<?page no="2"?> Sebastian Prexl Excel für BWLer Schritt für Schritt Arbeitsbuch UVK Verlagsgesellschaft mbH · Konstanz mit UVK/ Lucius · München <?page no="3"?> Sebastian Prexl hat über 15 Jahre Berufserfahrung im Investmentbanking und ist Gründer und Geschäftsführer von Prexl Corporate Finance. Er ist Autor mehrerer Fachbücher und doziert Financial Management und Private Equity an den Hochschulen Heilbronn und Nürtingen. Online-Angebote oder elektronische Ausgaben sind erhältlich unter www.utb-shop.de. Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http: / / dnb.ddb.de> abrufbar. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. © UVK Verlagsgesellschaft mbH, Konstanz und München 2016 Einbandgestaltung: Atelier Reichert, Stuttgart Cover-Illustration: © branchecarica - Fotolia.com Druck und Bindung: Pustet, Regensburg UVK Verlagsgesellschaft mbH Schützenstr. 24 · 78462 Konstanz Tel. 07531-9053-0 · Fax 07531-9053-98 www.uvk.de UTB-Nr. 8640 ISBN 978-3-8252-8640-8 <?page no="4"?> Vorwort Liebe Leserinnen und Leser, stoßen Sie mit Ihren Excel‐Kenntnissen gelegentlich auch an Ihre Grenzen? Manche BWL‐ Aufgaben lassen sich offenbar mit Excel nicht lösen. Dabei bietet das Programm über 400 Funk‐ tionen, und mit jeder neuen Version kommen weitere Funktionen hinzu. Sie sind nicht alleine. Umfragen zeigen, dass die 90: 10‐Regel auch für Excel gilt: 90 % der Anwender nutzen nur 10 % der Funktionen. Was Sie erwartet Seien Sie bitte nicht enttäuscht, wenn Sie nun alle 400 Funktionen kennenlernen wollen. Mit diesem Lehr‐ und Arbeitsbuch lernen Sie Schritt für Schritt die wichtigsten Funktionen, Menüs und Werkzeuge zu beherrschen. Ziel des Buches ist es, dass Sie zukünftig BWL‐Aufgaben mit Excel effektiv bewältigen und Ihre Ergebnisse professionell präsentieren können. Zahlreiche Beispiele, Übungen und Abbildungen werden Ihnen helfen. Hierfür habe ich meine Erfahrungen aus über 15 Jahren Investment‐ banking und als Hochschuldozent für Financial Management einfließen lassen. Für wen das Buch ist Das Lehr‐ und Arbeitsbuch hat einen Seminarcharakter. Es eignet sich somit für die akademische Lehre, aber auch für das Selbststudium und die Weiterbildung. Das Buch richtet sich an:  BWL‐Studenten an Universitäten, Hochschulen und Akademien.  Verfasser von Bachelor‐ und Masterarbeiten, Doktoranden und wissenschaftliche Mitarbeiter, die mit Excel ihre betriebswirtschaftlichen Aufgaben lösen wollen.  BWL‐Dozenten, die ihre Vorlesungen mit modernen pädagogischen Mitteln und praktischen Beispielen aufwerten wollen.  Praktiker, Controller, Assistenten und Manager, die ihre Zahlen aufbereiten und Entschei‐ dungsprozesse beschleunigen wollen.  Excel‐Anwender, die das Programm schätzen und wissen wollen, wie sie es außer für Zahlen‐ eingaben, gewöhnliche Berechnungen und Funktionen nutzen können. Was das didaktische Konzept des Buches ist Alle Kapitel sind gleich aufgebaut:  Zunächst lernen Sie die wichtigsten Excel‐Werkzeuge und Funktionen kennen. − Zahlreiche Abbildungen, Praxistipps, Merksätze und Beispiele helfen Ihnen, sich in den Menüs zurechtzufinden. − Mit den Übungsaufgaben mit Excel sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie mit Excel ef‐ fektiv arbeiten. − Sie finden alle Übungsaufgaben mit Lösungswegen unter www.uvk‐lucius.de/ schritt‐fuer‐ schritt. So können Sie aktiv mitmachen.  Am Ende von jedem Lernabschnitt können Sie Ihr neues Wissen anwenden. <?page no="5"?> 6 Vorwort − Mit dem Investitionsbeispiel entwickeln Sie selbständig eine komplexe Excel‐ Lösung. − Um Ihren Lernerfolg kontrollieren zu können, finden Sie am Ende eines Kapitels eine Mus‐ terlösung mit einer Schritt‐für‐Schritt‐Anleitung. Die Musterlösung ist ebenfalls im Down‐ loadbereich als Excel‐Datei verfügbar. Was Sie benötigen Für das Buch wurde die aktuelle Version von Excel (Excel 2013) verwendet. Sie können jedoch auch mit anderen Versionen arbeiten. In Ausnahmefällen kann es jedoch vorkommen, dass der Aufbau und das Aussehen der Menüs sich leicht von der Darstellung im Buch unterscheiden. Ein herzliches Dankeschön geht an meine Familie sowie an Herrn Dr. Schechler und Herrn Dipl.‐ Ing. (FH) Mengel, die mich mit großem Engagement und viel Geduld unterstützt haben. Ohne sie wäre das Buch nicht möglich gewesen. Viel Vergnügen und einen großen Lernerfolg wünscht Ihnen Sebastian Prexl PS: Auf Ihre Fragen und Anregungen freue ich mich. Sie erreichen mich per E‐Mail s.prexl@googlemail.com <?page no="6"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Inhalt Vorwort............................................................................................................................................................. 5 - 1 - Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt....................................................... 11 - 1.1 - Das ideale Formatgewicht eines Arbeitsblattes .................................................................................. 11 - 1.2 - Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? ......................................... 14 - 1.2.1 - Farben gezielt wählen ..................................................................................................................................... 14 - 1.2.2 - Office‐Designfarben: Einheitliche Optik in allen Office‐Anwendungen.................................... 16 - 1.2.3 - Üben Sie nun selbst: Farben des Investitionsbeispiels .................................................................... 22 - 1.2.4 - Fazit: Das Investitionsbeispiel auf Farbdiät: Davor und danach ................................................. 23 - 1.3 - Fort mit dem Schriftenspeck: Welche Schriften sind gut zu lesen? ............................................ 24 - 1.3.1 - Schrift ist zum Lesen da ................................................................................................................................. 24 - 1.3.2 - Schrift für eigene Arbeitsmappe festlegen............................................................................................. 26 - 1.3.3 - Üben Sie nun selbst: Die Schrift im Investitionsbeispiel ................................................................. 28 - 1.4 - Bringen Sie mit Teilaufgaben (Modulen) Struktur in Ihr Arbeitsblatt ...................................... 29 - 1.5 - Module in Form bringen ................................................................................................................................ 31 - 1.5.1 - Zwischenschritt: Lernen Sie, wie man Formatvorlagen erstellt .................................................. 31 - 1.5.2 - Modul‐Titel und Modul‐Untertitel............................................................................................................. 33 - 1.5.2.1 - Üben Sie nun selbst: Modul‐Titel und Untertitel des Investitionsbeispiels ............................ 34 - 1.5.2.2 - Modul‐Titel und Modul‐Untertitel: Davor und danach .................................................................... 34 - 1.5.3 - Spaltenüberschriften ....................................................................................................................................... 35 - 1.5.3.1 - Mit Abkürzungen und Symbolen Spaltenüberschriften kürzen................................................... 37 - 1.5.3.2 - Bandwurmwörter in den Griff bekommen ............................................................................................ 41 - 1.5.3.3 - Gemeinsame Spaltenüberschriften ........................................................................................................... 44 - 1.5.3.4 - Üben Sie nun selbst: Spaltenüberschriften des Investitionsbeispiels ....................................... 45 - 1.5.3.5 - Spaltenüberschriften schlanker machen: Davor und danach ....................................................... 46 - 1.5.4 - Zeilenbezeichnungen formatieren ............................................................................................................ 46 - 1.5.4.1 - Hierarchien und Gliederungen: Zeilenbezeichnungen einrücken............................................... 47 - 1.5.4.2 - Üben Sie nun selbst: Zeilenbezeichnungen des Investitionsbeispiels....................................... 48 - 1.5.4.3 - Zeilenbezeichnungen formatieren: Davor und danach.................................................................... 48 - 1.5.5 - Datenfelder: Zahlen, Zeitangaben und sonstiges in Form bringen ............................................. 49 - 1.5.5.1 - Zahlen ..................................................................................................................................................................... 49 - 1.5.5.2 - Prozentangaben ................................................................................................................................................. 53 - <?page no="7"?> 8 Inhalt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.5.3 - Datumsangaben.................................................................................................................................................. 54 - 1.5.5.4 - Text und gemischter Text .............................................................................................................................. 55 - 1.5.5.5 - Keine Kraterlandschaften: Leere Datenfelder vermeiden .............................................................. 56 - 1.5.5.6 - Üben Sie nun selbst: Datenfelder des Investitionsbeispiels ........................................................... 56 - 1.5.5.7 - Datenfelder in Form bringen: Davor und danach ............................................................................... 57 - 1.5.6 - Die besonderen Zellen: Eingabezellen ..................................................................................................... 57 - 1.5.6.1 - Üben Sie nun selbst: Eingabezellen des Investitionsbeispiels....................................................... 58 - 1.5.6.2 - Eingabezellen: Davor und danach.............................................................................................................. 58 - 1.5.7 - Die besonderen Zeilen und Spalten für das Ergebnis........................................................................ 59 - 1.5.7.1 - Üben Sie nun selbst: Ergebniszeilen und Ergebnisspalten des Investitionsbeispiels......... 62 - 1.5.7.2 - Ergebniszeile und Ergebnisspalte: Davor und danach ..................................................................... 62 - 1.5.8 - Last but not least: Die Arbeitsblatt‐Überschrift................................................................................... 63 - 1.5.8.1 - Üben Sie nun selbst: Arbeitsblatt‐Überschrift des Investitionsbeispiels ................................. 63 - 1.5.8.2 - Die Arbeitsblatt‐Überschrift: Davor und danach................................................................................. 64 - 1.5.9 - Daten hinter Gittern: Wie man Daten aus dem Gitter‐Gefängnis befreit.................................. 64 - 1.5.9.1 - Üben Sie nun selbst: Rahmen des Investitionsbeispiels .................................................................. 67 - 1.5.9.2 - Daten aus dem Gitter‐Gefängnis befreit: Davor und danach.......................................................... 68 - 1.6 - Der weiße Zwischenraum: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen optimieren................................ 68 - 1.6.1 - Üben Sie nun selbst: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen des Investitionsbeispiels................. 74 - 1.6.2 - Spaltenbreiten und Zeilenhöhen des Investitionsbeispiels: Davor und danach ................... 74 - 1.7 - Fazit: Das Investitionsbeispiel in Form gebracht: Davor und danach ....................................... 75 - 1.8 - Auf einem Blick: Aufbau, Elemente und Formate eines vorbildlichen Arbeitsblattes........ 75 - Lösungen der Übungsaufgaben.................................................................................................................................... 78 - 2 - Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern.................. 97 - 2.1 - Wider das Vergessen: Die Dokumentation ............................................................................................ 97 - 2.1.1 - Modul Gestaltungsrichtlinie ....................................................................................................... 99 - 2.1.2 - Modul Versionsverlauf ......................................................................................................................... 99 - 2.2 - Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren.......................................... 101 - 2.2.1 - Mit einem SmartArt ein Menü komfortabel erstellen ................................................................ 101 - 2.2.2 - Mit Hyperlinks Querverweise in Arbeitsblättern herstellen ................................................ 107 - 2.2.3 - Gemeinsamkeiten von Arbeitsblättern durch farbige Blattregister signalisieren ............ 109 - 2.3 - Die ultimative Gedächtnishilfe: Mustervorlage................................................................................. 110 - 2.3.1 - Formatvorlagen aus anderen Arbeitsmappen nutzen ................................................................... 110 - <?page no="8"?> Inhalt 9  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2.3.2 - Arbeitsmappe aufräumen............................................................................................................................112 - 2.3.2.1 - Aufräumen - Schritt 1: Nicht benötigte Formatvorlagen löschen.............................................112 - 2.3.2.2 - Aufräumen - Schritt 2: Formatvorlagenchaos beseitigen mit Suchen und Ersetzen .......113 - 2.3.2.3 - Aufräumen - Schritt 3: Extremkur - Alle Formate löschen .........................................................115 - 2.3.2.4 - Für Ästheten und Faulpelze: Mit Gruppieren gleiche Strukturen für mehrere Arbeitsblätter erzeugen ...............................................................................................................................116 - 2.3.3 - Mustervorlage erstellen und nutzen ......................................................................................................117 - 3 - Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen .......................... 119 - 3.1 - Berechnungen vorbereiten .........................................................................................................................119 - 3.2 - Jetzt wird mit Excel gerechnet ..................................................................................................................120 - 3.2.1 - Assistenten für Formeln...............................................................................................................................120 - 3.2.2 - Üben Sie nun selbst: Mit Formeln im Investitionsbeispiel rechnen .........................................125 - 3.3 - Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können ..................126 - 3.3.1 - Namen ..................................................................................................................................................................126 - 3.3.2 - Kommentare ....................................................................................................................................................132 - 3.3.3 - Üben Sie nun selbst: Namen und Kommentar in das Investitionsbeispiel einfügen .......136 - 3.4 - Die Ergebnisse der Berechnungen zeigen............................................................................................136 - 3.4.1 - Farbe als Signal: Nachrichten mit der Bedingten Formatierung erzeugen ...............136 - 3.4.2 - Texte als Signal: Mit variablen Texten informieren.........................................................................139 - 3.4.3 - Üben Sie nun selbst: Ergebnisse im Investitionsbeispiel mit variablen Text und Bedingter Formatierung zeigen ...................................................................................................140 - Lösungen der Übungsaufgaben .................................................................................................................................141 - 4 - Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen ........................................................................ 153 - 4.1 - Manuelle Eingaben sicher machen..........................................................................................................153 - 4.1.1 - Datenüberprüfung ..................................................................................................................................153 - 4.1.2 - Üben Sie nun selbst: Manuelle Eingaben sicher machen...............................................................157 - 4.2 - Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten ..........................................................157 - 4.2.1 - Importierte Rohdaten vorbereiten .........................................................................................................159 - 4.2.1.1 - Dateien mit dem Textkonvertierungs ‐ Assistenten importieren............................159 - 4.2.1.2 - Rohdaten in die richtige Richtung drehen ...........................................................................................161 - 4.2.1.3 - Rohdaten in Form bringen..........................................................................................................................163 - 4.2.1.4 - Rohdaten zusammenfassen........................................................................................................................163 - 4.2.1.5 - Üben Sie nun selbst: Importierte Rohdaten von Maschine C für das Investitions‐ beispiel vorbereiten .......................................................................................................................................168 - <?page no="9"?> 10 Inhalt 4.2.2 - Ein zentrales Modul Berechnungen aufbauen und Daten einlesen..................................... 169 - Lösungen der Übungsaufgaben................................................................................................................................. 179 - 5 - Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden ........................................................183 - 5.1 - Das passende Diagramm finden............................................................................................................... 183 - 5.1.1 - Zeitreihenvergleich: Wie verändern sich Werte über die Zeit? ................................................. 184 - 5.1.2 - Strukturvergleich: Wie groß ist ein Teil im Vergleich zum Ganzen? ....................................... 185 - 5.1.3 - Rangfolgevergleich: Was ist am bedeutendsten, besten oder schlechtesten? .................... 185 - 5.1.4 - Häufigkeitsvergleich: Wie verteilt sich eine Größe auf bestimmte Klassen oder Intervalle? .......................................................................................................................................................... 186 - 5.1.5 - Korrelationsvergleich: Gibt es einen Zusammenhang? ................................................................. 186 - 5.2 - Diagramm erstellen ....................................................................................................................................... 187 - Lösungen der Übungsaufgaben................................................................................................................................. 195 - Anhang: Die wichtigsten Tastenkürzel auf einen Blick................................................................197 - Literaturverzeichnis................................................................................................................................198 - Index ..........................................................................................................................................................199 - <?page no="10"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt Lernziele In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Schritt für Schritt ein chaotisches Excel‐Arbeitsblatt aus dem Alltag in ein vorbildliches Arbeitsblatt verwandeln. Mit einer solchen Vorlage wer‐ den Sie zukünftig BWL‐Aufgaben mit Excel effektiv lösen und die Ergebnisse professionell kommunizieren. Sie lernen:  Was ist das ideale Formatgewicht eines Arbeitsblattes?  Wie bunt muss ein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? Wie hilft mir Excel mit Designvorlagen?  Fort mit dem Schriftenspeck: Welche Schriften und Zahlen sind gut zu lesen?  Wie bringt man mit Teilaufgaben (Modulen) mehr Struktur in Arbeitsblätter?  Wie nutzt man Überschriften und Bezeichnungen als Blickfang?  Daten hinter Gittern: Wie befreie ich Daten aus dem Rahmen‐Gefängnis? 1.1 Das ideale Formatgewicht eines Arbeitsblattes Excel unterstützt Sie mit zahlreichen optischen Mitteln (Farben, Schrift‐ und Zahlenformate, Rahmen etc.), um ein Arbeitsblatt zu formatieren. Das große Angebot kann jedoch schnell ver‐ wirren und verführt dazu, Arbeitsblätter zu überfrachten. Bildhaft gesprochen sind sie format‐ übergewichtig. Übungsaufgabe mit Excel 1.1: Dialogfeld Zellen formatieren kennenlernen In Abbildung 1.1 sehen Sie einen kleinen Ausschnitt des Dialogfeldes Zellen formatieren . Viele weitere Gestaltungsmöglichkeiten finden Sie in den Registerkarten des Dialogfeldes ( Zahlen , Ausrichtung , Schrift , Rahmen etc.). Verzweifeln Sie nicht. Sie werden in diesem Semi‐ nar Schritt für Schritt die wichtigsten Formate kennenlernen, um zukünftig Ihre Excel‐Arbeits‐ blätter mit einer professionellen und funktionalen Optik zu gestalten. Zu dem Dialogfeld Zellen formatieren gelangen Sie wie folgt: 1. Öffnen Sie im Menüband die Registerkarte START . 2. Klicken Sie in der Kategorie Schriftart den Dialog-Starterpfeil . − Der Dialog ‐ Starterpfeil ist der kleine Pfeil in der unteren rechten Ecke der Katego‐ rie Schriftart . − Schneller geht es mit: STRG ¼ + 1 Betrachten Sie sich die Formatierungsmöglichkeiten in den Registerkarten des Dialogfeldes z. B. Zahlen , Ausrichtung , Schrift , Rahmen , Ausfüllen und Schutz . Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.1). <?page no="11"?> 12 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.1: Das große Spektrum der Formatierungsmöglichkeiten in Excel Excel-Formate: Funktion und nicht Dekoration Die optischen Mittel haben eine funktionale Aufgabe und dienen nicht der reinen Dekoration. Eine gleichartige Optik verstärkt den Wiedererkennungswert und spart Zeit, Arbeitsblätter zu erstellen. Denken Sie immer an Ihre Zielgruppe und daran, was Sie erreichen wollen: mit einer professio‐ nellen Optik können Sie  Informationen vermitteln,  Aufmerksamkeit erzeugen,  Wahrnehmung gezielt lenken,  einen kompetenten Eindruck hinterlassen und  der Anwender kann die Inhalte schnell und einfach erfassen. Merke: Setzen Sie Ihre Arbeitsblätter auf Diät Fragen Sie sich stets: Was will ich mit meinem Arbeitsblatt erreichen? Lassen Sie alles weg, was keine Informationen transportiert und nur zur Dekoration dient. Achten Sie auf eine einheitliche Optik und setzen Sie Farben, Schriften, Rahmen etc. gezielt ein. Übungsaufgabe 1.1: Investitionsbeispiel beurteilen Betrachten Sie das Investitionsbeispiel in Abbildung 1.2. Kennen Sie aus Ihrem Alltag Arbeits‐ blätter in ähnlicher Optik? Öffnen Sie parallel auch das Arbeitsblatt Invest 1 (Datei Investitions‐ beispiel 1.xlsx). Dort lassen sich die Farben besser erkennen. Die Excel‐Arbeitsmappe für dieses Kapitel, mit der Sie üben können, finden Sie unter www.uvk‐ lucius.de/ schritt‐fuer‐schritt/ Kapitel_1. <?page no="12"?> 1.1 Das ideale Formatgewicht eines Arbeitsblattes 13  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.2: Investitionsbeispiel Was gefällt Ihnen besonders gut an der Optik und an den Formatierungen des Investitionsbei‐ spiels? _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Was gefällt Ihnen weniger gut? Was würden Sie verbessern, damit es optisch professioneller wirkt? _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ <?page no="13"?> 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? 14  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? Farben beeinflussen, wie wir empfinden. Unsere Sprache spiegelt es wider: Man sieht die Welt durch eine rosarote Brille, sieht rot, ärgert sich grün und blau, wartet bis man schwarz wird, wird rot vor Scham oder erlebt sein blaues Wunder. Farben lösen verschiedene Assoziationen aus. Die Wirkung nutzt man beispielsweise im Stra‐ ßenverkehr und in Produktionsbetrieben, um zu warnen, zu verbieten und hinzuweisen. Übungsaufgabe 1.2: Assoziationen und Funktionen von Farben 1. Was assoziieren Sie mit einer Farbe? 2. Nennen Sie pro Farbe zwei Beispiele, in der die Wirkung als Funktions‐ oder Signalfarbe deut‐ lich wird. Gelb: _________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Orange: ______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Rot: __________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Grün: _________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Blau: _________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Weiß: ________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ 1.2.1 Farben gezielt wählen Da Farben auf unser Empfinden stark wirken, sind sie bedeutend für die optische Gestaltung. Mit ihnen lassen sich Effekte erzielen. Farben sollten daher gezielt und dosiert gewählt werden:  Achten Sie auf die Assoziationen und Bedeutungen von Farben (siehe Übungsaufgabe 1.2). Stellen Sie beispielsweise negative Zahlen nicht mit Grün, sondern mit Rot dar. Denn mit Grün verbinden wir etwas Positives und Sicherheit.  Nutzen Sie harmonische Farbkompositionen, um eine ausgewogene und angenehm emp‐ fundene Darstellung zu erreichen. − Beispielweise harmonieren bunte Farben mit Schwarz, Weiß und Grautönen (davon aus‐ zunehmen ist die Kombination von Gelb mit Weiß). − Blau und Grün, Rot und Violett hingegen beißen sich.  Vermeiden Sie Farbkombinationen wie blau/ gelb oder rot/ grün. − Unser Auge nimmt sie flimmernd wahr, was störend wirkt und von den Informationen ablenkt. − Der fehlende Kontrast macht solche Farbkombinationen für Farbenblinde nahezu un‐ sichtbar. <?page no="14"?> 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? 15  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Statik erzielen Sie, indem Sie gleichartige Töne und weiche Übergänge verwenden und Ge‐ gensätze vermeiden. Spannung erzeugen Sie mit gegensätzlichen Farben und Kontrasten (z. B. Blau/ Orange, Gelb/ Violett). Merke: Funktionen von Farben in Arbeitsblättern Farben haben in Arbeitsblättern stets eine Funktion und sind nicht nur Schmuck. Verwen‐ den Sie Farben, um zentrale Elemente hervorzuheben (wichtige Daten, Endsummen, Zellen für Eingaben etc.). Farbe als Signal - Wichtiges hervorheben Setzen Sie Farben gezielt ein, um den Leser auf Wichtiges aufmerksam zu machen. Färben Sie einzelne Zellen, um sie hervorzuheben. Oder zeigen Sie mit einer Farbe, dass Inhalte von Spalten oder Zeilen eine Gruppe bilden. Abbildung 1.3: Wichtige Daten gezielt farblich hervorheben Merke: Keine überflüssigen Farben Heben Sie gezielt Wichtiges in einzelnen Zellen, Zeilen und Spalten farblich hervor. In Excel färben Sie Wichtiges am besten mit den Designfarben . Möchten Sie Daten hervorhe‐ ben, die eine Bedingung erfüllen, unterstützt Sie Excel mit den Bedingten Formatierungen . Sie können Regeln definieren. Excel formatiert automatisch alle Zellen, die die Regeln erfüllen: Beispielsweise alle Daten,  die größer/ kleiner als ein Schwellenwert sind,  die dem Durchschnitt entsprechen oder darüber/ darunter liegen,  die doppelt vorkommen,  die einen bestimmten Wert oder Text enthalten. Übungsaufgabe mit Excel 1.2: Zellen automatisch farblich hervorheben (Bedingte Formatierung) Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.2). Möchten Sie mit einer Bedingten Formatierung Werte hervorheben, gehen Sie stets gleich vor: 1. Markieren Sie die Zellen, auf die Sie eine Bedingte Formatierung anwenden wollen. 2. Gehen Sie zu START  Formatvorlagen . 3. Drücken Sie die Schaltfläche Bedingte Formatierung . <?page no="15"?> 16 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4. Gehen Sie zu Regeln zum Hervorheben von Zellen . 5. Wählen Sie Größer als… 6. Geben Sie im Dialogfeld einen Vergleichswert − direkt als Zahl ein oder − geben Sie mit einem Zellbezug den Vergleichswert an. 7. Legen Sie die Formatierung fest. 8. Bestätigen Sie mit OK . Abbildung 1.4: Bedingte Formatierung 1.2.2 Office-Designfarben: Einheitliche Optik in allen Office-Anwendungen Excel bietet Ihnen viele abgestimmte Farbkompositionen. Das Spektrum der in Excel als Designfarben bezeichneten Farbvorgaben erstreckt sich über die wichtigsten Farbtöne von Blau, Blaugrün, Grün, Gelb, Orange, Rot bis Graustufen (Abbildung 1.5). Sie können die Designfarben frei wählen und anpassen. Sie gelangen zu den Designfarben über: Seitenlayout  Designs  Farben Abbildung 1.5: Designfarben 1 1 Hinweis für Anwender von Office 2007/ 2010: Die Designfarben haben sich in Office 2013 geändert. Das Stan‐ dard‐Design heißt nun Office (zuvor: Larissa). <?page no="16"?> 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? 17  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Mit wenigen Handgriffen ändern Sie mit den Designfarben den Farbton Ihrer gesamten Ar‐ beitsmappe - von förmlich in informell, von bunt in Graustufen und umgekehrt. Die Designfarben erleichtern es Ihnen, eine einheitliche Optik zu erzielen. Mit ihnen legen Sie die Farben der wichtigsten Elemente fest: Hintergründe, Rahmen, Linien, Formen, aber auch Zahlen, Texte und Diagramme. Seit Office 2007 sind die Designfarben in allen Office‐Anwendungen integriert. Eine einheit‐ liche Optik lässt sich ohne zusätzlichen Aufwand auch in PowerPoint, Word und Outlook umset‐ zen. Übungsaufgabe mit Excel 1.3: Eigene Designfarben festlegen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.3). 1. Gehen Sie zu den Designfarben : Seitenlayout  Designs . Abbildung 1.6: Menü Designfarben anpassen 2. Gehen Sie zu Farben . 3. Klicken Sie auf das Farbdesign Office . Sie können auch ein anderes Farbdesign wäh‐ len, das Sie anpassen wollen. 4. Wählen Sie am Ende des Katalogs Farben anpassen . 5. Das Dialogfeld Neue Designfarben erstellen öffnet sich. Merke: Fehler im Dialogfeld neue Designfarben erstellen Offenbar hat sich in Excel 2010 und 2013 ein Fehlerteufel eingeschlichen. Die ersten vier Farbauswahlfelder wurden falsch beschriftet. In der folgenden Tabelle sehen Sie die richtigen und falschen Bezeichnungen. <?page no="17"?> 18 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt falsche Bezeichnung richtige Bezeichnung Text/ Hintergrund - dunkel 1 Text 1 Text/ Hintergrund - hell 1 Text 2 Text/ Hintergrund - dunkel 2 Hintergrund 2 Text/ Hintergrund - hell 2 Hintergrund 1 6. Beginnen Sie oben mit Text/ Hintergrund-dunkel 1 (korrekt: Text 1): Klicken Sie auf das Farbauswahlfeld. − Bitte belassen Sie die Voreinstellung Automatisch . Falls hier eine andere Farbe einge‐ stellt ist, ändern Sie sie in Automatisch . − In dem Dialogfeld sehen Sie zwei Beispielbilder, die Ihnen einen Eindruck von den De‐ signfarben geben. 7. Text/ Hintergrund-hell 1 (korrekt: Text 2): − Bitte belassen Sie auch hier die Voreinstellung Automatisch . − Falls eine andere Farbe eingestellt ist, ändern Sie sie ebenfalls in Automatisch . 8. Text/ Hintergrund-dunkel 2 (korrekt: Hintergrund 2): − Suchen Sie Ihre Farbe in den Standardfarben oder − mit RGB‐Werten in Weitere Farben aus. 9. Text/ Hintergrund-hell 2 (korrekt: Hintergrund 1): − Hier wird eine Variante für den Hintergrund festgelegt. − Wählen Sie eine Farbe in gleicher Weise wie in Schritt 7. 10. Akzente 1 bis 6 : Die nächsten sechs Farbauswahlfelder bestimmen die Akzentfarben. − Mit ihnen bestimmen Sie u. a. die automatischen Farben in Diagrammen. − Achten Sie auf eine harmonische Farbkomposition der Akzentfarben. − Wählen Sie eine Farbe wie in den Schritten 7 und 8 aus. 11. Link und besuchte Hyperlink : Mit den beiden letzten Farbauswahlfeldern bestimmen Sie die Schriftfarben für die Hyperlinks. − Empfehlung: Verwenden Sie für beide Hyperlink‐Varianten dieselbe Farbe. Unterschied‐ liche Farben verwirren den Leser. − Als Farbe eignet sich die Farbe von Text/ Hintergrund-hell 1 (siehe Schritt 6). Mit einem dosierten Farbeinsatz erzielen Sie eine ruhige Optik. 12. Bitte vergeben Sie einen Namen für Ihre neue Designfarbe . 13. Schließen Sie mit Speichern ab. Nachdem Sie Ihre Designfarben angelegt haben, finden Sie sie unter: Seitenlayout  Designs  Farben  benutzerdefiniert . Klicken Sie sie an, um sie zu aktivieren. Danach stehen Ihnen die neu erstellten benutzerdefinierten Designfarben zur Verfü‐ gung. Übungsaufgabe mit Excel 1.4: Zellen mit Designfarben füllen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.4). <?page no="18"?> 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? 19  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Die ausgewählten Designfarben können Sie dazu nutzen, um beispielsweise eine Zelle zu färben. Um sich mit den Designfarben vertraut zu machen, klicken Sie in einem Arbeitsblatt auf eine Zelle. Dann: START  Schriftart  Füllfarbe (Abbildung 1.7). Wählen Sie eine Farbe. Die Zelle erscheint nun in einer neuen Farbe. Abbildung 1.7: Designfarben anwenden Betrachten Sie die Designfarben mit dem Dialogfeld Füllfarbe (Abbildung 1.7). Die Designfarben befinden sich in der oberen Reihe. Von links aus betrachtet sind die ersten vier Farbfelder die Farben für Text/ Hintergrund 1 und 2, die weiteren sechs Farben sind die Akzent‐ farben. Unter jedem Farbfeld gibt es fünf Farbabstufungen, die von Excel automatisch vorgege‐ ben und nicht manuell angepasst werden können. In dem Menü Füllfarbe finden Sie zusätzliche Farben ( Standardfarben und Weitere Farben ). Sie sollten sie jedoch nur in Ausnahmen nutzen, um bespielsweise einen kritischen Zahlenwert hervorzuheben. Nachteile der Standardfarben und Weitere Farben sind:  Sie haben mit den Designfarben bereits eine große Farbpalette. Jede zusätzliche Farbe erschwert es, die Optik Ihrer Arbeitsblätter einheitlich zu gestalten.  Haben Sie einem Zellhintergrund, einem Text oder einem Diagramm die Standardfarben oder Weitere Farben manuell zugewiesen, haben die Designfarben dort keine Wirkung mehr. − Der besondere Vorteil der Designfarben geht verloren: eine Arbeitsmappe mit gerin‐ gem Aufwand einheitlich zu formatieren. − Denn ändern Sie die Designfarben , bleiben die manuell mit Standardfarben oder Weitere Farben formatierten Elemente unverändert. Das Gleiche gilt auch für die Designschriften. Manuell formatierte Texte setzen das Design au‐ ßer Kraft. Merke: Designfarben einsetzen Verwenden Sie durchgehend Ihre Designfarben und Designschriften . Weichen Sie nur in Ausnahmen davon ab. Denn manuell formatierte Elemente machen die Designs unwirksam und produzieren Chaos. <?page no="19"?> 20 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 1.5: Manuelle Farbformatierungen entfernen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.5). Entdecken Sie in einem Arbeitsblatt, dass manuell Farben formatiert wurden, entfernen Sie diese Formatierungen: 1. Markieren Sie die Zellen (Abbildung 1.8). 2. Drücken Sie die rechte Maustaste. 3. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Zellen formatieren . 4. Öffnen Sie im Dialogmenü Zellen formatieren die Registerkarte Ausfüllen . 5. Klicken Sie auf Keine Farbe . 6. Bestätigen Sie mit OK . Abbildung 1.8: Manuelle Farbformatierungen entfernen Abbildung 1.9: Sich ein Bild von den Designfarben machen <?page no="20"?> 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? 21  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 1.6: Machen Sie sich ein Bild von den Designfarben Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.6). Das Arbeitsblatt enthält alle Farbfelder der Designfarben mit ihren Abstufungen (Abb. 1.9). Probieren Sie unterschiedliche Designfarben aus (Office, Ihre benutzerdefinierten Designfarben , warmes Blau, Orange, Violett usw.). Sie können mit dem Tool übersichtlich erkennen, wie die gewählten Designfarben als Hintergründe, in Diagrammen und in Überschriften wirken. Praxistipp: Prüfen Sie Ihre Designfarben mit Drucker und Kopierer Beachten Sie bitte, auch im digitalen Zeitalter werden Excel‐Arbeitsblätter ausgedruckt. Das papierlose Büro ist mehr Wunsch als Realität. Auf Schwarz‐Weiß‐Druckern wirken Farbkombi‐ nationen wie blau/ gelb zu kontrastarm. Im Extremfall kann dies bedeuten: Solche Farben eignen sich für den Bildschirm, ausgedruckt nimmt man jedoch keine Unterschiede wahr. Für Texte sind dunkle Farben oder Schwarz auf weißen Hintergrund am besten. Sie lassen sich gut vervielfältigen und sind auch nach mehrmaligem Kopieren noch klar zu erkennen. Texte hingegen, die mit hellem Hintergrund hervorgehoben werden, können auf Ausdrucken zwar noch zu erkennen sein, auf Kopien wirken sie oftmals zu blass. Merke: Qualitätstester Kopierer Drucken Sie Ihre Excel‐Arbeitsmappen aus und kopieren Sie sie mehrmals. Verringern Sie die Größe der Kopien mit der Zoom‐Taste an dem Kopierer (z. B. 90 %, 70 % und 50 %). So sehen Sie, ob die Größenverhältnisse sowie der Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund ausreichend sind. Übungsaufgabe mit Excel 1.7: Eigene Designfarben anpassen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü1.7). Sie haben Ihre Designfarben geprüft, ob sie ausgedruckt und kopiert gut zu lesen sind. Sie stellen nun fest, Sie müssen Ihre benutzerdefinierten Designfarben anpassen. So gehen Sie vor: 1. Gehen Sie zu Seitenlayout  Designs . 2. Klicken Sie auf Farben . 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die benutzerdefinierte Designfarbe , die Sie ändern möchten (hier z. B. Excel für BWLer). 4. Wählen Sie Bearbeiten . Abbildung 1.10: Eigene Designfarben anpassen <?page no="21"?> 22 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 5. Sie befinden sich wieder im Dialogfeld, das Sie aus Übungsaufgabe mit Excel 1.3 (Schritt 6) kennen. Ändern Sie Ihre Designfarben Schritt für Schritt. Vergessen Sie bitte nicht, Ihre Änderungen zu speichern. Praxistipp: Mit PowerPoint die Farbe aus einem Bild auslesen Sie möchten die Farben Ihrer Excel‐Mappe oder PowerPoint‐Präsentation nach den Vorgaben des Corporate Designs Ihrer Hochschule oder Ihres Unternehmen gestalten. Sie kennen jedoch nicht den RGB‐Wert, der die Farbe festlegt. Mit einem Profitipp finden Sie den Farbton. 1. Öffnen Sie bitte PowerPoint. Mit Excel ist der Profitrick leider nicht möglich. 2. Fügen Sie ein Bild ein, das die Farbe enthält, die Sie wissen wollen. 3. Markieren Sie ein Feld, in das man Texte einfügen kann. 4. Gehen Sie zu dem Register START im Menüband. 5. Gehen Sie zu der Kategorie Schriftart . 6. Öffnen Sie das Menü Schriftfarbe . 7. Wählen Sie die Pipette . 8. Mit der Pipette lassen sich die RGB‐Werte auslesen. Mit den RGB‐Werten können Sie nun Ihre Designfarben entsprechend des Corporate Designs festlegen. 1.2.3 Üben Sie nun selbst: Farben des Investitionsbeispiels Wenden Sie nun Ihr Wissen über Farben an, um das Investitionsbeispiel zu verbessern. Die Auf‐ gaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐Schritt‐ Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Versuchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe 1.3: Farben des Investitionsbeispiels beurteilen Wie schätzen Sie die Farben und Farbkombinationen im Arbeitsblatt Invest 1.1 ein? Was würden Sie ändern? _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Übungsaufgabe 1.4: Vorteile einer radikalen Farbdiät - alle Farben löschen Warum ist es in chaotisch formatierten Arbeitsblättern die beste Vorgehensweise, zunächst eine radikale Farbdiät durchzuführen und alle Farben zu löschen? _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ <?page no="22"?> 1.2 Wie bunt muss mein Arbeitsblatt sein? Wie setze ich es auf Farbdiät? 23  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.1: Farben des Investitionsbeispiels identifizieren Wie wurden die Farben festgelegt? Untersuchen Sie dazu das Arbeitsblatt Invest 1.1. Als Designfarben , weitere Farben oder Standardfarben ? Notieren Sie sich bitte im Buch Ihre Ergebnisse. _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.2: Farben des Investitionsbeispiels löschen Setzen Sie Ihre Erkenntnisse aus den beiden vorangegangen Übungsaufgaben um. Löschen Sie die Farben im Arbeitsblatt Invest 1.2. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.3: Zellen hellgrau färben Färben Sie bitte im Arbeitsblatt Invest 1.3 mit Hellgrau den Bereich „Zahlungen gesamt“ (Zellen G13: G19 ). Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.4: Bedingte Formatierung ins Investitionsbeispiel einfügen Öffnen Sie das Arbeitsblatt Invest 1.4. Heben Sie mit einem hellen Orange alle Zahlungen für Material hervor, die die Schwelle von € 450.000 überschreiten. Nutzen Sie dazu die Bedingte Formatierung . Tragen Sie den Schwellenwert als neues Modul Eingaben ein. 1.2.4 Fazit: Das Investitionsbeispiel auf Farbdiät: Davor und danach Unser Investitionsbeispiel macht Fortschritte. Ohne die vielen bunten Farben wirkt es bereits viel aufgeräumter. Die wichtigen Informationen sind sofort zu erkennen. Abbildung 1.11: Investitionsbeispiel auf Farbdiät: Davor und danach <?page no="23"?> 24 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.3 Fort mit dem Schriftenspeck: Welche Schriften sind gut zu lesen? Excel bietet eine große Fülle an Schriften und Formatierungen (Abbildung 1.12). Mit dem Be‐ triebssystem Windows 8 haben Sie bereits circa 200 Schriftarten. Über das Internet können Sie leicht und kostenlos an viele weitere Schriften gelangen. Dies verführt zu Experimenten, deren Ergebnisse dekorativ und abwechslungsreich wirken. Sie können jedoch nicht immer gut erfasst werden, wie Sie an unserem Beispiel der Investitionsrechnung sehen. Betrachten Sie die große Schriftauswahl in Excel: START  Schriftart . Abbildung 1.12: Schriftenauswahl in Excel 1.3.1 Schrift ist zum Lesen da Übungsaufgabe 1.5: Schriften und Formatierungen beurteilen Die Beispiele in der Tabelle sind alle in der Schriftgröße 9,5. Dennoch lassen sie sich unterschied‐ lich gut lesen. Wie schätzen Sie die Schriften und Formatierungen ein? Beispiel Schrift und Formatierung Wie schätzen Sie es ein? Gut zu lesen? Arial Gut zu lesen? Arial Narrow G u t z u l e s e n ? Calibri mit erweitertem Zeichenabstand Gut zu lesen? Cambria (fett) Gut zu lesen? Cambria (fett und kursiv) Gut zu lesen? Cambria (weiß auf schwarz) GUT ZU LESEN? Cambria (Großbuchstaben) Gut zu lesen? Old English Text MT <?page no="24"?> 1.3 Fort mit dem Schriftenspeck: Welche Schriften sind gut zu lesen? 25  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Gut zu lesende Schriften Generell werden Schriften in zwei Gruppen unterteilt: Schriften mit und ohne Serifen. Serifen sind Querstriche (Ausläufe) an den Enden von Buchstaben. Sie sind so alt wie unsere Schrift. Entstanden sind sie, als man noch mit Meißeln Buchstaben in den Stein schlug. Abbildung 1.13: Schriften mit und ohne Serifen Betrachten Sie Abbildung 1.14. In welcher Tabelle lassen sich die Zahlen deutlicher erkennen? Öffnen Sie parallel auch das Arbeitsblatt Wirkung von Schriften (Datei Übung_Excel), um die Wirkung von Schriften mit und ohne Serifen auf dem Bildschirm zu beurteilen. Abbildung 1.14: Wirkung von Schriften in Tabellen  Schriften mit Serifen: − Serifen haben den Vorteil, dass Buchstaben mit einer vorgegebenen Ordnung in den Zeilen stehen. Sie bilden eine gerade Linie, mit dem das Auge beim Lesen geführt wird. − Auch lange Texte lassen sich lesen, ohne dass man ermüdet. Zeitungen und Bücher sind mit Serifen‐Schriften gedruckt - so auch das Buch, das Sie gerade in der Hand halten. − Auf Bildschirmen werden sie häufig nicht optimal dargestellt. − Setzen Sie Serifen‐Schriften in Ihren Excel‐Arbeitsblättern für längere erläuternde Texte in Textfeldern oder in der Dokumentation ein - jedoch nicht für Datenfelder mit Zahlen.  Schriften ohne Serifen: − Serifenlose Schriften haben Vorteile in sehr kleinen als auch in sehr großen Schriftgrö‐ ßen. − Verwenden Sie sie daher in Tabellen (Modulen). Denn in kleinen Schriftgrößen haben sie eine höhere Auflösung als Schriften mit Serifen. Sie können somit mehr Informationen un‐ terbringen, ohne dass die Lesbarkeit darunter leidet. − Da serifenlose Schriften auch in großen Schriftgrößen gut zu lesen sind, werden auch Überschriften in Zeitungen und Plakate mit ihnen gesetzt. − Setzen Sie für Ihre Arbeitsblatt-Überschriften beispielsweise Verdana ein. Sie eignet als Blickfang wegen der relativ großen Abstände zwischen den Buchstaben. <?page no="25"?> 26 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Nutzen Sie serifenlose Schriften wie Calibri für die Module (Modul‐Titel, Spaltenüber‐ schriften, Zeilenbezeichnungen und Datenfelder mit Zahlen). gut zu lesen schlecht zu lesen mit Serifen ohne Serifen mit Serifen ohne Serifen Times New Roman Arial Script MT Bold Gill Sans MT Palatino Linotype Verdana Old English Text MT Papyrus Courier New Tahoma Wide Latin Tempus Sans ITC Cambria Franklin Gothic Medium Bauhaus 93 Calibri Gut zu lesende Formate Wählen Sie Ihre Schriften und Formate nach folgenden Kriterien (Wong, 2011, S. 30 f.):  Vermeiden Sie weiße Schrift auf schwarzen oder farbigen Hintergrund.  Schwarze Schrift auf hellem Untergrund ist am wirkungsvollsten. Farbige Schrift hingegen ist schwer zu lesen, da der Kontrast schwächer ist.  Verzichten Sie auf Versalien (durchgängig groß geschriebene BUCHSTABEN).  Vermeiden Sie getrennte Wörter (Silben‐trennung).  Nehmen Sie keine dekorativen Schriften z. B. Brush Script , Mistral , Freesytyle Script .  Setzen Sie den Fettdruck nur ein, wenn Sie etwas hervorheben möchten. Kombinieren Sie jedoch nicht fett mit kursiv in einem Wort.  Verändern Sie nicht die Standard‐Laufweite der Schrift in Excel: zuschmal; z u w e i t , normal. Praxistipp: Geeignete Schriftarten für Ihre Arbeitsmappe Wählen Sie Schriften und Formate, die sich gut lesen lassen. Verwenden Sie nicht mehr als zwei verschiedene Schriftarten. Standardschrift für alle Elemente: Schrift ohne Serifen (z. B. Verdana, Calibri). Ausnahme: Schrift mit Serifen in Fließtexten (z. B. im Modul Dokumentation ) 1.3.2 Schrift für eigene Arbeitsmappe festlegen Wie Sie bereits in dem vorangegangen Abschnitt kennengelernt haben, können Sie in Office die Designs ändern. Zu den Designs gehören neben den Designfarben auch die Designschriften. In Excel 2013 ist in den Designschriften für den Textkörper Calibri und Calibri Light für die Über‐ schriften voreingestellt. 2 2 In Office 2007/ 2010 sind die Standardschriften für den Textkörper (Calibri) und für Überschriften (Cambria). <?page no="26"?> 1.3 Fort mit dem Schriftenspeck: Welche Schriften sind gut zu lesen? 27  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Praxistipp: Nicht die Designschriften ändern Ändern Sie die Designschrift, wirkt sich dies auf alle Office‐Programme aus. Auch in Word, Outlook, PowerPoint etc. werden so die Designschriften automatisch angepasst. Wenn Sie dies vermeiden und nur in Excel eine eigene Standardschrift festlegen wollen, än‐ dern Sie für die aktuelle Arbeitsmappe die Zellenformatvorlage oder für alle neuen Ar‐ beitsmappen die Standardschrift in den Optionen. Übungsaufgabe mit Excel 1.8: Schrift für aktuelle Arbeitsmappe festlegen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.8). Um die Schrift für die aktuelle Arbeitsmappe festzulegen, ändern Sie die Zellenformatvorlage Standard . 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. Klicken Sie in der Kategorie Formatvorlagen auf die Schaltfläche Zellenformatvorlagen . Abbildung 1.15: Zellenformatvorlage 3. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Formatvorlage Standard . 4. Wählen Sie Ändern . 5. Im Dialogfeld Formatvorlage klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 6. Gehen Sie zu der Registerkarte Schrift . 7. Wählen Sie Ihre gewünschte Schriftart aus. 8. Bestätigen Sie Ihre Änderung mit OK . Alle Zellen in der aktuellen Arbeitsmappe, die mit der Formatvorlage Standard formatiert sind, werden nun automatisch an Ihre gewählte Schrift angepasst. <?page no="27"?> 28 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 1.9: Schrift für alle neuen Arbeitsmappen definieren Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.9). Möchten Sie die Schrift für alle neuen Arbeitsmappen definieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte DATEI . 2. Klicken Sie auf Optionen . 3. Gehen Sie zur ersten Kategorie Allgemein . Abbildung 1.16: Zellenformatvorlage Optionen 4. In der Gruppe Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen finden Sie die Standardschrift und den Standardschriftgrad . 5. Sofern Sie Ihre Standardschrift noch nicht geändert haben, ist Schriftart für Textkörper mit dem Schriftgrad 11 (= Schriftgröße) voreingestellt. Ändern Sie nach Ihren Wün‐ schen die Standardschrift in dem Auswahlfeld rechts von „ Diese Schriftart als Standardschrift verwenden: “. 6. Den Schriftgrad passen Sie in dem Auswahlfeld darunter an. 7. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK . 1.3.3 Üben Sie nun selbst: Die Schrift im Investitionsbeispiel Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe 1.6: Die Schrift im Investitionsbeispiel beurteilen Wenden Sie Ihr Wissen über Schriften und Format mit dem Investitionsbeispiel an. Wie schätzen Sie das Arbeitsblatt Invest 1.6 ein? <?page no="28"?> 1.4 Bringen Sie mit Teilaufgaben (Modulen) Struktur in Ihr Arbeitsblatt 29  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ Fazit: Die Schriften und Formate des Investitionsbeispiels müssen grundlegend überarbeitet werden. Wie Sie die misslungenen Schriften und Formate verbessern, lernen Sie im nächsten Abschnitt. 1.4 Bringen Sie mit Teilaufgaben (Modulen) Struktur in Ihr Arbeitsblatt In der Betriebswirtschaft befasst man sich häufig mit komplexen und unstrukturierten Aufgaben, bei denen man vorab nicht alle Zusammenhänge erkennen kann. Es sind keine Routinearbeiten. Sie verlangen kreative Lösungen. Als effiziente Lösungsmethode hat es sich bewährt, einen Ge‐ samtkomplex in kleine, einfache und unabhängige Teilaufgaben (Module) aufzuspalten. Abbildung 1.17: Aufgaben in Teilaufgaben (Module) aufspalten Module sind bildlich gesprochen Container. Sie lassen sich mit Vielem befüllen und zu unter‐ schiedlichen Gebilden stapeln. In Excel sind Module die Bereiche eines Arbeitsblattes, die mit Formeln und Daten gefüllt werden und unterschiedliche Aufgaben haben: Eingaben (Annahmen), Daten(‐importe), Ergebnisse, Berechnungen, Nebenrechnungen, Dokumentation, Menü etc. Vorteile von Modulen  Module erleichtern Ihnen die Arbeit. Sie sind transparenter und übersichtlicher als der Ge‐ samtkomplex der Aufgabe.  Ihre Arbeitsblätter sehen einheitlich aus, da sie nach dem gleichen Muster aufgebaut sind.  Die kompakten Module können leicht geändert und erweitert werden. <?page no="29"?> 30 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Module sparen Zeit, denn Sie können sie als Vorlage nutzen, um andere Aufgaben zu lösen. Um beispielsweise eine neue Berechnung einzufügen, ergänzen Sie ein neues Modul Berechnung .  Annahmen werden vom Anwender geändert. Mit getrennten Modulen für Eingaben und Be‐ rechnungen stellen Sie sicher, dass die Eingabezellen schnell zu finden sind. Es minimiert zudem das Risiko, dass Formeln versehentlich überschrieben oder Eingaben in eine Ergeb‐ niszelle gemacht werden.  Module erleichtern die Arbeit in Gruppen, denn Teilaufgaben können delegiert werden.  Wird eine Lösung nicht rechtzeitig fertig, können einzelne Module mit einer geringeren Priori‐ tät aufgeschoben werden. Merke: Mit Modulen hat alles seinen Platz Bei komplexen Aufgaben gerät man schnell in die Gefahr, dass sich Annahmen, Daten und Berechnungen an unterschiedlichen Orten befinden oder vermischt werden. In Excel 2013 können Sie auf einem Arbeitsblatt bis zu 16.384 Spalten und 1.048.576 Zeilen nutzen. Bei maximal 255 Arbeitsblättern kann der Überblick schnell verloren gehen. Praxistipps für Module  Zwischen zwei Modulen sollten mindestens zwei Leerzeilen eingefügt werden.  Bei umfangreichen Aufgaben mit mehreren Arbeitsblättern ist es empfehlenswert, die gesam‐ ten Eingaben auf einem separaten Arbeitsblatt zu bündeln.  Teilen Sie thematisch unterschiedliche Berechnungen in verschiedene Module auf (z. B. Inves‐ titionsrechnung für Maschine A, B, C, Nebenrechnung für Umsatz). Merke: Module einheitlich einsetzen Ordnen Sie Module immer gleich an. Legen Sie für Ihre Module eine einheitliche Formatierung fest und verwenden Sie diese konsequent in allen Arbeitsblättern. Beispiele für Module des Investitionsbeispiels  Eingaben für Annahmen (z. B. für Zinsen, Datum): Größere importierte Datenmengen können in einem separaten Modul auf einem neuen Arbeitsblatt platziert werden.  Investitionsrechnung mit Nebenrechnungen.  Deckblatt mit einer Dokumentation und Menüs.  Sensitivitätsanalyse, um zu sehen, welche Parameter entscheidend sind und wie sie auf Ver‐ änderungen reagieren.  Kurzdarstellung der Ergebnisse mit Diagrammen. <?page no="30"?> 1.5 Module in Form bringen 31  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5 Module in Form bringen Um von den zahlreichen Vorteilen von Modulen zu profitieren, bauen Sie Module stets nach dem gleichen Schema auf (Abbildung 1.18). Abbildung 1.18: Aufbau eines Moduls 1.5.1 Zwischenschritt: Lernen Sie, wie man Formatvorlagen erstellt Excel bietet einen umfangreichen Katalog an Zellenformatvorlagen 3 (Abbildung 1.19). Werfen Sie einen Blick darauf: 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . Sie können Formatvorlagen ändern, duplizieren und löschen. Es ist auch möglich, eine eigene Vorlage zu erstellen. Merke: Formatvorlagen erleichtern die Arbeit Formatvorlagen bieten den großen Vorteil, dass Sie nur einmal die Formate für eine besondere Modul‐Zelle (z. B. Modul‐Titel, Spaltenüberschrift, Datenfeld) voreinstellen müssen. Danach können Sie mit nur einem Klick formatieren - immer einheitlich. Dazu kommt, än‐ dern Sie eine Formatvorlage , werden alle damit formatierten Zellen automatisch angepasst. Übungsaufgabe mit Excel 1.10: Eine neue Formatvorlage erstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.10). 1. Gehen Sie im Menüband zu START (Abbildung 1.19). 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Neue Zellenformatvorlage . 4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage (Abbildung 1.20). 5. Deaktivieren Sie alle Formatoptionen, indem Sie die Häkchen in den Kontrollkästchen ent‐ fernen. 3 Excel nutzt beide Begriffe Zellenformatvorlage und Formatvorlage. Da der Begriff Zellenformatvorlage lang ist, wird im Weiteren nur der Begriff Formatvorlage verwendet. Die Langform des Begriffs wird nur genutzt, um die exakten Excel‐Befehle in den Menüs zu kennzeichnen. <?page no="31"?> 32 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.19: Zellenformatvorlagen einrichten − Es werden später nur die Formatoptionen auf eine Zelle angewendet, die hier aktiviert werden (mit Häkchen). − Wenn Sie, wie hier vorgeschlagen, alle Häkchen entfernen, wird Excel für Sie automatisch die benötigten Häkchen setzen. − Falls Sie mit der automatischen Auswahl nicht zufrieden sind, können Sie diese nachträg‐ lich ändern. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 7. Nehmen Sie Ihre Formateinstellungen vor (Zahlen, Schrift, Rahmen etc.). 8. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit OK . 9. Sie sehen, es wurden nur die Kontrollkästchen der Formate mit Häkchen versehen, die Sie eingestellt haben. Abbildung 1.20: Dialog Formatvorlage <?page no="32"?> 1.5 Module in Form bringen 33  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 10. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Ihre neue Formatvorlage finden Sie unter Benutzerdefiniert im Katalog der Zellenformatvorlagen . Sie können sie gleich nutzen. Übungsaufgabe mit Excel 1.11: Formatvorlage aus Zelle übernehmen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.11). Anstelle eine Formatvorlage neu zu erstellen, können Sie auch einfach die Formate einer bereits formatierten Zelle für eine Formatvorlage übernehmen. 1. Markieren Sie die Zelle mit den Formaten, die Sie übernehmen wollen. 2. Gehen Sie zu den Zellenformatvorlagen über den bekannten Weg: START  Formatvorlage  Zellenformatvorlagen . 3. Wählen Sie Neue Zellenformatvorlage . 4. In dem Dialogfeld Formatvorlage sind alle Formate der markierten Zelle übernommen worden. 5. Vergeben Sie einen Namen für Ihre neue Formatvorlage . 6. Excel hat automatisch alle Häkchen in den Kontrollkästchen gesetzt. Entfernen Sie die Häk‐ chen bei den Formaten, die Sie nicht benötigen. 7. Beenden Sie das Dialogfeld mit OK . 1.5.2 Modul-Titel und Modul-Untertitel Jedes Modul hat einen Modul-Titel.  Er beschreibt den Kerninhalt und steht dominant wie eine Überschrift über dem Modul. Dabei sollte er zwei Bedingungen erfüllen: − Er sollte präzise und knapp sein. − Er muss das zusammenfassen, was zu erwarten ist.  Führen Sie im Modul‐Titel an, um welche Modul‐Art es sich handelt (Berechnungen, Eingaben, Ergebnisse etc.). Beispiele: „Berechnung: Maschine A“, „Nebenrechnung: Umsatz Deutsch‐ land“, „Eingaben: Anschaffungskosten“. Der Modul-Untertitel ergänzt den Modul‐Titel.  Er steht zwei Zeilen unterhalb des Modul‐Titels.  Er bietet Raum für ergänzende Informationen (Quelle der Daten, Einheiten etc.): Beispielswei‐ se „Angaben aus dem Jahresabschluss (in T€)“, „Planung des Managements (in Mio. €)“. Merke: Standardisierte Formulierungen Vermeiden Sie wechselnde und kreative Formulierungen in Ihren Arbeitsblättern. Nutzen Sie eine formalisierte Sprache mit einheitlichen Bezeichnungen, Einheiten und Abkürzun‐ gen etc. Fügen Sie in das Arbeitsblatt Dokumentation ein Glossar ein. Hier können Sie Be‐ griffe erläutern und definieren. <?page no="33"?> 34 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Formattipps für Modul-Titel und Modul-Untertitel  Nutzen Sie eine serifenlose Schrift wie Calibri im gesamten Modul (auch für die Spaltenüber‐ schriften, Zeilenbezeichnungen und Datenfelder).  Modul‐Titel: − Standardschrift z. B. Calibri, Schriftgröße 14, fett, linksbündig. − Um den Modul‐Titel abzuheben, können Sie auch eine dezente Designfarbe (z. B. ein dunk‐ les Grau) für die Schrift einsetzen.  Modul‐Untertitel: − Standardschrift z. B. Calibri, Schriftgröße 11, fett, linksbündig. − Schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben (Schwarz automatisch) − Der Modul‐Untertitel wird durch eine waagrechte Linie vom Datenbereich getrennt. Nut‐ zen Sie dazu ebenfalls eine dezente Designfarbe. − Verwenden Sie möglichst wenige Farben, um das Arbeitsblatt von Anfang an auf Farbdiät zu halten. Nehmen Sie beispielsweise für die Linie die Farbe der Arbeitsblatt‐Überschrift (z. B. ein Blau aus den Designfarben). 1.5.2.1 Üben Sie nun selbst: Modul-Titel und Untertitel des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.5: Modul-Titel und Untertitel des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel im Arbeitsblatt Invest 1.5: Was könnten Sie an dem Modul‐Titel und Modul‐Untertitel verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.6: Vorlage für Modul-Titel und Untertitel erstellen Legen Sie fest, wie Sie den Modul‐Titel und Modul‐Untertitel gestalten wollen. Um sich zukünftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage in dem Arbeits‐ blatt Invest 1.6. Modul Untertitel  Gehen Sie für den Modul‐Untertitel ebenso vor. Verwenden Sie Überschrift 2 .  Verwenden Sie Calibri, Schriftgröße 11, fett und eine schwarze Designfarbe .  Wenden Sie die neuen Formatvorlagen ebenso auf Modul‐Titel und Modul‐Untertitel an. 1.5.2.2 Modul-Titel und Modul-Untertitel: Davor und danach Wir haben einen ersten Fortschritt erzielt. Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.6 Lösung. <?page no="34"?> 1.5 Module in Form bringen 35  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.21: Modul‐Titel und Modul‐Untertitel: Davor und danach 1.5.3 Spaltenüberschriften Die Spaltenüberschriften informieren über die Datenfelder.  Hier fassen Sie mit einem markanten Begriff die Inhalte einer Spalte zusammen oder geben zeitliche Angaben (Monat, Quartal und Jahr etc.).  Grundsätzlich sollten Sie die Einheiten in dem Modul‐Untertitel angeben (z. B. „Angaben in Mio. €“). So erübrigt es sich, die Einheiten in jeder Spaltenüberschrift zu wiederholen.  Haben Sie in einzelnen Spalten jedoch abweichende Einheiten, sollten Sie das in den Spalten‐ überschriften deutlich machen und die Einheit ausdrücklich benennen. − Beispiel: Alle Spalten enthalten Werte in Euro bis auf eine Spalte mit Angaben Stück, Ton‐ nen etc.  Wie bei den Zeilenbezeichnungen bietet es sich an, mehrere Spaltenüberschriften zusammen‐ zufassen (gemeinsame Spaltenüberschriften). Formattipps für die Spaltenüberschriften  Formatieren Sie die Spaltenüberschriften mit derselben Schrift wie den Modul‐Untertitel: Standardschrift z. B. Calibri, Schriftgröße 11, fett, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  In der Ausrichtung unterscheiden sich die Spaltenüberschriften von dem Modul‐Untertitel. Spaltenüberschriften werden grundsätzlich wie ihre darunterliegenden Datenfelder ausge‐ richtet: − Zahlen und Prozentwerte: rechtsbündig − Text/ gemischter Text: linksbündig − Datum: linksbündig − Ausnahme (gemeinsame Spaltenüberschriften): zentriert − Sie können die Spaltenüberschrift mit einer blauen oder grauen Linie trennen. <?page no="35"?> 36 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Merke: Keine Leerzeilen und Leerspalten Fügen Sie keine schmückenden Leerzeilen und Leerspalten zwischen den Spaltenüber‐ schriften und den Datenfeldern ein. Dies gilt auch für die Ergebniszeile und innerhalb der Datenfelder. Unterbrochene Module können Ihnen Probleme bereiten (z. B. bei Pivot‐Tabellen oder wenn Sie Bezüge zu Zeilen kopieren möchten). Abbildung 1.22: Leerspalte zwischen Spaltenüberschrift und Datenfelder/ Spaltenbezeichnungen Übungsaufgabe mit Excel 1.12: Designtrick für virtuelle Leerzeilen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.12). Möchten Sie einzelne Elemente eines Moduls optisch mit einer virtuellen Leerzeile abheben, nutzen Sie einen Designtrick in Excel ‒ ganz ohne Leerzeilen. Sehen Sie hier am Beispiel der Spaltenüberschriften, wie dies geht. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilenkopf der Zeile, die Sie abheben möchten. (Die Zeilenköpfe befinden sich links von den Zellen. Sie sind beschriftet mit den Zeilennummern 1, 2, 3 usw.). 2. Wählen Sie im Kontextmenü Zeilenhöhe . 3. Erhöhen Sie den Wert auf 22,1 . 4. Bestätigen Sie mit OK . <?page no="36"?> 1.5 Module in Form bringen 37  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.23: Virtuelle Leerzeile 1.5.3.1 Mit Abkürzungen und Symbolen Spaltenüberschriften kürzen Gibt man in eine Excel‐Zelle einen Text ein, der länger ist als die Breite der Zelle, reagiert Excel:  Ist die Zelle rechts leer, nutzt Excel auch die benachbarte Zelle und schreibt den Text dort weiter.  Ist die Zelle rechts nicht leer, passt Excel den Text auf die Zellenbreite an und schneidet das Ende des Textes ab. Abbildung 1.24: Zu lange Texte in Zellen Um einen Text vollständig in einer Zelle darzustellen, können Sie die Breite der Spalte vergrö‐ ßern. Das hat aber Einfluss auf alle anderen Zellen in der entsprechenden Spalte. Die Struktur und die Optik werden so willkürlich verändert. In den Spaltenüberschriften haben Sie nur begrenzt Platz. Sind die Texte zu lang, werden Spal‐ tenüberschriften unübersichtlich und verlieren ihre Signalwirkung. Abbildung 1.25: Modul mit langen Spaltenüberschriften <?page no="37"?> 38 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abkürzungen machen Spaltenüberschriften kürzer Eine einfache Methode, um Spaltenüberschriften zu entschlacken, sind Abkürzungen. Wo immer es möglich ist, kürzen Sie Formulierungen ab. Kürzen Sie beispielsweise Bayerische Motoren‐ werke Aktiengesellschaft mit BMW ab. Merke: Nur gebräuchliche Abkürzungen Verwenden Sie nur allgemein übliche Abkürzungen (z. B. BWL, DFB, BMW), die allgemein bekannt sind. Setzen Sie nicht voraus, dass Abkürzungen für Fachbegriffe jedem geläufig sind. Kennen Sie beispielsweise oFCF? Auch hier eignet sich das Arbeitsblatt Dokumentation mit dem Modul Glossar . Definieren Sie hier oFCF (=operative Free Cashflows). Übungsaufgabe mit Excel 1.13: Symbole in Excel einfügen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.13). Nutzen Sie Symbole und mathematische Zeichen anstelle von langen Formulierungen. In den Schriftarten Times New Roman, Arial und Calibri und in den Sonderschriften wie Symbol, Wing‐ dings und Webdings sind viele Symbole und Sonderzeichen enthalten. Bezeichnung Symbol Einfügen in Excel Durchschnitt Ø ALT ¾ + 0 2 1 6 Summe  Buchstabe S in Schriftart Symbol Differenz (Delta)  Schriftart Symbol Toleranz ± ALT ¾ + 0 1 7 7 So fügen Sie beispielsweise das Symbol für Durchschnitt Ø ein: 1. Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie das Sonderzeichen einfügen wollen. 2. Aktivieren Sie den Nummernblock Ihrer Tastatur. In der Regel wird dieser mit NUM↓ ± eingeschaltet - erkennbar am kleinen Licht am Nummernblock Ihrer Tastatur. 3. Während Sie ALT ¾ gedrückt halten, geben Sie auf dem Nummernblock die Ziffernfolge 0 2 1 6 ein. 4. Nachdem Sie ALT ¾ wieder losgelassen haben, erscheint das Symbol für Durchschnitt Ø . Übungsaufgabe mit Excel 1.14: Datum verkürzt darstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.14). Datumsangaben müssen nicht immer präzise sein (z. B. Samstag, 31. Dezember 2016). Wenn das Jahresende entscheidend ist, genügt die Jahreszahl (2016). Oder für Quartalszahlen ist Dez. 16 oder Q4 ausreichend. 1. Fügen Sie das aktuelle Datum mit STRG ¼ + . . ein. <?page no="38"?> 1.5 Module in Form bringen 39  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Ausfüllkästchen nach unten. − Das Ausfüllkästchen ist das kleine Quadrat an der unteren rechten Ecke einer mar‐ kierten Zelle. − Sie erhalten eine Datumsreihe. Abbildung 1.26: Datum verkürzt darstellen 3. Markieren Sie die Datumsreihe mit der Maus. 4. Rufen Sie mit STRG ¼ + 1 das Dialogfeld Zellen formatieren auf. 5. Wechseln Sie zu der Registerkarte Zahlen . 6. Wählen Sie unter Kategorie Datum . 7. Klicken Sie unter Typ auf 14.03.12 . 8. Bestätigen Sie Ihr Format mit OK . Experimentieren Sie weiter: Formatieren Sie die erstellte Datumsreihe mit verschiedenen Da‐ tumsformaten. Für die Angabe von Quartalen hat sich beispielsweise das Datumsformat Mrz. 12 bewährt. Übungsaufgabe mit Excel 1.15: Hilfe: Ausfüllkästchen geht nicht Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.15). Sie konnten in der vorangegangenen Übungsaufgabe die Datumsreihe nicht mit dem Ausfüllkäst‐ chen erstellen? Es könnte daran liegen, dass die Funktion Ausfüllkästchen und Drag & Drop von Zellen nicht aktiviert ist (Abbildung 1.27). 1. Gehen Sie zu DATEI . 2. Klicken Sie auf Optionen . 3. Klicken Sie auf Erweitert . 4. Gehen Sie zu Bearbeitungsoptionen . 5. Setzen Sie das Häkchen bei Ausfüllkästchen und Drag & Drop von Zellen aktivieren . <?page no="39"?> 40 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.27: Ausfüllkästchen aktivieren Übungsaufgabe mit Excel 1.16: Jahresreihe in Spaltenüberschrift schnell eingeben Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.16). Haben Sie in Ihrer Spaltenüberschrift eine laufende Zeitreihe (2016, 2017, 2018, …), unterstützt Sie Excel: 1. Geben Sie eine Jahreszahl mit einem Datumsformat in die erste Zelle Ihrer Zeitreihe ein. 2. In die Nachbarzelle geben Sie das nächste Jahr ein. Ab hier unterstützt Sie Excel: 3. Markieren Sie die beiden Zellen. 4. In der rechten Zelle erscheint unten rechts das Ausfüllkästchen . Ziehen Sie mit gedrück‐ ter linker Maustaste nach rechts. 5. In einem Sichtfeld können Sie erkennen, wie viele Jahre Sie bereits eingetragen haben. 6. Sobald Sie Ihr Enddatum erreicht haben, hören Sie auf, mit der Maus nach rechts zu ziehen. Abbildung 1.28: Datum einfügen Übungsaufgabe mit Excel 1.17: Jahresreihe mit Formel erstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.17). Mit einer Formel lässt sich eine Jahresreihe am komfortabelsten eingeben. Sie haben zudem den Vorteil, wenn Sie das Anfangsdatum ändern, wird automatisch die ganze Jahresreihe angepasst. <?page no="40"?> 1.5 Module in Form bringen 41  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1. Geben Sie in eine Zelle ein Anfangsdatum ein (hier: B9 ). Wenn Sie später in Ihrem Modell die Formel nutzen möchten, fügen Sie das Anfangsdatum am besten in das Modul Eingaben ein. 2. In die ersten Zelle, in der das Datum in der Spaltenüberschrift stehen soll, geben Sie die For‐ mel ein (hier: B12 ): =DATUM(JAHR(B9); MONAT(B9); TAG(B9)) 3. In die Zelle rechts davon (hier: C12 ) geben Sie ein: =DATUM(JAHR(B12)+1; MONAT (B12); TAG(B12)) 4. Markieren Sie die beiden Zellen ( B12: C12 ). 5. Formatieren Sie die markierten Zellen mit einem Datumsformat: Klick mit der rechten Maustaste  im Kontextmenü: Zellen formatieren  in Kategorie Datum wählen. 6. Klicken Sie auf Zelle C12 . 7. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen so weit nach rechts, wie Sie Zellen mit Jahreszahlen in die Spaltenüberschriften eintragen wollen. Abbildung 1.29: Datum mit Formel einfügen In der nächsten Abbildung sehen Sie die Spaltenüberschriften nach der Diät. Sie sind im Ver‐ gleich zu den ursprünglichen Spaltenüberschriften deutlich knapper und übersichtlicher. Der Leser sieht die wichtigsten Informationen auf einem Blick. Abbildung 1.30: Spaltenüberschrift nach Diät 1.5.3.2 Bandwurmwörter in den Griff bekommen Falls Sie mit Abkürzungen und Symbolen lange Bandwurmwörter nicht verkürzen können, be‐ helfen Sie sich mit einem manuellen Zeilenumbruch oder einem gedrehten Text. Abbildung 1.31: Bandwurmwörter in den Griff bekommen <?page no="41"?> 42 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 1.18: Manueller Zeilenumbruch Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.18). In Excel gibt es keine Funktion, mit der Sie Wörter trennen können. Ein kleiner Trick hilft: 1. Markieren Sie die Zelle mit „Bandwurmwort geteilt“. 2. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus, indem Sie mit dem Mauszeiger in die Bearbeitungsleiste klicken. − Alternativ: Drücken Sie à . Abbildung 1.32: Manueller Zeilenumbruch 3. Die Einfügemarke blinkt nun am Ende der Zelle. 4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger an die Stelle, an der Sie den Begriff manuell trennen möchten: z. B. nach „Band“. 5. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten ALT ¾ + ® . 6. Der Wortteil „wurmwort“ steht jetzt in der nächsten Zeile der Bearbeitungsleiste . 7. Wiederholen Sie den Schritt 5, um auch einen manuellen Zeilenumbruch nach „wurm“, „wort“ und „geteilt“ einzufügen. 8. Bestätigen Sie mit ® . 9. Falls das ganze Wort nicht sichtbar ist, aktivieren Sie den Zeilenumbruch : START  Ausrichtung Schaltfläche Zeilenumbruch . 10. Das Wort „Bandwurmwort geteilt“ wird nun getrennt angezeigt. Fügen Sie per Hand noch Trennungszeichen nach „Band‐“ und „wurm‐“ ein. Übungsaufgabe mit Excel 1.19: Bearbeitungsleiste vergrößern Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.19). Praxistipp: Falls Sie in Ihrer Bearbeitungsleiste nur eine Zeile sehen, erweitern Sie sie. 1. Gehen Sie mit der Maus an den unteren Rand der Bearbeitungsleiste . 2. Der Mauszeiger verwandelt sich zu einem senkrechten weißen Doppelpfeil . <?page no="42"?> 1.5 Module in Form bringen 43  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie die Höhe der Bearbeitungsleiste beliebig verändern. Abbildung 1.33: Bearbeitungsleiste vergrößern Übungsaufgabe mit Excel 1.20: Text drehen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.20). Um eine Spaltenüberschrift aufzulockern, können Sie einen langen Text drehen. So gehen Sie in Excel vor: 1. Markieren Sie die Zelle mit dem langen Text. 2. Gehen Sie zu START  Ausrichtung . 3. Drücken Sie die Schaltfläche Ausrichtung . 4. Wählen Sie Gegen den Uhrzeigersinn drehen . Abbildung 1.34: Menü Ausrichtung mit gedrehtem Text Merke: Texte nicht zu stark drehen Neben Gegen den Uhrzeigersinn drehen bietet Excel weitere Drehrichtungen. Bitte beachten Sie, dass gedrehte Texte schwer zu lesen sind: Je stärker gedreht, desto schwerer zu lesen. Sie sollten einen Text nur in Ausnahmefällen drehen, wenn andere Methoden (Ab‐ kürzungen, Symbole etc.). nicht weiterhelfen. <?page no="43"?> 44 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.35: Gedrehter Text 1.5.3.3 Gemeinsame Spaltenüberschriften Haben mehrere Spaltenüberschriften einen gemeinsamen Nenner, verlagern Sie die verbinden‐ den Informationen in eine gemeinsame Spaltenüberschrift. Dies gilt auch für Zeilenbezeichnun‐ gen. Beispiel 1: 1. Quartal 2016, 2. Quartal 2016, 3. Quartal 2016, 4. Quartal 2016. Fassen Sie die ge‐ meinsame Information (Jahreszahl) in einer gemeinsamen Spaltenüberschrift zusammen. Abbildung 1.36: Gemeinsame Spaltenüberschriften - Beispiel 1 Beispiel 2: Abbildung 1.37: Gemeinsame Spaltenüberschriften - Beispiel 2 Merke: Gemeinsame Spaltenüberschriften sparsam einsetzen Gemeinsame Spaltenüberschriften haben den Vorteil, dass sie mehrfach vorkommende In‐ formationen vermeiden. Verbinden Sie Zellen jedoch nur, wenn es tatsächlich geboten ist. Zu stark zusammengefasste Spaltenüberschriften können verwirren. Zudem kann es in Excel mit verbundenen Zellen zu Problemen kommen. Beispielsweise verlangt die Excel‐ Funktion Pivot-Tabellen für jede Spalte eine eindeutige Überschrift. Übungsaufgabe mit Excel 1.21: Zellen verbinden (gemeinsame Spaltenüberschriften) Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.21). 1. Markieren Sie die Zellen, die Sie zu einer Zelle verbinden wollen. <?page no="44"?> 1.5 Module in Form bringen 45  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2. Gehen Sie zu START  Ausrichtung . 3. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche Verbinden und zentrieren . Abbildung 1.38: Schaltfläche Verbinden und zentrieren Ausnahme: Ausrichtung von gemeinsamen Spaltenüberschriften Grundsätzlich werden Spaltenüberschriften wie ihre darunterliegenden Datenfelder ausgerich‐ tet. Handelt es sich beispielsweise um eine Zahl (rechtsbündig), wird auch die Spaltenüberschrift rechtsbündig formatiert. Ausnahme von diesem Grundsatz sind gemeinsame Spaltenüber‐ schriften, die mehrere Spaltenüberschriften zusammenfassen. Sie werden zentriert über die einbezogenen Spalten ausgerichtet. 1.5.3.4 Üben Sie nun selbst: Spaltenüberschriften des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.7: Spaltenüberschriften des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.7): Was können Sie an den Spaltenüberschriften verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.8: Vorlage für Spaltenüberschriften erstellen Legen Sie fest, wie Sie die Spaltenüberschriften gestalten wollen. Um sich zukünftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage im Arbeitsblatt Invest 1.8. <?page no="45"?> 46 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.3.5 Spaltenüberschriften schlanker machen: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.8 Lösung. Abbildung 1.39: Spaltenüberschriften schlanker machen: Davor und danach 1.5.4 Zeilenbezeichnungen formatieren In den Zeilenbezeichnungen werden die Inhalte der Datenfelder in den Zeilen benannt.  Die Zeilenbezeichnungen stehen links von den Datenfeldern in der ersten Spalte.  In unserem Investitionsbeispiel sind es die Vorgänge, die zu Zahlungen führen (Anschaffungs‐ kosten, Umsatz, Material, Personal etc.).  Die Zeilenbezeichnungen können um eine weitere Spalte erweitert werden (gemeinsame Zeilenbezeichnung), um mehrere Zeilenbezeichnungen zu gruppieren.  Beispielsweise bietet es sich an, Zeilen der gleichen Kategorie mit einer gemeinsamen Zeilen‐ bezeichnung zusammenzufassen (Einzahlungen/ Auszahlungen, Maschine A/ B/ C). Abbildung 1.40: Gemeinsame Zeilenbezeichnungen Formattipps für die Zeilenbezeichnungen  Verwenden Sie im ganzen Modul stets dieselbe Schrift: Standardschrift z. B. Calibri, Schrift‐ größe 11, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  Richten Sie die Zeilenbezeichnung stets links aus.  Zeilenbezeichnungen können mit einem kleinen Einzug leicht nach rechts eingerückt werden. − Sie heben sich damit vom Modul‐Rahmen ab. − Oder Sie können einen stärken Einzug nutzen, um Zeilenbezeichnungen zu gliedern. <?page no="46"?> 1.5 Module in Form bringen 47  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.4.1 Hierarchien und Gliederungen: Zeilenbezeichnungen einrücken Zellen mit Text werden in Excel standardmäßig direkt am linken Rand der Zelle angeordnet. Aus ästhetischen Gründen kann es gewünscht sein, die Spaltenbezeichnungen leicht einzurücken. Es entsteht somit eine kleine Lücke zwischen Modul‐Rahmen und Spaltenbezeichnung. Hierzu ver‐ ändert man in Excel den Einzug einer Zelle. Mit einem unterschiedlichen Einzug kann man einen weiteren Effekt erzielen: Spaltenbezeich‐ nungen lassen damit gliedern und Hierarchien verdeutlichen. Übungsaufgabe mit Excel 1.22: Zeilenbezeichnungen einrücken Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.22). Sie können Zellen einrücken mit START  Ausrichtung Schaltfläche Einzug vergrößern . Die Einrückschritte sind jedoch relativ groß und die Schrittweite lässt sich nicht anpassen. Abbildung 1.41: Schaltfläche Einzug vergrößern Variabler können Sie mit benutzerdefinierten Zahlenformaten einrücken: Abbildung 1.42: Benutzerdefinierte Zahlenformate <?page no="47"?> 48 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1. Markieren Sie eine Zelle, die Sie einrücken möchten (Abbildung 1.42). 2. Rufen Sie mit STRG ¼ + 1 das Dialogfeld Zellen formatieren auf. 3. Wechseln Sie zu der Registerkarte Zahlen . 4. Wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert . 5. Schreiben Sie in das Eingabefeld Typ : _t@ − Möchten Sie die Spaltenbezeichnungen stärker einrücken, geben Sie folgendes ein: _w@ 6. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK . Abbildung 1.43: Eingerückte Spaltenbezeichnungen 1.5.4.2 Üben Sie nun selbst: Zeilenbezeichnungen des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.9: Zeilenbezeichnungen des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.9): Was könnten Sie an den Zeilenbezeichnungen verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.10: Vorlage für Zeilenbezeichnungen erstellen Legen Sie im Arbeitsblatt Invest 1.10 fest, wie Sie die Zeilenbezeichnungen gestalten wollen. Um sich zukünftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage. 1.5.4.3 Zeilenbezeichnungen formatieren: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.10 Lösung. <?page no="48"?> 1.5 Module in Form bringen 49  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.44: Zeilenbezeichnungen formatieren: Davor und danach 1.5.5 Datenfelder: Zahlen, Zeitangaben und sonstiges in Form bringen In den Datenfeldern stehen die zentralen Inhalte eines Moduls.  Je nach Funktion des Moduls können die Inhalte verschieden sein. − Beispielsweise enthalten Berechnungs‐Module Formeln, Funktionen und Verknüpfungen. − Wohingegen in Annahmen‐Modulen Zahlen eingegeben werden.  Datenfelder werden in der Literatur auch als „Zellen“ bezeichnet. − Excel verwendet jedoch auch für alle Felder auf einem Arbeitsblatt den Begriff Zellen . − Damit es zu keiner Verwechslung kommt, werden im Folgenden die Bereiche in einem Modul mit Dateninhalten wie Zahlen, Texte und Formeln als Datenfelder bezeichnet. Formattipps für Datenfelder  Verwenden Sie wie im ganzen Modul eine serifenlose Schrift: Standardschrift z. B. Calibri, Schriftgröße 11, mit der schwarzen Standard‐Schriftfarbe aus den Designfarben.  Die Datenfelder werden je nach Inhalt unterschiedlich ausgerichtet. Generell gilt: − Zahlen, Prozentwerte und Texte: rechtsbündig − Datumsangaben: linksbündig 1.5.5.1 Zahlen Zahlen sind am besten zu lesen, wenn sie rechtsbündig formatiert sind. Dies gilt auch für Pro‐ zentwerte und Texte. Eine linksbündige oder zentrierte Ausrichtung ist nachteilig, wie Sie in der Abbildung sehen: Abbildung 1.45: Zahlen rechtsbündig ausrichten <?page no="49"?> 50 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Bei Zahlen mit unterschiedlich vielen Nachkommastellen stößt die rechtsbündige Ausrichtung an ihre Grenzen. Tausendertrennzeichen und Dezimalkomma liegen nicht mehr untereinander und erschweren es, Zahlen zu vergleichen. In einem solchen Fall müssen Sie dafür sorgen, dass Sie gleich viele Nachkommastellen haben. Zeigen Sie alle Zahlen mit gleich vielen Nachkommastellen - auch ganze Zahlen. Erweitern Sie dazu beispielsweise die Nachkommastellen auf die Zahl mit den meisten Stellen hinter dem Komma. Abbildung 1.46: Unterschiedliche Nachkommastellen Übungsaufgabe mit Excel 1.23: Nachkommastellen anpassen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.23). Die Zahl der Nachkommastellen stellen Sie in Excel wie folgt ein: 1. Markieren Sie die zu formatierenden Zellen. 2. Öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit STRG ¼ + 1 3. Gehen Sie zum Register Zahlen . 4. Wählen Sie in der Kategorie Zahl . Abbildung 1.47: Nachkommastellen anpassen <?page no="50"?> 1.5 Module in Form bringen 51  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 5. Erweitern Sie die Dezimalstellen auf 3 . 6. Um die Zellen rechtsbündig zu formatieren, wechseln Sie in das Register Ausrichtung (ebenfalls im Dialogfeld Zellen formatieren ). 7. Im Auswahlfeld Horizontal wählen Sie rechts (Einzug) . 8. Schließen Sie Ihre Eingaben mit OK . Module mit Einheiten verschlanken Es ist ausreichend, Einheiten in einem Modul nur einmal zu nennen. Schreiben Sie daher Be‐ zeichnungen für Einheiten, z. B. Währungen (€, $) oder Gewichts‐ und Temperaturangaben (Grad Celsius, kg) in die Spaltenüberschriften. So ersparen Sie es sich, die Einheiten in jedem Daten‐ feld wiederholen zu müssen. Sie verschlanken ein Modul weiter, indem Sie nicht die vollständigen Zahlen ausschreiben. Viel‐ fach ist dies nicht notwendig. Fassen Sie daher Zahlen zusammen in Form von Tausender, Milli‐ onen, Milliarden usw. Abbildung 1.48: Einheiten verwenden Merke: Wider die Pseudogenauigkeit Üblicherweise genügen 4-5 Ziffern - mehr Ziffern erhöhen nicht die Aussagequalität. Übungsaufgabe mit Excel 1.24: Module mit Einheiten verschlanken Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.24). Zahlen in Tausender-Darstellung (T€) 1. Markieren Sie die zu formatierende Zelle. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG ¼ + 1 3. Das Dialogfeld Zellen formatieren öffnet sich. 4. Gehen Sie zu Zahlen . 5. Klicken Sie in der Kategorie auf Benutzerdefiniert . 6. Wählen Sie in Typ das Format: #.##0 7. Geben Sie hinter der Null folgendes ein: ,0 . − In dem Eingabefeld sollte jetzt stehen: #.##0,0 . − Der Punkt hinter der Null bewirkt, dass der Dezimalpunkt um 3 Stellen nach links ver‐ schoben wird (aus 1.000.000 wird 1.000). − Das Komma und die Null bewirken, dass eine Nachkommastelle gezeigt wird (aus 1.000 wird 1.000,0). 8. Klicken Sie auf OK , um das Zahlenformat festzulegen. <?page no="51"?> 52 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.49: Zahlen in Tausender‐Darstellung Zahlen in Millionen-Darstellung (Mio. €) Folgen Sie den Schritten 1-6 wie bei der Darstellung mit Tausendern: 7. Wählen Sie in Typ wieder das Format #.##0 . 8. Geben Sie hinter die Null folgendes ein: ,000.. − In dem Eingabefeld sollte jetzt stehen: #.##0,000.. − Die beiden Punkte hinter der Null bewirken, dass der Dezimalpunkt um 6 Stellen nach links verschoben wird (aus 1.000.000 wird 1). − Das Komma und die 3 Nullen bewirken, dass drei Nachkommastellen gezeigt werden (aus 1 wird 1,000). 9. Klicken Sie auf OK , um das Zahlenformat festzulegen. Die Formatierung verändert nur die Darstellung der Zahlen. Excel rechnet mit den exakten Nachkommastellen weiter. Die Formatierung hat einen weiteren Vorteil: Ohne zusätzlichen Auf‐ wand werden die formatierten Zahlen in ein Diagramm übernommen. Sie müssen somit die Ach‐ sen nicht bearbeiten. Große Zahlen lassen sich aus Platzgründen regelmäßig schwer abbilden. Übungsaufgabe mit Excel 1.25: Negative Werte deutlicher darstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.25). Das Minuszeichen in Excel ist relativ klein. In langen Listen ist es schwer, negative Werte zu er‐ kennen. Ein deutlicheres Minuszeichen erzeugen Sie wie folgt: 1. Folgen Sie den Schritten 1 - 6 wie in der vorangegangenen Übungsaufgabe mit Excel 1.24. 2. Ergänzen Sie das Format #.##0 mit: ; - #.##0,0 − Verwenden Sie jedoch nicht das normale Minuszeichen (Bindestrich) auf der Tastatur. − Setzen Sie den längeren Gedankenstrich ein. <?page no="52"?> 1.5 Module in Form bringen 53  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Dazu halten Sie ALT ¾ gedrückt und geben auf dem Zahlenblock (rechts auf der Tasta‐ tur) hintereinander - ohne ALT ¾ loszulassen - folgende Ziffern ein: 0 1 5 0 3. In dem Eingabefeld sollte jetzt stehen: #.##0,0; - #.##0,0 4. Schließen Sie mit OK ab. Abbildung 1.50: Verstärktes Minuszeichen 1.5.5.2 Prozentangaben Zahlen mit Währungen kann man verschlanken, indem die Werte ohne Währungssymbole ge‐ schrieben werden. Prozentangaben bilden hier eine Ausnahme. Merke: Prozentzeichen stets direkt beim Wert Bitte trennen Sie die Prozentzeichen nicht von ihren Werten, um sie in die Spaltenüber‐ schriften einzufügen. In der BWL wird überwiegend mit Geldwerten gerechnet - Prozentangaben sind seltener. Spon‐ tan erwartet der Leser einen Wert in z. B. Euro. Vermeiden Sie Verwechslungen und tragen Pro‐ zentangaben vollständig in die Zelle ein. Abbildung 1.51: Prozentangaben nicht in die Spaltenüberschrift Übungsaufgabe mit Excel 1.26: Prozentwerte mit Leerzeichen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.26). Es ist in Deutschland üblich, zwischen Prozentwert und Prozentzeichen ein Leerzeichen einzufü‐ gen. In den Standard‐Formatvorlagen von Excel ist ein Prozentzeichen mit Leerzeichen nicht enthalten. Erstellen Sie Ihr eigenes Prozent‐Zahlenformat: 1. Markieren Sie eine Zelle mit einem Prozentwert. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG ¼ + 1 3. Das Dialogfeld Zellen formatieren öffnet sich. <?page no="53"?> 54 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4. Gehen Sie zu dem Register Zahlen . 5. Klicken Sie in der Kategorie‐Liste auf Benutzerdefiniert . Abbildung 1.52: Formattyp Prozent mit Leerzeichen 6. Geben Sie in das Eingabefeld unter Typ ein: 0,0 %; - 0,0 % − Achten Sie bitte darauf, dass zwischen 0 und % ein Leerzeichen eingefügt ist. Verwenden Sie anstelle eines einfachen Minuszeichens einen längeren Gedankenstrich. − Den längeren Gedankenstrich kennen Sie bereits aus Übungsaufgabe mit Excel 1.25. − Sie fügen ihn wie folgt ein: Halten Sie ALT ¾ gedrückt und geben auf dem Zahlenblock (rechts auf der Tastatur) hintereinander - ohne ALT ¾ loszulassen - folgende Ziffern ein: 0 1 5 0 7. Klicken Sie auf OK , um das Zahlenformat festzulegen. 1.5.5.3 Datumsangaben Bitte vergleichen Sie die Spalten mit den Datumsangaben. Welche gefällt Ihnen am besten? Abbildung 1.53: Datum ausrichten Merke: Datum richtig formatieren Das Datum wird stets linksbündig ausgerichtet und besitzt gleich viele Stellen für Tag, Monat und Jahr: z. B. 01.03.16 (nicht: 01.3.2016). Übungsaufgabe mit Excel 1.27: Datum formatieren Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.27). Datumsangaben linksbündig mit jeweils zwei Stellen für Tag, Monat und Jahr formatieren. 1. Markieren Sie die zu formatierenden Zellen. 2. Gehen Sie zum Register Zahlen : − Tastenkombination: STRG ¼ + 1 <?page no="54"?> 1.5 Module in Form bringen 55  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Alternativ: Klick auf die rechte Maustasteim Kontextmenü Zellen formatieren  Zahlen . 3. Wählen Sie als Kategorie Datum . 4. Wählen Sie als Typ: 14.03.12 5. Um die Zellen linksbündig zu formatieren, wechseln Sie in das Register Ausrichtung (ebenfalls im Dialogfeld Zellen formatieren ). 6. Im Auswahlfeld horizontal wählen Sie links (Einzug) . 7. Schließen Sie Ihre Eingaben mit OK . 1.5.5.4 Text und gemischter Text Traditionell werden im Schriftsatz Texte linksbündig ausgerichtet. Dies gilt auch für gemischte Texte bestehend aus Zahlen und Buchstaben. Solche Texte finden sich in der BWL beispielsweise bei Identifikationsnummern in der Lagerhaltung. Abbildung 1.54: Text und gemischter Text linksbündig ausrichten Es gibt eine Ausnahme vom Grundsatz, Texte linksbündig auszurichten. Haben Sie einen Text mit wenigen Zeichen, ist es üblich ihn zu zentrieren. Abbildung 1.55: Text mit wenigen Zeichen zentrieren Merke: Hochkomma vor Texten Wenn Sie in Excel einen Text eingeben, stellen Sie stets ein Hochkomma ( ' ) voran ( ¸ + #). So vermeiden Sie Fehler. Es kann vorkommen, dass Excel einen Text als Befehl oder Excel‐ NAMEN interpretiert, was zu Fehlern führt. Hier kommen wir zu einer weiteren Ausnahme. Grundsätzlich ist es wichtig, ein Hochkomma vor Texten zu setzen. In dem vorigen Beispiel (Abbildung 1.55) soll es bewusst kein Text sein, auch wenn hier die Buchstaben J für Ja und N für Nein eingegeben werden. Der Vorteil ohne Hochkomma ist hier: Sie können die Daten statistisch auswerten. Beispielswei‐ se kann man mit der Funktion ZÄHLENWENN feststellen, wie häufig ein J oder N aufgeführt wird. <?page no="55"?> 56 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 1.28: Zählen, wie häufig etwas auftritt Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.28). Um Zellen zu zählen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen, nutzt man die Funktion ZÄHLENWENN . Sie kombiniert die WENN ‐Funktion mit der ZÄHLEN ‐Funktion. Der WENN ‐Teil bestimmt, welche Zellen die vorgegebenen Kriterien erfüllen und der ZÄHLEN ‐Teil gibt die Zahl der Zellen an. Syntax: =ZÄHLENWENN(Bereich; Suchkriterium) 1. Beginnen Sie damit, in eine Zelle die Funktion einzugeben: =ZÄHLENWENN( 2. Um den Bereich einzugeben, markieren Sie mit der Maus die zu zählenden Werte. 3. Danach geben Sie ein Semikolon ein: ; 4. Da wir das „J“ suchen, geben Sie bitte ein: „J“ 5. In Ihrer Eingabezeile sollte jetzt stehen: =ZÄHLENWENN(XX: XX; "J") 6. Schließen Sie die Eingabe mit ® ab. 1.5.5.5 Keine Kraterlandschaften: Leere Datenfelder vermeiden Vermeiden Sie leere Datenfelder. Der Leser weiß bei leeren Zellen nicht, wie sie zu interpretieren sind: Wurde etwas vergessen? Ist der Wert nicht bekannt? Ist eine Berechnung an dieser Stelle nicht möglich? Bauen Sie Ihre Module mit Linien und Farben so auf, dass technisch bedingte Lücken klar zu erkennen sind. Bei fehlenden Daten weisen sie auf den Grund hin. Hierfür eignen sich Abkürzun‐ gen, wie:  k.A. (keine Angaben)  n.v. (nicht vorhanden)  n.a.; n/ a (not available = nicht vorhanden; not applicable = nicht anwendbar). 1.5.5.6 Üben Sie nun selbst: Datenfelder des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.11: Datenfelder des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.11): Was könnten Sie an den Datenfeldern verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.12: Vorlage für Datenfelder erstellen Legen Sie fest (Arbeitsblatt Invest 1.12), wie Sie die Datenfelder gestalten wollen. Um sich zu‐ künftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage. <?page no="56"?> 1.5 Module in Form bringen 57  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.5.7 Datenfelder in Form bringen: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.12 Lösung. Abbildung 1.56: Datenfelder in Form bringen: Davor und danach 1.5.6 Die besonderen Zellen: Eingabezellen Damit Sie nicht versehentlich Formeln und Funktionen mit Eingaben überschreiben, ist es wich‐ tig, dass sich Eingabezellen eindeutig von anderen Zellen abheben. Merke: Eingaben und Berechnungen trennen Trennen Sie daher Eingabezellen räumlich von Berechnungen. Nutzen Sie ein eigenes Mo‐ dul Eingaben - am besten auf einem eigenen Arbeitsblatt - auf dem Sie die Eingaben und Annahmen Ihres gesamten Arbeitsblattes bündeln. Übungsaufgabe mit Excel 1.29: Eingabezelle mit Muster hervorheben Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.29). Um die besondere Bedeutung von Eingabezellen zu unterstreichen, formatieren Sie sie mit einem farblichen Muster, das nur für Eingabezellen reserviert ist. So erkennen Sie auf einem Blick Ein‐ gabezellen. 1. Markieren Sie eine Eingabezelle. 2. Gehen Sie zum Register Ausfüllen : − Tastenkombination: STRG ¼ + 1 − Alternativ: Klick auf die rechte Maustasteim Kontextmenü Zellen formatieren 3. Gehen Sie zu Ausfüllen . 4. Wählen Sie in Hintergrund ein helles Grau aus den Designfarben . Bitte verwenden Sie nicht W eitere Farben , damit das Modul von Anfang an auf Farbdiät ist. <?page no="57"?> 58 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.57: Muster für Eingabezellen festlegen 5. Legen Sie für die Musterfarbe ein dunkleres Grau als für den Hintergrund fest, damit sich das Muster abhebt. 6. Wählen Sie ein schlichtes Muster aus. Empfehlenswert ist das Muster 6,25 % Grau . Die anderen Muster sind sehr stark und erschweren es, die Eingaben zu erkennen. 1.5.6.1 Üben Sie nun selbst: Eingabezellen des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.13: Eingabezellen des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.13): Was könnten Sie an den Eingabezellen im Modul Annahmen verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.14: Vorlage für Eingabezellen erstellen Legen Sie fest (Arbeitsblatt Invest 1.14), wie Sie die Eingabezellen gestalten wollen. Um sich zukünftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage. 1.5.6.2 Eingabezellen: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.14 Lösung. <?page no="58"?> 1.5 Module in Form bringen 59  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.58: Eingabezellen: Davor und danach 1.5.7 Die besonderen Zeilen und Spalten für das Ergebnis In den Ergebniszeilen und Ergebnisspalten werden die Inhalte der Datenfelder mathematisch zusammengefasst.  Die Ergebniszeile wird häufig mit einer Summenzeile gleichgesetzt, was nicht voll zutreffend ist. − In der Ergebniszeile können neben einer Summe − auch andere mathematisch‐statistische Verfahren eingesetzt werden (Mittelwert, Maxi‐ mum, Minimum, Standardabweichung, Häufigkeit usw.).  Verwenden Sie einheitliche und kurze Begriffe. Legen Sie diese in dem Modul Glossar in der Dokumentation fest. Variieren Sie nicht Begriffe, die die gleiche Bedeutung haben: Gesamt, Summe, Ergebnis, Total etc.  Auch Füllwörter sind nicht notwendig, wie „Ergebnis gesamt der Zulieferer GmbH“ oder „Ge‐ samtsumme der Zulieferer GmbH“. Es genügt „Summe“, denn aus dem Modul‐Titel und den Spaltenbezeichnungen wird klar, dass es sich um die Zulieferer GmbH handelt. Formattipps für Ergebniszeilen und -spalten  Verwenden Sie für die Ergebniszeilen und ‐spalten die gleichen Schriftformate wie für die Spaltenbezeichnungen und Spaltenüberschriften: − Eine serifenlose Schrift: Standardschrift z. B. Calibri, Schriftgröße 11, − mit der schwarzen Standard‐Schriftfarbe aus den Designfarben.  Je nach Geschmack trennen Sie die Ergebniszeilen und Ergebnisspalten − mit einer grauen Linie von den Datenfeldern ab oder − formatieren sie fett.  Die Ergebnis Zeilen und ‐spalten werden wie ihre darüber liegenden Datenfelder ausgerichtet. Abbildung 1.59: Formatierung der Ergebniszeile und ‐spalte <?page no="59"?> 60 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Platzieren Sie die Ergebniszeilen stets unterhalb der Datenfelder Es ist allgemein üblich, dass die Ergebniszeilen unterhalb der Datenfelder stehen. Weichen Sie davon nur in Ausnahmefällen ab, beispielsweise wenn Sie die Ergebnisse besonders hervorhe‐ ben möchten und die Daten von untergeordneter Bedeutung sind. Abbildung 1.60: Ergebniszeile oberhalb/ unterhalb der Datenfelder Übungsaufgabe mit Excel 1.30: Zeilen verschieben Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.30). Sind Sie in der Situation, dass Sie die Ergebniszeile an eine andere Stelle verschieben müssen, hilft Ihnen folgender Trick. 1. Markieren Sie die gesamte Zeile mit der Maus, indem Sie auf den Zeilenkopf klicken. 2. Halten Sie gleichzeitig die linke Maustaste + ¸ gedrückt. 3. Ziehen Sie die Zeile an die gewünschte Stelle. Ein mitlaufender Balken zeigt Ihnen die Stelle, an der die Zeile eingefügt wird. 4. Sobald der Balken an der gewünschten Stelle ist, lassen Sie die linke Maustaste los. Die markierte Zeile wird nun zwischen die beiden Einträge über und unter dem Balken ver‐ schoben. Würden Sie auf konventionellen Weg ohne ¸ die Zeile verschieben, müssten Sie zuvor eine leere Zeile einfügen und später eine leere Zeile löschen. Umgang mit Fehlermeldungen Um eine komplexe BWL‐Aufgabe in Excel zu lösen, werden Eingabedaten, Berechnungen und Funktionen benötigt. Bei der Fülle von Bezügen in umfangreichen Arbeitsmappen sind Fehler nicht auszuschließen. Excel unterstützt Sie, indem es Sie auf Fehler hinweist. Übungsaufgabe mit Excel 1.31: Fehlermeldung Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.31). Excel gibt Ihnen eine Fehlermeldung, wenn Sie beispielsweise in einem Modul das Umsatzwachs‐ tum berechnen wollen. Wenn in einer Zelle der Umsatz Null beträgt, erscheint die Fehlermel‐ dung: #DIV0 (Division durch Null). Zusätzlich weist Sie Excel mit einem grünen Dreieck in der oberen linken Ecke der Zelle auf den Fehler hin. 1. Klicken Sie auf die Zelle. Es erscheint ein Warnzeichen mit einem Ausrufezeichen. <?page no="60"?> 1.5 Module in Form bringen 61  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche. Sie erhalten eine Auswahl, wie Sie mit dem Fehler umgehen können. Abbildung 1.61: Fehlermeldung mit Auswahlliste 3. Wenn der Grund des Fehlers wie hier eindeutig ist, wählen Sie Fehler ignorieren . Das grüne Dreieck erscheint daraufhin nicht mehr. 4. Können Sie den Grund für den Fehler nicht identifizieren, nutzen Sie die angebotene Hilfe. Übungsaufgabe mit Excel 1.32: Eigene Fehlermeldungen ausgeben Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.32). Wenn Sie in der Auswahlliste Fehler ignorieren gewählt haben, verschwindet das grüne Dreieck - die Fehlermeldung #DIV0 bleibt jedoch. Damit die Optik Ihres Moduls nicht gestört wird, können Sie eine eigene Meldung erstellen: 1. Klicken Sie auf die Zelle. 2. Bisher steht hier die Formel für das Umsatzwachstum : =D12/ C12-1 3. Ergänzen Sie die Formel mit der WENN ‐Funktion: =WENN(C12=0; "n.z."; D12/ C12-1)) − Mit der WENN ‐Funktion wird zunächst geprüft, ob der Divisor (hier die Zelle C12 ) Null ist. − Falls der Umsatz Null ist, erscheint „n.z.“ (nicht zutreffend) anstelle der Fehlermeldung #DIV0 . − Ist der Umsatz größer Null, wird das Umsatzwachstum berechnet und angezeigt. 4. Kopieren Sie die Formel auch auf die weiteren Zellen E10 und E11 , in der Sie die Fehlermel‐ dungen #DIV0 nicht mehr angezeigt haben wollen. 5. Bestätigen Sie die Eingabe mit ® . Abbildung 1.62: Eigene Fehlermeldung <?page no="61"?> 62 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.7.1 Üben Sie nun selbst: Ergebniszeilen und Ergebnisspalten des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.15: Ergebniszeilen und Ergebnisspalten des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.15): Was könnten Sie an den Ergebniszeilen und Ergebnisspalten verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.16: Vorlage für Ergebniszeile und Ergebnisspalte erstellen Legen Sie fest (Arbeitsblatt Invest 1.16), wie Sie die Ergebniszeile und Ergebnisspalte gestalten wollen. Um sich zukünftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage. 1.5.7.2 Ergebniszeile und Ergebnisspalte: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.16 Lösung. Abbildung 1.63: Ergebniszeile: Davor und danach <?page no="62"?> 1.5 Module in Form bringen 63  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.8 Last but not least: Die Arbeitsblatt-Überschrift Die Arbeitsblatt‐Überschrift ist kein Bestandteil eines Moduls. Sie fasst die Inhalte der Module auf einem Arbeitsblatt zusammen. Sie sollte daher drei Bedingungen erfüllen:  Sie sollte präzise und knapp sein.  Sie muss das zusammenfassen, was zu erwarten ist.  Sie enthält gleichartige Formulierungen in einer standardisierten Sprache. Abbildung 1.64: Beispiel Arbeitsblatt‐Überschrift Formattipps für die Arbeitsblatt-Überschrift Die übergeordnete Bedeutung der Arbeitsblatt‐Überschrift wird durch seine Formatierung her‐ vorgehoben.  Sie können abweichend von der einheitlichen Schrift der Modul‐Elemente eine andere Schrift heranziehen. Nehmen Sie eine serifenlose Schrift wie Verdana. Sie ist wegen der relativ gro‐ ßen Abstände zwischen den Buchstaben für Überschriften besonders geeignet.  Schriftgröße: 24  Die Arbeitsblatt‐Überschrift wird unterstrichen.  Wählen Sie eine Schriftfarbe: z.B. blau (Akzent 1) aus den Designfarben.  Fügen Sie mindestens drei Leerzeilen zwischen der Arbeitsblatt‐Überschrift und dem ersten Modul ein. 1.5.8.1 Üben Sie nun selbst: Arbeitsblatt-Überschrift des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.17: Arbeitsblatt-Überschrift des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.17): Was könnten Sie an der Arbeitsblatt‐Überschrift ändern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.18: Vorlage für Arbeitsblatt-Überschrift erstellen Legen Sie fest (Arbeitsblatt Invest 1.18), wie Sie die Arbeitsblatt‐Überschrift gestalten wollen. Um sich zukünftig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage. <?page no="63"?> 64 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.5.8.2 Die Arbeitsblatt-Überschrift: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.18 Lösung. Abbildung 1.65: Die Arbeitsblatt‐Überschrift: Davor und danach 1.5.9 Daten hinter Gittern: Wie man Daten aus dem Gitter-Gefängnis befreit Rahmen und Linien können eingesetzt werden, um  Zeilen und Spalten abzugrenzen,  Daten zu unterteilen und zu gruppieren und  Daten hervorzuheben. Der Nachteil von Rahmen und Linien ist, dass sie Daten trennen. Sie lenken die Aufmerksamkeit auf einzelne Daten - nicht auf das Gesamtbild. Linien und Rahmen wirken unruhig und ermüden das Auge, wie Sie in der nächsten Abbildung sehen. Sie sind somit kein perfektes Gestaltungsmit‐ tel. Umso erstaunlicher, dass sie häufig eingesetzt werden. Abbildung 1.66: Starke Linien und Rahmen Weniger starke Linien und Rahmen lassen die Zahlen mehr in den Vordergrund treten. Abbildung 1.67: Schwächere Linien und Rahmen Was halten Sie von der nächsten Abbildung? Abbildung 1.68: Ohne Rahmen und Zwischenlinien <?page no="64"?> 1.5 Module in Form bringen 65  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt In der letzten Abbildung wird das Modul auf Diät gesetzt. Es wird auf einen äußeren Rahmen und Zwischenlinien verzichtet. Die Jahreszahlen und die Ergebniszeile werden mit einer dezenten, blauen bzw. grauen Linie von den Datenfeldern getrennt. Mehr und stärkere Linien sind nicht notwendig. Bei wenigen Zeilen und Spalten kann man Zahlen auch ohne Zwischenlinien gut erkennen (Abbildung 1.68). In großen Modulen mit vielen Zeilen ist es von Vorteil, Hilfslinien einzuziehen, damit man sich daran orientieren kann. Merke: Linien sparsam und gezielt einzeichnen Vermeiden Sie, alle Zeilen mit Linien zu trennen oder jede zweite Zeile zu färben. In kleinen Modulen benötigt das Auge, keine solche Hilfe. In großen Modulen fügen Sie zwischen je‐ der dritten oder fünften Zeile eine Linie ein. Abbildung 1.69: Linien und wechselnde Grauflächen sind nicht notwendig Um das Auge in langen Modulen zu unterstützen genügt es, nach jeder dritten oder fünften Zeile eine feine (graue) Linie einzuziehen. Abbildung 1.70: Linien geben Orientierung in großen Modulen Übungsaufgabe mit Excel 1.33: Rahmen und Linien zeichnen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.33). In folgenden Schritten zeichnen Sie Rahmen und Linien: 1. Markieren Sie die Zellen, in die Sie eine Linie oder einen Rahmen einzeichnen möchten. 2. Gehen Sie zum Register Rahmen : − Tastenkombination: STRG ¼ + 1 − Alternativ: Klick auf die rechte Maustasteim Kontextmenü Zellen formatieren  Rahmen <?page no="65"?> 66 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Öffnen Sie das Register Rahmen . 4. Legen Sie die Art und Farbe der Linie fest. 5. Mit den Voreinstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Rahmenlinien Innen und Außen zu setzen. 6. Möchten Sie Rahmenlinien individuell setzen, klicken Sie direkt in das Feld mit der Vorschau. 7. Schließen Sie mit OK ab. Abbildung 1.71: Menü Rahmen Übungsaufgabe mit Excel 1.34: Rahmen und Linien entfernen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.34). Abbildung 1.72: Rahmen entfernen <?page no="66"?> 1.5 Module in Form bringen 67  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Um Rahmen und Linien wieder zu löschen, nutzen Sie das gleiche Menü wie zuvor: 1. Markieren Sie die Zellen, deren Linien oder deren Rahmen Sie entfernen möchten (Abbil‐ dung 1.72). 2. Gehen Sie zum Register Rahmen : − Tastenkombination: STRG ¼ + 1 − Alternativ: Klick auf die rechte Maustasteim Kontextmenü Zellen formatieren 3. Öffnen Sie das Register Rahmen . 4. Nutzen Sie in den Voreinstellungen die Auswahl Keine . Damit werden alle Rahmen und Linien entfernt. 5. Möchten Sie Rahmen und Linien individuell entfernen, klicken Sie direkt auf die einzelnen Linien im Vorschaufeld . 6. Schließen Sie mit OK ab. Übungsaufgabe mit Excel 1.35: Gitternetzlinien ausblenden Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.35). Auf einem Arbeitsblatt sind Gitternetzlinien voreingestellt. Dies sind die dünnen Linien, die die einzelnen Zellen umrahmen. Sie können Sie ausblenden: Im Menüband ANSICHT  Anzeigen entfernen Sie das Häkchen von Gitternetzlinien . Abbildung 1.73: Gitternetzlinien ausblenden 1.5.9.1 Üben Sie nun selbst: Rahmen des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.19: Rahmen des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.19): Wie könnten Sie die Rahmen verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. <?page no="67"?> 68 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.20: Vorlage für Rahmen des Investitionsbeispiels erstellen Legen Sie im Arbeitsblatt Invest 1.20 fest, wie Sie die Rahmen gestalten wollen. Um sich zukünf‐ tig die Arbeit zu erleichtern, erstellen Sie eine Formatvorlage. 1.5.9.2 Daten aus dem Gitter-Gefängnis befreit: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.20 Lösung. Abbildung 1.74: Daten aus dem Gitter‐Gefängnis befreit: Davor und danach 1.6 Der weiße Zwischenraum: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen optimieren Auch in eng beschriebenen Modulen gibt es weiße Räume zwischen den Zellen. Weiß bedeutet jedoch nicht leer und ohne Wirkung. Ein mit unterschiedlichen Zeilenhöhen und Spaltenbreiten entstehender Zwischenraum ist ein wichtiges visuelles Mittel, um Module zu gestalten:  Mit weißen Zwischenräumen gibt man Inhalten eine Struktur.  Mit einem Blick lässt sich so erkennen, welche Inhalte zusammengehören und welche wichtig sind.  Der Leser kann Informationen leichter aufnehmen, verarbeiten und behalten. Den optimalen weißen Raum zu finden, ist eine Herausforderung. Ist der Abstand zwischen den Zeilen zu eng, können sie unsere Augen kaum auseinanderhalten. Das gleiche gilt für den Spal‐ tenabstand, die negative Wirkung ist jedoch weniger stark. <?page no="68"?> 1.6 Der weiße Zwischenraum: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen optimieren 69  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.75: Zeilen und Spalten mit zu engem Abstand In Abbildung 1.75 entspricht der Zwischenraum der Zeilen 10 % der Zeilenhöhe. In Excel wurde dazu eine Schriftgröße von 10 und eine Zeilenhöhe von 11 gewählt. In Abbildung 1.76 lassen sich die Zeilen deutlich besser unterscheiden: Zwischenraum ≙ 100 % der Zeilenhöhe. Allerdings nimmt so das Modul einen großen Raum ein. Ist nicht genügend Platz auf dem Bild‐ schirm oder auf dem Ausdruck, verringern Sie den Abstand schrittweise, bis Sie ein ansprechen‐ des Ergebnis erzielen. Verwenden Sie zusätzlich weitere visuelle Mittel wie Farben und Linien. Abbildung 1.76: Aufmerksamkeit auf Zeilen richten (Zwischenraum ≙ 100 % der Zeilenhöhe) Mit einem weißen Zwischenraum können Sie den Betrachter führen. Der Blick wird so gezielt entweder auf Spalten oder Zeilen gelenkt. Möchten Sie, dass der Leser die Spalten von oben nach unten liest, erweitern Sie den Zwischenraum zwischen den Spalten. Umgekehrt erweitern Sie den Zwischenraum zwischen den Zeilen, dann liegt die Leserichtung von links nach rechts. Abbildung 1.77: Fokus auf Spalten bzw. Zeilen Merke: Der weiße Zwischenraum ist ein wichtiges Gestaltungmittel Um ein Modul zu strukturieren, nutzen Sie den weißen Zwischenraum (ohne andere Gestal‐ tungsmittel wie Rahmen), wo immer ausreichend Raum ist. Erhöhen Sie die Zeilenhöhe, um auf Inhalte von Zeilen aufmerksam zu machen. Sind Inhalte von Spalten wichtig, erhöhen Sie die Spaltenbreite. <?page no="69"?> 70 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Ein Verhältnis von 1: 1 von Zwischenraum zu Zeilenhöhe ist ideal. Falls Sie aus Platzgründen keinen leeren Zwischenraum nutzen können, verwenden Sie de‐ zente Füllfarben und Rahmen. Um den optimalen Zwischenraum für Ihre Module zu schaffen, passen Sie in Excel die Spalten‐ breiten und Zeilenhöhen an. Augenscheinlich wird ein Anpassungsbedarf, wenn lange Zellinhalte nicht vollständig angezeigt werden oder anstelle von Zahlen nur Rauten ( ##### ) zu sehen sind. Abbildung 1.78: Zellen mit abgeschnittenen Inhalten und Rauten In Excel können Sie die Zeilenhöhen und Spaltenbreiten automatisch oder manuell anpassen. Übungsaufgabe mit Excel 1.36: Spaltenbreite automatisch anpassen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.36). Mit Excel die Spaltenbreite automatisch anpassen lassen: 1. Markieren Sie die anzupassende Spalte und ihre Nachbarspalte. − Dazu klicken Sie mit der Maustaste auf den Spaltenkopf (A, B, C…) oberhalb der Zelle, die Sie ändern möchten. − Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste auch die Nachbarspalte. Die Spaltenköpfe und Zellen färben sich. 2. Platzieren Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen den markierten Spaltenköpfen . Abbildung 1.79: Spaltenbreite automatisch anpassen 3. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen senkrechten Strich mit einem Doppelpfeil . 4. Machen Sie mit der linken Maustaste einen Doppelklick . 5. Excel passt automatisch für jede Spalte individuell die Breite an. − Dazu orientiert sich Excel an der Zelle mit dem längsten Inhalt innerhalb einer Spalte. − Daher werden - je nach Zellinhalt - die markierten Spalten verschieden breit werden. <?page no="70"?> 1.6 Der weiße Zwischenraum: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen optimieren 71  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.80: Davor und danach Übungsaufgabe mit Excel 1.37: Spaltenbreite/ Zeilenhöhe manuell einstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.37). Excel passt die Spaltenbreite nicht immer optimal an. Sie können die Spaltenbreite auch indivi‐ duell festlegen. Die ersten drei Schritte sind dieselben, wie bei der automatischen Optimierung: 1. Markieren Sie wieder die Spaltenköpfe , die Sie einstellen wollen. 2. Platzieren Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen zwei markierten Spaltenköpfen . 3. Der Mauszeiger wird zu einem senkrechten Strich mit einem Doppelpfeil . NEU für manuelle Anpassung: 4. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Zeiger soweit wie gewünscht nach rechts. − Excel zeigt Ihnen in einer Anzeige ( Quickinfo ) die aktuelle Breite (in Millimeter und Pixel). − Nutzen Sie die Angaben, um gezielt ein bestimmtes Maß festzulegen. 5. Lassen Sie die Maustaste los. Die Spaltenbreite ist eingestellt. Für die Zeilenhöhe gehen Sie analog vor. Alternativ können Sie die Spaltenbreite über das Kontextmenü einstellen: 1. Markieren Sie die Spaltenköpfe . 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen markierten Spaltenkopf . 3. Es erscheint ein Kontextmenü. Wählen Sie Spaltenbreite… aus. 4. Geben Sie Ihre gewünschte Größe in das Feld ein. Für die Zeilenhöhe gehen Sie entsprechend vor. Die Methode eignet sich auch gut dafür, die exak‐ ten Höhen und Breiten zu prüfen. <?page no="71"?> 72 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 1.81: Kontextmenü Spaltenbreite Praxistipp: Stolperfallen bei der Zeilen- und Breiten-Optimierung Es ist nicht möglich, die Größe einer einzelnen Zelle zu verändern. Excel passt stets die Breite der gesamten Spalte bzw. die Höhe der gesamten Zeile an. Excel passt die Spaltenbreite nicht automatisch an, wenn man sie manuell festgelegt hat und eine Zelle mit Zeilenumbruch formatiert ist. Vorsicht: Ziehen Sie die Trennlinie einer Spalte nicht nach links über die nächste Spalte. Die Spalte wird dann ausgeblendet (das gleiche gilt entsprechend auch für Zeilen). Übungsaufgabe mit Excel 1.38: Ausgeblendete Zeilen und Spalten wieder einblenden Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.38). Haben Sie bei der Zeilen‐ oder Spaltenoptimierung unbeabsichtigt eine Zeile oder Spalte ausge‐ blendet, weil Sie den Mauszeiger zu weit nach oben (Zeilenanpassung) bzw. zu weit nach links (Spaltenanpassung) gezogen haben? Abbildung 1.82: Ausgeblendete Zeilen bzw. Spalten einblenden <?page no="72"?> 1.6 Der weiße Zwischenraum: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen optimieren 73  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt So blenden Sie eine Spalte wieder ein: 1. Markieren Sie im Spaltenkopf die Spalten rechts und links von der ausgeblendeten Spalte (erkennbar an der kleinen Lücke). 2. Öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü. 3. Wählen Sie Einblenden . Für Zeilen gehen Sie entsprechend vor. So wie Sie Zeilen und Spalten einblenden können, ist es auch möglich, sie per Befehl auszublen‐ den: Spaltenkopf / Zeilenkopf markierenKlick auf die rechte Maustasteim Kontextme‐ nü Ausblenden wählen. Merke: Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter niemals ausblenden Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter auszublenden, bieten keine Vorteile. Vordergrün‐ dig mag es erscheinen, dass man Daten und Formeln vor Dritten verbergen kann. Wie Sie jedoch bereits wissen, ist es sehr einfach, sie wieder einzublenden. Gleichzeitig sind die Nachteile gravierend: Ausgeblendete Inhalte erschweren es Ihnen, Be‐ rechnungen zu erstellen und zu verstehen. Spätestens wenn Sie eine Zelle mit einer ausge‐ blendeten Zelle verknüpfen wollen, müssen Sie sie wieder einblenden, um ihre genaue Posi‐ tion zu erkennen. Es ist daher besser, Zeilen und Spalten zu gruppieren. Übungsaufgabe mit Excel 1.39: Arbeitsblätter einblenden Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 1.39). Neben Zeilen und Spalten können Sie auch ganze Arbeitsblätter ausblenden: 1. Klicken Sie Sie mit der rechten Maustaste in das Blattregister eines beliebigen Arbeits‐ blattes. Die Blattregister finden Sie unterhalb der Zellen. 2. Wählen Sie in dem Kontextmenü Einblenden . 3. Es werden Ihnen alle ausgeblendeten Arbeitsblätter aufgelistet und Sie können sie nachein‐ ander wieder einblenden. Abbildung 1.83: Blattregister einblenden <?page no="73"?> 74 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.6.1 Üben Sie nun selbst: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen des Investitionsbeispiels Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.21: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen des Investitionsbeispiels verbessern Betrachten Sie das Investitionsbeispiel (Arbeitsblatt Invest 1.21): Wie könnten Sie die Rahmen verbessern? Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel. 1.6.2 Spaltenbreiten und Zeilenhöhen des Investitionsbeispiels: Davor und danach Abbildung 1.84: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen: Davor und danach Die fertige Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 1.21 Lösung. <?page no="74"?> 1.7 Fazit: Das Investitionsbeispiel in Form gebracht: Davor und danach 75  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1.7 Fazit: Das Investitionsbeispiel in Form gebracht: Davor und danach Wir haben das Modul des Investitionsbeispiels in Form gebracht: Modul‐Titel, Spaltenüberschrif‐ ten, Zeilenbezeichnungen etc. wirken wesentlich aufgeräumter. Es gibt keine ablenkenden Rah‐ men, Linien, Farben und Schriften. Die wichtigen Informationen stehen im Mittelpunkt: In einer klaren Struktur hat alles seinen geordneten Platz. Abbildung 1.85: Investitionsbeispiel in Form gebracht: Davor und danach Wir können jetzt das volle Potential von Modulen ausschöpfen, um unsere Arbeit zu dokumen‐ tieren, die Investitionen zu berechnen, Daten zu importieren und mit Diagrammen die Ergebnis‐ se darzustellen. Im nächsten Schritt lernen Sie, wie Sie Ihre Arbeit mit Excel organisieren und dokumentieren. 1.8 Auf einem Blick: Aufbau, Elemente und Formate eines vorbildlichen Arbeitsblattes  Excel‐Formate für Farben, Schriften, Rahmen dienen nicht der Dekoration. − Sie erfüllen Funktionen. − Denn klare Strukturen und eine gleichartige Optik verstärken den Wiedererkennungs‐ wert und sparen Zeit, Arbeitsblätter zu erstellen.  Legen Sie Farben und Schriften einheitlich fest. − Verwenden Sie nur wenige Designfarben und − zwei gut zu lesende Schriftarten.  Bringen Sie mit Modulen Struktur in Ihre Arbeitsblätter. Mit Modulen hat alles seinen Platz: − Ihre Arbeitsblätter sehen einheitlich aus, da sie nach dem gleichen Muster aufgebaut sind. <?page no="75"?> 76 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Sie können leicht geändert, erweitert und als Vorlagen für andere Aufgaben verwendet werden.  Vermeiden Sie wechselnde und kreative Formulierungen. Nutzen Sie eine formalisierte Spra‐ che mit einheitlichen Bezeichnungen, Einheiten und Abkürzungen etc. Formatierung der Modul-Elemente und der Arbeitsblatt-Überschrift Modul-Element Formatierung Modul‐Titel  Serifenlose Standard‐Schrift z. B. Calibri (in allen Modul‐Elementen gleich).  Schriftgröße 14, fett, linksbündig.  Eventuell dezente Designfarbe (z. B. ein dunkles Grau), um Modul‐Titel abzuheben. Modul‐Untertitel  Schriftgröße 11, fett, linksbündig.  Schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  Mit waagrechten Linie mit dezenter Designfarbe vom Datenbereich ab‐ getrennt. Spaltenüberschriften  Schriftgröße 11, fett, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  Ausrichtung wie ihre Datenfelder.  Keine schmückenden Leerzeilen und Leerspalten zwischen den Spalten‐ überschriften und den Datenfeldern. Zeilenbezeichnungen  Schriftgröße 11, fett, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  Links ausgerichtet.  Eventuell kleiner Einzug, um vom Rahmen abzuheben oder Gliederun‐ gen anzuzeigen. Datenfelder all‐ gemein  Schriftgröße 11, normal, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben. Datenfelder mit Zahlen  Rechtsbündig.  Ausnahme: Bei unterschiedlich vielen Nachkommastellen bündig mit Komma untereinander.  1.000er‐Trennzeichen.  Mit Einheiten verkürzen (Milliarde, Million oder Tausend). Datenfelder mit Prozentwerten  Rechtsbündig.  Zwischen Prozentwert und Prozentzeichen steht ein Leerzeichen.  Prozentzeichen und Werte dürfen nicht getrennt werden. Datenfelder mit Text und gemischten Text  Zahlen und Buchstaben: rechtsbündig.  Ausnahme: Texte und gemischter Text mit wenigen Zeichen (zentriert). Datenfelder mit Datum  Linksbündig.  Alle Datumsbestandteile mit zwei Stellen (z. B. 06.12.16). Eingabezellen  Schriftgröße 11, normal, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  Mit farblichen Mustern hervorheben. Ergebniszeilen und Ergebnisspalten  Schriftgröße 11, schwarze Schriftfarbe aus den Designfarben.  Mit grauer Linie von den Datenfeldern abtrennen oder  Schrift fett formatieren. <?page no="76"?> 1.8 Auf einem Blick: Aufbau, Elemente und Formate eines vorbildlichen Arbeitsblattes 77 Spaltenbreiten und Zeilenhöhen  Aufmerksamkeit auf Zeilen lenken: Zeilenhöhe vergrößern.  Aufmerksamkeit auf Spalten lenken: Spaltenbreite vergrößern.  Ein Verhältnis von 1: 1 von Zwischenraum zu Zeilenhöhe ist ideal. Rahmen und Linien  So wenige Rahmen und Linien wie möglich.  Linien zwischen Spaltenüberschriften und Datenfeldern.  Linie zwischen Datenfeldern und Ergebniszeile und ‐spalte.  Nur in großen Modulen zwischen jeder dritten oder fünften Zeile eine Linie. Arbeitsblatt‐ Überschrift  Serifenlose Schrift wie Verdana.  Schriftgröße: 24.  Unterstrichen. <?page no="77"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Lösungen der Übungsaufgaben Lösung für die Übungsaufgabe 1.1: Investitionsbeispiel beurteilen Geht es Ihnen auch so? An dem Investitionsbeispiel kann man kaum etwas Gutes entdecken: Es ist formatübergewichtig:  Es ist zu bunt: − Die Arbeitsblatt‐Überschrift (Investitionsrechnung) und der darunterliegende Text („Dies ist eine …“) haben einen blauen Hintergrund. − Der Modul‐Titel („Zahlungsarten“) und die Spaltenüberschriften sind in einer weißen Schrift auf einem dunkelgrauen Hintergrund gehalten. − Das Modul wird von einem weiteren grauen Farbton umgeben. Abbildung 1.86: Kritik am Investitionsbeispiel − Die Ergebniszeile (Zeile 12 ) hat eine rosa Hintergrundfarbe und die Schriftfarbe ist dun‐ kelblau. − Der Diskontierungsfaktor (Zeile 21 ) hat den gleichen rosa Hintergrund, aber die Schrift‐ farbe ist schwarz. − Die Datenfelder (Zeilen 13 - 19 ) sind abwechselnd farbig ausgefüllt (weiß/ blaugräulich). − Der Kapitalwert und der Kapitalisierungszins haben einen gelben Hintergrund. − Die Farben sind nicht aufeinander abgestimmt und es ist nicht zu erkennen, dass sie eine Funktion erfüllen. Das Auge wird davon irritiert.  Es sind viele unterschiedliche Schriftarten und ‐größen eingesetzt. Die dekorativen Schriften (Broadway, Tempus Sans IT ) lassen sich schlecht lesen.  Die Summe in der Ergebniszeile (Zeile 12 ) liegt über den Summanden (Datenfelder in den Zeilen 13 bis 19 ).  Die 1.000er‐Trennzeichen fehlen (1.000). 78 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt <?page no="78"?> Lösungen der Übungsaufgaben 79  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  In Spalte H („Veränderung 2016-2019 in %“) wird in der Spaltenüberschrift darauf hingewie‐ sen, dass es sich um Prozentangaben handelt. − Die Werte selbst haben keine %‐Zeichen, was unüblich ist. − Die Zellen H13 und H19 enthalten jeweils die Fehlermeldung #DIV/ 0! .  Auch der Kapitalisierungszins (Zelle B20 ) ist ohne %‐Zeichen (0,08) angegeben. Die Position der Zelle in dem Modul ist zudem ungünstig. Sie wirkt hier deplatziert.  Manche Zahlen haben eine Nachkommastelle (100,0 €), andere wiederum haben drei (100,000 €).  Das Währungssymbol € ist mehrfach vorhanden: Es wird in den Spaltenüberschriften als auch direkt bei den Zahlen in den Datenfeldern angegeben und ist somit an einer Stelle überflüssig.  Die Zahlen in der Ergebniszeile (Zeile 12 ) haben eine vergrößerte Laufweite z. B.: (‐ 1 0 0 0 0 , 0 €).  Die Spaltenüberschriften und die Zahlen in den Datenfeldern sind nicht gleich ausgerichtet (mittig, rechts‐ und linksbündig). Besonders auffällig sind die Spaltenüberschriften in den be‐ nachbarten Zellen G11 „Euro“ und H11 „%“.  Die Spaltenüberschriften in den Zellen G10 („Zahlungen gesamt“) und H10 („Veränderungen 2016-2019“) sind gedreht. Man muss den Kopf zur Seite neigen, um sie lesen zu können.  In Zelle A12 ist die Zeilenbezeichnung „SUMME Zahlungen Maschine A“ nicht durchgängig mit Großbuchstaben geschrieben.  In den Zellen A12 und A23 sind die Zeilenbezeichnungen zugleich fett und kursiv formatiert.  Einzelne Datenfelder sind ohne erkennbaren Grund leer. Wurde hier etwas vergessen?  Es werden viele Rahmenlinien in unterschiedlichen Stärken genutzt.  Die Spaltenbreiten sind verschieden weit. Die Angaben der Jahreszahlen in den Spaltenüber‐ schriften werden hierdurch teilweise abgeschnitten. Fazit Es ist kaum möglich, die Inhalte des Investitionsbeispiels zu erfassen. Die willkürlich gewählten und uneinheitlichen Formate verwirren. Sie richten die Wahrnehmung nicht auf das Wesentliche und hinterlassen keinen professionellen Eindruck. Starten wir gemeinsam und setzen das Investitionsbeispiel auf Diät. Verwandeln wir es Schritt für Schritt in ein professionelles Arbeitsblatt. Lösung für die Übungsaufgabe 1.2: Assoziationen und Funktionen von Farben In unserem Kulturkreis assoziiert man mit Farben verschiedene Empfindungen. Sie haben daher verschiedene Bedeutungen als Funktionsfarben. Farbe Assoziation Bedeutung als Funktionsfarbe Anwendung Gelb warm; symbolisiert: Licht, Sonne, Erleuchtung Achtung Vorfahrtstraße, Ampel Orange warm, aufbauend, kräfti‐ gend, positiv; symbolisiert: Optimismus und Lebens‐ freude Achtung, Gefahr Ampel, Gefahrgutszeichen, Sicherheitskleidung von Straßenarbeitern <?page no="79"?> 80 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Rot warm, aggressiv; steht für: Aktivität, Dynamik, Gefahr, Temperament, Wärme, Liebe Halt, Gefahr Korrekturschrift in der Schule, Ampel, Stopp‐ schild, Notschalter, Ver‐ botsschilder, rot‐weißes Absperrband Grün beruhigend, ohne zu ermü‐ den; steht für: Neutralität Sicherheit, in Ordnung Fluchtwege, Erste Hilfe, Ampel, Kontrollleuchten Blau kalt, entspannend; steht für: Harmonie, Zufriedenheit, Ruhe, Passivität Hinweis, Gebot Richtgeschwindigkeit, Gebotsschilder, Blaulicht Weiß steht für: Neutralität, Wis‐ senschaft, Genauigkeit, Licht, das Gute, Sauberkeit, Bescheidenheit Führung Leitstreifen, Richtungs‐ pfeil, Bodenmarkierung Lösung für die Übungsaufgabe 1.3: Farben des Investitionsbeispiels beurteilen  Die Zahl der zu ändernden Farbformatierungen ist zu groß, um sie einzeln zu verbessern.  Es ist daher am besten, alle Farbformatierungen zu löschen. Anschließend kann man das Ar‐ beitsblatt mit Designfarben gezielt neu aufsetzen. Lösung für die Übungsaufgabe 1.4: Vorteile einer radikalen Farbdiät - alle Farben löschen Werden die Farben in einzelnen Zellen manuell formatiert, setzen die Formatierungen die Designfarben in diesen Zellen außer Kraft. Der große Vorteil von Designfarben geht so verloren: Der Vorteil, dass Sie mit wenig Auf‐ wand - nur wenige Klicks - alle mit Designfarben formatierten Zellen anpassen. Wohinge‐ gen Sie bei allen manuell formatieren Zellen, jeder einzelnen Zelle eine neue Farbe zuweisen müssten. Sie erschweren sich Ihre Arbeit mit Standardfarben und manuell über weitere Farben formatierten Zellen. Unser Investitionsbeispiel besteht momentan nur aus einem Arbeitsblatt. Der Zeitaufwand hielte sich noch in Grenzen, jede Zelle einzeln neu zu färben. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit meh‐ reren Duzend Arbeitsblättern. Der Zeitaufwand würde enorm ansteigen und wäre vermeidbar. Fazit Haben Sie eine Arbeitsmappe mit vielen manuellen Formatierungen, dann ist der einfachste Weg, alle Farbformate zu entfernen. Anschließend formatieren Sie einheitlich mit Designfarben . <?page no="80"?> Lösungen der Übungsaufgaben 81  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.1: Farben des Investitionsbeispiels identifizieren Um festzustellen, ob die Farben als Designfarben , weitere Farben oder Standardfarben festgelegt wurden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Stellen Sie eine andere Designfarbe ein. Gehen Sie zu Seitenlayout  Designs . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Farben . 3. Wählen Sie eine Designfarbe. − Die gewählte Designfarbe sollte sich von der aktuellen Farbe deutlich unterscheiden, damit Sie möglichst gut erkennen können, ob sich die Farben ändern (mit z. B. Designfar‐ be Graustufe, Grün, Rot). − Falls sich die Farben in dem Arbeitsblatt nicht ändern, sind die Farben manuell über Standardfarben oder weitere Farben angelegt. 4. Prüfen Sie einzelne Zellen auf ihre Farbfestlegung mit: START  Schriftart  Füllfarbe . Abbildung 1.87: Füllfarben identifizieren 5. Nur wenn die Zellen mit Designfarben formatiert sind, werden in dem Dialogfeld Füllfarbe in der oberen Matrix einzelne Farben umrandet hervorgehoben. Fazit: Hier wurden keine Designfarben verwendet. Die Zellen wurden mit weitere Farben oder als Standardfarben formatiert. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.2: Farben des Investitionsbeispiels löschen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.2 Lösung). So löschen Sie alle Farben: 1. Markieren Sie mit der Maus den Modulbereich des Investitionsbeispiels inklusive des umge‐ benden grauen Bereichs (Zellen A6: I25 ). Alternativ: Da Sie die Farben auf dem gesamten Arbeitsblatt entfernen wollen, markieren Sie alle Zellen mit: STRG ¼ + A 2. Öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren : START  Schriftart  Zellen formatieren . <?page no="81"?> 82 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Alternativ mit Tastenkürzel: STRG ¼ + 1 3. Gehen Sie zu der Registerkarte Ausfüllen . 4. Klicken Sie auf Keine Farben . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.3: Zellen hellgrau färben Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.3 Lösung). Den Zellbereich „Zahlungen gesamt“ (Zellen G13: G19 ) mit Hellgrau färben: 1. Um den Bereich „Zahlungen gesamt“ mit Hellgrau zu färben, markieren Sie mit der Maus den Zellenbereich G13: G19 . − Alternativ: Klicken Sie auf Zelle G13 und drücken STRG ¼ + ¸ + Ó . − Mit der Tastenkombination markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich. 2. Öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren : START  Schriftart  Zellen formatieren  Ausfüllen . 3. Klicken Sie auf die Designfarbe Text/ Hintergrund-dunkel 2 . 4. Schließen Sie Ihre Eingabe mit OK . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.4: Bedingte Formatierung ins Investitionsbeispiel einfügen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.4 Lösung). Um im Investitionsbeispiel den Materialaufwand größer € 450.000 mit einem hellen Orange hervorzuheben, nutzen Sie die Bedingte Formatierungen wie folgt: 1. Fügen Sie eine neue Zeile oberhalb des Moduls in Zeile 8 ein. − In Excel wird eine neue Zeile stets oberhalb der markierten Zeile eingefügt, − eine zusätzliche Spalte links von der markierten Spalte. 2. Markieren Sie zum Einfügen die Zelle A8 , über welcher Sie eine neue Zeile einfügen wollen. 3. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. 4. Wählen Sie Zellen einfügen aus dem Kontextmenü. Schneller geht es ohne Kontextmenü mit der Tastenkombination STRG ¼ + + . Abbildung 1.88: Zeile einfügen <?page no="82"?> Lösungen der Übungsaufgaben 83  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 5. Wählen Sie Ganze Zeile und die neue Zeile ist eingefügt. − Wollen Sie gleichzeitig mehr als eine Zeile einfügen, dann markieren Sie so viele Zellen untereinander, wie Sie neue Zeilen einfügen wollen. 6. Schreiben Sie in die Zelle A9 den Text „'Schwellenwert Material“. − Machen Sie sich es zur Angewohnheit, einem Text stets ein Hochkomma ' ( ¸ + #) voran‐ zustellen. − So vermeiden Sie, dass Excel einen Text als Funktion oder Namen interpretiert. 7. In die Zelle daneben (Zelle B9 ) tragen Sie den Schwellenwert ein: 450000 − Hier sehen Sie den Vorteil von Modulen. Indem Sie Eingabewerte (Annahmen) von Be‐ rechnungen trennen, gewinnen Sie einen besseren Überblick. − Mehr über Module lernen Sie im Abschnitt 1.4. 8. Markieren Sie in der Materialzeile die Zellen C16: F16 . Auf diesen Bereich wird die Bedingte Formatierung angewendet. 9. Gehen Sie im Menüband zu der Registerkarte START . 10. Klicken Sie in der Kategorie Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung . 11. Wählen Sie Regeln zum Hervorheben von Zellen . 12. Klicken Sie auf Größer als… 13. Stellen Sie den Zellbezug zu dem Schwellenwert her: =$B$9 − Achten Sie darauf, dass der Cursor in dem linken Feld ist. − Markieren Sie nun die Zelle B9 und der Zellbezug ist hergestellt. Abbildung 1.89: Eingabedialog: Zellen formatieren, die größer sind als Schwellenwert 14. Im Auswahlfeld mit wählen Sie benutzerdefiniertem Format . Sie finden es in der Auswahlliste an der letzten Position. 15. Gehen Sie zu Ausfüllen . 16. Klicken Sie auf ein leichtes Orange in den Designfarben . − Bitte formatieren Sie nicht mit einer manuell gewählten Farbe (Schaltfläche Weitere Farben ). − Nutzen Sie die Vorteile der Designfarben . 17. Bestätigen Sie mit OK . <?page no="83"?> 84 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Lösung für Übungsaufgabe 1.6: Die Schrift im Investitionsbeispiel beurteilen  Das Investitionsbeispiel enthält vier verschiedene Schriftarten in unterschiedlichen Schrift‐ größen.  Es wurden die Formatierungen fett und kursiv zugleich in einer Zelle verwendet.  Es ist keine klare Struktur zu erkennen. Die Schriften und Formate lenken ab. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.5: Modul-Titel und Untertitel des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.5 Lösung). Was könnten Sie an dem Modul-Titel und Modul-Untertitel verbessern?  Die Schriftart und Schriftgröße von Modul‐Titel und Modul‐Untertitel sind nicht geeignet: − Für den Modul‐Titel genügt eine Schriftgröße von 14. − Der Modul‐Untertitel ist abweichend in der Schriftart Arial. Verwenden Sie auch die Schriftart Calibri wie im Modul‐Titel.  Der Text des Modul‐Untertitels ist zu lang („Dies ist eine Investitionsrechnung für eine Maschine“). Stattdessen wäre es besser, hier die Währungseinheit zu benennen.  Modul‐Titel und ‐Untertitel sollten an anderer Stelle platziert werden. Dies gilt insbesondere für den Modul‐Untertitel, der direkt über den Datenfeldern stehen sollte. Setzen Sie Ihr Wissen in Excel um und ändern das Investitionsbeispiel  Der Modul‐Titel wird mit Schriftgröße 14, fett und in einem dunklen Grau aus den Designfar‐ ben formatiert.  Der Modul‐Untertitel wird mit Schriftgröße 11, fett und mit Schwarz aus den Designfarben formatiert.  Der bisherige Modul‐Untertitel wird durch (Angaben in €) ersetzt und direkt über die Daten‐ felder platziert.  Die Annahme „über dem Schwellenwert“ wird neu positioniert. Es wird dazu ein neues Modul Annahmen geschaffen.  Der Modul‐Titel kommt zwei Zeilen oberhalb des Modul‐Untertitels. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.6: Vorlage für Modul-Titel und Untertitel erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.6 Lösung). Eine Formatvorlage für den Modul‐Titel erstellen Sie wie folgt: 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Überschrift 1 . 4. Wählen Sie Ändern . 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 6. Gehen Sie zu Schrift und ändern die Einstellungen. − Schriftart: Calibri − Schriftgrad: 14 <?page no="84"?> Lösungen der Übungsaufgaben 85  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Fett‐Druck − Farbe: Dunkles Grau aus den Designfarben Abbildung 1.90: Katalog der Formatvorlagen Überschrift 7. Bestätigen Sie mit OK . 8. Entfernen Sie das Häkchen für das Format des Rahmens . 9. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Ihre neue Formatvorlage für den Modul‐Titel finden Sie unter Titel und Überschriften als Überschrift 1 im Katalog der Zellenformatvorlagen . Bitte wundern Sie sich nicht, dass im Katalog in der Vorschau die Überschrift 1 immer noch unterstrichen dargestellt wird. Excel passt die Vorschau nicht an die tatsächliche Formatierung an. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.7: Spaltenüberschriften des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.7 Lösung). Spaltenüberschriften verbessern:  Die Spaltenüberschriften sind in einer exotischen Schrift und in einer weißen Farbe. Ändern Sie die Schrift in eine schwarze Farbe.  Zwischen den Spaltenüberschriften und den Datenfeldern befindet sich eine weitere Zeile mit den Angaben „Euro“ und „%“.  Sie kann entfernt werden. Dann kann auch der Modul‐Untertitel direkt über die Datenfelder positioniert werden. <?page no="85"?> 86 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Die Spaltenüberschrift liegt eng an den Datenfeldern an. Sie könnten eine virtuelle Leerzeile einfügen, indem Sie die Zeilenhöhe vergrößern.  Die Spaltenüberschriften sind nicht wie Ihre Datenfelder ausgerichtet. Passen Sie die Ausrich‐ tung entsprechend an. Da in den Datenfeldern Zahlen und Prozentwerte enthalten sind, wäh‐ len Sie die Ausrichtung rechtsbündig.  Die beiden letzten Spaltenüberschriften sind gedreht. Bringen Sie sie in eine normale Lage. 1. Markieren Sie die gedrehten Spaltenüberschriften. 2. Gehen Sie zu START . 3. Klicken Sie in der Kategorie Ausrichtung auf den Dialog ‐ Starterpfeil . 4. Gehen Sie zu Ausrichtung . 5. Drehen Sie die Ausrichtung in eine waagerechte Position ( 0 Grad). 6. Bestätigen Sie mit OK . Abbildung 1.91: Menü Ausrichtung  Spaltenüberschrift „Veränderung 2016-2019 (in %)“ − Verwenden Sie das Symbol Delta () anstelle des Wortes „Veränderung“. − Entfernen Sie „(in %)“. Die Prozentwerte sollten nicht von den Prozentzeichen getrennt werden.  Spaltenüberschrift „Zahlungen gesamt“ − Ersetzen Sie das Wort „gesamt“ durch das Summensymbol. − Oder verwenden Sie den gleichen Begriff wie in Zelle A14 („Summe Zahlungen Maschi‐ ne“).  Der Begriff „Zahlungsarten“ in Zelle A12 ist überflüssig und kann gelöscht werden. <?page no="86"?> Lösungen der Übungsaufgaben 87  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Die Jahresangaben sind als Text eingegeben. Verwenden Sie besser eine Formel. 1. Fügen Sie in das Modul Annahmen eine neue Zeile ein (unterhalb von Zeile 5 „Schwellenwert Material“). 2. Geben Sie in die neue Zelle A6 ein: Anfangsdatum 3. In die neue Zelle B6 geben Sie bitte das Anfangsdatum ein: 01.01.16 4. Verknüpfen Sie die Zelle B12 (erstes Datum in der Spaltenüberschrift) mit dem Anfangsda‐ tum in Zelle B6 , − indem Sie in B12 eintragen: =DATUM(JAHR(B6); MONAT(B6); TAG(B6)) − Die Formel bewirkt, dass das Datum aus dem Modul Annahmen übernommen wird. 5. Formatieren Sie Zelle B12 als Datum: START  Zahl  Datum . 6. Entfernen Sie das Hochkomma vor der Formel in Zelle B12 . Andernfalls erscheint nicht das Datum, sondern die Formel als Text. 7. Geben Sie in der Spaltenüberschrift in die zweite Jahresangabe (Zelle B13 ) eine Formel ein. − Wichtig dabei ist, dass es nicht der 01.01.17 ist: − Die Maschine wurde zum 01.01.2016 angeschafft. An diesem Tag gab es eine Auszahlung für die Anschaffungskosten. − Für die Investitionsrechnung vereinfachen wir: Die anderen Einzahlungen und Auszah‐ lungen (Umsatz, Material etc.) finden zum Jahresende statt. Auf eine unterjährige Be‐ trachtung wird verzichtet. − Daher muss in der zweiten Spaltenüberschrift stehen: 31.12.2016 Die Formel lautet: =DATUM(JAHR(B12); MONAT(B12); TAG(B12)+365) 8. Kopieren Sie die Formel von C12 in den Bereich D12: F12 . Formatieren Sie die Jahresangaben mit einem Datumsformat, um die Spaltenüberschrift weiter zu verkleinern. 1. Markieren Sie die vier Jahresangaben (Bereich B11: F11 ). 2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. 3. Gehen Sie zu Zellen formatieren . 4. Wählen Sie beispielsweise das Datumsformat Mrz. 12 Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.8: Vorlage für Spaltenüberschriften erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.8 Lösung). 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Neue Zellenformatvorlage . 4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage : SpaltenÜber 5. Deaktivieren Sie alle Formatoptionen, indem Sie die Häkchen in den Kontrollkästchen ent‐ fernen. − Es werden später nur die Formatoptionen auf eine Zelle angewendet, die hier aktiviert werden (mit Häkchen). − Wenn Sie, wie hier vorgeschlagen, alle Häkchen entfernen, wird Excel für Sie automatisch die benötigten Häkchen setzen. <?page no="87"?> 88 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Falls Sie mit der automatischen Auswahl nicht zufrieden sind, können Sie diese nachträg‐ lich ändern. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 7. Gehen Sie zu Schrift . 8. Formatieren Sie: Schriftart Calibri, Schriftgrad 11, fett. 9. Gehen Sie zu Rahmen . 10. Wählen Sie als Farbe ein helles Blau. 11. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit OK . 12. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Ihre neue Formatvorlage SpaltenÜber finden Sie unter Benutzerdefiniert im Katalog der Zellenformatvorlagen . Wenden Sie die neue Formatvorlage gleich auf die Spaltenüber‐ schriften an. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.9: Zeilenbezeichnungen des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.9 Lösung).  Die Zeilenbezeichnungen sind in verschiedenen Schriftarten, Schriftgrößen und teilweise in fett und kursiv.  Vereinheitlichen Sie die Schriften: Schriftart Calibri, Schriftgröße 11, normal, schwarze Designfarbe .  Die Zeilen sind teilweise eingerückt. Dies ist nicht notwendig. Ändern Sie dies mit START  Ausrichtung  Schaltfläche Linksbündig ausrichten . (Es kann sein, dass Sie mehr‐ fach die Schaltfläche Linksbündig ausrichten drücken müssen, damit Excel die Ände‐ rung vornimmt. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.10: Vorlage für Zeilenbezeichnungen erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.10 Lösung). 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Neue Zellenformatvorlage . 4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage : ZeilenBez 5. Deaktivieren Sie alle Formatoptionen, indem Sie die Häkchen in den Kontrollkästchen entfer‐ nen. − Es werden später nur die Formatoptionen auf eine Zelle angewendet, die hier aktiviert werden (mit Häkchen). − Wenn Sie, wie hier vorgeschlagen, alle Häkchen entfernen, wird Excel für Sie automatisch die benötigten Häkchen setzen. − Falls Sie mit der automatischen Auswahl nicht zufrieden sind, können Sie diese nachträg‐ lich ändern. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 7. Gehen Sie zu Schrift . 8. Formatieren Sie: Schriftart Calibri, Schriftgrad 11. <?page no="88"?> Lösungen der Übungsaufgaben 89  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 9. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit OK . 10. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Ihre neue Formatvorlage ZeilenBez finden Sie unter Benutzerdefiniert im Katalog der Zellenformatvorlagen . Wenden Sie die neue Formatvorlage gleich auf die Zeilenbe‐ zeichnungen an. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.11: Datenfelder des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.11 Lösung).  Die Datenfelder sind nicht zweckvoll formatiert.  Es finden sich verschiedene Schriftarten, Schriftgrößen, kursiv, fett. Besser wäre: Calibri, Schriftgröße 11, normal, Schriftfarbe schwarze Designfarbe  Bei den Währungsangaben ist das €‐Zeichen angegeben. Darauf kann verzichtet werden.  Das 1.000‐Trennzeichen fehlt.  Die hohe Präzision mit drei Nachkommastellen ist nicht angemessen. Erstellen Sie ein benut‐ zerdefiniertes Zahlenformat, damit nur die Angaben in T€ erfolgen. 1. Markieren Sie die zu formatierenden Zellen. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG ¼ + 1 3. Das Dialogfeld Zellen formatieren öffnet sich. 4. Gehen Sie zu Zahlen . 5. Klicken Sie in der Kategorie auf Benutzerdefiniert . 6. Wählen Sie in Typ das Format: #.##0 7. Geben Sie hinter der Null folgendes ein: ,0 . − In dem Eingabefeld sollte jetzt stehen: #.##0,0 . − Der Punkt hinter der Null bewirkt, dass der Dezimalpunkt um 3 Stellen nach links ver‐ schoben wird (aus 1.000.000 wird 1.000). − Das Komma und die Null bewirken, dass eine Nachkommastelle gezeigt wird (aus 1.000 wird 1.000,0). 8. Klicken Sie auf OK , um das Zahlenformat festzulegen. Wenden Sie das benutzerdefinierte Zahlenformat für die Datenfelder mit Zahlen an. Bitte beach‐ ten Sie, im Modul‐Untertitel den Hinweis zu geben: „in T€“. Sie können an dieser Stelle auch die Zahlenwerte in den Ergebniszeilen (Zeile 11, „Zahlungen Maschine gesamt“) und Zeile 21 („Barwert“) sowie die Ergebnisspalte (Spalte G, „Zahlungen ge‐ samt“) mit dem neuen benutzerdefinierten Format anpassen. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.12: Vorlage für Datenfelder erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.12 Lösung). 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Neue Zellenformatvorlage . 4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage : DatenZahl <?page no="89"?> 90 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 5. Deaktivieren Sie alle Formatoptionen, indem Sie die Häkchen in den Kontrollkästchen ent‐ fernen. − Es werden später nur die Formatoptionen auf eine Zelle angewendet, die hier aktiviert werden (mit Häkchen). − Wenn Sie, wie hier vorgeschlagen, alle Häkchen entfernen, wird Excel für Sie automatisch die benötigten Häkchen setzen. − Falls Sie mit der automatischen Auswahl nicht zufrieden sind, können Sie diese nachträg‐ lich ändern. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 7. Gehen Sie zu Schrift . 8. Formatieren Sie: Schriftart Calibri, Schriftgrad 11. 9. Gehen Sie zu Zahlen . 10. Wählen Sie das soeben erstellte benutzerdefinierte Zahlenformat: #.##0,0 . 11. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit OK . 12. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Ihre neue Formatvorlage DatenZahl finden Sie unter Benutzerdefiniert im Katalog der Zellenformatvorlagen . Wenden Sie die neue Formatvorlage gleich auf die Datenfelder mit Zahlen an. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.13: Eingabezellen des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.13 Lösung). Die Zahl des „Schwellenwertes Material“ sollte neu formatiert werden. Nutzen Sie dazu das be‐ nutzerdefinierte Zahlenformat der Datenfelder. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.14: Vorlage für Eingabezellen erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.14 Lösung). 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Neue Zellenformatvorlage . 4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage : Eingaben 5. Deaktivieren Sie alle Formatoptionen, indem Sie die Häkchen in den Kontrollkästchen ent‐ fernen. − Es werden später nur die Formatoptionen auf eine Zelle angewendet, die hier aktiviert werden (mit Häkchen). − Wenn Sie, wie hier vorgeschlagen, alle Häkchen entfernen, wird Excel für Sie automatisch die benötigten Häkchen setzen. − Falls Sie mit der automatischen Auswahl nicht zufrieden sind, können Sie diese nachträg‐ lich ändern. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 7. Gehen Sie zu Ausfüllen . <?page no="90"?> Lösungen der Übungsaufgaben 91  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 8. Wählen Sie in Hintergrund ein helles Grau aus den Designfarben . Bitte verwenden Sie nicht W eitere Farben , damit das Modul von Anfang an auf Farbdiät ist. Ihre neue Formatvorlage Eingaben finden Sie unter Benutzerdefiniert im Katalog der Zellenformatvorlagen . Wenden Sie die neue Formatvorlage gleich auf die Datenfelder mit Zahlen an. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.15: Ergebniszeilen und Ergebnisspalten des Investitionsbeispiel verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.15 Lösung). Formate verbessern Die Formatierungen sollten verbessert werden: Ergebniszeilen Zeile 11 ( „Zahlungen Maschine gesamt“) und Zeile 21 („Barwert“), Zeile 22 („Kapitalwert Maschine“) und Ergebnisspalten Spalte G („Zahlungen gesamt“). − Es befinden sich verschiedene Schriftarten, Schriftgrößen, kursiv, fett. Besser: Calibri, Schriftgröße 11, normal, Schriftfarbe schwarze Designfarbe, rechtsbündig. − Formatieren Sie die Zahlenwerte mit der Formatvorlage DatenZahl . Abbildung 1.92: Hinweise für Lösung Ergebniszeilen Ergebnisspalte H: Prozentwerte In der Ergebnisspalte H („ 2016-2019“) sind Prozentwerte. Das Prozentzeichen fehlt. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Format für Prozentwerte: 1. Markieren Sie eine Zelle mit einem Prozentwert. 2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG ¼ + 1 3. Das Dialogfeld Zellen formatieren öffnet sich. 4. Gehen Sie zu dem Register Zahlen . 5. Klicken Sie in der Kategorie‐Liste auf Benutzerdefiniert . 6. Geben Sie in das Eingabefeld unter Typ ein: 0,0 %; - 0,0 % − Achten Sie bitte darauf, dass zwischen 0 und % ein Leerzeichen eingefügt ist. Verwenden Sie anstelle eines einfachen Minuszeichens einen längeren Gedankenstrich. <?page no="91"?> 92 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Fügen Sie einen längeren Gedankenstrich ein: Halten Sie ALT ¾ gedrückt und geben auf dem Zahlenblock (rechts auf der Tastatur) hintereinander - ohne ALT ¾ loszulassen - folgende Ziffern ein: 0 1 5 0 7. Klicken Sie auf OK , um das Zahlenformat festzulegen. Ergebnisspalte H: Fehlermeldung abfangen In der Ergebnisspalte H („ 2016-2019“) wird die Fehlermeldung #DIV/ 0! ausgegeben. Ändern Sie die Formel, um stattdessen eine benutzerdefinierte Meldung zu geben. 1. Klicken Sie auf die Zelle H11 . 2. Bisher steht hier die Formel für das Umsatzwachstum: =F11/ C11-1 3. Ergänzen Sie die Formel mit der WENN ‐Funktion: =WENN(C11=0; "n.z."; F11/ C11-1) − Mit der WENN ‐Funktion wird zunächst geprüft, ob der Divisor (hier die Zelle C11 ) Null ist. − Falls der Umsatz Null ist, erscheint „n.z.“ (nicht zutreffend) anstelle der Fehlermeldung #DIV0 . − Ist der Umsatz größer Null, wird das Umsatzwachstum berechnet und angezeigt. 4. Kopieren Sie die Formeln auch in die anderen Ergebniszellen mit Prozent H12: H18 , in der Sie die Fehlermeldungen #DIV0 nicht mehr angezeigt haben wollen. Kapitalisierungszins Der Kapitalisierungszins sollte nicht im Modul stehen. Verschieben Sie ihn zu den Annahmen. 1. Fügen Sie unterhalb der Zeile mit dem Anfangsdatum (Zeile 7 ) eine weitere Zeile ein. 2. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Zeilenkopf ( 7 ). 3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Zellen einfügen . 4. Klicken Sie mit der Maustaste auf die Zelle A20 („Kapitalisierungszins“). 5. Drücken Sie EINFG § + X, um die Zelle auszuschneiden. 6. Gehen Sie in die neue Zelle A7 und fügen EINFG § + V den Text ein. 7. Klicken Sie mit der Maustaste auf die Zelle B20. 8. Schneiden Sie die Zelle wie eben aus: Sie halten EINFG § + X, um die Zelle auszuschneiden. 9. Gehen Sie in die neue Zelle B7 und fügen mit EINFG § + V den Wert ein. 10. Formatieren Sie die Zelle B7 mit dem benutzerdefinierten Format für Prozente, das Sie zuvor erstellt haben. 11. Passen Sie die Schrift von B7 an die anderen Zellen auf dem Arbeitsblatt an (Calibri 11). 12. Löschen Sie die leere Zeile 20 . Diskontierungsfaktor Die Werte des Diskontierungsfaktors (Zeile 20 ) müssen ebenfalls neu formatiert werden.  Würde man die Formatvorlage für Zahlen in Datenfelder ( DatenZahl ) verwenden, würde in allen Zellen des Diskontierungsfaktors der Wert 0,0 erscheinen.  Wir erinnern uns: Die Formatvorlage DatenZahl haben wir so definiert, dass Zahlenwerte als T€ ausgegeben werden. <?page no="92"?> Lösungen der Übungsaufgaben 93  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Dies ist in diesem Fall nicht richtig, da wir eine absolute Zahl haben (zum Beispiel 0,926 in der Zelle C20 ). Vermerken Sie in Zeilenbezeichnung für den Diskontierungsfaktors „(absolute Zahl)“. Der Diskontierungsfaktor muss daher abweichend formatiert werden. 1. Markieren Sie die vier Zahlenwerte des Diskontierungsfaktors (Bereich C20: F20 ). 2. Drücken Sie auf die rechte Maustaste. 3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Zellen formatieren . 4. Gehen Sie zu Zahlen . 5. Wählen Sie in der Kategorie Zahl . 6. Legen Sie 3 Dezimalstellen fest. 7. Wechseln zu der Registerkarte Schrift . 8. Formatieren Sie die Schrift wie bei den anderen Datenfeldern: Calibri, Schriftgrad 11, nor‐ mal. 9. Bestätigen Sie mit OK. Verschieben der Ergebniszeile Das Zwischenergebnis „Zahlungen Maschine gesamt“ (Zeile 12 ) steht über den Einzahlungen und Auszahlungen. Verschieben Sie die Zeile, damit sie unterhalb steht. 1. Markieren Sie die gesamte Zeile mit der Maus, indem Sie auf den Zeilenkopf klicken. 2. Halten Sie gleichzeitig die linke Maustaste + ¸ gedrückt. 3. Ziehen Sie die Zeile unter die Zeile „Verkauf Maschine A“. 4. Sobald die Zeile an der gewünschten Stelle ist, lassen Sie die linke Maustaste los.  Um das Ergebnis „Kapitalwert Maschine“ (Zeile 22 ) stärker hervorzuheben, formatieren Sie es mit einer Fettschrift.  Verkürzen Sie Begriffe in den Ergebniszeilen: − „Zahlungen Maschine gesamt“  „Zahlungen gesamt“. − „Zahlungen gesamt“  „gesamt“ − „Kapitalwert Maschine“  „Kapitalwert“. − „Anschaffung Maschine A“  „Anschaffung“. − „Verkauf Maschine A“  „Verkauf“. Verschieben Sie auch den Kapitalwert (Zelle B22 ) in die Zelle G22 , dann steht er unterhalb der anderen Summen in der Spalte „gesamt“. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.16: Vorlage für Ergebniszeile und Ergebnisspalte erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.16 Lösung). Legen Sie für Prozentwerte eine Formatvorlage an. Passen Sie dazu die bereits bestehende Excel‐ Standardformatvorlage Prozent an. 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Prozent . <?page no="93"?> 94 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4. Wählen Sie Ändern . 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 6. Gehen Sie zu Zahlen . 7. Wählen Sie in Kategorie Benutzerdefiniert . 8. Wählen Sie das soeben erstellte benutzerdefinierte Zahlenformat: 0,0 %; - 0,0 % 9. Wechseln zu Schrift . 10. Formatieren Sie: Schriftart Calibri, Schriftgrad 11. 11. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit OK . 12. Setzen Sie vor Schriftart ein Häkchen, damit die Schrifteinstellung für die Prozentwerte aktiv wird. 13. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.17: Arbeitsblatt-Überschrift des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.17 Lösung). Formatieren Sie die Arbeitsblatt‐Überschrift mit: Schriftart Verdana, Schriftgrad 24, Schriftfarbe: z. B. blau (Akzent 1) aus den Designfarben, unterstrichen. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.18: Vorlage für Arbeitsblatt- Überschrift erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.18 Lösung). Eine Formatvorlage für die Arbeitsblatt‐Überschrift erstellen Sie wie folgt: 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Überschrift . 4. Wählen Sie Ändern . 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren… 6. Gehen Sie zu Schrift und ändern die Einstellungen. − Schriftart: Verdana − Schriftgrad: 24 − Unterstrichen − Farbe: blau Akzent 1 aus den Designfarben 7. Bestätigen Sie mit OK . 8. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . Ihre neue Formatvorlage für die Arbeitsblatt‐Überschrift finden Sie unter Titel und Überschriften als Überschrift im Katalog der Zellenformatvorlagen . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.19: Rahmen des Investitionsbeispiel verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.19 Lösung). <?page no="94"?> Lösungen der Übungsaufgaben 95  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Es werden viele Linien und Rahmen in verschiedenen Stärken eingesetzt. Entfernen Sie daher zunächst alle Linien und Rahmen. Fügen Sie anschließend gezielt Rahmen und Linien ein, wo sie angebracht sind: 1. Markieren Sie das gesamte Modul Investitionsrechnung (Bereich A10: H22 ). 2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü Zellen formatieren . 3. Gehen Sie zu Rahmen . 4. Drücken Sie in den Voreinstellungen auf die Schaltfläche Keine . Fügen Sie Linien ein:  Zeile 19 („Zahlungen gesamt“)  Zeile 22 („Kapitalwert“) Gitternetzlinien ausblenden Blenden Sie die Gitternetzlinien auf dem Arbeitsblatt aus: Im Menüband ANSICHT  Anzeigen entfernen Sie das Häkchen von Gitternetzlinien . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.20: Vorlage für Rahmen des Investitionsbeispiel erstellen Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.20 Lösung). Legen Sie eine Vorlage für Linien an, damit Sie stets die gleiche Linienstärke und Farbe verwen‐ den. 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie auf Neue Zellenformatvorlage . 4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Formatvorlage : Linie 5. Deaktivieren Sie alle Formatoptionen, indem Sie die Häkchen in den Kontrollkästchen ent‐ fernen. − Es werden später nur die Formatoptionen auf eine Zelle angewendet, die hier aktiviert werden (mit Häkchen). − Wenn Sie, wie hier vorgeschlagen, alle Häkchen entfernen, wird Excel für Sie automatisch die benötigten Häkchen setzen. − Falls Sie mit der automatischen Auswahl nicht zufrieden sind, können Sie diese nachträg‐ lich ändern. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 7. Gehen Sie zu Rahmen . 8. Wählen Sie eine dünne Linie in einem leichten Grau aus den Designfarben. 9. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit OK . 10. Beenden Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit OK . <?page no="95"?> 96 1 Vom üblichen Chaos zum vorbildlichen Arbeitsblatt Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 1.21: Spaltenbreiten und Zeilenhöhen des Investitionsbeispiels verbessern Die Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_1 (Arbeitsblatt Invest 1.21 Lösung).  Verkleinern Sie die Spaltenbreiten: − Spalte A : 29,44 − Spalten B: F : 7,11 − Spalten G: H : 8,56  Verkleinern Sie die Zeilenhöhe von Zeile 11 : 29,4 <?page no="96"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern Lernziele In diesem Kapitel lernen Sie:  Wie und warum Sie Ihre Arbeitsmappen dokumentieren.  Welche Inhalte Gestaltungsrichtlinien haben.  Wider das Vergessen: Richtig Speichern  Wie Sie große Arbeitsmappen mit Menüs und Hyperlinks organisieren.  Wie Sie Formatvorlagen in den Begriff bekommen: Aufräumen und Löschen.  Warum Mustervorlagen mehr als eine Sammlung von Formatvorlagen sind?  Welche Inhalte eignen sich für Mustervorlagen und wie werden sie organisiert? 2.1 Wider das Vergessen: Die Dokumentation Dokumentieren Sie Ihre Arbeiten in Excel. Auch wenn man es nicht gerne macht, eine detaillierte und aussagekräftige Beschreibung von Arbeitsmappen hat Vorteile:  Es hilft, Arbeitsmappen aufzubauen und weiterzuentwickeln.  Es erleichtert die Arbeit in Gruppen.  Es dient als Nachweis für Ihre Kunden, Kollegen und Vorgesetzten.  Es ist in der Testphase eine wichtige Grundlage. Merke: Dokumentation ist wichtig Das Ergebnis von komplexen BWL‐Aufgaben sind komplexe Excel‐Arbeitsmappen. Die Zahl der Formeln, Funktionen und Verknüpfungen kann mehrere Hundert schnell übersteigen. Während Sie BWL‐Aufgaben lösen, mag Ihnen alles präsent sein. Monate später können De‐ tails vergessen sein. In Excel entscheiden jedoch Details. Eine falsche Verknüpfung kann zu einem völlig falschen Ergebnis führen. Beispiel: Inhalt einer Dokumentation Eine Dokumentation besteht aus:  Allgemeine Angaben: − Kurze Beschreibung der Aufgabe, − Zweck und Ziel, − Name des Erstellers, − Kontaktdaten, − Versionsnummer und Entwicklungsdatum. <?page no="97"?> 98 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Menü (Inhaltsverzeichnis).  Versionsverlauf mit den wesentlichen Änderungen.  Glossar: Definition und Festlegung von Abkürzungen und Begriffen.  Gestaltungsrichtlinie.  Kurzdarstellung (Management Summary).  Bedienungsanleitung.  Aufstellung der Excel ‐Namen. In der folgenden Abbildung sehen Sie exemplarisch eine Dokumentation. Menü, Versionsverlauf, Gestaltungsrichtlinien werden in diesem Kapitel ausführlich behandelt. Auf die Excel‐ Namen wird im 3. Kapitel ausführlich eingegangen. Abbildung 2.1: Beispiel für eine Dokumentation <?page no="98"?> 2.1 Wider das Vergessen: Die Dokumentation 99  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2.1.1 Modul Gestaltungsrichtlinie Mit einer einheitlichen und professionellen Optik und Struktur Ihrer Arbeitsblätter können Sie  Informationen vermitteln,  Aufmerksamkeit erzeugen,  Wahrnehmung gezielt lenken,  einen kompetenten Eindruck hinterlassen und  der Anwender kann die Inhalte schnell und einfach erfassen. Zudem erleichtert es die Arbeit und hilft, Fehler zu vermeiden. Sofern Ihr Unternehmen keine Gestaltungsrichtlinien (Style Guides) vorgibt, erstellen Sie sich eigene. Nutzen Sie sie für Ihre BWL‐Aufgaben im Studium oder Privatleben. Sie werden Ihnen helfen, Ihre Arbeitsblätter produktiv zu erstellen. Beispiel für Inhalte einer Gestaltungsrichtlinie  Das Layout der Module: − Mit Besonderheiten für jede Modulart (z. B. Berechnung, Annahmen) − Aufbau der Module (Modul‐Titel, Spaltenüberschrift, Zeilenbezeichnung, Datenfelder etc.) − Schriftart, Schriftgröße, Farben, Rahmen, Linien etc.  Wie Arbeitsblätter auf dem Bildschirm und gedruckt aussehen sollten (Verwendung von Far‐ ben, Mustern, Linien, Kopf‐ und Fußzeilen, Hochformat/ Querformat).  Wie Daten gespeichert werden (Dateitypen, Ordnerstruktur im Netz, Dateiinformationen).  Welche Sicherheitsrichtlinien zu beachten sind.  Welche Diagrammtypen erlaubt und vorgeschrieben sind.  Wie Diagramme zu gestalten sind (Farben, Hintergrund, Gestaltungselemente).  Etc. 2.1.2 Modul Versionsverlauf Wer einmal Dateien verloren hat, weil sie nicht richtig gespeichert wurden, weiß wie wichtig es ist, regelmäßig zu sichern. Excel speichert für Sie im Hintergrund. Zu den temporären Dateien gelangen Sie, wie folgt: 1. Gehen Sie zu DATEI  Öffnen  Zuletzt verwendete Arbeitsmappen . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen . 3. Wählen Sie in dem Dialogfeld die verlorene Datei aus. Das Datum und die Uhrzeit helfen Ihnen, die richtige zu finden. 4. Gehen Sie zu DATEI  Speichern unter , um die Arbeitsmappe zu speichern. Auch wenn Excel die Arbeitsergebnisse der letzten vier Tage festhält: Erfahrene Nutzer von Microsoft‐Produkten wissen, dass man sich hierauf nicht voll verlassen sollte. Praxistipp: Speichern Sie regelmäßig und mit einer durchdachten Struktur  Halten Sie in einem Versionsverlauf fest, was Sie in der jeweiligen Datei geändert haben. − So können Sie auf eine ältere Version zurückgreifen, wenn eine Datei beschädigt wurde. <?page no="99"?> 100 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Oder Sie haben die Möglichkeit, einen Fehler in Ihrer Arbeit zu korrigieren, indem Sie wieder an einem Punkt in der Vergangenheit neu beginnen. An einem Punkt, an dem der Fehler noch nicht aufgetreten war.  Speichern Sie Ihre Dateien nach dem Muster JahrMonatTag_Dateiname Versionsnummer (z. B. 160225_Excel für BWLer 1_1). − Mit dem Datum im Dateinamen wissen Sie, wann die Datei entstanden ist. − Der Vorteil der amerikanischen Schreibweise des Datums ist, dass der Dateimanager so am effektivsten sortiert. Mit der deutschen Schreibweise des Datums (Tag, Monat, Jahr) ist es nicht möglich. − Mit der Versionsnummer haben Sie eine weitere Identifikationsmöglichkeit Ihrer Dateien. Dies ist von Vorteil, wenn Sie wie vorgeschlagen, mehrfach am Tag unter neuem Namen speichern. Abbildung 2.2: Beispiel fürs Speichern Merke: Regelmäßig Speichern Sichern Sie Ihre Arbeitsmappe regelmäßig (spätestens nach 10 Minuten). Speichern Sie mehrfach am Tag unter neuem Dateinamen. Löschen Sie die Zwischenversionen nicht. Speichern Sie sie vielmehr in einem dafür vorge‐ sehenen Ordner. Bei Bedarf können Sie wieder aktiviert werden. Verwenden Sie eine Arbeitsmappe - ohne Verknüpfungen zu anderen Dateien Verwenden Sie nur eine Arbeitsmappe. Hierdurch sind alle relevanten Daten in einer Datei kon‐ zentriert. Hat man hingegen Daten in verschiedene Arbeitsmappen gespeichert, erhöht sich un‐ nötigerweise die Komplexität:  Bei einer großen Zahl verknüpfter Dateien nehmen die Formeln unhandliche Ausmaße an (z. B. =C: \'[Ordner Excel\Buch Excel für BWLer\160225_Übungen_1: 15.xlsm]Übung'! $F$22).  In einer Arbeitsmappe ohne Verknüpfungen zu anderen Dateien wäre es schlicht: =Übung'! $F$22  Es ist eine große Fehlerquelle, Arbeitsmappen mit anderen zu verknüpfen: Wird beispielweise eine Datei in einen anderen Ordner verschoben oder umbenannt, geht auch die entsprechende Verbindung (Link) verloren und die Berechnung kann nicht vorgenommen werden. <?page no="100"?> 2.2 Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren 101  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2.2 Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren Um komplexe BWL‐Aufgaben zu lösen, benötigt man regelmäßig zahlreiche Module für Berech‐ nungen, Nebenrechnungen, Datenimporte. Zusätzlich werden eine Dokumentation und eine Kurzdarstellung benötigt. Zahlreiche Arbeitsblätter werden somit notwendig. Für unser Investi‐ tionsbeispiel und den Übungsaufgaben für Excel sind es weit über 50 Arbeitsblätter. Machen Sie es sich und Ihren späteren Anwendern einfach, komplexe Arbeitsmappen zu bedienen:  Sortieren Sie Ihre Arbeitsblätter so, dass das Wichtigste ganz links in der Blattregisterleiste steht.  Beginnen Sie mit einem Menü als Zentrale, um eine Übersicht zu geben.  Fassen Sie Arbeitsblätter mit inhaltlichen Gemeinsamkeiten in Gruppen zusammen. Weisen Sie jeder Gruppe eine eigene Farbe zu, die sich in der Farbe der Blattregister widerspie‐ gelt.  Verbinden Sie mit Hyperlinks Ihre Arbeitsblätter, Module und wichtigen Informationen. 2.2.1 Mit einem SmartArt ein Menü komfortabel erstellen Für Sie als Anwender von modernen Textbearbeitungsprogrammen wie Word ist es selbstver‐ ständlich, ein Inhaltsverzeichnis erstellen zu lassen. Mit wenigen Knopfdrücken erhalten Sie eine Übersicht über Ihren Text: Word formatiert das Verzeichnis automatisch. Das zusätzliche große Plus des Inhaltsverzeichnisses ist, dass man mit den integrierten Hyperlinks innerhalb des Textes navigieren kann. Excel enthält keine komfortable Inhaltsverzeichnis‐Funktion wie Word. Man muss jedoch keine Programmiersprache wie das Office interne Visual Basic for Applications (VBA) beherrschen. Mit einem Trick können Sie sich behelfen: Mit einfachen Excel‐Mitteln lassen sich Menüs aufbauen. Sie benötigen dazu nur SmartArt und Hyperlink . Wie dies gelingt, sehen Sie hier. Übungsaufgabe mit Excel 2.1: Mit einem SmartArt ein Menü einfach vorbereiten Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_2 (Arbeitsblatt Ü 2.1). Mit einem SmartArt ist es einfach, Informationen zu visualisieren. Dazu gibt es über 100 vorge‐ fertigte Layouts. SmartArt verwandelt Ihre eingegebenen Texte automatisch in Übersichten, Strukturen und Abläufe. Für unsere Zwecke sind sie gut geeignet:  SmartArt zeichnet Schaubilder selbst und nimmt Ihnen das zeitaufwendige Formatieren von Formen ab.  Sie sind intuitiv und ohne größere Einarbeitung zu bedienen. Denn die Befehle und der Funk‐ tionsumfang sind auf das Wesentliche beschränkt. Ein SmartArt erstellen Sie wie folgt: 1. Markieren Sie die Zelle, in der Sie das SmartArt einfügen möchten. 2. Gehen Sie im Menüband zu EINFÜGEN . 3. Klicken Sie in der Kategorie Illustrationen auf die Schaltfläche SmartArt . 4. Gehen Sie in dem Dialogfeld SmartArt-Grafiken auswählen zu der Kategorie Liste . 5. Wählen Sie ein Layout aus (z. B. Bildakzentliste mit Titel). 6. Das SmartArt wird eingefügt. Auf der linken Seite ist der Textbereich. − Er enthält Platzhalter mit zwei Gliederungsebenen. <?page no="101"?> 102 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.3: Schaltfläche SmartArt − Hier können Sie Ihre Texte eintragen. 7. Schreiben Sie in die erste Zeile: Menü . 8. Schreiben Sie in die nächste Zeile Dokumentation . 9. In die dritte Zeile tragen Sie Investitionsrechnung ein. Abbildung 2.4: In SmartArt Text eintragen 10. Nach dem dritten Texteintrag kommen Sie an das Ende der vorgegebenen Liste. Drücken Sie nach dem letzten Eintrag ® , um weitere Absätze zu öffnen. 11. Tragen Sie in den neuen Absatz den Text „Übung“ ein. 12. Sie beenden die Eingaben, indem Sie mit dem Mauszeiger neben das SmartArt klicken. Mit wenigen Handgriffen haben Sie eine Übersicht erzeugt. Mit den Zeichenwerkzeugen von Ex‐ cel hätten Sie weitaus mehr Zeit aufwenden müssen. <?page no="102"?> 2.2 Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren 103  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.5: Das fertige SmartArt Praxistipp: Eingabe von Texten in ein SmartArt Um in einem SmartArt einen Text einzugeben, nutzen Sie folgende Tasten: Drücken Sie ® , um einen neuen Absatz zu erzeugen. Um Texte eine Ebene tiefer anzuordnen, drücken Sie » . Um auf die nächsthöhere Ebene zurückzukehren, drücken Sie ¸ + » . Übungsaufgabe mit Excel 2.2: Ein SmartArt in Formen umwandeln Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_2 (Arbeitsblatt Ü 2.2). Das SmartArt hat Ihnen geholfen, einfach eine formatierte Struktur zu erzeugen. Ein Smart- Art lässt sich jedoch nicht mit Hyperlinks verbinden, um ein Menü zu erstellen. Dazu müssen Sie das SmartArt konvertieren. Sie erhalten so eine Gruppe von Formen, die sich leicht anpas‐ sen, positionieren und mit Hyperlinks verbinden lässt. Merke: Bevor Sie das SmartArt umwandeln, prüfen Sie bitte, ob Sie alle Texte eingegeben haben und die Reihenfolge und Gliederung richtig sind. Denn der Umwandlungsprozess lässt sich nicht mehr umkehren. 1. Markieren Sie das SmartArt . 2. Gehen Sie zu der Registerkarte SmartArt-Tools  Entwurf . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche in Formen konvertieren . − Das SmartArt wird hierdurch in seine Elemente aufgelöst, − die sich individuell bearbeiten lassen. <?page no="103"?> 104 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.6: Schaltfläche in Formen konvertieren Übungsaufgabe mit Excel 2.3: SmartArt optisch aufbereiten Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_2 (Arbeitsblatt Ü 2.3). Nachdem Sie das SmartArt in einzelne Formen umgewandelt haben, können Sie die Formen nachbearbeiten. Es ist beispielsweise möglich Farben, Rahmen und Schattierungen anzupassen. Bei Bedarf können Sie die Formen neu anordnen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das umgewandelte SmartArt . 2. Wählen Sie im Kontextmenü Gruppieren . 3. Bewegen Sie sich mit dem Mauszeiger über Gruppieren und klicken auf Gruppierung aufheben . Mit diesem Schritt können Sie nun jede Form einzeln bearbeiten. 4. Wollen Sie beispielsweise die Farbe anpassen, gehen Sie zu der Registerkarte Format . Abbildung 2.7: Schaltfläche Gruppierung aufheben <?page no="104"?> 2.2 Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren 105  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.8: Registerkarte Zeichentools/ Format 5. Unter Formenarten finden Sie zahlreiche Farb‐ und Formeffekte. − Formatieren Sie die Formen entsprechend Ihrer Gestaltungsrichtlinie. − Nutzen Sie gemeinsame Farben für Arbeitsblätter, die in enger Verbindung stehen (z. B. Modul Berechnung Umsatz, Modul Datenimport Umsatz). − Bitte achten Sie darauf, Ihr Arbeitsblatt auf Farbdiät zu halten. 6. Abschließend ist es wichtig, die Schriftgröße manuell einzustellen: Gehen Sie zu START  Schriftart  Schriftgröße . Stellen Sie die Schriftgröße ein (z .B. 19). − Denn die Grundeinstellung eines SmartArt sieht vor, dass die Schriftgröße sich an die Textmenge anpasst. − Je mehr Text eingegeben wird, desto kleiner wird die Schrift. Abbildung 2.9: Schrift festlegen <?page no="105"?> 106 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 2.4: Menü per Hyperlink mit Arbeitsblättern verbinden Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_2 (Arbeitsblatt Ü 2.4). Mit diesem Schritt sorgen Sie dafür, dass die vorbereiteten Formen ihre Funktion als Menüpunk‐ te erfüllen. Dazu verbinden Sie jede einzelne Form per Hyperlink mit dem entsprechenden Arbeitsblatt. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Form (z. B. mit der Beschriftung „Übung“). 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Hyperlink aus. 3. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Hyperlink einfügen . Abbildung 2.10: Dialogfeld Hyperlink bearbeiten 4. Wählen Sie Aktuelles Dokument . 5. In das Feld Geben Sie den Zellbezug ein: tragen Sie A1 ein. Abbildung 2.11: Dialogfeld Hyperlink einfügen 6. In dem Auswahlfeld Oder wählen Sie eine Stelle im Dokument klicken Sie auf das Arbeitsblatt, mit dem Sie den Menüpunkt verbinden möchten (hier z. B. Ü 2.6). <?page no="106"?> 2.2 Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren 107  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Quickinfo . 8. Tragen Sie in das Feld einen kurzen Hinweis über den Hyperlink ein. − Lässt man das Feld frei, zeigt Excel den kompletten Pfad, wenn man mit der Maus über den Hyperlink fährt. − Diesen Schönheitsfehler können Sie nur vermeiden, indem Sie das Textfeld ausfüllen. Tipp: Ein Leerzeichen genügt. 9. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab. 10. Wiederholen Sie die Schritte für alle anderen Menüpunkte. Überprüfen Sie Ihr Menü. Klicken Sie auf einen Menüpunkt, um zu sehen, wohin der Mauszeiger springt. 2.2.2 Mit Hyperlinks Querverweise in Arbeitsblättern herstellen Wir haben in der Übung zuvor einen Hyperlink dazu verwendet, eine Übersicht der Arbeits‐ blätter in Form eines Menüs zu erstellen. Hyperlinks eignen sich auch dazu, Querverweise zu anderen Stellen im Dokument zu erstellen. Mit einem Hyperlink verkürzen Sie die Wege zwischen Informationen und ersparen sich zeit‐ raubendes Scrollen. In umfangreichen Arbeitsmappen mit vielen Arbeitsblättern und Modulen ist das von Vorteil. So gelangen Sie per Knopfdruck beispielsweise direkt in das Menü, zu dem Modul Annahmen oder Ergebnis . Übungsaufgabe mit Excel 2.5: Mit Hyperlinks Querverweise erstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_2 (Arbeitsblatt Ü 2.5). 1. Gehen Sie zu EINFÜGEN . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Textfeld . 3. Ziehen Sie das Textfeld mit der Maus auf. Abbildung 2.12: Menü Einfügen und Schaltfläche Textfeld 4. Schreiben Sie in das Textfeld z. B. „Menü“. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Symbol . Mit Symbolen (z. B. ein Pfeil) wird der Charakter der Hyperlinks deutlicher. 6. Wechseln Sie beispielsweise zu der Schriftarten Wingdings oder Webdings . Dort finden Sie u. a. Pfeile. 7. Wählen Sie einen Pfeil aus. <?page no="107"?> 108 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 8. Drücken Sie Einfügen . 9. Verlassen Sie das Menü mit Schließen . Abbildung 2.13: Menü Symbole 10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld . 11. Gehen Sie im Kontextmenü zu Größe und Eigenschaften . 12. Wählen Sie unter Eigenschaften Von Zellposition und -größe unabhängig . Abbildung 2.14: Eigenschaften <?page no="108"?> 2.2 Große Arbeitsmappen mit Menü und Hyperlinks organisieren 109  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Damit gewährleisten Sie, dass der Hyperlink mit dem Textfeld stets gleich groß ist. Auch wenn auf dem Arbeitsblatt die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe verändert werden. − Mit Objekt drucken bestimmen Sie, ob der Hyperlink ausgedruckt wird. 13. Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf das Textfeld . 14. Gehen Sie im Kontextmenü zu Form formatieren . Abbildung 2.15: Keine Füllung 15. Stellen Sie ein: Keine Füllung . 16. Stellen Sie zusätzlich ein: Keine Linie . 17. Formatieren Sie die Schrift des Textes und des Pfeiles mit einer Farbe (Empfehlung: das Blau, mit dem Sie die Arbeitsblatt‐Überschrift formatiert haben). 18. Um mit dem Textfeld einen Hyperlink zu erstellen, gehen Sie wie in der vorigen Übungsaufgabe mit Excel 2.4 vor (Menü per Hyperlink mit Arbeitsblättern verbinden). Ver‐ binden Sie das Textfeld mit dem Arbeitsblatt Ü 2.6 . 2.2.3 Gemeinsamkeiten von Arbeitsblättern durch farbige Blattregister signalisieren Wir haben gelernt, Farben haben eine Funktion und sie dienen nicht der reinen Dekoration. Set‐ zen Sie Farben beispielsweise ein, um zu zeigen, dass bestimmte Arbeitsblätter eine Gruppe bil‐ den. Oder heben Sie einzelne Arbeitsblätter hervor, indem Sie das Blattregister mit einer Farbe kennzeichnen. Übungsaufgabe mit Excel 2.6: Farbe eines Blattregisters ändern Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_2 (Arbeitsblatt Ü 2.6). 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister . 2. Gehen Sie im Kontextmenü zu Registerfarbe . 3. Wählen Sie eine Designfarbe . <?page no="109"?> 110 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4. Sobald Sie zu einem anderen Arbeitsblatt wechseln, sehen Sie die neue Farbe des Blattregisters . Abbildung 2.16: Farbe des Blattregisters ändern 2.3 Die ultimative Gedächtnishilfe: Mustervorlage Sie haben im ersten Kapitel erfahren, wie man ein Arbeitsblatt in Form bringt. Im zweiten Kapi‐ tel haben Sie gesehen, wie man eine ganze Arbeitsmappe organisiert. Excel bietet Ihnen mit einer Arbeitsmappenvorlage die Möglichkeit, eine Mustervorlage für neue Aufgaben einzusetzen. Sie sparen zukünftig Zeit. So können Sie die Formatvorlagen für die Module, die Dokumentation, das Menü, für die Hyperlinks etc. immer wieder einsetzen. Sie können einen Schritt weitergehen und für spezielle Aufgaben eine Mustervorlage zusammen‐ stellen: Beispielsweise für das monatliche Reporting, für regelmäßige Investitionsentscheidun‐ gen oder für Unternehmensbewertungen. Hierzu fügen Sie zusätzlich zu den Formatvorgaben noch Module für Berechnungen, Datenimport, Annahmen etc. ein. Ihre Mustervorlage enthält somit neben den richtigen Formaten auch Formeln, Funktionen und Verknüpfungen. Zukünftig können Sie sich als BWLer darauf konzentrieren, eine Entscheidung vorzubereiten und durchzuführen. Damit Ihre Arbeitsmappenvorlage eine Best‐of‐Mappe wird,  holen Sie sich nützliche Formate aus Ihren anderen Dateien und  entfernen anschließend alle nicht mehr benötigten Elemente. 2.3.1 Formatvorlagen aus anderen Arbeitsmappen nutzen Übungsaufgabe mit Excel 2.7: Eigene Formatvorlagen zusammenführen Sie können Ihre selbst erstellten Formatvorlagen nur in der Arbeitsmappe einsetzen, in der Sie sie erstellt haben. Möchten Sie die wertvolle Arbeit auch in anderen Arbeitsmappen nutzen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Quell‐Arbeitsmappe mit Ihren Formatvorlagen . 2. Öffnen Sie die Ziel‐Arbeitsmappe, in die Sie die eigenen Formatvorlagen einfügen wollen. 3. Gehen Sie in der Ziel‐Arbeitsmappe zu START  Formatvorlagen . 4. Es öffnet sich das Menü Zellenformatvorlagen . <?page no="110"?> 2.3 Die ultimative Gedächtnishilfe: Mustervorlage 111  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.17: Formatvorlagen zusammenführen 5. Wählen Sie Formatvorlagen zusammenführen . 6. Markieren Sie im Dialogfeld Formatvorlagen zusammenführen die Quell‐Arbeits‐ mappe, aus der Sie die Vorlagen übernehmen wollen. 7. Beenden Sie mit OK . Die importierten Formatvorlagen finden Sie im Katalog im Abschnitt Benutzerdefiniert alphabetisch geordnet. Haben Sie in der Quell‐ und Ziel‐Arbeitsmappe eine Formatvorlage mit gleichem Namen und Formatinhalt, fordert Sie Excel auf, sich zu entscheiden: „Formatvorlagen mit gleichem Namen zusammenführen? “ Abbildung 2.18: Dialogfeld bei gleichen Formatvorlagen <?page no="111"?> 112 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  Antwort Ja: Die Formatvorlage wird aus der anderen Arbeitsmappe übernommen und ersetzt die bestehende aus der aktiven Arbeitsmappe.  Antwort Nein: Excel übernimmt nur die Formatvorlagen mit eindeutigen Namen - die mit gleichen Namen nicht.  Antwort Abbrechen: Damit brechen Sie den Vorgang ab und es wird keine Formatvorlage übertragen. 2.3.2 Arbeitsmappe aufräumen Mit der Zeit sammeln sich in Arbeitsmappen zahlreiche Formatvorlagen für Zahlen, Texte, Über‐ schriften etc. an. Dies passiert besonders dann, wenn es keine Gestaltungsrichtlinien gibt. Ver‐ wenden mehrere Anwender ihre eigenen Formatierungen und sie fügen Inhalte aus deren Ar‐ beitsmappen bei Ihnen ein, werden die Formatvorlagen auch bei Ihnen wirksam. Am Ende haben Sie ein undurchschaubares Formatvorlagenchaos. Abbildung 2.19: Chaos in den Formatvorlagen 2.3.2.1 Aufräumen - Schritt 1: Nicht benötigte Formatvorlagen löschen Übungsaufgabe mit Excel 2.8: Formatvorlagen löschen Sie können Formatvorlagen löschen. Nur die Formatvorlage Standard ist davon ausge‐ nommen. Bitte beachten Sie jedoch, dass damit nicht nur die Formatvorlage aus dem Katalog entfernt wird. Gleichzeitig werden auch die Formate aller Zellen entfernt, die mit der gelöschten Formatvorlage formatiert wurden. Merke: Formatvorlagen-Katalog aufräumen Der von Excel gelieferte Formatvorlagen‐Katalog enthält auch Vorlagen, die man nicht be‐ nötigt. Um Platz im Katalog zu schaffen, löschen Sie die nicht notwendigen. Eine Formatvorlage löschen: 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. In der Kategorie Formatvorlage finden Sie die Zellenformatvorlagen . 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zellenformatvorlage , die Sie löschen wollen. 4. Wählen Sie im Kontextmenü Löschen . <?page no="112"?> 2.3 Die ultimative Gedächtnishilfe: Mustervorlage 113  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.20: Formatvorlage löschen 2.3.2.2 Aufräumen - Schritt 2: Formatvorlagenchaos beseitigen mit Suchen und Ersetzen Sie haben in Ihrer Arbeitsmappe benutzerdefinierte Formate, wie Sie es im ersten Kapitel bei‐ spielsweise für Prozentangaben definiert haben. Das Problem: Das Format wurde auf viele Zellen manuell angewendet. Sie stellen sich die Frage, wie Sie am effektivsten die einzelnen Zellenfor‐ mate anpassen. Wäre es eine Formatvorlage, müssten Sie nur die entsprechende Formatvorlage ändern. Mit einem Arbeitsgang hätten Sie das Problem gelöst. Aber auch hier: Mit einem Trick macht es Ihnen Excel einfach. Sie müssen nicht jede Zelle erneut formatieren. Es sucht und ersetzt für Sie benutzerdefinierte Zahlenformate. Übungsaufgabe mit Excel 2.9: Benutzerdefinierte Zahlenformate suchen und ersetzen 1. Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte START (Abbildung 2.21). Abbildung 2.21: Voreingestelltes Such‐Format löschen <?page no="113"?> 114 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2. Klicken Sie unter Bearbeiten auf Suchen und Auswählen . Schneller geht es mit der Tastenkombination: STRG ¼ + h 3. Wählen Sie Ersetzen . 4. Klicken Sie auf Optionen (Abbildung 2.22). Abbildung 2.22: Löschen Format suchen 5. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Format . 6. Falls in dem Feld links von Format Vorschau * erscheint, dann löschen Sie das voreinge‐ stellte Such‐Format. Drücken Sie dazu die Schaltfläche Löschen: Format von Zelle suchen . 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format von Zelle wählen (Abbildung 2.23). Abbildung 2.23: Format von Zelle wählen 8. Wenn Sie die Schaltfläche Format von Zelle… gewählt haben, verwandelt sich der Maus‐ zeiger in ein kleines Kreuzchen mit einem Stift. Markieren Sie damit die Zelle, die das zu än‐ dernde Format enthält (Abbildung 2.24). 9. Wiederholen Sie den Vorgang für das zu ersetzende Format (Austausch‐Format). − Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Format (auf der Ebene von Ersetzen durch ). − Falls in dem Feld links von Format Vorschau * erscheint, dann löschen Sie das vorein‐ gestellte Such‐Format mit der Schaltfläche Löschen: Format von Zelle suchen . 10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format von Zelle wählen … 11. Wenn Sie die Schaltfläche Format von Zelle… gewählt haben, verwandelt sich der Maus‐ zeiger in ein kleines Kreuzchen mit einem Stift. Markieren Sie damit die Zelle, die das zu er‐ setzende Format (Austausch‐Format) enthält. 12. Um alle Zellen mit dem bisherigen Zahlenformat durch das neue Zahlenformat zu ersetzen, klicken Sie Alle ersetzen . <?page no="114"?> 2.3 Die ultimative Gedächtnishilfe: Mustervorlage 115  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 2.24: Zu ändernde Zelle markieren Abbildung 2.25: Zu ersetzende Zelle markieren 2.3.2.3 Aufräumen - Schritt 3: Extremkur - Alle Formate löschen In Excel können Sie mit einem Befehl alle Formate beseitigen. Es ist jedoch die Ultima Ratio, um eine Grundlage für Ihre Arbeitsmappenvorlage zu schaffen. Denn mit diesem Schritt wer‐ den von allen Zellen die Formatierungen entfernt - auch Linien, Rahmen, Farben, Einrückungen etc. Es bleibt das Standardschriftformat. Übungsaufgabe mit Excel 2.10: Extremkur - Alle Formate löschen 1. Gehen Sie zu START . 2. In der Kategorie Bearbeiten finden Sie Löschen . 3. Wenn Sie es sich gut überlegt haben, drücken Sie auf die Schaltfläche Formate löschen . Abbildung 2.26: Alle Formate löschen <?page no="115"?> 116 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2.3.2.4 Für Ästheten und Faulpelze: Mit Gruppieren gleiche Strukturen für mehrere Arbeitsblätter erzeugen Sie haben eine komplexe Mustervorlage, die aus zahlreichen Arbeitsblättern mit vielen Modulen besteht. Möchten Sie beispielsweise auf jedem Arbeitsblatt an der gleichen Stelle ein Copyright eintragen, dann müssen Sie nicht jedes Arbeitsblatt einzeln bearbeiten. Übungsaufgabe mit Excel 2.11: Gruppieren von Arbeitsblättern Mit Gruppieren erledigen Sie zeitgleich Arbeiten auf mehreren Arbeitsblättern. Der Vorteil von gruppierten Arbeitsblättern ist: Eingaben, Änderungen oder Formatierungen wirken sich auf alle ausgewählten Arbeitsblätter aus. Zusammenhängende Arbeitsblätter gruppieren: 1. Klicken Sie mit der linken Maustaste das erste Blattregister an. 2. Während Sie ¸ gedrückt halten, klicken Sie auf das Blattregister des letzten Arbeits‐ blattes der zu gruppierenden Reihe. Einzelne Arbeitsblätter gruppieren: 1. Halten Sie STRG ¼ gedrückt, während Sie einzelne Blattregister mit der linken Maus‐ taste anklicken. Alle Arbeitsblätter gruppieren: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Blattregister . 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Alle Blätter auswählen . Abbildung 2.27: Alle Arbeitsblätter gruppieren Praxistipp: Hinterlassen Sie Arbeitsblätter so, wie Sie sie vorfinden möchten In der Programmierung ist es ein guter Brauch, Arbeitsblätter so abzuspeichern, dass die aktive Zelle links oben ist. Öffnen Sie das Arbeitsblatt wieder, müssen Sie sich nicht orientieren. Sie sind stets in der gleichen Zelle A1 . Bevor Sie Ihre Arbeitsmappenvorlage erstellen, positionieren Sie die aktive Zelle in allen Arbeitsblättern jeweils in die Zelle A1 . Gruppieren Sie dazu alle Arbeitsblätter, wie oben gezeigt. Setzen Sie den Mauszeiger in Zelle A1 mit STRG ¼ + Pos1 « und beenden die Gruppierung , indem Sie auf ein beliebiges Blattregister klicken. <?page no="116"?> 2.3 Die ultimative Gedächtnishilfe: Mustervorlage 117  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 2.3.3 Mustervorlage erstellen und nutzen Sie haben Ihre Mustervorlage mit allem vorbereitet, was Sie zukünftig benötigen:  Die Arbeitsmappe enthält Designfarben .  Die Schriftart ist festgelegt.  Wichtige Inhalte wie Daten, Texte, Formeln, Berechnungen und Verknüpfungen sind in Modu‐ len vorhanden.  Es liegen formatierte Mustermodule vor.  Formatvorlagen für wichtige Zellarten und Bedingte Formate sind hinterlegt.  Die notwendige Zahl an Arbeitsblättern ist vorhanden.  Alle Arbeitsblätter haben einen Blattregisternamen.  Das Seitenlayout, die Kopf‐ und Fußzeilen, Seitenränder sind eingerichtet.  Die Zeilenhöhen und Spaltenbreiten sind festgelegt. Übungsaufgabe mit Excel 2.12: Mustervorlage erstellen und nutzen 1. Gehen Sie zu DATEI . 2. Klicken Sie auf Speichern unter . 3. Wählen Sie den Speicherort aus. 4. Im Dialogfeld Speichern unter wählen Sie als Dateityp Excel-Vorlage (*.xltx) . Abbildung 2.28: Mustervorlage speichern <?page no="117"?> 118 2 Gedächtnishilfe für BWLer: Arbeiten in Excel organisieren und sichern 5. Es öffnet sich der Standardordner für persönliche Vorlagen. 6. Geben Sie Ihrer Mustervorlage einen Namen und speichern Sie die Vorlage ab. Sie möchten Ihre Mustervorlage einsetzen: 1. Gehen Sie zu DATEI . 2. Klicken Sie auf Neu . 3. Gehen Sie zu PERSÖNLICH . 4. Klicken Sie auf die Mustervorlage und Excel öffnet eine Kopie. Abbildung 2.29: Mustervorlage öffnen <?page no="118"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen Lernziele In diesem Kapitel lernen Sie Schritt für Schritt:  Wie Sie Berechnungen vorbereiten, indem Sie Ihre Aufgaben und Ziele definieren.  Wie Sie Formeln eingeben.  Wie Sie der Funktionsassistent und seine Schwestern unterstützen.  Wie Sie Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen und doku‐ mentieren zu können.  Wie Sie eine Namensliste erstellen.  Welche Varianten es neben dem Kommentar gibt.  Wie Sie die Bedingte Formatierung und variable Texte nutzen, um Ergebnisse zu interpretieren. 3.1 Berechnungen vorbereiten Excel ist eine leicht zu bedienende Tabellenkalkulations‐Software. Sie verleitet dazu, schnell Formeln einzugeben, ohne sich sorgfältig vorzubereiten. Selbst erfahrene Excel‐Anwender fügen Formeln, Funktionen und Verknüpfungen ein und löschen sie später wieder. Gelegentlich fragt man sich, was z. B. eine bestimmte Verknüpfung bewirken soll. Arbeitsmappen, die auf diese Weise entstehen, haben Nachteile:  Sie enthalten potenzielle Fehler.  Sie können nur mit größerem Aufwand überprüft werden.  Sie sind nicht flexibel genug, um erweitert zu werden.  Sie verfehlen im schlimmsten Fall das Ziel. Gehen Sie strukturiert vor, wenn Sie BWL‐Aufgaben mit Excel lösen. Es erfordert zugegebener‐ maßen mehr Vorbereitungszeit. Gleichzeitig verringert es jedoch deutlich die spätere Entwick‐ lungszeit, da weniger Fehler korrigiert werden müssen. Mit einer guten Vorbereitung ist es nur eine mechanische Aufgabe, die Arbeitsblätter mit Formeln, Funktionen und Verknüpfungen zu füllen. Aufgaben und Ziele definieren Je komplexer und intransparenter eine BWL‐Aufgabe ist, desto wichtiger wird es, die Aufgabe, den Zweck und das Ziel klar zu erfassen. Finden Sie Antworten auf die Fragen:  Welche Aufgabe soll gelöst werden?  Was ist das Ziel?  Was soll die Arbeitsmappe leisten?  Wie wird die Arbeitsmappe genutzt und von wem? <?page no="119"?> 120 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Die Aufgabe und das daraus abgeleitete Anforderungsprofil bestimmen den Inhalt, die Art und den Ablauf des Lösungswegs. Entwickeln Sie eine Excel‐Lösung zielgerichtet für Ihre Aufgabe. Ein allgemeingültiges für alle Aspekte zugeschnittenes Generalmodell ist ineffizient, da mit der zunehmenden Komplexität auch das Fehlerpotenzial ansteigt und die Zuverlässigkeit und Aus‐ sagekraft abnimmt. Um eine Investition zu beurteilen, benötigt man Aussagen über die zu erwarteten Erlöse am Ab‐ satzmarkt. Eine Konjunkturprognose der Weltwirtschaft ist weder erforderlich noch zielführend. Beispiel: Aufgaben und Ziele des Investitionsbeispiels Fragen Antworten mit Problemeingrenzung Was ist die Aufgabe/ Ziele? Investitionen in Anlagevermögen beurteilen. Welche Arten von Investitio‐ nen sollen berechnet werden? Neuinvestitionen Welches Verfahren soll ange‐ wandt werden? Kapitalwertmethode Planungszeitraum? 4 Jahre Woher kommen die Daten? Interne Quellen (Abteilungen Rechnungswesen, Produktion u. a.) Welche Werttreiber sind wichtig? Zahlungen für Anschaffung und Weiterveräußerung des Anlage‐ vermögens, Umsatz, Material, Personal, Instandhaltung und sons‐ tige Zahlungen. Was kann man vereinfachen? Steuerliche Aspekte, Inflation, unterjährige Zahlungen und Total‐ ausfall der Investition werden ausgeblendet. Wer wird mit dem Investiti‐ onsbeispiel arbeiten? Geschäftsleitung und erfahrene Mitarbeiter aus dem Rechnungs‐ wesen. Die Liste der Themen ließe sich beliebig verlängern. Es ist wichtig, dass man in der Vorberei‐ tungsphase sorgfältig vorgeht. Denn die Problemeingrenzung bedeutet gleichzeitig eine Ein‐ schränkung der potenziellen Lösungswege. 3.2 Jetzt wird mit Excel gerechnet Formeln direkt in eine Zelle einzugeben, ist der einfachste Weg, um mit Excel zu rechnen. Geben Sie beispielsweise in die Zelle B13 folgende Formel ein: =B8+B9+B10+B11+B12 Sie erhalten so die Summe der Zellen. 3.2.1 Assistenten für Formeln Excel bietet eine große Fülle an Funktionen aus unterschiedlichen Anwendungsgebieten an. Hier den Überblick zu behalten, ist auch für erfahrene Anwender eine Herausforderung. Abbildung 3.1: Die Funktionsbibliothek <?page no="120"?> 3.2 Jetzt wird mit Excel gerechnet 121  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 3.1: Funktionsassistent Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.1). Bei fünf Positionen ist es noch praktikabel, die einzelnen Zellen mit Plus‐Zeichen manuell zu addieren. Stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere 100 Positionen in einer Spalte, die Sie addieren möchten. Dann wird es zeitaufwendig und es ist nicht auszuschließen, dass man einzelne Zellen übersieht. Daher brauchen wir eine Funktion, mit der uns Excel unterstützt. Für den Fall, dass Sie nicht wissen, welche Funktion für die Lösung einer Aufgabe benötigt wird, stellt Ihnen Excel eine komfortable Suche zur Verfügung: Die Funktionsbibliothek . 1. Markieren Sie die Zelle D5 , in der Sie eine Summe bilden wollen. 2. Gehen Sie im Menüband zu FORMELN . 3. Öffnen Sie den Funktionsassistenten: Funktionsbibliothek  Funktion einfügen . 4. Geben Sie in das Textfeld Funktion suchen eine Umschreibung der gewünschten Funktion ein, zum Beispiel: „Summe“. − Bitte wählen Sie unter Kategorie auswählen : Alle . − Haben Sie eine andere Kategorie (z. B. Zuletzt ) eingestellt, findet der Funktions ‐ Assistent die Funktion unter Umständen nicht. − Sobald der Funktions ‐ Assistent geeignete Vorschläge gefunden hat, wechselt das Feld in Empfohlen . Abbildung 3.2: Funktionen suchen 5. Bestätigen Sie mit OK . 6. Excel schlägt Ihnen daraufhin eine Auswahl an Funktionen vor, die hilfreich für Ihre Zwecke sein können. <?page no="121"?> 122 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − An oberster Stelle der Vorschlagsliste steht die Funktion SUMME . − Im unteren Teil des Dialogfeldes wird Ihnen die Funktion kurz erläutert („Summiert die Zahlen in einem Zahlenbereich“). Offenbar ist das die geeignete Funktion für unsere Auf‐ gabe. − Klicken Sie auf die passende Funktion (hier im Beispiel: SUMME ). 7. Um die Funktion einzufügen, drücken Sie OK . 8. Der Dialog Funktionsargumente erscheint. 9. Excel schlägt Ihnen bereits einen Bereich vor, der addiert werden soll: D3: D4 10. Akzeptieren Sie den Vorschlag mit OK . 11. Excel hat in Zelle D5 folgende Formel eingetragen: =SUMME(D3: D4) Abbildung 3.3: Dialog Funktionsargumente Überprüfen Sie das Ergebnis. Überschlagen Sie zunächst im Kopf das Ergebnis der Berechnung. Es hilft, Fehler in Formeln zu entdecken. Kommen Sie zum gleichen Ergebnis? Dann hat Excel richtig gerechnet. Ergebnisse ohne Formeln schnell prüfen Wenn Sie auf die Schnelle die Summe von mehreren Positionen wissen wollen, markieren Sie die Zellen. In der Statusleiste sehen Sie sofort das Ergebnis (Abbildung 3.4). Die Statusleiste hat noch mehr zu bieten als die SUMME . Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SUMME in der Statusleiste. Es erscheint ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen. Sie kön‐ nen frei festlegen, welche Funktionen in der Statusleiste angezeigt werden. Beispielsweise gibt es Mittelwert, Anzahl der Werte, Minimum und Maximum. <?page no="122"?> 3.2 Jetzt wird mit Excel gerechnet 123  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.4: Statusleiste Die schnellen Geschwister des Funktionsassistenten Wenn Sie eine Funktion kennen, aber nicht genau wissen, wie sie aufgebaut ist, hilft Ihnen fol‐ gender Trick: 1. Beginnen Sie die Formel in eine Zelle einzugeben, zum Beispiel: „=Sum“ 2. Während Sie eingeben, macht Excel Ihnen Vorschläge. Abbildung 3.5: Vorschläge während der Eingabe 3. Falls die richtige Funktion in dem kleinen Auswahlfenster erscheint, wählen Sie es mit einem Mausklick aus. 4. Daraufhin wird Ihnen aufgezeigt, welche Parameter für die Funktion notwendig sind. Eine weitere gute Unterstützung erhalten Sie mit der Tastenkombination STRG ¼ + ¸ + A . Ver‐ suchen Sie es: Beginnen Sie eine Funktion einzugeben. Geben Sie beispielsweise ein: =summe . Drücken Sie dann die Tastenkombination, um die Hilfe aufzurufen. Excel liefert Ihnen die Funkti‐ onsargumente. So können Sie leicht und fehlerfrei die Formel vervollständigen. Abbildung 3.6: Hilfe mit Tastenkombination <?page no="123"?> 124 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Formelansicht Stellen Sie sich vor, Sie haben von einem Kollegen eine umfangreiche Excel‐Arbeitsmappe erhal‐ ten. Dort sind zahlreiche Berechnungen, Funktionen und Verknüpfungen enthalten. Es wäre mühsam, jede einzelne Zelle anzuklicken, um den Inhalt zu analysieren. Mit FORMELN  Formeln anzeigen ändert Excel die Ansicht. Anstelle der Werte zeigt Excel die Formeln der Zellen. Abbildung 3.7: Formelansicht Merke: Aufbau von Formeln Bauen Sie Ihre Berechnungen stets so auf, dass sie über die Zeile oder Spalte hinweg einfach kopiert werden können. Anstatt alle Berechnungen manuell einzugeben, lassen sich mit den Befehlen Kopieren und Einfügen strukturell gleiche Berechnungen zeitsparend eingeben. Seien Sie allerdings vorsichtig, denn gelegentlich wird dabei der falsche Bereich gewählt. Die Vorteile von gleichartigen Formeln in Zeilen oder Spalten sehen Sie ausführlich in der Übungsaufgabe mit dem Investitionsbeispiel 3.2. Übungsaufgabe mit Excel 3.2: Mit Inhalte einfügen rechnen - ganz ohne Formeln Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.2). Um in Excel zu rechnen, brauchen Sie nicht immer Formeln. Möchten Sie in einer Spalte bei‐ spielsweise alle Werte um den Faktor 10 erhöhen, gehen Sie wie folgt vor. 1. Fügen Sie in eine beliebige Zelle (z. B. E9 ) den Wert 10 ein. 2. Kopieren Sie die Zelle E10 mit STRG ¼ + C . Die Zelle wird von einem sich bewegenden grünen Rahmen eingeschlossen. <?page no="124"?> 3.2 Jetzt wird mit Excel gerechnet 125  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.8: Inhalte einfügen 3. Markieren Sie die Zellen, die Sie erhöhen möchten (Bereich B7: B11 ). 4. Drücken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. 5. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Inhalte einfügen . 6. Aktivieren Sie in dem Dialogfeld Inhalte einfügen in der Kategorie Einfügen die Opti‐ on Formeln . 7. Aktivieren Sie in dem Dialogfeld Inhalte einfügen in der Kategorie Vorgang die Option Multiplizieren . Merke: Mit Inhalte einfügen schnell rechnen Mit Inhalte einfügen können Sie gleichartige Rechenoperationen an mehreren Zellen in einem Schritt durchführen. Bitte beachten Sie, dass Sie das Auswahlfeld Formeln akti‐ vieren. Auf diese Weise werden nur Berechnungen durchgeführt (zum Beispiel multipliziert oder subtrahiert). Die Formate bleiben unangetastet. 3.2.2 Üben Sie nun selbst: Mit Formeln im Investitionsbeispiel rechnen Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_3. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. <?page no="125"?> 126 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.1: Berechnungen des Investitionsbeispiels analysieren Verschaffen Sie sich mit der Formelansicht einen Überblick über das Arbeitsblatt Invest 3.1. Welche Formeln sind in dem Arbeitsblatt enthalten? Was könnten Sie verbessern? Die Lösungen finden Sie in den Arbeitsblättern Invest 3.1a Lösung und Invest 3.1b Lösung. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.2: Formeln einsetzen und Modulstruktur verbessern Setzen Sie Ihre Vorschläge aus der vorangegangenen Übungsaufgabe im Arbeitsblatt Invest 3.2 um. Verbessern Sie die Berechnungen und den Aufbau des Investitionsbeispiels. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.3: Mit der Funktion Nettobarwert rechnen In der vorangegangenen Übungsaufgabe haben Sie die Berechnung des Diskontierungsfaktors verbessert. Alternativ ist es möglich, den Kapitalwert mit einer Excel‐Funktion direkt zu rechnen. Sie sparen die Zwischenschritte mit dem Diskontierungsfaktor. Suchen Sie im Funktionsassistenten die Funktion für den Nettobarwert und fügen ihn in Zelle G23 im Arbeitsblatt Invest 3 . 3 ein. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.3 Lösung. 3.3 Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können Solange Sie Ihre Aufgabe auf einem Arbeitsblatt übersichtlich lösen können, sind Formeln in der Form =A1+B2 einfach zu verstehen. Benötigen Sie jedoch viele Module und Arbeitsblätter für eine komplexe Aufgabe, haben Sie nicht mehr alles im Blick. Sie sehen nicht mehr, auf welche Zelle sich eine Formel bezieht. Sie müssen zwischen Arbeitsblättern springen und nach den Zel‐ len suchen. Zudem werden Formeln komplexer, zum Beispiel: ='Daten'! $G14+Annahmen! C$26-(Berechnungen! $H$7/ Berechnungen! $A3$7) . Namen und Kommentare helfen Ihnen, den Durchblick zu behalten. Sie sind eine weitere gute Möglichkeit, um zu dokumentieren. Zudem lassen sich so Formeln und Verknüpfungen schneller erstellen und Fehler vermeiden. 3.3.1 Namen Mit Excel kann man Namen an Zellen, Bereichen und Formeln vergeben. Sie können so in einer natürlichen Sprache formulieren. Übungsaufgabe mit Excel 3.3: Namen festlegen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.3). 1. Markieren Sie die Zelle C7 . 2. Gehen Sie in das Menüband zu FORMELN . <?page no="126"?> 3.3 Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können 127  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namen definieren . Alternativ: STRG ¼ + ALT ¾ + Å Abbildung 3.9: Namen definieren 4. Im Dialogfeld Neuer Name hat Excel bereits den Eintrag Mehrwertsteuersatz_Regelsatz aus der Spaltenbezeichnung in Zelle B7 übernommen. Sie können ihn auch anpassen, um beispielsweise ein Kürzel zu ergänzen, das über den Namen informiert (z. B. Ann_ für ei‐ ne Annahme). 5. Im Listenfeld Bereich wählen Sie Arbeitsmappe . − Mit der Auswahl Arbeitsmappe können Sie den Namen in der gesamten Arbeitsmappe nutzen. − Sie können auch festlegen, dass der Name nur auf einem Arbeitsblatt gültig sein soll. 6. In Kommentar haben Sie Platz, um Anmerkungen einzufügen. 7. In Bezieht sich auf sehen Sie, für welche Zelle der Name festgelegt wird. − Sie können die voreingestellte Zelle ändern, falls Sie z. B. vor dem Aufrufen von Namen definieren die falsche Zelle markiert hatten. − Praxistipp 1: Um den Bezug leichter ändern zu können, wechseln Sie mit à in den Bearbeitungsmodus . Damit können Sie den Bezug, wie in jeder anderen Zelle wie ge‐ wohnt bearbeiten. Ohne à fügt Excel Zellbezüge ein, wenn Sie Õ oder Ø drücken. − Praxistipp 2: Wird der Bezug nicht komplett angezeigt, weil das Dialogfeld zu klein ist. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die rechte untere Ecke des Dialogfeldes Neuer Name und ziehen Sie es auf die gewünschte Größe. 8. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK . Praxistipp: Regeln für Namensvergabe Bitte beachten Sie die folgenden Regeln, wenn Sie Namen vergeben (Quelle: Arendt‐Theilen, 2014, S. 482):  Damit Sie den Überblick über Ihre Namen behalten, beginnen Sie Namen mit einem Kürzel gefolgt von einem (_). − Beispielsweise Ann für Annahmen und Ber für Berechnungen. <?page no="127"?> 128 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Ist der Mehrwertsteuersatz_Regelsatz in den Annahmen festgelegt, dann sollte der Name lauten: Ann_Mehrwertsteuersatz_Regelsatz . − Der Vorteil der Schreibweise ist, in den Auswahllisten stehen die Namen in Gruppen zu‐ sammen und lassen sich so leichter finden.  Namen werden nicht akzeptiert, wenn sie nur aus Zahlen bestehen.  Das erste Zeichen eines Namens muss ein Buchstabe, ein Unterstrich (_) oder ein umgekehr‐ ter Schrägstrich (\) sein.  Innerhalb eines Namens sind Ziffern, Punkte (.) und Fragezeichen (? ) erlaubt.  Leerzeichen werden von Excel nicht angenommen.  Damit Namen nicht mit Zellbezügen verwechselt werden, erlaubt Excel keine Zellbezüge als Namen (z. B. A10). Falls Sie gegen die Regeln verstoßen, erhalten Sie eine Fehlermeldung und der Vorgang wird ab‐ gebrochen. Übungsaufgabe mit Excel 3.4: Namen mit Spaltenbezeichnung direkt festlegen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.4). Namen zu erstellen, geht auch schneller. Sie können Namen direkt aus den Spaltenbezeichnun‐ gen übernehmen. Excel kann Zellen direkt Namen zuweisen, wenn die Bezeichnungen für den Namen direkt neben, über oder unter den Werten stehen. 1. Markieren Sie den Bereich B8: C10 (einschließlich der Spaltenbezeichnungen). 2. Folgen Sie Formeln  Definierte Namen  Aus Auswahl Erstellen . 3. Wählen Sie im Dialogfeld Namen aus Auswahl erstellen den Auswahlpunkt Linker Spalte . 4. Bestätigen Sie mit OK . Mit einem Arbeitsschritt haben Sie für drei Mehrwertsteuersätze jeweils einen Namen festgelegt. Abbildung 3.10: Namen aus Auswahl erstellen Übungsaufgabe mit Excel 3.5: Namen manuell einsetzen - weniger Tippen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.5). Der Namens ‐ Manager zeigt Ihnen alle Informationen über die verwendeten Namen. Sie können hier Namen ändern, löschen und neue Namen anlegen. Sie kommen zum Namens ‐ Manager mit FORMELN  Namens ‐ Manager . <?page no="128"?> 3.3 Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können 129  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.11: Namens‐Manager Um die neuen Namen der Mehrwertsteuersätze aus der letzten Übungsaufgabe mit den Kürzeln für Annahmen ( Ann_ ) zu ergänzen, nutzen Sie den Namens-Manager : 1. Gehen Sie zu FORMELN . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namens ‐ Manager . 3. Sie befinden sich im Namens ‐ Manager . 4. Wählen Sie den Namen, den Sie ändern möchten (hier: z. B. Mehrwertesteuersatz _ befreit ). 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten . 6. Sie kommen in das Dialogfeld Name bearbeiten . 7. Ergänzen Sie bitte im Feld Name den Kürzel Ann_ . 8. Bestätigen Sie Ihre Änderung mit OK . 9. Sie kehren zurück zum Namens-Manager . Bestätigen Sie hier mit Schließen . Abbildung 3.12: Namen bearbeiten <?page no="129"?> 130 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 3.6: Namen manuell einsetzen - weniger Tippen Es ist einfach Namen zu verwenden. Die Intelligenz ( IntelliSense ‐ Liste ) von Excel hilft Ihnen. Sie müssen nicht den ganzen Namen eingeben. Nachdem Sie „=Ann“ eingegeben haben, erhalten Sie eine Auswahl, aus der Sie beispielswei‐ se den Namen Ann_Mehrwertsteuersatz_Regelsatz auswählen können. Sie sehen hier auch den Vorteil der Schreibweise mit Kürzeln. In großen Arbeitsmappen mit vielen Namen , finden Sie schnell alle Annahmen, da sie alle den Kürzel Ann im Namen enthalten. Abbildung 3.13: Mit Namen komfortabel arbeiten Übungsaufgabe mit Excel 3.7: Namen automatisch einsetzen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.7). In der vorangegangenen Übung haben Sie gelernt, wie Sie einen Namen manuell in eine Zelle ein‐ fügen. Nun haben Sie folgendes Problem in dem Beispiel: Bevor Sie den Namen in Zelle C7 festge‐ legt haben, war die Zelle bereits mit mehreren anderen Zellen ( C9: C11 ) verknüpft. Excel tauscht nicht automatisch die Zellenbezüge gegen den neuen Namen aus (z. B. =100+C7 in =100+Zelle_mit_neuem_Namen ). Abbildung 3.14: Bezüge zu Zellen mit nachträglich vergebenen Namen Sie müssen die Bezüge jedoch nicht manuell in allen Zellen mit dem neuen Namen austauschen. Dabei unterstützt Sie Excel: 1. Markieren Sie die Zellen, in die Sie den neuen Namen einsetzen möchten (hier: C9: C11 ). 2. Gehen Sie zu FORMELN . 3. Öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil die Auswahl Namen definieren . 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namen übernehmen . 5. Es öffnet sich das Dialogfeld Namen übernehmen . 6. Wählen Sie per Mausklick den gewünschten Namen aus (hier: Zelle_mit_neuem_Namen ). <?page no="130"?> 3.3 Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können 131  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.15: Namen übernehmen 7. Klicken Sie auf OK . Abbildung 3.16: Namen ausgetauscht - Ergebnis Übungsaufgabe mit Excel 3.8: Namen finden Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.8). Sie wollen zu einer Zelle mit einem Namen springen: Der schnellste Weg geht über das Namensfeld : 1. Das Namensfeld steht links unterhalb des Menübandes . 2. Öffnen Sie es mit dem kleinen Pfeil . Abbildung 3.17: Namen finden <?page no="131"?> 132 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Wählen Sie einen Namen aus der Liste. Excel springt sofort in die gewünschte Zelle. 4. Alternativ geht es auch mit Gehe zu . Drücken Sie dazu È . Hier sehen Sie einen weiteren Vorteil der Namen . Haben Sie viele Arbeitsblätter im Einsatz und wollen den Inhalt einer Zelle in einem anderen Arbeitsblatt sehen, müssen Sie die Zelle mühsam suchen. Haben Sie der Zelle einen Namen zugewiesen, benötigen Sie nur einen Klick auf das Namensfeld . Übungsaufgabe mit Excel 3.9: Namensliste erstellen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.9). Für das Modul Dokumentation können Sie eine Liste der verwendeten Namen erstellen: 1. Gehen Sie zu FORMELN . 2. Öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil die Auswahl In Formeln verwenden . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namen einfügen . 4. Drücken Sie auf die Schaltfläche Liste einfügen . Abbildung 3.18: Namensliste erstellen Die Namensliste lässt sich auch schneller mit Å einfügen. Sie können die Namen in der Namensliste auch mit Hyperlinks versehen. Sie haben hierdurch eine weitere Möglichkeit, um schnell zu Zellen mit Namen zu springen. 3.3.2 Kommentare Kommentare sind eine weitere Möglichkeit, um Ihre Arbeitsblätter zu dokumentieren. Mit ihnen können Sie Informationen direkt im Arbeitsblatt ablegen. Es werden keine Zellen ausge‐ füllt. Vielmehr werden Texte in ein Kommentarfeld (kleine gelbe Notiz) geschrieben. Beispiels‐ weise vermerken Sie hier:  die Aufgabe einer wichtigen Zelle, <?page no="132"?> 3.3 Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können 133  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt  den Aufbau einer Zelle (Bezug zu anderen Zellen, Formeln und Funktionen). Abbildung 3.19: Kommentar Zellen mit Kommentaren sind daran zu erkennen, dass sie rechts oben ein kleines rotes Dreieck besitzen. Der Kommentartext erscheint erst dann, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Zelle mit einem Kommentar zeigen. Der Kommentar wird wieder ausgeblendet, sobald Sie mit der Maus an einen anderen Ort zeigen. Übungsaufgabe mit Excel 3.10: Kommentar einfügen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.10). 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in die Sie einen Kommentar einfügen wollen. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Kommentar einfügen . 3. Schreiben Sie den gewünschten Text in den Kommentar . Alternativ können Sie einen Kommentar auch mit der Tastenkombination einfügen: ¸ + à Abbildung 3.20: Kommentare einfügen Übungsaufgabe mit Excel 3.11: Alle Kommentare anzeigen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.11). Damit Sie alle Kommentare eines Arbeitsblattes permanent einblenden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie zu ÜBERPRÜFEN . 2. Klicken Sie auf Alle Kommentare anzeigen . <?page no="133"?> 134 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.21: Alle Kommentare anzeigen Übungsaufgabe mit Excel 3.12: Variante 1 zum Kommentar : Der interne Kommentar Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.12). Sie können komplizierte Formeln um einen internen Kommentar erweitern. Das geht mit allen Formeln, die als Ergebnis einen Zahlenwert haben. Geben Sie hinter die Formel ein: +N("interner Kommentar") Mit +N ergänzt Excel einen Kommentar zu der Formel, ohne das Ergebnis oder Format zu beein‐ flussen. Sichtbar ist der Kommentar nur in der Bearbeitungszeile. Es wird keine kleine gelbe Notiz ausgeben. Übungsaufgabe mit Excel 3.13: Variante 2 zum Kommentar : Formelinhalte automatisiert anpassen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.13). Die beiden zuvor vorgestellten Kommentare haben einen Nachteil: Wenn Sie mit diesen Kom‐ mentaren Ihre Formeln dokumentieren, müssen Sie sie jedes Mal manuell anpassen, wenn sich Ihre Formeln ändern. Denn fügen Sie beispielsweise Zeilen oder Spalten ein, verändern sich die Zellbezüge in der Formel. Mit Excel 2013 gibt es eine neue Möglichkeit, Formeln zu dokumentieren. Mit FORMELTEXT passt Excel die Bezüge der dokumentierten Formel automatisch an. 1. In die Zelle E12 , die Sie als Dokumentationszelle nutzen wollen, geben Sie ein: = FORMELTEXT ( 2. Klicken Sie auf die Zelle mit der Formel ( C12 ), die Sie dokumentieren möchten. 3. Schließen Sie Ihre Eingabe mit ® ab. Die Formel steht nun für Dokumentationszwecke in der Zelle E12 . Sie lautetet: =SUMME(C10: C11) <?page no="134"?> 3.3 Namen und Kommentare verwenden, um Formeln leichter lesen zu können 135  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.22: Mit Formeltext automatisiert Formeln dokumentieren Übungsaufgabe mit Excel 3.14: Kommentare ausdrucken Die Standardeinstellungen von Excel sehen nicht vor, dass Kommentare ausgedruckt werden. Um Kommentare auszudrucken zu können, müssen Sie folgende Einstellungen in Excel anpassen. 1. Gehen Sie zu SEITENLAYOUT . 2. Klicken Sie in der Kategorie Blattoptionen auf den Dialogfeld‐Starterpfeil (kleines Drei‐ eck am unteren rechten Rand der Kategorie). 3. Es öffnet sich das Dialogmenü Seite einrichten . Abbildung 3.23: Seite einrichten <?page no="135"?> 136 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4. Gehen Sie zu der Registerkarte Blatt . 5. Ändern Sie die Einstellungen von Kommentare . Sie haben die Möglichkeit, − die Kommentare Am Ende des Blattes oder − wie auf dem Blatt angezeigt auszudrucken. 6. Schließen Sie mit OK ab. 3.3.3 Üben Sie nun selbst: Namen und Kommentar in das Investitionsbeispiel einfügen Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_3. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.4: Namen im Investitionsbeispiel Öffnen Sie das Arbeitsblatt Invest 3.4. Vergeben Sie an den Kapitalisierungszins (Zelle B7 ) den Namen Ann_Kapitalisierungszins . Tauschen Sie anschließend die einfachen Bezüge in den Zellen B20: F20 durch den neuen Namen Kapitalisierungszins aus. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.4 Lösung. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.5: Kommentar in das Investitionsbeispiel einfügen Öffnen Sie das Arbeitsblatt Invest 3.5. Fügen Sie den Kommentar „Einmalige Anschaffungsaus‐ zahlungen“ in Zelle A12 ein. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.5 Lösung. 3.4 Die Ergebnisse der Berechnungen zeigen Gute Excel‐Arbeitsmappen heben sich von Zahlenfriedhöfen dadurch ab, dass sie den Nutzern die Ergebnisse der Berechnungen schnell und direkt zugänglich machen. In Excel stehen Ihnen hierfür zwei Instrumente zur Verfügung:  Die WENN ‐Funktion, mit der Sie variable Meldungen generieren können und  die Bedingte Formatierung . 3.4.1 Farbe als Signal: Nachrichten mit der Bedingten Formatierung erzeugen Sie haben die Bedingte Formatierung bereits im ersten Kapitel kennengelernt. Wir haben sie dort verwendet, um zu signalisieren, inwieweit das Material einen bestimmten Schwellen‐ wert überschritten hat. Die Bedingte Formatierung eignet sich auch, um die Ergebnisse von Berechnungen farblich zu kennzeichnen. Beispielsweise formatieren Sie ein positives Ergebnis in Grün, ein negatives Ergebnis in Rot. Übungsaufgabe mit Excel 3.15: Bedingte Formatierung einfügen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.15). <?page no="136"?> 3.4 Die Ergebnisse der Berechnungen zeigen 137  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Die Bedingte Formatierung erlaubt es, Zellen abhängig vom Inhalt zu formatieren. Hier eine kurze Wiederholung. Sie möchten beispielsweise den Umsatz mit Grün formatieren, wenn er über dem Durchschnitt (>T€ 800) liegt: 1. Markieren Sie die Zelle C9 mit dem Ergebnis. 2. Gehen Sie zu START . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung . 4. Klicken Sie beispielsweise Regeln zum Hervorheben von Zellen . 5. Wählen Sie Größer als… 6. Klicken Sie in das linke Feld. Die Textmarke blinkt. Löschen Sie den Inhalt. 7. Markieren Sie die Zelle C10 , um den Zellbezug mit der Vergleichsgröße (größer als Durch‐ schnittsumsatz) herzustellen. 8. Wählen Sie im rechten Feld eine grüne Farbe aus. 9. Bestätigen Sie mit OK . Abbildung 3.24: Bedingte Formatierungen einfügen Testen Sie die Bedingte Formatierung . Geben Sie einen Wert unterhalb der Schwelle von 800 und einen weiteren Wert oberhalb von 1.000 ein. Wie verhält sich die Bedingte Formatierung ? Übungsaufgabe mit Excel 3.16: Bedingte Formatierung verwalten Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel (Arbeitsblatt Ü 3.16). Verwendet man häufiger die Bedingte Formatierung , kann man den Überblick verlieren, wo man sie eingesetzt hat. So gehen Sie vor, um die Bedingten Formatierungen in einem Ar‐ beitsblatt zu verwalten. 1. Gehen Sie im Menüband zu START . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung . 3. Klicken Sie auf Regeln verwalten . <?page no="137"?> 138 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.25: Regeln verwalten 4. Der Manager für Regeln zur Bedingten Formatierung öffnet sich. 5. Wählen Sie im Dropdown‐Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für : Dieses Arbeitsblatt . Übungsaufgabe mit Excel 3.17: Bedingte Formatierung löschen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.17). Möchten Sie eine Bedingte Formatierung löschen, führen Sie folgende Schritte aus: Wiederholen Sie die Schritte 1‐5 der vorangegangen Übungsaufgabe. 6. Wählen Sie die zu löschende Regel. 7. Klicken Sie auf Regellöschen . 8. Die Bedingten Formatierungen werden erst endgültig gelöscht, wenn Sie mit OK bestä‐ tigen. Abbildung 3.26: Bedingte Formatierungen löschen <?page no="138"?> 3.4 Die Ergebnisse der Berechnungen zeigen 139  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3.4.2 Texte als Signal: Mit variablen Texten informieren Belassen Sie es nicht bei „Ergebnis: 1.000“. Interpretieren Sie Ihre Ergebnisse. Beispielsweise mit: „Der Umsatz liegt mit T€ 1.000 über dem Durchschnitt der letzten drei Jahre (T€ 800).“ oder „Der Wert des Unternehmens ist größer als die drei größten Unternehmen in der Vergleichs‐ gruppe.“ Übungsaufgabe mit Excel 3.18: Variabler Text für Ergebnisse Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_3 (Arbeitsblatt Ü 3.18). So erstellen Sie das Ergebnis: „Der Umsatz liegt mit T€ 1.000 über dem Durchschnitt der letzten drei Jahre (T€ 800).“ Sie benötigen hierfür die WENN ‐Funktion. Sie wird angewendet, wenn eine Aktion von einer Be‐ dingung abhängig gemacht werden soll. Der Aufbau der WENN ‐Funktion ist: = WENN ( Prüfung ; Dann _ Wert ; Sonst _ Wert ): 1. Mit WENN prüfen Sie, ob eine Bedingung erfüllt ist. In unserem Beispiel: Liegt der Umsatz über dem Durchschnitt der letzten drei Jahre? 2. Das Ergebnis der Prüfung ergibt WAHR oder FALSCH . 3. Wird die Bedingung erfüllt, ist das Ergebnis der Prüfung WAHR . Es wird der Dann _ Wert ausgeführt: Der Umsatz liegt über dem Durchschnitt. 4. Wird die Bedingung nicht erfüllt, ist das Ergebnis der Prüfung FALSCH . Es wird der Sonst _ Wert ausgeführt: Der Umsatz liegt unter dem Durchschnitt. Geben Sie für die Meldung im Übungsbeispiel 3.18 die Formel ein: ="Der Umsatz liegt mit T€ " & C7 & WENN(C7>C8; " über"; " unter") & " dem Durchschnitt der letzten drei Jahre (T€ " & C8 &")." Mit den & ‐Zeichen verbinden Sie die Texte. Abbildung 3.27: Variabler Text für Ergebnisse <?page no="139"?> 140 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen 3.4.3 Üben Sie nun selbst: Ergebnisse im Investitionsbeispiel mit variablen Text und Bedingter Formatierung zeigen Die Aufgaben und Lösungen finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_3. Eine Schritt‐für‐ Schritt‐Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Ver‐ suchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.6: Bedingte Formatierung des Materials korrigieren Öffnen Sie das Arbeitsblatt Invest 3.6. Ist es Ihnen aufgefallen? Seit wir in Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.2 die Auszahlungen mit einem negativen Vorzeichen versehen haben, stimmt die Bedingte Formatierung für das Material nicht mehr. Korrigieren Sie dies bitte. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.6 Lösung. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.7: Ergebnisse mit einer Bedingten Formatierung zeigen Öffnen Sie das Arbeitsblatt Invest 3.7. Sie möchten wissen, ob Sie in die Maschine investieren sollen. Als Lösung bietet sich eine Bedingte Formatierung an. Fügen Sie eine Bedingte Formatierung in ein Modul Kurzdarstellung ein. Damit lassen Sie anzeigen, ob die Investition vorteilhaft ist. Wann ist eine Investition vorteilhaft? Ist der Kapitalwert  positiv (> 0), ist die Investition vorteilhaft (sie lohnt sich und wird mit grün angezeigt),  gleich 0, dann erzielt die Investition zumindest die geforderte Mindestverzinsung (sie lohnt sich gerade noch und wird mit schwarz angezeigt),  negativ (< 0), dann ist die Investition nicht vorteilhaft und sollte nicht durchgeführt werden (sie wird mit rot angezeigt). Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.7 Lösung. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.8: Variabler Text für Ergebnisse Öffnen Sie das Arbeitsblatt Invest 3.8. Fügen Sie in das Investitionsbeispiel einen variablen Text ein. Der Anwender soll eine Beurtei‐ lung des Kapitalwerts in Form einer Textmeldung erhalten: „Die Investition ist vorteilhaft/ nicht vorteilhaft“. Verwenden Sie dazu eine WENN ‐Funktion mit den Bedingungen:  Die Investition ist vorteilhaft, wenn der Kapitalwert ≥ 0 ist.  Die Investition ist nicht vorteilhaft, wenn der Kapitalwert nicht ≥ 0 ist. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.8 Lösung. <?page no="140"?> Lösungen der Übungsaufgaben 141  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Lösungen der Übungsaufgaben Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.1: Berechnungen des Investitionsbeispiels analysieren Die Lösungen finden Sie in den Arbeitsblättern Invest 3.1a Lösung und Invest 3.1b Lösung. Um sich einen Überblick über die Formeln und Funktionen des Investitionsbeispiels zu verschaf‐ fen, wechseln Sie in die Formelansicht: FORMELN  Formeln anzeigen . Abbildung 3.28: Investitionsbeispiel in der Formelansicht Zu der Abbildung sei angemerkt, dass die Spalten E und F aus Platzgründen nicht dargestellt sind. Die Formeln in diesen Spalten sind identisch mit der Spalte D. Für die Übungsaufgabe kön‐ nen die Informationen daher vernachlässigt werden. Es fällt auf, dass nur wenige Zellen Excel‐Funktionen enthalten.  In die Ergebniszeile („Zahlungen gesamt“, Zeile 19 ) wurden die Summanden manuell eingege‐ ben.  Das gleiche gilt für Spalte G . Zudem werden hier die Summen nicht wie in der Ergebniszeile („Zahlungen gesamt“) von oben nach unten gerechnet. Abweichend wird die Summe von links nach rechts gebildet.  Der Kapitalwert (Zelle G22 ) wird ebenfalls mit einzelnen Zellen manuell addiert. Die addier‐ ten Zellen liegen in verschiedenen Zeilen.  Die Diskontierungsfaktoren in den Zellen ( C20: F20 ) werden manuell berechnet werden.  Die Auszahlungen werden nicht einheitlich mit einem negativen Vorzeichen dargestellt. <?page no="141"?> 142 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Fazit: Sie könnten das Investitionsbeispiel verbessern, indem Sie die Funktion SUMME anstelle der manuellen Berechnungen einsetzen. Hierzu ist es notwendig, dass Sie das Modul besser strukturieren und die Ergebniszeilen und Ergebnisspalten anpassen. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.2: Formeln einsetzen und Modulstruktur verbessern Ergebniszeile 19 („Zahlungen gesamt“) verbessern Die Summen in den Zellen B19: G19 werden manuell gebildet. Sie werden jeweils durch die Funktion SUMME ersetzt. Dies ist besonders wichtig, da bisher in dem Bereich B19: F19 die Summen spaltenweise von oben nach unten gerechnet werden. Wohingegen die Summe in Zelle G19 zeilenweise (von links nach rechts) gebildet wird. 1. Löschen Sie die Formeln in den Zellen B19: F19 . 2. Markieren Sie die Zellen B19: G19 . 3. Gehen Sie zu START . 4. Drücken Sie auf die Schaltfläche AutoSumme . 5. Excel hat die Funktion SUMME gleichzeitig in allen Spalten eingefügt. Abbildung 3.29: AutoSumme Vergleichen Sie das Ergebnis (Kapitalwert=7.020,6) mit dem Arbeitsblatt Invest 3 . 1b Lösung . Dort war der Kapitalwert (1.710,6). Unser Weg erweist sich somit als nicht korrekt. Woher kommt der Unterschied? <?page no="142"?> Lösungen der Übungsaufgaben 143  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Aufbau des Moduls prüfen Stellen Sie sich die Frage, ob der aktuelle Aufbau des Moduls zweckmäßig ist? In der Zelle B12 hat die Auszahlung für die Anschaffung ein negatives Vorzeichen. Wohingegen die Auszahlungen für Material, Personal, Instandhaltung und Sonstiges (Spalten C: F ) positive Vorzeichen besitzen. Dies ist irreführend und nicht konsequent. Wie Sie sehen, ist es auch hinderlich, um Formeln einheitlich aufzubauen. Abbildung 3.30: Vorzeichen für Auszahlungen nicht konsequent Aufbau des Moduls ändern: Alle Auszahlungen konsequent mit negativen Vorzeichen darstellen Damit die Angaben in den Datenfeldern konsistent sind, müssen alle Auszahlungen mit einem negativen Vorzeichen versehen werden. Hierfür könnten Sie manuell in jede Auszahlungszelle ein Minuszeichen einfügen. Schneller geht es mit der Abkürzung Inhalte einfügen : Abbildung 3.31: Minuszeichen einfügen <?page no="143"?> 144 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1. Geben Sie in eine beliebige Zelle (z. B. E10 ) den Wert -1 ein. 2. Kopieren Sie die Zelle E10 mit STRG ¼ + C . Die Zelle wird von einem sich bewegenden grünen Rahmen eingeschlossen. 3. Markieren Sie die Auszahlungen (Bereich C14: F17 ). 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. 5. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Inhalte einfügen . 6. Klicken Sie in dem Dialogfeld Inhalte einfügen in der Kategorie Einfügen die Option Formeln . 7. Klicken Sie in dem Dialogfeld Inhalte einfügen in der Kategorie Vorgang die Option Multiplizieren . 8. Schließen Sie mit OK ab. 9. Löschen Sie die Zelle E10 . Berechnung des Kapitalwertes (Zelle G22 ) verbessern Der Kapitalwert wird manuell berechnet. Die Zellen kommen aus unterschiedlichen Spalten. Damit der Kapitalwert als Summe der Barwerte (Zeile 21 ) gebildet wird, gehen Sie wie folgt vor: 1. Löschen Sie Zelle G22 . 2. Geben Sie ein: =Summe 3. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Vorschlag SUMME . 4. Markieren Sie mit der Maus den Bereich B21: F21 . 5. Schließen Sie die Summe mit ) . 6. Drücken Sie auf ® . Berechnung der Diskontierungsfaktoren (Zeile 20) verbessern  Der Diskontierungsfaktor wird in Zelle C20 mit der Formel berechnet: =1/ (1+B7)^1  In den weiteren Zellen ( D20: G20 ) wird die Potenzrechnung angepasst, indem der Exponent ( ^1 ) jeweils manuell um 1 erhöht wird. − Bei vier Jahren ist diese Vorgehensweise noch praktikabel. − Wollen Sie den Zeitraum verlängern, wird es zeitaufwendig. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Abbildung 3.32: Diskontierungsfaktor in der Formelansicht <?page no="144"?> Lösungen der Übungsaufgaben 145  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Verbessern Sie den Diskontierungsfaktor: 1. Wir benötigen eine Hilfszeile, um die Exponenten automatisch fortzuschreiben. − Geben Sie in die Zelle B24 ein: 0 − In Zelle C24 geben Sie ein: 1 2. Markieren Sie die beiden Zellen. 3. Um die Hilfszeile zu verlängern, ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Ausfüllkästchen nach rechts (bis Spalte F ). Das Ausfüllkästchen befindet sich in der rechten unteren Ecke der Zelle. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, verwandelt es sich in ein schwarzes Kreuz. Abbildung 3.33: Ausfüllkästchen 4. Ändern Sie die Formel in Zelle C20 , damit der Exponent per Formel angepasst werden kann. − Die $‐Zeichen ( $B$7 ) werden benötigt, um einen absoluten Bezug zu dem Kapitalisie‐ rungszins herzustellen. Er ermöglicht es, die Formel nach rechts zu kopieren. − Der Exponent erhält seine Werte aus der Hilfszeile ( C24 ). − vorher: =1/ (1+B7)^1 − nachher: =1/ (1+$B$7)^C24 5. Markieren Sie Zelle C20 . 6. Kopieren Sie die Formel mit dem Ausfüllkästchen in den Bereich D20: F20 . 7. Kopieren Sie die Formel ebenfalls in Zelle B20 . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.3: Mit der Funktion Nettobarwert rechnen Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.3 Lösung. Die Funktion Nettobarwert ( NBW ) in die Zelle G23 einfügen: 1. Markieren Sie die Zelle G23 . 2. Gehen Sie zu FORMELN . 3. Öffnen Sie den Funktionsassistenten Funktion einfügen . 4. Geben Sie in das Feld Funktion suchen ein: Nettobarwert . Wählen Sie bitte in Kategorie auswählen : Alle . 5. Bestätigen Sie mit OK . 6. Excel schlägt Ihnen vor: NBW , XKAPITALWERT , IKV . − Informieren Sie sich über die Funktionen, indem Sie mit der Maus auf eine Funktion kli‐ cken. − Für ausführliche Informationen klicken Sie auf den Hyperlink Hilfe für diese Funktion . <?page no="145"?> 146 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.34: Funktionen suchen 7. Der NBW ist für das Investitionsbeispiel die geeignete Funktion: Um die Funktion NBW einzu‐ fügen, klicken Sie mit der Maus auf NBW . 8. Bestätigen Sie mit OK . 9. Der Dialog Funktionsargumente erscheint. Abbildung 3.35: Funktionsargumente <?page no="146"?> Lösungen der Übungsaufgaben 147  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 10. Gehen Sie zum Feld Zins . 11. Wenn die Einfügemarke blinkt, klicken Sie auf die Zelle B7 („Kapitalisierungszins“) auf dem Arbeitsblatt. Excel erstellt so eine Verknüpfung zwischen dem Kapitalisierungszins und der Funktion NBW . 12. Für Wert1 gehen Sie gleich vor: Gehen Sie zum Feld Wert1 13. Wenn die Einfügemarke blinkt, markieren Sie die Zellen C19: F19 auf dem Arbeitsblatt. 14. Schließen die Eingabe mit OK ab. Sie sehen an diesem Beispiel erneut, welche Vorteile es hat, Annahmen und Berechnungen auf dem Arbeitsblatt räumlich zu trennen: Alles ist auf seinem Platz und schnell zu finden. Was ist passiert? Hat Excel nicht richtig gerechnet? Der mit der Excel‐Funktion NBW ermittelte Wert (1.810,7) ist ein anderer, als der von uns manuell ermittelte (1.710,6). Der Fehler liegt darin, dass in der Excel‐Funktion NBW die Zahlung für die Anschaffung nicht berücksichtigt ist. Wir haben im Funktionsargumente‐Dialog in das Feld Werte den Bereich C19: F19 eingetragen. Daher ergänzen Sie die Formel in der Zelle G23 . Addieren Sie die An‐ schaffungen aus Zelle B19 . Korrekt heißt es: =NBW(B7; C19: F19)+B19 . Mit diesem Schritt stimmen die beiden Werte überein. Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.4: Namen im Investitionsbeispiel Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.4 Lösung. Abbildung 3.36: Namen Kapitalisierungszins definieren <?page no="147"?> 148 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1. Markieren Sie die Zelle B7 . 2. Gehen Sie in das Menüband zu FORMELN . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namen definieren . Alternativ: STRG ¼ + ALT ¾ + Å 4. Im Dialogfeld Neuer Name hat Excel bereits den Eintrag aus der Spaltenbezeichnung Kapitalisierungszins aus Zelle A7 übernommen. 5. Passen Sie den Namen an. Schreiben Sie vor dem Namen das Kürzel „Ann_“. 6. Im Listenfeld Bereich wählen Sie Arbeitsmappe . 7. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK . Einfache Bezüge in den Zellen B20: F20 durch den neuen Namen Kapitalisierungszins austauschen 1. Markieren Sie die Zellen B20: F20 . 2. Gehen Sie zu FORMELN . 3. Öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil die Auswahl Namen definieren . 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namen übernehmen . 5. Es öffnet sich das Dialogfeld Namen übernehmen . 6. Wählen Sie per Mausklick den gewünschten Namen aus (hier: Ann_Kapitalisierungszins ). 7. Klicken Sie auf OK . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.5: Kommentare in das Investitionsbeispiel einfügen Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.5 Lösung. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle A12 . 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Kommentar einfügen . 3. Schreiben Sie den gewünschten Text „Einmalige Anschaffungsauszahlungen“ in den Kommentar . Alternativ können Sie den Kommentar auch mit der Tastenkombination einfügen: ¸ + à . Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.6: Bedingte Formatierung des Materials korrigieren Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.6 Lösung. 1. Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte START . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung . 3. Klicken Sie auf Regeln verwalten . 4. Der Manager für Regeln zur Bedingten Formatierung öffnet sich. 5. Wählen Sie im Dropdown‐Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für : Dieses Arbeitsblatt . 6. Wählen Sie die zu ändernde Bedingte Formatierung . 7. Drücken Sie auf die Schaltfläche Regeln bearbeiten . 8. Ändern Sie in dem Dialogfeld Formatierungsregeln bearbeiten das Auswahlfeld größer als in kleiner als . <?page no="148"?> Lösungen der Übungsaufgaben 149  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.37: Im Investitionsbeispiel die Formatierungsregeln bearbeiten 9. Bestätigen Sie mit OK . Abbildung 3.38: Im Investitionsbeispiel Manager für Regeln Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.7: Ergebnisse mit einer Bedingten Formatierung zeigen Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.7 Lösung. Eine Bedingte Formatierung in Excel vornehmen, wenn die Investition vorteilhaft ist: 1. Fügen Sie in Zelle E4 den Modul‐Titel für das Modul Kurzdarstellung ein (Abbildung 3.39). 2. In Zelle E5 schreiben Sie: Kapitalwert 3. Verknüpfen Sie die Zelle G5 mit dem Kapitalwert in Zelle G22. 4. Markieren Sie die Zelle G5 (Abbildung 3.40). 5. Fügen Sie eine Bedingte Formatierung ein: Gehen Sie zu START . 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung . 7. Wählen Sie Neue Regel . 8. Sie befinden Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregeln (Abbildung 3.41). <?page no="149"?> 150 3 Modul Berechnung: BWLer rechnen mit Formeln und Funktionen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 3.39: Modul Kurzdarstellung Abbildung 3.40: Bedingte Formatierung 9. Wählen Sie Nur Zellen formatieren , die enthalten . 10. Ändern Sie im Auswahlfeld zwischen in größer als . 11. Tragen Sie in das Feld rechts davon den Wert 0 ein. 12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren . 13. Gehen Sie in das Register Schrift (Abbildung 3.42). 14. Formatieren Sie die Schriftfarbe mit einem Grün. 15. Bestätigen Sie mit OK , um das Dialogfeld Zellen Formatieren zu verlassen. 16. Sie sind wieder im Dialogfeld Neue Formatierungsregel . Klicken Sie auf OK . Damit wird die Bedingte Formatierung wirksam. 17. Wiederholen Sie die Schritte 7-16, um negative Werte (Bedingung: kleiner 0) rot zu färben. <?page no="150"?> Lösungen der Übungsaufgaben 151 Abbildung 3.41: Nur Zellen formatieren, die enthalten Abbildung 3.42: Schriftfarbe ändern Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 3.8: Variabler Text für Ergebnisse Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Invest 3.8 Lösung. Geben Sie in Zelle E6 die folgende Anweisung ein: ="Die Investition ist " & WENN(G22>=0; "vorteilhaft."; "nicht vorteilhaft.") <?page no="152"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen Lernziele In diesem Kapitel lernen Sie Schritt für Schritt:  Wie Sie manuelle Eingaben mit der Datenüberprüfung sicher machen.  Wie Sie externe Daten mit dem Textkonvertierungs ‐ Assistenten importieren.  Wie Sie Datenreihen drehen.  Wie Sie Daten zusammenfassen.  Wie Sie ein zentrales Modul aufbauen, mit dem Sie Daten aus verschiedenen Quellen flexibel berechnen.  Wie Sie SVERWEIS , WAHL und ein Steuerelement richtig einsetzen. 4.1 Manuelle Eingaben sicher machen Schützen Sie Ihre Excel‐Lösung vor fehlerhaften Daten. Dies ist besonders wichtig, wenn mehre‐ re Anwender Daten eingeben. 4.1.1 Datenüberprüfung Die Funktion Datenüberprüfung erlaubt es, Regeln für eine Datenerfassung zu definieren. Übungsaufgabe mit Excel 4.1: Eingaberegeln mit der Datenüberprüfung festlegen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_4 (Arbeitsblatt Ü 4.1). Sie wollen eine Notenliste erstellen. In Deutschland liegen die Schulnoten zwischen 1 und 6. Mit einer Datenüberprüfung können Sie gewährleisten, dass keine Werte außerhalb dieses Be‐ reiches eingegeben werden. Für die Eingabe der Deutschnoten richten Sie eine Datenüberprüfung ein: 1. Markieren Sie die Zelle C7 . 2. Gehen Sie zu DATEN . Abbildung 4.1: Datenüberprüfung <?page no="153"?> 154 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenüberprüfung 4. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen . 5. Wählen Sie im oberen Feld Zulassen die Auswahl Ganze Zahl . 6. Wählen Sie unter Daten die Auswahl zwischen . 7. Geben Sie in das Textfeld Minimum die Zahl 1 ein. 8. Geben Sie in das Textfeld Maximum die Zahl 6 ein. Abbildung 4.2: Einstellungen für die Datenüberprüfung 9. Wechseln Sie zu der Registerkarte Fehlermeldung . 10. Im Auswahlfeld Typ wählen Sie Stopp . 11. Geben Sie in das Feld Titel ein: Falscher Wert . 12. In das Feld Fehlermeldung fügen Sie ein: Bitte einen Wert zwischen 1 und 6 eingeben . 13. Beenden Sie die Eingabe mit OK . Abbildung 4.3: Fehlermeldung für die Datenüberprüfung Sie möchten beispielsweise eine weitere Datenüberprüfung für Mathematiknoten einrichten. Dies ist einfach, da die bereits eingerichtete Datenüberprüfung für die Deutschnoten iden‐ <?page no="154"?> 4.1 Manuelle Eingaben sicher machen 155  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt tisch ist mit der für Mathematiknoten (auch in Mathematik gibt es die Noten 1-6). Mit einem kleinen Trick übertragen Sie die Datenüberprüfung . Übungsaufgabe mit Excel 4.2: Eingaberegeln auf andere Eingaben übertragen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_4 (Arbeitsblatt Ü 4.2). 1. Kopieren Sie Zelle C7 : STRG ¼ + C . 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Zelle C8 . 3. Wählen Sie im Kontextmenü Inhalte einfügen . 4. Aktivieren Sie unter Einfügen die Option Gültigkeit . 5. Schließen Sie mit OK . Abbildung 4.4: Datenüberprüfung schnell übertragen Damit Sie zukünftig die beiden Datenüberprüfungen nicht einzeln ändern müssen, gehen Sie wie folgt vor: Abbildung 4.5: Datenüberprüfung nicht einzeln ändern <?page no="155"?> 156 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1. Klicken Sie auf die Zelle C8 (Abbildung 4.5). 2. Um die Einstellungen der Datenüberprüfung zu ändern, öffnen Sie das Dialogfeld wieder: Gehen Sie zu DATEN . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datentools . 4. Gehen Sie zu der Registerkarte Einstellungen . 5. Aktivieren Sie die Option Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden . Übungsaufgabe mit Excel 4.3: Eingaberegeln für den Zinssatz Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_4 (Arbeitsblatt Ü 4.3). Sie können auch eine Datenüberprüfung für einen Bereich mit Prozentwerten anlegen. Mit der Datenüberprüfung ist es jedoch nicht möglich, den Prozentwert verkürzt ohne Prozent‐ zeichen einzugeben. Excel verlangt entweder die Eingabe von z. B. 15 % oder 0,15. Damit Sie schneller Ihre Daten ohne Prozentzeichen eingeben können, hier ein Trick. In dem Beispiel ist nur eine Eingabe zwischen 5 % und 15 % zulässig. 1. Markieren Sie die Zelle C7 (Abbildung 4.6). 2. Formatieren Sie Zelle C7 mit der benutzerdefinierten Formatvorlage Eingaben . 3. Formatieren Sie zusätzlich Zelle C7 mit der Formatvorlage Prozent . 4. Gehen Sie zu DATEN (Abbildung 4.7). 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenüberprüfung . 6. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen . Abbildung 4.6: Zellen formatieren 7. Wählen Sie im oberen Feld Zulassen die Auswahl Benutzerdefiniert . 8. Geben Sie in das Feld Format die Formel ein: =UND(C7>=0,05; C7<=0,15) . 9. Wechseln Sie zu der Registerkarte Fehlermeldung . 10. Im Auswahlfeld Typ wählen Sie Stopp (Abbildung 4.8). 11. Geben Sie in das Feld Titel ein: Falscher Wert . 12. In das Feld Fehlermeldung fügen Sie ein: Es sind nur Werte zwischen 5 % und 15 % zulässig . 13. Beenden Sie die Eingabe mit OK . <?page no="156"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 157  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4.7: Einstellungen für die Datenüberprüfung Abbildung 4.8: Einstellungen für die Fehlermeldung 4.1.2 Üben Sie nun selbst: Manuelle Eingaben sicher machen Die Aufgabe und Lösung finden Sie in der Datei Investitionsbeispiel_4. Eine Schritt‐für‐Schritt‐ Anleitung ist zudem am Ende dieses Kapitels im Teil Lösungen der Übungsaufgaben. Versuchen Sie es zunächst ohne Hilfe. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 4.1: Eingaben sicher machen mit der Datenüberprüfung Öffnen Sie das Arbeitsblatt Modul Berechnung_1. Machen Sie die Eingabe des Kapitalisierungs‐ zinses sicher. Schränken Sie mit einer Datenüberprüfung die Bandbreite von 0,5 %-12,0 % ein. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Modul Berechnung_2. 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten Bisher haben Sie in dem Investitionsbeispiel mit einer überschaubaren Datenmenge gearbeitet: Sieben Zahlungsarten über einen Zeitraum von vier Jahren. In Unternehmen nehmen Datenmen‐ <?page no="157"?> 158 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt gen häufig Größen an, die nicht mehr auf einem Bildschirm passen. Bewegen Sie den Cursor nach unten, verschwinden die Spaltenüberschriften mit den wichtigen Informationen über beispiels‐ weise Jahresangaben oder Einheiten. Excel erleichtert Ihnen die Orientierung auch in großen Arbeitsblättern. Fenster teilen 1. Markieren Sie eine Zelle (beispielsweise das erste Datenfeld unterhalb der Spaltenüber‐ schrift). 2. Gehen Sie zu ANSICHT . 3. Klicken Sie die Schaltfläche Teilen für einen variablen Teilstrich. 4. Sie heben die Funktion wieder auf, indem Sie einen Doppelklick auf einen Teilstrich ausfüh‐ ren oder auf die Schaltfläche Teilen klicken Abbildung 4.9: Fenster teilen Fenster fixieren 1. Markieren Sie eine Zelle (beispielsweise das erste Datenfeld unterhalb der Spaltenüber‐ schrift). 2. Gehen Sie zu ANSICHT . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fenster fixieren für einen festen Teilstrich. 4. Klicken Sie in der Auswahl auf Fenster fixieren . 5. Um die Fixierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche Fenster fixieren aufheben . Abbildung 4.10: Fenster fixieren <?page no="158"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 159  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4.2.1 Importierte Rohdaten vorbereiten 4.2.1.1 Dateien mit dem Textkonvertierungs - Assistenten importieren In der EDV werden Daten in unterschiedlichen Dateiformaten gespeichert. Sie sind nicht alle mit Excel kompatibel. Um Daten dennoch mit Excel weiterverarbeiten zu können, werden spezielle Dateiformate genutzt. Verbreitet sind CSV‐ und Textformate, mit denen man Daten austauschen kann. Sie haben gemeinsam, dass sie Daten durch bestimmte Zeichen wie das Semikolon trennen. Solche Daten können von Excel nicht direkt importiert werden. Der Textkonvertierungs ‐ Assistent unterstützt Sie, sie umzuwandeln. Übungsaufgabe mit Excel 4.4: Den Textkonvertierungs - Assistenten nutzen Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B1 (Datei Investitionsbeispiel_4). Die Daten für das zweite Investitionsobjekt Maschine B werden Ihnen von der Abteilung Rech‐ nungswesen in einem Textformat übermittelt. Sehen Sie hier, wie man mit dem Textkonvertierungs ‐ Assistenten die Daten in Excel nutzen kann: 1. Markieren Sie den Bereich A7 : A13 , in dem sich die Daten befinden. − Bitte beachten Sie, dass die Daten ausschließlich in Spalte A sind - auch wenn es durch den Textumbruch wirkt, als seien sie ebenfalls in den Folgespalten. − Würden Sie auch Spalte B oder C markieren, käme es zu Konflikten mit dem Textkonvertierungs-Assistenten . 2. Gehen Sie zu DATEN . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Text in Spalten . 4. Daraufhin öffnet sich der Textkonvertierungs ‐ Assistent (Abbildung 4.11). 5. Wählen Sie Getrennt . Abbildung 4.11: Textkonvertierungs‐Assistent Schritt 1 <?page no="159"?> 160 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 6. Drücken Sie die Taste Weiter . 7. Sie gelangen zu Schritt 2 von 3 im Textkonvertierungs ‐ Assistenten (Abbildung 4.12). 8. Legen Sie als Trennzeichen das Semikolon fest. 9. Bestätigen Sie den Vorgang mit Weiter . 10. Sie gelangen zu Schritt 3 von 3 (Abbildung 4.13). Abbildung 4.12: Schritt 2 von 3 im Textkonvertierungs‐Assistenten 11. Belassen Sie das vorgegebene Datenformat der Spalten ( Standard ). Abbildung 4.13: Schritt 3 von 3 im Textkonvertierungs‐Assistenten 12. Geben Sie als Zielbereich =$A$18 vor. 13. Mit der Schaltfläche Fertig stellen beenden Sie den Textkonvertierungs ‐ Assistenten . <?page no="160"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 161  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Das erzielte Ergebnis ist nach der Verwendung des Textformatierungs ‐ Assistenten bereits ein großer Fortschritt im Vergleich zu den unübersichtlichen Rohdaten aus dem Rech‐ nungswesen. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B2 (Datei Investitionsbeispiel_4). Abbildung 4.14: Mit dem Textkonvertierungs‐Assistenten Rohdaten importieren 4.2.1.2 Rohdaten in die richtige Richtung drehen Bitte betrachten Sie die Rohdaten. Sie sind nicht richtig angeordnet. Sie stehen auf dem Kopf: Die Jahreszahlen sind in den Zeilenbezeichnungen und die Einzahlungs‐ und Auszahlungsarten (An‐ schaffung, Umsatz, Material etc.) sind in den Spaltenüberschriften. Damit Sie die Daten mit dem Modul Investitionsrechnung nutzen können, müssen Sie sie drehen. Übungsaufgabe mit Excel 4.5: Rohdaten drehen Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B2 (Datei Investitionsbeispiel_4). 1. Markieren Sie die mit dem Textkonvertierungs ‐ Assistenten importierten Daten (Bereich A18: T23 ). 2. Kopieren Sie den Bereich mit STRG ¼ + C . 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Zelle in Spalte A (z. B. A28 ). Abbildung 4.15: Inhalte einfügen - Kopieren <?page no="161"?> 162 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4.16: Inhalte einfügen - Transponieren 4. Wählen Sie in dem Kontextmenü Inhalte einfügen . 5. Aktivieren Sie das Optionsfeld Alles . 6. Setzen Sie ein Häkchen vor Transponieren. 7. Bestätigen Sie mit OK . Mit dem kleinen Zwischenschritt konnten die Daten gedreht werden. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B3. Abbildung 4.17: Rohdaten gedreht <?page no="162"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 163  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4.2.1. 3 Rohdaten in Form bringen In dieser Form entsprechen die Rohdaten nicht unseren Anforderungen an ein vorbildliches Arbeitsblatt. Es erinnert vielmehr an die chaotische Ausgangssituation unseres Investitionsbei‐ spiels. Üben Sie nun selbst: Rohdaten formatieren Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B4. Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 4.2: Rohdaten von Maschine B formatieren Formatieren Sie im Arbeitsblatt Maschine_B4 die Rohdaten, wie Sie es in Kapitel 1 kennengelernt haben. Trennen Sie die Zahlungsgruppen mit hellgrauen Linien. Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B5. 4.2.1. 4 Rohdaten zusammenfassen Formatiert wirken die Rohdaten übersichtlicher. Was fällt Ihnen an der Struktur der Rohdaten auf? Die Detailtiefe ist größer als wir sie bisher in unserem Investitionsbeispiel hatten. Die Ein‐ zahlungs‐ und Auszahlungsarten sind unterteilt in weitere Untergruppen. Beispielsweise ist das Material in die Gruppen A, B und C unterteilt. Eine solche Detailtiefe ist für die Berechnung des Investitionsbeispiels nicht notwendig. Sie müssen die Rohdaten zusammenfassen. Abbildung 4.18: Rohdaten - Detailtiefe Übungsaufgabe mit Excel 4.6: Rohdaten von Maschine B zusammenfassen 1. Ergänzen Sie das Modul Daten (Arbeitsblatt Maschine_B6) in Spalte C um Identifikations‐ Kürzel (Abbildung 4.19). <?page no="163"?> 164 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4. 19: Identifikations‐Kürzel für einzelne Zahlungen − Die Identifikations‐Kürzel dienen dazu, die einzelnen Zahlungsarten zu kennzeichnen: − Anschaffungsauszahlungen bekommen das Kürzel A; Umsätze U; Material M; Personal P; Sonstiges S; Instandhaltung I; Verkauf Maschine V. − In der nächsten Ebene erhält jede einzelne Zahlung einen weiteren Buchstaben. Somit ist jede Zahlung eindeutig gekennzeichnet (z. B. Material MA, Material MB; Material MC). 2. Mit diesen vorbereitenden Schritten können Sie die einzelnen Zahlungen in Gruppen zu‐ sammenfassen. Öffnen Sie hierfür Arbeitsblatt Maschine_B7. 3. Fügen Sie oberhalb der Zeile Anschaffung sieben zusätzliche Zeilen ein (Abbildung 4.20). 4. In den zusätzlichen Zeilen werden die Zahlungsarten zusammengefasst. In jede Zeile kommt eines der sieben Identifikations‐Kürzel, gefolgt von einem * . Das Modul Daten mit eingefügten * Identifikations‐Kürzel finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_ B8. <?page no="164"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 165  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4.20: Identifikations‐Kürzel Zusammenfassung 5. Nun können Sie die Zahlungen der Gruppen addieren. Dazu verwenden Sie die Funktion SUMMEWENN (Abbildung 4.21). Abbildung 4.21: Erläuterung SUMMEWENN <?page no="165"?> 166 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 6. Geben Sie in Zelle E7 die Formel ein: =SUMMEWENN($C$14: $C$32; $C7; E$14: E$32) − SUMMEWENN besteht aus drei Teilen ( Bereich ; Suchkriterium ; Summe _ Bereich ). − Die Funktion sucht den Bereich $C$14: $C$32 (Kürzel der Untergruppen z. B. UBI=Umsatz BRD Industrie, UBP=Umsatz BRD Privatkunden etc.) nach dem Suchkriteri‐ um $C7 (U*=Umsatz) ab. − Das * sorgt dafür, dass in dem Modul alle Umsätze erfasst werden (UBI, UBP, UFI etc.). − Gibt es einen Treffer, werden die Werte im Bereich E$14: E$32 (Daten der jeweiligen Untergruppen) addiert. 7. Bitte kopieren Sie die Formel in den Bereich E7: I13 (Abbildung 4.22). Abbildung 4.22: SUMMEWENN in der Formelansicht 8. Damit werden in den Zeilen 7 - 13 die einzelnen Zahlungsarten über die Jahre (Spalten E ‐I) zusammengefasst. Die eingefügten SUMMEWENN ‐Funktionen sehen Sie in Abbildung 4.23. Mit diesem Zwischenschritt erhalten Sie die Daten aggregiert, wie Sie sie für das Investitionsbei‐ spiel benötigen. Das Modul Daten mit der eingefügten SUMMEWENN ‐Funktion finden im Arbeits‐ blatt Maschine_B9. <?page no="166"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 167  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4.23: Rohdaten zusammengefasst Abbildung 4.24: Inhalte einfügen <?page no="167"?> 168 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Anschließend müssen die Auszahlungen mit negativen Vorzeichen versehen werden. Wie Sie bereits gesehen haben, geht dies einfach mit Inhalte einfügen : 1. Geben Sie im Arbeitsblatt Maschine_B10 in eine beliebige Zelle (z. B. K7 ) den Wert -1 ein (Abbildung 4.24). 2. Kopieren Sie die Zelle J1 mit STRG ¼ + C . Die Zelle wird von einem sich bewegenden grü‐ nen Rahmen eingeschlossen. 3. Markieren Sie in den Datenfeldern die Auszahlungen (Bereich E23: I31 ). 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. 5. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Inhalte einfügen . 6. Sie befinden sich im Dialogfeld Inhalte einfügen (Abbildung 4.25). 7. Aktivieren Sie in der Kategorie Einfügen die Option Formeln . 8. Aktivieren Sie in der Kategorie Vorgang die Option Multiplizieren . 9. Schließen Sie mit OK ab. 10. Löschen Sie die Zelle K7 wieder. Im Arbeitsblatt Maschine_B11 ist das fertige Modul Maschine B . Abbildung 4.25: Inhalte einfügen Menü 4.2.1. 5 Üben Sie nun selbst: Importierte Rohdaten von Maschine C für das Investitionsbeispiel vorbereiten Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 4.3: Rohdaten von Maschine C vorbereiten Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_C1 (Datei Investitionsbeispiel_4). Bitte wenden Sie Ihr erworbenes Wissen auf Maschine C an. 1. Importieren Sie die Rohdaten mit dem Textkonvertierungs ‐ Assistenten . 2. Drehen Sie die Rohdaten in die richtige Richtung. 3. Bringen Sie die Rohdaten in Form. 4. Fassen Sie die Rohdaten zusammen. Die Lösung finden Sie in den Arbeitsblättern Maschine_C2 bis _C5. <?page no="168"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 169  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 4.2.2 Ein zentrales Modul Berechnungen aufbauen und Daten einlesen Sie haben die Daten für jede Maschine vorbereitet. Damit können Sie die Datensätze in ein Modul Berechnungen transferieren, wo der jeweilige Kapitalwert ermittelt wird. Ein einfacher Weg wäre es, für jede Maschine ein eigenes Modul Berechnungen zu nutzen. Dann könnten Sie mit Zellverknüpfungen pro Maschine ein Modul Daten mit einem Modul Berechnungen verbin‐ den. Sie hätten somit pro Maschine jeweils zwei separate Module. Eine komfortablere Lösung ist es, nur ein zentrales Modul Berechnungen zu schaffen. Dort werden wahlweise die Daten von Maschine A, B oder C eingelesen und der Kapitalwert berech‐ net. Der große Vorteil von einem gemeinsamen Modul Berechnungen ist, dass Sie Redundan‐ zen vermeiden. Möchten Sie beispielsweise ein anderes Rechenverfahren verwenden, brauchen Sie dies zentral nur in einem Modul Berechnungen anlegen. Für eine zentrale Lösung benötigen Sie die Excel‐Funktionen SVERWEIS , WAHL und ein Steuer‐ element. Lassen Sie uns gemeinsam die Lösung in zwei Übungsaufgaben mit Excel entwickeln. Übungsaufgabe mit Excel 4.7: Mit SVERWEIS Daten einlesen Eine strukturierte Vorgehensweise mit Identifikations‐Kürzeln und der Funktion SVERWEIS bietet Ihnen Vorteile, wenn Sie Daten aus einem anderen Modul einlesen möchten:  Die Vorgehensweise arbeitet unabhängig davon, in welcher Reihenfolge die Daten angeordnet sind. Beispielsweise kann der zusammengefasste Umsatz (U*) in einer Zeile unterhalb der An‐ schaffungen (AN*) stehen.  Weiterhin ist die Vorgehensweise unabhängig davon, welchen Inhalt die Zeilenbezeichnungen haben. Es ist nicht entscheidend, dass zum Beispiel in jedem Modul Daten der Umsatz als „Umsatz BRD“ oder „Umsatz Bundesrepublik“ bezeichnet wird. Entscheidend sind die einheit‐ lichen Identifikations‐Kürzel.  Sie sind flexibel und können die Struktur jederzeit anpassen, um z. B. neue Zahlungsarten ein‐ zufügen oder andere zu löschen.  Sie bauen ein solches Modul mit wenigen Formeln in kurzer Zeit auf. Um zu lernen, wie SVERWEIS funktioniert, beginnen Sie mit den Daten der Maschine A. Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Berechnung_3. Abbildung 4.26: Hilfsspalte einfügen <?page no="169"?> 170 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 1. Tragen Sie in Spalte A neben den Zahlungsarten die entsprechenden Identifikations‐Kürzel ein. Im Arbeitsblatt Berechnung_4 finden Sie die eingefügte Hilfsspalte. Geben Sie hier den SVERWEIS ein: 2. Gehen Sie zu FORMELN. 3. Geben Sie im Arbeitsblatt Berechnung_4 in Zelle C18 ein: =SVERWEIS( 4. Drücken auf die Schaltfläche Funktion einfügen . 5. Es öffnet sich das Dialogfeld Funktionsargumente . Sie sehen die Eingabefelder für den SVERWEIS . 6. Suchkriterium : Wonach wird gesucht? Es wird nach den Identifikation‐Kürzel gesucht (AN*, U* etc.), die in der Hilfsspalte A stehen. 7. Matrix : In welchem Bereich soll nach dem Suchkriterium gesucht werden? − Die Daten stehen in dem Arbeitsblatt Modul Daten Maschine A in dem Bereich: 'Modul Daten Maschine A'! $C$13: $I$19 . − Hier sind die Zahlungen zusammengefasst (AN*, U* etc.). Abbildung 4.27: Funktionsargumente des SVERWEIS <?page no="170"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 171  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie SVERWEIS in der Matrix sucht (hier: Modul Daten Maschine A). Abbildung 4.28: Die Suche von SVERWEIS im Arbeitsblatt 8. Spaltenindex : Aus welcher Spalte sollen die Daten geholt werden? − Excel vergibt in dem Suchbereich jeder Spalte eine Nummer. Hier: Spalte C = Nr. 1, Spalte D = Nr. 2 etc. − Die Daten aus Jan 2016 stehen somit in der Spalte mit der Nr. 3. − Um Ihnen die manuelle Arbeit zu erleichtern, verwenden Sie für den Spaltenindex eben‐ falls eine Hilfszeile. Fügen Sie unterhalb der Hilfszeile für den Diskontierungsfaktor (Zeile 32 ) eine weitere Zeile ein. − Beginnen Sie in Zelle C32 mit Nr. 3. Setzen Sie in den weiteren Zellen die Reihe fort: 4, 5, 6, 7 . 9. Bereich _ Verweis : Wie genau soll gesucht werden? − FALSCH : Der Befehl ist auf dem ersten Blick etwas verwirrend. Es werden nur Werte ge‐ nommen, die genau mit dem gesuchten Wert übereinstimmen. − WAHR : Unter WAHR versteht Excel, dass ein Wert genommen wird, der ungefähr („am dichtesten“) mit dem gesuchten Wert übereinstimmt. Abbildung 4.29: Funktionsargumente für den SVERWEIS mit Inhalten aus dem Investitionsbeispiel <?page no="171"?> 172 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 10. Schließen Sie die Eingabe des SVERWEIS mit OK ab. 11. Kopieren Sie die Zelle C18 mit dem SVERWEIS in die anderen Datenfelder ( D19: G24 ): Kli‐ cken Sie auf Zelle C18 . 12. Drücken Sie STRG ¼ + C . 13. Markieren Sie die Zellen D19: G24 . Abbildung 4.30: SVERWEIS kopieren 14. Machen Sie einen Klick auf die rechte Maustaste. 15. Wählen Sie in dem Kontextmenü Inhalte einfügen . Abbildung 4.31: Inhalte einfügen 16. Aktivieren Sie in der Kategorie Einfügen die Option Formeln (Abbildung 4.31). 17. Schließen Sie mit OK ab. Das fertige Modul mit SVERWEIS finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B5. <?page no="172"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 173  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Übungsaufgabe mit Excel 4.8: Mit WAHL und Schaltflächen das Modul Berechnung interaktiv machen Mit SVWERWEIS sind Sie in der Lage, mit einem Befehl den kompletten Datensatz der Maschine A in das Modul Berechnungen zu transferieren. Ihr Ziel ist es, dass wahlweise auch die Daten der Maschinen B und C eingelesen werden. Die Lösung ist überraschend einfach. Sie müssen SVERWEIS nur mitteilen, dass auch nach den Daten der beiden anderen Maschinen gesucht werden soll. Der zu suchende Bereich wird in dem Teil Matrix des SVERWEIS festgelegt. Anstelle des festen Bereiches $C$13: $I$19 im Ar‐ beitsblatt Modul Daten Maschine A setzen Sie einen variablen Bereich ein. Hier zahlt es sich aus, dass Sie die drei Module Daten für alle Maschinen gleich aufgebaut haben. Namen an Bereiche vergeben Damit Sie die Datenbereiche der Maschinen A, B und C ansprechen können, weisen Sie ihnen einen Namen zu. In Excel können Sie nicht nur für eine Zelle einen Namen festlegen. Es ist auch möglich, einen Namen an einen Bereich zu vergeben. 1. Markieren Sie im Arbeitsblatt Modul Daten Maschine A den Bereich mit den zusammen‐ gefassten Daten ( C13: I19 ). 2. Legen Sie einen Namen fest, indem Sie zu FORMELN gehen. Abbildung 4.32: Namen vergeben <?page no="173"?> 174 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Namen definieren . 4. Es öffnet sich der Dialog Neuer Name . Geben Sie in das Feld Name ein: Daten _ Maschine _ A . 5. Schließen Sie mit OK ab. Wiederholen Sie die Schritte 1-5 für die Datenbereiche der Maschinen B (Arbeitsblatt Modul Daten Maschine B) und Maschinen C (Arbeitsblatt Modul Daten Maschine B). Steuerelement einfügen Sie möchten zwischen drei Maschinen wählen. Dazu brauchen Sie eine Schaltfläche. Excel nennt eine Schaltfläche Steuerelement . Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Berechnung_6 1. Für das Steuerelement müssen Sie Vorbereitungen treffen. Fügen Sie in den Bereich B36 : B40 ein Modul Nebenrechnung ein. − Wenn Sie selbst eine große Arbeitsmappe erstellen, verwenden Sie am besten dafür das Arbeitsblatt Annahmen oder Dokumentation . Hier im Buch ist es anschaulicher, wenn alles auf einem Arbeitsblatt steht. 2. In das Modul Nebenrechnung fügen Sie die Begriffe ein: Maschine A, Maschine B, Maschine C. Abbildung 4.33: Einfügen eines Steuerelementes <?page no="174"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 175  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4.34: Steuerelement aufziehen 3. In Zelle B40 tragen Sie ein: Zellverknüpfung für Steuerelement . 4. Gehen Sie zu ENTWICKLUNGSTOOLS . 5. Klicken Sie in der Kategorie Steuerelemente auf Einfügen . 6. Wählen Sie ein Kombinationsfeld . 7. Ziehen Sie mit der Maus das Kombinationsfeld in Zelle F13 auf (Abbildung 4.34). 8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld . 9. Wählen im Kontextmenü Steuerelement formatieren . Abbildung 4.35: Angaben in Steuerung <?page no="175"?> 176 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 10. Gehen Sie zur Registerkarte Steuerung (Abbildung 4.35). 11. Geben Sie in das Feld Eingabebereich ein: $B$37: $B$39 Später sehen Sie im Kombinationsfeld die Zellen (Maschine A, B, C). 12. Im Feld Zellverknüpfung geben Sie die Zelle $C$40 an. Die Zahl gibt an, was aus dem Eingabebereich gewählt werden wird (z. B. 1=Maschine A). 13. In das Feld Dropdownzellen geben Sie ein: 8 14. Schließen Sie mit OK ab. Wählen mit WAHL Sie sind mit dem Steuerelement nun in der Lage, eine Wahl zwischen den Maschinen A, B, und C zu treffen. Jetzt brauchen Sie einen Befehl, mit dem Sie SVERWEIS Ihre Wahl mitteilen. Zufälligerweise heißt der Befehl in Excel auch WAHL . 1. Klicken Sie auf Zelle C18 . 2. Bisher steht dort der SVERWEIS in der Form: =SVERWEIS($A18; 'Modul Daten Maschine A'! $C$13: $I$19; C$32; FALSCH) 3. Tauschen Sie den festen Suchbereich gegen einen variablen Bereich aus: 4. Löschen Sie in der Eingabezeile: 'Modul Daten Maschine A'! $C$13: $I$19 5. Geben Sie anstelle des gelöschten Befehlsteils ein: WAHL($C$40; Daten_Maschine_A; Daten_Maschine_B; Daten_Maschine_C) − $C$40 : Die Zahl gibt an, welcher Wert aus der Liste gewählt werden soll. Es ist die Zell‐ verknüpfung in dem Steuerelement (z. B. 1=Maschine A). Abbildung 4.36: Neuen SVERWEIS kopieren <?page no="176"?> 4.2 Daten aus externen Quellen importieren und aufbereiten 177  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Die weiteren Werte nach dem Semikolon sind die Namen der Datenbereiche der Maschi‐ nen A, B und C. − Was bewirken die Anweisungen in Excel? Wenn Sie im Steuerelement z. B. Maschine A wählen, gibt WAHL an SVERWEIS die Anweisung, im Datenbereich für Maschine A zu suchen. 6. Fügen Sie die Anweisung aus Zelle C18 auch in die anderen Datenfelder ( D19: G24 ). Kopie‐ ren Sie dazu Zelle C18 mit STRG ¼ + C (Abbildung 4.36). 7. Markieren Sie die Zellen D19: G24 . 8. Machen Sie einen Klick auf die auf die rechte Maustaste. 9. Wählen Sie in dem Kontextmenü Inhalte einfügen . Abbildung 4.37: Neuen SVERWEIS Inhalte einfügen 10. Aktivieren Sie in der Kategorie Einfügen die Option Formeln (Abbildung 4.37). 11. Schließen Sie mit OK ab. Das Modul Berechnung mit variablen Dateneingaben finden Sie im Arbeitsblatt Maschine_B7. <?page no="177"?> 178 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen Abbildung 4.38: Investitionsbeispiel mit Schaltfläche <?page no="178"?> Lösungen der Übungsaufgaben 179  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Lösungen der Übungsaufgaben Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 4.1: Eingaben sicher machen mit der Datenüberprüfung Die Lösung finden Sie im Arbeitsblatt Modul Berechnung_2. Abbildung 4.39: Einstellungen 1. Markieren Sie die Zelle B7 (Abbildung 4.39). 2. Gehen Sie zu DATEN . 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenüberprüfung . 4. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen . 5. Wählen Sie im oberen Feld Zulassen die Auswahl Benutzerdefiniert . 6. Geben Sie in das Feld die Formel ein: =UND(B7>=0,005; B7<=0,12) 7. Wechseln Sie zu der Registerkarte Fehlermeldung . 8. Im Auswahlfeld Typ wählen Sie Stopp (Abbildung 4.40). 9. Geben Sie in das Feld Titel ein: Fehlermeldung . 10. In das Feld Fehlermeldung fügen Sie ein: Es sind nur Werte zwischen 0,5 % und 12,0 % zulässig . 11. Beenden Sie die Eingabe mit OK . <?page no="179"?> 180 4 Modul Eingaben: BWLer brauchen Zahlen  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 4.40: Fehlermeldung Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 4.2: Rohdaten von Maschine B formatieren Da sie bereits ein Profi für vorbildliche Arbeitsblätter sind, benötigen Sie keine schrittweise Lö‐ sung. Das fertig formatierte Modul finden Sie in dem Arbeitsblatt Maschine_B5 (Datei Investiti‐ onsbeispiel_4). Abbildung 4.41: Formatierte Rohdaten im Modul Daten Lösung für Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 4.3: Rohdaten von Maschine C vorbereiten Die Lösung finden Sie in der Arbeitsmappe Investitionsbeispiel_4. Lösen Sie die Übungsaufgabe mit den gleichen Schritten, wie in den Übungsaufgaben mit Excel 4.4 bis 4.6 für Maschine B gezeigt. Bitte beginnen Sie im Arbeitsblatt Maschine_C1. <?page no="180"?> Lösungen der Übungsaufgaben 181 1. Importieren Sie die Rohdaten mit dem Textkonvertierungs ‐ Assistenten .  Die Lösung ist im Arbeitsblatt Maschine_C2. 2. Drehen Sie die Rohdaten in die richtige Richtung.  Die Lösung ist im Arbeitsblatt Maschi‐ ne_C3. 3. Bringen Sie die Rohdaten in Form.  Die Lösung ist im Arbeitsblatt Maschine_C4. 4. Fassen Sie die Rohdaten zusammen.  Die Lösung ist im Arbeitsblatt Maschine_C5. Abbildung 4.42: Daten Maschine C vorbereitet <?page no="182"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden Lernziele In diesem Kapitel lernen Sie Schritt für Schritt:  Wie Sie das passende Diagramm finden.  Wie Sie ein Diagramm richtig gestalten.  Wie Sie in Excel ein Diagramm erstellen. Bisher haben wir Zahlen in Tabellenform verarbeitet. Mit Tabellen werden Informationen über‐ sichtlich in Zeilen und Spalten dargestellt. Im letzten Schritt transferieren wir die rechnerischen Ergebnisse in Schlussfolgerungen und Empfehlungen. Nutzen Sie dazu Diagramme. Mit ihnen können Sie große Datenmengen und Zusammenhänge anschaulich ausdrücken. Merke: Tabellen sind zum Lesen - Diagramme zum Sehen. 5.1 Das passende Diagramm finden Das Spektrum der Diagrammtypen in Excel ist mittlerweile sehr umfangreich 4 . Excel bietet Ihnen fertige Vorlagen für Säulen‐, Linien‐, Kreis‐, Balken‐, Flächen‐, Punkt‐, Kurs‐, Netz‐ und Verbund‐ Diagramme. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen. Übungsaufgabe mit Excel 5.1: Überblick über die Diagrammtypen gewinnen Die Übungsaufgabe finden Sie in der Datei Übung_Excel_5 (Arbeitsblatt Ü 5.1). Machen Sie sich mit den Diagrammvorlagen in Excel vertraut. 1. Markieren Sie die Zahlen in dem Bereich B7: B12 2. Gehen Sie im Menüband zu Einfügen . Abbildung 5.1: Diagrammtypen in Excel 4 In der Literatur und Praxis werden die Diagrammtypen teilweise unterschiedlich bezeichnet. Um es für Sie leich‐ ter zu machen, werden hier die Bezeichnungen von Microsoft Excel verwendet. <?page no="183"?> 184 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 3. Wechseln Sie zu der Kategorie Diagramme . 4. Drücken Sie dort auf den Dialogfeld ‐ Starterpfeil . 5. Wechseln Sie zu der Registerkarte des Dialogfeldes Alle Diagramme . 6. Klicken Sie auf die verschiedenen Vorlagen. In dem Vorschaufenster sehen Sie sofort das Ergebnis. Den geeigneten Diagrammtyp zu wählen ist entscheidend für die Qualität einer Präsentation. Wählen Sie überlegt, welcher Diagrammtyp für Ihren Zweck am geeignetsten ist. Mit Excel ein Diagramm zu zeichnen, ist dann eine einfache, mechanische Tätigkeit. Merke: Den geeigneten Diagrammtypen finden Überlegen Sie sich vorab: Was wollen Sie mit dem Diagramm bezwecken? Bestimmen Sie dann, welche Vergleichsart Sie lösen wollen (Zeitreihen‐, Struktur‐, Rang‐ folge‐, Häufigkeits‐ oder Korrelationsvergleich). Jetzt brauchen Sie nur noch einen geeigneten Diagrammtyp für die Vergleichsart wählen und können in Excel starten. In der Betriebswirtschaft werden Diagramme für fünf Vergleichsarten genutzt:  Veränderungen im zeitlichen Ablauf aufzeigen (Zeitreihenvergleich).  Relationen von Teilaspekten zum Ganzen darlegen (Strukturvergleiche).  Zwei oder mehrere Aspekte bewertend gegenüberstellen (Rangfolgevergleiche).  Eine Verteilung auf verschiedene Klassen darstellen (Häufigkeitsvergleiche).  Auf Zusammenhänge zwischen verschiedenen Größen hinweisen (Korrelationsvergleiche). Abbildung 5.2: Welcher Diagrammtyp für welche BWL‐Aufgabe? 5.1.1 Zeitreihenvergleich: Wie verändern sich Werte über die Zeit? Zeitreihenvergleiche zeigen auf, wie sich Daten in einem Zeitraum verändern (Tage, Wochen, Monate, Quartale, Jahre usw.). Sie sind die am weitesten verbreitete Vergleichsform. Der zeitliche Aspekt grenzt sie von Rangfolge‐ und Strukturvergleichen ab. <?page no="184"?> 5.1 Das passende Diagramm finden 185  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Signalwörter für Zeitvergleiche: z. B. wachsen, steigen, zunehmen, fallen, sinken, schwanken, sich verändern. Beispiele Typische Zeitreihenvergleiche in der BWL:  Der Umsatz hat in den letzten drei Quartalen leicht abgenommen.  Der Wert der Call‐Option ist im Vergleich zum Vormonat gestiegen.  Die Ausschüttungen sind in den letzten drei Jahren leicht gefallen. Für Zeitreihenvergleiche werden gewöhnlich Säulen‐ und Liniendiagramme - gelegentlich auch Flächen‐ und Wasserfalldiagramme - genutzt. 5.1.2 Strukturvergleich: Wie groß ist ein Teil im Vergleich zum Ganzen? In einem Strukturvergleich wird aufgezeigt, welchen Anteil einzelne Aspekte im Vergleich zur Gesamtheit haben. Signalwörter für Strukturvergleiche: Anteil, Prozentsatz, x Prozent, entfallen auf Quote, ein Drittel, eine Hälfte usw. Beispiele Typische Strukturvergleiche in der BWL:  Die Quote des Fremdkapitals beträgt 65 %.  75 % des Vermögens ist mittelfristig investiert.  Die Hälfte der Debitorenbestände haben eine Restlaufzeit von 20 Tagen. Gängige Diagrammtypen für Strukturvergleiche sind Kreis‐Diagramme und gestapelte Säulen‐ und Flächen‐Diagramme. Haben Sie in einem Kreis‐Diagramm eine Gruppe mit vielen kleinen Werten als Sonstige zusammengefasst, dann zeigen Sie diese am besten in einem separaten Dia‐ gramm als Säulen‐Diagramm. 5.1.3 Rangfolgevergleich: Was ist besser, höher oder gleich? Mit Rangfolgevergleichen stellt man Aspekte gegenüber und bewertet sie. Signalwörter: z. B. größer als, kleiner als, besser als, zwischen, gleich hoch, niederiger. Beispiele Typische Rangfolgevergleiche in der BWL:  Die Gewinnmarge von Unternehmen A ist höher als die ihrer Wettbewerber.  Die Volatilität der Put‐Option ist höher als im Vorjahr.  Die Personalaufwandsquote ist in allen französischen Tochterunternehmen gleich hoch. Der Standard‐Diagrammtyp für Rangfolgevergleiche ist das Balken-Diagramm. Aufgrund der zahlreichen Darstellungsvarianten ist man in der Lage, ein breites Spektrum an Rangfolgever‐ gleichen abzudecken. Für diesen Zweck sind Wasserfall‐Diagramme ebenfalls geeignet, auch wenn sie in der Praxis weniger häufig vorkommen. Sie sind dann von Vorteil, wenn zur Rangfol‐ ge zusätzlich die Veränderung des Gesamtwertes hervorgehoben werden soll. <?page no="185"?> 186 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt 5.1.4 Häufigkeitsvergleich: Wie verteilt sich eine Größe auf bestimmte Klassen oder Intervalle? Häufigkeitsvergleiche sind ein gutes Instrument, um Daten zusammenzufassen. Dazu stellt man dar, wie sich Werte auf Größenklassen verteilen. Daraus lassen sich Schlüsse und Prognosen ableiten. Signalwörter für Häufigkeitsvergleiche: Konzentration, Häufigkeit, Verteilung und Worte wie Bereich x-y. Beispiele Typische Häufigkeitsvergleiche in der BWL:  Die Mehrheit der Mitarbeiter ist zwischen 25‐35 Jahre.  Der Maschinenbestand ist auf einem modernen Stand, denn die überwiegende Zahl der Ma‐ schinen ist zwischen zwei und vier Jahre alt.  Im Vergleich zu den Vorjahren sind die Forderungsausfälle gering. Es bestand nur Abschrei‐ bungsbedarf für Forderungen zwischen € 500‐1.500. In der Praxis werden für Häufigkeitsvergleiche Staffelsäulen‐Diagramme, Flächen‐Diagramme und Linien‐Diagramme eingesetzt. Staffelsäulen‐Diagramme und Flächen‐Diagramme werden primär für Vergleiche mit wenigen Größenklassen oder Intervallen verwendet. Bei größeren Klassen oder Intervallen werden hingegen Linien‐Diagramme eingesetzt. 5.1.5 Korrelationsvergleich: Gibt es einen Zusammenhang? Korrelationsvergleiche zeigen auf, ob es Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen Daten gibt. Signalwörter für Korrelationsvergleiche: relativ zu…, steigt (nicht) mit…, fällt (nicht) mit…, verändert sich (nicht) parallel zu… usw. Beispiele Typische Korrelationsvergleiche in der BWL:  Zusammenhang zwischen Einzelumsatz und Rabatt: Je größer der Umsatz mit einem Kunden, desto höher ist der Rabatt.  Zusammenhang zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Gewinnbeteiligung: Mit der Höhe der Gewinnbeteiligung steigt die Mitarbeiterzufriedenheit.  Zusammenhang von Wertpapierkursen und einem Index: Bei konjunkturabhängigen Bran‐ chen bewegen sich Aktienkurse wie der Börsenindex. In der BWL werden für Korrelationsvergleiche vorwiegend Punkt‐Diagramme, Doppelsäulen‐ Diagramme und Doppelbalken‐Diagramme genommen. Doppelsäulen‐Diagramme und Doppel‐ balken‐Diagramme werden überall dort verwendet, wo im Gegensatz zum Punkt‐Diagramm kleinere Datenmengen vorliegen. Denn so kann man die einzelnen Daten beschriften, was die Aussagekraft des Vergleichs verbessert. Übungsaufgabe 5.1: Den passenden Diagrammtyp finden In der Tabelle finden Sie typische Beispiele für Vorgänge in der BWL. Um welche Vergleichsart handelt es sich (Zeitreihenvergleich, Strukturvergleich, Rangfolgevergleich, Häufigkeitsvergleich oder Korrelationsvergleich)? Welcher Diagrammtyp eignet sich am besten? <?page no="186"?> 5.2 Diagramm erstellen 187  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Vorgänge in der BWL Vergleichsart Diagrammtyp Zusammenhang von Jahreszeit und Umsatz eines Rad‐ handelsgeschäftes Jahresüberschuss in den Jahren 2010‐2016 44 % des Gesamtaufwandes ist Materialaufwand Der Materialaufwand der drei Produktionseinheiten im direkten Vergleich Wie häufig ordern Kunden abhängig von ihrer Unter‐ nehmensgröße? Der sonstige Aufwand ist in den letzten 5 Jahren gestiegen Nur 10 % des Umsatzes wird durch 5 Nebenprodukte erwirtschaftet Unterjährige Veränderung der Liquidität 5.2 Diagramm erstellen Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 5.1: Einfaches Diagramm Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Dia_einfach1 (Datei Investitionsbeispiel_5). Um in einem Liniendiagramm zu zeigen, wie sich beispielsweise der Umsatz entwickelt, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die Zeile 19 mit den Umsätzen (Abbildung 5.3). 2. Gehen Sie zu EINFÜGEN . 3. Wählen Sie Liniendiagramm einfügen . 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Linie . 5. Excel hat für Sie ein einfaches Linien‐Diagramm erstellt (Abbildung 5.4). 6. Klicken Sie mit der Maustaste auf das Diagramm, um es anzupassen. 7. Der Datenbereich des Diagramms wird farblich markiert. − Da die Angaben für den Januar 2016 nicht vorhanden sind, sollen sie nicht im Diagramm erscheinen. 8. Gehen Sie zu Diagrammtools  Entwurf (Abbildung 5.5). 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten auswählen . 10. Es öffnet sich der Dialog Datenquelle einfügen (Abbildung 5.6). 11. Klicken Sie im Bereich Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik) auf die Schalt‐ fläche Bearbeiten . 12. Klicken Sie mit der Maus in das Feld Achsenbeschriftungsbereich (Abbildung 5.7). 13. Markieren Sie den Bereich der Achsenbeschriftung (Zellen C17: G17 ). 14. Bestätigen Sie mit OK , um den Dialog Achsenbeschriftungen zu verlassen. 15. Klicken Sie auf OK , um den Dialog Datenquelle auswählen zu beenden. <?page no="187"?> 188 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 5.3: Liniendiagramm auswählen Abbildung 5.4: Diagrammbereich bearbeiten Abbildung 5.5: Daten auswählen 16. Die Datumswerte werden noch nicht korrekt dargestellt. Klicken Sie mit der rechten Maus‐ taste auf die x‐Achse (Abbildung 5.8). 17. Gehen Sie im Dialog Achse formatieren zu Zahl . 18. Wählen Sie unter Rubrik das Format Datum . 19. Legen Sie als Typ fest: Mrz . 01 <?page no="188"?> 5.2 Diagramm erstellen 189  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 5.6: Datenquelle auswählen Abbildung 5.7: Achsenbeschriftung <?page no="189"?> 190 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 5.8: Achse Zahl formatieren Abbildung 5.9: Fertiges einfaches Diagramm Das fertige Diagramm finden Sie im Arbeitsblatt Dia_einfach2 (Datei Investitionsbeispiel_5). Übungsaufgabe mit Investitionsbeispiel 5.2: Dynamisches Diagramm Die Übungsaufgabe finden Sie im Arbeitsblatt Diagramm_Dyn1 (Datei Investitionsbeispiel_5). Das einfache Diagramm hat den Nachteil, dass es nur eine Zahlungsart zeigt. Möchten Sie bei‐ spielsweise nicht die Umsätze, sondern den Materialaufwand anzeigen, müssen Sie den Datenbereich des Diagramms anpassen. Einfacher geht es mit einem dynamischen Diagramm. Mit einem Knopfdruck auf ein Steuerelement lassen sich die Zahlungsarten flexibel darstellen. Dazu passen Sie das einfache Diagramm an: 1. Fügen Sie ein Modul Nebenrechnung Diagramm ein. Sie benötigen es für das Steuerelement . 2. Geben Sie in Zelle B44 ein: Zähler für Bereich . Verschieben − Mit der Anweisung BEREICH . VERSCHIEBEN können Sie Daten aus anderen Zellen dyna‐ misch beziehen. − BEREICH . VERSCHIEBEN ist eine gute Alternative zum SVERWEIS . <?page no="190"?> 5.2 Diagramm erstellen 191  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 5.10: Bereich.Verschieben − Die Anweisung ist einfach aufgebaut: Sie legen eine Ausgangszelle ( Bezug ) fest. Von dort aus bestimmen Sie, wie viele Zeilen und Spalten die Markierung verschoben werden soll, um Daten zu holen. 3. Geben Sie in Zelle B45 ein: Zellverknüpfung für Steuerelement . Damit das Diagramm dynamisch wird, setzen Sie wieder ein Kombinationsfeld ein, wie Sie es bereits im Modul mit der dynamischen Datenerhebung (Kapitel 4) gemacht haben. 4. Kopieren Sie in Zeile 47 die Spaltenbezeichnungen des Moduls Investitionsrechnung (Zellen D17 : G17 ). 5. Geben Sie in Zelle D48 ein: =BEREICH.VERSCHIEBEN(D17; $C$44; 0) − Die Anweisung bedeutet: Excel geht zu Zelle D17 (Bezug) . Von dort aus geht es um eine bestimmte Zahl an Zeilen nach unten. − Die Zahl wird in Zelle C45 („Zellverknüpfung für Steuerelement“) festgelegt. − Da die Anschaffungszahlungen für ein Diagramm nicht interessant sind, soll Excel mit Zei‐ le 19 („Umsatz“) beginnen. Die Zelle C44 muss somit für den Umsatz die Zahl 2 enthalten, damit BEREICH.VERSCHIEBEN von Zelle D17 zwei Zeilen nach unten geht. 6. Fügen Sie in Zelle C44 („Zähler für BEREICH.VERSCHIEBEN “) die Formel ein: =C45+1 − Dies bedeutet: Wählen Sie in dem Steuerelement das erste Feld („Umsatz“), dann be‐ kommt C45 den Wert 2. − Mit der Formel in Zelle C44 =C45+ 1 wird der richtige Wert festgelegt, damit BE- REICH.VERSCHIEBEN zwei Zeilen nach unten zum Wert des Umsatzes geht. <?page no="191"?> 192 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt − Wählen Sie im Steuerelement das zweite Feld, geht Excel entsprechend drei Zeilen nach unten. 7. Kopieren Sie die Formel aus Zelle D48 in die weiteren Zellen des Moduls Nebenrechnung Diagramm (Zellen B48 : G48 ). 8. Fügen Sie ein Steuerelement Kombinationsfeld ein. Gehen Sie zu ENTWICKLUNGS- TOOLS . 9. Klicken Sie in der Kategorie Steuerelemente auf Einfügen . Abbildung 5.11: Kombinationsfeld einfügen 10. Wählen Sie ein Kombinationsfeld . 11. Ziehen Sie mit der Maus das Kombinationsfeld in Zelle J14 auf. 12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld . Abbildung 5.12: Kombinationsfeld aufziehen 13. Wählen im Kontextmenü Steuerelement formatieren . 14. Gehen Sie zur Registerkarte Steuerung . 15. Geben Sie in das Feld Eingabebereich ein: $B$19: $B$23 Später sehen Sie im Kombinationsfeld die Zahlungsarten (z. B. Umsatz, Materialauf‐ wand). 16. Im Feld Zellverknüpfung geben Sie die Zelle $C$45 an. Die Zahl gibt an, was aus dem Eingabebereich gewählt werden wird (z. B. 1 =Umsatz). 17. In das Feld Dropdownzellen geben Sie ein: 8 <?page no="192"?> 5.2 Diagramm erstellen 193  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Abbildung 5.13: Angaben in Steuerung 18. Schließen Sie mit OK ab. 19. Markieren Sie mit der Maus das Diagramm, um den Datenbereich dynamisch zu machen. 20. Gehen Sie zu Diagrammtools  Entwurf . 21. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten auswählen . 22. Es öffnet sich der Dialog Datenquelle einfügen . 23. Klicken Sie im Bereich Legendeneinträge (Reihen) auf die Schaltfläche Bearbeiten . 24. Es öffnet sich der Dialog Datenreihen bearbeiten . 25. Geben Sie für Reihenname ein: =Diagramm_Dyn1! $B$48 26. Geben Sie für Reihenwerte ein: =Diagramm_Dyn1! $D$48: $G$48 Abbildung 5.14: Legendeneintrag 27. Schließen Sie mit OK . 28. Im Diagramm werden die Auszahlungen noch als negative Werte angezeigt. <?page no="193"?> 194 5 Modul Diagramme: Wie aus Zahlen Bilder werden − Um dies zu vermeiden, ergänzen Sie im Modul Nebenrechnung Diagramm die Formeln im Bereich D48: G48 um die Anweisung: abs() − Die Zelle D48 beispielsweise lautet dann : =ABS(BEREICH.VERSCHIEBEN(D17; $C$44; 0)) Das fertige dynamische Diagramm finden Sie in dem Arbeitsblatt Diagramm_Dyn2 (Datei Investi‐ tionsbeispiel_5). Abbildung 5.15: Das fertige dynamische Diagramm <?page no="194"?> Lösungen der Übungsaufgaben 195 Lösungen der Übungsaufgaben Lösung für Übungsaufgabe 5.1: Den passenden Diagrammtyp finden Beispiel/ Vorgang Vergleichsart Diagrammtyp Zusammenhang von Jahreszeit und Umsatz eines Radhandelsgeschäftes Korrelationsvergleich Doppelflächen‐ Diagramm oder Punkt‐ Diagramm Jahresüberschuss in den Jahren 2010‐2016 Zeitreihenvergleich Linien‐Diagramm, Säu‐ len‐Diagramm 44 % des Gesamtaufwandes ist Materialauf‐ wand. Strukturvergleich Kreis‐Diagramm Der Materialaufwand der drei Produktions‐ einheiten im direkten Vergleich. Rangfolgevergleich Balken‐Diagramm Wie häufig ordern Kunden abhängig von ihrer Unternehmensgröße? Korrelationsvergleich Doppel‐ Säulendiagramm. Der sonstige Aufwand ist in den letzten 5 Jahren gestiegen. Zeitreihenvergleich Linien‐Diagramm oder Säulen‐Diagramm Nur 10 % des Umsatzes wird durch 5 Neben‐ produkte erwirtschaftet. Strukturvergleich Kreis‐Diagramm mit Balken‐Diagramm (sonstiges) Unterjährige Veränderung der Liquidität Rangfolgevergleich Wasserfall‐Diagramm <?page no="196"?> Anhang: Die wichtigsten Tastenkürzel auf einen Blick 197 Anhang: Die wichtigsten Tastenkürzel auf einen Blick Tastenkürzel Funktion ¼ + C Kopieren ¼ + V Einfügen ¼ + A Alles markieren ¼ + Z Zurück ¾ + ® Den letzten Befehl wiederholen. ¼ + X Ausschneiden ¼ + S Speichern ¼ + 1 Das Dialogfeld Zellen formatieren aufrufen. ¼ + ¿ Die gesamte Spalte markieren. ¸ + ¿ Die gesamte Zeile markieren. ¼ + « Sprung in die Zelle A1. ¼ + - Sprung zur letzten belegten Zelle der Tabelle. ¼ + + Zellen einfügen <?page no="197"?> Literaturverzeichnis Alexander, M./ Walkenbach, J. (2013): Excel Dashboards and Reports. Hoboken/ New Jersey: John Wiley & Sons. Arendt-Theilen, F./ Gieringer, D./ Pfeifer, E., et al. (2013): Microsoft Excel 2013 - Das Handbuch: Insider - Wissen - praxisnah und kompetent. Unterschleißheim: Microsoft Press Deutschland. 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Hoboken/ New Jersey: John Wiley & Sons. <?page no="198"?>  uvk-lucius.de/ schritt-fuer-schritt Index Arbeitsblätter ausblenden 73 einblenden 73 gruppieren 116 Arbeitsblatt‐Überschrift 63 Ausfüllkästchen 39 Bearbeitungsleiste 42 Bedingte Formatierung 15, 82, 136 Blattregister 109 Datenfelder 49 Datenüberprüfung 153 Datum formatieren 54 Designfarben 16 benutzerdefiniert 21 Designfarben festlegen 17 Diagramme 183 Dokumentation 97 Eingabezellen 57 Ergebnisspalten 59 Ergebniszeilen 59 Farben 14 Farbformatierungen entfernen 20 Fehlermeldungen 60 Fenster fixieren 158 teilen 158 Formatvorlagen aus anderen Arbeitsmappen 110 aus Zelle übernehmen 33 erstellen 31 löschen 112 Formelansicht 124 Funktionsassistent 121 Gestaltungsrichtlinie 99 Gitternetzlinien ausblenden 67 Hyperlinks 101 Inhalte einfügen 124, 162, 168 Kommentare 126, 132 ausdrucken 135 Leerzeilen 36 Linien 64 entfernen 66 zeichnen 65 Menü 101 Modul 29 Modul‐Titel 33 Modul‐Untertitel 33 Mustervorlage 117 Namen 126 Namensliste 132 Prozentwerte mit Leerzeichen 53 Rahmen 64 entfernen 66 zeichnen 65 Schrift 24 Schriftart 26 SmartArt 101 Spaltenbreite 68 automatisch anpassen 70 manuell einstellen 71 Spaltenüberschrift 35 gemeinsame 44 SUMMEWENN 165 SVERWEIS 169 Tastenkürzel 197 <?page no="199"?> 200 Index Text drehen 43 variabler 139 Textkonvertierungs‐Assistent 159 variabler Text 139 Versionsverlauf 99 WAHL 176 Zeilen verschieben 60 Zeilenbezeichnungen einrücken 47 formatieren 46 Zeilenhöhe 68 Zeilenumbruch, manueller 42 Zellen einfügen 82 formatieren 11 verbinden 44