 - Ziele setzen: Was möchte ich erreichen? .................... 134 - 18.2 - Vorgehensweise: Wann schreiben? .............................. 134 - 18.3 - Betreuung: Zwei Schwerpunkte ................................... 136 - 18.4 - Zeitplan: Mit Meilensteinen arbeiten........................... 136 - 18.5 - Proposal: Aufgabe und Ziele festlegen ....................... 137 - 19 - Form: Ein Bewertungskriterium............................. 137 - 19.1 - Formatvorlagen .............................................................. 138 - 19.2 - Umfang ............................................................................ 139 - 19.3 - Tools ................................................................................ 141 - 20 - Literaturrecherche....................................................... 141 - 20.1 - Zitieren ............................................................................ 144 - 21 - Vorgaben der Hochschule ........................................ 145 - 21.1 - Diktion............................................................................. 145 - 22 - Visualisierung............................................................... 146 - 23 - Struktur der Arbeit ...................................................... 147 - 23.1 - Titelseite .......................................................................... 147 - 23.2 - Erklärung......................................................................... 148 - 23.3 - Abgrenzung..................................................................... 148 - <?page no="10"?> Inhalt 11 23.4 - Executive Summary ....................................................... 149 - 23.5 - Verzeichnisse .................................................................. 149 - 23.6 - Einleitung ........................................................................ 149 - 23.7 - Grundlagen ..................................................................... 150 - 23.8 - Anwendung ..................................................................... 151 - 23.9 - Ergebnisse ....................................................................... 152 - 23.10 - Zusammenfassung und Ausblick ................................. 152 - 23.11 - Glossar............................................................................. 153 - 23.12 - Abkürzungsverzeichnis ................................................. 154 - 23.13 - Literaturverzeichnis ....................................................... 154 - 23.14 - Anhang ............................................................................ 155 - 24 - Struktur: Das Feintuning .......................................... 155 - 25 - Zuletzt: Keine Angst vorm Schreiben! .................. 156 - Schlussphase.................................................................... 159 26 - Die letzte Woche.......................................................... 162 - 27 - Präsentation .................................................................. 163 - 28 - Druck .............................................................................. 166 - 29 - Verlängerung im Unternehmen .............................. 166 - 30 - Exmatrikulation........................................................... 166 - Persönliche Fähigkeiten ausbauen ................................. 169 31 - Organisierter Alltag..................................................... 171 - 31.1 - Wie ich die Dinge geregelt bekomme ......................... 171 - 31.2 - Offene Punkte Liste (OPL) .......................................... 173 - 31.3 - Der Tages- und der Wochenplan................................. 174 - 32 - Arbeitstechniken.......................................................... 175 - <?page no="11"?> 12 Inhalt 32.1 - Effizienz und Effektivität ............................................. 175 - 32.2 - Regel von Parkinson ...................................................... 176 - 32.3 - 80/ 20-Regel .................................................................... 177 - 32.4 - First time right ................................................................ 178 - 32.5 - Ziele SMART formulieren ............................................ 178 - 32.6 - EVN Technik ................................................................. 179 - 32.7 - Meetings richtig durchführen ....................................... 181 - 32.8 - Führung ohne Vorgesetztenfunktion .......................... 183 - 32.9 - Kooperation und Kommunikation im Unternehmen ............................................................ 184 - 32.10 - Kleidung .......................................................................... 185 - 32.11 - Papier versus PC ............................................................ 186 - 32.12 - Agile Softwareentwicklung ........................................... 187 - 32.13 - Mindmapping.................................................................. 188 - 33 - Persönlichkeitsentfaltung ......................................... 189 - 33.1 - Work-Life-Balance ......................................................... 190 - 33.2 - Bio-Rhythmus................................................................. 191 - 33.3 - Emotional Freedom Techniques (EFT) ..................... 191 - 33.4 - Dem Druck standhalten................................................ 199 - 33.5 - Logbuch des Guten ....................................................... 199 - Literaturverzeichnis............................................................... 201 Über den Autor ...................................................................... 203 Textpartner ............................................................................ 203 Danksagung........................................................................... 203 Index ...................................................................................... 205 <?page no="12"?> ► Was Sie vorher wissen sollten <?page no="14"?> Was Sie vorher wissen sollten 15 Eine außeruniversitäre Abschlussarbeit sollte im Idealfall für alle Kooperationspartner - Hochschule, Student und Unternehmen - zu einer Erfolgsgeschichte werden. Und das ist keine Selbstverständlichkeit, wenn man sich die unterschiedlichen Erwartungen und Ausgangspositionen der Beteiligten vor Augen hält. Das vorliegende Buch ist fächerübergreifend und richtet sich an alle Studiengänge. Es beschreibt die notwendigen Schritte, die alle drei Seiten während einer Abschlussarbeit unternehmen können, um am Ende eine komfortable Win-Win-Win-Situation zu erreichen. Ziel des Buches ist es, jeden Studenten so anzuleiten, dass er in konzentrierter Gelassenheit strukturiert arbeiten und ein optimales Ergebnis erreichen kann. Und es schürt von der ersten Seite an vor allem eines: das Verständnis der Kooperationspartner füreinander. Abb. 1: Beziehung zwischen Student, Betreuer, Professor und weiteren Beteiligten Der Student hat dabei den schwierigsten Part zu erfüllen, denn er befindet sich im Spannungsfeld zwischen Unternehmensinteressen, guten Noten und wissenschaftlichem Anspruch. Dabei ist gerade er derjenige, der am wenigstens Berufs- und Lebenserfahrung hat. Die Aufgabe, allen Anforderungen gerecht zu werden und dabei den Student Unternehmen Hochschule Betreuer Chef Projektmanager Fachkollegen Professor Wissenschaftlicher Assistent Bibliothek Prüfungsamt Personalabteilung Sekretariat <?page no="15"?> 16 Was Sie vorher wissen sollten Überblick zu behalten, ist alles andere als einfach. Deshalb führt das vorliegende Buch den Studenten Schritt für Schritt durch die gesamte Zeit der Abschlussarbeit. Lassen Sie sich nicht abschrecken von Zeitplänen, Meilensteinen und detaillierten To-Do-Listen. Sie werden sehen, dass Sie weitaus weniger Stress haben und mehr Raum für inhaltliche Kreativität frei wird, wenn Sie strukturiert und zielgerichtet vorgehen und sich zu jedem Zeitpunkt sicher sein können, alle erforderlichen Aufgaben pünktlich und vollständig zu erfüllen. Da der Mensch mehr ist als seine messbare Leistung, widmet sich dieses Buch ebenfalls weichen Themen wie der Persönlichkeitsentfaltung und der Balance zwischen Arbeit und Erholung. Die Abschlussarbeit ist die Kür am Ende des Studiums. Nach den zahlreichen Pflichtübungen wie Prüfungen, Hausarbeiten und Praktika steht quasi der erste große Praxistest an. Dabei gilt es, innerhalb weniger Monate zu belegen, dass das Gelernte verstanden wurde und selbständig in der Praxis umgesetzt werden kann. Die Spielregeln für die Abschlussarbeit legt die Hochschule fest. Informieren Sie sich daher frühzeitig nach welchen Regeln gespielt wird. So können Sie sich gleich von Beginn an darauf konzentrieren möglichst viele Punkte zu bekommen (=gute Note). Mehr dazu finden Sie in den → Kapiteln 3.4 und 21. Dass aus dem Betreuer im Unternehmen im Laufe der Abschlussarbeit nicht - wie beim Verfassen dieses Buches durch einen Tippfehler passiert - ein Bereuer wird, bietet das vorliegende Buch nicht nur praktische Hilfestellungen an. Wer die Gedankenwelt des anderen versteht, bezieht sie in sein Handeln ein und es entstehen wesentlich weniger Missverständnisse und Stolperfallen. Tipp! Schlüssel zur erfolgreichen Abschlussarbeit sind: [1] Zusammenarbeit zwischen Student, Betreuer und Professor [2] Planung [3] Fokussierung auf das Wesentliche <?page no="16"?> Was Sie vorher wissen sollten 17 Chronologischer Aufbau Das Buch orientiert sich an der zeitlichen Abfolge der Abschlussarbeit. Gehen Sie Kapitel für Kapitel durch und prüfen Sie, ob Sie in jeder Phase an alles gedacht haben. Für Schnellleser gibt es eine Reihe von Tipps in Kästen und Checklisten, die das Wesentliche auf einen Blick zusammenfassen. Wer hat wann was zu tun - Symbole für die leichte Orientierung Jedes Kapitel ist mit Symbolen für die leichte Orientierung der Leser gekennzeichnet. So können Sie gezielt die für Sie relevanten Kapitel lesen: Student Der Student, der seine Abschlussarbeit im Unternehmen schreibt Unternehmen Der Betreuer des Studenten im Unternehmen Professor Der Professor oder Betreuer an der Hochschule Struktur führt zum Ziel Der Fokus dieses Buches liegt nicht auf dem Inhalt der wissenschaftlichen Arbeit oder dem Verfassen von Texten, sondern vermittelt Studenten die professionelle und ergebnisorientierte Herangehensweise an eine Abschlussarbeit und klare Strukturen. Mitarbeiter von Hochschulen und Unternehmen erhalten Tipps, wie Sie einerseits den Studenten effektiv betreuen und gleichzeitig den Interessen des Unternehmens oder der Hochschule gerecht werden können. <?page no="18"?> Zueinander finden <?page no="20"?> Zueinander finden 21 1 Zielkonflikt Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sicher haben Sie als Student bereits die ein oder andere wissenschaftliche Arbeit geschrieben, haben ein Praktikum absolviert und kennen demnach die Anforderungen der Hochschule und die eines Unternehmens. Nun haben Sie sich entschieden, Ihre Abschlussarbeit in einem Unternehmen zu schreiben und damit gewissermaßen das Beste aus beiden Welten zu kombinieren. Nichts einfacher als das? Für ein Unternehmen lohnt es sich aus mehreren Gründen, eine Abschlussarbeit zu betreuen. Die Arbeitskraft des Studenten ist günstig. Gleichzeitig ist der Student sehr motiviert, schließlich möchte er eine gute Leistung abgeben, um eine gute Note zu erzielen und im Unternehmen einen nicht minder guten Eindruck zu machen, schließlich besteht die Möglichkeit, später im Unternehmen eine Stelle anzutreten. Durch die Abschlussarbeit partizipiert das Unternehmen am Wissen der Hochschule. Und profitiert davon. Das Interesse der Hochschule, über Abschlussarbeiten mit einem Unternehmen zu kooperieren, ist ganz klar finanziell motiviert: die Hochschule generiert so wertvolle Drittmittel oder profitiert von Förderprojekten. Mehr Gelder fließen in die Forschung, das Ansehen der Hochschule steigt, was wiederum positive finanzielle Folgen hat. Dazwischen der Student. Er möchte eine gute Note erlangen (Hochschule) und sich in Hinblick auf den Berufseinstieg als wertvolle Arbeitskraft präsentieren (Unternehmen). Die Interessen der drei Beteiligten einer Abschlussarbeit im Unternehmen könnten also unterschiedlicher nicht sein. Im idealen Fall sind sich alle Beteiligten dieses Zielkonflikts bewusst und arbeiten gemeinsam an einer Lösung. Das vorliegende Buch ist für alle Beteiligten eine wertvolle Hilfe, dass dies erfolgreich gelingt. Und weil es im Normalfall eben doch am Studenten liegt, das Trio Student - Hochschule - Unternehmen sensibel und diplomatisch an einem Strang ziehen zu lassen, ist das Buch zugleich eine wertvolle <?page no="21"?> 22 Ausschreibung einer Abschlussarbeit Quelle für ihn, die Interessen der anderen zu kennen und sie erfolgreich mit den eigenen zu kombinieren. 2 Ausschreibung einer Abschlussarbeit durch ein Unternehmen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Der Mittelständler, der sein Kundensegment genauer definieren will, das Softwarehaus, das auf seiner Internetseite einen neuen Bereich einrichtet oder der Konzern, der eine Wettbewerbsanalyse durchführt - im Arbeitsalltag bleibt den Mitarbeitern oft keine Zeit, komplexe und zeitaufwendige Themen, die nicht unmittelbar mit ihren täglichen Aufgaben zu tun haben, ausreichend zu bearbeiten. Studenten hingegen, die sich auf eine Abschlussarbeit konzentrieren, können sich intensiv mit Themen beschäftigen, die im Unternehmen aus Zeit- und Ressourcenmangel sonst schlicht unter den Tisch fallen. Auf der Grundlage verschiedener Quellen entwickeln sie Ideen und liefern Ergebnisse. Im optimalen Fall entsteht mit der Abschlussarbeit in einem Unternehmen eine Situation, von der alle einen Vorteil haben: der Student, das Unternehmen und, nicht zu vergessen, der Betreuer. 2.1 Ziele definieren Aus Sicht des Unternehmens Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Vor der Ausschreibung einer Stelle sollte der Nutzen für das Unternehmen genau definiert werden. Welche Ergebnisse erwartet sich das Unternehmen von einer Abschlussarbeit? Ist dieses Ergebnis die zu erwartenden Kosten auch wert? Schließlich lagert man <?page no="22"?> Ziele definieren 23 das Thema, das untersucht wird, ja nicht komplett (und kostenfrei) aus. Der Mitarbeiter, der die Betreuung des Studenten übernimmt, muss Zeit dafür investieren, die ihm dann an anderer Stelle fehlt. Dies alles gilt es zu bedenken und zu kalkulieren. Neben den inhaltlichen Ergebnissen, die zu erwarten sind, spielt ein weiteres interessantes und nicht zu unterschätzendes Ziel eine Rolle: das Recruiting. Studenten, die im Rahmen ihrer Abschlussarbeit positiv auffallen, wird sich das Unternehmen genau ansehen und gegebenenfalls als potenzielle Mitarbeiter umwerben. Auch dieser Aspekt sollte in eine Vorabbilanz einfließen. Tipp! Die kurze schriftliche Bewertung von Invest und Return gibt schnell Aufschluss darüber, ob es sinnvoll und nutzenbringend ist, im Unternehmen eine Abschlussarbeit zu betreuen (siehe Tabelle 1). Invest Return Zeit: Geld: Erkenntnisse: Ergebnisse: Bilanz: Tab. 1: Kurzbewertung einer Abschlussarbeit <?page no="23"?> 24 Ausschreibung einer Abschlussarbeit Aus Sicht des Betreuers Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Keine Frage, nicht nur das Unternehmen hat einen Nutzen von der Betreuung einer Abschlussarbeit - auch der Betreuer selbst sollte profitieren. Und zwar fachlich wie persönlich. Vorausgesetzt, das Thema der Arbeit liegt in seinem Kompetenzbereich, kann der Betreuer fachlich mitunter großen Nutzen von der Zusammenarbeit mit dem Studenten ziehen und seine Qualifikation so wesentlich weiterentwickeln. Idealerweise wird der Betreuer sogar inspiriert: die unvoreingenommene Sicht des Studenten auf das Unternehmen liefert frischen Input und kann für die eigenen Aufgaben sehr bereichernd sein. Nicht zu unterschätzen sind auch die Soft Skills, die der Betreuer durch die Verantwortung für den Studenten zeigt. Wer sich persönlich für einen jungen Menschen und die Förderung seiner Fähigkeiten einsetzt, stellt seine Soft Skills unter Beweis beziehungsweise entwickelt sie weiter. Ein aufmerksamer Vorgesetzter wird diese Führungsqualitäten erkennen, unterstützen - und honorieren. Die vielen Vorteile, die die Übernahme einer Betreuung hat, müssen sorgfältig gegen den Zeitaufwand, den die Betreuung erfordert, abgewogen werden. Dieser Zeitaufwand darf nie unterschätzt werden und ist gleichwohl nur schwer vorherzusagen. Denn wie viel Zeit die Betreuung erfordert, hängt wesentlich von der Persönlichkeit und der Arbeitsweise des Studenten ab. Ist er gut organisiert und arbeitet selbstständig oder ist er unsicher und benötigt häufig Rücksprachen? Je nach Aufgabe sind Sorgfältigkeit, Kreativität, Motivation und Ausdauer gefragt. Bringt der Student diese Fähigkeiten mit? Zuletzt entscheidet neben der Auswahl des am meisten geeigneten Studenten aber auch der Kompetenzbereich des Betreuers darüber, wie viel Zeit er in die Betreuung investieren muss (siehe hierzu auch → Kapitel 2.6). Da der Student auf inhaltliche Unterstützung seines Betreuers angewiesen ist, sollte das zu bearbeitende Thema selbstredend im Fachbereich des Betreuers liegen. Sind alle Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit <?page no="24"?> Themen finden 25 erfüllt, sollte sie gleichwohl nicht überstrapaziert werden. Selbst in Unternehmen, die regelmäßig Abschlussarbeiten ausschreiben, betreut ein Mitarbeiter in der Regel nur ein bis zwei Arbeiten pro Jahr. Tipp! Sie können den Zeitaufwand für die Betreuung von Ihrer Seite aus nur dann gering halten, wenn das Thema der Arbeit in Ihren Kompetenzbereich fällt und Sie sich wirklich gut damit auskennen. 2.2 Themen finden Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Henne oder Ei, was war zuerst da? Viele Wege führen zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Studenten und Unternehmen. So können Studenten mit einem eigenen Thema aktiv werden und direkt auf Unternehmen zugehen. Oder, dies ist der häufigere Weg, Unternehmen schreiben gezielt Themen für Abschlussarbeiten aus. Themenbeispiele Marketing ► Eine Webseite erstellen, pflegen oder erweitern. ► Ein Webinar konzipieren, gestalten, ausprobieren, durchführen und Feedback einsammeln. ► Broschüren konzipieren, Materialien sammeln und gestalten. <?page no="25"?> 26 Ausschreibung einer Abschlussarbeit Strategie/ Produktmanagement ► Eine Wettbewerbsanalyse durchführen und Mitbewerber oder Wettbewerbsprodukte vergleichen. ► Den Zielmarkt definieren, eine Marktanalyse durchführen. ► Den Prozess für Innovationsmanagement definieren und umsetzen. ► Prozesse im Unternehmen analysieren, verbessern und bei der Einführung unterstützen. ► Ein E-Learning definieren, umsetzen, testen und einführen. Vertrieb ► Kundenbefragungen konzipieren, die Durchführung unterstützen. ► Markt-Kennzahlen auswerten. Entwicklung ► Eine neue Technologie ausprobieren, eine „Technologiestudie“ erstellen. ► Nice-to-have-Features umsetzen. ► Zusatzprodukte entwickeln, um den Unternehmenskunden eine Mehrwert zu bieten. ► Die Entwicklung zukünftiger Features vorbereiten und Machbarkeitsstudien durchführen. Aufwands- und Technologieabschätzung unterstützen. Qualitätssicherung ► Testdesign, Testimplementierung, Testdurchführung, Testautomatisierung, Testwerkzeuge, Testmethoden. Natürlich können Studenten auch in allen anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden, zum Beispiel in der Produktion, im Projektmanagement, im Personal, den Finanzen usw. Ist ein Thema gefunden, muss der Fokus genau festgelegt werden. Soll der Schwerpunkt eher die technische Betrachtung sein? Oder der organisatorische Aspekt? Die meisten in der Liste genannten Themen können zudem aus einem aktuellen oder einem auf die Zukunft <?page no="26"?> Zusammenarbeit mit der Hochschule etablieren 27 gerichteten Blickwinkel bearbeitet werden. Brauche ich jetzt, in einem aktuellen Prozess, Unterstützung? Oder eröffnet die Arbeit einen Blick auf die möglichen Unternehmensthemen der kommenden Jahre? Zu bedenken ist: Arbeiten über ein aktuell drängendes Thema sind hilfreich im Moment ihrer Entstehung, zeigen aber nur selten nachhaltige Wirkung. Ihre Ergebnisse finden sich später kaum in der Praxis des Unternehmens wider. 2.3 Zusammenarbeit mit der Hochschule etablieren Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Viele Themen haben über ihre rein unternehmensinterne Relevanz auch eine wissenschaftliche Bedeutung - oder können so formuliert werden, dass sie diese Bedeutung erlangen. In diesem Fall kann die Abschlussarbeit Teil eines Forschungsauftrags oder eines Förderprojekts werden und das Unternehmen etabliert eine Zusammenarbeit mit der Hochschule. Eine solche Kooperation lohnt sich immer, denn Hochschulen leisten im Rahmen von Forschungs- oder Förderungsaufträgen zugleich wertvolle Entwicklungsarbeit für Unternehmen. Ein Forschungsauftrag kommt zustande, indem die Hochschule von einem Unternehmen mit der Forschung beauftragt wird. Die Finanzierung dieses Auftrags erfolgt über das Unternehmen - ein kleinerer Forschungsauftrag kann bereits mit ungefähr 5000,- Euro angestoßen werden. Oder Hochschule und Unternehmen bewerben sich gemeinsam bei Land, Bund oder EU um ein Förderprojekt. Wird das Projekt bewilligt, arbeiten alle Parteien gemeinsam an dem Thema - und der Student kann im Rahmen seiner Abschlussarbeit zum Beispiel Aspekte des Themas bearbeiten. Dann haben Student, Hochschule und Unternehmen gleichermaßen etwas von der Arbeit des Studen- <?page no="27"?> 28 Ausschreibung einer Abschlussarbeit ten. Eine Win-Win-Win-Situation? Zu bedenken ist von Unternehmensseite, dass die Hochschule bei solchen Kooperationen das Recht erhält, ihre Forschungsergebnisse, und dies schließt auch die Arbeit des Studenten ein, öffentlich zu machen. Dennoch baut sich ein Unternehmen, das regelmäßig in die Zusammenarbeit mit einer Hochschule investiert, einen Wissensvorsprung auf - nicht zuletzt aufgrund der Tatsache, dass die Hochschule bemüht sein wird, dem Unternehmen die besten Studenten eines Abschlussjahrgangs zu vermitteln. Tipp! Bevor Sie das Thema einer Abschlussarbeit ausschreiben, sprechen Sie mit der Hochschule über eine Kooperation - oder klären Sie intern, ob Ihr Unternehmen bereits Kooperationen zu Hochschulen unterhält (meistens können Personal- oder Marketingabteilung hierüber Auskunft geben). 2.4 Prozess und Stakeholder Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Glückwunsch, Sie haben sich entschieden, eine Abschlussarbeit zu betreuen! Nun gibt es eine Menge zu tun - und zwar, bevor Sie das Thema ausschreiben und sich den besten Bewerber dafür aussuchen. Der formale Prozess beginnt! Als Erstes gilt es herauszufinden, ob es in Ihrem Unternehmen Richtlinien gibt, in denen die Pflichten des Betreuers und des Studenten genannt sind. (Falls nicht, erfahren Sie im Verlauf dieses Buchs mehr darüber.) Gibt es unternehmensinterne Formblätter, die den Prozess genau regeln? Fragen Sie am besten entweder beim Abteilungssekretariat und/ oder in der Personalabteilung nach. Größere Unternehmen haben oftmals einen ausgewiesenen Zuständigen für Studenten. Sie finden diesen wahrscheinlich in der Personalabteilung. <?page no="28"?> Prozess und Stakeholder 29 Wie? Wann? Womit? Nehmen Sie sich Zeit, die formalen Anforderungen für die (befristete) Anstellung eines Studenten genau zu klären. Sie sind später der erste Ansprechpartner für den Studenten und sollten ihm einwandfrei Auskunft geben können - oder zumindest wissen, wer ihm kompetente Auskunft geben kann (und auch will! ). Sobald die inhaltliche Arbeit beginnt, will man sich von formalen Angelegenheiten nicht mehr ablenken lassen. Jetzt ist die Zeit, sich zu informieren, welche Dokumente der Student dem Unternehmen vorlegen muss, um seine Abschlussarbeit dort zu schreiben. Die gute Nachricht: Um die Formalien auf akademischer Seite müssen Sie sich nicht kümmern, dies erledigt der Student zusammen mit dem betreuenden Professor. Wer ist involviert? Wer sind die Stakeholder 1 ? Wer hat also ein Interesse daran, dass die Abschlussarbeit ein Erfolg wird? Es versteht sich von selbst, dass der Betreuer sich vorab mit allen Kollegen im Unternehmen abstimmt, die mit dem Projekt Abschlussarbeit zu tun haben werden. Wer nicht unmittelbar einbezogen ist, sondern nur am Rand damit zu tun hat, muss zumindest zeitnah über die geplante Abschlussarbeit informiert werden. Denken Sie auch an die Personalabteilung, Ihren unmittelbaren Vorgesetzten und an den Budgetverantwortlichen für Ihre Abteilung. Denken Sie an das Abteilungssekretariat! Und: Sind bereits Studenten in der Abteilung tätig, trägt es viel zur Akzeptanz des zu erwartenden Neulings bei, wenn man die Kommilitonen rechtzeitig über das geplante Projekt informiert. Und noch ein Punkt muss unbedingt geklärt sein, bevor die Stelle ausgeschrieben wird. Wer vertritt Sie im Falle einer Krankheit oder dann, wenn Sie im Urlaub sind? Viele Missverständnisse und in der Folge Missstimmungen können vermieden werden, wenn dieser sensible Punkt genau dekliniert und die Rollen (z.B. Betreuer/ Vertreter/ Eskalationsstufe) definiert sind. Sind nun alle Formalien erledigt? Nicht ganz. Die Ausschreibung der Stelle sollte auch die Rahmenbedingungen erwähnen, unter denen der Student in Ihrem Unternehmen arbeiten und forschen 1 Stakeholder sind Personen, die an der Abschlussarbeit und der Organisation beteiligt sind und/ oder ein Interesse an dem Ergebnis haben. <?page no="29"?> 30 Ausschreibung einer Abschlussarbeit wird. Bekommt er einen eigenen Arbeitsplatz? Wo? Vielleicht einen unternehmenseigenen Laptop? Und wie steht es um eine eventuelle Bezahlung? All diese Rahmenbedingungen sind mit der Personalabteilung, dem Vorgesetzten und/ oder dem Budgetverantwortlichen zu klären. 2.5 Kosten planen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Um es offen auszusprechen: die Arbeit eines Studenten fällt mit weitaus weniger Kosten ins Gewicht als die eines (fest angestellten) Absolventen. Weniger Kosten sind aber nicht keine Kosten! Eine Abschlussarbeit ist keine Gratis-Leistung. Doch wie viel kostet die Begleitung einer Abschlussarbeit tatsächlich? Es empfiehlt sich, vor der Ausschreibung einen Kostenplan zu erstellen. Ein realistischer Überblick über die zu erwartenden Kosten der Betreuung verhindert, dass man später in die ‚Kostenfalle’ tappt und das Projekt möglicherweise ausgebremst wird. Budget Zum notwendigen Budget gehören: ► Anschaffungen wie Software, Hardware, PC, Verbrauchsmaterialien und sonstiges Material, das extra für die Aufgaben des Studenten besorgt werden muss. Dieser Posten betrifft vor allem den praktischen Teil der Abschlussarbeit, dessen Gelingen eben auch auf der guten Ausstattung mit Materialen gründet. Auch ein Student kann nichts aus dem Nichts heraus erschaffen! ► In vielen Unternehmen erhält der Student der Fairness halber eine Aufwandsentschädigung in Form einer monatlichen Zahlung. Hier ist die Spannweite groß: Entschädigungen von 300,bis 1.000,- Euro sind gängige Praxis. Dieser kleine bis große Obolus soll dem Stu- <?page no="30"?> Kosten planen 31 denten helfen, seine laufenden Lebenshaltungskosten zumindest teilweise zu decken. Studenten, die von außerhalb kommen, wird manchmal auch ein Appartement angeboten (dies dann oft als Ersatz für die monatliche Vergütung). ► Viele Unternehmen zahlen den Studenten eine Prämie, wenn sie die Abschlussarbeit in der angegebenen Zeit fertig stellen. Diese Prämie richtet sich nach dem angestrebten akademischen Grad (Bachelor, Master, Doktor) und bewegt sich erfahrungsgemäß im Rahmen um 500,- Euro. Diese Prämie ist aber keine Vergütung der Abschlussarbeit, denn dies wäre nicht erlaubt! Alle Fragen rund um Aufwandsentschädigung oder Abschlussprämie regelt rechtlich die Personalabteilung. ► Auch Büchergutscheine sind oft praktizierte Formen der Aufwandsentschädigung. ► Denken Sie im Fall von Förderprojekten oder Forschungsaufträgen auch an die Kostenübernahme. Ausstattung, Aufwandsentschädigung plus eventuelle Zusatzkosten: All diese finanziellen Posten sollte der Betreuer vorab zusammenstellen und mit dem Budget-Verantwortlichen und mit der Personalabteilung abstimmen, damit während der Abschlussarbeit keine unnötigen Diskussionen den Fortschritt der Arbeit blockieren (oder im schlimmsten Fall verhindern). Beispiel Bedarf Kosten PC 800 € Besonderes Material 300 € Aufwandsentschädigung (6 500 €) 3.000 € Büchergutschein bei Abschluss 50 € Forschungsprojekt 5.000 € Tab. 2: Beispiel für eine Kostenübersicht <?page no="31"?> 32 Ausschreibung einer Abschlussarbeit 2.6 Zeit planen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ohne einen nennenswerten Anteil an Betreuung wird die Abschlussarbeit kein Erfolg, weder für den Studenten noch für das Unternehmen. Als Betreuer sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass Sie in den Studenten eine Menge Zeit investieren müssen. Doch wie hoch ist der Aufwand tatsächlich? In der Regel kann man davon ausgehen, dass in den ersten Tagen der Betreuung ungefähr zwei Stunden für die praktische Einführung des Studenten anfallen. Die kommenden zwei Wochen ist dann ungefähr eine halbe Stunde pro Tag nötig, damit die Arbeit mit dem Studenten gut anläuft. Danach fällt ungefähr 1 Stunde wöchentlich für die Betreuung an. Am Ende sollten Sie mindestens 1 bis 2 ganze Arbeitstage für die Beurteilung und die Diskussion der Arbeit einplanen, plus der Aufwand für die Abstimmung mit der Hochschule und die Hilfe bei der Vorbereitung der Abschlusspräsentation. Rechnen Sie den Zeitaufwand noch großzügiger, wenn Sie das erste Mal eine Betreuung übernehmen. Bei allen weiteren Betreuungen haben Sie dann einen Erfahrungsschatz in der Schublade, der Ihnen hie und da Zeit spart. Eine gute Quelle für den tatsächlichen Zeitaufwand sind immer auch Kollegen, die bereits Abschlussarbeiten betreut haben. Tipp! Nach der Aufstellung des zu erwartenden Zeitaufwands sollte auf alle Fälle noch einmal kritisch hinterfragt werden, ob das - möglicherweise - zu erwartende Ergebnis der Abschlussarbeit den Zeitaufwand, den Sie als Betreuer investieren, wirklich lohnt. <?page no="32"?> Zeit planen 33 Beispiel Maßnahmen Minimaler Aufwand für Betreuer Organisatorische Vorbereitung 4h Einführung am ersten Tag 2h Betreuung in den ersten zwei Wochen (10 30 Min.) 5h Wöchentliche Betreuung (26 Wochen 1h) 26h Abstimmung mit der Hochschule 4h Review 16h Präsentation 2h Summe 59h Tab. 3: Beispiel für eine Zeitabschätzung Stellen Sie sich vor welchen Aufwand Sie benötigen. Multiplizieren Sie den mit zwei und tragen Sie diese Werte in Ihre Liste ein. Halten Sie dann den wirklichen Aufwand ehrlich fest und schreiben Sie ihn neben Ihren Plan. Sie werden feststellen, dass Sie das Doppelte aufgewendet haben. Arbeitet Ihr Unternehmen mit einer Zeiterfassung? Dann sollten Sie eruieren, auf welche Kostenstelle oder welches Projekt der Zeitaufwand für die Betreuung gebucht werden muss. Wichtig: Überprüfen Sie, ob für diese Kostenstelle oder dieses Projekt genügend Zeitbudget vorgesehen ist - falls nicht, muss dies noch vor der Ausschreibung mit Ihrem Vorgesetzten geklärt werden. Vergessen Sie nicht, die Zeit, die Sie für den Studenten und die Vorbereitungen auf seine Arbeit aufwenden, von Anfang an auch in Ihren eigenen Projektplan einzutragen (dies sollte in Abstimmung mit dem Projektmanagement geschehen). Die genaue Planung der Zeit des Studenten wird in → Kapitel 14 genau beschrieben. <?page no="33"?> 34 Ausschreibung einer Abschlussarbeit 2.7 Die Ausschreibung entwerfen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sie haben ein interessantes Thema, ein attraktives Unternehmen und gute Rahmenbedingungen für die Abschlussarbeit? Dann berichten Sie davon in der Ausschreibung! Schließlich wollen Sie den am besten geeigneten Studenten finden. Mit der Stellenanzeige für die Arbeit macht Ihr Unternehmen Werbung für sich und für das Projekt. In der Ausschreibung stellen Sie daher zunächst Ihr Unternehmen kurz vor: Logo und Claim des Unternehmens plus eine kurze Darstellung, was Ihr Unternehmen macht. In der Personalabteilung gibt es hierfür Vorlagen. Nach dieser Unternehmensdarstellung folgen Zielgruppe, der Titel der Abschlussarbeit und der akademische Grad, der damit erlangt werden soll. Ein Beispiel: „Student/ in für Masterarbeit »Marktanalyse im Bereich innovativer Software«“. Versuchen Sie, den Titel der Abschlussarbeit so präzise wie möglich auf den Punkt zu bringen. In den meisten Fällen ist es das Thema der Arbeit, das das Interesse der Studenten weckt. Formulieren Sie ansprechend und motivierend! In diesem Stadium der Abschlussarbeit entscheiden Sie (noch) allein, wie der Titel der Arbeit lauten soll. (Dieser verändert sich dann erfahrungsgemäß im Arbeitsprozess oder in der Abstimmung mit dem betreuenden Professor.) Jetzt aber geht es allein darum, das Thema der Arbeit so darzustellen, dass es die besten Studenten anspricht, ihre Abschlussarbeit in Ihrem Unternehmen zu verfassen. Scheuen Sie sich nicht, die Hilfe von erfahrenen Kollegen aus der Personalabteilung oder dem Marketing bei der Titelfindung zu Rate zu ziehen. Auf den Titel der Arbeit folgt eine kurze Aufzählung, welche Inhalte konkret bearbeitet werden sollen. So kann sich der Student ein genaueres Bild machen, von was die Arbeit handelt. Auch für diese Aufzählung gilt: sie wirbt für die Arbeit. Ihre Formulierungsgabe ist also noch einmal gefragt. Vermeiden Sie eine bloße Auflistung in Stichworten und formulieren Sie die inhaltlichen Punkte ansprechend. Je präziser und interessanter der Inhalt der Arbeit <?page no="34"?> Die Ausschreibung entwerfen 35 vorgestellt wird, desto größer ist die Chance, einen guten Bewerber neugierig zu machen. Das Problem: je präziser Sie die Punkte formulieren, desto besser erkennt der Wettbewerber, an welchen Technologien und Themen Ihr Unternehmen gerade arbeitet. Viele Unternehmen schauen genau deswegen regelmäßig in die Stellenanzeigen ihrer Konkurrenten. Es ist also eine Gratwanderung: Formulieren Sie den Inhalt der Arbeit so, dass Sie dem Studenten ein interessantes und gut abgegrenztes Thema anbieten können. Und dies, ohne der Konkurrenz einen allzu großen Blick ins Schlüsselloch Ihres Unternehmens zu ermöglichen. Nicht zuletzt aus diesem Grund muss die Stellenanzeige unbedingt mit dem Vorgesetzten und dem Produktmanagement abgestimmt werden. Ist diese Hürde genommen, nehmen Sie den optimalen Bewerber ins Visier. Den stellen Sie im nächsten Absatz der Stellenanzeige vor. Nennen Sie die fachlichen Fähigkeiten, die der Absolvent in spe auf alle Fälle mitbringen muss, um die Arbeit inhaltlich stemmen zu können. Und vergessen Sie nicht die sogenannten Soft Skills, die Sie von Ihrem Studenten erwarten. Stimmen Sie diese persönlichen Fähigkeiten auf das personelle Umfeld ab, in dem der Student tätig sein wird. Wenn in Ihrer Abteilung vorwiegend in Teams gearbeitet wird, ist Teamfähigkeit eine unerlässliche Eigenschaft, die der Student mitbringen muss. Wenn Sie als Betreuer Wert darauf legen, dass der Student selbständig arbeitet, fordern Sie in der Stellenanzeige eben dies: Eigenverantwortlichkeit. Und denken Sie an die Soft Skills, die für die Arbeit selbst nötig sein werden. Wenn ein Bestandteil der Recherchen zum Beispiel in Form von unternehmensinternen Interviews stattfindet, muss der Student unbedingt Kommunikationsfähigkeit mitbringen. Die Stellenanzeige schließt ab mit den Formalien. Mit welchen Unterlagen muss der Student sich bei Ihnen bewerben? Standard sind ein aktueller Lebenslauf und Zeugnisse. Viele Unternehmen wünschen sich, nicht ohne Grund, auch einen Notenspiegel in den Bewerbungsunterlagen. Notieren Sie, auf welchem Weg die Unterlagen eingereicht werden sollen. Heute ist es üblich, die Unterlagen als PDF per E-Mail einzufordern oder ein Web-Formular anzubieten. Oft gibt es in den Unternehmen hierzu verbindliche Regeln, Details sprechen Sie am besten mit der Personalabteilung ab. Diese <?page no="35"?> 36 Ausschreibung einer Abschlussarbeit Abteilung übernimmt in der Regel dann auch die Formatierung der Stellenanzeige. Falls nicht, fragen Sie im Sekretariat nach Vorlagen oder nach einer Formatvorgabe, nach der Sie die Anzeige dann setzen. Zuletzt muss die in Unternehmens-CI 2 formatierte Stellenanzeige in der Regel von der Personalabteilung und dem Vorgesetzten freigegeben werden. Dann endlich kann sie in den für Ihr Unternehmen relevanten Medien geschaltet werden. Checkliste: Ausschreibung Kurzvorstellung des Unternehmens Format entspricht Unternehmens-CI Gut formulierter Titel Inhalte beschrieben Fachliche Voraussetzungen beschrieben Soft Skills benannt Aufforderung zur Bewerbung und Formalien Freigabe durch Personalabteilung und Vorgesetzten 2.8 Die Ausschreibung platzieren Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Arbeit, die Sie ausschreiben, ist es Wert, den besten Studenten dafür zu finden. Daher sollte die Stellenanzeige möglichst vielen potenziellen Kandidaten zugänglich gemacht werden. Je größer die 2 CI steht für „corporate identity“. Jedes Unternehmen gibt sich normalerweise ein „Gesicht“ indem es Farben, Formen, Schriftarten und das Aussehen bestimmter Dokumente wie z.B. Stellenanzeigen festlegt. So wird das Unternehmen auch auf dem Papier immer wieder erkannt. <?page no="36"?> Aktiv Studenten suchen 37 Zahl der Rezipienten, desto größer die Zahl der Bewerber. Und desto größer Ihre Chance, die Stelle optimal zu besetzen. Wer übernimmt die Schaltung Ihrer Stellenanzeige? In der Regel macht dies die Personalabteilung. Je nach Fachgebiet, Unternehmensausrichtung und Budget wird sie die Anzeige auf der eigenen Unternehmenswebseite, in Stellenbörsen im Internet und, seltener, im Printbereich platzieren. Für Sie als Betreuer heißt es auch in dieser Phase aktiv bleiben. Informieren Sie sich regelmäßig über das Feedback auf die Anzeige. Fällt es nicht so aus, wie Sie sich es vorgestellt haben (zu wenig oder nicht geeignete Bewerber), können Sie die Stellenanzeige zumindest im Onlinebereich schnell und problemlos nachbessern. 2.9 Aktiv Studenten suchen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Eine klassische Stellenanzeige ist heute nicht mehr der einzige Weg, um auf Kandidatensuche zu gehen. Es gibt noch eine Reihe anderer Möglichkeiten. Sie alle fordern von Ihnen als Betreuer aktives Handeln und ein entsprechendes Zeitbudget. Am zeitlich wenigsten aufwendig ist - in bestimmten Branchen - die Kandidatensuche im Internet. Es gibt eine Reihe von Websites, auf der Studenten ihr Profil posten können, darunter beispielsweise www.stepstone.de, www.xing.de oder www.monster.de. Sinnvoll und damit erfolgreich ist eine Kandidatensuche über diese Seiten dann, wenn dies ein gängiger Weg in Ihrer Branche ist. Tipp! Setzen Sie sich ein Zeitbudget für die Suche. Wenn man die Uhr nicht im Blick behält, können Internet-Suchen wahre Zeitfresser sein (ohne dass das Ergebnis dann ein erfolgreicheres wäre). <?page no="37"?> 38 Ausschreibung einer Abschlussarbeit Werden in Ihrem Unternehmen regelmäßig zahlreiche Abschlussarbeiten ausgeschrieben, lohnt sich möglicherweise ein Stand auf einer Recruiting-Messe, auf der das Unternehmen sich vorstellt und direkt mit interessierten Studenten ins Gespräch kommt. Auf den zahlreichen Vortragsveranstaltungen, die solch eine Messe einrahmen, kann man als Redner fürs Unternehmen die Chance nutzen, interessante Projekte vorzustellen und geeignete Studenten neugierig machen. Welche Personalmesse für Ihr Unternehmen (und Ihre Studentensuche) geeignet ist, erfahren Sie von der Personalabteilung. Die Kollegen dort können gut einschätzen, ob der Besuch einer solchen Veranstaltung überhaupt lohnt. Denken Sie bei der Entscheidungsfindung auch an Ihren Vorgesetzten - und an die Zeit und die Reisekosten, die dafür investiert werden müssen. Eine weitere Möglichkeit, einen guten Studenten zu finden, ist der Weg über die Hochschule. Professoren und wissenschaftliche Mitarbeiter geben im Allgemeinen gerne eine Empfehlung für bestimmte Studenten ab - die Kontaktdaten dieser Ansprechpartner entnehmen Sie den Homepages der entsprechenden Institute. Der erfolgreichste Weg, einen sehr guten Studenten zu finden, ist natürlich die Kooperation mit der Hochschule, entweder im Rahmen eines Forschungsauftrages und/ oder eines Förderprojekts (siehe auch → Kapitel 2.3). Die Hochschule wird nicht zuletzt aus Eigeninteresse bemüht sein, die am meisten interessierten und motivierten unter den begabten Studenten in diese Kooperation aufzunehmen. 2.10 Den Überblick behalten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Überblick ist das A und O für den Betreuer - und dies vom ersten Moment an. Vor allem, wenn Sie ein aus studentischer Sicht attraktives Thema für die Abschlussarbeit ausschreiben (plus gute Rahmenbedingungen anbieten), müssen Sie mit einer Flut von Bewerbungen rechnen. <?page no="38"?> Den Überblick behalten 39 Tipp! Richten Sie sich schon vor dem Eintreffen der ersten Bewerbung eine funktionierende digitale Ablage ein. Bewährt hat sich eine Ordnerstruktur wie beispielsweise in Abb. 2, in der alle Informationen in Dokumentenform abgelegt werden. Diese Ordnerstruktur sollte als Verzeichnisbaum auf dem Rechner und parallel auch als Struktur im E-Mail-Programm angelegt werden. Informationen, die nur auf Papier verfügbar sind, werden nach derselben inhaltlichen Struktur abgelegt (siehe auch → Kapitel 6.6). So hinderlich Pedanterie in vielen Fällen ist, in Sachen Ablage wirkt sie Wunder! Und auch Akribie kann hier nicht hoch genug eingeschätzt werden: Achten Sie darauf, von jedem Studenten, der sich bewirbt, mindestens die Bewerbungsunterlagen, Ihre Notizen, den digitalen und postalischen Schriftverkehr sowie alle vertraglich relevanten Informationen abzulegen. Vorschlag für eine Struktur: Abb. 2: Verzeichnisstruktur Betreuer 2013-07_Master_Wettbewerbsvergleich 2013-08 _Bachelor_Marktanalyse Ausschreibung In teressante Kandidaten Paul-Schulz Unin teressante Kandidaten Eva-Freitag Abgelehnte Kandidaten Michael-Maier Personalabteilung allgemein <?page no="39"?> 40 Ausschreibung einer Abschlussarbeit Checkliste: Ausschreibung durch das Unternehmen Ziele definiert Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einer Hochschule geprüft Thema beschrieben Richtige Ansprechpartner identifiziert Kosten geplant Zeitplan aufgestellt Ausschreibungsunterlagen erstellt Ausschreibung veröffentlicht Aktiv auf Studenten zugegangen Unterlagen organisiert 3 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Mit der Abschlussarbeit setzen Sie als Student einen Schlusspunkt hinter Ihr Studium und gehen zugleich einen wichtigen Schritt in die nahe Zukunft. Es geht nicht darum, irgendwie zum Ende zu kommen … und danach sieht man weiter. Die Abschlussarbeit sollte nicht nur ein weiterer Punkt auf der Liste sein, den man mehr oder weniger automatisiert abarbeitet. Mit einem gut gewählten Abschlussthema öffnen Sie sich die Türen! Und daher ist es sinnvoll, sich wirklich ausführlich auf die Abschlussarbeit vorzubereiten. <?page no="40"?> Motivation wecken 41 3.1 Motivation wecken Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ganz klar, wer sein Studium erfolgreich abschließen möchte, muss eine Abschlussarbeit vorlegen. Kaum ein Studiengang kommt ohne diese Textleistung am Ende des Studiums aus. Die Abschlussarbeit ist also, um es salopp zu formulieren, so sicher wie das Amen in der Kirche. Aber reicht das aus, um diese Arbeit motiviert anzugehen? Warum schreibe ich eine Abschlussarbeit? Anders formuliert: was hat die Abschlussarbeit mit der Berufslaufbahn zu tun, die ich anstrebe? Diese Fragen kann man sich nicht zu früh stellen! Drängend werden sie aber spätestens dann, wenn es darum geht, das Thema Abschlussarbeit richtig anzugehen. Denn die Abschlussarbeit wird ihren Teil dazu beitragen, dass Sie die Weichen für Ihre Zukunft richtig stellen. Wo schreibe ich meine Abschlussarbeit? An der Hochschule? In einem Unternehmen? Welches Thema soll ich wählen? Wie den Schwerpunkt setzen? Denken Sie nicht nur an die nächsten sechs Monate, sondern an die nächsten fünf bis zehn Jahre. Tipp! Stellen Sie sich die großen Fragen des Lebens. Wie ist meine weitere Lebensplanung? Was ist mein Ziel? Was will ich? Wer will ich sein? Was brauche ich für meinen Weg? Schreiben Sie die Antworten auf und skizzieren Sie, was Sie in den nächsten 5 bis 10 Jahren erreichen wollen. Das Überlegen und Erarbeiten darf ruhig ein Wochenende dauern. In manchen Studiengängen ist es ausreichend, mit einem Bachelor abzuschließen, um erfolgreich in die Berufspraxis einzusteigen. In manchen Fächern ist ein Master- oder vielleicht sogar ein Doktortitel notwendig, um überhaupt an der Stelle in ein Unternehmen einzusteigen, in der Sie einsteigen möchten. Möglicherweise denken Sie aber auch eher an eine akademische Karriere? Dann ist das Thema Abschlussarbeit im Unternehmen für Sie nicht von großem Interesse. <?page no="41"?> 42 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten Beispiel Jahr Plan Dieses Jahr ► Alle Vorlesungen/ Prüfungen beenden 2. Jahr ► Studium mit Abschlussarbeit abschließen ► Erster Job 3. Jahr … 4. Jahr … 5. Jahr … 6. Jahr … 7. Jahr … 8. Jahr … 9. Jahr … 10. Jahr … Tab. 4: Beispiel für einen 10-Jahres-Lebensplanung Warum schreibe ich eine Abschlussarbeit? Eine klare Antwort darauf wird immer wieder helfen, das Ziel im Auge zu behalten und die kleinen Hürden und großen Entscheidungen auf dem Weg mit Leichtigkeit, Würde, Mut und Entschlossenheit zu nehmen. 3.2 Abschlussarbeit an der Hochschule Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Eine Abschlussarbeit an der Hochschule ist die klassische Variante. Man bearbeitet ein Thema aus dem Fachgebiet des eigenen Studienfaches ausführlich mit wissenschaftlichen Methoden und stellt das Ergebnis dann der wissenschaftlichen Gemeinschaft zur Verfügung. Der große Vorteil, den eine Abschlussarbeit an der Hochschule hat, ist ihr Fokus auf die Wissenschaft: Sie bearbeiten ein Thema, das für die Wissenschaft Ihres Fachs von Interesse ist, und <?page no="42"?> Abschlussarbeit an der Hochschule 43 Sie zeigen Ihre Fähigkeit, die bereits gelernten Inhalte mit wissenschaftlicher Methodik zu erweitern. Keine Frage, wenn Sie eine wissenschaftliche Laufbahn mit Bachelor, Master, Promotion und Habilitation anstreben, ist dieser Weg der beste, den Sie einschlagen können. Ihre erste akademische Arbeit sollte dann tatsächlich den akademischen Bereich nicht verlassen. Neben der akademischen Laufbahn gibt es weitere Argumente, die dafür sprechen, die (erste) Abschlussarbeit an der Hochschule zu schreiben. Zum Beispiel dann, wenn man nach dem Bachelor noch den Master anstrebt. Eine klassische Bachelorarbeit an der Hochschule ist eine gute Vorbereitung auf die spätere Masterarbeit im Unternehmen. Auch wenn Sie im Laufe Ihres Studiums schon einige wissenschaftliche Arbeiten verfasst haben - sie alle werden kaum so umfangreich wie eine Bachelorarbeit gewesen sein, mit der Sie dann zeigen, dass Sie die wissenschaftlichen Methoden und Vorgehensweisen auch auf langer Strecke beherrschen. Viele Unternehmen sehen es gerne, wenn dieses wissenschaftliche Handwerkszeug erfolgreich unter Beweis gestellt wurde - und dann in der Masterarbeit um den praxisnäheren Teil erweitert werden kann. Schließlich darf nicht vergessen werden: auch eine Abschlussarbeit in der Industrie folgt den strengen wissenschaftlichen Methoden. Auch sind die Anforderungen, die an eine Abschlussarbeit gestellt werden, von Hochschule zu Hochschule, mitunter sogar von Lehrstuhl von Lehrstuhl verschieden. Manche Fakultäten oder Hochschullehrer fordern, dass der theoretische Anteil mindestens die Hälfte der Abschlussarbeit ausmachen muss oder hierauf gar der Schwerpunkt zu liegen hat. In solchen Fällen deckt sich die Ansicht der Hochschule nicht mit dem Anliegen, das das Unternehmen hat. Im Fall so unterschiedlicher Zielsetzung sollte die Abschlussarbeit eher an der Hochschule als im Unternehmen geschrieben werden. Und in noch einem Fall empfiehlt es sich, die Abschlussarbeit an der Hochschule zu schreiben - dann nämlich, wenn Sie später in einem Unternehmen Abschlussarbeiten betreuen möchten. Dann nämlich hilft es ungemein, die Denkweise einer Hochschule zu kennen. Zuletzt spricht noch ein Punkt für die Bachelor-Arbeit an der Hochschule, der nicht hoch genug eingeschätzt werden kann: die <?page no="43"?> 44 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten Unterstützung durch den betreuenden Professor. Als Student müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie bei einer externen Abschlussarbeit ohne Förderprojekt oder Drittmittel keine oder nur sehr wenig Unterstützung von der Hochschule bekommen - aber trotzdem von dieser benotet werden. Überprüfen Sie also genau, ob Sie es sich zutrauen, sozusagen ohne akademisches Backup eine Arbeit zu schreiben, die den akademischen Anforderungen entspricht. 3.3 Abschlussarbeit in einem Unternehmen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Viele gute Argumente sprechen also dafür, zum Beispiel die Bachelorarbeit an der Hochschule zu schreiben und erst für die Masterarbeit in ein Unternehmen zu gehen. Einerseits. Kommen wir zum andererseits. Und das ist schnell identifiziert: wer eine Karriere außerhalb der akademischen Laufbahn anstrebt, sollte möglichst früh möglichst viel praxisrelevante Erfahrung in Unternehmen sammeln. Während es noch vor zwanzig Jahren Usus war, den ersten Schritt in ein erfolgreiches Berufsleben nach dem Hochschulabschluss zu tun, kann man heute nicht früh genug damit anfangen, Praxiserfahrung zu sammeln. Praktika während der Schul- und Hochschulzeit sind mittlerweile fast schon obligatorisch. Dann arbeitet man als Werkstudent in einem Unternehmen und schreibt seine Abschlussarbeit dort, erst die Bachelor- und dann die Masterarbeit. Viele, fast die meisten Unternehmen, die Absolventen einstellen, achten nicht nur auf gute Noten, sondern, möglicherweise sogar mehr denn je, auf Berufserfahrung (die sich, angenehmer Nebeneffekt, auch durchaus positiv auf das Einstiegsgehalt auswirkt). Sprich: Erfahrungen in der Praxis zählen! Sie machen sich fantastisch im Lebenslauf - spätestens dann, wenn man sich um seine erste Stelle bewirbt. Mit dem richtigen Einstieg die Zukunft vorbereiten Eine Abschlussarbeit im Unternehmen ist also der erste Schritt für den besten Berufseinstieg. Und daher wollen das Unternehmen und <?page no="44"?> Abschlussarbeit in einem Unternehmen 45 die Branche sehr gut gewählt sein. Stellen Sie sich folgende Fragen: In welcher Branche will ich einmal tätig sein? Welches ist der richtige Industriezweig für mich? Wo werden die Produkte und Dienstleistungen angeboten, mit denen ich mich identifizieren kann? Wohin passen meine Interessen am besten? Will ich in einem Konzern arbeiten? In einem Familienbetrieb? Und welche Unternehmen passen beispielhaft und warum? Wie möchte ich arbeiten? Und wie und wo unter keinen Umständen? Nehmen Sie sich Zeit, diese Fragen zu beantworten. Und wenn Sie danach auf die Suche nach einer Abschlussarbeit gehen, legen Sie genau diese Kriterien an, die Sie an Ihre erste richtige Arbeitsstelle stellen würden. Tipp! Schreiben Sie Ihre Antworten auf die oben genannten Fragen auf und reflektieren Sie diese in Ruhe. Erinnern Sie sich, wo es Ihnen während eines Praktikums besonders gut gefallen hat und warum. Manchmal erfährt man übrigens auch über das Ausschlussverfahren so einiges über sich selbst. Fragen Sie sich: wo will ich lieber nicht arbeiten? Welche Branche kommt für mich überhaupt nicht in Frage? Warum? Immer noch keinen Plan? Dann könnte es hilfreich sein, die Meinung anderer einzuholen. Zum Beispiel, indem Sie einen Studentenstammtisch besuchen. Dort partizipieren Sie an den Erfahrungen, von denen Kommilitonen berichten, teilen Ihre eigenen Fragen und Unsicherheiten den anderen mit - manchmal hilft der Gedankenaustausch in der Gruppe, den eigenen Weg besser zu erkennen. Selbstverständlich ist es kein Beinbruch, wenn Sie auch in der letzten Phase Ihres Studiums noch nicht genau wissen, wo und wie Sie einmal berufstätig sein wollen. Es ist nichts dagegen einzuwenden, in ganz verschiedenen Branchen und Unternehmen hospitiert zu haben - immerhin sammelt man so ein wirklich breites Spektrum an Erfahrung. Aber: Der Wechsel von Branche zu Branche darf nicht zu <?page no="45"?> 46 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten einem lust- und ziellosen Herumtreiben verkommen. Irgendwann sollte sich ein Schwerpunkt abzeichnen, sich ein Berufsziel entwickeln. Fällen Sie Ihre Entscheidung, wo und wie Sie Ihre Abschlussarbeit schreiben wollen, nicht aus einer Tageslaune heraus, sondern mit Überlegung. Nicht zuletzt wird auch Ihr zukünftiger Wunscharbeitgeber sicherlich beim Bewerbungsgespräch nachfragen, warum Sie so viele ganz unterschiedliche Erfahrungen gesammelt haben. Das ‚Hopping‘ muss also glaubhaft erklärt werden. Überlegung ist schließlich auch gefragt, wenn es um die Entscheidung geht, in welchem Unternehmen die Abschlussarbeit geschrieben werden soll. Natürlich ist die Verlockung groß, ein Unternehmen zu wählen, weil es die Abschlussarbeit finanziell unterstützt. Ihre Entscheidung für ein bestimmtes Unternehmen sollte aber nicht vom Geld abhängig sein - es gibt genügend Nebenjobs, mit denen Studenten auch während einer Abschlussarbeit ihr Konto aufbessern können. Denken Sie nicht nur an die nächsten sechs Monate, sondern an die nächsten Jahre! Im Zweifelsfall entscheiden Sie sich dann für das für Ihre Karriere interessantere Unternehmen, nicht für das, das mehr zahlt. 3.4 Abstimmung mit der Hochschule Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Welche Möglichkeiten habe ich im Rahmen meines Studiums, eine Abschlussarbeit in einem Unternehmen zu schreiben? Im Studentensekretariat, im Intranet der Hochschule oder im Prüfungsamt erhält man die notwendigen Informationen und Unterlagen dazu. Den großen Überblick verschaffen die Prüfungs- und Studienordnungen, die für alle Studenten verbindlich sind. Hinzu kommen weitere Unterlagen, etwa Formulare, Vorlagen oder Vorgaben, den Zeitplan betreffend. In manchen Hochschulen unterscheiden sich die Vorgaben, die für eine Abschlussarbeit in einem Unternehmen einzuhalten sind von denen, die für die Abschlussarbeit an der Hochschule gelten. Machen Sie sich noch vor der Bewerbungs- <?page no="46"?> Abstimmung mit der Hochschule 47 phase mit allen diesen Anforderungen vertraut, damit Sie sich später voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren können. Auch wenn Sie sich für eine externe Abschlussarbeit entschlossen haben, müssen Sie in der Vorbereitung darauf auf die Unterstützung der Hochschule nicht verzichten. Fragen Sie Ihren Professor um Rat, wenn Sie auf der Suche nach einem geeigneten Thema sind. Fragen Sie nach, welche Unternehmen die Hochschule für geeignet hält oder gar empfiehlt. Wie sieht es mit der Unterstützung durch Tutoren und wissenschaftliche Mitarbeiter aus? Fragen Sie die entsprechenden Personen nicht zwischen Tür und Angel, sondern besuchen Sie deren Sprechstunden. Wenn Sie während Ihres Studiums ein gutes Verhältnis zu Ihren Professoren und dem akademischen Mittelbau aufgebaut haben, macht sich das spätestens bei der Bitte um Unterstützung bezahlt. Auch die Studentenvertretung, das Studentensekretariat und die Fachschaft sind gute Anlaufpunkte, um Fragen im Vorfeld zu klären. Am liebsten betreuen Hochschulen natürlich Arbeiten, die im Rahmen einer Kooperation mit einem Unternehmen entstehen. Fragen Sie am Lehrstuhl, im Studentensekretariat oder Prüfungsamt nach Kooperationen (Forschungsaufträge, Förderprojekte) der Hochschule mit Unternehmen. Idealerweise wählen Sie eine Abschlussarbeit, die im Rahmen einer solchen Kooperation entsteht. So lässt sich der eventuelle Zielkonflikt zwischen Student, Unternehmen und Hochschule am elegantesten umgehen (siehe auch → Kapitel 2.3). Oder, dies ist allerdings leichter gesagt als getan, Sie initiieren eine Kooperation! Dies bietet sich an, wenn Sie ein Unternehmen für Ihre Abschlussarbeit gefunden haben, das mit seinen Themen gut zum Profil Ihrer Hochschule respektive Ihres Lehrstuhls passen könnte. Teilen Sie diesen Eindruck Ihrem Professor mit (und natürlich Ihrem Betreuer auf Unternehmensseite). Vielleicht überzeugt Ihre Argumentation und beide Seiten sehen Ihre Abschlussarbeit als Initialzündung für eine mögliche Zusammenarbeit. Ein offenes Wort ist an dieser Stelle jedoch unerlässlich: es verlangt dem Studenten sehr viel Argumentationskraft und Diplomatie ab, eine mögliche Kooperation einzufädeln. Wählen Sie diesen Weg nur, wenn Sie sich dieser großen Herausforderung wirklich gewachsen sehen. <?page no="47"?> 48 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten 3.5 Rechtzeitig bewerben Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Gut Ding will Weile haben - aber auf alle Fälle rechtzeitig begonnen werden! Der Vorlauf für die Abschlussarbeit im Unternehmen ist nicht zu unterschätzen. Beginnen Sie spätestens vier Monate, besser ein halbes Jahr vor dem eigentlichen Start Ihrer Abschlussarbeit, sich auf die dafür infrage kommenden Ausschreibungen zu bewerben. Dieses Zeitpolster ermöglicht es Ihnen, sich in Ruhe für das Unternehmen zu entscheiden, das Ihnen im Bewerbungsgespräch am besten gefallen hat. Wer sich unter Zeitdruck bewirbt, hat diese Wahlmöglichkeit nicht. Zudem lässt der längere Vorlauf auch den Unternehmen etwas Spielraum, alle Bewerbungen zu sichten und sich gut auf die Abschlussarbeit vorzubereiten. Idealerweise ist Ihre Zeitplanung so festgelegt, dass Sie vor dem Beginn der Abschlussarbeit keine längeren Leerzeiten haben. Alles bis zu einem Monat ‚Freizeit‘ vor der Abschlussarbeit ist akzeptabel, längere Pausen aber sehen nicht gut aus im Lebenslauf und werden von vielen Unternehmen kritisch gesehen. Tipp! Erstellen Sie rechtzeitig einen Zeitplan, der die Zeit vor, während und nach der Abschlussarbeit umfasst. Beispiel Monat Plan April ► Bewerbung Abschlussarbeit Mai ► Vorlesungen Juni ► Vorlesungen Juli ► Prüfungen August ► Urlaub ► Vorbereitung Abschlussarbeit <?page no="48"?> Bewerbungsunterlagen zusammenstellen 49 September ► Beginn Abschlussarbeit Oktober ► Abschlussarbeit November ► Abschlussarbeit Dezember ► Abschlussarbeit ► Beginn Bewerbung 1. Arbeitsstelle Januar ► Abschlussarbeit Februar ► Abgabe Abschlussarbeit ► Präsentation Abschlussarbeit ► Exmatrikulation März ► Beginn 1. Arbeitsstelle Tab. 5: Beispiel für einen 1-Jahres Zeitplan 3.6 Bewerbungsunterlagen zusammenstellen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Gute Bewerbungsunterlagen können eine Eintrittskarte zum Wunschunternehmen sein. Nehmen Sie sich also Zeit, Ihre Unterlagen zusammenzustellen und qualitativ hochwertig aufzubereiten. In den Personalabteilungen trifft mitunter so eine riesige Menge an Bewerbungen ein, dass unvollständige oder schlampig aussehende Unterlagen von vornherein aussortiert und nicht aufmerksam gelesen werden. Es gilt: Eine Bewerbung sollte vollständig, ästhetisch ansprechend, hochwertig und übersichtlich sein. Ohne Schnickschnack, aber mit Engagement. <?page no="49"?> 50 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten Tipp! Was gehört alles in die Bewerbungsunterlagen? Zu den Unterlagen gehören ► das individuelle Anschreiben, ► der Lebenslauf mit einem professionellen Foto, ► Zeugnisse und ► Notenspiegel. In manchen Fachgebieten sind zudem Arbeitsproben obligatorisch. Beginnen wir mit dem Anschreiben. Dies wird individuell für jede Bewerbung verfasst und verzichtet auf unpersönliche Standardformulierungen. Lesen Sie die Stellenanzeige genau durch und recherchieren Sie ein bisschen über den Hintergrund des Unternehmens. Ein gutes Anschreiben beantwortet unter anderem folgende Fragen: Welche Fähigkeiten werden verlangt? Warum komme ich für diese Stelle infrage? Was ist meine Motivation? Welche Spezialkenntnisse und Erfahrungen kann ich beisteuern, die dem Unternehmen von Nutzen sind? Denken Sie auch daran: Ihr Anschreiben wird, aller Voraussicht nach, zuerst von der Personalabteilung gelesen und dann von Ihrem Betreuer (oder einem Zuständigen in seiner Abteilung). Sie müssen also glaubhaft vermitteln, der richtige Aspirant für dieses Unternehmen und für dieses Fachgebiet zu sein. Der Lebenslauf beginnt mit Angaben zu persönlichen Daten (Geburtsjahr, Familienstand etc.). Der Überblick über Ihren Ausbildungsweg beginnt mit der jüngsten Etappe und schließt mit der Hochschulreife. Leistungskurse oder Schwerpunktfächer werden genannt, wenn sie unmittelbar in Verbindung zu der Stelle stehen, auf die Sie sich bewerben. Alle Schulzeiten vor Erwerb der Hochschulreife müssen nicht vermerkt werden - es sei denn, Sie haben Ihren Schulabschluss zum Beispiel auf dem zweiten Bildungsweg erlangt und waren zuvor einige Jahre berufstätig. Zeitliche Lücken im Lebenslauf sollten klar erkennbar sein, aber nicht hervorgehoben werden. Wer also zum Beispiel zwischen Abitur und Beginn des Studiums zwei Jahre auf Weltreise war, vermerkt Jahr des Abi- <?page no="50"?> Bewerbungsunterlagen zusammenstellen 51 turs und Jahr des Hochschuleintritts (und verzichtet auf den Reisebericht). Unverzichtbar für den chronologischen Bericht sind wiederum alle Praktika, die Sie bislang gemacht haben. Dem Lebenslauf folgt, sofern vorhanden, eine Auflistung Ihrer besonderen fachlichen Fähigkeiten und Fremdsprachenkenntnisse. Vergessen Sie nicht, Ihre ehrenamtlichen Aktivitäten zu erwähnen, sie zeugen von Engagement, Teamgeist und Organisationstalent. Wer aktiv Sport betreibt, achtet auf seine Gesundheit, daher darf auch dies gerne im Lebenslauf genannt werden. Hobbys sind von Interesse, wenn man damit Initiative, Kommunikationsfähigkeiten, Teamgeist, Engagement und Durchhaltevermögen demonstrieren kann. Oder wenn Sie sich in Ihrer Freizeit auf einem Gebiet beschäftigen, das sehr gut zu dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle passt. Dem Lebenslauf wird ein aktuelles Foto beigefügt. Es versteht sich von selbst, dass es sich dabei nicht um ein Urlaubsfoto oder ein mit dem Smartphone selbst geschossenes Bild handelt, sondern um eine professionelle Aufnahme, auf der Sie Sympathie ausstrahlen, Motivation und Zuversicht. Investieren Sie in einen guten Fotografen, es lohnt sich! Vervollständigt wird der Lebenslauf durch aktuelle Zeugnisse und einen Notenspiegel. Achten Sie darauf, dass diese Dokumente die Aktivitäten des chronologischen Lebenslaufs belegen und dem Leser einen vollständigen Einblick in Ihre Leistungen geben. Da Bewerbungsunterlagen in der Regel als PDF versandt werden, werden alle Zeugnisse und Notenspiegel eingescannt und dann in chronologischer Reihenfolge in einer PDF zusammengeführt. Achten Sie bei den Scans auf die Größe der Dateien. Unternehmen können in der Regel nicht mehr als zwei bis drei MByte per Mail empfangen. Scannen Sie Ihre Unterlagen deshalb im s/ w Format bei 200 dpi und stellen Sie beim Abspeichern die maximale Kompression ein. Manche Unternehmen verlangen neben den üblichen Unterlagen auch noch ein polizeiliches Führungszeugnis. Es schadet also nicht, sich dieses Dokument rechtzeitig zu besorgen. Den Bewerbungsunterlagen beigefügt wird das polizeiliche Führungszeugnis aber nur, wenn explizit danach gefragt wird. <?page no="51"?> 52 Vorbereitung auf die Abschlussarbeit durch den Studenten Tipp! Die Bewerbung ist ein Verkaufsprozess. Der Student ist die Ware und der Betreuer ist der Käufer. Doch wie verkaufe ich mich richtig? Bestimmt nicht mit Selbstbezogenheit. Sondern, indem ich die Perspektive wechsle und bei der Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen darauf achte, den Wünschen und Anforderungen des Betreuers zu genügen. „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.“ Noch unsicher, ob die Bewerbung den formalen Standards entspricht? Viele Hochschulen bieten Kurse über das richtige Schreiben von Bewerbungsunterlagen an und helfen den Studenten, sich gut zu präsentieren. Vielleicht gibt es in Ihrem Bekanntenkreis einen erfahrenen Personaler? Zeigen Sie ihm Ihre Unterlagen, bevor Sie sich damit bewerben. 3.7 Den Überblick behalten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Chaos regiert die Welt? Darüber ließe sich diskutieren. Fest steht aber: Als Student muss man den Überblick haben, als Verfasser in spe einer Abschlussarbeit allemal. Und daher führt kein Weg daran vorbei, schon vor der ersten Bewerbung eine funktionierende Ablage einzurichten. Bewährt hat sich eine Ordnerstruktur wie beispielsweise in Abb. 3, in der alle Informationen in Dokumentenform abgelegt werden. Diese Ordnerstruktur sollte als Verzeichnisbaum auf dem Rechner und parallel auch als Struktur im E-Mail-Programm angelegt werden. Informationen, die nur auf Papier verfügbar sind, werden nach derselben inhaltlichen Struktur abgelegt (Siehe auch → Kapitel 32.11). Trial und Error? Zufallsprinzip? Nicht alle wissenschaftlichen Methoden verschaffen Überblick. Deshalb legen Sie jede Bewerbung, die Sie versenden, samt aller Notizen und E-Mails, die <?page no="52"?> Den Überblick behalten 53 Sie für diese Bewerbung geschrieben haben, in diesem digitalen Ordner ab. Abb. 3: Vorschlag für eine Struktur Noch mehr Überblick verschafft zusätzlich eine Tabelle, in der alle Bewerbungen samt aktuellem Status notiert sind. Sehen Sie folgende Spalten vor: ► Unternehmen ► Ansprechpartner ► Titel ► Beworben am ► Nächster Termin am ► Vorstellungsgespräch am ► Absage am ► Notizen Download der Excel-Tabelle: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit Und nicht nur, weil ein Personaler sich zu (fast) jeder Zeit auf die Bewerbung melden kann und es dann einen schlechten Eindruck macht, wenn man so gar keine Ahnung hat, wo denn die betreffenden Unterlagen gerade stecken, ist es ratsam, zumindest die digitalen Dokumente nicht nur aktuell und geordnet, sondern auch schnell verfügbar zu halten. Siemens_Berlin_Wettbewerbsanalyse Daimler_Stuttgart_Marktanalyse … <?page no="53"?> 54 Vorteile der Zusammenarbeit Checkliste: Vorbereitung auf die Bewerbung Ziele und Motivation geprüft Wahl zwischen Abschlussarbeit an Hochschule und im Unternehmen getroffen Informationen an der Hochschule eingeholt Bewerbungsunterlagen zusammengestellt Bewerbungen organisiert 4 Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Hochschule und Industrie Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Dass es sich für ein Unternehmen lohnen kann, den Kontakt zur Hochschule zu suchen, ist augenfällig. Wie sieht es andersherum aus? Was hat die Hochschule davon, mit einem Unternehmen zu kooperieren. Sprechen wir es offen aus: die Liebe ist finanziell motiviert. In Zeiten knapper Kassen sind Hochschulen dringend auf finanzielle Leistungen von außerhalb angewiesen, die sogenannten Drittmittel. Fakultäten, die gute Kontakte zu finanzkräftigen Unternehmen unterhalten, sind oftmals besser ausgestattet als Fakultäten, die sich ausschließlich mit staatlichen Mitteln finanzieren. Forschungsaufträge von Unternehmen helfen, die eigene Forschung zu befördern. Aber auch Land, Bund und EU unterstützen die Kooperation von Hochschule und Wirtschaft über sogenannte Förderprojekte, Geldleistungen, mit denen die Hochschule in Zusammenarbeit mit der Wirtschaft ihre Forschung finanzieren kann. Und auch für Lehrstühle, die sich mit etwas exotischeren Forschungsfeldern beschäftigen, kann sich die Kooperation mit Unternehmen lohnen. Themen abseits des Mainstreams werden für Studenten attraktiver, wenn ein Unternehmen im Boot ist: dies <?page no="54"?> Auswahlprozess 55 zeigt ihnen, dass dies keineswegs ein ‚brotloses Studium‘ ist, sondern es Unternehmen in der freien Wirtschaft gibt, die Bedarf an solchen Themen (und Absolventen) haben. Und auch für den umgekehrten Fall, für die Lehrstühle hochattraktiver Studiengänge, ist es sinnvoll, mit Unternehmen zu kooperieren. Denn oftmals können diese Lehrstühle die Flut an Studenten beziehungsweise ihren Abschlussarbeiten kaum bewältigen und eine fruchtbare Betreuung ist nicht möglich. Die Auslagerung dieser Betreuung an ein Unternehmen hilft, den enormen Aufwand am Lehrstuhl zu reduzieren, ohne dass die Qualität der Abschlussarbeiten darunter leiden muss. Ehrlicherweise sollte hier aber angemerkt werden, dass ein Lehrstuhl bevorzugt jene Studenten ‚auslagert‘, die er nicht selbst betreuen möchte: und das sind in der Regel diejenigen, von denen er sich ungleich mehr Arbeit als Nutzen verspricht. Die besten Studenten indes behält der Lehrstuhl dann gerne selber. 5 Auswahlprozess Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Wir haben den motivierten Studenten mit dem fest umrissenen Themengebiet und wir haben das Unternehmen, das dieses Themengebiet erfolgreich bewirtschaftet. Eigentlich müssten die beiden doch locker zueinander finden, oder? Nun, locker geht anders. Dieses Kapitel heißt nicht umsonst ‚Auswahlprozess‘ und nicht ‚Zufallsbekanntschaft‘. Beide Seiten müssen wählen und dies ist, wiederum auf beiden Seiten, ein Vorgang, der nicht nur Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch Gewissenhaftigkeit, Fokussierung und, in vielen Fällen, einiges an Geduld. <?page no="55"?> 56 Auswahlprozess 5.1 Stellensuche des Studenten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein wichtiger Schritt ist getan: Ihre vollständigen und übersichtlich gestalteten Bewerbungsunterlagen liegen vor und Sie können sich nun darauf konzentrieren, eine geeignete Stelle für Ihre Abschlussarbeit zu finden. Aktivieren Sie zunächst Ihre persönlichen Kontakte. Seien Sie dabei kreativ und mutig! Hören Sie sich aktiv in Ihrer Familie, im Freundes- und Bekanntenkreis und bei Ihren Kommilitonen um. Vielleicht kann jemand für Sie einen persönlichen Kontakt zu einem Unternehmen herstellen oder Sie haben bereits selbst gute Kontakte durch geleistete Praktika oder Ferienjobs aufgebaut. „Vitamin B“ ist ja per se nichts Ehrenrühriges. Sie haben etwas anzubieten und wenn es zu einem Unternehmen passt, profitieren beide Seiten. Also aktivieren und nutzen Sie diese persönlichen Kontakte! Verfallen Sie nicht in blinden Aktionismus, sondern gehen Sie bei der Stellensuche systematisch vor. Schöpfen Sie alle Möglichkeiten aus, aber behalten Sie dabei den Überblick! Das gelingt Ihnen leicht, wenn Sie gleich zu Beginn Ihrer Recherche eine Liste anlegen, in die Sie alle Aktivitäten und vielversprechende Termine wie Messen eintragen (vgl. → 3.7 und 31.2): ► Das Internet liefert unter dem Stichwort „Jobs <Ihr Fachbereich> <Ihr Wunschthema>“ einen ersten, raschen Überblick über freie Stellen. Dabei gilt: Je klarer das Thema formuliert ist, desto passender die Angebote. ► Hochschulen bieten Jobbörsen am klassischen schwarzen Brett oder auf ihrer Homepage an. Achten Sie auf Angebote für Abschlussarbeiten. ► Jobmessen an Hochschulen sind wahre Kontaktbörsen. Hier präsentieren sich Unternehmen aus der Region mit dem Ziel, mit motivierten, herausragenden Studenten in Kontakt zu treten. Sprechen Sie die Mitarbeiter an den Ständen an und informieren Sie sich über offene Stellen oder werben Sie für Ihr Thema. Vergessen Sie Ihre Visitenkarten nicht - und Ihren <?page no="56"?> Stellensuche des Studenten 57 Lebenslauf (oder, falls schon vorhanden, Ihre Bewerbungsunterlagen)! ► Auch eine Möglichkeit: Recruiting-Veranstaltungen, die nach dem Speed-Dating-Verfahren ablaufen. Bei „Fixes Schnitzel“ zum Beispiel oder „Meet & Greet“ bekommt jeder Student ein paar Minuten lang die Möglichkeit, mit einem Unternehmensvertreter zu reden (und umgekehrt). In dieser kurzen Zeit kann man sich austauschen und - möglicherweise - feststellen, ob Unternehmen und Student zueinander passen. Der Vorteil dieser Veranstaltungen liegt sicherlich darin, dass Studenten in kurzer Zeit möglichst viele Unternehmen kennen lernen können. Der Nachteil: Fixes Schnitzel & Co. lassen wenig Zeit, ein Gespräch richtig zu entwickeln. Vieles fällt hier unter den Tisch, nicht zuletzt die Möglichkeit, sich in Ruhe zu unterhalten. ► Fachspezifische Industriemessen bieten einen guten Überblick über Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen. Was interessiert mich? Welcher Messestand ist ansprechend gestaltet? Wie sympathisch sind die Mitarbeiter? Nutzen Sie die Gelegenheit und geben Sie Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich bei einem Mitarbeiter ab. Lassen Sie ihn spüren, dass Sie echtes Interesse haben und Begeisterung für das Thema mitbringen. ► Erkundigen Sie sich in Ihrem Netzwerk (Kommilitonen, Freunde, Bekannte), wie es mit offenen Stellen aussieht. Oft sind die interessantesten Stellen gar nicht ausgeschrieben und können nur per Direktkontakt („Vitamin B“) gefunden werden. Nutzen Sie den Draht, den Ihr Netzwerk - möglicherweise - in das ein oder andere Wunschunternehmen von Ihnen hat. ► Haben Sie sich bereits einige Unternehmen ausgesucht, informieren Sie sich zunächst auf deren Homepage im Bereich „Karriere“. Hier finden Sie verfügbare Stellen und die richtigen Ansprechpartner für Studenten. Sollte keine passende Stelle dabei sein, rufen Sie trotzdem an und erkundigen Sie sich freundlich, wer für Ihr Thema im Unternehmen zuständig sein könnte. Packen Sie die Chance beim Schopf, denn auch hier gilt: In einem persönlichen Gespräch können Sie mit Freundlichkeit und einer gezielten Frage punkten. Erklären Sie Ihr Anliegen in zwei, drei Sätzen. Dieser Weg ist in Großunter- <?page no="57"?> 58 Auswahlprozess nehmen erfolgversprechend, da hier die Bandbreite für mögliche Themen sehr groß ist. ► Große Unternehmen suchen aktiv herausragende Studenten, um ihren hohen Personalbedarf zu decken. Diese Unternehmen suchen daher den Kontakt zur Hochschule. Die Hochschule empfiehlt Studenten, die besonders positiv auffallen, an Unternehmen, mit denen eine Kooperation besteht. Erkundigen Sie sich bei der Hochschule nach solchen Kontakten zu Unternehmen. ► Viele Personaler nutzen digitale Business-Netzwerke für ihre Suche nach geeigneten Absolventen. Machen Sie also genau dort auf sich aufmerksam! Legen Sie in www.xing.de und www.stepstone.de ein Profil von sich an, das genau beschreibt, was Sie können und suchen. Tipp! Bewerten Sie jede Stellen spontan mit ++, +, - oder --. Schicken Sie erst zwei oder drei Bewerbungen an Unternehmen mit + und verfeinern Sie Ihre Bewerbung, bevor Sie die Unternehmen mit ++ in Angriff nehmen. Aus einem großen Informationsangebot haben Sie nun einige Unternehmen und Stellen herausgefiltert, die für Ihre Abschlussarbeit in Frage kommen. Prüfen Sie nun nochmals Ihre Auswahl, in dem Sie sich auf der Homepage über das Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen informieren. Steht am Ende ein gedankliches „Ja“, finden Sie hier auch gleich die Informationen für das Anschreiben und eventuell ein Muster für den Lebenslauf. 5.2 Die Bewerbung des Studenten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Was möchten Sie mit Ihrer Bewerbung erreichen? Ganz klar: Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Behalten Sie dieses Ziel <?page no="58"?> Die Bewerbung des Studenten 59 immer im Auge! Es ist die erste Gelegenheit, bei der Sie sich präsentieren und Ihr Thema vorzustellen können. Zwei Wege führen dabei zum Erfolg. Der erste liegt auf der Hand: die Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung. Das Unternehmen hat darin bereits klare Vorstellungen formuliert und der Student kann seine Bewerbung danach ausrichten und sein Thema eventuell etwas nachjustieren. Der zweite Weg ist nicht weniger erfolgversprechend, erfordert aber ein gewisses Maß an Eigeninitiative: die sogenannte Initiativ- Bewerbung. Trotzdem sollten Sie sich nicht einfach ins Blaue hinein bewerben, sondern vorher im ausgewählten Unternehmen anrufen. Fragen Sie in der Personalabteilung nach, welcher Ansprechpartner für Ihre Themenvorschläge (zwei bis drei sollen zur Auswahl stehen) zuständig ist. Mit ihm können Sie fachliche Detailfragen besprechen, die die Personalabteilung nicht beantworten kann. Eventuell entwickeln Sie auch gemeinsam das Thema weiter oder finden einen anderen Schwerpunkt, der dem Bedarf in diesem Bereich besser entspricht. Notieren Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners und den der Abteilung. Joachim Walter oder war es doch Jochen Wagner? Bevor Sie den Namen in Ihrer Bewerbung falsch schreiben, rufen Sie in der Zentrale an und fragen Sie höflich nach der richtigen Schreibweise und dem korrekten Kürzel der Abteilung. Beziehen Sie sich in Ihrer Bewerbung auf das Telefonat mit dem Mitarbeiter. Ein persönlicher Kontakt wird immer besser erinnert und zeigt bereits Ihr aktives Interesse. Digital oder Print? Freestyle oder streng nach Formular? Richten Sie sich bei der Gestaltung der Bewerbungsunterlagen nach den Anleitungen, die meist auf der Homepage des Unternehmens zu finden sind. In der Regel werden die Bewerber aufgefordert, ein Web-Formular auszufüllen oder eine E-Mail zu senden. Die Papierform ist heutzutage eher ungewöhnlich. Standard sind Anschreiben, Lebenslauf und Kopien von Zeugnissen. Das Anschreiben können Sie direkt in die E-Mail schreiben oder als PDF-Datei anhängen. Lebenslauf und Kopien Ihrer Zeugnisse werden ebenfalls als PDF- Dateien hinzugefügt. <?page no="59"?> 60 Auswahlprozess Sie haben Ihre Bewerbung losgeschickt, nun beginnt das Warten. Lassen Sie den Unternehmen etwa zwei Wochen Zeit. Die Bewerbungen werden intern verteilt und diskutiert. Sollten Sie nach zwei Wochen keine Rückmeldung erhalten, haken Sie telefonisch nach. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Unterlagen angekommen sind, wie lange der Auswahlprozess etwa dauern wird und ob Sie noch weitere Informationen nachreichen sollen. Tipp! Hinterlassen Sie einen guten Eindruck in dieser frühen Phase der Kontaktaufnahme. Halten Sie unbedingt ein, was Sie versprechen. Punkten Sie mit Freundlichkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität. 5.3 Bewerberauswahl Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Personalabteilung sammelt die Bewerbungen, trifft eine Vorauswahl und reicht diese an den Betreuer weiter. Aus der Sicht des Betreuers sind nur Studenten geeignet, die das erwartete, hohe Leistungsniveau erfüllen und zum anderen den Eindruck vermitteln, motiviert und ideenreich zu sein. Die Auswahl eines Bewerbers ist auch immer eine Bauchentscheidung. Neben der Fachkenntnis spielt die Persönlichkeit für den Betreuer ebenfalls eine große Rolle. Ist mir der Bewerber sympathisch, kann ich ihn mir als Bereicherung in meinem Team vorstellen, hat er eine positive Ausstrahlung, besitzt er soziale Kompetenz? Kein Betreuer kann es sich in einem dichten Arbeitsalltag leisten, einen zwar hochqualifizierten, aber trägen oder sehr verschlossenen Studenten „mitzuziehen“. Will heißen: Ein Student muss den Betreuer und sein Team entlasten und mit seiner weitgehend selbständigen Arbeit sehr gute Ergebnisse erzielen, die für das Unternehmen relevant sind! Umgekehrt werden Studenten, die einen guten Draht zu den Mitarbeitern im Team haben, viel eher in Prozesse eingebunden und mit Infor- <?page no="60"?> Telefonisches Vorgespräch 61 mationen versorgt. Dadurch haben sie den Vorteil, weit über ihr Thema hinaus von ihrer Mitarbeit im Unternehmen zu profitieren. Im Sinne des Unternehmens suchen Führungskräfte die Besten der Besten vor allem im Hinblick auf eine spätere Einstellung. Die Abschlussarbeit ist also eine Chance für beide Seiten: Studenten können sich profilieren und umgekehrt finden Unternehmen auf diesem Weg qualifizierte Mitarbeiter. Tipp! Notieren Sie sich die Vor- und Nachteile jedes Bewerbers. Das erleichtert Ihnen am Ende des Bewerbungsverfahrens die Entscheidung. Nutzen Sie die Struktur aus → Kapitel 2.10. 5.4 Telefonisches Vorgespräch Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Wenn Ihre Bewerbung in die engere Auswahl kommt, findet meistens ein erstes Kennenlernen in einem telefonischen Vorgespräch statt. Dies wird meist vom Betreuer initiert. Unterschätzen Sie dieses Telefonat nicht, sondern bereiten Sie sich gut darauf vor, denn es entscheidet darüber, ob Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Für den Studenten lauten die wichtigen Fragen, die in diesem Telefonat geklärt werden sollten: ► Sind das Unternehmen und die angebotene Aufgabe für die geplante Abschlussarbeit geeignet? ► Hat der Betreuer auch genügend Zeit, das Thema zielführend zu unterstützen? ► Und ganz grundsätzlich: Fällt das Thema überhaupt in seinen Kompetenzbereich? Je zielgerichteter Sie fragen, desto kompetenter und zielstrebiger wirken Sie auf den Betreuer. <?page no="61"?> 62 Auswahlprozess Seien Sie locker, offen, aktiv, interessiert und freundlich. Oder einfacher gesagt: Vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie mit Fachkenntnis und Begeisterung an das Thema herangehen und sehr an der Stelle interessiert sind. Atmen Sie vor dem Telefonat einmal tief durch und besinnen Sie sich darauf, dass Sie sich gut vorbereitet und die wichtigsten Fragen notiert haben. Keinesfalls müssen Sie sich unterwürfig geben, denn auch Sie haben eine Leistung anzubieten, an der das Unternehmen interessiert ist. Letztendlich müssen beide Seiten ihrem Bauchgefühl folgen und herausfinden, ob die Zusammenarbeit auch auf persönlicher Ebene funktionieren wird. Tipp! Notieren Sie sich vor dem Telefonat in einer Liste die Fragen, die Sie stellen wollen, und im Anschluss an das Gespräch die Antworten, Informationen und Eindrücke, die Sie gewonnen haben. Haben Sie diese Liste stets griffbereit - ein Anruf kann jederzeit stattfinden. Klären Sie zunächst, welche Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit gelten: ► Beginn und Dauer der Abschlussarbeit ► Themengebiet der Abschlussarbeit ► Möglicher Titel der Abschlussarbeit ► Präsenzzeiten für den Student im Unternehmen und die damit verbundene Wohnsituation ► Erfordernisse in der Abstimmung mit der Hochschule Sind sich Betreuer und Student darüber einig, dass sich ein Vorstellungsgespräch lohnt, vereinbaren Sie möglichst innerhalb der nächsten zwei Wochen einen Termin. Das Gespräch ist dann noch frisch und präsent. Ort ist meist ein Besprechungsraum im Unternehmen. Rechnen Sie mit einer Dauer von zehn bis 20 Minuten - das reicht, um einen ersten Eindruck zu gewinnen und die wichtigsten Informationen auszutauschen. <?page no="62"?> Telefonisches Vorgespräch 63 Checkliste: Student Wie ist der erste Eindruck? Passt das Thema der Ausschreibung zum meinen Vorstellungen? Spreche ich mit dem Betreuer der Abschlussarbeit? Oder wird mich ein Kollege betreuen? Hat der Betreuer genügend Zeit für mich eingeplant? Hat der Betreuer die richtige Kompetenz? Arbeitet er selbst in dem Bereich? Hat der Betreuer ein Interesse an der Arbeit? Checkliste: Betreuer Wie ist der erste Eindruck? Hat der Student Interesse an meinem Unternehmen? Hat der Student Interesse an dem Themenbereich? Liegen ausreichende Vorkenntnisse vor? Passen Zeitrahmen und Zeitplan? Wie könnte ein möglicher Titel lauten? Wie reagiert der Student auf diese Frage? Hat sich der Student schon Gedanken um die Wohnsituation gemacht? Hat sich der Student mit der Hochschule abgestimmt? Wird der Student für mich einen positiven Nutzen haben? <?page no="63"?> 64 Auswahlprozess 5.5 Student: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Das Vorstellungsgespräch ist der erste persönliche Kontakt zwischen Betreuer und Bewerber. Nutzen Sie diese Chance, um sich gut zu präsentieren und stellen Sie die richtigen Fragen. Wenn Sie sich gut vorbereitet haben (gründliche Recherche über das Unternehmen und seine Produkte auf der Website, in Broschüren etc.) und ein durchdachtes Konzept in der Tasche haben, können Sie beruhigt in das Vorstellungsgespräch gehen. Verhalten Leichter gesagt als getan: Geben Sie sich einfach wie Sie sind, seien Sie offen und natürlich! Wer mit Aufregung zu kämpfen hat, kann eine kleine Strategie anwenden: Vergegenwärtigen Sie sich, dass Sie bestens vorbereitet sind und freuen Sie sich auf diese vielversprechende Chance. Ein beruhigender Tipp: Ehrlichkeit ist Trumpf. Versuchen Sie nicht, etwas größer oder wichtiger darzustellen, als es ist - das ist bei Ihrer fachlichen Sicherheit nicht nötig. Ihr erfahrener Gesprächspartner wird außerdem schnell merken, wenn Sie Ihr sicheres Terrain verlassen und sich auf inhaltlich wackeligen Boden begeben. Bei aller Natürlichkeit sollte Ihnen dennoch bewusst sein, dass es im Geschäftsleben bestimmte Verhaltensregeln gibt, an die Sie sich halten sollten. Aber wie verhält man sich „businesslike“? Halten Sie sich an die Fakten, schweifen Sie nicht ins Private ab und wahren Sie Anstand und Etikette. Im Internet gibt es zahlreiche Seiten, auf denen Sie sich über sogenannte „No-Gos“ in professionellen Gesprächssituationen informieren können - oder fragen Sie eine erfahrene Vertrauensperson nach wertvollen Tipps. Vor Ihnen sitzt ein professioneller Betreuer, der Umgangsformen und äußeres Erscheinungsbild der Bewerber ebenfalls in seine Entscheidung einfließen lässt. Deshalb sollte auch Ihre Kleidung angemessen sein. Ein gepflegtes Äußeres wirkt kompetenter als ein nachlässiger <?page no="64"?> Student: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch 65 Freizeitlook. Würdigen Sie den Anlass und kleiden Sie sich etwas gepflegter, als Sie es später im Arbeitsalltag tun würden. Natürlich geht es trotzdem auch um Selbstmarketing. Allerdings ist es nicht empfehlenswert, das „Verkaufen“ ihrer eigenen Person zu übertreiben und dabei unglaubwürdig zu wirken. Sprechen Sie deutlich und verschanzen Sie sich nicht hinter verschränkten Armen. Schauen Sie Ihrem Gesprächspartner in die Augen und lächeln Sie dabei ruhig auch mal. Bereiten Sie sich inhaltlich sehr gut auf das Vorstellungsgespräch vor. Wirken Sie kompetent, indem Sie alle wichtigen Informationen parat haben und überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Praktika oder welche Berufserfahrung Sie gewinnbringend erwähnen können. Stellen Sie weitere entscheidende Fragen, die im Vorgespräch noch nicht geklärt wurden und demonstrieren Sie somit, dass Sie bereits weitergedacht haben. Konzept Erarbeiten Sie ein gut strukturiertes Konzept, das Sie im Vorstellungsgespräch vorlegen können (bringen Sie zwei Kopien mit, falls noch andere Personen anwesend sind). Damit belegen Sie Ihr Engagement, Ihre Fachkompetenz und Ihr Interesse. Legen Sie darin Ziel und Vorgehensweise Ihres Vorhabens, eine grobe Struktur und erste Ideen zum theoretischen und praktischen Teil dar. Benennen Sie Ihr Hintergrundwissen und listen Sie auf, was Sie selbst erarbeiten können und an welchen Stellen Sie Hilfe benötigen. Erstellen Sie das Dokument in Microsoft® PowerPoint® oder Microsoft® Word®. In der Kürze liegt die Würze: Mehr als ein oder zwei Seiten sollte es nicht umfassen, gestalten Sie es übersichtlich. Sonst kann der Betreuer Ihre Gedanken und Ideen nicht schnell genug erfassen. Für den Betreuer ist das Konzept auch eine wertvolle Ideenquelle für das Thema. Er wird beeindruckt sein, wie Sie das Thema vorbereitet haben. Besprechen Sie dieses Konzept mit dem Betreuer im Vorstellungsgespräch. <?page no="65"?> 66 Auswahlprozess Unterlagen Lernen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auswendig. Das klingt zunächst banal, ist aber angesichts der Kürze des Gesprächs wichtig. Auf ein Detail aus Ihren Unterlagen angesprochen, sollten Sie gleich reagieren und Zusatzinformationen beisteuern können. Abstimmung mit dem Professor Eigentlich sollte der Student vor der Zusage an den Betreuer die Zusage vom Professor einholen. „Eigentlich“, weil es in der Praxis aus Zeitmangel oft nicht realisierbar ist. Sprechen Sie dieses Problem im Gespräch mit dem Betreuer offen an. Kein Student wird bei 20 Bewerbungen ebenso oft beim Professor um Einverständnis bitten können. Die Abstimmung mit dem Professor (und manchmal auch die Suche nach dem richtigen Professor) erfolgt oft erst nach dem Bewerbungsgespräch. Dabei gilt es, Ruhe zu bewahren, wenn man zwar ein Thema, aber noch keinen Professor gefunden hat, der die Abschlussarbeit betreut. In der Regel findet sich immer ein Professor für die konkrete Aufgabenstellung. Checkliste: Student Verhaltensregeln nochmal bewusst gemacht. Positive Einstellung! Konzept erarbeitet Unterlagen auswendig gelernt Ggf. mit dem Professor abgestimmt <?page no="66"?> Betreuer: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch 67 5.6 Betreuer: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Für den Betreuer sind die richtigen Fragen entscheidend, denn in der Kürze der Zeit, ist neben dem berühmten Bauchgefühl natürlich die fachliche Expertise des Studenten wichtig und ob er das Thema damit abdecken kann. Kümmern Sie sich zunächst um die Rahmenbedingungen: Tragen Sie sich den Termin für das Vorstellungsgespräch ein, buchen Sie rechtzeitig einen Raum und informieren Sie den Empfang über Ihren Besuch. Bereiten Sie eine Fragenliste vor und vergessen Sie nicht einen Notizblock und, sofern vorhanden, das unternehmenseigene Formular für Vorstellungsgespräche der Personalabteilung. Beschäftigen Sie sich damit bereits im Vorfeld und gehen Sie das Gespräch im Geiste schon einmal durch. Nehmen Sie die Bewerbungsunterlage als gedankliche Stütze mit in das Gespräch und zu guter Letzt das Formular für die Abrechnung der Reisekosten des Studenten. Der Betreuer übernimmt die Gesprächsführung, wenn weitere Kollegen dabei sein sollten. Klären Sie vorher, wer die Betreuung übernehmen wird, so dass Betreuer und Student abschätzen können, ob sie im weiteren Verlauf der Abschlussarbeit auch zusammenarbeiten können. Der Betreuer muss sich bewusst sein, dass er in einen Studenten investiert und weniger in das Thema oder das Unternehmen. Es ist vielmehr die Möglichkeit des Betreuers, den Student auf eine anschließende Festanstellung vorzubereiten. Mit diesem Hintergedanken sollte das Vorstellungsgespräch vorbereitet und geführt werden. <?page no="67"?> 68 Auswahlprozess Tipp! Der Spruch „Man sieht sich immer zwei Mal im Leben“ kommt nicht von Ungefähr. Behandeln Sie Studenten/ Bewerber immer wie Kunden. Selbst wenn Sie absagen, ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, dass Sie einem ehemaligen Bewerber irgendwann als Ihrem Kunden wiederbegegnen. Verprellen Sie also nie jemanden, sondern bauen Sie auch an dieser Stelle gute Beziehungen auf. Checkliste: Betreuer Raum reserviert und Empfang informiert Unterlagen zusammengestellt Ablauf geplant Fragen vorbereitet 5.7 Das Vorstellungsgespräch Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Als Betreuer sollte man das Vorstellungsgespräch so führen wie mit einem neuen Mitarbeiter oder einer externen Kraft. Jeder Student verdient es, ernst genommen zu werden. Vielleicht haben Sie in diesem ersten Gespräch sogar einen zukünftigen Kollegen oder Kunden vor sich. Strukturieren Sie das Gespräch und skizzieren Sie zu Beginn kurz den Ablauf, damit sich der Student auf die Anforderungen einstellen kann. Der Student sollte klären, ob der Betreuer auch genügend Zeit für die Betreuung eingeplant hat und über die notwendigen organisatorischen Fähigkeiten verfügt. Fragen Sie: „Werden Sie mich direkt betreuen, oder wird dies ein Kollege von Ihnen tun? “ und „Wie ist das Betreuungskonzept in diesem Unternehmen? “. So stellen Sie <?page no="68"?> Das Vorstellungsgespräch 69 sicher, dass Ihr Betreuer auch genügend Zeit mitbringt. Sollte dies nicht der Fall sein, kann der Mitarbeiter auch einen Kollegen bzw. Vertreter vorschlagen. Beide Seiten sollten überdies klären, ob sich der Student zutraut, die Aufgabenstellung selbständig zu bearbeiten. Eine zu schwere oder zu wenig herausfordernde Aufgabe führt zu Frust auf beiden Seiten. Je mehr Sie im Vorfeld abklären und festlegen können, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass beide Seiten von der Zusammenarbeit profitieren und Lust statt Frust überwiegt. Aus Sicht des Betreuers: ► Passt der Student in mein Team? ► Hat der Student die ausreichenden fachlichen Fähigkeiten und die soziale Kompetenz für die Abschlussarbeit? ► Arbeitet der Student selbständig? ► Würde ich den Studenten später als festen Mitarbeiter einstellen? Aus Sicht des Studenten: ► Interessiert mich das Thema? ► Ist mein Betreuer kompetent auf diesem Gebiet? ► Hat mein Betreuer genügend Zeit für mich eingeplant? ► Werden das Thema und das Unternehmen eine harmonische Zusammenarbeit mit der Hochschule erlauben? Tipp! Der Ablauf ► Betreuer, Student: Mit Small-talk bauen Sie eine lockere Gesprächsatmosphäre und Sympathie auf. Betreuer: Nehmen Sie dem Studenten die Aufregung, geben Sie ihm Gelegenheit, sich zu akklimatisieren. ► Betreuer: Überblick über den Ablauf des Vorstellungsgesprächs geben. ► Student: Vorstellung der eigenen Person, kurzer Überblick über Lebenslauf, Konzentration auf Themen, die für Unternehmen und Betreuer interessant sind. <?page no="69"?> 70 Auswahlprozess ► Betreuer: Fragen zum Lebenslauf und eventuellen zeitlichen Lücken, Motivation für Aktivitäten, Eigenmotivation, Stärken und Schwächen ► Betreuer: Warum wollen Sie zu uns? ► Betreuer: Was wollen Sie erreichen? ► Betreuer: Vorstellung Unternehmen, Betreuer und Thema. ► Betreuer: Anforderungen an den Bewerber. ► Betreuer: Evtl. Motivation für Umorientierung (z.B. Studienwechsel) erfragen. ► Betreuer: Vorstellung und Diskussion des Themas der Abschlussarbeit. ► Student: kurze Vorstellung des Konzepts und Durchsprache mit dem Betreuer. Natürlich ist die Liste der Themen, die bei einem Bewerbungsgespräch angesprochen werden können, damit nicht abgeschlossen, im Gegenteil! Wenn während des Gesprächs bereits klar wird, dass man wahrscheinlich ‚zusammenkommt‘, können Betreuer und Student die Gelegenheit gleich nutzen, und etwas tiefer in das Thema der Arbeit einsteigen. Was wäre ein guter Titel für die Abschlussarbeit? Welche Vorstellung haben beide, wie die Betreuung aus ihrer Sicht aussieht? Aber auch formale Fragen können in einem Bewerbungsgespräch geklärt werden, also alles, was Bezahlung, Arbeitsort und -zeit, Urlaub, den Vertrag, Arbeitsmaterialien und so weiter betrifft. Informieren Sie als Student im Vorstellungsgespräch auch über den aktuellen Stand der Diskussion mit dem Professor. Planen Sie gemeinsam die weiteren, notwendigen Schritte und besprechen Sie, wann der Betreuer mit dem Professor in Kontakt tritt. Für eine vertrauensvolle und zielführende Zusammenarbeit ist es hilfreich, wenn sich der Betreuer wenigstens einmal mit dem Professor austauscht. <?page no="70"?> Das Vorstellungsgespräch 71 Es ist fair, wenn Sie als Betreuer dem Studenten am Ende des Gesprächs ein kurzes Feedback geben und die nächsten Schritte besprechen, wobei Sie die Entscheidung offen lassen. Sofern das Unternehmen die Erstattung der Reisekosten vorsieht, klären Sie das Prozedere gleich am Ende des Gesprächs. Checkliste: Vorstellungsgespräch Fragen zum Lebenslauf geklärt Inhalt/ Thema geklärt Konzept besprochen Organisatorischer und formaler Rahmen geklärt Stand der Diskussion mit der Hochschule besprochen Fahrkosten erstattet Nächste Schritte definiert Natürlich kann das Vorstellungsgespräch auch telefonisch erfolgen, wenn etwa die Anreise für den Studenten zu weit wäre. Allerdings kann weder die eine noch die andere Seite dabei wirklich feststellen, ob „die Chemie stimmt.“ Assessment-Center Die Vorauswahl der Bewerber findet manchmal auch im Rahmen eines Assessment-Centers statt. Mehrere Studenten werden eingeladen, die sich einzeln präsentieren und gemeinsam verschiedene Aufgaben lösen. So kann sich das Unternehmen ein Bild von jedem Studenten machen - einzeln und im Team. Ein beispielhafter Ablauf ist zunächst die Präsentation des Werdegangs und Eigenschaften an einem Flipchart und die Diskussion eines Fachtextes in einer Gruppe. Abschließend werden Einzelgespräche zwischen Betreuern und Studenten geführt. <?page no="71"?> 72 Auswahlprozess 5.8 Nachbereitung durch den Betreuer und Entscheidung Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Notieren Sie Ihre Eindrücke wie die Bewertung der Fachkompetenz oder die relevanten Kompetenzen für die Abschlussarbeit nach den Gesprächen sorgfältig, um Vergleichsmöglichkeiten zu haben. Kann ich mir vorstellen, den Studenten später in eine Festanstellung zu übernehmen? Was halten meine Kollegen vom Bewerber? Die Entscheidung ist nicht leicht. Der ausgefüllte Fragenkatalog, der bestimmten Kriterien folgt, die der Bewerber mitbringen muss, gibt Ihnen Orientierung über die fachlichen Qualitäten des Studenten und seine Motivation. Die Frage, ob ein Bewerber, der all diese Voraussetzungen erfüllt, der richtige oder der falsche ist, ist letzten Endes eine Ermessensentscheidung. Den Ausschlag geben manchmal sogar eher die persönlichen Merkmale wie soziale Kompetenz oder ein beeindruckendes ehrenamtliches Engagement. Manchmal entscheidet schlicht die Sympathie. Zusage Haben Sie sich für einen Bewerber entschieden, rufen Sie ihn persönlich an und sagen ihm zu. Besprechen Sie die nächsten Schritte mit ihm und ermutigen Sie ihn, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden. Bieten Sie ihm Ihre Hilfe in der Zusammenarbeit mit der Hochschule und dem Professor an. Absage Sagen Sie höflich und rechtzeitig ab und lassen Sie nichts schleifen. Erkundigen Sie sich bei der Personalabteilung, was erlaubt und sinnvoll ist. Nicht alles sollte offen formuliert werden. Bieten Sie dem abgelehnten Bewerber eventuell an, seine Unterlagen an andere Abteilungen oder Bekannte weiterzugeben und fragen Sie um Erlaubnis. <?page no="72"?> Nachbereitung durch den Studenten und Entscheidung 73 Informieren Sie die Personalabteilung darüber, welcher Student angenommen wurde und welche Bewerber abgelehnt wurden. Klären Sie die nächsten Schritte. 5.9 Nachbereitung durch den Studenten und Entscheidung Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Notieren Sie sich alle wichtigen Punkte nach dem Gespräch: Welche Vereinbarungen wurden getroffen? Wie ist mein Bauchgefühl? Kann ich mich mit der Unternehmenskultur identifizieren? Könnte ich mir vorstellen, für dieses Unternehmen später zu arbeiten und welche Entwicklungsmöglichkeiten bietet es mir? Vergleichen Sie, ob das Angebot des Unternehmens zu Ihren Vorstellungen passt. Ist das Thema das richtige und stimmt die Chemie mit dem Betreuer? Immerhin müssen Sie sechs Monate lang miteinander arbeiten. Wichtig ist auch, ob Ihr Themenfeld wirklich in den Kompetenzbereich des Betreuers fällt und Sie sich bei fachlichen Fragen auf ihn verlassen können. Prüfen Sie diese Fragen, bevor Sie zu- oder absagen. 5.10 Groben Zeitplan entwickeln Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Nach dem erfolgreichen Vorstellungsgespräch haben sich viele Punkte bezüglich des Ablaufs und des Inhalts konkretisiert und der Student kann einen groben Zeitplan entwickeln, den er für die Abstimmung mit seinem betreuenden Professor braucht. <?page no="73"?> 74 Auswahlprozess Beispiel Monat To Do! August ► Persönliche Vorbereitung September ► Anmeldung Abschlussarbeit, Einarbeiten, Literaturrecherche Oktober ► Theoretischer Teil November ► Praktischer Teil Dezember ► Praktischer Teil Januar ► Verfassen der Abschlussarbeit Februar ► Abgabe der Abschlussarbeit ► Präsentation an der Hochschule und im Unternehmen Tab. 6: Beispiel Zeitplan 5.11 Den Kontakt zur Hochschule aufbauen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Viele Hürden sind bereits genommen und es gilt nun, einen Professor bzw. einen Lehrstuhl zu finden, der die Abschlussarbeit betreut. Der erste Weg führt ins Studentensekretariat oder das Prüfungsamt. Fragen Sie dort zunächst nach, wer der richtige Ansprechpartner für Ihr Thema ist. An manchen Hochschulen gibt es klare Richtlinien, welcher Professor welche Themengebiete in einem Studiengang betreut. Pro Themenkreis ist meist nur eine geringe Anzahl von Professoren zuständig. Stellen Sie Ihr Konzept an der richtigen Stelle vor und bitten Sie um Betreuung. In der Regel betreut ein Professor zwar die Abschlussarbeit, nicht aber den Studenten. Diese Aufgabe übernehmen seine wissenschaftlichen Mitarbeiter. Dennoch ist der Professor verantwortlich und vergibt die Note. Die wissenschaftlichen Mitarbeiter sind die „inoffiziellen Betreuer“ und der Professor der „offizielle Betreuer“. <?page no="74"?> Den Kontakt zur Hochschule aufbauen 75 Werben Sie für sich und liefern Sie der Hochschule die richtigen Argumente. Bereiten Sie deshalb das Thema aus der Sicht der Hochschule auf und bitten Sie um Unterstützung. Steckbrief Es ist oft üblich, einen Steckbrief über die geplante Abschlussarbeit anzufertigen. Dazu gibt es meist ein Formblatt der Hochschule, in dem man folgende Punkte auflistet: ► Name, Kontaktdaten, Foto und Matrikelnummer des Studenten ► Thema der Abschlussarbeit ► Ziel der Arbeit ► Forschungsfrage ► 5 Fragen, die im Rahmen der Abschlussarbeit beantwortet werden sollen ► Arbeitstitel ► Zeitplan ► geplante Vorgehensweise Die Beantwortung der Fragen erarbeitet der Student selbständig und bespricht diese zunächst mit dem Unternehmensbetreuer, der zusätzlich die Aufgabe übernimmt, den Anspruch an den theoretischen und praktischen Teil zu beschreiben. Legen Sie anschließend diesen Steckbrief mit den Ergänzungen des Betreuers Ihrem Professor in einem Vorgespräch vor und sprechen Sie sich mit ihm ab. Dadurch können sie sicherstellen, dass Ihr Professor den Voraussetzungen zustimmt und Sie gemeinsam die gleiche Richtung verfolgen. Exposé Manche Hochschule fordern über den Steckbrief hinaus ein einbis zweiseitiges Exposé. Hier werden Inhalt und Vorgehensweise der Abschlussarbeit skizziert. Auch eine grobe Struktur und die Forschungsfrage sollten hier nicht fehlen. Dieses Exposé muss ebenfalls mit dem Professor abgestimmt werden. <?page no="75"?> 76 Auswahlprozess Abstimmung Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Das Studentensekretariat hat Ihnen einen Ansprechpartner genannt, den Sie anschreiben und den Steckbrief beilegen. Schlagen Sie ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch vor. Bieten Sie an, dass der Betreuer des Unternehmens an diesem Gespräch teilnehmen kann. Der Betreuer sollte sich ebenfalls auf dieses Gespräch vorbereiten, denn er muss Plan und Ziele der Abschlussarbeit und den Nutzen für die Hochschule darlegen können. Der Professor wird nur ein vielversprechendes Thema mit sinnvollen Ergebnissen annehmen und betreuen. Die Hochschule ist daran interessiert, das Niveau der Abschlussarbeiten hoch zu halten. Klären Sie also rechtzeitig den wissenschaftlichen Anspruch an Ihre Arbeit und berücksichtigen diesen Anspruch bereits bei der Wahl des Titels. Das Treffen wird meist vom wissenschaftlichen Mitarbeiter organisiert und durchgeführt, der im Auftrag des Professors handelt. Der Professor selbst wird nur in besonders interessanten Fällen persönlich dabei sein. Um eine Zusage bitten Die Zusage der Hochschule bzw. des Professors muss bis zum ersten Arbeitstag im Unternehmen vorliegen. Achten Sie darauf, dass Ihr Professor bzw. Betreuer das Thema wirklich gut kennt. Arbeiten Sie deshalb einen stichhaltigen Steckbrief und ein punktgenaues Exposé aus. Das hilft bei der Unterstützung und abschließenden Bewertung. <?page no="76"?> Die Vorbereitungsphase <?page no="78"?> Die Vorbereitungsphase 79 Das Team aus Student, Betreuer und Hochschule hat nun zueinander gefunden und will (mindestens) für die Dauer der Abschlussarbeit zusammenarbeiten. Diese Zusammenarbeit gelingt umso besser, je früher man damit beginnt, sich auf sie vorzubereiten - zumindest Betreuer und Student können im Voraus schon einige Weichen für eine erfolgreiche Arbeit stellen. 6 Vorbereitung durch den Betreuer Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Erfahrene Betreuer wissen: vor der Arbeit mit dem Studenten steht die Arbeit für ihn. Und nur wenn die erledigt ist, stehen die Chancen gut, dass am ersten Arbeitstag tatsächlich auch der Startschuss fällt für ein besonders gutes Projekt. Auf einem ergonomisch geformten Bürostuhl lässt sich schließlich besser sitzen als auf einem wackligen Holzschemel. Sorgen Sie also dafür, dass Ihr Student vom ersten Tag an auf einer guten Grundlage arbeiten kann. 6.1 Arbeitsplatz Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Und wie aus heiterem Himmel ist er da, der erste Arbeitstag des Studenten! Hektisch beginnen Sie, von irgendwoher einen Schreibtisch zu organisieren, und wer war noch mal für die Rechner zuständig? … Oder aber Sie sorgen dafür, dass pünktlich zum ersten Arbeitstag all das bereitsteht, was der Student für seine Arbeit benötigen wird und ersparen sich so eine Menge Hektik. Ganz zu schweigen davon, dass ein Projekt selten gut verläuft, wenn es schon am ersten Tag eine Verzögerung erfährt. Denn ein Schreibtisch lässt sich vielleicht auf die Schnelle auftreiben, aber in Sachen PC oder User-ID kann dies schon ein paar Tage in Anspruch neh- <?page no="79"?> 80 Vorbereitung durch den Betreuer men. Zudem zeugt eine gute Vorbereitung auch immer von der Professionalität, die Sie vom Studenten schließlich auch erwarten. Sorgen Sie also mit genügend zeitlichem Vorlauf für: ► einen angemessenen Arbeitsplatz: klären Sie Standort und Möblierung ► bekommt der Student für seine Arbeit einen Unternehmensrechner gestellt? Dann melden Sie den Bedarf rechtzeitig an. Denken Sie auch daran, dass der Student dann eventuell einen Zugang zum Intranet Ihres Unternehmens benötigt, mindestens aber auf den Server zurückgreifen muss: dies alles wird in der IT-Abteilung eingerichtet. ► benötigt der Student besonderes Material oder spezielle Geräte für seine Arbeit? Klären Sie alle Besonderheiten vor dem ersten Arbeitstag und sorgen Sie dafür, dass diese Arbeitsmittel bereitstehen. ► Denken Sie auch an die ‚Infrastruktur‘ abseits des konkreten Arbeitsplatzes: der Student wird einen Schlüssel oder eine Zugangskarte benötigen, um in das Unternehmen zu kommen. Braucht er eine Karte für die Kantine? 6.2 Kollegen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Der Student hat seinen ersten Arbeitstag und die Überraschung im Kollegenkreis ist groß: Wer sind Sie denn? Was machen Sie hier? Besser geht es so: kündigen Sie die Ankunft des Studenten rechtzeitig im Kollegenkreis an, etwa durch ein Memo oder eine Rundmail. Informieren Sie Ihre Kollegen über das Thema der Arbeit, wer die Arbeit auf Unternehmensseite betreuen wird, von wann bis wann der Student in dem Unternehmen schreiben und wo sein Arbeitsplatz sein wird (siehe auch → Kapitel 13.3). <?page no="80"?> Vertrag 81 6.3 Vertrag Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Einer der wichtigsten Punkte der Vorbereitung betrifft den Arbeitsvertrag, den Student und Unternehmen miteinander schließen. In der Regel handelt es sich dabei um einen Zeitvertrag, eine Verlängerung kommt nur selten vor. Aufgesetzt wird der Arbeitsvertrag in der Personalabteilung. Klären Sie dort, wer den Versand des Vertrages übernimmt. Es ist zwingend notwendig, den Vertrag vor dem ersten Arbeitstag zur Unterschrift zu bringen. Der Student bekommt während seiner Abschlussarbeit Einblicke in das Unternehmen, möglicherweise sogar in sensible Daten. Ein sogenannter NDA (non disclosure agreement; Geheimhaltungsvereinbarung) erlaubt den Austausch von unternehmensinternen Informationen zwischen Unternehmen, Student und Hochschule. Ein NDA regelt die Weitergabe und Verwendbarkeit dieser Daten, das Unternehmen sichert sich damit gegen die Verbreitung von Informationen ab, die dem Wettbewerb dienlich sein könnten. Auch wenn ein expliziter NDA nur in einigen wenigen Fällen notwendig ist: Das Thema Geheimhaltung von unternehmensinternen Daten sollte rechtzeitig und sehr offen mit dem Studenten und der Hochschule besprochen werden. Dies erleichtert die vertrauensvolle Zusammenarbeit der drei Parteien deutlich und mündet nicht zuletzt in einer für alle Seiten gelungenen Abschlussarbeit. Was die Geheimhaltungsvereinbarung zwischen Student und Unternehmen betrifft, ist diese in der Regel im Arbeitsvertrag bereits enthalten und muss nicht gesondert abgeschlossen werden. Fragen Sie im Zweifelsfall in der Rechtsabteilung nach. Vorlagen für einen NDA erhalten Sie dort oder in der Personalabteilung. Die Kollegen wissen auch, wer für eventuelle Änderungswünsche oder Erweiterungen zuständig und wer unterschriftsberechtigt ist. <?page no="81"?> 82 Vorbereitung durch den Betreuer Und noch ein vertragliches Detail ist wichtig: Unternehmen verlangen in der Regel, dass der Student einen Sperrvermerk mit in seine Abschlussarbeit aufnimmt. Wer nicht möchte, dass die Informationen, die in der Arbeit enthalten sind, der Allgemeinheit, sprich: dem Wettbewerb, zugänglich werden, sollte unbedingt auf diesen Sperrvermerk bestehen! Dies muss mit der Hochschule abgesprochen sein. 6.4 Zeit einplanen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sobald feststeht, wann Ihr Student seinen ersten Arbeitstag haben wird, sollten Sie Zeit für seine Betreuung einplanen. Tun Sie das konkret, indem Sie in Ihrem Terminkalender folgende Zeitfenster reservieren: Beispiel Maßnahmen Minimaler Aufwand für Betreuer Einweisung am ersten Arbeitstag 4h Kurze Fragerunde in den ersten zwei Wochen 0,5h täglich Regeltermin zur Besprechung von Fragen 1h pro Woche Tab. 7: Betreuungsaufwand für einen Studenten 6.5 Leitlinien für Studenten erstellen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Nehmen Sie sich Zeit, um Leitlinien für die Zusammenarbeit mit dem Studenten zu notieren. Dieses Dokument hilft Ihnen während <?page no="82"?> Ablage 83 der konkreten Betreuungsphase, den Überblick zu behalten und die Erwartungen, die Sie an die Arbeit haben, im hektischen Alltag nicht aus den Augen zu verlieren. Notieren Sie Ihre Leitlinien zum Beispiel entlang folgender Punkte: ► Ziele des Projektes aus Sicht des Unternehmens ► Zeitvorgaben ► Ablageort und -regeln für Dateien ► Notwendige Angaben im Sinne eines „Personalbogens“ ► Erstellung und Pflege eines Plans im Wochenraster ► Urlaubsregelung ► Vorgaben für Form und Inhalt der Arbeit ► geplante Betreuungszeiten ► Review-Ablauf ► Bewertungskriterien 6.6 Ablage Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Richten Sie für die Abschlussarbeit zwei Dateiablagen ein: eine für Sie als Betreuer und eine für den Studenten. Dabei gilt in der Regel eine nur einseitige Transparenz. Der Student hat keinen Zugriff auf die Dateien des Betreuers, umgekehrt jedoch kann der Betreuer die Dateien des Studenten einsehen - die IT-Abteilung hilft hier weiter. Archivieren Sie vor Beginn der Arbeit in Ihrer Ablage alle Unterlagen, die mit der Abschlussarbeit zu tun haben: ► Ausschreibungsunterlagen ► Name des Studenten mit Kontaktdaten ► Bewerbungsunterlagen ► Name der Hochschule ► Leitlinien für den Studenten <?page no="83"?> 84 Vorbereitung durch den Studenten Sobald der Student seine Abschlussarbeit aufgenommen hat, sammeln Sie in Ihrer Dateiablage zudem alle Informationen, Dateien und Texte, die er Ihnen zukommen lässt. Auf diese Weise haben Sie zu Abschluss der Arbeit ein vollständiges Archiv der Arbeit angelegt. Checkliste: Vorbereitung Betreuer Arbeitsplatz reserviert PC beschafft Spezielle Arbeitsmittel/ -materialien beschafft User ID angelegt Zugangskarte/ Schlüssel besorgt Besonderheiten für diesen Studenten geklärt Kollegen informiert Vertrag mit Student Ggf. NDA mit Hochschule Betreuungszeit im Kalender eingeplant Dateiablage für Betreuer vorbereitet Dateiablage für Student vorbereitet 7 Vorbereitung durch den Studenten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Mär vom faulen Studenten wird ja gerne immer von denen kolportiert, die keine Ahnung haben, welche enormen Anforderungen ein Studium an die Leistungsfähigkeit stellt. Da Sie nun kurz vor Ihrer Abschlussarbeit stehen, wissen Sie, wovon die Rede ist! Sie haben bis hierher sehr viel geleistet. Und nun verlassen Sie für die Zielgerade Ihres Studiums Ihre bekannte, akademische Welt <?page no="84"?> Andere Aktivitäten erledigen 85 und treten ein in Neuland: in die Welt des Unternehmens. Die Anforderungen steigen also noch einmal deutlich an. Die gute Nachricht: Sie können sich darauf sehr gut vorbereiten! 7.1 Andere Aktivitäten erledigen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Wer eine Abschlussarbeit schreibt, hat für anderes nur wenig Muße - geschweige denn einen freien Kopf. Und nach dem Abschluss beginnt das Berufsleben, das bekanntermaßen auch nicht gerade durch ein Übermaß an freier Zeit geprägt ist. Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen, heißt also das Motto für die Zeit vor der Abschlussarbeit! Jetzt ist der Moment, endlich das alte Fahrrad zu verkaufen oder Vorlesungsnotizen zu ordnen. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, die Dinge zu erledigen, die man schon lange auf seiner To-do-Liste stehen hat. Nutzen Sie die Zeit vor der Abschlussarbeit um „offene Enden“ zu schließen - oder ganz loszulassen. Es versteht sich von selbst, dass in der Zeit vor der Abschlussarbeit auch alle Prüfungen, vorherigen Jobs und Praktika abgeschlossen werden. Und nicht minder selbstverständlich ist es, in dieser Zeit den Kopf zu lüften: vielleicht ein paar Tage Urlaub zu nehmen, vielleicht auch zu Hause und in der Natur ein bisschen die Seele baumeln zu lassen (siehe auch → Kapitel 33.1). 7.2 Helfer im Hintergrund aktivieren Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein gutes Netzwerk ist Gold wert, zumal in Zeiten, da man eine Abschlussarbeit schreibt. Überlegen Sie, wer Sie unterstützen könnte, zum Beispiel als Diskussionspartner in Fragen, die das Thema Ihrer Abschlussarbeit betreffen. Oder fürs akribische Korrekturlesen der Arbeit (Rechtschreibung, Inhalte, Form, Konzept). Fragen <?page no="85"?> 86 Vorbereitung durch den Studenten Sie rechtzeitig nach, wer Zeit und Lust hätte. Dann können die betreffenden Personen sich rechtzeitig darauf einstellen, Sie zu unterstützen - und Sie wissen, wer Ihnen überhaupt zur Verfügung steht und müssen in der oftmals hektischen Schlussphase nicht minder hektisch nach Unterstützung suchen. Finden Sie die richtige Balance zwischen zu wenig und zu viel Helfern! 7.3 Organisation Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Falls Sie Ihre Abschlussarbeit in einer anderen Stadt schreiben werden, gilt es rechtzeitig nicht nur die Wohnungsfrage zu klären, sondern auch den Umzug zu organisieren und durchzuführen. Manche Unternehmen stellen den Studenten Appartements zur Verfügung, dies erleichtert den Umzug - trotzdem muss geklärt sein, was aus Ihrer ‚alten‘ Wohnung wird: wollen Sie für die Zeit der Abschlussarbeit untervermieten? Erlaubt das der Vermieter? Klären Sie diese Fragen rechtzeitig! Ob bekannte oder neue Stadt: machen Sie sich vor dem ersten Arbeitstag mit dem Anfahrtsweg zum Unternehmen vertraut. Welches ist die günstigste Strecke? Wie viel Fahrzeit müssen Sie einplanen? Auf welche Alternativen können Sie zurückgreifen, wenn das Auto kaputt ist oder die Öffentlichen Verkehrsbetriebe streiken? Und wie sieht es mit der Krankenversicherung aus? Auch wenn Ihnen vom Unternehmen die meisten Arbeitsmittel gestellt werden, sollten Sie zumindest eine Basisausstattung selbst organisieren - dazu gehören ein stabiler Notizblock, ein Stift und ein Memory-Stick. Ein weiteres wichtiges Arbeitsmittel ist die Bibliothek, die Sie mit Fachliteratur versorgt. Wenn Sie für die Dauer der Abschlussarbeit in eine neue Stadt ziehen, sollten Sie vorher auskundschaften, welche Bibliotheken Ihnen dort zur Verfügung stehen und wie die Öffnungszeiten und Ausleihbedingungen (Ausweis! ) sind. Gibt es in den Bibliotheken vor Ort überhaupt Literatur Ihres Fachs? Wenn nicht, klären Sie Möglichkeiten, Zeiten und Kosten einer Fernleihe. <?page no="86"?> Formale Dinge regeln 87 7.4 Formale Dinge regeln Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Unterm Strich hat es eigentlich nur Vorteile, wenn man seine Abschlussarbeit in einem Unternehmen schreibt (siehe → Kapitel 3.3). Eigentlich - an dieser Stelle muss es also gesagt werden: eine externe Arbeit verursacht mehr Formalitäten. Denn nicht nur das Unternehmen verlangt vom Studenten so einiges an offiziellen Unterlagen. Auch die Hochschule fordert Formalitäten ein, die es vor Beginn der Arbeit unbedingt zu erledigen gilt. Wie diese im Einzelnen aussehen, ist von Prüfungsamt zu Prüfungsamt verschieden (und im Detail dort zu klären). In der Regel braucht es ein Formular „Antrag auf Vergabe eines Themas“ und ein Formular, in dem Hochschule, Unternehmen, Professor und Betreuer auf Unternehmensseite verzeichnet werden. Der Betreuer muss im Regelfall von der Hochschule genehmigt werden. Klären müssen Sie unbedingt auch, ob und inwiefern die Prüfungsordnung eine Bezahlung beziehungsweise Aufwandsentschädigung durch das Unternehmen erlaubt. Verlangt das Unternehmen einen NDA (→ Kapitel 6.3) mit der Hochschule? Wenn ja, wer unterschreibt auf Hochschulseite? Auch von Unternehmensseite werden Sie eine Liste mit formalen Unterlagen bekommen haben, die es rechtzeitig zu besorgen oder unterschrieben zurückzusenden gilt. Gegebenenfalls ist eine Arbeitserlaubnis notwendig, die Sie bei der für Sie zuständigen Ausländerbehörde beziehungsweise Arbeitsagentur erhalten. Personalblatt erstellen Tragen Sie die wichtigsten Informationen für Ihren Betreuer in einem „Personalblatt“ zusammen: ► Name, Vorname ► Privatadresse ► Telefon/ Handy ► E-Mail-Adresse ► Hochschule <?page no="87"?> 88 Vorbereitung durch den Studenten ► Fach ► Art des Abschlusses ► Zeitraum für Abschlussarbeit ► Thema/ Titel ► Sprache der Dokumente ► Vorgabe für Anzahl Seiten ► Betreuer an der Hochschule (Name, E-Mail, Telefon) ► Betreuer im Unternehmen (Name, E-Mail, Telefon) Download der Excel-Tabelle: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit 7.5 Planen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Recherchieren, schreiben, abstimmen, an Meetings teilnehmen, Hobbys pflegen, essen, schlafen, Freunde und Familie treffen - und das alles an einem Tag! Wer seine Abschlussarbeit in einem Unternehmen schreibt, muss seinen Tag gut einteilen. Das Unternehmen hat normalerweise feste Arbeitszeiten, an die man gebunden ist. Das hat eindeutig Vorteile, auch wenn man als Student seinen Tagesablauf dann, möglicherweise, neu einüben muss. Tipp! Schreiben Sie sich einen Tagesplan, wann Sie was erledigen möchten. <?page no="88"?> Planen 89 Dieser Plan könnte zum Beispiel so aussehen: Beispiel Zeit Plan 7: 00h ► Aufstehen und Frühstück 8: 00h ► Fahrt zur Arbeit 8: 30h ► Planung des Tages ► Wichtigste Planungsaufgaben erledigen 12: 00h ► Mittagspause 13: 00h ► E-Mails bearbeiten ► Zweitwichtigste Tagesaufgabe erledigen 16: 00h ► Kleinigkeiten erledigen 16: 45h ► Die Arbeit des nächsten Tages planen und vorüberlegen 17: 00h ► Fahrt nach Hause 17: 30h ► Sport/ Duschen 19: 00h ► Abendessen 20: 00h ► Abhängen, Lesen, Telefonieren, Freunde treffen 23: 00h ► Schlafen Tab. 8: Beispiel für einen Tagesplan Dieser Beispielplan verteilt Aktivitäten und Ruhephasen über den Tag. Dies hilft, Energie optimal zu nutzen. Üben Sie diesen Zeitplan ein paar Tage lang ein, Sie werden feststellen: die regelmäßige Abfolge und der Wechsel von aktiven und ruhigeren Momenten schafft eine sehr gute Basis, alle anstehenden Aufgaben gut zu bewältigen! Dazu sei das Buch [Schwarz] empfohlen. In → Kapitel 3.1 war er bereits ein Thema, der längerfristige Zeitbzw. Karriereplan. Nun ist es Zeit, diesen Plan wieder zur Hand zu nehmen. Überarbeiten Sie Ihren langfristigen Zeitplan so, dass er die nächsten neun bis zwölf Monate umfasst. Nehmen Sie nun auch vorbereitenden Tätigkeiten für die Zeit nach der Abschlussarbeit mit in Ihren ganz persönlichen Zeitplan auf. <?page no="89"?> 90 Vorbereitung durch den Studenten Beispiel Monat Plan Juni ► Vorlesungen Juli ► Prüfungen August ► Urlaub ► Vorbereitungen Abschlussarbeit September ► Beginn Abschlussarbeit Oktober ► Abschlussarbeit November ► Abschlussarbeit Dezember ► Abschlussarbeit ► Beginn Bewerbungen für 1. Arbeitsstelle Januar ► Abschlussarbeit Februar ► Abgabe Abschlussarbeit ► Präsentation ► Exmatrikulation März ► Beginn 1. Arbeitsstelle April ► … Mai ► … Tab. 9: Beispiel für einen 1-Jahresplan Warum muss man die Exmatrikulation bewusst terminlich einplanen? Ganz einfach, weil sie Zeit kostet. Machen Sie sich heute schon darüber kundig, welche Unterlagen Sie zur Exmatrikulation vorlegen müssen und wann Sie diese frühestens erhalten (zum Beispiel das Abschlusszeugnis). Weiteres finden Sie in → Kapitel 30. <?page no="90"?> Einarbeiten 91 7.6 Einarbeiten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Arbeit an der Arbeit beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag. Da Sie nun wissen, in welchem Unternehmen und über welches Thema Sie Ihren Abschluss schreiben werden, können Sie heute schon damit beginnen, sich vorzubereiten. Es werden am ersten Arbeitstag und in den ersten Wochen noch genügend neue Informationen auf Sie einströmen, und Sie machen es sich wesentlich leichter, wenn Sie mit einem Basiswissen über das Unternehmen und über Ihr Thema gerüstet sind. Arbeiten Sie sich also ein! Informieren Sie sich genauer über das Unternehmen und seine relevanten Produkte. Suchen Sie sich erste Informationen zusammen, die Ihr Thema betreffen. In beiden Fällen ist das Internet die erste Quelle der Wahl. 7.7 Fähigkeiten ausbauen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein gutes Gericht hängt nicht ausschließlich von der richtigen Wahl der Zutaten ab, sondern auch von den handwerklichen Fähigkeiten des Kochs, diese Zutaten gut zusammenzubringen. Nicht anders verhält es sich bei der Abschlussarbeit. Die Zutaten - Unternehmen und Thema - haben Sie. Nun gilt es, Ihre handwerklichen Fähigkeiten zu überprüfen. Und die heißen in Ihrem Fall zum Beispiel richtiges Projektmanagement, Textverarbeitung, Software und andere Hilfsmittel. Gehen Ihnen die Befehle der einschlägigen Textprogramme leicht von der Hand? Haben Sie bereits ein großes Projekt gestemmt und kennen die Tools, mit denen man die Meilensteine eines Projekts gut absteckt? Dann ist dieses Kapitel nichts für Sie. Im anderen Fall, hier ein paar Tipps: <?page no="91"?> 92 Vorbereitung durch den Studenten Projektmanagement An vielen Hochschulen werden Seminare zu Projektmanagement angeboten. Dieses Angebot sollten Sie wahrnehmen. Denn das Know-how, ein Projekt erfolgreich durchzuführen, hilft nicht nur beim Schreiben der Abschlussarbeit, man braucht es nicht weniger als ein ganzes Berufsleben lang. Projektmanagement ist ein weites Feld, es gibt viele verschiedene Methoden. Wahrscheinlich ist, dass die Methode, die Sie in einem Seminar erlernen, nicht ganz zu Ihrem Projekt passt. Das macht nichts! Wichtig ist, dass Sie verstehen, wie man ein Projekt professionell angeht, welche Phasen man absteckt und wie sie erreicht werden können. Projektmanagement umfasst in der Regel die drei wesentlichen Faktoren Inhalt, Kosten und Zeit. Ein guter Projektmanager hat immer den Überblick über den Ist- und Soll-Stand von Inhalt, Kosten und Zeit und greift korrigierend ein. Die Abschlussarbeit ist Ihr Projekt und dies gilt es, sorgfältig zu planen! Bestimmen Sie schon im Voraus den Fortschritt der Arbeit entlang der drei Faktoren Inhalt, Kosten und Zeit und gehen Sie dann zu Beginn der Arbeitsphase in den Feinschliff. Textverarbeitung Die meisten Studenten schreiben ihre Abschlussarbeit mit Microsoft® Word®. Für wissenschaftliche Arbeiten, deren Text mit viel mathematischen Formeln durchsetzt ist, empfiehlt sich das System LaTeX®. Dieses wird im Buch von Kopka [Kopka] ausführlich beschrieben. Falls Ihnen dieses System oder Microsoft® Word® nicht geläufig ist, sollten Sie sich vor der Arbeitsphase mit den wichtigen Formatierungstechniken und Automatismen vertraut machen. So kann man dann während der Phase der Texterstellung sicher mit dem System umgehen und braucht sich nicht mit der Bedienung zu plagen. Wenn Sie sich für Microsoft® Word® entschieden haben, dann sollten Sie die folgenden Befehle beherrschen: <?page no="92"?> Fähigkeiten ausbauen 93 ► Verwendung von Formatvorlagen für verschiedene Arten von Text ► Formatierung und automatische Nummerierung von Überschriften ► Erstellung von automatischen Inhaltsverzeichnissen ► Erstellung von Fußnoten mit automatischer Nummerierung ► Anlegen und Formatieren von Tabellen ► Einfügen von Abbildungen und Grafiken (die immer in separaten Dateien in einem separaten Verzeichnis abgelegt werden sollten) ► Formatierung von Tabellen- und Abbildungsunterschriften und deren automatische Nummerierung ► Erstellen von Tabellen- und Abbildungsverzeichnissen (dies wird allerdings nur von wenigen Hochschulen verlangt) ► Erstellen von automatischen Querverweisen. Das sind Verweise auf andere Kapitel z.B. „(siehe auch Kapitel 2.3)“ ► Erstellen von Literaturverzeichnissen ► Erstellen von automatischen Referenzen auf das Literaturverzeichnis ► Fett- und Kursivschrift ► Einstellen der Schriftgröße, Schriftart und Zeilenabstände ► Formatierung von Kopf- und Fußzeilen und Seitennummern Üben Sie diese Befehle in einem Beispieldokument und machen Sie sich mit den Techniken vertraut. Sie kommen nicht weiter? Es gibt zahlreiche Handbücher, die den Umgang mit Microsoft® Word® und Co. gut erklären. Auch das Internet ist eine brauchbare Quelle für alle Fragen rund um die diversen Textverarbeitungsprogramme. Eine große Zeitersparnis bringt eine Vorlage. Erstellen Sie für Ihre Abschlussarbeit ein Template mit allen Formatvorlagen, die Sie benötigen, beispielhaften Tabellen und Abbildungen, einigen Verweisen und allen Verzeichnissen. In diese Vorlage schreiben Sie Ihre Arbeit dann ‚hinein‘ - und zwar den kompletten Text. Während es in der Anwendung LaTeX® sinnvoll ist, die einzelnen Kapitel jeweils separat abzuspeichern und alle Dateien dann am Ende in einem <?page no="93"?> 94 Vorbereitung durch den Studenten Masterdokument zusammenzuführen, hat sich diese Methode bei Microsoft® Word® nicht bewährt. In Microsoft® Word® behalten Sie den Überblick über den Stand des Dokuments, wenn Sie sich die Dokumentenstruktur auf der linken Seite des Bildschirms (Menü Ansicht/ Navigationsbereich) anzeigen lassen. Tipp! Denken Sie immer auch an das Erstellen einer Sicherheitskopie! Software und andere Hilfsmittel Die Erfahrung zeigt: Papier ist als einfachstes und unkompliziertes Hilfsmittel allen technischen Hilfsmitteln und Softwares vorzuziehen, insbesondere dann, wenn man die Programme etc. nicht wirklich beherrscht (siehe auch → Kapitel 32.11). Dies im Sinn, überlegen Sie, auf welche Software und andere technische Hilfsmittel Sie beim Schreiben Ihrer Abschlussarbeit auf keinen Fall verzichten wollen oder können und arbeiten Sie sich gründlich in diese Features ein. Am ersten Arbeitstag sollten Sie diese beherrschen! Hilfsmittel dürfen nicht zur Belastung werden. Wer während des Schreibens mit ihrer Benutzung zu kämpfen hat, ist abgelenkt und sollte besser darauf verzichten. Checkliste: Vorbereitung Student Alte Projekte abgeschlossen Unterstützung von Freunden/ Familie aktiviert Wohnung organisiert Arbeitsweg geplant Arbeitsmittel beschafft Über Bibliotheken informiert In das Thema eingearbeitet Hilfsmittel ausgewählt und Umgang damit gelernt/ geübt <?page no="94"?> Vorgespräch Student/ Betreuer 95 8 Vorgespräch Student/ Betreuer Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein Vorgespräch zwischen Student und Betreuer zwei, drei Wochen vor Arbeitsbeginn gehört zum guten Stil - auch wenn das Bewerbungsgespräch noch nicht lange zurückliegt oder in diesem wirklich alle, vor allem auch die praktischen Punkte geklärt worden sind. Normalerweise findet das Vorgespräch am Telefon statt, dies ist effektiver und mit weniger Aufwand verbunden als ein persönliches Treffen. Da der Betreuer sicherlich den strammeren Terminkalender von beiden hat, ist er es, der den Studenten in einem passenden Zeitfenster anruft. Wenn gar keine Fragen mehr offen sind, sollten Sie in diesem Vorgespräch gleich auf den ersten Arbeitstag kommen: vereinbaren Sie, wann und um wie viel Uhr der Student beginnt und wo er sich einfinden soll. Schildern Sie kurz, was ihn am ersten Tag erwartet, damit er sich entsprechend vorbereiten kann. Fragen Sie nach, ob alle vertragsrechtlichen Dinge unterschrieben und alle Formalien erledigt worden sind. Hat die Abstimmung mit der Hochschule schon stattgefunden? Können Sie den Studenten darin noch unterstützen? Gibt es weitere offene Fragen, was Formalien betrifft? Falls noch nicht geschehen, ist das Vorgespräch ein guter Anlass, Informationsmaterial anzukündigen, das Sie dem Studenten via E- Mail oder auf dem Postweg zukommen lassen werden, die sein Thema betreffen. Das können Literaturlisten sein, Links auf Websites, Broschüren Ihres Unternehmens, Studien etc. Achten Sie darauf, dem Studenten keine vertraulichen Unterlagen zu übermitteln, bevor er seinen ersten Arbeitstag hat, denn erst mit diesem beginnt in der Regel auch seine Bindung an das NDA. Nicht zuletzt: Empfehlen Sie dem Studenten dieses Buch. Damit kann er sich auf die Zusammenarbeit in ähnlicher Weise vorbereiten wie Sie! <?page no="95"?> 96 Vorgespräch Student/ Betreuer Checkliste: Vorgespräch Student/ Betreuer Informationsmaterial zur Einarbeitung und Literaturempfehlungen besprochen Vertragsrelevante Dinge geklärt Aktuellen Stand der Diskussion zwischen Student und Hochschule/ Professor ausgetauscht Startdatum und -uhrzeit vereinbart <?page no="96"?> Zusammenarbeit etablieren <?page no="98"?> Zusammenarbeit etablieren 99 Die Chance, in die internen Abläufe eines Unternehmens schauen und mitarbeiten zu können, ist Gold wert. Begreifen Sie als Student diese Gelegenheit als neue Erfahrung, bei der Sie viel lernen können. Gehen Sie offen auf Ihre neuen Kollegen zu und bauen Sie sich ein Netzwerk auf, das Sie sehr lange begleiten und Ihnen immer wieder im Lauf Ihres Berufslebens nützlich sein kann. Die Chance, an aktuellem wissenschaftlichem Wissen zu partizipieren, einen vielleicht jüngeren, jedenfalls aber von Unternehmensinterna unverstellten Blick auf wichtige Themen zu haben, frische Ideen zu hören und auch mal eine kritische Frage, ist das Gold nicht minder wert! Die Zusammenarbeit mit dem Studenten bietet Ihnen als Betreuer viele Impulse für Ihren Beruf, die noch lange nützlich sein können. 9 Gemeinsames Verständnis klären Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Gleich am Anfang sollten beide Seiten die Basisfragen klären. Jetzt werden die Inhalte, die Zeitplanung und die Grundlagen für die Zusammenarbeit festgelegt. Diese Phase ist sehr kritisch für das Ergebnis der Arbeit. Die ersten ein bis zwei Wochen sind dafür der entscheidende Zeitraum. Alles, was Sie dann nicht geklärt haben, kann im weiteren Verlauf zu Missverständnissen führen und sich störend auf die Zusammenarbeit und die Qualität der Abschlussarbeit auswirken. 9.1 Integration Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Für beide Seiten gilt: Gehen Sie offen und respektvoll miteinander um. Das ist die beste Garantie für das Gelingen der Zusammenarbeit. Der Betreuer sollte dem Studenten am Anfang auf die Sprünge <?page no="99"?> 100 Gemeinsames Verständnis klären helfen und seine Integration im Unternehmen unterstützen. Sorgen Sie dafür, dass er am Informationsfluss in der Abteilung partizipiert, und bauen Sie einen guten persönlichen Kontakt auf. Je besser Sie sich kennenlernen, umso besser können Sie sich gegenseitig einschätzen. Zum respektvollen Umgang miteinander gehören wie in jeder zwischenmenschlichen Beziehung gute Umgangsformen. Save time! Der Student sollte sich bewusst sein, dass seine Belange nachrangig hinter den Aktivitäten des Betreuers und der Kollegen im Team stehen. Gehen Sie deshalb immer gut vorbereitet auf Ihre Betreuer in der Hochschule und im Unternehmen zu und blockieren Sie nicht unnötig ihre Zeit. Arbeiten Sie selbständig und gehen Sie mit vorbereiteten Fragen in Meetings. Entwickeln Sie Verständnis für die Funktionsweise des Unternehmens, beobachten Sie die Prozesse und Problemstellung genau. Dabei können Sie viel lernen. Vergessen Sie bei aller Euphorie für Ihre Aufgabe im Unternehmen nicht, dass der Professor an der Hochschule Ihre Abschlussarbeit als erster Betreuer bewerten wird. Beide Seiten können Sie gleichermaßen positiv stimmen, wenn Sie ein wenig „Selfmarketing“ betreiben: Zeigen Sie, welche Vorteile Ihre Arbeit für den Betreuer im Unternehmen und den Professor an der Hochschule bringen. Und: Empfehlen Sie Ihrem Betreuer dieses Buch! Damit stellen Sie unter Beweis, dass Sie sich in jeder Hinsicht gründlich vorbereiten. 9.2 Ziele und Erwartungen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Benennen Sie gleich zu Beginn Ihre Erwartungen. Das gilt für beide Seiten gleichermaßen. Der Student möchte schließlich eine gute Note erzielen und das Unternehmen von den erarbeiteten Inhalten profitieren. Nach [Roam] werden die Fragen was? , wann? und wie? beantwortet. Diese grundlegenden Basisfragen lassen sich auf viele Arbeitsbereiche übertragen. <?page no="100"?> Ziele und Erwartungen 101 Was? ► Thema ► Inhaltsverzeichnis ► Exposé ► Kapitel oder themenweise Vorgehensweise Wann? ► Anforderungen und Fristen des Unternehmens Wie? ► Ziele definieren und clever beschreiben Beschreiben Sie Ihre Ziele SMART 3 (siehe auch → Kapitel 32.5). Will heißen, stellen Sie in Aussicht, welche hervorragenden Erkenntnisse am Ende vorliegen werden. Beispiel für Ziele: Am Ende der Arbeit gibt es einen Vergleich zwischen mindestens vier Wettbewerbern auf Unternehmens- und Produktebene. Dazu sind Informationen aus den Webseiten und aus Befragungen von Mitarbeitern verarbeitet worden. Abgrenzung definieren Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Das Thema der Abschlussarbeit muss zu Beginn genau eingegrenzt und präzise festlegt werden. Damit stellen Student und Betreuer sicher, dass ein gemeinsames Verständnis darüber vorliegt, der Student den Umfang bewältigen kann und das Ergebnis für alle Seiten befriedigend ist. Stellen Sie auch klar, welche Themen nicht zur Arbeit gehören, was aber auf jeden Fall erledigt werden muss. So schützt sich der aufmerksame Student vor (unnötiger) Mehrarbeit. Auf der anderen 3 Die Abkürzung SMART steht für spezifisch, messbar, aktivierend, realistisch und terminiert. <?page no="101"?> 102 Gemeinsames Verständnis klären Seite kann der Betreuer dann besser abschätzen, dass das hohe Niveau, das das Unternehmen von der Abschlussarbeit erwartet, auch erreicht wird. Bewertungskriterien des Betreuers Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Kriterien für die Bewertung sollten unbedingt abgestimmt und dokumentiert werden. Folgende Kriterien sind als Leitlinie nützlich: Der Student sollte fähig sein, ► Arbeitsprodukte zu erstellen, die im Arbeitsalltag von Nutzen sind und über die Anforderung der Abschlussarbeit hinausgehen, ► neue Ideen, Methoden, Prozesse und Inhalte in das Unternehmen einzubringen, ► konkret erstellte Arbeitsergebnisse wie z.B. Tabellen, Datenbanken, Formulare, Webseiten, Folien, Bilder oder Projektpläne zu liefern und ► theoretische Erkenntnisse in der Praxis umzusetzen. Bewertungskriterien des Professors Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Hochschule bewertet nur das fertige Produkt, also die vorliegende Abschlussarbeit und ihre Präsentation. Die Vorgehensweise, die Praxis zur Erarbeitung oder der Umgang im Unternehmen kann und wird von der Hochschule nicht betrachtet. Bewertet werden: ► Wissenschaftliche Herangehensweise ► Verständnis für die Zusammenhänge ► Projektion der wissenschaftlichen Grundlagen auf das gewählte Thema <?page no="102"?> Netzwerk aufbauen 103 ► Einzigartigkeit, also der Grad „das ist neu“ ► Umgang mit und Einbringen der Literaturmeinung Anspruchsvolle Themen werden grundsätzlich höher bewertet. Selbst wenn der Student hervorragend gearbeitet hat, kann er bei einfachen Themen lediglich eine mittlere Note erwarten. 10 Netzwerk aufbauen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Der Aufbau eines eigenen Netzwerks im Unternehmen ist empfehlenswert. Nutzen Sie die Kompetenzen der Kollegen und lassen Sie sich bei Fragen helfen. Dann müssen Sie sich nicht immer an Ihren Betreuer wenden, der Sie bei der einen oder anderen Frage ohnehin zu einem Kollegen weiterschicken würde. Oft ist die Zeit in dem Unternehmen während der Abschlussarbeit auch die Vorbereitung auf die erste Arbeitsstelle. Entsprechend sollte man mit den Kollegen umgehen und sein Netzwerk aufbauen. Für den Betreuer gilt: Integrieren Sie den Studenten ins Team und laden ihn zu den regelmäßigen Teambesprechungen ein. So bekommt der Student auch den Projektkontext mit und kann Ideen in seine Abschlussarbeit einfließen lassen. Gelegentlich kann der Student auch im Rahmen des Teammeetings Fragen stellen, die für das ganze Team von Interesse sind und damit Diskussionen anregen und neue Ideen einbringen. Für Studenten gilt: Suchen Sie Kontakt zu anderen Studenten im Unternehmen. Das bringt viele Vorteile (Austausch, gegenseitige Hilfe, Kolloquium, Networking) und darüber hinaus soziale Kontakte. Nutzen Sie auch die sozialen Netzwerke wie www.xing.de und www.linkedin.com. <?page no="103"?> 104 Probleme rechtzeitig angehen 11 Probleme rechtzeitig angehen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Bei allem Bemühen um Struktur und Einsatz wird es trotzdem hin und wieder Probleme und Konfliktsituationen geben. Das bleibt nicht aus, weil die Unsicherheit und Unerfahrenheit des Studenten auf eine stressige Alltagssituation im Unternehmen trifft. Und das verträgt sich manchmal nicht. Es „menschelt“ eben auch im Arbeitsleben und es gibt niemanden, der in jeder Situation immer perfekt reagiert. Ärgerlich ist, dass solche Fehlplanungen und Missverständnisse zu Verzögerungen oder Änderungen am Inhalt führen können. Tipp! Probleme stets frühzeitig ansprechen und gemeinsam lösen! Auch in schwierigen Situationen gilt: Bleiben Sie im Gespräch mit Hochschule und Unternehmen! Denn beide haben ein Interesse am Erfolg der Abschlussarbeit und unterstützen Sie bei der Lösung eventueller Probleme. Dafür werden oft Dinge getan, die den Studenten positiv überraschen. Da werden schon mal Fristen verlängert und zusätzliche Unterstützung organisiert, wenn der Student geschätzt wird. Achtung! Wer hingegen Probleme verbummelt, fällt schnell bei allen Beteiligten nachhaltig in Ungnade. Nehmen Sie Ihre Verantwortung ernst. Schließlich bietet Ihnen das Unternehmen eine große Chance und vertraut Ihnen. Lassen Sie es also nicht darauf ankommen. Denken Sie daran: Die Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf und die Einhaltung von Fristen liegt allein beim Studenten. <?page no="104"?> Die Abstimmung 105 12 Die Abstimmung zwischen Student, Betreuer und Professor Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Hochschule erwartet während einer Abschlussarbeit oftmals keinen Zwischenbericht. Die Betreuung findet durch den Betreuer statt und die Hochschule erhält lediglich am Ende die Ergebnisse in Form der Abschlussarbeit und Abschlusspräsentation. Dennoch gibt es Professoren, die zwischendurch informiert werden möchten. Freuen Sie sich über dieses Interesse! Sie sollten es nutzen und den Austausch fördern. Wenn Ihr Professor Wünsche äußert, gehen Sie darauf ein - er hat viel Erfahrung mit Abschlussarbeiten und seine Tipps sind wertvoll. Manche Hochschulen sehen obligatorisch einen bestimmten Betreuungsaufwand des Professors für die Studenten vor. In der Regel geht es dabei um inhaltliche, methodische und theoretische Fragen. Diese Betreuung ist aber meistens auf zwei bis drei Sprechstunden während der Laufzeit der Abschlussarbeit begrenzt. Zum einen will man so eine Überlastung der Dozenten vermeiden - und zum anderen die Studenten zur Selbständigkeit anhalten. Zur Aufgabe des Professors während der Arbeitsphase gehört sicherlich auch eine gewisse Schutzfunktion. Er sollte „seinem“ Studenten gegenüber dem Betreuer und dem Unternehmen in Fragen der Zusammenarbeit den Rücken stärken und dessen Interessen vertreten. Dennoch gilt das Gebot der Selbständigkeit: Bei Fragen und Problemen, die der Student eigenständig lösen kann, sollte er auf Hilfe des Professors unbedingt verzichten. Bei schwierigen Fragenstellungen und Entscheidungen kann der Student zumindest schon mal selbständig vorarbeiten, indem er eine Entscheidungsvorlage oder einen Fragenkatalog erstellt, den er dem Betreuer und/ oder dem Professor vorlegt. Durch diese Vorarbeit können Betreuer und/ oder Professor schnell und umfassend beraten und bei der Fragestellung oder Entscheidung unterstützen. <?page no="105"?> 106 Die Abstimmung Tipp! Den Kontakt zum Professor möglichst effizient und schnörkellos halten. Kein Plauderstündchen erwarten. Explizite Fragen stellen. Nie Zeit des Professors verschwenden! Eine wichtige Entscheidung, in die der Professor auf jeden Fall involviert werden muss, ist die der Auswahl der Methodiken, die für die Abschlussarbeit eingesetzt werden sollen. Auch hier bietet sich für das Gespräch eine Entscheidungsvorlage des Studenten an. Auf Grundlage eines solchen Papers kann der Professor dann weitere Methodiken vorschlagen - oder einige ablehnen. Und auch der Betreuer ist in diesen Prozess involviert. Er berät den Studenten bei der Auswahl der Methodik und legt diese schließlich zusammen mit ihm fest. Damit ist sein Engagement in Sachen Methodik aber noch nicht abgeschlossen! Denn auch während der Erstellung der Arbeit, bei der Anwendung der Methodik also, sollte der Betreuer seinen Studenten unterstützen und die Entscheidung für die Wahl der Methodik so immer wieder bestätigen. So bekommt der Student die Sicherheit, dass er auf dem richtigen Weg ist. Checkliste: Zusammenarbeit Gespräch mit Betreuer zur Zusammenarbeit geführt Gespräch mit Professor zur Zusammenarbeit geführt <?page no="106"?> Schritt für Schritt vorgehen <?page no="108"?> Schritt für Schritt vorgehen 109 Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen! Auch der Weg zu einer erfolgreichen Abschlussarbeit, von der Student und Unternehmen gleichermaßen profitieren, wird Schritt für Schritt gemacht. Und Hand in Hand. 13 Startphase Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Als Student, der seine Abschlussarbeit in einem Unternehmen schreibt, genießen Sie nur bedingt Welpenschutz. Schließlich hat man Sie nicht als Praktikanten eingestellt, der ein bisschen Arbeitsluft schnuppern darf. Nein, Sie sollen Ergebnisse liefern, die dem Unternehmen von Nutzen sind. Dennoch braucht es natürlich ein paar Tage, bis Sie sich in die hauseigenen Strukturen eingefunden haben und Abläufe und Ansprechpartner kennen. Willkommen in der Startphase! 13.1 Der erste Tag Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Nervosität vor dem ersten Arbeitstag gehört dazu! Das ist ganz normal. Sicher sind Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag gespannt, was Sie erwartet und wie man Sie in der Abteilung aufnehmen wird. Keine Sorge, Sie müssen nicht alle Informationen, die auf Sie einstürmen, sofort erfassen. In einer Einführungswoche werden Ihnen alle wichtigen Informationen für Ihre Zeit im Unternehmen mitgeteilt. Hinterlassen Sie von Anfang an einen guten Eindruck. Deshalb kommen Sie nicht in letzter Sekunde gehetzt an, sondern planen Sie etwas Zeit ein und kommen Sie entspannt an. Pünktlichkeit ist Ausdruck Ihres Respekts vor Ihrem Betreuer! Gehen Sie offen auf <?page no="109"?> 110 Startphase Ihre Kollegen zu und lockern Sie die Stimmung durch Small-talk. Schon beim Vorstellungsgespräch haben Sie einen Eindruck vom Dresscode im Unternehmen gewonnen. Passen Sie sich dem Stil an. 13.2 Kick-off Meeting Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Idealerweise nimmt sich der Betreuer in den ersten beiden Tagen zwei bis vier Stunden Zeit für den Studenten. Sie sollten in den ersten ein bis zwei Wochen überdies verfügbar sein, um Fragen beantworten zu können. Zum Beispiel, indem Sie für die ersten beiden Wochen einen täglichen Regeltermin festlegen und sich morgens etwa 30 Minuten besprechen. Schließen Sie auch formale Dinge ab und klären Sie noch die offenen Punkte des Vertrags. Zugegeben, es gibt angenehmere Tätigkeiten, aber lassen Sie keine unnötigen Leerläufe oder Unzufriedenheit entstehen und kümmern Sie sich gleich zu Beginn um die wichtigen Arbeitsgrundlagen: User-ID übergeben, in den Umgang mit PC und Drucker einweisen, wo findet der Student Büromaterial, wie funktioniert die Entsorgung (Papier, Kunststoff etc.), Ausweis und Schlüssel aushändigen, Arbeitsplatz und Arbeitsmittel zeigen, Arbeitszeiten regeln, Regelungen „alleine arbeiten“ oder „zuhause arbeiten“ vereinbaren, Regelung für die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr festlegen, Termine für Meetings festlegen und eintragen (siehe → Kapitel 14.3), klären, ob der Student sein Notebook verwenden und es an das Unternehmensnetzwerk anschließen darf. Übergeben Sie dem Studenten Informationsmaterial zum Unternehmen, den Produkten und Dienstleistungen, Standardunterlagen für neue Mitarbeiter sowie allgemeine und themenspezifische Dokumente gesammelt. Schicken Sie dem Studenten bereits vor dem ersten Arbeitstag den Leitfaden für Studenten zu. Dann kann er sich besser vorbereiten und offene Punkte bereits im Vorfeld klären. <?page no="110"?> Kick-off Meeting 111 Eine Menge an Informationen, die der Neuling beachten muss. Geben Sie dem Studenten ein oder zwei Tage Zeit, um sich an seinem neuen Arbeitsplatz einzurichten und beginnen Sie erst am dritten Tag mit der inhaltlichen Arbeit und der Einweisung in das Thema. Stellen Sie ihm Startmaterial wie Dokumentation, Trainingsmaterialien, Veröffentlichungen etc. zur Verfügung, damit er sich intensiv einarbeiten kann. Fördern Sie auch den Aufbau des Netzwerks und nennen Sie die wichtigsten Ansprechpartner im Unternehmen und in der Hochschule. Planen Sie am Anfang Zeit für gemeinsame Mittagessen ein. Ermöglichen Sie ihm überdies den Blick auf die andere Seite und nehmen Sie ihn hin und wieder auf Außentermine bei Kunden mit. Fördern Sie außerdem die Teilnahme an Weiterbildungsangeboten wie interne Schulungen oder Messebesuche. Checkliste: Kick-off Meeting für den Betreuer Betreuungszeiten des Studenten durch den Betreuer in der Startphase eingeplant Vertragsstatus geprüft User-ID übergeben Einweisung in PC Klärung, ob eigene Geräte/ Laptops verwendet werden dürfen Büromaterial bereitgestellt Ausweis und/ oder Schlüssel ausgehändigt Arbeitsplatz und Arbeitsmittel übergeben Arbeitszeitenregelungen durchgegangen Betreuungszeiten während der Abschlussarbeit geplant Information über das Unternehmen bereitgestellt Ins Thema eingewiesen Ansprechpartner benannt Kundenbesuche und Weiterbildung geplant <?page no="111"?> 112 Startphase 13.3 Vorstellungsrunde Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Machen Sie den Studenten mit den Kollegen bekannt. Dann kann auch gleich geklärt werden, wer ihn bei seiner Aufgabe unterstützen kann. Dabei sollte sich der Student mit Namen, Arbeitsgebiet, Sitzplatz und Betreuer vorstellen. Jeder Kollege sollte sich ebenfalls kurz mit Namen vorstellen und in ein paar Sätzen sein Aufgabengebiet erklären. 13.4 Ablage Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sorgen Sie gleich von Anfang an für etwas Ordnung. Legen Sie für Feedbackgespräche und Meetings einfache Papierordner an, die Sie zu den Besprechungen mit Ihrem Betreuer mitbringen. Inhalt: ► Zwischenergebnisse ► Infos aus der Personalabteilung ► Literaturliste ► Ausdrucke/ Reviews der Abschlussarbeit ► fachliche/ praktische Themen Denken Sie auch an die gut strukturierte Dateiablage und die Archivierung. Legen Sie ein Verzeichnis an für „Abschlussarbeit“, „Praxis“ und „_archiv“. Sehr wichtig ist die Datensicherung unter „Backup“. Es wird dringend empfohlen, jeden Tag die gesicherten Daten in das Verzeichnis „Backup“ zu legen und am Ende des Arbeitstages das Backup nochmals auf einem Memory Stick zu speichern. Oder benutzen Sie, falls vorhanden, ein Versionsmanagementsystem wie SVN. Der Betreuer hat ebenfalls bereits eine Ordnerstruktur für den Studenten angelegt, die dieser ausbauen kann (siehe → Kapitel 6.6). <?page no="112"?> Zeitplanung 113 Abb. 4: Beispiel für eine Ordnerstruktur Tipp! Gehen Sie kein Risiko ein! Speichern Sie alle Daten auf den Server und legen Sie sie gleich im richtigen Ordner ab! Lokale Dateien auf dem eigenen Rechner sind schon zu oft verloren gegangen. 14 Zeitplanung Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Nur das Genie beherrscht das Chaos? Zeitmanagement ist eine Kunst für sich und nicht jeder Chaot ist ein Genie. Lassen Sie es nicht darauf ankommen, sondern sorgen Sie für einen festgelegten Fahrplan und die Umsetzung, denn allein Sie sind für die Zeitplanung verantwortlich. Tipp! Eine präzise Planung und die Erfüllung des Zeitplans tragen entscheidend zur Bewertung mit einer sehr guten Note bei. _archiv 2013-07_Master_Wettbewerbsvergleich Backup Text Backup Text <?page no="113"?> 114 Zeitplanung 14.1 Groben Rahmen planen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Setzen Sie sich ein Ziel und planen Sie zunächst einen groben Rahmen. Wann will ich mit der Arbeit fertig sein? Fünfeinhalb Monate nach der Anmeldung ist z.B. eine realistische Einschätzung. Gehen Sie danach vom Groben weiter ins Detail. Nutzen Sie dabei Ihre bereits geleistete Vorarbeit (wie in → Kapitel 7.5) und gestalten Sie die Planung nun etwas feiner. Die Detailtiefe erhöht sich dann im Laufe der Zeit. Stellen Sie sich die Abschlussarbeit vor und gehen Sie sie Schritt für Schritt im Geiste durch. Die Einteilung hängt zum einen vom Thema, der Hochschule und dem Unternehmen ab und zum anderen den persönlichen Talenten. Fällt mir das Schreiben leicht oder plane ich besser etwas mehr Zeit dafür ein? Wie intensiv muss ich mich erst einmal in das Thema einarbeiten? Fragen Sie den Betreuer um Rat bei der Zeiteinteilung. Beispiel 1 (für 6 Monate) Zeitraum Plan 3 Monate ► Einarbeitung 2 Monate ► Themen/ Inhalte bearbeiten 1 Monat ► Text verfassen Beispiel 2 (für 6 Monate) Zeitraum Plan 1 Monat ► Einarbeitung und Fahrplan erstellen 1,5 Monate ► Theorie 1,5 Monate ► Praxis 1 Monat ► Text verfassen 1 Monat ► Review und Präsentation <?page no="114"?> Im Raster von Wochen planen 115 Beispiel 3 (für 3 Monate) Zeitraum Plan 2 Wochen ► Einarbeitung und Planung 2 Wochen ► Theoretischer Teil 4 Wochen ► Praktischer Teil 3 Wochen ► Text verfassen 1 Wochen ► Review und Präsentation Tab. 10: Beispiele für Aufteilung einer 3- oder 6-monatigen Abschlussarbeit 14.2 Im Raster von Wochen planen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die beste Kontrolle ist ein Zeitplan mit einer Einteilung in Wochen. So können Sie nach jeder Woche feststellen, ob Sie im Zeitplan bleiben, ohne dass sich unerledigte Punkte anstauen und Sie irgendwann komplett ins Hintertreffen geraten. Dazu legt man für die gesamte Zeit der Abschlussarbeit einen Plan an und definiert die Ziele für jede Woche. Die Ziele sollten widerspiegeln, welches Ergebnis am Ende der jeweiligen Woche erreicht werden soll. Als Zeitleiste bietet sich immer das Datum des Freitages der jeweiligen Woche an. Beispiel Datum Ergebnis 04.10. ► Grobzeitplan erstellt ► Wochenzeitplan erstellt und abgestimmt ► Anmeldung der Abschlussarbeit bei der Hochschule 11.10. ► Struktur erstellt und abgestimmt <?page no="115"?> 116 Zeitplanung 18.10. ► Einarbeitung und Literaturrecherche 25.10. … 01.11. … 08.11. ► Termin mit Betreuer und Professor 15.11. … 22.11. … 29.11. ► Theorieteil abgeschlossen 06.12. … 13.12. … 20.12. … 27.12. ► Weihnachtspause bei der Abschlussarbeit ► Bewerbungsunterlagen für die Zeit danach erstellt 03.01. … 10.01. … 17.01. … 24.01. … 31.01. … 07.02. ► Praxisteil abgeschlossen 14.02. … 21.02. … 28.02. … 07.03. … 14.03. ►Reviewkommentare des Betreuers eingearbeitet 21.03. ►Abgabe Abschlussarbeit an der Hochschule 28.03. ►Präsentation an der Hochschule und im Unternehmen ►Aufräumen Tab. 11: Beispiel für Wochenraster Download der Excel-Tabelle: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit Nutzen Sie diesen Zeitplan, um die Aktivitäten von Anfang an zu planen. Überarbeiten Sie die Inhalte ebenfalls zu Beginn jeder Woche. Das gibt Ihnen einen genauen Überblick darüber, wo Sie gerade stehen. Nutzen Sie den Wochenplan aus → Kapitel 31.3 um zu Beginn jeder Woche gleich die kommende Woche zu planen. Den ausgefüllten Zeitplan sollte der Betreuer in der ersten Woche <?page no="116"?> Es geht los! (Startphase) 117 sehen. Er hat genügend Erfahrung, um einschätzen zu können, wie realistisch die Zeit eingeplant wurde. Und ganz wichtig: Natürlich kann nicht immer alles erledigt werden, was für die Woche geplant war. Schieben Sie aber nicht zu viel Unerledigtes von Woche zu Woche, denn am Ende stehen Sie vor einem hohen Berg, den Sie eventuell nicht mehr bewältigen können. Was soll ich nun in diesem Zeitplan alles erfassen und an was muss ich denken? Lesen Sie die folgenden Kapitel aufmerksam. Darin finden Sie alle wichtigen Punkte, die Sie einplanen sollten. 14.3 Es geht los! (Startphase) Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Einführungswochen Planen Sie zusammen mit dem Betreuer gleich im Kick-off Meeting die ersten zwei Wochen ein: ► 2 bis 4 Stunden am ersten Tag ► 0,5 Stunden Betreuungszeit pro Tag in den ersten 2 Wochen bis zur Abgabe des Inhaltsverzeichnisses (Meilenstein) Urlaub/ Freistellung Klären Sie gleich zu Beginn, welche Zeiten für Urlaub und die Freistellung von der Anwesenheit zur Verfügung stehen. Regelungen zur Anwesenheit müssen vorab geklärt werden. Hierbei sind sowohl die Anwesenheitspflicht wie auch flexible Regelungen möglich. Urlaub, Recherche in der Bibliothek, Bewerbung für den Job danach, Arbeiten daheim usw. fallen unter das Stichwort „freie Zeiten“. Planen Sie diese Zeiten frühzeitig. Sie müssen mit Ihrem Betreuer abgestimmt sein und von der Personalabteilung genehmigt werden. In den meisten Unternehmen gibt es dafür Regeln, die individuell mit dem Betreuer abgestimmt werden können. <?page no="117"?> 118 Zeitplanung Beispiel für Regelungen für Studenten während der Abschlussarbeit: ► Der Student hat keinen Anspruch auf Urlaub. ► Der Student kann freigestellt werden, wenn er für Termine an der Hochschule anwesend sein muss. ► Sollte der Student aus persönlichen Gründen freigestellt werden, so sind die Fehlstunden nachzuholen. ► Der Student kann Überstunden ansammeln, muss diese aber wieder abbauen. ► Überstunden werden nicht ausbezahlt Halten Sie die Vereinbarungen mit dem Betreuer in der „Offene- Punkte-Liste“ (→ Kapitel 31.2) fest. Planen Sie außerdem alle regelmäßigen Aktivitäten gleich zu Beginn mit ein. 14.4 Regelmäßige Aktivitäten und Termine Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Was auch immer während der nächsten Monate, die Sie an Ihrer Abschlussarbeit sitzen, an Unwägbarkeiten auf Sie zukommen wird: ein paar regelmäßige Termine können Sie heute schon in Ihr Zeitbudget einplanen. Da ist zum einen die Regelmäßige Betreuung Regelmäßige Besprechungen während des gesamten Zeitraums der Abschlussarbeit sind das A und O, damit die Arbeit gelingt. Ein bis zwei Stunden pro Woche sollte sich der Betreuer dafür Zeit nehmen. Starten Sie am besten immer am Montagmorgen mit einer kurzen Besprechung über das bisher Geleistete und die anstehenden Aufgaben - oder schließen Sie die Woche Freitagnachmittags mit einer solchen Besprechung ab. Grundsätzlich sollte Ihr Betreuer aber auch jederzeit für kurze Zwischenfragen per Telefon oder E-Mail erreichbar sein. <?page no="118"?> Regelmäßige Aktivitäten und Termine 119 Tipp! Sollten Sie als Betreuer mal keine Zeit für den Regeltermin mit dem Studenten haben, lassen Sie den Termin nicht komplett ausfallen. Ziehen Sie ihn vor oder verschieben Sie ihn maximal um einen halben Tag. Austausch mit der Hochschule Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein weiterer wichtiger Fixtermin Ihres Zeitplans ist der Austausch mit Ihrem Professor. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Professor (mehr oder weniger) regelmäßig über den Fortgang Ihrer Arbeit informieren. Das zeigt zum einen Ihre Wertschätzung ihm und seinem Fachwissen gegenüber. Zum anderen ist die Hochschulseite ein wichtiges Korrektiv Ihrer Arbeit, schließlich wird es Ihr Professor sein, der Ihre Arbeit bewertet. Obligatorisch wäre etwa ein Treffen spätestens zwei Monate nach Beginn Ihrer Abschlussarbeit, dies ist ein Zeitpunkt, da Sie bereits einiges gearbeitet haben, worüber sich informieren und austauschen lässt. Ein zweiter Termin empfiehlt sich nach etwa einem Drittel der Zeit, dies wäre dann ein Meeting, in das Sie Ihren Betreuer mitnehmen, damit auch das Thema Abstimmung zwischen Hochschule und Unternehmen reibungslos verläuft. Ein wichtiger Termin, den es heute schon zu eruieren und dann einzutragen gilt, ist die Anmeldung Ihrer Arbeit an der Hochschule. Manche Hochschulen verlangen für diesen Vorgang einen Termin mit dem Professor und einen abgestimmten Projektplan. Ist dies bei Ihrer Hochschule der Fall, können Sie diesen Termin auch nutzen, um die Struktur des Textes nochmals abzugleichen. Und aufgepasst: Manche Hochschulen zeigen sich überhaupt nicht flexibel, wenn es zu Verzögerungen kommt! Ein einmal abgestimmter Zeitplan darf dann nicht mehr verändert werden. Entsprechend sollten Sie sicherheitshalber Pufferzeiten einplanen. <?page no="119"?> 120 Zeitplanung Reporting Wer regelmäßig darüber informiert, was er gearbeitet hat, lässt Zweifel am ‚faulen Studenten‘ erst gar nicht aufkommen. Machen Sie als Student Ihre Arbeit gegenüber dem Betreuer also ‚sichtbar‘ und demonstrieren Sie dadurch Ihre Tüchtigkeit. Wer regelmäßig Bericht erstattet, zeigt zudem, dass er strukturiert arbeiten kann - auch solche Punkte fließen später in die Bewertung durch Ihren Betreuer und in das Zeugnis ein. Wie kann dieses Reporting aussehen? Zum Beispiel, indem Sie eine Liste Ihrer Zeiten und Aktivitäten führen. Daran können Sie auch sehr gut erkennen, für welche Aufgaben Sie eventuell zu viel Zeit benötigen und Ihre Zeiteinteilung entsprechend verbessern. Eine solche Liste ist nicht zuletzt hilfreich, wenn der Betreuer mit der berühmten Frage, „was Sie eigentlich den ganzen Tag so machen“ ankommt - die Liste belegt es genau! Download der Excel-Tabelle: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit Schreiben Sie zudem wöchentlich einen kurzen Statusbericht für Ihren Betreuer im Unternehmen, um ihn schriftlich über den aktuellen Stand in Kenntnis zu setzen. Etwa alle vier Wochen sollte auch Ihr Professor einen solchen Kurzbericht erhalten. Legen Sie für diesen Statusbericht am besten gleich zu Beginn Inhalte und Umfang fest und erstellen Sie ein Template. Was steht normalerweise in einem Statusbericht? Ihre Wochenergebnisse, Ziele für die kommende Woche, die offen gebliebenen Punkte und Ihr aktueller Betreuungsbedarf. Versenden Sie diesen Statusbericht per E-Mail. Reservieren Sie sich ein Zeitfenster in Ihrem Kalender für die Erstellung und den Versand des Statusberichts, etwa an jedem Freitagnachmittag. Update Überprüfen Sie Ihren Plan regelmäßig und justieren Sie gegebenenfalls nach. Beschönigen Sie nichts, sondern überprüfen Sie den Zeitplan jede Woche ehrlich, damit Sie am Ende nicht einen aufgestauten Berg vor sich haben. <?page no="120"?> Meilensteine der Abschlussarbeit 121 14.5 Meilensteine der Abschlussarbeit Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Meilensteine sind Zwischenziele mit Teilergebnissen, auf die Sie hinarbeiten können. Dabei unterteilen Sie die Zeit in Abschnitte und schließen jeden Abschnitt mit einem Meilenstein ab. Dieses Vorgehen ist auch psychologisch ein kluger Schachzug, der Ihnen hilft, sich immer wieder zu motivieren. Wenn Sie das bisher Erreichte Schwarz auf Weiß vor Augen haben, können Sie bereits stolz auf die erzielten Teilergebnisse sein. Planen Sie die wichtigsten Meilensteine der Arbeit am Anfang ein und tragen Sie sie in einen Plan ein. Beispiele für Meilensteine sind: ► Einlesen in das Thema fertig ► Struktur erstellt ► interne Quellen gelesen ► Literaturrecherche erledigt ► Erarbeitung von theoretischen Grundlagen erledigt ► Einflussfaktoren bestimmt ► Vorbereitungen für den praktischen Teil abgeschlossen Mehrere Schritte im praktischen Teil: ► Interviews vorbereiten ► Interviews durchführen und ausformulieren ► Auswertung, Erkenntnisse, Abstimmung mit Betreuer ► weitere Interviews mit erweitertem Personenkreis durchführen ► Abgabe Kapitel 2, 3, 4, ... zum Review an den Betreuer ► Abgabe Kapitel Einleitung und Zusammenfassung zum Review ► Bilder erstellen ► Durchsicht und Nachbearbeitung ► Abgabe an die Hochschule ► Präsentation in Hochschule und im Unternehmen <?page no="121"?> 122 Zeitplanung Überlegen Sie, welche Aktivitäten und Meilensteine speziell für Ihre Arbeit notwendig sind. Exposé Nach der Erstellung des Kapitels „Grundlagen“ sollten Sie dem Betreuer nach einem Viertel, spätestens aber nach der Hälfte der Zeit eine 20bis 40-seitige Vorabversion zur Review geben. So kann Ihnen der Betreuer ein umfassendes Feedback geben und Sie haben die Chance, die Richtung des Themas und Ihre Arbeitsweise rechtzeitig anzupassen. Vergessen Sie dabei Ihren Professor nicht! Nach dem Review durch den Betreuer sollte dieses Vorabversion auch der Hochschulseite zur Kommentierung mindestens angeboten werden. Reviews Reviews sind zeitintensiv und nehmen gerne mal einen halben Arbeitstag ein. Sichern Sie sich dafür also frühzeitig Termine bei Ihrem Betreuer - schließlich muss auch er seine Termine rechtzeitig planen! In der Regel sollte sich der Betreuer für die einzelnen Reviews folgende Zeitfenster einplanen: ► Review pro Kapitel: 2 Stunden plus 1 Stunde für die Diskussion ► Review des fertigen Textes: 6-18 Stunden plus 2 Stunden für die Diskussion Präsentation Keine Angst vor der Präsentation! Springen Sie frohgemut ins kalte Wasser und präsentieren Sie Ihre Arbeit im Unternehmen. Denn immerhin, Sie können etwas Interessantes vorweisen: die Ergebnisse Ihrer Abschlussarbeit! Die Präsentation ist nicht nur eine gute Übung, Sie zeigen so auch Ihre Wertschätzung gegenüber Ihrem Betreuer und den Kollegen, die Sie in den letzten Monaten unterstützt haben. Erwähnen Sie nach der Präsentation sehr gerne auch Ihre Dankbarkeit für diese Unterstützung. In → Kapitel 27 wird ausführlich beschrieben, wie Sie die Präsentation gut vorbereiten und einüben. Zu diesem Zeitpunkt geht es aber erst einmal darum, Terminplanung zu betreiben! Beraumen Sie <?page no="122"?> Meilensteine der Abschlussarbeit 123 für die Präsentation im Unternehmen einen Termin von 45 bis 60 Minuten an. Klären Sie vorab, wer von den Kollegen und Mitarbeitern eingeladen werden darf und in welchem Rahmen die Präsentation stattfinden soll (z.B. im Rahmen einer Veranstaltungsserie). Reservieren Sie einen Raum und vermerken Sie die Zeit in Ihrem Kalender und dem des Betreuers. Je nach Thema und Unternehmen bietet es sich manchmal auch an, Zwischenpräsentationen zu halten, z.B. nach der Hälfte der Zeit. Oder noch engmaschiger mit kürzeren Präsentationen von Zwischenergebnissen vor dem Betreuer, vor Teamkollegen oder sogar vor Kunden. Lassen Sie Ihren Betreuer entscheiden, wie oft er Ergebnisse Ihrer Arbeit professionell präsentiert bekommen möchte. Notieren Sie diese Termine mit ausreichend Zeit zur Vorbereitung in Ihren Kalender. Und stöhnen Sie nicht über den eventuellen Mehraufwand an Zeit, den diese Präsentationen mit sich bringen. Je mehr Übung Sie haben, je mehr Feedback Sie bekommen, desto besser wird Ihre Abschlusspräsentation werden! Natürlich gilt es über allen Präsentationen im Unternehmen die wichtigste nicht zu vergessen: die an der Hochschule. Planen Sie den Termin rechtzeitig und mit genügend Zeitpuffer, um an Ihrer Vortragsweise zu feilen. Die Zeit danach Sie stecken noch mitten in der Abschlussarbeit und haben alle Hände voll zu tun, doch planen Sie bereits jetzt die Zeit danach. Sie kommt schneller, als Sie denken! Je nach Branche benötigt man etwa drei bis sechs Monate, um eine Arbeitsstelle zu finden. Entsprechend sollten Studenten rechtzeitig an ihre Bewerbungen denken. Konkret: Etwa nach der Hälfte der Zeit, die Sie in dem Unternehmen verbracht haben, sollten Sie zwei Tage einplanen, in denen Sie sich um die Vorbereitung der Zeit danach kümmern. Überarbeiten Sie dann Ihre Bewerbungsunterlagen, suchen Sie geeignete Stellen heraus und verschicken Ihre Bewerbungen. <?page no="123"?> 124 Tools Checkliste: Zeitplan im Wochenraster Groben Projektplan erstellt Betreuungszeiten geplant Plan mit Wocheneinteilung erstellt Geplante Ergebnisse eingetragen Urlaub/ Freistellung geplant Termin mit der Hochschule aufgesetzt Zeiterfassung und Reporting organisiert Meilensteine eingetragen Reviews mit dem Betreuer geplant Präsentation im Unternehmen geplant Präsentation an der Hochschule geplant Zeit für Bewerbungen geplant Exposé eingeplant 15 Tools Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Als Planungstool für die Abschlussarbeit eignet sich meist Microsoft® Excel®. Es ist in der Regel in allen Unternehmen verfügbar; manche Unternehmen setzen Microsoft® Project® ein. Klären Sie die Verfügbarkeit entsprechender Tools für die Planung Ihrer Abschlussarbeit. <?page no="124"?> Regelmeeting 125 16 Regelmeeting Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Eine der ersten Amtshandlungen von Student und Betreuer sollte in der Vereinbarung regelmäßiger Treffen bestehen - den wöchentlichen Regelmeetings. Als Orientierungswert dafür dient eine Stunde Zeit, wie lange sich Betreuer und Student dann tatsächlich wöchentlich besprechen, hängt natürlich vom Thema ab und wie intensiv die beiden miteinander arbeiten. Aus Sicht des Studenten Für den Studenten bietet das Regelmeeting die regelmäßige Möglichkeit, sich mit dem Betreuer abzustimmen. Daher ist es auch sinnvoll, wenn der Student die Leitung des Meetings übernimmt - und dessen Vor- und Nachbereitung. Und das geht am besten über eine Offene-Punkte-Liste (→ Kapitel 31.2), die Sie laufend aktualisieren und dann im Meeting mit dem Betreuer durchsprechen. Eine solche Liste funktioniert ganz wunderbar, vorausgesetzt, sie wird regelmäßig fortgeschrieben und eingehalten. Wenn während der Arbeit theoretische und praktische Fragen aufkommen, werden diese sofort in die Offene-Punkte- Liste notiert und dann im Regelmeeting mit dem Betreuer besprochen. Bestehen Sie auf einer Lösung oder Antwort der Frage, die Sie ansprechen - schließlich müssen Sie einen Zeitplan einhalten! Aber Ihr Betreuer wird es ohnehin honorieren, dass Sie nicht wegen jeder Frage zu ihm kommen, sondern diese sammeln und gebündelt ansprechen. Ganz wichtig: ein Regelmeeting sollte nie mit offenen Fragen enden. Beharren Sie auf Antworten und Lösungen! Aus Sicht des Betreuers Für den Betreuer ist das Regelmeeting vor allem Anlass zu überprüfen, ob der Student gut vorankommt. Fragen Sie also den aktuellen Status der Arbeit ab und ob er im Zeitplan liegt. Lassen Sie sich <?page no="125"?> 126 Regelmeeting ruhig zeigen, was der Student bislang gearbeitet hat. Ganz klar, ein Regelmeeting hat von Betreuerseite aus eben auch einen pädagogischen Impetus. Notieren Sie, was Sie vereinbart haben und fragen Sie den Studenten im nächsten Meeting, was daraus geworden ist (optimalerweise wird der Student Ihnen unaufgefordert davon berichten). Nicht zuletzt aus diesem pädagogischen Grund ist es enorm wichtig, Regelmeetings nicht abzusagen. Sollte es einmal zu einer Terminkollision kommen, ziehen Sie den Termin mit dem Studenten einfach vor! Neben den Fragen zur Arbeit, die der Student über seine Offene- Punkte-Liste (→ Kapitel 31.2) abarbeitet, können natürlich auch Sie als Betreuer ansprechen, was Ihnen theoretisch, inhaltlich oder praktisch unklar erscheint. Denken Sie die Arbeit immer auch ein Stückweit mit und seien Sie kritisch, konstruktiv und kooperativ! Und was ist mit dem berühmten Angebot von wegen „Du kannst mich jederzeit ansprechen“? Natürlich ist durch ein wöchentliches Regelmeeting nicht jeder weitere Kontakt zum Studenten abgegolten. Es hängt immer auch ein bisschen von der Persönlichkeit des Studenten ab, wie viel Feedback er außerhalb des Regelmeetings benötigt. Für Sie als Betreuer gilt: Balance finden! Der Student darf nicht an Ihrem Rockzipfel hängen und sollte selbständig arbeiten. Aber er darf mit seinen drängenden Fragen außerhalb des Wochenmeetings nicht allein gelassen werden. Feedback Wie arbeitet Ihr Student? Lassen Sie es ihn im Rahmen des Regelmeetings ungefähr alle zwei Monate wissen, wie Sie sein Arbeitsverhalten bewerten. Dieses persönliche Feedback sollte immer mit konkreten Beispielen oder Fakten belegt werden. Vor allem bei Kritik gilt: konstruktiv bleiben! Wenn Sie möchten, fragen Sie ruhig auch den Studenten, wie wiederum er Ihr Arbeitsverhalten bewertet. <?page no="126"?> Review 127 17 Review Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Der Text der Abschlussarbeit entwickelt sich meistens schrittweise. Von sehr schreibbegabten Studenten einmal abgesehen, die gleich beim ersten Niederschreiben eines Kapitels sozusagen einen Volltreffer landen, kommt die endgültige Version in Schritten daher. Im optimalen Fall wird der Text von Schritt zu Schritt besser. Und die Reviews des Betreuers (und des Professors, sofern er dies anbietet) sind dafür eine wertvolle Hilfe. Wenn Ihr Betreuer Ihnen also anbietet, Ihren Text kritisch durchzulesen, sollten Sie dieses Angebot unbedingt annehmen, Ihre Arbeit kann dadurch nur gewinnen. Falls Ihr Betreuer Ihnen seine Unterstützung nicht explizit anbietet, scheuen Sie nicht, diese Reviews in den Regelmeetings anzusprechen (und einzufordern). Wer Schritt für Schritt nicht nur über seine Arbeit informiert, sondern sie auch zur Diskussion stellt, hat in der Regel am Ende eine bessere Abschlussarbeit vorgelegt als der „Poet in der einsamen Schreibkammer“. Nutzen Sie den Input Ihres Betreuers konstruktiv und arbeiten Sie seine Verbesserungsvorschläge in den Text ein. Nicht zuletzt sorgt das kritische Auge des Betreuers auch dafür, dass die für den NDA relevanten Inhalte geklärt sind und gegebenenfalls anonymisiert werden. Am besten ist es, Review-Termine schon zu Beginn der Arbeit festzulegen - fragen Sie Ihren Betreuer unbedingt, wie viel Vorlaufzeit er braucht und geben Sie ihm die zu lesenden Dokumente dann pünktlich. Wie bereiten Sie die einzelnen Textabschnitte zum Review vor? Sie haben zwei Möglichkeiten: auf Papier oder digital. Fragen Sie Ihren Betreuer, welche Möglichkeit er vorzieht. So oder so: behalten Sie alle Versionen Ihrer Arbeit inklusive der Reviews Ihres Betreuers bis zum Ende der Abschlussarbeit. <?page no="127"?> 128 Review 17.1 Review auf Papier Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ihr Betreuer möchte eine Leseprobe auf Papier? Dann sollten Sie den Ausdruck wie folgt vorbereiten: ► Vorder- und Rückseite bedruckt (je nach Gusto des Betreuers), Text in normaler Schriftgröße (11 bis 12 Punkt) ► Die Seiten, je nach Umfang, in Klammerheftung, Lochung oder Bindung zusammenfügen ► Wenn das Dokument mit Farben arbeitet: nicht in schwarzweiß ausdrucken, sondern farbig ► Um genügend Platz für Kommentare zu haben, formatieren Sie den Text mit einem sechs Zentimeter breiten rechten Seitenrand (exkl. Tabellen und Grafiken). Ist Ihr Betreuer Linkshänder, lassen Sie entsprechend Platz auf der linken Textseite. Auch den unteren Seitenrand formatieren Sie mit sechs Zentimetern, für den Bundsteg gilt der Richtwert 0,5 Zentimeter. ► Das Dokument endet mit zwei Leerseiten für Notizen des Betreuers. ► Zuletzt klammern oder binden Sie das Dokument, damit die Seiten beim Lesen nicht herausfallen und verloren gehen. Auch wenn Sie dem Betreuer nur ein bestimmtes Kapitel zur Review vorlegen, sollten Sie dennoch immer die gesamte Arbeit ausdrucken, also auch unfertige Passagen, Konzepte, Stichworte. Dies ermöglicht dem Betreuer, die zu lesende Passage im Zusammenhang der gesamten Arbeit zu sehen. Unterlegen Sie diese unfertigen Teile mit einem gelben Hintergrund. Für Betreuer: Idealerweise notieren Sie Ihre Korrekturen mit den Standard-Korrekturzeichen nach DIN 16 511. Falls Sie mit diesen Zeichen nicht vertraut sind, können Sie sich diese schnell und problemlos aneignen - zum Beispiel durch einen Blick in den aktuellen DUDEN, der die wichtigsten Zeichen auflistet und erklärt. <?page no="128"?> Reviews elektronisch 129 oder Falsch oder Formulierung überarbeiten Einfügen Besonders beachten Wdh. Wiederholung. Anders formulieren oder weglassen. Satz Satzbau ist falsch Form / Format Form oder Format überarbeiten Siehe Kommentar mit gleicher Zahl unten auf gleicher Seite oder auf gesondertem Blatt Neuen Absatz einfügen oder Weglassen Tab. 12: Review Markierungszeichen 17.2 Reviews elektronisch Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sie arbeiten lieber rein elektronisch statt auf Papier? Kein Problem! Nutzen Sie dann bei Microsoft® Word® den Überarbeitungsmodus. Kleine Textänderungen können Sie direkt vornehmen, für größere Änderungen fügen Sie über die „Kommentare“-Funktion Ihre Anmerkungen ins Dokument ein. Liegt der zu beurteilende Text als PDF vor, nutzen Sie auch hier die Kommentarfunktion. <?page no="129"?> 130 Review Die elektronische Review macht weniger Arbeit, weil das Ausdrucken, Binden usw. entfällt. Achten Sie dennoch darauf, dass die zu begutachtende Passage übersichtlich formatiert ist und ihr Zusammenhang zur ganzen Arbeit ersichtlich ist. Unfertige Passagen werden, wie in der Papierversion, gelb unterlegt. <?page no="130"?> Die wissenschaftliche Arbeit verfassen <?page no="132"?> Die wissenschaftliche Arbeit verfassen 133 Das Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten ist kein Hexenwerk. Statt „Fröschebein und Krebs und Fisch“ wie die kleine Hex aus einem Kinderreim in den Topf zu werfen, heißen ihre Zutaten „Struktur, stichhaltige Notizen, Sorgfalt und wissenschaftliche Ausdrucksweise“. Dabei handelt es sich also ganz ohne Zauber zunächst um ein Handwerk, das jeder erlernen und beherrschen kann. Außerdem haben Sie bereits im Studium Erfahrungen mit wissenschaftlichen Arbeiten gesammelt, auf die Sie aufbauen können. Ein bisschen zaubern können Sie trotzdem, indem Sie sehr sorgfältig arbeiten, pfiffige, inhaltliche Ideen einbauen und auf eine klare, ästhetische Darstellung achten. Auch wenn aus dem Unternehmen in der Regel kein Leitfaden zur richtigen Vorgehensweise zu erwarten ist, fragen Sie Ihren Betreuer im Unternehmen trotzdem nach gelungenen Abschlussarbeiten Ihrer Vorgänger. Daran können Sie sich orientieren und Ideen für Ihre eigene Abschlussarbeit sammeln. Das Rad muss schließlich nicht neu erfunden werden, auch wenn dies selbstverständlich nicht als Einladung zum Abschreiben verstanden werden soll. Denn früher oder später fliegt jeder Betrug auf. Gehen Sie dieses Risiko also gar nicht erst ein. 18 Den Rahmen sicherstellen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Eine wissenschaftliche Abschlussarbeit hat nichts mit freier Assoziationskunst zu tun, nichts mit Musen, die einen küssen (oder nicht) und nichts mit ein paar genial dahinnotierten Gedankenblitzen. Das wissen Sie - und das beruhigt Sie. Denn obwohl da nun ein kleiner Berg vor Ihnen steht, den Sie erklimmen müssen, hat dieser Berg doch eine Struktur, die man Schritt für Schritt abarbeiten kann. Vom Groben ins Feine, vom Allgemeinen ins Detail. Lassen Sie sich also von der Aufgabe, die da vor Ihnen steht, nicht überwältigen, sondern nähern Sie sich ihr mit Überblick, Struktur, Zielen und erprobten Methoden. <?page no="133"?> 134 Den Rahmen sicherstellen 18.1 Ziele setzen: Was möchte ich erreichen? Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Setzen Sie sich klare Ziele. Was möchte ich erreichen? Auf welchem Weg kann ich dieses Ziel erreichen? Sicher wollen Sie eine gute bis sehr gute Note erzielen und Ihren Professor, der Ihre Arbeit benotet, von Ihrer Leistung überzeugen. Es kann auch nicht schaden, wenn der Betreuer seinen Input für die Benotung an den Professor weitergibt. Je klarer die inhaltlichen Ziele und Ergebnisse definiert, schriftlich festgehalten und mit dem Betreuer abgestimmt sind, desto sicherer können Sie sein, dass Ihr Weg zum Ziel führt. Lesen Sie dazu jetzt → Kapitel 32.5. Die sogenannte EVN-Technik 4 (vgl. [Kairies]) kann dabei hilfreiche sein: Skizzieren Sie die Eigenschaften der Abschlussarbeit, beschreiben Sie die Vorteile für das Unternehmen; leiten Sie daraus den Nutzen für das Unternehmen ab, legen Sie Ihre Ziele schriftlich dar und stimmen Sie sie mit dem Betreuer ab. Lesen Sie dazu jetzt → Kapitel 32.6. 18.2 Vorgehensweise: Wann schreiben? Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Jeder Student hat unterschiedliche Schwerpunkte und Fähigkeiten und dementsprechend variiert seine Vorgehensweise. Sie hängt außerdem wesentlich von der Aufgabenbzw. Fragestellung ab. Der Theorieteil kann beispielsweise schon vorgegeben sein, die richtige Methode stellt sich aber erst während der Praxisphase heraus. 4 EVN = Eigenschaften, Vorteile, Nutzen <?page no="134"?> Vorgehensweise: Wann schreiben? 135 Folgende zwei Vorgehensweisen sind zu empfehlen: [1] Texterstellung und Praxisteil laufen parallel Die meisten Studenten verfassen den Text bereits während der Umsetzung des Praxisteils bzw. im Wechsel mit den verschiedenen Praxiseinheiten. Diese Vorgehensweise kommt Studenten entgegen, die sich mit dem Schreiben schwertun und am Ende nicht unter Zeitdruck geraten möchten. Beginnen Sie frühzeitig damit, den Text zu strukturieren und einzelne Kapitel zu formulieren. [2] Konzentrierte Texterstellung nach der Praxis Wer sich zutraut, den Text konzentriert erst nach dem Praxisteil zu verfassen, sollte das in den letzten ein bis zwei Monaten vor der Abgabe tun. Bis dahin genügen knappe Notizen - handschriftlich oder am Computer. Zeichnen Sie Inhalte und Ergebnisse nur grob auf. Was habe ich gemacht? Warum habe ich das gemacht? Wie habe ich das gemacht? Dokumentieren Sie stichwortartig Ihre Teilergebnisse. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass man oft erst am Ende der Arbeit einschätzen kann, welche Methoden und Schritte im Literaturrecherche- und Praxisteil wirklich zum Ergebnis geführt haben. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie dann den umfassenden Überblick über den gesamten Inhalt haben. Ihre Aufschriebe und Notizen enthalten bereits alles Wesentliche. Nun geht es lediglich um das Ausformulieren der vorbereiteten Einzelergebnisse, gesammelten Daten und Informationen. Nun können Sie sich auf das Schreiben konzentrieren, denn der Praxisteil ist abgeschlossen. Für die Texterstellung rechnen Sie drei bis vier Wochen ein. Wenn einige Punkte aus dem Praxisteil allerdings nicht vollständig geklärt sind, kann sich diese Vorgehensweise als Nachteil herausstellen, denn in diesem Fall müssen Sie wieder in die Praxis eintauchen und die Schreibarbeit unterbrechen. Das birgt ein zusätzliches Risiko im Zeitplan. Fazit: Sollten Sie während des Praxisteils Lust zum Schreiben haben, dann bremsen Sie sich nicht, sondern schreiben Sie schon mal einzelne Unterkapitel und legen Sie dem Betreuer die „Zwischen- <?page no="135"?> 136 Den Rahmen sicherstellen stände“ zum Review vor. Fällt Ihnen das Schreiben hingegen leicht, sorgen Sie für fundierte und gut strukturierte Notizen, anhand derer sie den Text flüssig herunterschreiben können. Welche der beiden Vorgehensweisen Sie wählen, bleibt am Ende eine Typfrage und eine Einschätzung Ihrer Persönlichkeit. 18.3 Betreuung: Zwei Schwerpunkte Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Jede Arbeit hat zwei Schwerpunkte in der Betreuung: Theorie und Praxis. Auch wenn es meist keine glasklare Trennung gibt, ist der Professor eher auf den theoretischen Teil und die richtige Anwendung in der Praxis spezialisiert, während sich der Betreuer im Unternehmen hauptsächlich um den praktischen Teil kümmert, also die Anwendung mit Fokus auf die Ergebnissen. 18.4 Zeitplan: Mit Meilensteinen arbeiten Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Nehmen Sie sich die Meilensteine zu Hilfe (wie → Kapitel 14.5) und hängen Sie die einzelnen Kapitel an diese Meilensteinplanung an. Eine grobe Struktur reicht dabei völlig aus, denn beim Ausarbeiten der einzelnen Kapitel verfeinert sich die Gliederung ganz von selbst. Schieben Sie nichts auf die lange Bank, sondern fangen Sie schon nach drei bis vier Monaten an, die Kapitel detailliert zu planen, wenn erste Ergebnisse vorliegen. Der Zeitplan wird insgesamt natürlich davon beeinflusst, ob Sie erst alle Notizen sammeln und dann schreiben oder von Anfang an „häppchenweise“ schreiben (→ Kapitel 18.2). In den letzten Wochen steht bei beiden Vorgehensweisen das Schreiben im Vordergrund. Bleiben Sie in dieser Phase gelassen und lernen Sie, mit <?page no="136"?> Proposal: Aufgabe und Ziele festlegen 137 Lücken zu leben. Es finden sich immer Punkte, die noch behandelt werden könnten. Fragen Sie zu Ihrer eigenen Beruhigung Ihren Betreuer, er kann Ihnen sicher Tipps geben, wie Sie damit umgehen können. Zu Beginn des letzten Monats sollten Sie einen Probedruck einplanen. Planen Sie klug und reservieren Sie sich am Ende eine Woche für Feinarbeiten oder einfach zum Relaxen. 18.5 Proposal: Aufgabe und Ziele festlegen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Das Proposal ist eine Art Abmachung zwischen dem Studenten und seinen Betreuern über Aufgabe und Ziele der Abschlussarbeit. Es enthält eine vorläufige Gliederung mit allen Kapiteln und Unterkapiteln, die jeweils stichwortartig in drei bis zehn Zeilen erklärt werden. Es sollte neben einem Titelblatt, das Kapitel Abgrenzung und das Glossar enthalten. In der Gliederung sollte ein roter Faden erkennbar sein - durch einen logischen, zielführenden Aufbau. Das Proposal wird in Microsoft® Word® angelegt und mit dem Betreuer im Unternehmen und dem Professor in der Hochschule abgestimmt. 19 Form: Ein Bewertungskriterium Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Je schöner die Optik, desto besser die Note? Ja, denn ein durchdachtes und stringentes Erscheinungsbild lässt auf Ihre Arbeitsweise schließen und fällt positiv auf - es ist ganz eindeutig ein Bewertungskriterium. Legen Sie gleich zu Beginn eine Form fest und wenden Sie diese in der gesamten Arbeit konsequent an. Folgende Punkte sollten Sie bedenken: <?page no="137"?> 138 Form: Ein Bewertungskriterium ► Dokumentvorlagen festlegen ► Formatvorlagen festlegen ► Vorgabe der Hochschule beachten ► Sprache festlegen ► Rahmenbedingungen der Hochschule prüfen ► Textverarbeitung und Tools festlegen Und vergessen Sie nicht: Tippfehler machen einen schlechten Eindruck, zu viele gefährden die Note. Die Rechtschreibhilfe von Microsoft® Word® ist da nicht ausreichend. 19.1 Formatvorlagen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die wichtigste Grundlage für das Verfassen einer Abschlussarbeit ist ein Microsoft® Word®-Template, das Sie ggf. von der Hochschule erhalten. Mit Ihrem Betreuer können Sie dann die einzelnen Punkte klären und sie auf Ihre Arbeit anpassen. Beachten Sie die formalen Vorgaben der Hochschule von Anfang an (siehe → Kapitel 7.7 und Kapitel 21). Wie soll ich Abbildungen nummerieren; an welche Vorgaben bezüglich der wissenschaftlichen Sprache soll ich mich halten; wie lege ich das Literaturverzeichnis an? Dadurch ersparen Sie sich am Ende das zeitaufwendige Anpassen Ihrer Texte und Abbildungen an diese Vorgaben. Planen Sie am Ende trotzdem einen Review-Durchlauf ein und achten Sie dabei auf Details, die Sie vielleicht übersehen haben. Sofern die Hochschule keine abweichenden Vorgaben macht, können folgende Regeln als Leitlinie für das Dokument gelten: ► Schriftart Times ► Schriftgröße 12 Punkt ► Zeilenabstand 1,5 <?page no="138"?> Umfang 139 ► 2-3 Gliederungsebenen im Dokument: Kapitelnummerierung „1. <Thema>“ und „1.1 <Unterthema>“ und „1.1.1 <Unter- Unterthema>“. Weitere Teile können ohne Nummern fett hervorgehoben werden. ► Kapitel der ersten Ebene beginnen auf einer neuen Seite ► Alle Tabellen und Abbildungen bekommen einen Untertitel mit „Abb. 1: <Titel>.“. Die Nummerierung ist fortlaufend im gesamten Dokument. Untertitel sind mit einem Punkt abzuschließen. ► Bei allen Referenzen auf andere Teile des Textes ein einheitliches Format nutzen. Beispiel: „(siehe auch Kapitel 1.2.4)“ ► Farben einheitlich verwenden. ► Lesbarkeit von Tabellen und Abbildungen muss auch bei einem Schwarz-Weiß-Ausdruck gegeben sein. ► Hochformat A4 ► Querformat: ein Block ist im Anhang erlaubt Download des Word-Templates: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit Fühlen Sie sich wohler damit, zunächst in Ihrem eigenen Format zu schreiben, planen Sie für die Umstellung auf die Vorlagen der Hochschule etwa zwei bis drei Tage ein. 19.2 Umfang Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Bachelor-Arbeiten haben in der Regel einen Umfang von 30 bis 60 Seiten (ohne Anhang), eine Master-Arbeit zwischen 70 und 120 Seiten (ohne Anhang). Eine Diplomarbeit hat einen ähnlichen Umfang wie eine Master-Arbeit. Der genaue Seitenumfang und die erlaubte Toleranz werden im Vorfeld mit der Hochschule und dem Professor abgeklärt, da es <?page no="139"?> 140 Form: Ein Bewertungskriterium dabei von Hochschule zu Hochschule sehr unterschiedliche Einstellungen gibt. Die Länge der Arbeit sagt nicht über die Qualität aus. Oftmals fallen gerade die Arbeiten mit sehr guten Ergebnissen sehr kurz aus. Die Kapitel 1 bis 5 zählen in der Regel zum Seitenumfang. Der Rest ist Beiwerk (vgl. [Samac]). Beispiel für eine Abschlussarbeit: Beispiel Kapitel Titel/ Inhalt Seitenumfang Titel 1 Abgrenzung Entfällt Erklärung 1 Executive Summary 0,5 Inhaltsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 1 Tabellenverzeichnis 1 1 Einleitung 2 2 Grundlagen 20 3 Anwendungen 20 4 Ergebnisse 20 5 Zusammenfassung 2 Glossar 1 Literaturverzeichnis 1 Anhang Nach Bedarf Tab. 13: Überblick über Kapitel der Abschlussarbeit Die oben genannten Seitenzahlen sind auf einen Umfang von 73 Seiten ausgelegt. Sollten die Hochschule oder das Thema mehr Seiten verlangen, dann sollten die Kapitel 2 bis 4 entsprechend linear skaliert werden. Also jeweils z.B. 25 Seiten. <?page no="140"?> Tools 141 19.3 Tools Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Manche Hochschulen schreiben Microsoft® Word® vor, andere verlangen LaTeX®, das besonders im naturwissenschaftlichen Umfeld beliebt ist, weil es automatisch das Layout umsetzt und einfach mit Formeln und Tabellen umgehen kann (vgl. [Kopka]). 20 Literaturrecherche Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Nach der Strukturierung der Abschlussarbeit folgt die Literaturrecherche. Indem Sie relevante Literatur recherchieren, beschaffen Sie zum einen wichtige Informationen für den theoretischen und praktischen Teil Ihrer Arbeit und stellen den aktuellen Wissensstand auf diesem Gebiet dar. Außerdem gewährleisten Sie die Nachprüfbarkeit Ihrer Aussagen. Die Literaturrecherche kann sich über mehrere Wochen ziehen und versteht sich als Prozess. Im Laufe der Zeit kommen Titel hinzu und andere werden Sie wieder streichen, weil Sie Ihnen doch nicht relevant erscheinen. Tipp! Legen Sie von Anfang an ein Literaturverzeichnis in der vorgeschriebenen Form an. Sie ersparen sich das aufwendige Umformatieren. Während der Literaturrecherche sind die Studenten meist auf sich allein gestellt. Betreuer und Professor verweisen nur auf allgemeine Literatur zum Themenkreis. Die Feinarbeit liegt beim Studenten. In der Phase der Literaturrecherche arbeitet der Student weitgehend <?page no="141"?> 142 Literaturrecherche selbständig und kann den Betreuer nur hin und wieder als Diskussionspartner zu Rate ziehen. Je nach Thema ist die Recherche der relevanten Literatur leicht oder schwer. Listen Sie zunächst alle Quellen auf, die Ihnen zur Verfügung stehen - vom Internet über Bibliotheken bis hin zu Unternehmens- oder Museumsarchiven (z.B. technische Museen). Nutzen Sie zunächst die Datenbank der Bibliothek der Hochschule und tragen sie alle wichtigen, verfügbaren Titel zusammen. In Landes- oder Staatsbibliotheken können Sie ebenfalls fündig werden oder über die Fernleihe weitere Titel bestellen. Die deutsche Bibliothek in Frankfurt hält zum Beispiel alle Publikationen bereit, die eine ISBN-Nummer haben ( www.ddb.de). Erkundigen Sie sich nach den Öffnungszeiten der verschiedenen Bibliotheken und klären Sie den jeweiligen Verleihmodus vor Ort oder über die Fernleihe. Darüber hinaus erlauben viele Unternehmen den Zugang zu Ihren Bibliotheken und Archiven für wissenschaftliche Arbeiten. Das Internet ist die ergiebigste Recherchequelle. Die Kunst besteht darin, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und nicht vom „hundertsten ins tausendste“ zu kommen. Bleiben Sie bei Ihrem Thema und schweifen Sie nicht aus. Bei der Sichtung und Auswahl der Literatur sollten Sie immer den theoretischen wie den praktischen Teil im Auge behalten. Konzentrieren Sie sich nur auf die Literatur, die zum Ziel führt. Gehen Sie strukturiert vor und arbeiten Sie mit dem formatierten Literaturverzeichnis. Stellen Sie die Relevanz der Literatur fest und bewerten Sie kritisch, ob die Quelle für Ihr Thema zielführend ist oder das Thema verwässert oder sprengt. Nehmen Sie nur relevante Titel in Ihr Literaturverzeichnis auf. Lesen Sie nur relevante Literatur. Beispiel: Wenn Ihre Arbeit von „B2B Marketing“ handelt, lesen Sie keine Literatur zu „B2C Marketing“. Vernachlässigen Sie nicht die Primärliteratur, also die Originalschriften, und nehmen Sie diese, sofern sie relevant sind, in Ihr Literaturverzeichnis auf. Während der Literaturrecherche wird das Grundlagenwissen aufgebaut, das für den praktischen und theoretischen Teil entscheidend ist. Der Student muss darin folgende Frage klären: „Worauf kommt es an? “. <?page no="142"?> Literaturrecherche 143 Während des Lesens, entdecken Sie verschiedene Textstellen, die bedeutsam für Ihre Arbeit sind. Machen Sie sich eine Notiz mit der exakten Quellenangabe oder dem Literaturverweis. Je sorgfältiger Sie dabei arbeiten, desto weniger müssen Sie beim Schreiben nachprüfen, ob die Angabe auch wirklich stimmt. Diese Notizen fließen bereits in die inhaltliche Ausgestaltung der Arbeit ein und können nach Themen sortiert oder gleich als Notiz in die Struktur der Abschlussarbeit eingearbeitet werden. Legen Sie dazu in Microsoft® Word® eine Formatvorlage „Notiz“ an, die z.B. in einer anderen Schriftfarbe und/ oder mit Balken am Rand gesetzt ist. So heben sich im Text Notizen von ausformuliertem Text ab. Während der Recherchearbeit bietet es sich an, eine To-do-Liste für den praktischen Teil anzulegen (siehe → Kapitel 31.2). Tipp! Schreiben Sie bereits in der Phase der Literaturrecherche den Grundlagenteil, denn jetzt sind noch alle Informationen frisch und präsent. Verfolgen Sie beim Verfassen des Grundlagenteils das Qualitätsprinzip „first-time-right“ und stimmen Sie ihn in einem Review mit Ihrem Betreuer ab (siehe → Kapitel 32.4). Sind Sie sich sicher, dass Sie den Inhalt eines Kapitels ausgeschöpft und klar erfasst haben, machen Sie sich ans Schreiben des einen oder anderen Unterkapitels (ein bis zwei Seiten) in Reinform. Nach der Literaturrecherche können Sie die Struktur Ihrer Arbeit noch einmal auf den Prüfstand stellen, kritisch hinterfragen und gegebenenfalls überarbeiten. <?page no="143"?> 144 Literaturrecherche 20.1 Zitieren Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein zentrales Kriterium einer wissenschaftlichen Arbeit ist das Zitieren. Erfragen Sie die vorgeschriebene Vorgehensweise bei Ihrem Professor oder der Hochschule. Grundsätzlich gilt: Alle Gedanken, die nicht von Ihnen stammen, müssen mit Angabe der Quelle belegt werden, so dass sie für jeden nachvollziehbar und überprüfbar sind. Zitierregeln ► Jede von anderen übernommene Aussage muss als solche gekennzeichnet werden, damit der Leser (insbesondere der Professor) zwischen eigenem und fremdem Gedankengut unterscheiden kann (Stichwort: „geistiger Diebstahl“) ► Referenzen können mit Klammern („wie in [Schmidt05] beschrieben…“) oder mit Nummer in Klammern („wie in [01] hervorgehoben“) oder ► als Fußnote („; vgl. Schmidt, Titel, 2005, Seite 5ff“) angegeben werden. Bei Verwendung von Fußnoten ist zu überlegen, ob sie immer mit einem Semikolon versehen wird, da diese wie eine Einfügung in den normalen Textfluss zu ansehen ist. ► Im gesamten Dokument ist nur eine zu Beginn festgelegte Darstellung zu verwenden. <?page no="144"?> Vorgaben der Hochschule n 145 21 Vorgaben der Hochschule Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Jeder, der beginnt eine Abschlussarbeit zu schreiben, hat zunächst ein weißes Blatt Papier vor sich. Verstehen Sie diesen Zustand nicht als Bedrohung, sondern stellen Sie sich vor, dass die vielen Ideen, die Sie bereits im Kopf haben, dieses weiße Blatt beleben wollen. Zudem hat jede akademische Arbeit eine vorgegebene Struktur, nach der Sie sich richten müssen. In der Regel gibt die Hochschule diese Richtlinien vor - fragen Sie im Zweifelsfall beim für Sie zuständigen Prüfungsamt nach, welche Kapitel Ihre Abschlussarbeit auf jeden Fall enthalten muss. Auch die Vorgaben der Hochschule bezüglich der inhaltlichen Aufteilung der Arbeit sind unbedingt zu beachten - zum Beispiel 30 bis 35 Prozent für den theoretischen Teil und 65 bis 70 Prozent für den praktischen Teil. Die Praxis hat in der Regel überall mehr Gewicht (vgl. [Samac] Teil 2). Zu den Vorgaben der Hochschule kommen oft noch individuelle Anforderungen und Wünsche des Professors. Diese sind natürlich besonders zu beachten, da der Professor die Note vergibt. Falls Sie ein duales Studium absolvieren, kann es sein, dass Sie an jeder Hochschule eine Abschlussarbeit vorlegen müssen. Oft konzentriert sich die eine Arbeit dann auf den praktischen und die andere auf den theoretischen Teil. Beachten Sie unbedingt die Vorgaben beider Prüfungsämter. Und denken Sie daran, dass beide Arbeiten in Inhalt, Struktur und Zeit den Anforderungen einer Einzelarbeit genügen müssen. 21.1 Diktion Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Vorgaben der Hochschule betreffen natürlich nicht nur den formalen und inhaltlichen Aufbau der Arbeit, sondern auch ihren <?page no="145"?> 146 Visualisierung Schreibstil. Sicherlich haben Sie im Lauf Ihres Studiums bereits die ein oder andere wissenschaftliche Arbeit geschrieben und die Diktion ist Ihnen einigermaßen vertraut. Halten Sie sich im Zweifelsfall an die einschlägigen Ratgeber oder Leitfäden, die Sie im Lauf Ihres Studiums gelesen haben. Eine wissenschaftliche Arbeit ist immer objektiv formuliert und nie subjektiv. Alle Quellen werden genannt und korrekt zitiert. Der Autor schreibt niemals in Ich-Form, es geht nicht um Meinung, sondern um belegbare Fakten. Wählen Sie immer eine neutrale Formulierung, nie eine tendenziöse. Schreiben Sie nichts, was Sie nicht belegen können - entweder durch Quellen oder eigene Versuchsergebnisse. Tipp! Wie schreibt man wissenschaftlich? Indem man sich in die Diktion einliest. Lektüre zur Vorbereitung auf die Abschlussarbeit also nicht nur inhaltlich lesen, sondern auch in Sachen Satzbau, Stil und Wortwahl ansehen. 22 Visualisierung Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Gerade in Natur- und Ingenieurswissenschaften ist es hilfreich, mitunter sogar unerlässlich, Ergebnisse (auch) zu visualisieren. Wer wichtige Zusammenhänge grafisch aufbereitet, Ergebnisse tabellarisch protokolliert oder Vorgehensweisen logisch abbildet, kann sicher sein, dass die Botschaft beim Leser - sprich: dem Betreuer und dem Professor - richtig ankommt. Bisweilen ist eine gelungene visuelle Darstellung sogar wichtiger als der Text. Dabei sollte man immer auf die Form achten. Liegt eine Grafik oder eine Abbildung nur auf Papier vor, sollte diese nicht nur eingescannt, sondern auch reingezeichnet werden. Wer sich während der Arbeit nicht mit Reinzeichnung und dergleichen ablenken lassen möchte, setzt den ersten Scan als Platzhalter ein und übernimmt die Reinzeichnung später. <?page no="146"?> Titelseite 147 Tipp! Stellen Sie alle wesentlichen Zusammenhänge und Ergebnisse als Grafik und/ oder Tabelle dar. Der Leser wird durch die Klarheit und Form der Grafiken wesentlich mehr beeinflusst als durch den Text. Eine gelungene Visualisierung bietet dem Studenten immer auch die Chance, sich zu profilieren. Abb. 5: Beispiel für eine Visualisierung 23 Struktur der Arbeit Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Auch wenn einzelne Hochschulen eigene Richtlinien haben, was die Kapitelstruktur der Abschlussarbeit betrifft, folgende Elemente sind von Nord bis Süd und von West nach Ost obligatorisch für eine akademische Abschlussarbeit. 23.1 Titelseite Die Arbeit beginnt mit der Titelseite. Auf dieser Seite wird der Titel der Arbeit genannt, der akademische Grad, der mit der Einreichung der Arbeit angestrebt wird, der Name des Verfassers mit Matrikel- Nummer und Adresse, der Name der Hochschule (gegebenenfalls auch ihr Logo) und die zuständige Fakultät, das Datum der Abgabe und der Name der Betreuer (Professor und Unternehmen). → <?page no="147"?> 148 Struktur der Arbeit 23.2 Erklärung In der Regel folgt nach dem Titelblatt die schriftliche Erklärung, dass die Abschlussarbeit allein vom Verfasser geschrieben und alle Quellen genannt wurden. Beim Institut für maschinelle Sprachverarbeitung der Universität Stuttgart verlangt man zum Beispiel folgende Erklärung: „Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig verfasst habe und dabei keine andere als die angegebene Literatur verwendet habe. Alle Zitate und sinngemäßen Entlehnungen sind als solche unter genauer Angabe der Quelle gekennzeichnet.“ Die meisten Hochschulen halten obligatorische Formulierungen vor, die Sie beim Prüfungsamt bekommen. Nicht vergessen: Die Erklärung mit Angabe von Ort und Datum unterschreiben! 23.3 Abgrenzung Dieses Kapitel ist eigentlich ‚nur‘ eine Arbeitshilfe, aber eine wertvolle! Unter „Abgrenzung“ werden alle Themen und Inhalte notiert, die nicht mit in die Abschlussarbeit aufgenommen werden. Dem gegenüber stehen die Themen und Inhalte, die explizit Teil der Arbeit sind - auf diese Weise wird das Themengebiet ganz klar umgrenzt. Das Kapitel „Abgrenzung“ bleibt während der Erarbeitung der Arbeit und für alle Reviews im Dokument - und wird erst für die finale Version der Arbeit, die bei der Hochschule eingereicht wird, entfernt! Abgrenzung auf einen Blick: Formal fährt man in diesem Kapitel am übersichtlichsten einer zweispaltigen Tabelle. Die eine Spalte verzeichnet alle Themen, die die Arbeit enthält, die zweite jene, die sie nicht enthält. Führen Sie diese Tabelle sorgfältig, sie wird Ihnen am Ende der Arbeit das Verfassen der Einleitung wesentlich erleichtern! <?page no="148"?> Executive Summary 149 23.4 Executive Summary Um was geht es in der Abschlussarbeit? In der „Executive Summary“ ordnen Sie Ihr Thema in einen größeren Kontext ein und beschreiben das Ergebnis Ihrer Arbeit. Fassen Sie sich kurz: die Zusammenfassung sollte eine halbe Seite nicht überschreiten. Der Name deutet es bereits an: Es ist üblich, die Executive Summary zusätzlich ins Englische zu übersetzen. So kann sich auch der Leser, der des Deutschen nicht mächtig ist, einen Überblick über die Arbeit verschaffen. Formal steht die Summary zu Beginn der Arbeit, geschrieben werden kann sie, das versteht sich von selbst, erst am Ende. 23.5 Verzeichnisse Zu Beginn steht die Orientierung des Lesers: wo finde ich was. Das Inhaltsverzeichnis macht den Anfang: jedes Kapitel wird chronologisch samt aller Unterkapitel namentlich mit Seitenzahl aufgelistet. Es folgen das Abbildungs- und das Tabellenverzeichnis. Jedes Verzeichnis beginnt auf einer neuen Seite. Der besseren Übersicht wegen kann bei den Verzeichnissen statt des üblichen Zeilenabstands auch ein Zeilenabstand von 1,0 gewählt werden. 23.6 Einleitung Nun beginnt die Arbeit ‚richtig‘! Das erste Textkapitel ist die „Einleitung“, die den Leser auf das Thema einstimmt und die Problemstellung und die Zielsetzung der Arbeit beschreibt. Die Einleitung informiert zudem, wie sich das beschriebene Thema zu anderen, inhaltsverwandten Themen abgrenzt und stellt das Unternehmen vor, in dem die Arbeit geschrieben wurde. Neben einigen allgemeinen Angaben werden jene Unternehmensprozesse und -organisationen beschrieben, die in direktem Zusammenhang zum Thema der Arbeit, ihrem praktischen Teil, stehen. <?page no="149"?> 150 Struktur der Arbeit Ferner erläutert die Einleitung, wie die Arbeit aufgebaut ist, erklärt kurz den Inhalt der einzelnen Kapitel und stellt die wesentlichen Ergebnisse kurz dar. Wie das Summary und die Zusammenfassung wird auch die Einleitung erst ganz am Ende verfasst - nämlich dann, wenn die großen Kapitel „Grundlagen“, „Anwendung“ und „Ergebnisse“ fertig sind. 23.7 Grundlagen Das Kapitel „Grundlagen“ behandelt die Theorie, auf der das Thema der Arbeit fußt und die das Fundament für den praktischen Teil darstellt. Quelle der Grundlagen ist die wissenschaftliche Literatur zum Thema (siehe → Kapitel 20). Dieses Kapitel könnte, theoretisch, im stillen Kämmerlein geschrieben werden, das heißt: in den Grundlagen spielt das Unternehmen, das später für den praktischen Teil der Arbeit so wichtig ist, überhaupt keine Rolle. Man kann sich gar nicht zu viel Mühe geben mit den Grundlagen, denn ohne Theorie keine Praxis. Sprich: bevor die theoretischen Grundlagen nicht niet- und nagelfest stehen, hat es überhaupt keinen Sinn, mit dem praktischen Teil der Arbeit zu beginnen. Die Erfahrung zeigt zudem, dass die Grundlagenkapitel vor allem bei Abschlussarbeiten, die in Unternehmen geschrieben werden, für den betreuenden Professor oftmals der wichtigere Teil sind, den er aufmerksamer, kritischer rezipiert als den praktischen Part. Wer sich unsicher ist, ob er die Theorie für die anschließende Praxis richtig und umfassend erfasst hat, fragt nach: beim betreuenden Professor und beim Betreuer im Unternehmen. Das Fundamt muss stimmen! Tipp! Grundsätzlich sicher? Bereiten Sie einen kurzen, etwa 15-minütigen Vortrag für Ihren Betreuer im Unternehmen vor, etwa im Rahmen eines anstehenden Regelmeetings. Das ist eine gute Gelegenheit, zu überprüfen, ob Sie sattelfest in der Theorie sind. Und der Betreuer gibt Ihnen ein qualifiziertes Feedback. <?page no="150"?> Anwendung 151 Vorsicht: Manche Unternehmen sind nicht auf dem letzten Stand der Wissenschaft, und es kann Sinn der Abschlussarbeit sein, den im Unternehmen bekannt zu machen bzw. daran zu arbeiten. Dann ist der Betreuer in der Hochschule die bessere Wahl. 23.8 Anwendung Eine Abschlussarbeit in einem Unternehmen besteht zu einem großen Teil aus praktischer Arbeit. Dabei werden die in der Hochschule gelernten Inhalte im Unternehmen praktisch angewandt - und im Kapitel „Anwendung“ beschrieben und dokumentiert. Dieser Teil der Arbeit ist für das Unternehmen der interessante (zusammen mit den „Ergebnissen“). Und für den Studenten ist die Praxis, nach der akribischen Lese- und Textarbeit an den theoretischen Grundlagen oftmals auch der ‚entspanntere‘. Trotzdem: die Anwendung darf nicht unterschätzt werden und sollte ein Drittel bis die Hälfte der Arbeitszeit ausmachen, die man sich für die Abschlussarbeit reserviert hat. Die Anwendungs-Phase startet, sobald die Expertise für ihre theoretischen Grundlagen steht. Der Student ist nun Experte auf diesem Gebiet, möglicherweise kennt er sich darin besser aus als sein Betreuer im Unternehmen. Jetzt heißt es: Theorie anwenden! Und dies am besten zielgerichtet über einen Projektplan, der aus einer To-do-Liste hervorgegangen ist (siehe → Kapitel 31.2). In der „Anwendung“ führen Sie zunächst in das Unternehmen ein, in dem Sie Ihre Arbeit verfassen und stellen die Besonderheiten des Unternehmens in Bezug auf das Thema dar. Sobald die theoretischen Rahmenbedingungen Ihres Themas klar festgezurrt worden sind, werden nun die praktischen Bedingungen beschrieben. Natürlich formulieren Sie diesen einführenden Teil nicht aus dem hohlen Bauch heraus, sondern greifen dafür auf Material von Unternehmensseite zurück: Broschüren, White Papers, Unterlagen der Marketing- oder Forschungsabteilung, Workshops mit Ihrem Betreuer und den Kollegen. Versuchen Sie, so viel wie möglich zu belegen. Wenn keine Textdokumente zur Verfügung stehen - das ist vor allem in kleineren Unternehmen in der Regel der Fall -, zitieren Sie die wesentlichen Ansprechpartner direkt. <?page no="151"?> 152 Struktur der Arbeit Nach dieser Vorstellung geht es zurück zu Ihrem Thema: nun beschreiben Sie, wie das Thema Ihrer Arbeit in der Praxis umgesetzt wurde. Achten Sie darauf, alle Schritte präzise zu dokumentieren, aber verlieren Sie sich nicht in irrelevanten Details. Behalten Sie immer den roten Faden im Auge und schreiben Sie so, dass das Ergebnis Ihrer Arbeit auch für jenen Leser einsichtig ist, der weder im Unternehmen arbeitet noch an der praktischen Arbeit beteiligt war. Sprich: Ihr Professor muss Ihre Ergebnisse allein durch die Lektüre der Arbeit nachvollziehen können. Was den Ton der praktischen Kapitel betrifft, muss er natürlich den wissenschaftlichen Anforderungen genügen. Aber: schreiben Sie so, dass auch der Leser, der nicht vom Fach ist, einigermaßen begreift, um was es geht. 23.9 Ergebnisse Das Kapitel beinhaltet die Ergebnisse der praktischen Anwendung und deren Auswertung. Wichtig: Ausführlich werden nur die Ergebnisse in die Arbeit aufgenommen, die zum gewünschten Ziel geführt haben. Nicht zielführende Ergebnisse werden nur kurz beschrieben - es sei denn, das Unternehmen legt Wert auf die Beschreibung von Ergebnissen, die nicht zum Ziel geführt haben. Oder anders formuliert, bei den Ergebnissen ist auf ihre konkrete Nutzbarkeit zu achten. Und, siehe → Kapitel 22, auf ihre Visualisierung. 23.10 Zusammenfassung und Ausblick „Zusammenfassung und Ausblick“ fasst zum einen die Ergebnisse der Arbeit zusammen und schlägt den Bogen zu Grundlagen und Anwendung, die an dieser Stelle noch einmal überblicksartig genannt werden. Immer wieder liest man in der Zusammenfassung von Schwierigkeiten auf dem Weg, Unzulänglichkeiten oder Ergebnissen, die nicht erreicht worden sind. Das gehört nicht hierher! Der Student muss mit der Arbeit und ihren Ergebnissen zufrieden sein und dies positiv vermitteln. Was haben die Ergebnisse ge- <?page no="152"?> Glossar 153 bracht? Lohnte es sich, das Thema weiter zu verfolgen? Gibt es interessante Fragestellungen, die sich am Rand der Arbeit ergeben haben? Dies beantwortet der konstruktive „Ausblick“. Er rundet die Arbeit positiv ab: Es hat sich gelohnt! 23.11 Glossar Das Glossar eröffnet den Verzeichnisteil am Ende der Arbeit, geschrieben wird es aber sozusagen die ganze Zeit. Wer das Glossar während der Texterstellung quasi mitlaufen lässt, erspart sich die Mühe, am Ende der Arbeit alle Seiten noch einmal extra nach Fachbegriffen zu scannen. Im Glossar verzeichnen Sie alle Fachbegriffe tabellarisch und erklären sie jeweils in ein bis drei Sätzen. Das könnte für den Begriff Glossar zum Beispiel wie folgt aussehen: Beispiel Begriff Erklärung Glossar Das Glossar ist eine Auflistung zentraler Begriffe der Abschlussarbeit. Im Glossar werden Fachbegriffe erklärt und definiert. … … Tab. 14: Beispiel für ein Glossar Tipp! Verwenden Sie Fachbegriffe systematisch und scheuen Sie sich nicht, sie zu wiederholen. In der Wissenschaft zählt die Wortwiederholung nicht als schlechter Stil, sondern als Ausweis systematischen, i.e. wissenschaftlichen Arbeitens. <?page no="153"?> 154 Struktur der Arbeit 23.12 Abkürzungsverzeichnis Wenn Sie zahlreiche Abkürzungen verwenden, die wiederholt vorkommen, empfiehlt es sich, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen. Dies könnte zum Beispiel so aussehen: Beispiel Begriff Erklärung DBA Dreibuchstabenabkürzung TLA Three letter abbreviation … … Tab. 15: Beispiel für ein Abkürzungsverzeichnis Abkürzungen müssen ausgeschrieben werden, wenn sie zum ersten Mal im Text vorkommen und ins Abkürzungsverzeichnis aufgenommen werden. 23.13 Literaturverzeichnis Im Literaturverzeichnis werden alle Quellen, die für die Abschlussarbeit herangezogen wurden, aufgelistet. Dies gilt insbesondere für Bücher und andere gedruckte Textquellen (also auch alle Publikationen des Unternehmens). Informationen hierzu finden Sie auch in → Kapitel 20.1. Die Titel werden nummeriert oder mit einem Kurztitel (z.B. Name des Autors) versehen. Mit dieser Nummerierung oder dem Kurztitel wird dann im Text auf diese Quelle verwiesen (z.B.: vgl [Schmidt05]). Zusätzlich zu allen direkt im Text zitierten Quellen können Sie im Literaturverzeichnis auch jene Bücher, Essays oder andere gedruckte Texte nennen, die Ihnen als Inspiration für die Arbeit gedient haben oder im Zusammenhang der Arbeit anderweitig nützlich waren. <?page no="154"?> Anhang 155 Beispiel Kurztitel Literaturquelle [Schmidt05] Schmidt, Titel, Verlag/ Quelle, Jahr [Schmidt06] www.schmidt.de/ pfad am 01.01.2010 … … Tab. 16: Beispiel Literaturverzeichnis 23.14 Anhang Fragebögen, Messergebnisse, Screenshots, Fotos, ausführliche Messreihen, Detailergebnisse von Interviews, überhaupt Details, die in den Kapiteln „Anwendung“ und „Ergebnisse“ nur zusammenfassend dargestellt wurden oder sonstige sehr umfangreiche Unterlagen können im Anhang der Arbeit ihren Platz finden. Wichtig ist, dass Sie an jeweiliger Stelle im Text dann auf den Anhang verweisen. Je umfangreicher der Anhang ist, desto mehr empfiehlt es sich, ihn noch einmal thematisch zu gliedern, zum Beispiel mit „Anhang A: <Thema>“, „Anhang B: ...“, usw. 24 Struktur: Das Feintuning Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sie haben mit Grundlagen, Anwendung und Ergebnisse drei große Kapitelüberschriften, die Ihrer Arbeit eine erste inhaltliche Struktur geben. Nur: wie geht es weiter? Wie kommt man vom Großen ins Kleine? Vom Hauptkapitel ins Unterkapitel? Ganz einfach: man kommt mit der Zeit dahin! Je mehr Sie sich einlesen und die theoretischen Grundlagen festzurren, desto klarer wird Ihnen, welcher Aspekt wohin gehört und wie man ihn am besten kategorisiert. Sie erkennen große Denkstränge und kleinere Abzweigungen und genau nach dieser Maßgabe wächst die Struktur <?page no="155"?> 156 Zuletzt: Keine Angst vorm Schreiben! Ihrer Kapitel nach und nach. Nicht anders verhält es sich im praktischen Teil. Beginnen Sie also ohne Scheu und legen Sie zunächst ein grobes Inhaltsverzeichnis nach Ihren Vorstellungen von der Abschlussarbeit an. Diese Struktur wird mit der Zeit immer feiner und mit Kapiteln und Unterkapiteln gefüllt, bis alle wichtigen Aspekte der Abschlussarbeit darin untergebracht sind. 25 Zuletzt: Keine Angst vorm Schreiben! Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sie wissen nun also, wie Ihre Arbeit aufgebaut sein wird und Sie wissen prinzipiell auch, wie der wissenschaftliche Ton geht. Sie kennen Ihr Thema, die theoretischen Grundlagen und Sie haben eine mehr oder weniger präzise Idee, wie Sie den praktischen Teil der Arbeit durchführen. Was wollen Sie mehr? Ach so, da ist die berühmte Angst vor dem weißen Blatt Papier? Die braucht es nicht! Es ist kein Geheimnis: Schreiben ist auch Organisation! Wer richtig vorbereitet ist, dem fällt das Schreiben leichter. Wer alle Informationen beisammen, die Struktur der Arbeit im Großen und Ganzen festgelegt und alle seine Notizen gut geordnet hat, der findet den Einstieg in die Tastatur. Und wer dann noch den Leistungsdruck rausnimmt, zu meinen, man müsse immer nur abgabereife Sätze schreiben, der schreibt quasi von alleine los! Lassen Sie sich nicht einschüchtern von der Länge des Textes. Arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch, von Grob nach Fein, schreiben Sie erst die wesentlichen inhaltlichen Schritte des Kapitels auf und gehen Sie dann sozusagen ins Feintuning. Wenn es mal gar nicht läuft, schreiben Sie in Stichworten, die Sie an einem anderen Tag, wenn Sie wieder frischer sind, in Sätze ausformulieren. Lust aufs Schreiben machen meistens die Kapitel, die man selbst am interessantesten findet: warum nicht mit diesen anfangen? Auch <?page no="156"?> Zuletzt: Keine Angst vor dem Schreiben! 157 so kommt man in den Schreibfluss hinein! Umgekehrt merkt man beim Schreiben manchmal auch erst, dass zum Beispiel ein Unterkapitel, das man sozusagen im Trockenen konzipiert hat, nun, da man ‚schwimmt‘, gar nicht passt. Dann heißt es: loslassen, löschen! Die inhaltliche Struktur am Beginn der Schreibarbeit ist eine wertvolle Orientierung, aber sie ist kein unumstößliches Dekret. Kapitel schreiben So wie die Arbeit in Kapiteln strukturiert ist, haben auch die Kapitel selbst jeweils eine feste Struktur. Dies sollte zu jedem Hauptkapitel (also Kapitel der Ebene 1 und 1.1) gehören: ► Einstieg: Ein bis zwei Sätze geben einen kurzen Überblick, worum es in diesem Kapitel geht. ► Problemstellung: Welche Problematik wird in diesem Kapitel behandelt? Dies kann in mehreren Absätzen oder sogar in einem eigenen Unterkapitel (z.B. 2.4.5) dargestellt werden. ► Lösung: Welche Lösungsmöglichkeiten und -wege gibt es? Wie habe ich als Verfasser der Arbeit, als Wissenschaftler, die Problemstellung gelöst? ► Beispiel: Das Problem und die Lösung anhand eines Beispiels erläutern. Idealerweise folgt dieses Beispiel dem „roten Faden“ der gesamten Abschlussarbeit. ► Überleitung zum nächsten Kapitel: Zum Abschluss wird in ein, zwei kurzen Sätzen das Interesse für das nächste Kapitel geweckt. Jedes Kapitel muss seine Inhalte logisch entwickeln und dementsprechend aufgebaut sein. Und: Theorie und Praxis sind immer klar voneinander getrennt. <?page no="158"?> Schlussphase <?page no="160"?> Schlussphase 161 Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Ein wichtiger Meilenstein ist erreicht und sie können wirklich stolz auf sich sein! In den vergangenen Monaten haben Sie intensiv sowohl in der Theorie als auch in der Praxis an einem Thema gearbeitet und es zu Papier gebracht. Sie halten nun das Original Ihrer Abschlussarbeit in Ihren Händen. Die Kür haben Sie bereits absolviert und jetzt kommt die Pflicht, will heißen, Sie haben noch einiges an Organisation zu erledigen. Geben Sie Ihre Arbeit in Druck und überlegen Sie, wie viele Exemplare Sie für die Verteilung brauchen (Hochschule, Bibliothek, Unternehmen, für Bewerbungen oder persönlichen Gebrauch). Neben der Anzahl der Exemplare sollten Sie frühzeitig die Form klären (z.B. Hard- oder Softcover, als Printversion oder elektronisch). Beachten Sie dabei die Richtlinien der Hochschule und stimmen Sie diese mit den Wünschen des Professors und des Unternehmens ab. Kümmern Sie sich auch um die Abstimmung zwischen Professor und Betreuer, was die Benotung anbelangt. Zwar vergibt der Professor als erster Prüfer die Note, aber der Betreuer kann hierbei wertvollen Input geben. Schließlich hat er die praktische Seite Ihrer Arbeit in den vergangenen Monaten im Unternehmen betreut. Verlangen Sie von Ihrem Betreuer unbedingt ein Zeugnis über Ihre Zeit im Unternehmen und besprechen Sie mit ihm die Möglichkeit einer Festanstellung. Vielleicht kann er Sie für eine interne oder externe Vermittlung an Kollegen empfehlen. Auch bezüglich Ihrer Bewerbungen kann der erfahrene Betreuer wertvolle Tipps geben und Sie dadurch bei der Jobsuche unterstützen. Kümmern Sie sich frühzeitig um eine Stelle, lassen Sie sich dadurch aber nicht zu sehr von Ihrer Abschlussarbeit ablenken. Sagen Sie Ihren Kollegen und ihrem Betreuer Danke für die geleistete Unterstützung. Laden Sie die Kollegen zu einem Abschiedsumtrunk ein oder schenken Sie dem Team eine Kleinigkeit als Erinnerung. Sicher haben sich Freundschaften gebildet, die Sie im weiteren Berufsleben begleiten. Tauschen Sie auf jeden Fall Kontaktdaten mit Ihren Kollegen aus. <?page no="161"?> 162 Die letzte Woche Neben diesen vielfältigen organisatorischen Aufgaben, sollten Sie sich dennoch zügig an die Vorbereitung der Präsentation Ihrer Abschlussarbeit im Unternehmen und in der Hochschule machen. Beißen Sie die Zähne zusammen, Sie haben es bald geschafft! Vielleicht motiviert Sie ja auch die Aussicht, Ihren Namen auf einem Buchcover zu lesen, ein bisschen? Sofern Ihre Abschlussarbeit nicht nur NDAs geschützt ist, können Sie sich überlegen, Sie in einem Verlag zu veröffentlichen. Es gibt auf dem Buchmarkt eine Reihe von Verlagen, die sich auf die Veröffentlichung von akademischen Abschlussarbeiten spezialisiert haben, gegen Gebühr, versteht sich. Nur bei besonders interessanten Themen, das heißt solchen, die auch andere Leser finden, ist eine Veröffentlichung kostenfrei. Manche Absolventen haben für ihr Manuskript sogar schon ein bisschen Honorar enthalten, aber, um ehrlich zu sein, reich ist mit der Veröffentlichung seiner Abschlussarbeit noch keiner geworden. 26 Die letzte Woche Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sicher blicken Sie wehmütig und freudig zugleich auf die letzte Woche im Unternehmen. Kontakte haben sich gebildet, der Arbeitsalltag ist zur Gewohnheit geworden und die Zukunft ist noch unsicher. Auf der anderen Seite haben Sie einen wichtigen Abschnitt Ihres Lebens erfolgreich abgeschlossen und die Zukunft wird spannende Aufgaben für Sie bereithalten. Alles eine Frage der Betrachtungsweise! Zunächst geht es aber ganz banal ans Aufräumen. Sichern Sie Ihre Arbeit auf externen Datenträgern, räumen Sie den PC auf, bevor Sie ihn zurückgeben, geben Sie die entliehenen Medien in der Bibliothek ab und überreichen Sie ihrem Betreuer zwei Exemplare Ihrer Abschlussarbeit für das Unternehmen. Und betreiben Sie noch ein wenig Eigenmarketing bei Ihren Kommilitonen und werben Sie für das Unternehmen und Ihr <?page no="162"?> Präsentation 163 Thema (Fachschaft, Professor, Zeitschriften, Rund-E-Mails). Weiten Sie Ihr Engagement ein wenig aus, indem Sie etwa in einer Hochschulzeitschrift etwas über Ihre Abschlussarbeit veröffentlichen. Und denken Sie ans Networking - berichten Sie über den Abschluss Ihrer Arbeit in XING, Facebook und LinkedIN. Planen Sie eine Ruhephase ein, bevor Sie sich auf Ihre erste Stelle vorbereiten! 27 Präsentation Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Der beste Zeitpunkt, um Ihre Abschlussarbeit im Unternehmen zu präsentieren, ist Ihre letzte Arbeitswoche dort - vorausgesetzt das Unternehmen ist einverstanden (außerdem sollte die Abschlussarbeit der Hochschule bereits vorliegen). Sehen Sie Ihren Vortrag im Unternehmen als wertvolle Übung für die entscheidende Präsentation an der Hochschule. Dabei können Sie ausprobieren, ob die Art und Weise Ihrer Präsentation gut ankommt oder ob Sie an der einen oder anderen Stelle nachbessern sollten. Planen Sie am Ende der Präsentation deshalb auch unbedingt Zeit für Fragen ein, die Ihnen ebenfalls wertvolle Hinweise für die Präsentation in der Hochschule liefern können. Besprechen Sie mit Ihrem Betreuer den Zeitpunkt und Umfang der Präsentation. In der Regel dauert eine Präsentation zwischen 20 und 40 Minuten. Je nach Thema kann sie sich an unterschiedliche Teilnehmerkreise richten. Der Betreuer hilft Ihnen bei der Auswahl der Mitarbeiter, die Interesse an Ihrem Thema haben und zur Präsentation eingeladen werden. Während die Präsentation Ihrer Arbeit im Unternehmen freiwillig ist, ist sie an der Hochschule Pflicht. Teilnehmer sind der Professor und seine Assistenten, ein Protokollführer und eventuell Ihr Betreuer aus dem Unternehmen. Kümmern Sie sich spätestens fünf Monate nach Beginn der Abschlussarbeit um einen Termin, denn in der Regel muss die Präsentation innerhalb der für die Abschluss- <?page no="163"?> 164 Präsentation arbeit vorgesehenen sechs Monate stattfinden. Außerdem kann Ihre Präsentation nur dann in die Bewertung einfließen, wenn sie innerhalb dieses Zeitraums gehalten wird. In der Prüfungsordnung können Sie die genaue Regelung nachlesen. Bereiten Sie sich gut vor und üben Sie die Präsentation. Stellen Sie sich vor den Spiegel oder trommeln Sie Freunde und Kommilitonen zusammen und halten Sie einen Probevortrag. Sprechen Sie laut und deutlich? Halten Sie Blickkontakt mit den Zuhörern? Stimmt der Redefluss, der Flow? Was mache ich mit meinen Händen? Stehe ich krumm da oder gerade und selbstbewusst? Bitten Sie Ihren Betreuer im Unternehmen, sich einen Probevortrag anzuhören und zeigen Sie ihm vorher den Foliensatz, den Sie zeigen wollen. Foliengestaltung Überprüfen Sie Ihre Folien auf folgende Punkte: ► Gestaltung: Logo der Hochschule verwenden (Wertschätzung), evtl. auch Logo des Unternehmens ► Gestaltung: einheitliches, professionelles Design (auf Spielereien verzichten) ► Inhalt: klare Struktur? ► Inhalt: roter Faden erkennbar? ► 3 bis 5 Stichpunkte pro Folie, nicht ausformulieren ► Richtwert: 1 Folie für 2 Minuten Vortrag ► Schriftart: mindestens 16 Punkt ► mehr Grafiken als Text Beginnen Sie Ihren Vortrag mit der Einführung in das Thema und beschreiben Sie die speziellen Anforderungen an die Abschlussarbeit. Zeigen Sie anschließend Ihre Ergebnisse und eine Zusammenfassung dieser Ergebnisse. Versuchen Sie bei aller Aufregung, den Vortrag frei und flüssig zu halten. Wer ständig auf Karteikarten blickt, kann keinen Kontakt zu seinen Zuhörern aufbauen. Spre- <?page no="164"?> Präsentation 165 chen Sie laut und deutlich, und vor allem nicht zu schnell. Bedenken Sie dabei: Sie kennen Ihr Thema in- und auswendig, für Ihre Zuhörer ist es neu. Geben Sie Ihnen Zeit, sich darauf einzustellen und Ihrem Vortrag zu folgen. Nutzen Sie auch zum Beispiel die BAAAA-Technik (vgl. [Kairies]). Beginnen Sie Anders Als Alle Anderen. Beginnen Sie Ihren Vortrag ungewöhnlich, etwa mit einer Episode, die das Thema einmal von einer ganz anderen Seite illustriert, oder mit einer These, die Sie verworfen haben. Auf diese Weise bleiben Sie Ihren Zuhörern im Gedächtnis und bekommen von Anfang an die Aufmerksamkeit, die Sie verdienen. Wichtig ist, dass dieser ungewöhnliche Einstieg komplett natürlich wirkt und nicht gewollt - sonst verpufft der Effekt und verkehrt sich ins Gegenteil. Die Fragerunde nach Ihrem Vortrag konzentriert sich meist auf den theoretischen Teil, da die daraus gewonnenen Erkenntnisse für die Hochschule am wichtigsten sind. Stellen Sie sich einige „Szenarien“ vor: Was könnte gefragt werden? Wie begründe ich sicher, warum ich gerade diesen Weg gewählt habe? Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie nicht nach dem aktuellen Stand der Forschung vorgegangen sind. Und antworten Sie niemals: „Keine Ahnung, das wollte das Unternehmen so“. Damit drücken Sie aus, dass Sie nicht selbst nachgedacht haben. Wollen Sie Ihren Vortrag in Englisch halten, sollten Sie das im Vorfeld abklären. Und zu guter Letzt ein... Tipp! Kleiden Sie sich gepflegt und unterstreichen Sie auch optisch die Professionalität Ihres Vortrags. <?page no="165"?> 166 Druck 28 Druck Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Führen Sie vor dem eigentlichen Druck einen Testlauf durch, um die Druckqualität einschätzen zu können. Wenn Sie nicht zufrieden sind, verwenden Sie einen anderen Drucker. Achten Sie auf ein gutes Format und eine ordentliche Papierqualität. Versehen Sie die Arbeit mit einem schönen Einband und lassen Sie sie binden. Eine Abschlussarbeit im Schnellhefter abzugeben, ist nicht akzeptabel. Denken Sie an all die Zeit und Mühe, die Sie investiert haben. Das sollte man dem fertigen Produkt auch ansehen. 29 Verlängerung im Unternehmen Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Die Verlängerung Ihres Vertrags beim Unternehmen muss von der Hochschule und dem Professor genehmigt werden. Dieser Schritt ist jedoch nicht zu empfehlen, fordern Sie stattdessen einen vollwertigen Arbeitsvertrag. 30 Exmatrikulation Für wen ist dieser Abschnitt lesenswert? Sobald Sie alle Noten erhalten haben, können Sie Ihre Exmatrikulation einplanen. Exmatrikulation heißt nicht: aufs Studentensekretariat gehen und auf Wiedersehen sagen. Es ist ein mitunter komplexer Verwaltungsvorgang, den man nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte, erst recht dann nicht, wenn Sie relativ zügig nach <?page no="166"?> Exmatrikulation 167 Ihrem Abschluss Ihre erste Stelle antreten möchten: als Student dürfen Sie nur 20 Stunden in der Woche arbeiten! Prüfen Sie auch den Status Ihrer Krankenversicherung. In der Regel besteht nach dem Ende des Studiums noch einen Monat lang kostenloser Versicherungsschutz. Checkliste: Schlussphase alle geliehenen Dinge (Bücher, PC usw.) zurückgegeben Probedruck durchgeführt Gedruckte Abschlussarbeit verteilt Vortrag im Unternehmen Vortrag an der Hochschule Exmatrikuliert Krankenversicherung geprüft <?page no="168"?> Persönliche Fähigkeiten ausbauen <?page no="170"?> Persönliche Fähigkeiten ausbauen 171 Für wen ist dieses Kapitel lesenswert? Wer eine Abschlussarbeit schreibt, reift daran. Schließlich gilt es einiges zu stemmen: ein Thema muss theoretisch und praktisch erfasst werden, es ist viel Textarbeit zu leisten, viel Recherche und Lektüre, praktische Arbeit im Labor oder in der Marktforschung - und dies alles in reichlich wenig Zeit! Als ob dies nicht schon genug wäre, ist man für die Dauer dieser starken Belastungsphase in einem neuen Umfeld, das man sich erst erobern und dessen Regeln und Verhaltenscodes man sich aneignen muss. Nicht zu vergessen so Dinge wie Prüfungsangst, die Vorbereitung auf den Berufseinstieg oder nervöse Mägen, die in dieser Zeit auch noch ihren Tribut fordern. Höchste Zeit also, innezuhalten und über ein paar Strategien und Tipps nachzudenken! Damit Sie in dieser stressigen Phase (und denen, die sicherlich in der Zukunft noch folgen werden) nicht nur äußerlich, sondern auch innerlich aufgeräumt bleiben. 31 Organisierter Alltag Das Wort Alltag bekommt für die meisten Studenten eine neue Bedeutung, wenn sie ihre Abschlussarbeit schreiben und dabei Teil eines Unternehmens sind. Denn neben den großen Anforderungen, die eine Abschlussarbeit mit sich bringt, sind da noch die vielen Aufgaben zu erledigen, die anfallen, wenn man in einem Unternehmen arbeitet: Mails und Anfragen beantworten, an Meetings teilnehmen, Protokolle verfassen, und, und, und. Dies alles innerhalb geregelter Arbeitszeiten, die auf den eigenen Biorhythmus nicht wirklich Rücksicht nehmen. Augen zu und durch? Auch eine Methode. Besser geht es jedoch mit Organisation! 31.1 Wie ich die Dinge geregelt bekomme Nun befinden Sie sich also in der Arbeit an Ihrer Abschlussarbeit und viele Dinge müssen bedacht werden - Organisatorisches, <?page no="171"?> 172 Organisierter Alltag Thematisches, das Umfeld im Unternehmen ist neu und fordert einen zusätzlich heraus und nicht zuletzt hängt einem der Zeitplan mächtig im Genick. In seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt bekomme“ beschreibt David Allen [Allen] sehr verständlich, wie man, nicht nur in solchen anforderungsreichen Zeiten, seinen Alltag gut organisiert bekommt und all die Dinge, die auf einen einströmen, souverän unter Kontrolle behält. David Allens Prinzip besteht aus wenigen einfachen Schritten: [1] Sammeln: In dieser Phase wird alles, was irgendwie anfällt, einfach nur gesammelt. Das können Ideen sein, die einem in den Kopf kommen, Ziele, die erreicht werden wollen, Terminsachen und Aufgaben, die erledigt werden müssen. Großes und Kleines, Praktisches und Theoretisches, Wichtiges und weniger Wichtiges. Der Sinn dahinter ist der, den Kopf zu entlasten: wer all diese Dinge notiert, hat den Kopf freier! Tipp! Notizbücher, ob in digitaler oder tatsächlich in Papierform, sind nützliche Helfer. Wer stets eines bei sich trägt, kann sofort alle Dinge, die ihm in den Kopf schwirren, darin notieren. Dann geht nichts verloren, zumal viele Ideen einem ja ohnehin oft kommen, wenn man gerade nicht am Schreibtisch sitzt, sondern zum Beispiel auf dem Nachhauseweg ist oder beim Einkaufen. Wer dann ein Notizbuch bei sich hat, befreit sich auch von der Sorge, diesen tollen Gedanken gleich wieder vergessen zu haben. [2] Planen: Das Material ist da, nun will es sortiert und seine Abarbeitung geplant sein. Zunächst trennt man Großes von Kleinem, Wichtiges von weniger Wichtigem, Terminsachen von solchen, die nicht an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden sind. Danach werden alle diese Aufgaben in die Zeitplanung integriert. Geplant wird dabei immer in den adäquaten Zeiträumen. Monatlich erstellt man einen Monatsplan, wöchentlich einen Wochenplan und täglich einen Tagesplan. <?page no="172"?> Offene Punkte Liste (OPL) 173 Tipp! Planen Sie immer in den gleichen Zeiträumen: jeden Tag täglich, jede Woche wöchentlich, jeden Monat monatlich, jedes Jahr jährlich und jedes Jahrzehnt alle 10 Jahre [3] Abarbeiten: Nun arbeitet man die Dinge so ab, wie sie eingeplant worden sind, Aufgabe für Aufgabe für Aufgabe. Wichtig: den Blick auf die Uhr nicht vergessen und jede Aufgabe vollständig abarbeiten! Ist eine Aufgabe erledigt, überlegt man den nächsten Schritt, der aus dieser Aufgabe folgt und plant ihn ein. Was spontan als Idee dazu einfällt, wird notiert (siehe 1). Tipp! Wer die ausführlichen Beschreibungen von David Allen nicht lesen will oder komplett umsetzen möchte, findet bei “ZEN to done” www.imgriff.com/ serien/ zen-to-done/ eine Kurzfassung. Zu empfehlen ist auch der Blog von www.imgriff.com! 31.2 Offene Punkte Liste (OPL) Am besten werden alle Aufgaben, Ideen und Gedanken zum Sammeln in eine Liste mit offenen Punkten notiert (auch To-Do-Liste genannt). Auf diese Liste kann und soll wirklich alles, was irgendwie im weitesten Sinn mit der Abschlussarbeit anfällt, also auch Checklisten, Literaturhinweise, Empfehlungen für Copyshops und, und, und. Jeder Eintrag wird dann mit einem Stichwort flankiert und einem Zeitpunkt, an dem man das Thema fertig bearbeitet haben möchte. Wichtig ist auch eine einfache Priorisierung, also zum Beispiel nach A, B und C. Mit der wöchentlichen und/ oder täglichen Zeitplanung an der Hand geht man dann die OPL durch und wählt die Punkte aus, die am wichtigsten und die damit als Nächstes dran sind. <?page no="173"?> 174 Organisierter Alltag Aber eigentlich ist doch alles irgendwie wichtig, oder? Nicht ganz. Man unterscheidet nach Eisenhower [Eisenh] zwischen den Dingen, die ► dringend und wichtig sind. Die erledigt man sofort. ► wichtig, aber nicht dringend sind. Für diese Dinge sucht man sich einen Termin im Kalender, an dem sie abgearbeitet werden. ► dringend, aber nicht wichtig sind. Solchen Sachen delegiert man am besten oder lässt sie liegen oder noch besser: wirft sie in den Mülleimer! ► nicht dringend und nicht wichtig sind. Diese Dinge dürfen dann gleich in Ablage P, den Mülleimer! Erledigte Einträge markiert man mit dem aktuellen Datum als erledigt. Das dient nicht nur dem Überblick, sondern auch der Motivation! Denn am Ende des Tages oder der Woche sieht man, was alles erledigt worden ist und kann sich freuen, was alles geklappt hat. Ein gutes Gefühl! Download der Vorlage für eine OPL: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit 31.3 Der Tages- und der Wochenplan Ein Plan enthält immer die Aufgaben, die im Zyklus der Planung erledigt werden müssen. Will heißen: Tägliche Aufgaben kommen in den Tagesplan, wöchentliche in den Wochenplan und so weiter. In → Kapitel 14 haben Sie einen Plan für die sechs Monate Ihrer Abschlussarbeit erstellt. Nun geht es an die Detailplanung, an die einzelnen Tage, Wochen und Monate. Dazu beginnt man zunächst mit dem Wochenplan, in dem zu Beginn der Wochen die folgenden sieben Tage geplant werden. Erstellen Sie sich dazu ein übersichtliches Blatt. Für jeden Wochentag wird eine Spalte vorgesehen. In jeder Spalte sehen Sie zwei Kästchen für wiederkehrende tägliche Aufgaben vor, zum Beispiel für den Punkt ‚E-Mails bearbeiten‘. Zwei, maximal drei weitere Kästchen sind für die wichtigsten Aufgaben des Tages reserviert <?page no="174"?> Effizienz und Effektivität 175 (mehr als drei wichtige Aufgaben an einem Tag sind auf Dauer nicht zu schaffen). Hinzu kommen dann noch die feststehenden Termine des Tages, die Sie mit Uhrzeit und Ort notieren. Achten Sie darauf, am Beginn der Woche nicht mehr als 60 bis 70 Prozent Ihrer Woche bereits fest zu verplanen. Denn schließlich sind da noch mehr oder weniger spontane Termine, die kommen, Aufgaben, die sich ungeplant ergeben und dies alles will auch erledigt sein. Und welche Aufgabe wird am Tag selbst nun als Erstes erledigt? Diejenige, die auf alle Fälle erledigt werden muss. Erst dann geht es an die Aktivitäten, die sonst noch auf dem Plan stehen. Wer seinem Ziel näherkommen möchte, kann aber auch eine ganz andere Rangordnung versuchen. Nehmen Sie sich jeden Abend zwei Dinge vor, die Sie am nächsten Tag unbedingt erledigt haben möchten. Notieren Sie diese Aufgaben in Ihren Wochenplan und beginnen Sie den Tag mit diesen beiden Aufgaben. Ein gutes Gefühl! Download eines Templates: uvk-lucius.de/ abschlussarbeit 32 Arbeitstechniken 32.1 Effizienz und Effektivität „Effizienz“ und „Effektivität“ sind echte Modebegriffe geworden. Man kann sie beinahe schon nicht mehr hören. Schade! Denn mit Effizienz und Effektivität kann man in der Tat eine ganze Menge erreichen. Doch wie genau? Effektivität ist die Fähigkeit, ein Ziel zu erreichen. Dabei geht es nicht allein um das Ziel als solches (eine Bruchlandung ist schließlich auch eine Landung), sondern um die Qualität des Ziels. Wer effektiv ist, kann ein sinnvolles Ziel nicht nur definieren, sondern es auch an alle daran Beteiligten so kommunizieren, dass es verstanden wird. Eine effektive Vorgehensweise ist eine solche, bei der das Ziel sinnvoll, benannt und bekannt ist. Effektiv gefragt heißt es also: Tue ich das Richtige? <?page no="175"?> 176 Arbeitstechniken Effizienz beschreibt den Weg zum Ziel. Hier geht es darum, die richtigen Schritte zu unternehmen, um das Ziel zu erreichen. Und die richtigen Schritte sind ausschließlich die notwendigen. Über Umwege, Fleißarbeiten, Astgabelungen und Nebenschauplätze hat noch keiner sein Ziel schneller erreicht, im Gegenteil: er hat sich möglicherweise verausgabt und am Ende fehlt die Kraft für den Zieleinlauf. Seien Sie also niemals eifrig, sondern immer effizient und sortieren Sie das, was nicht unmittelbar aufs Ziel hinsteuert, einfach aus. Merke, der Effiziente erreicht sein Ziel mit möglichst wenig Arbeitsaufwand, Zeit und Material. Effizient gefragt heißt es also: Tue ich es richtig? Tue ich das Richtige und tue ich es richtig? Diese Kombination aus effektiver und effizienter Vorgehensweise ist eine Grundlage für eine erfolgreiche Abschlussarbeit. Und nicht zuletzt lässt sich dieses Prinzip auf viele andere Bereiche anwenden. Machen Sie sich diese beiden Denkweisen wirklich bewusst! Dann haben Sie den ersten wichtigen Schritt in eine erfolgreiche Zukunft bereits getan! Und konkret: Setzen Sie sich bei jedem Schritt Ihrer Abschlussarbeit ein Ziel, überprüfen Sie es auf ihre Effektivität und gehen Sie dann nur diejenigen Schritte, die unbedingt zur Erledigung dieses Zieles notwendig sind. 32.2 Regel von Parkinson „Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ (Original engl.: „Work expands (so as) to fill the time available for its completion.”) [Parkinson]. Der britische Soziologe Cyril Northcote Parkinson hat etwas wirklich Erstaunliches herausgefunden: eine Arbeit dauert genau so lang, wie man sich Zeit dafür eingeplant hat. Mit dieser Erkenntnis lässt sich der Alltag toll in den Griff bekommen. Probieren Sie es aus! Legen Sie vor der Abarbeitung einer bestimmten Aufgabe fest, bis wann Sie sie erledigt haben möchte. Und auf wundersame Weise werden Sie genau so lange für diese Aufgabe brauchen. So wie <?page no="176"?> 80/ 20-Regel 177 der Autor dieses Buches. Seine S-Bahn-Fahrt zur Arbeit dauert ungefähr 30 Minuten, und genau diese halbe Stunde nimmt er sich Zeit, Mails zu beantworten, die nach Arbeitsschluss am Vorabend aufgelaufen sind. Und ganz gleich, wie viele Mails es sind oder wie aufwendig ihre Beantwortung: er wird jedes Mal pünktlich zum Aussteigen fertig damit. Die Regel von Parkinson hilft Ihnen auch beim Schreiben Ihrer Kapitel. Überlegen Sie, was eine angemessene Zeitdauer für das nun zu schreibende Kapitel wäre und halten Sie sich beim Schreiben an diese Uhr. Kalkulieren Sie lieber knapp als großzügig: die Zeit wird reichen! Timothy Ferris beschreibt in seinem Buch „die 4-Stunden-Arbeitswoche“ [Ferris], wie er es seinerzeit geschafft hat, seine Abschlussarbeit an nur einem einzigen Wochenende zu schreiben. Wie kam das? Zwei Tage vor dem letzten möglichen Abgabetermin sagte ihm sein Professor, er habe mit der vorliegenden Arbeit das Thema komplett verfehlt. Ferris nahm die Herausforderung an und schaffte es, innerhalb von zwei Tagen die Arbeit neu zu schreiben - nicht zuletzt, weil er sich auf das Wesentliche konzentrierte (hier kommt also wieder die Effizienz ins Spiel! ). Die Arbeit wurde dann übrigens mit einer sehr guten Note bewertet. Wir wollen Sie natürlich nicht auffordern, Ihre Arbeit in wenigen Tagen zu schreiben - die Episode zeigt aber, dass wenn man sich einen knappen Zeitrahmen vornimmt, man möglicherweise doch konzentrierter und effizienter arbeitet denn mit Zeitpuffern im Übermaß. Die verleiten nämlich gerne dazu, zu trödeln und vermeiden das Schreiben vielleicht sogar eher als dass sie es befördern. 32.3 80/ 20-Regel Die 80/ 20-Regel besagt, dass man 80 Prozent seiner Ergebnisse in 20 Prozent der Zeit erreicht. Und die 80 Prozent ‚Restzeit‘ verbringt man dann mit jenen 20 Prozent der Aufgabe, die noch nicht erledigt worden sind. Mindestens! Überlegen wir kurz, was diese Regel für unsere Abschlussarbeit bedeutet. 80/ 20 hieße hier: man kann in sehr kurzer Zeit eine Arbeit schreiben, die zu 80 Prozent perfekt ist. <?page no="177"?> 178 Arbeitstechniken Gehen wir noch mehr ins Detail. Sehr, sehr viel Zeit wird oft regelrecht verbraten mit der Gestaltung des Textes - es gibt Studenten, die berichten, dass sie Tage damit verbracht haben, ihren Text in ein gutes Layout zu bringen. Ist man einmal dabei, kann man auch irgendwie nicht so richtig damit aufhören, sondern will das Layout immer weiter verfeinern. Denken Sie daran: in 20 Prozent der Zeit bringen Sie ein Layout hin, das zu 80 Prozent perfekt ist. 80/ 20 ist bestimmt keine Aufforderung, schludrig zu schreiben oder zu gestalten - aber die Regel bietet einem die Möglichkeit, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und ganz relaxed auch mal weniger perfekte Passagen zuzulassen. Will man mehr? 32.4 First time right Wenn Sie schreiben, dann von Anfang an abgabereif. Wer erst mal nur ins Unreine schreibt, nur so zur Probe textet oder den Text skizziert, vertut wertvolle Zeit. Denn man muss an diese Passagen, Skizzen, Entwürfe ein zweites Mal ran - und warum soll das perfekte Schreiben auf einer ‚mal nur so dahingetexteten‘ Grundlage plötzlich schneller oder gar besser funktionieren? Zumal die Erfahrung zeigt, dass das nachträgliche Bearbeiten einer nur unzureichenden Grundlage selten zu einem sehr guten Resultat führt. Wenn Sie die Stichworte und Gedankengänge im Kopf haben, dann haben Sie die Grundlage, einen guten Text darüber hinzulegen. ‚First time right‘ Schreiben erfordert etwas mehr Zeit als ein Konzept zu schreiben. Aber man spart sich den zweiten Durchgang. 32.5 Ziele SMART formulieren Formulieren Sie Ziele für Ihre Abschlussarbeit nach der SMART- Methode. SMART steht für: ► Spezifisch: Das Ziel darf nicht allgemein formuliert werden, es muss spezifisch genau eine Sache beschreiben. <?page no="178"?> EVN Technik 179 ► Messbar: Das Erreichen des Ziels muss leicht messbar sein. Auch eine außen stehende Person muss leicht erkennen können, dass das Ziel erreicht worden ist. ► Aktivierend: Es muss mich aktivieren, das Ziel zu erreichen, ja, ich muss regelrecht Lust darauf bekommen, das Ziel zu erreichen. Das Ziel darf dabei durchaus eine kleine Herausforderung darstellen. ► Realistisch: Das Ziel muss erreichbar sein. Ich muss immer das Gefühl haben, dass das Ziel greifbar ist. ► Terminiert: Es muss einen konkreten Termin geben, an dem das Ziel erreicht sein muss. Denn Zeitdruck hilft, ein Ziel zu erreichen. Schreiben Sie die Ziele für Ihre Abschlussarbeit frühzeitig auf, zum Beispiel gleich in der ersten Woche, und besprechen Sie diese Ziele mit Ihrem Betreuer. Warum? Nun, ein bisschen ‚sozialer Druck‘ schadet nicht. Wenn ich mir jemand ins Boot hole, der meine Ziele kennt oder dem ich gar versprochen habe, diese Ziele auch zu erreichen, nehme ich mich eben noch ein bisschen mehr in die Pflicht, als wenn die Zielversprechung nur eine Angelegenheit wäre, die ich im stillen Kämmerlein ganz allein mit mir selbst ausmache. Schließlich geht es an vielen Arbeitstagen auch darum, den inneren Schweinehund zu überlisten. Und mit einem ‚Komplizen‘ geht das besser als allein. Und nicht zuletzt: Feiern Sie das Erreichen Ihrer Ziele angemessen! 32.6 EVN Technik Die EVN-Technik kommt ursprünglich aus dem Produktmanagement (vgl. [Kairies]). Man kann diese Technik aber auch sehr gut auf die Abschlussarbeit anwenden. Denn die EVN-Technik hilft Ihnen, Ihre Denkweise mit der Ihres Gegenübers zu vereinbaren und damit Ihre Arbeit so zu kommunizieren, dass sie überzeugt. Dies funktioniert über E wie Eigenschaften, V wie Vorteile und N wie Nutzen. <?page no="179"?> 180 Arbeitstechniken Überlegen Sie sich zunächst, welche Eigenschaften Ihre Abschlussarbeit hat. Einige Vorschläge: ► Leichte Lesbarkeit ► Übersichtliche grafische Darstellung ► Hoher wissenschaftlicher Anspruch ► Gehaltvolle Ergebnisse Aus diesen Punkten leiten Sie die Vorteile ab, die Ihr Betreuer und eventuell auch Ihr Professor davon haben. Sprich: Welchen Vorteil hat der Leser meiner Arbeit, wenn ich die genannten Eigenschaften umsetze? Welche Nachteile hätte er, wenn ich diese Eigenschaften nicht umsetze? Einige Vorschläge: ► Die Arbeit lässt sich schnell lesen, der Textfluss bereitet keine Mühe ► Die Zusammenhänge der Arbeit können schnell erfasst werden und sind nicht zu komplex ► Die Vorgehensweise der Arbeit ist kompatibel mit der Denkweise des Professors ► Das Unternehmen profitiert von den Ergebnissen der Arbeit Aus den Vorteilen leiten Sie jetzt den Nutzen ab, den der Leser daraus zieht. Diese Nutzen bewegen sich in der Regel in Kategorien wie Zeitgewinn, reduzierter Energieaufwand, geringere Kosten, erhöhtes Wohlbefinden, und, und, und. Einige Vorschläge ► Zeitersparnis beim Lesen der Abschlussarbeit: Betreuer und Professor können sich schnell wieder anderen Aufgaben widmen. ► Die Zusammenhänge sind verständlich dargestellt: Die Bewertung der Arbeit erfordert wenig Mühe und Energie ► Das Unternehmen kann seinen Gewinn erhöhen Was heißt das nun konkret? Auch wenn es im ersten Moment etwas hochtrabend anmutet: Kommunizieren Sie gegenüber Ihrem Betreuer und Ihrem Professor immer den Nutzen, die sie aus Ihrer Arbeit ziehen werden (die zwei ersten Denkschritte sind Ihre Angelegenheit allein). Sind wir ehrlich: auch der Betreuer und der Pro- <?page no="180"?> Meetings richtig durchführen 181 fessor wollen, am Ende des Tages, einen persönlichen Nutzen aus Ihrer Arbeit ziehen und sehen die Begleitung nicht nur sozusagen als ihre Bürgerpflicht an. Übertreiben indes darf man die Kommunikation der Nutzen auch wieder nicht, sonst wirkt es notorisch und herbeigeredet. Finden Sie die richtige Balance, dann werden sich Professor und Betreuer einig sein: ich habe mich richtig entschieden, diesen Studenten zu betreuen. 32.7 Meetings richtig durchführen Theorie und Praxis, das alte Leid, vor allem in Meetings! Oft sind sie endlos, jeder will und muss was gesagt haben, aber effektiv und effizient genutzt wurde die gemeinsame Zeit nicht. Sie wurde vielmehr vernichtet. Während Ihrer Zeit im Unternehmen werden Sie einige Meetings besuchen und Sie werden feststellen, dass es produktive Treffen gibt und solche, die komplett umsonst waren. Die gute Nachricht: Sie können etwas dazu beitragen, dass Meetings produktiv sind, zumindest jene, die Sie selbst vorbereiten oder sogar durchführen. Und so geht es richtig: Bereiten Sie sich gewissenhaft vor: ► Laden Sie nur Teilnehmer ein, die auch wirklich etwas zum Thema beitragen können. Teilnehmer, die nur der Information wegen in der Runde wären, können hinterher kurz schriftlich informiert werden. ► Wählen Sie einen für alle günstigen Zeitpunkt. ► Kommunizieren Sie vorab, welche Themen diskutiert werden sollen und wer was vorzubereiten und beizutragen hat. Erstellen Sie eine Agenda und versenden Sie sie rechtzeitig an alle Teilnehmer. Zu Beginn des Meetings: ► Erscheinen Sie überpünktlich und meckern Sie wenn jemand zu spät kommt. <?page no="181"?> 182 Arbeitstechniken ► Bedanken Sie sich zu Beginn, dass die Teilnehmer Zeit gefunden haben. ► Erinnern Sie daran, wie viel Zeit heute maximal zur Verfügung steht. ► Lesen Sie die Agenda vor und holen sich die Zustimmung aller ein. ► Legen Sie fest, wie viel Zeit pro Punkt verwendet werden soll. Lassen Sie einen Puffer für ungeplante Diskussionen. ► Geben Sie einen kurzen Ausblick, welches Ziel die Besprechung heute haben soll und holen sich die Zustimmung aller Teilnehmer. Während des Meetings sorgen Sie für einen geordneten und zielorientierten Ablauf: ► Gehen Sie Punkt für Punkt die Agenda durch. ► Behalten Sie stets die Zeit im Auge und drängen Sie auf die Einhaltung der Zeiten. Randthemen können immer auf ein separates Meeting verschoben werden. ► Begrenzen Sie die Redezeit der einzelnen Teilnehmer mit der nötigen Sensibilität für Rangfolgen im Betrieb. Kurze Statements sind immer besser als langatmige. Ideal sind Statements, die nicht länger als zwei Minuten dauern. ► Notieren Sie Ergebnisse, Entscheidungen und Aufgaben für alle sichtbar in einem Protokoll oder der OPL Fünf Minuten vor Ende der anvisierten Zeit beginnt die Schlussphase: ► Fassen Sie das Meeting (Thema, Diskussion, Ergebnis) sehr knapp zusammen. ► Gehen Sie die Aufgaben durch, die die verschiedenen Teilnehmer aus dem Meeting mitnehmen und legen Sie gemeinsam fest, bis wann diese Aufgaben erledigt werden. ► Benennen Sie die nächsten Schritte. ► Bedanken Sie sich für die Teilnahme und Aufmerksamkeit. <?page no="182"?> Führung ohne Vorgesetztenfunktion 183 Bereiten Sie das Meeting nach: ► Schreiben Sie eine E-Mail an alle Teilnehmer, in der Sie sich nochmals für die Zeit bedanken, die sie sich genommen haben. Beschreiben Sie dann kurz die Ergebnisse des Meetings und die offenen Aufgaben. Auch wenn Sie als Student nicht in der Position sind oder die Aufgabe haben, wirklich große Meetings zu leiten, werden Sie wahrscheinlich einige kleinere Zusammenkünfte leiten oder wenigstens besuchen. Oder Sie üben wenigstens in jeder Besprechung mit Ihrem Betreuer, wie das ‚richtige Meeting‘ geht. 32.8 Führung ohne Vorgesetztenfunktion In dem Trio Betreuer, Student und Professor gibt es zwei, nein drei Führungspositionen. Professor und Betreuer führen den Studenten. Und der Student führt den Betreuer und/ oder den Professor. Doch seine Führung ist ungleich diffiziler, denn er muss dabei ohne die Vorgesetztenfunktion auskommen. Warum führt der Student den Betreuer und/ oder Professor? Weil er Wünsche und Bedürfnisse hat, die sich an einen dieser beiden Vorgesetzten richten. Es geht um ihre Unterstützung, Beratung oder andere Zuarbeit, zu der sie subtil hingeführt werden müssen. Wie bekommt man das hin? Durch klare Kommunikation und ein gutes Verhältnis. Letzteres ist die Grundlage. Achten Sie darauf, dass zwischen Ihnen und Ihrem Betreuer und Professor ein wirklich gutes Betriebsklima herrscht, dass es harmonisch zugeht und freundlich. Sie werden Ihre Wünsche viel leichter in so einem Umfeld durchsetzen als in einem, das von Gleichgültigkeit oder gar Kälte geprägt ist. Ausgenommen den Fall, dass Ihre Vorgesetzten keine Menschenfreunde sind, liegt es an Ihnen, das gute Verhältnis aufzubauen und zu befördern. Und dann nennen Sie klar, was Sie benötigen und warum Sie es benötigen. Kommunizieren Sie Ihre Bedürfnisse eindeutig, damit erreichen Sie Klarheit in der Sache. Formulieren Sie Ihr Anliegen gerne als persönlichen Wunsch. Bedanken Sie sich im Voraus, wenn Ihr Wunsch gehört und natür- <?page no="183"?> 184 Arbeitstechniken lich später, wenn er erfüllt wird. Lassen Sie es nicht an Wertschätzung mangeln! Tipp! Seien Sie weich im Umgang mit den Menschen und hart in der Sache. 32.9 Kooperation und Kommunikation im Unternehmen Klar, in jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an intelligenten, motivierten und kreativen Mitarbeitern, die den Laden schmeißen. Tun sie das? Nun, sie tun es nicht allein. Ein Unternehmen kann als Ganzes nur funktionieren, wenn man zusammenarbeitet. Die Gruppe leistet immer mehr als die Einzelnen zusammen. Kooperation ist eine essenzielle Kerntugend, um erfolgreich zu sein. Und ihr zweiter Vorname lautet Kommunikation. Selbst als Student, der vielleicht nur ein Intermezzo in dem Unternehmen gibt, in dem er seine ganz höchstpersönliche Abschlussarbeit schreibt, sind Sie niemals ein Einzelkämpfer. Sie sitzen nicht für sich in einem abgeschotteten Raum, sondern sind für die Dauer Ihrer Arbeit Teil des Unternehmens. Und da gilt: miteinander Arbeiten ist effizienter und macht auch mehr Spaß! Jeder trägt seinen Anteil zum Gesamten bei. Damit Kooperation funktioniert, muss man miteinander reden. Jeder muss dafür sorgen, dass sein Part von den anderen verstanden wird und dass seine Botschaft ankommt. Und umgekehrt: er muss die Beiträge der anderen hören, verstehen und annehmen. Dies gilt für langjährige Mitarbeiter, für Vorgesetzte, Teamleiter, Auszubildende und für Studenten, die neu im Unternehmen sind. Tipp! Achten Sie im Umgang mit Kollegen, dem Betreuer und dem Professor auf einen stetigen Informationsfluss. <?page no="184"?> Kleidung 185 Regieren Sie zügig auf Anfragen (z.B. per E-Mail), geben Sie regelmäßig Einblick in Ihre aktuellen Tätigkeiten und zeigen Sie den Fortschritt auf. Ihre Mitmenschen sollten sich auf Sie verlassen können. Halten Sie Zusagen ein. Wenn Sie sagen „Ich melde mich bis Donnerstagabend“, dann melden Sie sich nicht erst am Freitag oder gar am Montag. Sagen Sie lieber am Donnerstagmorgen „Ich habe noch nicht genügend Informationen und melde mich am Montag wieder“. 32.10 Kleidung Es versteht sich von selbst, dass man in einem Unternehmen nicht daherschlurft wie der letzte Schludri oder in den Clubklamotten der letzten durchtanzten Nacht auftaucht. In → Kapitel 13.1 haben wir bereits ein paar Zeilen über den Dresscode geschrieben, der in einem Unternehmen herrschen kann und mit dem Sie sich rechtzeitig vertraut machen sollten (nicht zuletzt, um für die erste Woche ein paar dementsprechende Teile in Ihrem Schrank zu haben). Falls in dem Unternehmen, in dem Sie Ihre Abschlussarbeit schreiben, kein expliziter Dresscode existiert, fahren Sie mit folgenden Regeln ganz gut: ► Orientieren Sie sich an Ihrem Betreuer und an den Kollegen. Was tragen sie, was nicht? Kleiden Sie sich niemals weniger ordentlich als die Kollegen, mit denen Sie unmittelbar zusammenarbeiten. Trägt in Ihrer Abteilung niemand Jeans, fangen Sie nicht damit an. Bei den Herren passen in einer Büroumgebung meistens ein Hemd und eine Stoffhose, bevorzugt in den gedeckteren Farben, aber auch hier lohnt ein Blick auf die Kollegen. Im Sommer sind Poloshirts den einfachen T-Shirts unbedingt vorzuziehen. Unauffällige Schuhe in schwarz, sportlichere Modelle nur, wenn die Kollegen sie tragen. <?page no="185"?> 186 Arbeitstechniken ► Frisur kommt von Friseur und der schneidet den Männern einen ordentlichen Schnitt, damit man das Gesicht auch sehen kann. ► Ärmellos geht für beide Geschlechter selbst im Hochsommer: NICHT! Bermudas und Miniröcke gerne am Stadtstrand, Biergarten oder Baggersee, niemals im Bürogebäude. Dito Flip-Flops oder ähnliches Schuhwerk. Auch Motiv-T-Shirts vom letzten Rock-am-Ring müssen leider draußen bleiben, selbst wenn sich der Vorgesetzte gestern erst als glühender Mötley Crüe-Fan geoutet hat. ► Die Frauen kleiden sich so, dass sich der Blick ihres Gegenübers nicht irgendwo verirrt, wo er nicht hingehört. (Das ist von einem sehr feministischen Standpunkt aus betrachtet sicherlich kritisch zu bewerten, aber das nackte-Haut-Verbot gilt auch für die Männer). ► Sichtbare Piercings aller Art: raus damit! (Ja, auch das in der Zunge! ) ► Und zuletzt: unbedingt Körperhygiene einhalten. Parfum, mit dem man in der Nacht betört, tagsüber unerreichbar einschließen. Make-up, das einer Göttin gleicht: auf den Feierabend vertagen. Nehmen Sie den unausgesprochenen Dresscode nicht auf die leichte Schulter. Nichts ist so peinlich, wie von einem Vorgesetzten darauf angesprochen zu werden, dass man sich für Kollegen und Unternehmen absolut unangemessen kleidet. Ersparen Sie sich diese Schmach! 32.11 Papier versus PC PC, Smartphone oder Tablet? In unserer digitalisierten Welt vergisst man gerne, dass es noch eine weitere Arbeitshilfe gibt: das Papier. Grundsätzlich ist es sinnvoll, digital zu arbeiten. Die Informationen sind schneller da, lassen sich leichter verarbeiten und weitergeben. Allerdings kann das digitale Arbeiten auch massiv Zeit vernichten. Man lässt sich leicht von der Technik ablenken, manchmal auch irritieren, und konzentriert sich nicht mehr auf den <?page no="186"?> Agile Softwareentwicklung 187 Inhalt. Außerdem sind die Mailbox und das Internet immer nur einen Klick entfernt, und jeder weiß, welches Potenzial an Ablenkung dies bietet. Und da kommt das Papier wieder ins Spiel. Denn es ist als Arbeitsmedium auch in unserer Welt heute noch längst nicht abgeschrieben. Überlegen Sie vor jeder Aufgabe, mit welchem Medium Sie sie am effizientesten erledigen können und entscheiden sich dann bewusst dafür. Bewusst heißt: alle anderen Medien werden außer Reichweite geräumt. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie für einen bestimmten Arbeitsvorgang besser mit Papier und Stift oder zum Beispiel mit dem Tablet fahren, dann machen Sie die Probe und nutzen Sie diese Erfahrung für alle weiteren ähnlichen Arbeitsvorgänge. Eine Abschlussarbeit kann durchaus auf mehreren Arbeitsmitteln entstehen. Hauptsache, sie entsteht effizient! 32.12 Agile Softwareentwicklung In der agilen Softwareentwicklung werden einige Regel und Verfahren beschrieben, wie man mit unklaren und sich schnell ändernden Anforderungen umgeht. Ähnlich wie bei einer Abschlussarbeit ist es in Softwareprojekten oft so, dass zu Beginn noch gar nicht klar ist, was das Ergebnis sein soll. Es gibt zwar eine grobe Richtung und eine grobe Idee von dem Ergebnis, aber so ganz genau ist es eben noch nicht bestimmt oder bestimmbar. In der Softwareentwicklung nutzt man dann sogenannte agile Methoden. Das bedeutet, dass man zwar das Ziel definiert, aber die Details dahin noch nicht. Agil heißt, man geht in vielen kleinen Schritten vor. Jeder dieser Schritte führt zu einer kleinen, fertigen Einheit. Mit diesem „Zwischenstand“ geht man dann zum Kunden und diskutiert erneut über die Anforderungen und die nächsten Schritte. So kann man sich immer wieder Feedback holen, den Kunden am Fortschritt teilhaben lassen und jederzeit steuernd eingreifen. Viele kleine Einheiten, die das Ziel nicht abbilden? Damit das Ganze nicht im Chaos mündet und ineffizient ist, gibt es ein paar <?page no="187"?> 188 Arbeitstechniken einfache Regeln. Jeder Zwischenschritt (auch „Sprint“ genannt) dauert einen festen und immer gleichen Zeitabschnitt (zum Beispiel vier Wochen). Zu Beginn wird zwischen Auftraggeber und Entwicklungsteam vereinbart, was das Ergebnis am Ende des Sprints sein soll. Der Auftraggeber nimmt das Ergebnis (oder auch Teile davon) am Ende ab. Ganz ähnlich kann man auch bei einer Abschlussarbeit vorgehen: Sprint für Sprint. Für jeden Teil plant man mit den Betreuern zunächst die Inhalte, die man umsetzen will - und zwar im theoretischen und praktischen Teil. Nach genau vier Wochen sind diese Inhalte erarbeitet und können vom Betreuer begutachtet werden. Wer seine Abschlussarbeit agil erstellt und in Sprints aufteilt, hat nach jedem der sechs Zyklen zu je vier Wochen die Möglichkeit, korrigierend einzugreifen und, wenn nötig, sich auf neue Ergebnisse oder Anforderungen einzustellen. Das Ziel ist vor Augen, aber der Weg dahin bleibt sozusagen spannend. Mit Teilzielen zu erarbeiten führt meistens zu einer deutlich besseren Qualität, weil alle Schritte sehr genau abgestimmt und begutachtet sind. Und auch die Zeitplantreue ist größer, wenn man in Sprints arbeitet - zumindest dann, wenn man sich strikt an die vorgegebene Zeit hält. Die agile Methode ist relativ neu und daher noch relativ unbekannt. Es versteht sich von selbst, dass Sie mit dieser Methode nur arbeiten, wenn Ihr Betreuer und Ihr Professor ihre Zustimmung gegeben haben. 32.13 Mindmapping Mindmapping ist eine erprobte Methode, um Gedanken und Strukturen aufzubauen und aufzuschreiben. Dabei wird versucht, sich auf Papier den Denkstrukturen des Gehirns anzunähern: vom Hauptthema zu den Detailthemen und deren Detailthemen und so weiter. Und das geht so: Schreiben Sie Ihr Hauptthema in die Mitte des Blattes. Dann notieren Sie die Detailthemen um das Hauptthema herum und verbinden diese mit Linien. Details zu den Detailthemen gruppieren Sie außen um das entsprechende Detailthema herum und verbinden auch diese <?page no="188"?> Persönlichkeitsentfaltung 189 mit Linien. So kommen Sie von einer Idee zur nächsten, Ihre Gedanken werden detaillierter und fächern sich immer mehr auf. Nutzen Sie diese Technik zu Beginn Ihrer Abschlussarbeit, wenn Sie sich über die inhaltliche Struktur Gedanken machen. Nutzen Sie diese Technik aber gerne auch bei allen weiteren Kapitel und Themenbereichen. Bereiten Sie ein Kapitel zunächst als Mindmap auf und entwerfen Sie daraus die Struktur und ihre Inhalte. Abb. 6: Beispiel für Mindmapping 33 Persönlichkeitsentfaltung Ist Zufriedenheit nur ein kurzer Moment des Glücks oder ein steter Zustand? Man begegnet immer wieder Menschen, die diese beneidenswert ruhige Zufriedenheit als Grundton ausstrahlen. Im Kern sind diese Menschen ausgeglichen und haben ausgeprägte Persönlichkeiten, sind entspannt im Umgang mit anderen Menschen und erreichen ihre Ziele leichter - und sie sind zufriedener. Und diese Zufriedenheit wirkt sich wiederum positiv auf die Persönlichkeit aus. Ein durch und durch positiver Kreislauf also. Kann man lernen, zufriedener zu werden und manches gelassener anzugehen? Dieses Buch kann nur einige Aspekte knapp beleuchten, aber es empfiehlt sich, persönliche Themen nicht kategorisch Buch Abschlussarbeit Einleitung Persönliche Fähigkeiten ausbauen Schlussphase Die wissenschaftliche Arbeit verfassen Schritt für Schritt vorgehen Zusammenarbeit etablieren Zueinander finden Vorbereitungsphase Betreuer Student <?page no="189"?> 190 Persönlichkeitsentfaltung als Firlefanz abzutun. Lassen Sie sich jenseits von Wochenplänen und straff organisierter Arbeit einmal auf etwas ein, das nicht ganz so einfach zu greifen ist und nutzen Sie die positiven Effekte einiger Übungen und Anwendungen auf Ihre innere Balance. Ein empfehlenswertes Buch für Neulinge in diesem Bereich ist zum Beispiel „Simplify your life” von Werner Tiki Küstenmacher [Tiki]. Darin wird die Lebenspyramide beschrieben und man erhält ganz simple Tipps, wie man Stück für Stück die Stufen der Pyramide hinaufsteigen kann. 33.1 Work-Life-Balance Eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit ist enorm wichtig, um über einen langen Zeitraum leistungsfähig zu bleiben. Nehmen Sie sich dafür Zeit. Es lohnt sich! Man sollte so früh wie möglich üben, eine Balance zwischen Leben und Arbeit herzustellen und sich nicht gänzlich auf die Arbeit fokussieren. Das bedeutet, dass man die Arbeit am Nachmittag oder am Abend nach sinnvoller Zeit unterbricht und die Zeit danach für andere Gedanken und zum Ausruhen nutzt. Nur so kann eine Regeneration einsetzen - sowohl körperlich als auch geistig. Wenn der Kopf zu voll ist und der Körper sich erschöpft fühlt, fehlt es am nächsten Tag an Leistungsfähigkeit und Kreativität. Vor allem in hektischen Zeiten sind die Momente der Ruhe besonders wichtig. Die Qualität leidet erheblich unter der Mehrarbeit, und es ist besser, bisweilen eine Pause einzulegen und danach frisch von neuem zu starten. Um diesen Prozess zu erleichtern, kann man sich zuhause eine private Atmosphäre schaffen, die sich vom Arbeitsalltag deutlich abhebt. Dann fällt der Wechsel leichter. Wenn Sie zuhause einen Arbeitsplatz haben, versuchen Sie ihn räumlich zu trennen, so dass Sie bewusst den Arbeitsplatz verlassen müssen, um in die Freizeit zu wechseln. Die Anwesenheitspflicht im Unternehmen kann dabei hilfreich sein. So geht man bewusst „zur Arbeit“. Man sorgt für ein gepflegtes Äußeres und konzentriert sich auf die anstehenden Aufgaben. <?page no="190"?> Bio-Rhythmus 191 Auf dem Rückweg kann man dann auf „Freizeit“ umschalten und sich zuhause in der privaten Atmosphäre entspannen. Sport ist ein sehr gutes Mittel, um die Arbeit für eine Weile zu vergessen. Als Ausgleich sollte man mindestens zwei bis drei Mal pro Woche Sport machen, oder noch besser, den Sport in den Tagesrhythmus einbauen. Sollten Sie sich einmal ausgebrannt fühlen, legen Sie die Abschlussarbeit für ein paar Tage zur Seite (z.B. am Wochenende). Danach haben Sie vielleicht eine neuen Blickwinkel und einige gedankliche Knoten lösen sich von allein. Wer kennt Sie besser als Sie selbst? Setzen Sie bewusst Prioritäten und halten Sie diese auch ein. Fragen Sie sich ehrlich: Wie belastbar bin ich und wann brauche ich eine Ruhephase? Planen Sie diese Ruhephasen wie Termine ein. Sie werden meist unterschätzt und sind doch enorm wichtig, um den Marathon, den sie zu leisten haben, in Gelassen- und Zufriedenheit absolvieren zu können. 33.2 Bio-Rhythmus Jeder Mensch hat einen anderen Bio-Rhythmus. Beobachten Sie sich selbst und finden Sie heraus, zu welchen Tageszeiten Sie besonders produktiv sind und zu welchen Zeiten es eher schleppend vorangeht. Nutzen Sie die Zeiten gezielt aus und planen Sie dementsprechend fordernde (z.B. die Anwesenheit im Unternehmen, konzentrierte Textarbeit) und weniger fordernde Aufgaben (Aufräumen, Tabelle abtippen etc.) zeitlich ein. 33.3 Emotional Freedom Techniques (EFT) Einführung in EFT Kennen Sie den Dreiklang „Körper, Geist und Seele“? Mit dem Körper (Sport, Wellness etc.) beschäftigen sich viele, wenn auch nicht immer in ausreichendem Maß. Den Geist beschäftigen wir fortwährend. Das ist auch der Teil, der für die Abschlussarbeit in <?page no="191"?> 192 Persönlichkeitsentfaltung erster Linie gebraucht wird. Und was ist mit der Seele? Die meisten Menschen beschäftigen sich nicht oder nicht wirklich mit diesem Teil. Zu einem gesunden und glücklichen Leben gehört aber ein ausgeglichener Dreiklang der Ebenen Körper, Geist und Seele. Was unterscheidet überhaupt Geist und Seele? Während der Geist der klare Denker ist und die kognitive Seite abdeckt, hat die Seele viel mit Emotionen zu tun - und zwar mit neuen und mit alten. Emotionen und Erinnerungen an frühere Emotionen (auch genannt: emotionale Erfahrung) beeinflussen unbewusst vieles, was auf der geistlichen und körperlichen Ebene passiert. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich Zugang zur Seele zu verschaffen und dadurch ein positives Gleichgewicht herzustellen. Die Emotional Freedom Techniques (EFT), die Technik zur emotionalen Befreiung, wurde von Gary Craig erfunden und von Robert & Gabriele Rother kreativ weiterentwickelt [Rother]. Durch sie können nicht nur negative Emotionen aufgelöst werden, sondern auch der Einfluss negativer Emotionen auf unser Handeln und Tun. Gerade in Phasen geistiger Anstrengung, neuer Erfahrungen und Herausforderungen ist es wichtig, sich nicht von alten Mustern und Erfahrungen auf emotionaler Ebene hemmen zu lassen. Hier kann Ihnen EFT helfen. Wie die eingeübten Pfade negativer Emotionen gestört werden können, verdeutlicht folgendes Beispiel. Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie in einer hitzigen Diskussion, in einem Streit oder einer emotional belastenden Phase plötzlich unterbrochen wurden? Irgendjemand kam zur Tür herein und hat die Situation gestört. Haben Sie dann auch festgestellt, dass die starken Emotionen Ärger und Wut reduziert und gar nicht mehr so negativ waren? Bei Kleinkindern, die sich stark in negative Emotionen hineingesteigert haben, gibt es einen ganz einfachen Trick. Wenn man dem Kind ganz leicht ins Gesicht pustet, schnappt es nach Luft. Allein durch diese Störung wird die starke emotionale Reaktion für einen kurzen Moment unterbrochen und es geht anschließend deutlich ruhiger weiter. Bei Erwachsenen im Streit kann man als Nichtbeteiligter intervenieren und sich etwa freundlich mit seinem Namen und einem Handschlag vorstellen. Die Erwachsenen sind durch diese Störung so überrascht, dass sich die Emotionen schnell legen. <?page no="192"?> Emotional Freedom Techniques (EFT) 193 Mit EFT nutzt man in ähnlicher Form diese Mechanismen. In unserem Körper gibt es die sogenannten Meridiane. Das sind Energiebahnen, die auch in der traditionellen chinesischen Medizin verwendet werden. Meridiane verlaufen in Bahnen durch unseren Körper und haben Endpunkte. Es gibt Meridiane, die im emotionalen Zentrum im Gehirn enden und ihren anderen Endpunkt an verschiedenen Stellen im Körper haben. Wenn man die Endpunkte am Körper stimuliert, kann man Impulse direkt an das Emotionale Zentrum im Gehirn senden. Da das Emotionale Zentrum im Lymbischen-Gehirn Gefühle und Emotionen speichert - ähnlich wie das geistige Zentrum Bilder, Texte und Zusammenhänge speichern kann - kann man folglich Einfluss auf Emotionen nehmen. Lernt man etwas Neues, so wird im Gehirn das Neue gespeichert und gegebenenfalls wird eine ähnliche, bereits vorhandene Erfahrung, ersetzt. Das funktioniert ähnlich bei geistigen wie bei emotionalen Erfahrungen. Dazu wird zunächst eine vorhandene Erfahrung „gelöscht“ um durch die neue oder aktualisierte Erfahrung ersetzt und neu „gespeichert“ zu werden. Man hat herausgefunden, dass dieser Vorgang durch gezielte Störungen beeinflusst werden kann. So können negative Emotionen und die Erinnerung daran aufgelöst werden. Der Schlüssel zu dieser Möglichkeit besteht aus zwei Teilen. Zunächst muss man sich mit der Emotion (gefühlsmäßig) verbinden. Der zweite Teil ist das Erzeugen der Störung. Im Folgenden wird zunächst das Erzeugen der Störung mit Hilfe von Klopfakkupressur, dem Beklopfen der Meridianpunkte, beschrieben. In den nächsten Abschnitten folgt dann eine Hilfestellung wie man sich in die Emotion versetzt, die man auflösen will. Diese Klopftechnik wird mittlerweile von vielen Coaches, Therapeuten und Selbstanwendern mit erstaunlichen, unmittelbaren Resultaten erfolgreich angewendet. Leitsatz Verbinde Dich mit Deinem Gefühl und klopfe! <?page no="193"?> 194 Persönlichkeitsentfaltung Klopfanleitung Meridiane können durch leichtes Klopfen mit der Handkante oder den Fingern auf ihre Endpunkte angeregt werden. In der Akkupunktur werden diese Meridianpunkt durch feine Nadeln stimuliert. Es ist aber auch möglich - und viel flexibler - die Punkte selbst durch Beklopfen auf die entsprechende Stelle anzuregen. Dabei klopft man ungefähr so stark und so schnell auf seinen Körper wie man an eine Tür klopfen würde. Klopfen Sie auf jeden Punkt etwa fünf bis zehn Mal und gehen danach gleich zum nächsten Punkt über. Folgende Kopfpunkte haben sich als besonders geeignet herausgestellt: ► An der Handkante (HK): Wenn Sie die Handinnenfläche der linken Hand betrachten sehen sie eine Linie, die nach rechts läuft und unterhalb des kleinen Fingers an der rechten Seite der Handinnenfläche endet. Der Kopfpunkt befindet sich am fleischigen Teil der Handkante, dort wo der kleine Finger in die Handkante übergeht. Klopfen Sie mit der flachen Hand der rechten Hand auf diese Stelle. ► Am Auge innen (AI): Betrachten Sie Ihr Gesicht im Spiegel. Der nächste Klopfpunkt liegt am Ende der Augenbraue innen, dort wo die Nasenwurzel anfängt. Klopfen Sie mit der Fingerkuppe eines Fingers. ► Am Auge außen (AA): Ein weiterer Punkt ist am äußeren Ende der Augenhöhle, dort wo die Lachfältchen zu finden sind. Bitte nicht auf der Schläfe klopfen! ► Unter dem Auge (UA): Der nächste Kopfpunkt ist etwas schwieriger zu finden. Fühlen Sie leicht mit dem Finger auf dem unteren Knochen der Augenhöhle unter ihrer Pupille. Dort befindet sich eine kleine Einkerbung oben auf der Knochenkante. Der Klopfpunkt befindet sich an dieser Stelle. Klopfen Sie mit der Fingerkuppe von vorne ganz leicht auf den Knochen. ► Unter der Nase (UN): Der Klopfpunkt liegt genau unter der Nase auf dem oberen Teil der Oberlippe. <?page no="194"?> Emotional Freedom Techniques (EFT) 195 ► Kinnpunkt (KP): Der Kinnpunkt liegt unterhalb der Unterlippe in der Kinnfalte. ► Am Schlüsselbein (SB): Der Schlüsselbeinpunkt ist etwas schwieriger zu finden. Man ertastet das Schlüsselbein jeweils neben der Halsgrube. Dort tasten Sie jeweils einen hervorstehenden Knochen. Unter diesen Knochen befindet sich eine Kuhle (Spalt zur ersten Rippe). Die beiden Schlüsselbeinpunkte liegen in diesem Spalt unterhalb der hervorstehenden Knochen und jeweils etwa 2 cm neben der Halsgrube. Sie sind etwas komplizierter zu finden, aber sobald man die Stelle einmal ertastet hat, findet man sie schnell wieder. Man kann diese beiden Punkte auch gleichzeitig klopfen. Am besten geht das mit dem Daumen und gespreizten Mittelfinger einer Hand. ► Unter dem Arm (UA): Der nächste Punkt ist wieder leicht auszumachen. Man klopft mit der flachen Hand eine Handbreit unterhalb der Achselhöhle auf Höhe der Brustwarze. Halten Sie den Arm dabei leicht vom Körper ab. ► Am Handgelenk (HG): An der Innenseite des Handgelenks befinden sich drei Klopfpunkte, die man gleichzeitig klopfen kann. Diese liegen quer über dem Handgelenk etwa 1 cm unterhalb des Handballens. In etwa der Verlauf eines Uhrarmbands. Diese klopft man mit der flachen Hand. ► Der Kopfpunkt (KP): Der Kopfpunkt befindet sich auf der höchsten Stelle des Kopfes, etwa dort wo der Haarwirbel sitzt. Hier kann man bei glattem Haar mit der Handfläche klopfen oder bei dichtem Haar mit zu einer Harke gekrümmten Fingern. Die meisten Klopfpunkte liegen symmetrisch auf beiden Körperhälften. Sie können auf der rechten oder der linken Körperhälfte klopfen oder auch zwischendurch wechseln. Eine Runde umfasst alle Klopfpunkte. Klopfen Sie also alle Punkte einmal durch. Jeder Punkt wird dabei fünf bis zehn Mal beklopft. Atmen Sie danach einmal tief aus und beginnen Sie eine neue Runde. Es lohnt sich, drei bis fünf Runden für jedes Thema zu durchlaufen. <?page no="195"?> 196 Persönlichkeitsentfaltung Haben Sie keine Angst, die Punkte nicht richtig zu treffen, wichtig ist Ihre Intention. Es funktioniert auch so! Mit dem Gefühl verbinden Nachdem Sie nun alle Klopfpunkte gefunden haben, kommt der etwas schwierigere Teil: das gefühlsmäßige Verbinden mit der Emotion. Das Bestätigen bzw. Aktualisieren der gespeicherten Emotion soll ja gezielt gestört werden, damit sie sich auflösen kann, um an dieser Stelle eine positive Emotion zu speichern. Am einfachsten ist es, in einer Akutsituation zu klopfen. Dann wird eine negative Emotion gar nicht erst traumatisch gespeichert. Bei einem Autounfall oder Lampenfieber mag das noch gehen, in einer Prüfung oder während eines Vortrags werden Sie nicht vor Publikum anfangen wollen, zu klopfen. Hier reicht schon das (harmlose) Kneifen der Handkante am Kleinfinger-Grundgelenk. Um einer kritischen Situation vorzubeugen, gönnen Sie sich immer mal wieder eine ruhige Stunde („Session“), um an einem Thema zu arbeiten. Natürlich benötigen Sie eine gewisse Zeit, bis EFT wirkt und zunächst klingt alles sehr theoretisch und etwas befremdlich. Sie werden aber feststellen, dass Sie von kleineren Problemen immer weiter zum Kern durchdringen können, als würde Sie eine Zwiebel Schicht für Schicht abtragen. Dabei sollte man immer sensibel für Dinge sein, die während des Klopfens „hochkommen“. Das Unterbewusstsein wird Sie schon zu den wichtigen Themen lenken. Nehmen Sie diese Zeichen einfach auf und klopfen Sie weiter. Um in ein Thema zu bearbeiten, sollten Sie sich in eine Situation hineinversetzen, in der Sie die negative Emotion zuletzt erlebt haben - etwa eine Prüfungssituation oder das Halten eines Vortrags. Was für ein Gefühl hatte ich damals? Flaues Gefühlt in der Magengegend? Weiche Knie? Herzrasen? Zittern? Schweißnasse Hände? War es Versagensangst, Machlosigkeit, fehlender Mut? Während man sich in diese Gefühlswelt begibt, sollte man bereits klopfen. Und dann unbedingt so lange weiter klopfen, bis Sie das Gefühl haben, einen angenehmen Zustand erreicht haben und Erleichterung verspüren. Auf diese Weise kann man tiefliegende negative Emotionen aufzulösen. <?page no="196"?> Emotional Freedom Techniques (EFT) 197 Es gibt Beispiele, in denen EFT in wenigen Minuten Blockaden gelöst hat, die über Jahre bestanden. Bei den meisten Menschen ist es jedoch ein Prozess, der etwas Zeit benötigt. Eine Möglichkeit, sich in die richtige Emotion zu bringen, ist es laut darüber zu sprechen und gleichzeitig die Punkte zu beklopfen. Später verwendet man dann eigene Sätze, die einem spontan in den Sinn kommen. Dabei ist es wichtig die eigene Sprache zu verwenden und sich nicht zu verbiegen. Für typische Situationen finden Sie im Folgenden einige Textvorschläge, die Ihnen als Neuling helfen können den Einstieg zu finden. Prüfungsangst Sprechen Sie die folgenden Sätze laut mit, während Sie klopfen. HK: Auch wenn ich Prüfungsangst habe, ich bin ok so wie ich bin. AI: Diese Angst, wenn eine Prüfung bevorsteht AA: Diese Angst, wenn ich mir vorstelle, der Prüfer sitzt mir gegenüber UA: Diese Angst, ich könnte versagen. Diese Angst, ich verstehe die Fragen des Prüfers nicht. UN: Diese Angst, mir fallen keine Antworten ein. KP: Diese Angst, der Prüfer könnte nur das Negative bei mir suchen. SB: Diese Angst, ich bin total auf mich allein gestellt. UA: Diese Angst, belächelt und denunziert zu werden. HG: Diese Angst, nicht richtig vorbereitet zu sein. KP: Diese Angst, der Prüfer könnte mich zu Themen befragen, die mir unbekannt sind. Denken Sie noch an andere Dinge die Ihnen in einer Prüfungssituation unangenehm sind und klopfen Sie weiter. <?page no="197"?> 198 Persönlichkeitsentfaltung Stress HK: Auch wenn ich Stress habe, ich bin ok so wie ich bin. AI: Dieser permanente Stress macht mich kaputt. AA: Dieser Stress nagt an mir. UA: Dieser Stress, an alles gleichzeitig denken zu müssen. UN: Dieser Stress, nicht rechtzeitig fertig zu werden. KP: Dieser Stress, alle wichtigen Dinge erfasst zu haben. SB: Diese Ungewissheit, was der Prüfer wirklich verlangt. UA: Dieser Stress, Betreuer und Hochschule gleichzeitig genügen zu müssen. HG: Dieser Stress, so viele Seiten schreiben zu müssen. KP: Dieser Stress, so viele Informationen verarbeiten zu müssen. Klopfen Sie weiter mit anderen Dingen, die Ihnen Stress bereiten. Lampenfieber Vortrag HK: Auch wenn ich Lampenfieber habe, wenn ich kurz vor einem Vortrag stehe, ich bin ok so wie ich bin. AI: Diese weichen Knie, dieses flaue Gefühl im Bauch. AA: Diese Ungewissheit nicht zu wissen was kommt. UA: Diese Angst keinen Ton rauszubekommen. UN: Diese Angst, nicht wegrennen zu können. SB: Dieser Erwartungsdruck, jetzt das Beste leisten zu müssen. UA: Diese Angst, nicht richtig vorbereitet zu sein. HG: Diese Angst vor Fragen auf die ich keine Antwort habe. KP: Diese Angst vor der Scham, wenn ich nicht antworten kann. Welche Dinge fühlen Sie noch, wenn Sie kurz vor einem Vortrag stehen? Mehr erfahren Weitere Informationen finden Sie bei www.eft-info.com. Wenn Sie EFT interessant finden, dann besuchen Sie einen Kurs an der <?page no="198"?> Dem Druck standhalten 199 ATEB ( www.eft-akademie.info) und finden Sie raus, wie Sie EFT für sich persönlich nutzen können. Eine bebilderte Anleitung finden Sie unter www.eft-info.com/ eft-lernen/ index.php. 33.4 Dem Druck standhalten Jeder Student wird irgendwann in die Situation kommen, nicht mehr zu wissen, wo ihm der Kopf steht. Die Liste wird immer länger und die Motivation schrumpft angesichts all der anstehenden Aufgaben. Etwa wenn innerhalb von zwei Wochen der essentielle Inhalt aus 40 Büchern extrahiert werden soll. Sie müssen eine Menge physischen Druck aushalten: Mache ich alles richtig? Sind meine Ergebnisse zufriedenstellend? Für das Unternehmen? Für den Professor? Lassen Sie sich auch davon nicht aus der Fassung bringen, sondern gehen Sie strukturiert vor. Fragen Sie sich: Wer ist wichtiger? Unternehmen oder Professor? Der Professor hat nicht den gleichen Nutzwert wie das Unternehmen - allerdings benotet der Professor Ihre Arbeit! Diese Fragenstellungen sollte sich jeder Student immer wieder ins Bewusstsein rufen. Holen Sie sich außerdem regelmäßig Feedback von Ihrem Betreuer, Professor oder von Mitstudenten. Das bestätigt Ihnen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Fazit: Strukturieren Sie Ihre Arbeitsweise und arbeiten Sie stets zielorientiert. Lassen Sie sich nicht mehr vom Weg abbringen. Lernen Sie, mit dem Zeitdruck umzugehen. 33.5 Logbuch des Guten Besorgen Sie sich ein kleines Notizbuch. Ideal ist das DIN A6- Format mit etwa 100 Seiten. Schreiben Sie jeden Abend die drei bis fünf Punkte auf, die an diesem Tag wirklich positiv waren. Was waren die schönen, freundlichen, lebenswerten, erfolgreichen Momente? Erinnern Sie sich noch einmal vor dem Schlafengehen an die guten Momente des Tages. Damit fällt es Ihnen leichter, zufrieden einzu- <?page no="199"?> 200 Persönlichkeitsentfaltung schlafen, weil Sie sich vor dem Schlafen auf das Positive eingestimmt haben. Sie werden diese positiven Momente in Ihren Träumen bearbeiten und dadurch besser schlafen. In Ihrem Logbuch wird mit der Zeit eine sehr persönliche Geschichte von den schönen Seiten des Lebens entstehen. Sie werden Lust haben, ein paar Seiten zurückzublättern, um die letzte Woche oder den letzten Monat noch einmal vor Ihrem geistigen Auge vorbeiziehen zu lassen. Auch werden Sie beim Lesen feststellen, was in der Vergangenheit so gut geklappt hat und Lust bekommen, diese positiven Dinge und Gefühle nochmals erleben zu wollen. Das richtet Ihre Aufmerksamkeit in diese Richtung. Insgesamt werden Sie feststellen, dass Sie viel zufriedener und lebensfroher werden, weil Sie sich ständig (mindestens jedoch einmal am Tag) mit den positiven Dingen des Lebens beschäftigen. Sie programmieren sich selbst auf das Gute im Leben. Und die Abschlussarbeit im Unternehmen ist wahrlich ein willkommener Anlass, diesen guten Weg nicht nur zu wählen, sondern auch zu gehen! <?page no="200"?> Literaturverzeichnis [Allen] David Allen, So kriege ich alles in den Griff (Titel der englischen Ausgabe: Getting Things Done), Piper Verlag [Aygen] Nilgün Aygen, Die Besten für den Vertrieb: Die Prinzipien des Verkaufs für die Mitarbeiter-Rekrutierung nutzen, Gabler/ Springer [Eisenh] http: / / de.wikipedia.org/ wiki/ Eisenhower-Prinzip am 04.05.2013 [Ferris] Timothy Ferris, Die 4-Stunden-Arbeitswoche, Econ Verlag [Kairies] Peter Kairies, Seminarunterlagen zum Seminarreihe „Produktmanagement“. www.peterkairies.de am 10.05.2013 [Kopka] Helmut Kopka, LATEX Band 1-3, Addison-Wesley [Parkinson] Parkinson's Law, or The Pursuit of Progress, C. Northcote Parkinson, 1957 [Roam] Roam, Auf der Serviette erklärt, Redline [Rother] Robert Rother, Gabriele Rother, EFT Klopf-Akupressur, GU Ratgeber Gesundheit [Samac] Samac, Prenner, Schwetz, „Die Bachelorarbeit“, UTB [Schwarz] Tony Schwartz, Jim Loehr, Die Disziplin des Erfolges, Econ [Tiki] Küstenmacher, Seifert, Simplify Your Life, Campus Verlag <?page no="202"?> Über den Autor Olaf Schmidt hat Informatik in Bonn studiert und war als Softwareentwickler, Business Developer, im Vertrieb und als Marketing- und Produktmanager beschäftigt. Derzeit leitet ist er Director Business Development und Sales bei einem Unternehmen für automobile Software. Olaf Schmidt hat in seiner Laufbahn eine Vielzahl von Studenten auf Ihrem Weg zur Diplom-, Bachlor- oder Masterarbeit betreut. Textpartner Wenzel und Huh Pressebüro, Stuttgart. Annette Wenzel und Dr. Tina Huh sind versierte Autorinnen und in den unterschiedlichsten Textarten zuhause. Im Kern sind sie spezialisiert auf externe und interne Unternehmenskommunikation in den Bereichen Technik, Energie, Chemie und Versicherungen. Rückblickend auf die eigene Studienzeit hätten beide gerne schon damals dieses Buch in der Hand gehabt. Danksagung Mein Dank geht an die Menschen, die mich bei der Erstellung dieses Buches mit Diskussionen, Tipps und Erfahrungsberichten großzügig unterstützt haben insbesondere an Manja Fieberg, Manuel Grois, Sina Hunecke, Anna Kerber, Antonia Lorenz, Dr. Martin Oettmeier, Simon Rau, Gabriele und Robert Rother, Daniel Ruiz-Perez, Martha und Dr. Udo Schmidt. Annette Wenzel und Tina Huh haben dem Buch die richtige Würze gegeben. Ihr seid in meiner Buchstabensuppe Salz und Cayennepfeffer zugleich. Tausend Dank für Eure unglaubliche Leistung. <?page no="203"?> 204 Über den Autor - Textpartner - Danksagung Besonderer Dank geht an meine Familie, die während der Texterstellung immer wieder auf mich verzichten musste und die mich mit viel Geduld unterstützt hat. Sie erreichen mich unter mail@olafschmidt.de. Ich bin über Kommentare, Hinweise, Ergänzungen und Korrekturvorschläge dankbar. Bitte teilen Sie mir Ihre Erfahrungen mit, damit ich diese in einer späteren Auflage dieses Buches verarbeiten kann. <?page no="204"?> Index 10-Jahres Plan 42 1-Jahres Plan 49, 74, 90 80/ 20-Regel 177 A Abgrenzung 148 Abkürzungsverzeichnis 154 Ablage 52, 83, 112 Agile Vorgehensweise 187 Akademische Laufbahn 43 Anhang 155 Anwendung 151 Arbeitsmittel 80 Arbeitsplatz 30, 80 Arbeitsvertrag 81 Assessment-Center 71 Aufwandsentschädigung 30 Ausblick 152 Ausschreibung 34 B Bachelor 43 Backup 112 Benotung 161 Bericht 120 Berufslaufbahn 41 Betreuer 24 Betreuungsaufwand 32 Bewerbung 59, 60, 161 Bewerbungsunterlagen 49, 66 Bibliothek 86, 142 Bio-Rhythmus 191 Branche 45 D Dateiablage 112 Datensicherung 112 Diktion 146 Dresscode 110, 185 Druck 161, 166, 199 E Effektivität 175 Effizienz 175 Einarbeitung 91 Einleitung 149 Eisenhower 174 Emotional Freedom Techniques (EFT) 191 Ergebnisse 152 Erklärung 148 EVN Technik 134, 179 Executive Summary 149 Exmatrikulation 166 Exposé 75, 122 Externe Abschlussarbeit 47 F Feedback 126 Fehlstunden 118 Formatvorlage 93, 138 <?page no="205"?> 206 Index Formblätter 28 Forschungsauftrag 27 G Geheimhaltungsvereinbarung 81 Glossar 153 Grundlagen 150 H Hochschule 27, 54, 74 I Initiativ- Bewerbung 59 J Jobmesse 56 K Kapitelstruktur 147 Karriereplan 89 Kleidung 185 Klopfakkupressur 193 Kollegen 80 Kommilitonen 45 Konzept 65 Kooperation 27, 47, 54, 184 Kosten 30 Kostenstelle 33 Krankenversicherung 86, 167 L Lampenfieber 198 Laptop 30, 80 LaTeX® 92 Lebenslauf 50 Lebensplanung 41 Leitfaden 110 Literaturrecherche 141 Literaturverzeichnis 93, 141, 154 Logbuch 199 M Master 43 Meeting 181 Meilenstein 121, 136 Messe 57 Microsoft® Word® 92 Mindmapping 188 Motivation 41 N NDA 81, 127 Networking 103, 163 Netzwerk 85, 103, 111 Notiz 135 Nutzen 180 O Offene Punkte Liste (OPL) 173 P Papier 187 Papierordner 112 Parkinson 176 Persönlichkeit 60 Prämie 31 Präsentation 122, 163 Praxis 151 <?page no="206"?> Index 207 Priorisierung 173 Probevortrag 164 Probleme 104 Professor 66, 105, 119 Proposal 137 Prozess 28 Prüfungsamt 46, 145 Prüfungsangst 197 Prüfungsordnung 46 R Recruiting 23 Recruiting-Messe 38 Regelmäßige Besprechungen 118 Regelmeeting 125 Reporting 120 Review 122, 127 Richtlinien 28 S Selbstmarketing 65 SMART 101, 178 Sperrvermerk 82 Stakeholder 29 Startphase 109 Statusbericht 120 Steckbrief 75 Stellenanzeige 34, 37 Stress 198 Struktur 147, 155 Studienordnung 46 T Tagesplan 88, 174 Template 138 Thema 25 Theorie 150 Titel 34 Titelseite 147 To Do-Liste 173 U Überblick 38, 52 Überstunden 118 Umfang 139 Umzug 86 Update 120 Urlaub 117 V Verhaltensregeln 64 Verlängerung 166 Vertrag 81 Verzeichnisse 149 Visualisierung 146 Vitamin B 56, 57 Vorgespräch 61, 95 Vorstellungsgespräch 64, 68 Vorteile 180 Vortrag 163 W Wissenschaftliche Laufbahn 43 Wissenschaftlichen Methoden 42 <?page no="207"?> 208 Index Wochenplan 115, 174 Wohnung 86 Work-Life-Balance 190 Z Zeitaufwand 32 Zeitplan 49, 73, 113 Zeugnis 51, 161 Ziel 22, 134, 178 Zielkonflikt 21 Zugang 80 Zusammenarbeit 99 Zusammenfassung 152 Zwischenpräsentation 123 Zwischenziel 121
