2. Kolloquium Straßenbau - September 2021 385 Digitale Prozesse mobil unterstützen Online Web-App zur Aufbruchsanmeldung als Baustein zum e-Government Ralf Behrens IP SYSCON GmbH, Hannover Zusammenfassung: Durch Onlineanmeldungen von Aufbrüchen des öffentlichen Verkehrsraumes sowie der zugehörigen, digitalen Kommunikation zwischen den ausführenden Baufirmen und der Kommunalverwaltung über eine responsive Web-App lassen sich klassische, kommunale Prozesse optimieren und Fehlerquellen durch ein standardisiertes Vorgehen minimieren. Die zum Einsatz kommende Web-App Aufbruchsanmeldung HQ kann dabei sowohl im Intra-, als auch im Internet über einen Browser betriebssystemunabhängig auf allen Endgeräten online genutzt werden. Beschrieben werden der Anmeldeprozess, die Dateneingabe, die räumliche Verortung, die Ergänzung von Dokumenten und der aktive Informationsaustausch im Zuge der Aufbruchsdurchführung bis zum Gewährleistungsende. Es wird aufgezeigt, wie ein standardisiertes Web- Portal die Kommunikation zwischen Antragsteller und kommunalen Mitarbeiter zum beidseitigen Vorteil digitalisiert und optimiert werden kann. 1. Einführung Aufbrüche (auch Aufgrabungen genannt) sind lokale und zeitlich meist auf wenige Tage beschränkte Baumaßnahmen im öffentlichen Straßenraum, die überwiegend durch Ver- und Entsorger veranlasst sind. In vielen Fällen gehen Aufbrüche mit Einschränkungen für die Bevölkerung einher, z. B. durch Fahrbahnverengungen, Umleitungen oder Fußwegbeschränkungen. Um Gefährdungen im öffentlichen Verkehrsraum durch diese Baumaßnahmen zu verhindern, sind entsprechende Regelungen zur Anmeldung, Absicherung, Durchführung und Abnahme der Baumaßnahmen zwingend erforderlich. Da jeder Aufbruch eine Störung des Schichtverbunds im Straßenaufbau darstellt, muss die aufgegrabene Verkehrsfläche im Anschluss an die Arbeiten wieder in einen ordnungsgemäßen, technisch gleichwertigen Zustand versetzt werden. Dies ist durch die Kommunalverwaltung entsprechend zu prüfen und zu überwachen. Jeder Aufbruch in öffentlichen Straßen, Wegen, Plätzen, Geh-und Radwegen und öffentlichen Feld- und Waldwegen bedarf im Vorfeld der Durchführung gegenüber den kommunalen Institutionen der Städte und Gemeinden (Straßenbaubehörde) per Gesetz der Zustimmung. Ein solcher Antrag zur Genehmigung eines Aufbruchs wird in der Regel zwei Wochen vor Baubeginn erwartet. Soweit durch die Aufgrabung Verkehrsbeschränkungen notwendig werden, sind vom Verursacher zudem die erforderlichen verkehrsrechtlichen Anordnungen mindestens 2 Wochen vor Baubeginn bei der Unteren Straßenverkehrsbehörde zu beantragen. Dazu bedarf es einer fachlichen Abstimmung und Kommunikation zwischen Antragssteller (Verbzw. Entsorger) und der kommunalen Verwaltung. An dieser Stelle gibt es potenzielle Unschärfen in der Durchführung des Ablaufs, da die Anfragen zur Genehmigung eines Aufbruchs zum Teil per analogem Vordruck zum Download (PDF-Datei), formlos per E-Mail, analog per Post oder gar lediglich über das Telefon eingehen. Im äußersten Fall erreicht gar keine Information die kommunale Fachabteilung. Um derartigen heterogenen und somit fehleranfälligen Kommunikationswegen entgegenzuwirken, besteht die Möglichkeit, den Prozessschritt der Aufgrabungsanmeldung komplett zu digitalisieren und bestmöglich zu strukturieren. Grundlegend sind Informationen zur ausführenden Baufirma, zum Aufgrabungsgrund, zu Zeitraum und Ansprechpartner sowie eine geeignete räumliche Information an die kommunalen Fachmitarbeiter zu übergeben. Auch für den Fall, dass sich der Ausführungszeitraum der Bauarbeiten von dem beantragten Zeitraum erheblich unterscheidet oder verschiebt, ist der tatsächliche Beginn der Bauarbeiten rechtzeitig (in der Regel mindestens drei 386 2. Kolloquium Straßenbau - September 2021 Digitale Prozesse mobil unterstützen Tage vor Baubeginn) auf einer geeigneten Kommunikationsplattform anzuzeigen. Das gilt auch für die Fertigstellung der Baumaßnahme. Bei größeren Baumaßnahmen, z. B. bei mehreren zusammengehörigen Aufbruchsstellen, Kopflöchern oder Gräben sowie bei Arbeiten, die ganze Straßenzüge betreffen, sind der Antragstellung zugehörige und aussagekräftige Lagepläne zu den geplanten Arbeiten beizufügen. Auch dazu bedarf es einer geeigneten Technik und einheitlichen Prozessen zum Austausch der digitalen Dateien. Ist der Straßenverkehrsraum im Bereich des abgeschlossenen Aufbruchs ordnungsgemäß wiederhergestellt und abgenommen, so beginnt der Zeitraum der Gewährleistung. Dieser dauert in der Regel fünf Jahre. Erfolgt aufgrund von zu beanstandenden Mängeln bei der Wiederherstellung der Verkehrsfläche keine Abnahme, so sind Nachbesserungen auf Kosten der Baufirma einzuleiten. Eine finale Abnahme und ein Beginn des Gewährleistungszeitraumes verschieben sich dementsprechend. Auch diese Termine müssen für beide Seiten transparent und nachvollziehbar kommuniziert werden. Im Rahmen der fünfjährigen Gewährleistung inspiziert die Kommunalverwaltung in regelmäßigen Abständen die Aufbruchsstelle, um auch die Dauerhaftigkeit des wiederhergestellten Straßenaufbaus zu prüfen. Mängel, die im Rahmen des Gewährleistungszeitraumes auftreten, werden zu Lasten der Baufirma nachgebessert. Durch eine finale Abnahme des Aufbruchs nach fünf Jahren entlässt die kommunale Verwaltung das Bauunternehmen und den Antragsteller aus der Gewährleistung. Sollte es im anschließenden Zeitraum noch zu Beanstandungen kommen, trägt die Kommunalverwaltung allein die resultierenden Kosten. Aus diesem Grund unterliegt die Dokumentation sämtlicher Prozessschritte zum Aufbruch einer hohen Gewichtung auf kommunaler Ebene. Es geht darum, Steuergelder zu sparen und Kosten für Mangelbeseitigung rechtzeitig dem Verursacher zuzuschreiben. Anderenfalls hat die Kommune nach Abschluss der Gewährleistungsfrist die Kosten selbst zu tragen. 2. Übersicht zur Prozessunterstützung durch die Softwarelösungen der IP SYSCON GmbH Die IP SYSCON GmbH bietet passgenaue Softwarelösungen für die Arbeitsschritte im Gesamtprozess eines Aufbruchs. 2.1 Die drei Phasen im Gesamtprozess eines Aufbruchs Der Gesamtprozess eines Aufbruchs lässt sich grob in drei Phasen gliedern: Phase 1: Aufbruchsanmeldung Phase 2: Aufbruchsdurchführung bis zur Abnahme Phase 3: Aufbruchskontrolle bis zur Entlassung aus der Gewährleistung Dabei stellt die IP SYSCON-Lösung pit-Kommunal das zentrale Steuerungswerkzeug für den kommunalen Mitarbeiter dar. Es führt sämtliche Informationen und Prozessschritte aller drei Phasen zusammen und steuert zentral alle notwendigen Arbeitsschritte, auf die parallel auch die online Web-App Aufbruchsanmeldung HQ zugreift. In Phase 3 unterstützt die mobile offline App Straßenkontrolle MQ, die hier zur regelmäßigen und wiederkehrenden Kontrolle der Aufbrüche vor Ort im Rahmen der Gewährleistung eingesetzt wird. Etwaige Schäden und Beanstandungen in Form von Sachinformationen und Fotos können mithilfe dieser App vor Ort dokumentiert werden. 2.2 Aufbruchsanmeldung mit Hilfe der Web-App Aufbruchsanmeldung HQ Phase 1 beinhaltet den zentralen Arbeitsschritt der Aufbruchsanmeldung, bei der die IP SYSCON Web-App Aufbruchsanmeldung HQ zum Einsatz kommt. Das Frontend ist als responsive Web-App realisiert, die online sowohl im Intra-, als auch im Internet über einen Browser betriebssystemunabhängig auf allen Endgeräten aufgerufen werden kann. Die Web-App stellt dabei eine Ergänzung zum zentralen pit-Kommunal Arbeitsplatz dar. Das Frontend wird vom Backend mit Daten versorgt und kann wahlweise in der eigenen IT-Infrastruktur betrieben oder bei IP SYSCON gehostet werden. Durch ein Hosting bei IP SYSCON werden Wartung und Instandhaltung des Systems an IP SYSCON abgeben. Die Datenhoheit bleibt jedoch stets im eigenen Haus. Die zentrale Datenbank, in der sämtliche Sachdaten zusammengeführt und verwaltet werden, wird über das pit-Kommunal realisiert, welches der Fachmitarbeiter der kommunalen Verwaltung einsetzt. In einem ersten Schritt loggt sich der Antragsteller über einen gängigen Browser in die Anwendung ein. Die Zugangsdaten erhält er im Vorfeld als dauerhafte Parameter von der zuständigen Kommunalverwaltung. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass der Antragsteller und die zugehörige Baufirma auch nur die jeweils eigenen Prozessabläufe einsehen können. Nach der Anmeldung kann der Anwender wahlweise in die Übersicht der aktuell laufenden Anträge, in bereits aktive Aufbrüche oder die in Gewährleistung befindlichen Vorgänge Einsicht nehmen, um sich über den jeweiligen Stand zu informieren oder weitere Informationen auszutauschen. Als weitere Option ist es möglich, einen neuen Antrag zu stellen. Wird die Funktion des Antrags ausgeführt, gelangt der Anwender in eine Eingabemaske, die ihn durch die verschiedenen Fragestellungen leitet. Dabei sind Pflichtfelder auszufüllen, Einträge aus Nachschlagelisten auszuwählen, Datumsangaben zu tätigen, eine Lage in einer Karte zu bestimmen aber auch einzelne, freie Angaben zu tätigen. 2. Kolloquium Straßenbau - September 2021 387 Digitale Prozesse mobil unterstützen Begonnen wird mit den Kontaktdaten des Antragsstellers, der Bauüberwachung und der ausführenden Baufirma. Die Informationen können dabei einfach und schnell als komplette Datensätze aus einer eigenen, individuell geführten Adress- und Kontaktdatenbank abgerufen werden. Dies beschleunigt die Eingabe. Anschließend sind Ort, Straße, Hausnummer und Lagebeschreibungen zum Aufbruch einzugeben. Ergänzt werden kann diese Information durch eine geometrische Verortung eines Punktes (Pin) in einer vom System bereitgestellten Kartenansicht. Es folgen detaillierte Angaben zum Aufbruch selbst, wie Grund, Art, Bereich, Oberfläche und Sparte(n). Alle Angaben stammen dabei aus zentral geführten Nachschlagelisten, um individuellen Ausprägungen und Schreibweisen entgegenzuwirken, die anderenfalls strukturierte Bearbeitungen und Auswertungen durch die Kommunalverwaltung unmöglich machen würden. Sollten Eingabewerte in den Nachschlagelisten fehlen, so kann der kommunale Mitarbeiter diese im Bedarfsfall für den Antragsteller ergänzen und bereitstellen. Die grafische Verortung des Aufbruchs in der HQ-Karte mündet final als Esri-Geometrie im Esri ArcMap am Arbeitsplatz des kommunalen Mitarbeiters. Ergänzend kann der Antragsteller die zu erwartenden Flächengröße des Aufbruchs in Länge, Breite und Fläche angeben. Der online Antrag schließt mit den Von-Bis-Datumsangaben zum Ausführungszeitraum und der Möglichkeit, ergänzende Dokumente, wie z. B. Lagepläne, hochzuladen. Final muss der Antragsteller noch die von kommunaler Seite bereitgestellten Bedingungen und Auflagen, sowie die Hinweise zum Datenschutz bestätigen, die er sich auch zur Ansicht herunterladen kann. Durch das Betätigen des Button „Speichern und Hochladen“ wird der Antrag an die Kommunalverwaltung übermittelt. Damit wechselt der aktuell aufgegebene Antrag in den HQ-Bereich der „offenen Anträge“, wo er vom Antragsteller noch eingesehen und bearbeitet werden kann, solange keine Genehmigung des Antrags von kommunaler Seite erfolgt ist. Ist der Antrag genehmigt, können einzelne Informationen im Antrag nicht mehr vom Antragsteller verändert werden. Sämtliche weitere Kommunikation zum Antrag des Aufbruchs erfolgt nun über eine Chat-Funktion mit dem kommunalen Sachbearbeiter, der seinerseits nun den Vorgang im zentralen pit-Kommunal einsehen und nur hier bei Bedarf auch modifizieren kann. Der Antragsteller kann dann die vorgenommenen Änderungen in der HQ-Übersicht einsehen. Der so von kommunaler Seite angenommene und genehmigte Aufbruch wechselt dann in den Status der „aktiven“ Anträge und ist in der Web-App separiert einzusehen. Die Kommunikation erfolgt weiter über die integrierte Chatfunktion bis zur Fertigstellung des Aufbruchs. Die Information zur Fertigstellung sendet die ausführende Baufirma bzw. der Antragsteller über eine spezielle Bestätigungsfunktion innerhalb der Web- App. Sollte bis dahin der anvisierte Zeitraum bis zur geplanten Fertigstellung bereits überschritten sein, so wird dies durch eine Symbolik dargestellt. Bei Bedarf kann auch mit einer automatisiert versendeten Mail an den Sachbearbeiter und den Antragsteller darüber informiert werden. Bild 1: Antrag auf Aufgrabungsgenehmigung